EXCEL PIVOTTABELLER Version 2010-2016
VELKOMMEN PÅ KURSUS Vi håber, at du vil finde dig godt tilrette på kurset og at du vil få mange gode og konkrete ting med dig herfra. Du kan være sikker på, at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang af Excel. Råd til kursisten Efter kurset opfordrer vi dig til at læse materialet igennem. Det vil medføre, at du har langt bedre mulighed for at huske de på kurset gennemgåede emner, og herved bliver dit udbytte af kurset langt større. Husk Det er dig, der er på kursus og det er dig der skal hjem og arbejde med dette produkt. Derfor er det DIG der skal spørge, når der er noget, som er uklart for dig. Det er ikke usandsynligt, at der er andre end dig, som finder det gennemgåede uklart. Vi ønsker dig et godt kursus og held og lykke med materialet - og dit videre arbejde med Excel. Spørgsmål efter kurset Efter kursets afslutning har du fortsat mulighed for at få svar på dine spørgsmål, klik blot ind på www.officekursus.dk/sporg Herfra vil du kunne kontakte os med dine spørgsmål. Denne service er en del af kursusprisen. Firma kurser Hvis der er flere i jeres virksomhed der ønsker et kursus, kunne det være en mulighed at tage en dialog med os omkring mulighederne for at afholde et internt kursus i jeres virksomhed. På firmakurser kan vi målrette indholdet, så det passer direkte til jeres behov, således får I et udbytte der oftest med det samme kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på www.officekursus.dk/kurser Rettigheder til dette materiale: Rettighederne til dette materiale tilhører Officekursus.dk. ApS Nogen former for gengivelse af dette materiale, uden forudgående aftale, er ikke tilladt. COPYRIGHT OFFICEKURSUS.DK Version August 2016 Side 1
Indholdsfortegnelse 1. Oprettelse af en pivottabel... 4 1.1. Hvorfor bruge Pivottabeller... 4 2. Klargøre Data... 5 2.1. Krav til data... 5 2.2. Undgå nulværdier/fejlværdier... 5 3. Hent data til Pivottabel... 6 3.1. Fra tekst... 6 3.2. Fra data i Excel... 9 3.3. Forespørgsler fra databaser (Access, SQL, mfl.)... 12 4. Opret Pivottabel... 15 5. Design af pivottabellen... 16 5.1. Felters placering... 16 5.2. Feltindstillinger... 19 6. Overblik med gruppering af data (Tal, tekst, datoer)... 21 7. Visning af data i Procentvise fordelinger af total... 24 8. Arbejdet i Pivottabellen... 26 8.1. Sortering - automatisk/manuelt... 26 8.2. Filtrering... 27 8.3. Brug af Udsnitsværktøj... 28 8.4. "Drill down" - se de bagved liggende data... 28 9. Grafisk Præsentation... 29 9.1. Anvendelse af indbyggede typografier/formateringer... 29 9.2. Betinget formatering - Spot udviklingen/tendenser... 30 9.3. Opret Pivotdiagrammer... 31 9.4. Oprettelse af Pivotdiagram... 31 9.5. Placering af Pivotdiagram... 31 9.6. Tilpasning af Pivotdiagram... 32 10. Rapporteringer... 33 10.1. Lav dine rapporter direkte i Excel med Pivottabeller... 33 11. Lav egne rapporter med funktionen GetPivotdata... 38 12. Opret makroer til opdatering af Pivottabellen og andre rutineopgaver... 39 12.1. Indspilning af makro... 40 12.2. Tildele knap til makro... 40 13. Indstillinger... 42 13.1. Indstillinger for Pivottabeller... 42 13.2. På fanen Layout og format... 42 13.3. På fanen Data... 43 14. Værktøjer til store dataark... 44 14.1. Tabelformatering... 44 14.2. Sorter... 45 14.3. Sortering på flere kolonner... 46 14.4. Speciel sorteringsrækkefølge... 48 14.5. Filtrering... 50 Side 2
15. Datavask... 54 15.1. Talformater... 54 15.2. Tomme rækker og kolonner... 54 15.3. Tekstfunktioner... 55 15.4. Samle informationer fra flere felter i et felt... 56 15.5. Funktionen VÆRDI... 57 15.6. Tomme celler ved gentagne værdier... 57 15.7. Funktionen UDSKIFT... 58 16. Genveje i Excel... 60 Side 3
1. Oprettelse af en pivottabel 1.1. Hvorfor bruge Pivottabeller I en verden, hvor vi i stigende grad får adgang til data, der har indflydelse på vores arbejdsområder, skærpes kravene til at sammenfatte disse af og til temmelig store mængder af oplysninger til grupper, sammentællinger og tendenser. I et almindeligt regneark er det muligt at sortere, filtrere, lave subtotaler og gruppere, men Pivottabeller giver os mulighed for at sammenfatte på mange forskellige leder og ved brug af mange forskellige beregningstyper samtidigt. Dette gør avancerede analyser mulige, hurtige og med stor præcision. I forlængelse af dette tilbydes der mange typer af diagrammer, som kan give hurtige og overskuelige visuelle fremstillinger til præsentation af hidtil uoverskuelige datasæt. Både i forbindelse med rapportering, men især som grundlag for vurdering af fremtidige scenarier, kan vi foretage beslutninger på et dokumenteret grundlag, fremfor at læne os op af, hvordan vi fornemmer, virkeligheden ser ud. Side 4 Oprettelse af en pivottabel
2. Klargøre Data Inden vi opretter vores Pivottabel skal vi sørge for, at datagrundlaget er egnet til at danne udgangspunkt for en Pivottabel. Det er ofte set, at selv rutinerede Excel-brugere opgiver dette, fordi der har været små detaljer, som er uhensigtsmæssige eller som direkte forhindrer oprettelse af Pivottabeller. 2.1. Krav til data Dataene skal være arrangeret i kolonner Hver kolonne skal have en overskrift, herefter kaldet: Feltnavn Der må ikke være flere forekomster af hvert feltnavn Der må højst være 16.384 felter Hver kolonne skal indeholde ens datatyper Der må ikke være tomme rækker Hver række skal repræsentere én forekomst, herefter kaldet: Post Der må højst være 1.048.575 poster Er disse forudsætninger ikke til stede, vil det være nødvendigt at tilrette datagrundlaget. Der findes forskellige metoder. Sidst i dette materiale er vist nogle af de mest effektive og oftest forekommende metoder i afsnittet Datavask. 2.2. Undgå nulværdier/fejlværdier Det er ikke et krav, at alle celler er udfyldt, men der vil være en potentiel risiko for fejl ved tomme forekomster, derfor vil det ofte være en fordel, hvis celler uden værdi erstattes med en værdi, der angiver, at en reel værdi ikke er til rådighed. Fejlværdier i datagrundlaget kan resultere i fejlværdier i Pivottabellen, derfor bør de erstattes med en faktisk, værdi, der angiver, at en reel værdi ikke er til rådighed. Klargøre Data Side 5
3. Hent data til Pivottabel I langt de fleste tilfælde er det ønskeligt, at analyser foretages løbende med tilgang af nye data, efterhånden som de bliver gjort tilgængelige. Derfor vil det være hensigtsmæssigt, at starte arbejdet med en Import af data til den Excel projektmappe, der skal indeholde den færdige rapportering og analyse. Teknikken med at importere data til Excel muliggør nemlig efterfølgende opdatering af importen, når nye datasæt er tilgængelige, og således nøjes vi med at lave modellerne én gang, selvom vi ønsker en løbende rapportering. Du kan overordnet få adgang til data på tre forskellige måder, som beskrevet i det følgende. Efter importen af data, vil fremgangsmåden efterfølgende være tilsvarende uanset kilden. 3.1. Fra tekst Alle systemer, der indsamler, bearbejder eller fremstiller data vil være i stand til at lave udtræk i form af tekstfiler. Der findes tre filtyper, som i princippet er ens, nemlig *.txt, *.csv og *.prn. Alle indeholder udelukkende data, der er ingen mulighed for at opbevare formatering i disse filtyper, derfor betegnes de ofte som ren tekst, eller mere præcist: uformateret tekst. Ved import af data fra tekst, tilbyder Excel en Guide, så der allerede i denne fase overholdes en vis systematik. 1. På Fanen Data i Gruppen»Hent eksterne data«, klikkes på knappen»fra tekst«. 2. I den følgende dialogboks finder du den tekstfil, der skal importeres og dobbeltklikker på den. 3. Nu starter Guiden tekstimport. På første trin vælger du, om teksten er afgrænset eller har fast bredde. Det kan du checke i eksempelruden forneden. Hvis der er danske tegn (æ, ø eller å), skal du også checke, om de står korrekt. Der er forskel på, om Excel opfatter det som Windows eller DOS. Det skal dog være én af disse to, også selvom Excel af og til tro, oprindelsen er en anden. Når disse indstillinger er korrekte, klikker du på Næste. 4. Hvis du valgte»afgrænset«tekst på Trin 1, skal du på Trin 2 markere, hvilken afgrænser, der er anvendt ved at sætte flueben ud for afgrænseren. Vær omhyggelig med kun at vælge én Side 6 Hent data til Pivottabel
afgrænser. Excel tillader at sætte flere flueben, men det er aldrig tilfældet, og det kan gå grueligt galt, hvis der et sted i det importerede afgrænses efter flere tegn. Hold øje med eksempelruden for neden, når det ser fint ud, klikker du på Næste. 5. På Trin 3 kan du for hver kolonne i importen vælge, om Excel skal håndtere den på en bestemt måde. Dels kan du helt undlade at få den med i importen, dels kan du vælge, at en talkolonne skal håndteres som tekst eller som dato. I forbindelse med datoformat, skal du angive, hvordan rækkefølgen er for Dag, Måned og år er i det importerede materiale. Når du er færdig, klikker du på Udfør. Hent data til Pivottabel Side 7
6. I den sidste dialogboks markerer du startcellen for indsættelsen, og klikker OK. 7. Alle de indstillinger, du har foretaget under importen, vil blive anvendt, når du vælger at opdatere. For at opdatere, højreklikker du blot i Dataområdet, og vælger Opdater. For at indstille opdateringsmulighederne, højreklikker du, og vælger»egenskaber for dataområde «. Så får du følgende dialogboks: 8. Fluebenet i»gem forespørgselsdefinition«sikrer, at der er dynamisk forbindelse mellem datakilden og dataområdet. Fjerner du fluebenet, vil forbindelsen brydes (du kunne i så fald lige så godt bare have kopieret data ind i arket). Side 8 Hent data til Pivottabel
9. Hvis du vil have mulighed for at kunne skifte data til en anden fil, end den, du importerede, skal du bevare fluebenet»spørg om filnavnet ved opdatering«. Når du opdaterer, vil følgende dialogboks så vise sig: 10. Her kan du så vælge den samme eller en anden fil. Vælger du en anden, skal den naturligvis være opbygget på samme måde, men alle dine indstillinger for dataimporten anvendes igen. Normalt vil man blot få nye filer med samme navn, men med nye data, og kan således med fordel fjerne fluebenet, så man slipper for denne dialogboks. Man kan vælge, om importen skal opdateres med faste tidsintervaller angivet i minutter, og man kan tillige vælge, at den opdateres, hver gang, man åbner Excel projektmappen. Nederst i dialogboksen, kan man markere, at Excel udfylder formler nedad i tilgrænsende kolonner. Der vil ofte være behov for at lave beregnede felter i kolonnerne til højre for dataimporten, og i disse tilfælde anbefales det, at markere dette punkt. Så vil formlerne i de beregnede kolonner blive tilføjet eller slette, hvis der er flere eller færre poster i den fil, der opdateres til. 3.2. Fra data i Excel Inden for de senere år er det blevet muligt at lave dataudtræk fra mange administrative systemer direkte i Excel formatet. Man kan føle sig fristet til at åbne en sådan projektmappe for at lave sine analyser, beregninger og Pivottabeller direkte i denne. Men hvad sker der så, når der er nye data til rådighed, og man ønsker at tilføje disse til sine modeller? Ja, så skal man enten starte forfra Hent data til Pivottabel Side 9
med hele proceduren, eller klippe og kopiere de nye informationer ind i det eksisterende. Dette undgås ved at følge samme procedure, som hvis man havde fået datagrundlaget i ren tekst, nemlig ved at importere Excel projektmappen ind i en ny projektmappe, som er den permanente projektmappe til sine analyser. Det foregår lidt anderledes end tekstimport, men princippet er det samme: 1. På Fanen Data i Gruppen»Hent eksterne data«, klikkes på knappen»fra Access«. 2. I den følgende dialogboks skal du starte med at skifte fra Access-databaser til»alle filer (*.*)«for neden i dialogboksen: Herefter vælger du den aktuelle projektmappe, og klikker på Åbn. 3. I den følgende dialogboks vælger du det aktuelle ark, og klikker på OK. Side 10 Hent data til Pivottabel
4. I den sidste dialogboks markerer du startcellen for indsættelsen, og klikker OK. De importerede data bliver indsat i en tabel, og der er således filterknapper, og alle andre tabelfunktioner til rådighed. Også her kan du opdatere ved at højreklikke og vælge Opdater, men du bliver ikke spurgt om filnavnet, og kan således kun opdatere til en ny projektmappe, hvis den hedder det samme, og ligger på samme placering. 5. Vil du ændre eller undersøge indstillingerne for dataimporten skal du på Data fanen i Gruppen Forbindelser klikke på knappen Forbindelser, så kommer følgende dialogboks: Hent data til Pivottabel Side 11
6. Her vælger du den aktuelle forbindelse, og klikker på Egenskaber, så får du følgende: 3.3. Forespørgsler fra databaser (Access, SQL, mfl.) I nogle tilfælde vil man kunne få tilladelse til at lave en forespørgsel fra Excel direkte ned i databasen. Denne tilladelse skal opnås hos databasens administrator, vi vil ikke her angive, hvordan dette foregår, men vise, hvordan man i givet fald opretter en forespørgsel ved hjælp af Excels indbyggede forespørgselsværktøj, MS Query. I dette eksempel er kilden en Access database: 1. På Fanen Data i Gruppen»Hent eksterne data«, klikkes på knappen»fra andre kilder«og derefter MS Query. 2. I dialogboksen vælger du datakilden, som er MS Access Database, klik herefter OK: Side 12 Hent data til Pivottabel
3. Find derefter databasen, marker den og klik OK. (Det er en gammeldags Windows 3.11 dialogboks, så du skal navigere mellem drev og mapper i højre side, og finde filen i venstre side: 4. Herefter får du en liste over alle tabeller og forespørgsler i databasen. Når du har fundet den rigtige, kan du finde de enkelte felter (kolonner) i tabellen ved at klikke på + udfor tabellens navn. Det giver dig mulighed for at begrænse importen til de felter, du har interesse i ved at dobbeltklikke på dem. Du kan også klikke på tabellen og derefter knappen >, hvis du er interesseret i alle felterne. Herefter klikker du på Næste: 5. I næste dialogboks kan du foretage en filtrering. Klik på et felt, og vælg om du ønsker værdier lig med, større end og så videre. Indtast selv den værdi, der skal sammenlignes med. Der kan filtreres efter 3 kriterier for hvert felt. Når du er færdig, klikker du på Næste: Hent data til Pivottabel Side 13
6. Herefter bliver du tilbudt at få sorteret efter op til 3 nøgler, vælg felter og rækkefølge og klik på Næste: 7. På det sidste trin kan du vælge at køre en forespørgsel i MS Query. Det vender vi tilbage til senere, denne gang klikker vi på Udfør: 8. Endelig vælger du den startcelle, forespørgslen skal placeres i, og klikker OK: Ligesom importen fra Excel bliver dataene vist i en tabel, og du kan på et hvilket som helst tidspunkt højre-klikke for at opdatere. En af de smarte ting ved en MS Query forespørgsel er, at du kan ændre kriterierne ved at udvælge en eller flere celler i din projektmappe, hvor du indtaster værdien, der skal sammenlignes med. Dette vil blive beskrevet under afsnittet Rapporteringer. Side 14 Hent data til Pivottabel
4. Opret Pivottabel For at oprette en Pivottabel skal markøren befinde sig i en enkelt celle i dataområdet, herefter vælges fanen Indsæt, i gruppen Tabeller og klikke på knappen Pivottabel: Som det ses i dialogboksen finder Excel selv ud af at basere Pivottabellen på hele dataområdet, det foreslås også, at Pivottabellen placeres på et nyt ark, hvilket næsten altid er det mest hensigtsmæssige. Når du klikker på OK, har du et nyt ark med en Pivottabel. Selve designet af Pivottabellen gennemgår vi i næste kapitel. Opret Pivottabel Side 15
5. Design af pivottabellen Når man netop har oprettet sin Pivottabel, viser den ingen data overhovedet. Vi bestemmer nemlig helt fra bunden, hvordan vi vil have den til at summere, opdele og gruppere de værdier, den indeholder. Dette gøres primært ved at arbejde med felterne i Feltruden, som vises til højre. Det skal bemærkes, at Feltlisten og Fanen Pivottabelværktøjer kun vises, når markøren befinder sig i en celle i Pivottabel. 5.1. Felters placering Det er nu vores opgave at placere felterne i de fire områder under Feltlisten: Excel 2013/2016 Excel 2007/2010 Feltlisten FILTRE KOLONNER RÆKKER VÆRDIER Rapportfilter Kolonnenavne Rækkenavne Værdier Side 16 Design af pivottabellen
Pivottabellen skal foretage beregninger for os. Det mest naturlige er derfor at placere det felt, der skal beregnes på, ned i området Værdier, ved at trække det fra feltlisten. I forbindelse med regnskaber og salgsoversigter vil det oftest være et felt, der indeholder beløb eller antal. I forbindelse med produktionsoptimering vil det måske være klokkeslæt eller datoer. Pivottabellen vil benytte summeringsformen SUM til at summere alle tal i feltet: Herefter er det op til dig at få fordelt summen på ens forekomster af værdier i et af de andre felter. Dette felt trækker du så til Kolonner eller Rækker: Design af pivottabellen Side 17
Dette vil resultere i, at Pivottabellen summerer værdierne som subtotaler for hver forekomst og tillige viser en hovedtotal: Ønsker vi en yderligere opdeling, kan vi trække felter til Række eller Kolonne: Med et felt i hver af områderne Værdi, Række og kolonne, får vi en klassisk krydstabuleringstabel: Det er vigtigt at forstå, at man løbende kan omforme sin Pivottabel, hvis man får lyst til at se beregnerne på en anden led. Tag fat i feltknapperne i Feltlisten, og træk dem til det område, der passer dig. Det kan godt være svært fra starten at vide, hvordan ens model bedst viser, det vi ønsker, men ved at flytte feltknapperne fra et område til et andet, bliver resultatet måske tættere på det ønskede. Side 18 Design af pivottabellen
Følgende figur viser, hvad der sker, når vi flytter feltet Division fra Rækker til Kolonner og feltet Måneder fra Kolonner til rækker: Ved at placere et felt i et af områderne, giver man det en særlig betydning i Pivottabel, og man betegner herefter et felt efter dets placering: Et felt placeret i området Værdier kaldes et værdifelt Et felt placeret i området Rækker (ver. 2007 og 2010 Rækkenavne) kaldes et rækkefelt Et felt placeret i området Kolonner (ver. 2007 og 2010 Kolonnenavne) kaldes et kolonnefelt Et felt placeret i området Filtre (ver. 2007 og 2010 Rapportfilter) kaldes et filterfelt Et felt kan kun placeres i en af områderne Række, Kolonne eller Filtre, men kan til gengæld forekomme både i et af disse og i Værdier. Tillige kan det samme felt forekomme flere gange i Værdier. 5.2. Feltindstillinger Det eller de vigtigste felter i Pivottabellen er Værdifelterne. For at ændre indstillinger for et Værdifelt, klikker du på feltknappen i Feltlisten, herved fremkommer en hurtigmenu, hvor du vælger Værdifeltindstillinger. Design af pivottabellen Side 19
Dette åbner dialogboksen Værdifeltindstillinger: Ved at ændre navnet får vi det nye navn vist både på feltknappen og i Pivottabellens øverste venstre celle. Navnet må ikke være det samme som et eksisterende felt i Pivottabellen. Summeringstypen bestemmer, om du får beregnet summen, antallet, gennemsnittet maksimumværdien eller minimumsværdien. Du kan også formatere tallene for værdifeltet. Det er smart at formatere tal direkte på værdifeltet i stedet for at formatere de pågældende celler i Pivottabellen, idet værdierne jo bliver vist i nogle andre celler, når vi flytter rundt på felterne. Klik på knappen Talformat, hvilket giver dig den sædvanlige Formater celler dialogboks, dog kun med fanen Tal. Side 20 Design af pivottabellen
6. Overblik med gruppering af data (Tal, tekst, datoer) Hvis der er mange forskellige forekomster af et felt i Pivottabellen er det svært at bruge feltet til at give et samlet overblik. Her vil det være en hjælp at samle forekomsterne i logiske grupper. I det viste eksempel har vi en medarbejderliste med 384 ansatte fordelt over hele landet. Vi kender medarbejdernes alder, bopæl (postnummer), ansættelsesdato og det gennemsnitlige årlige antal fraværsdage. Nu vil vi gerne lave statistikker, der viser, om der er mærkbar forskel på fraværet i de forskellige aldersgrupper, landsdele, og anciennitet. Tre pivottabeller viser det gennemsnitlige fravær fordelt på alder, postnummer og ansættelsesdato, men der er alt for mange forekomster til at give et overblik: I det første tilfælde skal det understreges, at Rækkefeltet består af talværdier, formateret med den brugerdefinerede kode: 0 år. I det andet tilfælde med postnumrene er tallene konverteret til tekst. I det tredje tilfælde er datoerne formateret som kort dato. Datatypen har afgørende betydning for dine muligheder for at gruppere. Overblik med gruppering af data (Tal, tekst, datoer) Side 21
Fælles for alle typer er dog fremgangsmåden. Du starter med at markere det, der skal grupperes, højre-klikker og vælger Grupper. 1. Vi starter med gruppering af tal (her Alder). Højreklik i en af forekomsterne, vælg Grupper, herved fremkommer følgende dialogboks, hvor du kan vælge startværdi, slutværdi og interval: Resultatet: 2. Ved gruppering af tekst, kender Excel ikke sammensætningen af grupperne, så her er du nødt til at markere, dem, du ønsker grupperet, højreklikke og vælge Grupper: 3. Resultatet ser lidt uoverskueligt ud, for Excel opretter nu en gruppe for hver enkelt forekomst, og såvel grupperne som de enkelte forekomster bliver vist. Men det bliver nemmere at overskue, hvis du efterfølgende vælger at skjule enkeltforekomster ved at klikke i Båndet på fanen Analyser (ver. 2007 og 2010 Indstillinger), gruppen Grupper, knappen»skjul hele feltet«: Side 22 Overblik med gruppering af data (Tal, tekst, datoer)
Så ser det straks bedre ud: 4. Du navngiver gruppen blot ved at overskrive Gruppe 1, osv. 5. Fortsæt på samme måde, indtil alle forekomster tilhører en gruppe: 6. Ved gruppering af datoer kan du oprette flere grupper på samme tid. Højreklik på en af datoerne vælg Grupper. Du kan nu klikke på en eller flere af intervallerne (du skal ikke holde Ctrl-tasten nede for at til-og fravælge). 7. I Pivottabellen nedenfor er felterne Ansat og Kvartaler fjernet fra Række, så kun År bliver vist: Overblik med gruppering af data (Tal, tekst, datoer) Side 23
7. Visning af data i Procentvise fordelinger af total I forbindelse med sammenligning af værdier kan det være naturligt at se den procentvise andel frem for de numeriske værdier. Så skal vi skifte beregningstype. Det gøres således: Højre-klik på værdifeltet og vælg Værdifeltindstillinger. I dialogboksen skiftes til fanen»vis værdier som«, vælg»% af kolonnetotal«(eller % af Rækketotal, hvis der er tale om et rækkefelt). Giv eventuelt værdifeltet et andet navn, og formater eventuelt tallene til et bestemt antal decimaler: Det kan tage sig således ud: Side 24 Visning af data i Procentvise fordelinger af total
Du kan også følge et forløb eller en tendens, for eksempel kronologisk, ved at indstille dialogboksen således: Her bliver resultatet: Visning af data i Procentvise fordelinger af total Side 25
8. Arbejdet i Pivottabellen 8.1. Sortering - automatisk/manuelt Som standard er en Pivottabel sorteret efter forekomsterne i kolonnen og rækken stigende alfabetisk eller numerisk (afhængigt af datatypen). Men du kan hurtigt sortere anderledes ved at bruge filterknappen over den første forekomst. I det følgende er vist eksempler på sortering af rækkefelter. Automatisk sortering efter forekomster af typen tekst foregår ved, at du klikker på filterknappen og vælger enten Sorter fra A til Å eller Sorter fra Å til A: Du kan også sortere efter værdierne på værdifeltet, hvis du vælger»flere sorteringsindstillinger «: Desuden er det muligt at sortere manuelt blot ved at markere en forekomst og herefter tage fat i dens celles kant, og trække den til den ønskede placering: Side 26 Arbejdet i Pivottabellen
8.2. Filtrering De forekomster, som ikke har betydning for din aktuelle analyse kan midlertidigt tages ud af Pivottabellen ved at filtrere. Hvis de uønskede forekomster er den del af et rækkefelt eller et kolonnefelt, bruges filterknappen over den første forekomst. Her kan man ganske enkelt klikke fluebenene til eller fra: Eller man kan vælge»navnefiltre -> Mellem«for at indtaste største eller mindste værdi: Hvis der skal filtreres på et felt, der hverken er kolonnefelt eller rækkefelt, trækker man feltet til området Filtre (ver. 2007 og 2010: Rapportfiler). Filteret bliver så placeret oven over Pivottabellen, og aktiveres ved at klikke på filterknappen: Arbejdet i Pivottabellen Side 27
8.3. Brug af Udsnitsværktøj En visuelt bedre måde at filtrere på, er at oprette et Udsnitsværktøj. Formålet er det samme som det førnævnte filter, blot er det tydeligere og nemmere at anvende. Udsnitsværktøjet findes ikke i ver 2007. Du finder Udsnitsværktøjet i Gruppen Filtrer (ver 2010 Sorter og filtrer) på fanen Analyser (ver 2010 Indstillinger). Når du klikker på knappen, kan du markere det eller de felter, du vil filtrere: Man kan tilpasse størrelse og placering efter smag, og markere et eller flere (med Ctrl) forekomster af det pågældende felt: 8.4. "Drill down" - se de bagved liggende data Pivottabeller giver os overblik og samler og summerer data, men kan faktisk også bruges til det modsatte, nemlig at dykke ned og se detaljer for udvalgte data. Når du først har oprettet en Pivottabel, kan du nemlig hurtigt få vist de enkelte poster, der ligger bag en hvilket som helst beregnet værdi. Du dobbeltklikker blot på den celle, der repræsenterer værdien, og så vil Excel oprette et nyt ark med en liste over alle de poster, der indgår i resultatet. Side 28 Arbejdet i Pivottabellen
9. Grafisk Præsentation 9.1. Anvendelse af indbyggede typografier/formateringer Når vi opretter en Pivottabel, bliver der automatisk lagt bestemte formater på overskrifter, subtotaler og hovedtotaler. Har du behov for at ændre på farverne og andre formater, gøres det nemmest og hurtigst ved at ændre Pivottabellens typografi. På fanen Design finder du galleriet Typografier, og klikker du på pilen»mere«nederst til højre i galleriet, åbner hele galleriet sig, så du kan se alle de eksisterende muligheder. Læg mærke til, at der er eksempelvisning, hvilket betyder, at du blot kan bevæge musepilen hen over de forskellige typografier for at se, hvordan det tager sig ud på den aktuelle Pivottabel. Se for eksempel hvordan Hurtigt bliver til: Typografierne skifter med projektmappens Tema. Nedenfor viser vi de samme to typografier med temaet Berlin: Tema kan du skifte på fanen Sidelayout. Bemærk, at Temaer ændrer formaterne på hele projektmappen. Du kan oprette dine egne brugerdefinerede typografier ved at åbne galleriet typografier, og nederst vælge Ny Pivottabeltypgrafi: Grafisk Præsentation Side 29
Så er der rig mulighed for at sammensætte sig eget sæt af formater: 9.2. Betinget formatering - Spot udviklingen/tendenser Betinget formatering er en oplagt mulighed for at fremhæve forskelligheder visuelt. Du finder Betinget formatering i gruppen Typografier på fanen Hjem (ver 2007 og 2010 Startside). Se nedenfor, hvordan de markerede cellers værdier bliver fremhævet med Betinget formatering > Datalinjer: Det er en stor hjælp, at der er eksempelvisning, så du kan se effekten blot ved at bevæge musemarkøren henover de forskellige muligheder, inden du foretager dit endelige valg. Side 30 Grafisk Præsentation
Der er uendelige muligheder for at fremhæve særlige data, i det følgende eksempel er vist Betinget formatering > Top/bund regler > Øverste 10 elementer indstillet med 3 og lys grøn fyldfarve og grøn tekst: 9.3. Opret Pivotdiagrammer For at få et hurtigt overblik over værdierne i Pivottabellen kan du oprette diagrammer, der med søjler, kurver og lagkager illustrerer størrelser, udviklinger og andele. Der er stor forskel på den grafiske udformning af diagrammerne i version 2007/2010 og 2010/2013, men principperne er de samme. Et Pivotdiagram medtager altid alle data fra Pivottabellen, og hvis man ændrer opstillingen af Pivottabellen, ændres Pivotdiagrammet tilsvarende. Det betyder i praksis, at man opretter en Pivottabel for hver Pivotdiagram, man har behov for. 9.4. Oprettelse af Pivotdiagram Fanen Analyser, der i ver 2007/2010 hedder Indstillinger har i gruppen Funktioner en knap, Pivotdiagram. Når du klikker på den, kommer dialogboksen frem, hvor du bestemmer, hvilken type diagram, du ønsker. Der er hoveddiagramtyper og undertyper, som du kan vælge mellem: 2013/2016 2007/2010 9.5. Placering af Pivotdiagram Pivotdiagrammet bliver anbragt på samme ark som Pivottabellen. Du er måske interesseret i at få diagrammet vist på et ark helt for sig selv, eller på et ark, hvor du har andre dele af rapporten. På fanen Design finder du knappen»flyt diagram«, hvor du kan bestemme, hvilket ark, diagrammet skal vises på: Grafisk Præsentation Side 31
1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 9.6. Tilpasning af Pivotdiagram Der tilbydes fantastisk mange diagramtyper og undertyper og indstillinger for hver undertype. Det vigtigste er at sætte sig for, hvad man ønsker at visualisere. Er målet at vise forskellige værdier, serier for sig og kategorier for er søjler ofte løsningen: 15000 Museer Musik 10000 5000 0 Norge Sverige Tyskland Frankrig Wellness Natteliv Musik Museer Natteliv Wellness En fordeling vil ofte præsentere sig bedst som cirkeldiagram: Total Frankrig 24% Tyskland 27% Norge 16% Sverige 33% Mens en udvikling ofte illustreres bedst med et kurvediagram: 100% 0% -100% Total Total Side 32 Grafisk Præsentation
10. Rapporteringer Det skal være enkelt og hurtigt at kunne overkue en rapport. Derfor skal den indeholde det, læseren har interesse i, hverken mere eller mindre. Udover at indeholde vigtige nøgletal er det ofte ønskeligt at kunne få detaljer om enkelte forekomster, der ligger bag rapporten. Heldigvis giver Excels Pivottabeller mulighed for at opbygge tilfredsstillende rapporter, men det er vigtigt, at man om udgangspunkt laver en liste over hvilke nøgletal KPI er, der skal være tilgængelige. Rapporter kan omhandle økonomisk udvikling i en organisation, kundetilfredshed, trafikmålinger eller andre emner. I det følgende beskriver vi, hvordan en økonomisk rapport kan opstilles og gøres interaktiv, så læseren har direkte mulighed for at afskærme en hvilken som helst periode af regnskabet. 10.1. Lav dine rapporter direkte i Excel med Pivottabeller Vi forestiller os en virksomhed, der har aktiviteter inden for syv divisioner. Der er lavet en forespørgsel til en database i Access ved hjælp af MS Query. Ønsket er at kunne overskue resultatet af de syv divisioner, og brugeren vil gerne kunne hente tallene fra forskellige perioder ved at taste periodestart og -slut ind i to celler. Ud fra forespørgslen er der lavet en Pivottabel med beløb som værdifelt, dato som rækkefelt og division som kolonnefelt. Oven for tabellen er der indsat to rækker, hvor teksterne Fra dato: og Til dato: er skrevet. De to celler med datoer er der kopieret vilkårlige datoer fra rækkeoverskrifterne. De er kopieret ind for at sikre, at formateringen er nøjagtigt den samme som i datagrundlaget. Hvordan de efterfølgende indtastes spiller ingen rolle, blot de bliver indtastet som dato (for eksempel 1-1-14): På fanen Data klikkes i gruppen Forbindelser på knappen forbindelser. I dialogboksen vælges den aktuelle forbindelse, herefter klik på knappen»egenskaber «: Rapporteringer Side 33
I den efterfølgende dialogboks vælges fanen Definition, her klikkes på knappen»rediger forespørgsel «: Dette starter»guiden forespørgsel«, ligesom da forespørgslen blev oprettet. MS Query husker indstillingerne, så de næste tre dialogbokse accepteres ved at klikke Næste: Side 34 Rapporteringer
På det sidste trin i Guiden markeres alternativet»få vist data eller redigere forespørgslen i Microsoft Query«, og derefter Udfør: Dette starter MS Query i et forespørgselsvindue. Først klikker du på knappen Vis/skjul kriterier, hvorved Kriterielinjerne fremkommer. Som kriteriefelt vælger du Dato (når du klikker, kommer der en listepil, så du kan vælge mellem tabellens felter) Ud for Værdi indtaster du > = [Fra Dato] og < = [Til Dato] (dette vil give to dialogbokse, hvor du bliver promptet for de ønskede værdier) Endelig klikker du på knappen Returner data 3 1 2 Rapporteringer Side 35
De to dialogbokse kommer en ad gangen, der er ingen grund til at udfylde dem, blot klik OK: Nu kommer du tilbage til Forbindelsesegenskaber, men nu er knappen»parametre «aktiv. Den klikker du på for at lade datocellerne i arket styre kriterierne: Først markerer du Fra Dato, dernæst markerer du»hent værdien i følgende celle:«, og når du klikker i ruden, der skal udfyldes, kan du markere cellen ude i arket, så du får den korrekte reference. HUSK at sætte flueben i»opdater automatisk, når celleværdi ændres«: Marker derefter Til dato, udfør nøjagtigt det samme, og klik OK: Klik OK og Luk til de følgende dialogbokse. Side 36 Rapporteringer
Nu kan du gruppere rækkefeltet dato til måneder, og så er den klar til brug. Husk, at selvom forespørgslen automatisk bliver opdateret, skal du selv opdatere Pivottabellen. Rapporteringer Side 37
11. Lav egne rapporter med funktionen GetPivotdata Har man behov for at vise værdier fra en Pivottabel på et andet ark i samme projektmappe, kan man lave en formel, der refererer til den eller de celler, hvorfra man ønsker værdien. Opretter man en sådan formel, anvender Excel automatisk funktionen GetPivotdata, hvilket blandt andet gør det muligt at hente andre værdier fra samme felt. I denne enkle Pivottabel har vi Fraværsandel som værdifelt og År som rækkefelt: På et andet ark laver vi en formel i celle C1 ved at skrive = herefter skifter vi til pivottabellen, og klikker på en af % værdierne, og taster Enter. I Formellinjen kan vi se, at funktionen GetPivotdata henviser til værdifeltet; cellen med rækkeoverskriften; det aktuelle årstal: Skriv nu et andet årstal i celle A1 og ret funktionen i celle C1 til: Herefter vil du finde frem til fraværet for det årstal, du indtaster i Celle A1. Side 38 Lav egne rapporter med funktionen GetPivotdata
12. Opret makroer til opdatering af Pivottabellen og andre rutineopgaver Makroer kan anvendes til at lette rutineopgaver og sikre, at de altid bliver foretaget ens. Da makroer egentlig er små programmer, er der en potentiel risiko for, at de kan indeholde virus. Derfor har Microsoft valgt, at man kun kan gemme markroer i særlige projektmapper, så en fremmed bruger kan se, at det er en projektmappe med en potentiel risiko. Projektmapperne hedder»projektmappe med aktive makroer«, og har filtypen *.xlsm. For at oprette en makro starter man en makrooptager, der registrerer alle de handlinger, man foretager sig, indtil optageren afsluttes. For at gøre det nemt at aktivere en optaget makro, kan man oprette en knap, der aktiverer makroen. En sådan knap finder man på fanen Udvikler, der ikke er vist som standard i Excel. Derfor starter vi med at få den vist: Klik på Filer menuen (ver 2007: Officeknappen), vælg Indstillinger (ver 2007: Excel indstillinger) I version 2010/2013/2016 skiftes til kategorien tilpas båndet, her afkrydses Udvikler: I version 2007 bliver man på kategorien Populær og afkrydser: Vis fanen Udvikler i båndet: Opret makroer til opdatering af Pivottabellen og andre rutineopgaver Side 39
12.1. Indspilning af makro Vi har lavet en pivottabel baseret på en liste over busrejser til fire forskellige lande, arrangeret af 9 forskellige arrangører, der er listet antal pladser for hver rejse. Pivottabellen er i første omgang indrettet med Antal pladser som værdifelt og Land som Rækkefelt, men vi ønsker hurtigt at kunne skifte til Arrangør om rækkefelt. Samtidig med omfordelingen ønsker vi at opdatere Pivottabellen. 1. På fanen Udvikler klikkes i gruppen Kode, på knappen»indspil makro«, så kommer dialogboksen: 2. Indtast et navn uden mellemrum eller specialtegn, sørg for at makroen bliver gemt i»denne projektmappe«, og klik OK. Nu starter indspilningen. Der vises en firkantet knap i Statuslinjen, som skal benyttes til at afslutte indspilningen: 3. Fjern feltet Land fra Række, indsæt i stedet feltet Arrangør, højreklik i Pivottabel, og vælg Opdater. 4. Klik i Statuslinjen på knappen Stop indspilning. Nu er makroen klar. 5. Gentag de samme handlinger, hvor Land ertatter Arrangør. 6. Gem projektmappen med filtypen Projektmappe med aktive makroer. 12.2. Tildele knap til makro 1. På fanen Udvikler i gruppen Kontrolelementer klikkes på Indsæt > Knap (formularkontrolelement): Side 40 Opret makroer til opdatering af Pivottabellen og andre rutineopgaver
2. Nu bliver din markør et trådkors, som du bruger til at tegne en firkantet knap. Så snart du slipper, åbnes dialogboksen»tildel makro«: 3. Her vælger du arrangør, og klikker OK. 4. Ret derefter teksten på knappen til:»vis Arrangør«. 5. Opret på samme måde en knap til makroen Land. 6. Afprøv knapperne og gem projektmappen. Opret makroer til opdatering af Pivottabellen og andre rutineopgaver Side 41
13. Indstillinger 13.1. Indstillinger for Pivottabeller På fanen Analyser/Indstillinger findes knappen Indstillinger yderst til venstre. Klik på den, så får du følgende dialogboks: Der er især fire ting, vi vil gøre opmærksom på: 13.2. På fanen Layout og format Det er muligt at afkrydse»for fejlværdier vises:«og indtaste en ønsket tekst, eller eventuelt mellemrum for at cellerne skal se neutrale ud. Det vil af og til forekomme, at der er divisionsfejl, især i forbindelse med %-beregninger. Her er det relevant med dit eget input. Desuden kan du på samme måde vælge, at tomme celler indeholder en tekst eller for eksempel tallet 0. Jeg plejer altid at fjerne afkrydsningen i»tilpas automatisk kolonnebredder«ved opdatering. Det giver mere plads til se data, når Excel autotilpasser kolonnebredderne, hver gang, jeg laver en ændring, men det er ikke synderlig pænt med forskellige bredder på kolonner, der indeholder samme type data. Side 42 Indstillinger
13.3. På fanen Data Her er det muligt at afkrydse, at Pivottabellen automatisk opdateres, når filen åbnes. Dette kan være praktisk, især når man laver rapporter, som andre mindre rutinerede brugere - skal anvende. Desuden er der en indstilling, man finder allernederst i Feltlisten. I version 2010/2013 hedder det»vent med opdatering«, i version 2007/2010»Udskyd layoutopdatering«. Denne indstilling sørger for, at Pivottabellen ikke foretager beregninger med det samme, når man flytter rundt på feltknapperne, hvilket kan være praktisk, når der ligger meget store data bag Pivottabellen, idet beregningerne kan tage sin tid. Når man ønsker beregningerne foretaget, klikker man på knappen Opdater: For at gøre den endelige rapport enkel og ren i sit design, vil man ofte fjerne visning af elementer, der kan virke ulogiske eller forstyrrende. Det kan være Feltlisten, knapperne til at vise og skjule detaljer samt feltoverskrifterne, der for det meste er ret intetsigende. Disse tre elementer kan Skjules og vises ved at klikke på deres respektive knapper på fanen Analyser/Indstillinger i gruppen Skjul yderst til højre: Indstillinger Side 43
14. Værktøjer til store dataark 14.1. Tabelformatering At formatere et område som tabel er ikke kun for udseendets skyld. Et tabelområde får en særlig status i projektmappen, og kan hurtigt navngives for at gøre referencer til området nemmere. Desuden udvides området automatisk, hvis der indtastes i celler, der er i direkte kontakt med tabellen. Således vil det heller ikke være nødvendigt at ændre noget, når tabelområdet udvides eller indskrænkes, hvis man refererer til tabellen i forbindelse med for ekstempel Opslagsfunktioner eller Pivottabeller. Når du opretter formler og funktioner i en Tabel, vil de automatisk blive fyldt hele vejen ned i hele kolonnen. De vil tillige blive udfyldt, når du opretter nye rækker. Sådan opretter du en tabel: 1. Sørg for, at din markør står i det område, der skal formateres. De bedste resultater opnås, hvis du har sørget for at dataene opfylder de krav, der er beskrevet i afsnittet»krav til data«på side 5. 2. På fanen Hjem/Startside i gruppen Typografier klikkes på knappen»formater som tabel«, herefter vælges stil efter eget ønske og smag. 3. I den følgende dialogboks checkes, at hele området er omsluttet af markeringen samt at checkboksen»tabellen indeholder overskrifter«er markeret: 4. Klik OK. Når markøren står i en Tabel, kommer fanen Tabelværktøjer frem på båndet med den underliggende fane Design. Her er der muligheder for at lave yderligere tilpasning af tabellen: Side 44 Værktøjer til store dataark
14.2. Sorter Når man arbejder med lister, hvad enten det en adresseliste eller en oversigt over forskellige produkter, er det ofte hensigtsmæssigt, eller nødvendigt, at sortere listen, enten efter ét eller flere kriterier. Skal der kun sorteres efter ét kriterium, kan sorteringen foretages fra Båndet. Skal der sorteres efter flere kriterier er det nødvendigt at anvende en Dialogboks til det. Sorteringen kan foretages to steder fra i programmet, det ene via fanen Startside i gruppen redigering, den anden måde er via fanen Data i gruppen Sorter og filtrer. Nedenstående liste skal vi bruge til at sortere. Vi vil starte med at sortere efter et niveau, dvs. sortering efter en kolonne: 1. Den kolonne, vi vil sortere efter, markerer vi ved blot at klikke på en af cellerne i kolonnen (man må ikke markere hele kolonnen): 2. På fanen Hjem/Startside i gruppen Rediger klikkes på knappen»sorter og filtrer«: 3. Her klikkes på for at sortere kolonnen by i stigende rækkefølge. Værktøjer til store dataark Side 45
Se resultatet af sorteringen herunder Her er sorteringen af Kolonnen by foretaget, Holstebro kommer først og Odense ligger til sidst. Hvis der ønskes en ny sortering i en anden kolonne, så klik på en celle i den pågældende kolonne, og vælg enten for at sortere stigende, eller klikke på for at sortere faldende. 14.3. Sortering på flere kolonner Nu bliver vi lidt mere kritiske. Vi vil nu have listen sorteret efter Sælger, og dernæst efter By og til sidst Varetype. Dvs. i alt 3 forskellige sorteringsnøgler (Excel kan sortere 64 kolonner samtidig) Stil markøren et eller andet sted i listen (det er lige meget hvor). På fanen Data under gruppen sorter og filtrer klikkes der på knappen Sorter. Selve listen bliver herefter automatisk markeret, og sorter boksen kommer frem: I feltet sorter vælges der hvilken kolonne der skal sorteres efter. I eksemplet sorteres der efter kolonnen med sælgers navne. Side 46 Værktøjer til store dataark
Hvis sælgernes navne er ens (og det er de) ønsker vi at sortere efter by. Klik på knappen»tilføj Niveau«. Her vises sorterboksen med tre forskellige kolonner defineret, startende med Kolonnen med»sælger«, dernæst efter kolonnen med»by«og tilslut kolonnen med»varetype«: Resultatet af denne sortering ser således ud: Værktøjer til store dataark Side 47
14.4. Speciel sorteringsrækkefølge Som det ses i ovenstående eksempel, er sorteringsrækkefølgen for første nøgle alfabetisk, hvilket giver en sorteringsrækkefølge der hedder: Jensen, Johanson, Koch og Sørensen. Vi ønsker nu at få navnene sorteret i en ikke logisk rækkefølge, dvs. på følgende måde: Johansson, Sørensen, Jensen og Koch. Dette er der ikke meget logik i. For at vi kan sorterer på den ønskede måde, kræver dette at der laves en indbygget liste. Klik på»filer Indstillinger Avanceret Brugerdefineret Liste«og en dialogboks som vist herunder fremkommer: I vinduet»listeelementer«skriver du navnene i den rækkefølge du ønsker at sortere på, herefter klikker du på knappen»tilføj«. Listen kan nu ses i venstre side sammen med andre indbyggede lister. Klik på»ok«. Inden vi sorterer efter denne liste, skal vi lige kontrollere at den virker. Find en tom celle og skriv Johansson, flyt markøren ned i højre nederste hjørne, når du får et sort fed plus, klikker du og trækker lodret ned, træk mindst 4 celler ned. Når du slipper vil der stå Johansson, Sørensen, Jensen, Koch, som vist herunder: Side 48 Værktøjer til store dataark
Nu skal vi bruge den indbyggede liste til at sortere efter. Klik igen et tilfældigt sted i listen, og på fanen»data«, under gruppen»sorter og filtrer«klikkes der på knappen»sorter«. I kolonnen»sorter efter«vælges Sælger og i rækkefølge vælges»brugerdefineret liste«: Vælg den liste der skal være styrende for sorteringen: Klik på»ok«. Klik på»ok«til den næste boks, og sorteringen er udført. Værktøjer til store dataark Side 49
14.5. Filtrering Når man arbejder med meget store lister i Excel, vil det ofte være ønskeligt at skjule de poster, der ikke indeholder de data, der skal arbejdes med. Det kan være i forbindelse med udskrifter af dele af listen, eller beregninger der skal foretages på dele af listen. Der findes to former for filtrering, et såkaldt Autofilter, og et Avanceret filter. Her gennemgås kun autofilteret, hvilket i langt de fleste tilfælde er tilstrækkeligt, specielt i Excel 2010 hvor der er sket en del forandringer med filteret. Vi vil nu se på hvordan vi laver en filtrering af data. vha. autofiltret. Hvis man ønsker at se en del af en liste med et simpelt kriterium som filter, f.eks. en bestemt værdi eller en værdi der er større end eller mindre end en bestemt værdi, er»autofilter«en hurtig måde at lave en filtrering på. Hvis man i eksemplet som er vist herunder kun ønsker at se data der i kolonnen med datoer ligger i henholdsvis januar og februar måned, kan det gøres på følgende måde: For at starte autofiltret skal der startes med en markering af en tilfældig celle i listen, herefter vælges der på fanen»startside«ikonet»filter og sortering«, herunder ligger filter filterknappen som du klikker på. Bemærk at der ved alle feltnavne, er kommet en pil. Filteret i Excel 2010 er blevet forholdsvis intelligent, dvs. at filteret tilbyder dig forskellige filtreringsværktøjer alt efter hvilke data der måtte stå i den kolonne du vil filtrerer efter. Side 50 Værktøjer til store dataark
I eksemplet til venstre er der klikket på filter knappen ved kolonne overskriften»dato«. I vinduet viser den månedernes navne, selvom der i kolonnen står datoer, men her grupper den datoerne, således at alle datoer der indgår i januar vil kunne vælges let osv. med de andre måneders datoer. I eksemplet til venstre der kun udvalgt data for januar og februar måned, dvs. alle de datoer der ikke er i de nævnte måneder ikke vil blive vist, når der klikkes på knappen OK. Værktøjer til store dataark Side 51
Læg mærke til i vinduet, der er vist her til højre, at der er kommet en filterknap der hedder»datofiltre«, da Excel kan se at den kolonne vi arbejder med indeholder datoer, her vil der kunne udvælges meget præcise datointervaller. I eksemplet til venstre er der lavet et filter der kun udviser poster der i kolonnen med By er lig med Ålborg og Holstebro. Man kan se at der er filtreret på en kolonne ved at der vises dette ikon ved filterknappen. Udover en filtrering efter de nævnte byer er der klikket på filterknappen ved overskriften Omsætning. Denne kolonne indeholder tal, og derfor er der kommet en filtermenu der hedder Tal filter. Her ønskes der et filter der kun udviser de der har en omsætning der er større end gennemsnittet (Over middel). Resultatet af filtreringen giver nedenstående resultat, hvor kun de poster hvor Om sætningen i Holstebro og Ålborg er større end gennemsnittet vises. Som det kan ses nederst i nedenstående skærm billeder er der vist 26 ud af 401 poster Side 52 Værktøjer til store dataark
Læg mærke til at de kolonner der er filtreret efter har en tydelig indikator idet dette ikon er vist ved dem De poster der ikke bliver vist efter vi har filtreret bliver skjult, se på række tallene, der er forholdsvis store spring i disse tal. For at ophæve filteret, skal du klikke på den pågældende filterknap som du ønsker at ophæve filteret for, i eksemplet her til højre ønskes filtret fra Omsætnings kolonnen fjernet, der for er der klikket på den og i menuen der kommer frem klikkes der på Fjern filter fra Omsætning, og herefter er dette filter sat ud af spillet. Hvis man har filtreret efter mange kolonner på en gang, kan man ophæve alle en gang for alle ved på fanen»startside«i båndets højre side at klikke på ikonet»sorter og filtrer«, i den menu der fremkommer klikkes der på»ryd«, som det er vist herunder. Værktøjer til store dataark Side 53
15. Datavask 15.1. Talformater Meget ofte er det en forudsætning for Excels beregninger i Pivottabeller, at vise er formateret med det korrekte talformat. Især når vi baserer Pivottabeller på importerede data, oplever vi, at tal ikke er formateret korrekt. I guiden tekstimport er er mulighed for at lave indstillinger, der tager højde for dette. Vi har tidligere været inde på, at kolonner indeholdende datoer. Skal importeres som datoer, og derfor angiver vi det i guidens tredje trin. Men det hele nytter intet, hvis datagrundlaget ikke har eller / som separator mellem dag, måned og år. Hvis der er brugt punktum eller ingenting, må vi vise Excel, hvor de skilles ad. Se nedenfor i afsnittet Tekstfunktioner. I visse lande (især USA) oplever vi, at der i almindelige tal er brugt punktum, hvor vi benytter komma og omvendt. Den skævhed kan vi rette op på i guiden tekstimports tredje trin. Her klikker vi på knappen Avanceret, og retter som vist nedenfor: Excel husker heldigvis denne indstilling for hver import, så når vi opdaterer til nyere data, bliver det hele importeret korrekt. 15.2. Tomme rækker og kolonner Det er ønskværdigt, at datalisten er ubrudt, hvad angår rækker og kolonner. Når datagrundlaget importeres fra en tekstfil, er det nemt at springe tomme kolonner over. Dette gøres i Guiden tekstimports tredje trin, hvor sådanne kolonner markeres, og derefter klikkes på alternativet Importer ikke denne kolonne (spring over). Denne indstilling huskes ved opdateringer. Hvis du vil slette alle rækker med tomme celler, er det hurtigt at markere alle de kolonner, importen er placeret i og herefter markere alle tomme celler og slette dem. Dette gøres ved at vælge fanen Hjem/Startside, gruppen Redigering, knappen»søg og vælg«, og herefter»gå til speciel «Denne dialogboks fremkommer: Her markeres»tomme celler«, klik»ok«: Side 54 Datavask
Når de tomme celler er markeret, taster du Ctrl+-, hvilket sletter cellerne helt, du bliver dog først spurgt om, hvordan cellerne slettes, her vælger du hele rækker: Vil du tillade enkelte tomme celler, og kun slette rækker, som er helt tomme, gør du således: Opret en kolonne umiddelbart til højre for den sidste kolonne i importen. Opret funktionen =SAMMENKÆDNING(A2;B2;C2; osv) i den nye kolonnes række 2. Fyld hele vejen ned, og tilføj et Autofilter. Filtrer den nye kolonne, så du kun ser tomme forekomster. Marker de tilbageværende rækker, og tast Ctrl+-. 15.3. Tekstfunktioner Opdeling af informationer i flere felter Hvis et felt indeholder flere informationer, som du ønsker at behandle hver for sig, skal du opdele informationerne, så de hver især udgør et felt. Når du skal trække informationerne i starten af feltet, bruger du funktionen VENSTRE. Denne funktion giver dig de første karakterer. Antallet af karakterer angives som funktionens andet argument. Resten af informationerne får du ved at bruge funktionen MIDT. Her er funktionens andet argument et tal, der angiver den første karakter, du skal bruge, og tredje argument angiver, hvor mange karakterer, du har brug for. Nedenfor er vist et eksempel på hvordan du opdeler et felt med ti karakterer i de første fire og de næste seks: Hvis det skal deles op i flere dele, fortsætter man blot med MIDT funktionen. Det er imidlertid ikke altid, der er lige mange karakterer i de dele, man skal hente. Der vil dog ofte være et bestemt tegn eller en kombination af, som afslutter eller starter hver del. I sådanne tilfælde bruger man funktionen FIND til at få opgivet placeringen på separatoren, og indsætter denne i VENSTRE henholdsvis MIDT. I eksemplet nedenfor er separatoren et kolon (:). FIND funktionens andet argument er Start ved, og kan udelades, hvis søgningen skal starte ved feltets første karakter: Datavask Side 55
15.4. Samle informationer fra flere felter i et felt Hvis man ønsker at opfatte oplysninger, der er adskilt i flere felter som en samlet oplysning, bruges funktionen SAMMENKÆDNING. Måske vil man indsætte en separator til at adskille de forskellige informationer, og især her er det allernemmest at bruge Argumenthjælperen til at oprette funktionen, idet Excel automatisk sætter anførselstegn ( ) omkring separatoren (-erne). På fanen Formler i Funktionsbiblioteket, klikkes på kategorien Tekst, her klikkes på SAMMENKÆDNING, og der indsættes cellereferencer og tegn enkeltvis i Tekst: -felterne: Resultat: Fjern overflødige mellemrumstegn En af de ofte forekommende indtastningsfej er ekstra mellemrum før, mellem eller efter tekst. Funktionen FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE retter op på dette. I de viste eksempler er det oprindelige indtastet med et mellemrum før fornavnet, derefter to mellemrum mellem for- og efternavn og i det tredje eksempel et mellemrum efter efternavnet: Side 56 Datavask
15.5. Funktionen VÆRDI Når man bruger en af tekstfunktionerne som vist i ovennævnte afsnit, vil resultatet altid være formateret som tekst, også selvom cellerne er formateret med talformater. Derfor vil man ikke efterfølgende kunne lave beregninger og grupperinger på basis af deres talværdier. Dette rettes op på med funktionen VÆRDI. Eksemplet nedenfor sammenkæder tre felter, der indeholder henholdsvis dag, måned og år fra tre felter, desuden er resultatet formateres som kort dato: 15.6. Tomme celler ved gentagne værdier Ofte ses det, at en overordnet værdi kun forekommer ud for den første post. Det opfattes som underforstået, at den så gælder, indtil der er en ny overordnet værdi. Det kan se rigtigt pænt ud: Men vi skal jo bruge landet ud for hver by. Når vi har fjernet de tomme rækker, bruger vi funktionen HVIS til at lave en kolonne, hvor landet står i alle celler: Datavask Side 57
15.7. Funktionen UDSKIFT I forbindelse med dataimport vil der kunne komme tegn, som bliver vist forkert. I stedet for at bruge Søg og erstat kan man oprette en ny kolonne, der retter den forkerte værdi til den rigtige. Det vil ofte være æ, ø og å, der bliver vist som koder for disse tegn. Hvis de forkerte tegn er som vist nedenfor: vil funktionen herunder løse opgaven: Side 58 Datavask
16. Genveje i Excel Genvejstaster til arbejdet med Indtastning Begynde på en ny linje i samme celle Fylde det markerede celleområde med den aktuelle indtastning Fuldføre en celleindtastning og flytte mod højre Annullere en celleindtastning Fylde nedad Fylde mod højre Definere et navn Indsætte dollartegn i Formler (Absolutte referencer) Skifte mellem at få vist celleværdier og få vist celleformler Alt + Enter Ctrl + Enter Tab Esc Ctrl + D Ctrl + R Ctrl + F3 F4 Ctrl + Shift + ` (accent grave) Genvejstaster til brug ved navigation Flytte til kanten af det aktuelle dataområde Flytte til næste ark i en projektmappe Flytte til det foregående ark i en projektmappe Indsætte et nyt regneark Ctrl + piletast Ctrl + PageDown Ctrl + PageUp Shift + F11 Genvejstaster til brug ved markering Udvide markeringen til slutningen af de indtastede data, eller til start på et nyt dataområde. Udvide markeringen til begyndelsen af rækken Markere hele kolonnen Markere hele rækken Markere hele regnearket Ctrl+Shift+Piletast Shift+Home Ctrl+ Mellemrum Shift+Mellemrum Ctrl+A Side 60 Genveje i Excel
Genvejstaster til Formelarbejdet Få vist Funktionsargument boksen, når der er indtastet et funktionsnavn i en formel Redigere indholdet af den markerede celle Indsætte et defineret navn i en formel Gå til et navngivet område Ctrl + A F2 F3 F5 Indsætte funktionen Autosum Alt + Shift + = Indsætte dags dato Ctrl + Shift + ; Få vist listen Autofuldførelse Alt + Pil ned Genvejstaster til det generelle arbejde Fuldføre en indtastning, og flytter markøren ned Indsætte en funktion i en formel Vise rækker Skjule kolonner Vise kolonner Rydde indholdet af det markerede område Slette det markerede Fortryde den seneste handling Sætte tomme celler ind Annuller fortryd Søg Erstat Markere en celle ad gangen i pilens retning Enter Skift + F3 Ctrl + Shift + 9 (alfanumeriske tast) Ctrl + 0 (nul) (alfanumeriske tast) Ctrl + Shift + 0 (nul)(alfanumeriske tast) Del Ctrl + - (minus tegn) Ctrl + Z Ctrl + + (plus tegn) Ctrl + Y Ctrl+B Ctrl+H Shift+Piletast Genveje i Excel Side 61
H. P. Christensensvej 1 3000 Helsingør Tlf.: 70 260 930