ASPECT4 Join a Bright Future Release 6: Fashion EG www.eg.dk/aspect4
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 1 2 Nyheder siden release 5... 1 2.1 Stamdata... 1 2.1.1 6107 Varevedligehold via ASPECT4 Client... 1 2.2 Salg... 1 2.2.1 6599 Rabatter... 1 2.2.2 B2B-webløsning... 2 2.2.3 B2C-integration... 3 2.2.4 CRM-løsningen (ipad)... 3 2.2.5 Visning af arkiverede ordrebekræftelser på Infoboards... 4 2.2.6 Kode på salgskanalen kan styre, at leveringsterminen bliver indeværende uge... 5 2.2.7 Udskrivning af ordrebekræftelser... 5 2.3 Færdigvarelager... 5 2.3.1 CrossPad-app til plukning... 5 2.3.2 CrossPad-app til tilknytning af varer til plukkelokationer... 5 2.4 ASPECT4 Fashion som butiksløsning... 5 2.4.1 6525 Oprettelse af varer fra andre leverandører... 5 2.4.2 6526 Import af varer fra andre leverandører... 7 2.5 Kreditorfakturahåndtering... 8 3 Nyheder i release 6... 9 3.1 Unified User Interface (Unified UI/UUI)... 9 3.2 6378 Ny forespørgsel på lagersituationen for råvarer... 11 3.3 ASPECT4-applikation til opfølgning på indgående logistik... 12 3.3.1 Sikkerhedsoplysninger... 12 3.3.2 Rekvisitionen... 13 3.3.3 Tabeldesign... 14 3.3.4 Oversigt... 14 3.3.5 Filtrering... 15 3.3.6 Sortering og fastfrysning... 16 3.3.7 Multivedligehold og singlevedligehold... 16 3.3.8 Split ordre... 16 3.3.9 Split på linjer... 16 3.3.10 Relaterede dokumenter... 17 3.3.11 Udskrivning af kasselabels... 17 3.4 Arkivering og visning af dokumenter... 17 3.4.1 Eksempel fra kreditorfakturahåndteringen... 17 3.4.2 Relaterede dokumenter... 18 3.4.3 Dokumenttype... 19 4 Funktioner, der er under udvikling og leveres i release 6... 19 4.1 Oprydning... 19
1 Indledning Dette dokument præsenterer ASPECT4 Fashion release 6. Dokumentet er opbygget, så der først er en gennemgang af de nye funktioner, der er leveret ud siden frigivelsen af release 5, og derefter beskrives de nye ting, der er med i release 6. 2 Nyheder siden release 5 Nedenfor er der en gennemgang af nogle af nyhederne, der allerede er leveret ud i forbindelse med funktionsopdateringerne til release 5. 2.1 Stamdata 2.1.1 6107 Varevedligehold via ASPECT4 Client Der er kommet en F9-funktion, der kan kopiere alle oplysninger om en vare. Funktionen aktiveres, når man er i kopieringstilstand, og giver et billede, hvor man indtaster den vare, man ønsker at kopiere fra. Det er fra applikationsparametrene styret, hvilke oplysninger der kopieres. 2.2 Salg 2.2.1 6599 Rabatter Der er lavet en ny type rabatter, hvor der kan gives rabatter ud fra grupperinger på varen og/eller kunden. Der oprettes regler med fra/til på en række felter, bl.a. dato, og den tilhørende rabatprocent. - 1 -
De nye rabatter er bl.a. implementeret for at kunne give specielle salgskanalsafhængige rabatter i B2B-løsningen, men kan anvendes helt generelt. 2.2.2 B2B-webløsning B2B-løsningen er udvidet med mange nye funktioner, og der er bl.a. indført følgende: Katalograbatter I afsnit 8042 kan der lægges en rabatprocent ind, som gives på alle ordrer, der oprettes via kataloget. Nyt rabatkoncept Der tildeles rabatter efter reglerne, der oprettes i applikation 6599 (se afsnit 2.2.1). Kataloger i 2 niveauer Der kan nu laves kataloger i 2 niveauer. Det betyder, at man fx kan lave et overkatalog pr. brand og derunder et katalog pr. sæson eller et katalog pr. varegruppe. - 2 -
Billedet skifter afhængigt af den farve, man taster i Hvis man har forskellige billeder tilknyttet afhængigt af farven, vil billedet, der vises, skifte, afhængigt af hvilken farve man taster i. Mulighed for visning af lagertal, hvor man kan styre maksimum lagerantal, der vises, så der fx skrives +10, når der er mere end 10 styk disponible Disponibelt lager kan nu vises som baggrund i indtastningsfelterne. Det betyder, at kunden kan se, hvor mange der er disponible, og hvis man ikke ønsker, at det skal være synligt, præcis hvor mange der er disponible (hvis der er mange), kan man styre visningen, så der vises +10, når der er mere end 10 styk disponible. Automatisk skift af forsendelsesbetingelse afhængigt af beløb og antal styk. I oversigten over varer i kataloget vises varens pris. Hvis der gives rabatter, vises både den oprindelige pris og kundens pris, efter at rabatten er trukket fra. 2.2.3 B2C-integration Der er i B2C-integrationen kommet følgende nye funktioner: Integration til epay (som betalingsgateway) Integration til AltaPay (som betalingsgateway) Mulighed for tilsætning af standardpriser i forbindelse med modtagelse af salgsordrer. Funktionen anvendes, hvis I ønsker at fungere som lager for andre webshops. ASPECT4 Fashion kan stille lagerantallet til rådighed via en webservice, så shoppen kan se, om varerne er på lager. Shoppen kan via en webservice i ASPECT4 Fashion lægge en ordre i systemet, og denne kan I så plukke og sende direkte til slutforbrugeren. Varerne faktureres så direkte til webshoppen. Hvis man ønsker en B2B-løsning fra en anden leverandør, er der via B2C-interfacet mulighed for også at modtage B2B-ordrer. Hvis du i dag har en B2C-løsning, der ikke er integreret til ASPECT4 Fashion, så tag fat i din konsulent, og få en snak om mulighederne. 2.2.4 CRM-løsningen (ipad) Der er til CRM-løsningen kommet følgende nye funktioner: Salgsordrer kan kopieres (som applikation 6144) Hvis der i en kæde er flere butikker, der skal have de samme varer, kan man først oprette ordren på en butik og dernæst med kopifunktionen kopiere den ud til de andre butikker. Der kan nu arbejdes med "gamle" besøgsrapporter. Når man opretter en besøgsrapport, kan man fortælle, at den kræver opfølgning (hvad/hvornår), og der kan tages billeder, som knyttes til rapporten. Når en besøgsrapport oprettes, fx fra ordreoprettelsen, kan man angive, at der skal ske en opfølgning. Man fortæller, hvad der skal følges op på, og hvornår det senest skal ske. Sælgeren har så mulighed for at arbejde med besøgsrapporterne og få et overblik over de rapporter, der kræver opfølgning (også dem, der ikke kræver opfølgning). Når opfølgningen er sket, markeres dette, og rapporten forsvinder fra listen over rapporter, der kræver opfølgning. - 3 -
2.2.5 Visning af arkiverede ordrebekræftelser på Infoboards Der er lavet mulighed for, at man fra DocManager kan gemme ordrebekræftelser i ASPECT4 og få dem vist på Infoboardet med salgsordrer. - 4 -
2.2.6 Kode på salgskanalen kan styre, at leveringsterminen bliver indeværende uge Man kan i forbindelse med oprettelse af salgskanaler angive, at salgskanalen anvendes til suppleringer med omgående levering. Når der oprettes salgsordrer på en salgskanal med denne funktion aktiveret, bliver leveringstermin automatisk foreslået til indeværende uge, selvom varer har en default leveringstermin, der er senere. 2.2.7 Udskrivning af ordrebekræftelser Der kan efter udskrivning af ordrebekræftelsen komme en oversigt over billeder af alle de varer, der er på ordrebekræftelsen. Det kan styres, hvor mange billeder der er pr. række. 2.3 Færdigvarelager 2.3.1 CrossPad-app til plukning Der er kommet en ny CrossPad-app, der kan anvendes til plukning på lageret. Appen er et alternativ til anskaffelse af 5250-håndterminaler. 2.3.2 CrossPad-app til tilknytning af varer til plukkelokationer Via en ny CrossPad-app kan varerne tilknyttes plukkelokationer. Man scanner skiftevis stregkoden for plukkelokationen og varens EAN-stregkode. 2.4 ASPECT4 Fashion som butiksløsning ASPECT4 Fashion kan også anvendes som butiksløsning, hvor alle oplysninger i ASPECT4 kan genbruges i butikken. Butiksdelen er ikke kommet til i release 5, men den er blevet udbygget væsentligt, og der er bl.a. blevet mulighed for let at oprette fremmede varer, og der er kommet mulighed for at importere oplysninger om varerne fra leverandørerne. 2.4.1 6525 Oprettelse af varer fra andre leverandører Når man skal oprette varer fra andre leverandører, foregår det i et specielt vedligeholdelsesprogram, hvor der på en lettere måde kan oprettes varer. - 5 -
Varerne oprettes med leverandørens varenummer, så det kan anvendes i søgning (som søgevarenummer). Når der oprettes varer, tildeler ASPECT4 automatisk et varenummer ud fra nogle regler pr. leverandør for, hvad der skal stå i felt 1 og 2 af varenummeret samt et løbenummer i det tredje felt. Opsættet til, hvordan varenummer dannes, laves i afsnit 6219. Varer oprettes med nogle "få" oplysninger og en liste med de størrelser, varerne findes i. På den efterfølgende side anføres, hvilke farver varen findes i, og derefter kan der oprettes EAN-numre og tilhørende priser. - 6 -
2.4.2 6526 Import af varer fra andre leverandører Hvis man fra leverandøren kan få tilsendt en fil med vareoplysninger, kan disse importeres direkte i ASPECT4. Hvis der under importen kommer nogle oplysninger, der ikke tidligere er modtaget, anvendes ASPECT4 Workflow til at sikre, at der oprettes konverteringsregler. I nedenstående eksempel er der modtaget nogle vareoplysninger med en størrelse, der hedder "13465", og den er ikke kendt, så derfor startes der en opgave i ASPECT4 Workflow, og opgavebehandleren skal så oprette en størrelsestabel med den nye størrelse. - 7 -
2.5 Kreditorfakturahåndtering Der er kommet et nyt tilkøbsmodul til håndtering af kreditorfakturaer. Modulet indeholder bl.a. nedenstående funktioner: Modtagelse af kreditorfakturaer via mail. Automatisk OCR-behandling af de modtagne grafikfiler (pdf, bmp, jpeg, png, gif og tiff). Default konteringsregler styret fra kreditor. Default godkendelseshierarki styret fra kreditor. Visning af de modtagne filer direkte i ASPECT4. Mulighed for relaterede dokumenter (pakkelister, fragtdokumenter, kreditnotaer, tolddokumenter og lignende). Alle filtyper kan anvendes. Fritekstsøgning i alle OCR-behandlede fakturaer. ASPECT4 Workflow til håndtering af godkendelse. Mulighed for afløftning af moms via omkostningskonti eller via postering af momsbeløbet. - 8 -
Autoritetsstyring, så brugeren kun kan se egne bilag og evt. andre brugeres bilag. Visning af kreditorfakturaen fra både forespørgsel på kreditposter (333x) og fra finanstransaktionerne (133x). Opsplitning af postering i forbindelse med tilpasning af konteringen. Mulighed for fra workflowet at delegere opgaven til andre brugere. Logning af handlinger i ASPECT4 Activity Stream, hvilket gør, at man kan følge bilaget fra det kom ind som mail, og indtil det er udkonteret og klar til betaling. Indtastning af Intrastatoplysninger, så de kan overføres sammen med de øvrige Intrastatindberetninger. Hvis du har interesse i modulet, skal du kontakte din account manager eller konsulent. 3 Nyheder i release 6 3.1 Unified User Interface (Unified UI/UUI) Udseendet af skærmbillederne er blevet fornyet og ensrettet. I release 5 blev der primært arbejdet med alle felter i en kolonne som eksempelvis skærmbilledet nedenfor. I det nye look vises felterne i flere kolonner (hvis der er behov for det), og felterne er grupperet, så de felter, der logisk hører sammen, vises samlet. - 9 -
Felter, der før var 0/1-felter (for nej/ja) og N/J-felter, er erstattet af en slider, hvor man med mellemrumstasten eller et klik med musen skifter imellem ja og nej. Koder med en betydning vises nu som et felt, hvor betydningen tydeligt vises efter koden. Felter med flere værdier vises nu som "radio button", hvor man vælger værdien. Varenummeret er nu sat sammen i en sammenhængende komponent og vises således: Ud over at kunne udnytte pladsen på skærmene bedre giver det ensrettede skærmlayout også mulighed for lettere at kunne afvikle ASPECT4 på andre platforme. I release 6 er der mulighed for at afvikle udvalgte applikationer direkte i en browser, og det efterfølgende skærmbillede viser samme applikation som ovenfor bare afviklet direkte i browseren. Når man afvikler ASPECT4 i en browser, anvendes det almindelige ASPECT4-bruger-id, og det er med samme opsæt og sikkerhed som via ASPECT4 Client. - 10 -
3.2 6378 Ny forespørgsel på lagersituationen for råvarer Der er udviklet en ny applikation, der erstatter applikation 6309. Applikation 6309 eksisterer under release 6 (i samme look som release 5), men vil udgå i release 7. Den nye applikation er udviklet for at forbedre brugeroplevelsen og give ny funktionalitet. I indgangen kan der i modsætning til 6309 begrænses på fra/til bredde og fra/til farve. Hvis man har råvarer, der har relation til hinanden, kan disse ses på samme skærmbillede. I ovenstående eksempel, hvor der spørges på råvarenummer 41, vises også råvarenummer 10. Funktionaliteten med flere råvarenumre kan fx anvendes for at give et overblik, når råvarerne kan erstatte hinanden. - 11 -
I det første billede vises en linje pr. råvarenummer/farve, hvor udviklingen i disponibelt lager vises. Med F9 (Vis detailinformationer) kan en specifikation af lageret kaldes frem, hvor følgende vises: Lager hvordan lageret vil udvikle sig, hvis tilgangene ikke kommer hjem. Behov behov for råvaren. I ordre forventede tilgange. Disponibel disponibelt lager ved udgangen af ugen. 3.3 ASPECT4-applikation til opfølgning på indgående logistik For at lette driften og give brugerne en mere ensartet brugeroplevelse er pc-klienten til shipping erstattet af en ny applikation, der kan afvikles direkte i ASPECT4 Client. Da applikationen kører UUI, kan den også afvikles i en browser og vil dermed erstatte den nuværende leverandørportal. Under release 6 vil både pc-klienten og leverandørportalen kunne anvendes, men de vedligeholdes ikke og vil begge udgå i release 7. Opfølgningen på indgående logistik anvendes bl.a. i forbindelse med toldlagermodulet for at indsamle oplysninger, der skal anvendes i forbindelse med oplægning på toldlageret. 3.3.1 Sikkerhedsoplysninger I applikation 8146 arbejdes der med sikkerhedsoplysninger, som anvendes for at lave begrænsninger i, hvad de enkelte brugere må foretage sig. Når applikationen "Opfølgning på indgående logistik" anvendes som leverandørportal, hvor leverandørerne direkte kan registrere oplysninger, bliver bl.a. standardfiltrene vigtige for at styre, at leverandøren kun må se egne ordrer. - 12 -
3.3.2 Rekvisitionen Opfølgning på indgående logistik startes med applikation 8148. I rekvisitionen til opfølgning på indgående logistik kan der laves nogle overordnede begrænsninger, og disse kan senere udvides med flere filtreringer (og sorteringer). I rekvisitionen kan der afgrænses på leverandør, produktionstermin, ETD (estimated time of departure afsendelsesdato fra leverandøren) og ETA (estimated time of arrival modtagelsesdato). Via feltet metode kan man vælge ingen afgrænsning, liste, udelad liste og fra/til. I liste og udelad liste kan der arbejdes med op til 5 værdier. Hvis man har brug for at tilrette, hvilke oplysninger der skal vises i oversigten over indgående logistik (anskaffelsesordre eller del af en anskaffelsesordre), anvendes knappen "Vedligehold tabeldesign" i ribbon. - 13 -
3.3.3 Tabeldesign I tabeldesign sættes via rækkefølgen op, hvilke felter der skal vises (felter med 0 i rækkefølge vises ikke). De felter, der skal kunne "multivedligeholdes", markeres, og det markeres, om feltet må vedligeholdes. Multivedligehold er en funktion, hvor man på én gang kan vedligeholde flere felter på alle rækker, der opfylder filtreringreglerne (se afsnit 3.3.7). 3.3.4 Oversigt Efter at man i oversigten har indtastet begrænsninger, kommer der en oversigt over anskaffelsesordrer. De oplysninger, der er udvalgt via tabeldesignet, vises. I oversigtbilledet er der mulighed for at vedligeholde oplysninger om anskaffelsesordrerne i tabellen, eller der er mulighed for at vælge følgende funktioner, som gennemgås på de efterfølgende sider: Filtrering Sortering Frysning af kolonner Multivedligehold Singlevedligehold Split ordre Split på linjer Link til relaterede dokumenter Udskrivning af kasselabels. - 14 -
3.3.5 Filtrering Når man står i oversigten, er der mulighed for at foretage yderligere filtreringer ved at føre musen hen over kolonneoverskriften på de kolonner, hvor man ønsker at filtrere. Når man før musen hen over kolonnen, kommer der et ikon for filtrering. Når man aktiverer ikonet, kommer nedenstående filtreringsbillede frem. Afhængigt af felttype varierer indholdet af listen med "Forhold". Når der laves et filter, og der trykkes Enter, vises ikonet efter overskriften for at fortælle, at der er et filter på feltet. Hvis filteret skal gemmes til senere brug, vælges "Tabel" i ribbon, og der trykkes på øverste del af filter-ikonet vist til højre for denne tekst. Der kommer først et billede, der viser det aktive filter, og derefter vælges knappen "Gem som", og navnet indtastes efterfulgt af OK. Når filteret skal anvendes igen, vælges "Tabel" og nederste del af filter-ikonet, som giver en liste over de gemte filtre (i dette tilfælde filteret "Lev 41001"). - 15 -
3.3.6 Sortering og fastfrysning Med museknap 2 (normalt højre museknap) kan pop op-menuen til sortering og kolonnehåndtering kaldes frem, og fra denne menu kan man styre sortering og vælge, at en kolonne skal "fryses", hvilket betyder, at den stadig er synlig i venstre side af tabellen, selvom man bladrer til højre. 3.3.7 Multivedligehold og singlevedligehold Funktionen multivedligehold og singlevedligehold anvendes, når der skal vedligeholdes mange rækker. Det anvendes, når man fx har filtreret sig frem til en række anskaffelsesordrer, der leveres samlet fra en leverandør, og man derfor skal have samme containernummer på alle ordrer. Hvis det kun er ét felt, der skal vedligeholdes, placeres cursoren i kolonnen, og der klikkes på knappen "Singlevedligehold", der giver et skærmbillede lignende det til venstre, bare kun med ét felt. Hvis der tit skal vedligeholdes flere felter, markeres disse i tabeldesignet med "Multivedlighold", og når der så klikkes på knappen "Multivedligehold", kommer billedet til indtastning af værdierne frem, og når der trykkes "Enter", bliver alle de anskaffelsesordrer, der er filtreret frem, ajourført med alle felterne. 3.3.8 Split ordre Splitning af anskaffelsesordre anvendes, når en ordre fx bliver leveret ad flere gange. Splitning kan ske på to måder. Den mest almindelige splitning sker helt automatisk via afsnit 8046, mens man via opfølgning på indgående logistik manuelt kan splitte en anskaffelsesordre i flere linjer. Når man vælger "Split ordre", får man en oversigt over linjerne på anskaffelsesordren, og man kan indtaste splitnummer på de enkelte linjer. Den første gruppe af linjer skal have split nr. 1 og den næste nr. 2 osv. 3.3.9 Split på linjer Hvis man i opfølgning på indgående logistik ønsker at opløse en anskaffelsesordre i linjer, gøres det med funktionen "Split på linjer". Efterfølgende vil man se hver enkelt linje i stedet for en gruppe af linjer. - 16 -
3.3.10 Relaterede dokumenter I oversigten er der kommet et felt, der hedder: Id til relaterede dokumenter. Feltet og funktionen med "Relaterede dokumenter" anvendes på den måde, at man kan sende en mail til en mailadresse, som ASPECT4 automatisk tømmer og herefter arkiverer de vedhæftede dokumenter. Feltet "Id til relaterede dokumenter" kopieres ind forrest i subject på mailen, og ud fra det dannes der en relation fra dokumentet, der er tilknyttet i mailen, til anskaffelsesordren. Funktionen kan med fordel anvendes for at få arkiveret fx pakkelister fra leverandøren sammen med anskaffelsesordren. Læs mere om dokumenthåndtering i release 6 i afsnit 3.4. 3.3.11 Udskrivning af kasselabels Fra oversigten kan der rekvireres kasselabels. Funktionen skal anvendes, når opfølgning på indgående logistik bruges som leverandørportal, og giver leverandøren mulighed for at printe labels til kasserne, så kasserne kan scannes i forbindelse med varemodtagelse. 3.4 Arkivering og visning af dokumenter Der er funktioner i DocManager til at arkivere alle dokumenter. Fra DocDesigner udvælges nøglefelter, der anvendes i søgning på dokumenter. Der er via "Stepping Stone" mulighed for at se dokumenterne. Det betyder, at man fx i applikation 6334 (forespørgsel på ordrelinjer) og alle andre steder, hvor der er ordrenummer med Stepping Stone-mulighed, med et klik kan få vist pdf'en af ordrebekræftelsen. Hvis der er arkiveret flere dokumenter med samme nøgle (fx kunde), kommer der en liste over dokumenterne, og derfra kan man vælge dokumentet. I dette eksempel, som er fra en visning af dokumenter pr. kunde, vises både ordrebekræftelser og et kontoudtog. Ved at dobbeltklikke på et dokument får man det vist. 3.4.1 Eksempel fra kreditorfakturahåndteringen I release 5 er der udviklet et modul til håndtering af kreditorfakturaer, hvor vi arkiverer pdf'er i ASPECT4, så man kan se bilaget direkte i ASPECT4-applikationerne. - 17 -
Der er fx en oversigt over kreditorfakturaer, og fra oversigten er der en funktion, der hedder "Vis". Når denne aktiveres, vises dokumentet direkte i ASPECT4 Client. Samme funktion er fx også tilgængelig i applikation 3332/3335 og 1335, så man via et klik kan se kreditorfakturaen. Fra visningen kan man gemme pdf'en eller printe den ud. Via knapperne i bunden til højre kan man zoome ind på detaljer. Hvis dokumentet ikke er en pdf, vises dokumentet via det program, der er tilknyttet dokumenttypen, så en.docx-fil vises i Word, og en.xlsx-fil vises i Excel. 3.4.2 Relaterede dokumenter Dokumenter, der ikke skabes i ASPECT4, men modtages fra andre kilder, arkiveres ved at maile dem til ASPECT4 Fashion. Der skal forrest i subject på mailen stå en kode, der hentes i ASPECT4. Fx kan koden 406AON00110012345 hentes på en linje for at fortælle, at dette dokument skal tilknyttes anskaffelsesordre nr. 12345 i koncern 001 firma 100. - 18 -
3.4.3 Dokumenttype Vi forventer i release 6 at arbejde med følgende dokumenttyper: Kontoudtog Rykkere Rentenotaer Udskrift af købsordrer råvarer Udskrift af anskaffelsesordrer færdigvarer Ordrebekræftelser Pluksedler (følgesedler) Pakkelister Fakturaer Servicebreve (ordreændringer) Restordrelister. 4 Funktioner, der er under udvikling og leveres i release 6 4.1 Oprydning Et fokusområde i release 6 er oprydning i gamle data, og der laves en samlet applikation, der kan styre alle de forskellige oprydningskørsler. Der udvikles en applikation, hvor man pr. informationstype angiver, hvor længe data skal gemmes, og ud fra dette opsæt laves en kørsel, der en gang om måneden (styret af robotten) sørger for at rydde op i dataene. Ud over de bestående oprydninger laves der oprydning i følgesedler, B2C-oplysninger, råvarelagertransaktioner, 3PL-transaktionslog og IFS-objekter i udvalgte mapper. - 19 -
ASPECT4 Join a Bright Future EG www.eg.dk/aspect4