Referat fra bestyrelsesmødet den 7. december 2017 Mødedato Torsdag den 7. december 2017 Starttidspunkt Kl. 16:00 Sluttidspunkt Kl. 20:00 Mødested Frederik VI s Hotel, Rugårdsvej 590, 5210 Odense NV Mødelokale Mødelokale A i stueetagen Journalnummer 0100-3292-2016 Til stede Afbud Desuden deltog Rektor ved Fredericia Gymnasium, Poul Erik Madsen Borgmester for Fredericia Kommune, Jacob Bjerregaard Medlem af regionsrådet i Region Syddanmark, Ulrik Sand Larsen Dekan for det Sundhedsvidenskabelige Fakultet ved SDU, Ole Skøtt Direktør for Den Sociale Udviklingsfond, Michael Hansen Kredsformand for DSR Syddanmark, John Christiansen Valgt lønnet tillidsrepræsentant og hovedbestyrelsesmedlem ved BUBL Sydjylland, Lasse Porsgaard Birkelund Direktør for børn, skole og familie Kalundborg Kommune, Mette Heidemann Vicedirektør Henrik Damsgaard, Nykredit Medarbejderrepræsentant, IT-koordinator og TR, Laila Damkjær Pedersen, UCL Studerende ved Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle, Rikke Busk Jensen Studerende ved Pædagoguddannelsen i Odense, Mette Taja Rahbek Nielsen Borgmester for Odense Kommune, Peter Rahbæk Juel Medarbejderrepræsentant, lektor og TR, Helle Kristine Waagner, UCL Rektor Erik Knudsen, UCL Prorektor Steffen Svendsen, UCL Sekretariatschef Ole Stig Jensen, UCL Økonomi- og personalechef Lars V. Lund, UCL Referat 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Vedtagelse af budget 2018... 2 3. Status på fusionsprocessen... 3 4. Status på strategisk rammekontrakt... 4 5. Uddannelsesudvalgenes sammensætning og funktionsmåde... 5 6. Ramme for resultatlønskontrakter i 2018... 6 7. Fortsat anvendelse af MobilePay... 6 8. Meddelelser og skriftlig orientering... 7 9. Eventuelt... 7 side 1/7
1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Bestyrelsesformanden orienterede om, at bestyrelsesformand for EAL Peter Zinck fremadrettet er inviteret til bestyrelsesmøderne som observatør indtil fusionen er gennemført mellem de to institutioner. Han var dog forhindret i at deltage i dagens møde. Bestyrelsen tog dette til efterretning. 2. Vedtagelse af budget 2018 Økonomichef Lars V. Lund gennemgik det fremsendte forslag til budget 2018. Budgettet er udarbejdet på baggrund af Forslag til Finanslov 2018 (FFL 2018). Omprioriteringsbidraget, som blev indført med Finanslov 2016, er videreført i FFL 2017. For UCL har det den konsekvens, at UCL i perioden frem mod 2020 skal spare i alt 48,0 mio. kr. i forhold til niveauet for 2015. Resultatet for Budget 2018 viser et overskud på 2,0 mio. kr. Overskuddet skal ses i sammenhæng med, at der i Budget 2018 er udgiftsført 3,8 mio. kr. til forsknings- og udviklingsaktiviteter af det ikke anvendte tilskud til forskning og udvikling, som henhører fra regnskabsåret 2014, hvor midlerne blev indtægtsført. Der er i budget 2018 indarbejdet effektiviseringer og øgede indtægter på i alt 10,6 mio. kr. fordelt med 1,8 mio. kr. i grunduddannelserne, 1 mio. kr. i KOMU, 6,8 mio. kr. i Ledelse, administration og bygningsdrift og 1 mio. kr. i færre midler til MOVE. I forhold til læreruddannelsens budget for 2018 orienterede Rektor Erik Knudsen om dialogen med læreruddannelsen efter henvendelsen til bestyrelsen forud for sidste bestyrelsesmøde og de ekstra midler, der er tilført. Videre dialog med læreruddannelsen vil fortsætte i det nye år. Der er i dette studieår optaget over 400 studerende som har været et internt mål for UCL i flere år. Læreruddannelsens økonomi har især været ramt af lav søgning helt tilbage i 2013 i forbindelse med folkeskolereformen mv. De nuværende søgningstalt vil forbedre økonomien i de kommende år. Der er gennemført besparelser på stabe på 6,8 mio. kr.. Besparelserne betyder større råderum for uddannelserne da bidraget til fællesområdet nedsættes tilsvarende. Beredskabet til imødegåelse at øgede effektiviseringskrav blev drøftet. Der er i andre organisationer erfaringer med at etablere et effektiviseringsberedskab bestående af en liste over initiativer der kan igangsættes om nødvendigt. Det vil kunne indgå som en mulighed i forbindelse med indførelsen af bevillingsreformen og den kommende fusion med EAL, hvor der vil skulle ske en revision principperne for budgetlægning fra 2019 I forhold til overslagsårene vil effekten af omprioriteringsbidraget i nogen grad blive mindre som følge den øgede studenteraktivitet på blandt andet læreruddannelsen. side 2/7
Bygningen på Tolderlundsvej er under salg til Bygningsstyrelsen. Byggesagen på Niels Bohrs Alle er endnu ikke afsluttet. Byggeregnskabet vil skulle afsluttes inden der kan udarbejdes en endelig finansiering. Erik Knudsen orientrede om at der aktuelt er dialog med forskellige banker om finansiering i den nye institution. Bestyrelsen vil få en orientering om udkommet på et senere tidspunkt. Rektor Erik Knudsen orienterede om bevillingsreformen og sammenhængen til den strategiske rammekontrakt. Tilskudsreformen er ikke indarbejdet for 2019 da ordningen endnu ikke er fuldt kendt. Ministeriets tekniske beregning viser at den for UCL vil være neutral ud fra 2016 aktiviteten. Der vil være elementer af bevillingen der vil være afhængig af kvalitetsmål fra den strategiske rammekontrakt. Færdiggørelse af uddannelse og dimittendledighed vil være andre to parametre der vil være bestemmende for den endelig bevillingstildeling. UCL er aktuelt godt positioneret i forhold til de to målområder. Bestyrelsen drøftede kort reformens tilskud til udbudssteder uden for hovedbyerne. Der er klar politisk vilje til bredt at støtte spredning af uddannelsesudbud. Bestyrelsen godkendte i forlængelse af drøftelsen budget 2018 samt budgettet for overslagsårene 2019-21 3. Status på fusionsprocessen Bestyrelserne for Erhvervsakademiet Lillebælt (EAL) og University College Lillebælt (UCL) traf på bestyrelsesmøderne i oktober måned 2018 beslutning om at fusionere. Poul Erik Madsen orienterede bestyrelsen om hovedelementerne i de drøftelser styregruppen har haft i perioden. Senest er navnet for den nye institution fastlagt til Erhvervsakademi og professionshøjskole UC Lillebælt. Der vil i de kommende måneder blive arbejdet på at forberede en ny visuel tidentitet for institutionen der kan lanceres efter sommerferien 2018. Ledelseslagene er kommet på plads i løbet af november måned og lederne er blevet præsenteret for styregruppen på det seneste møde 1. december 2017. Der planlægges et opstartsseminar 10. 11. januar hvor direktion og vicedirektører mødes og drøfter hovedopgaverne i 2018. Erik Knudsen orienterede i forlængelse heraf med arbejdet om sammenlægningsredegørelsen. De to rektorater drøfter et første udkast til vedtægt i denne uge. Vedtægtsudkastet vil sammen med åbningsbalance udgøre hovedbestanddelene. Der arbejdes med et ikrafttrædelsestidspunkt til august måned 2018 efter dialog med Uddannelses- og forskningsministeriet. Tidspunktet sker bl.a. af hensyn til sommeroptaget i 2018. Det er styregruppens intention at der løbende udsendes et kort statuspapir og det forventes at der vil komme yderligere ét inden bestyrelsesmødet i april måned. Bestyrelsen tog orientering om status på fusionsarbejdet til efterretning og godkendte, at de to institutioner indsender anmodning om opdeling af institutionsakkrediteringen, herunder godkender brevudkast til Akkrediteringsinstitutionen. side 3/7
4. Status på strategisk rammekontrakt Poul Erik Madsen indledte punktet med en kort opsummering på det første forhandlingsmøde med Uddannelses- og forskningsministeriet i 23. oktober Med afsæt i fusionsgrundlaget og de igangværende kontraktforhandlinger har UCL identificeres en række strategiske temaer, som kan være gældende for begge institutioner indtil fusionen og for den nye fælles institution efter fusionens ikrafttræden. Der er mellem de to institutioner udarbejdet en fælles præambel til de strategiske rammekontrakter, der skal sikre et fælles strategisk sigte, der kan danne ramme for de to nuværende institutioners egne strategiske mål i forlængelse af det første forhandlingsmøde med ministeriet. Medio 2018 skal UCL og EAL samtidig med, at fusionsprocessen gennemføres - indgå en strategisk rammekontrakt med Uddannelses- og Forskningsministeriet. Den strategiske rammekontrakt tager udgangspunkt i såvel ministeriets indsatsområder som den enkelte institutions udfordringer og styrkepositioner. Både EAL og UCL har været til første forhandlingsmøde og fået tilbagemeldinger på første runde af forhandlingsforløbet, og der er dermed afklaring af hvilke strategiske temaer, der indeholdes i kontrakterne. Processen herom foregår indtil fusionen i de nuværende institutioners regi. Det er dog sikret en tæt koordinering mellem EAL og UCL på den ene side og ministeriet på den anden side, at de separate kontraktforløb får så stor en fællesmængde, at der efter fusionen vil være et relevant kontraktgrundlag, som også er i overensstemmelse med de udviklingsområder, som er beskrevet i beslutningsgrundlaget for fusionen. UCL vil efter det første forhandlingsmøde arbejde videre med at konkretisere følgende fem strategiske indsatsområder: Fremragende uddannelse gennem studentercentret læring med høj studieintensitet, som bidrager til dygtigere dimittender, der omsætter deres viden i praksis. Anvende nye digitale professionsrelevante teknologier, der bidrager til at udvikle uddannelserne. Synliggøre UCL som relevant partner, herunder igennem nye former for efter- og videreuddannelse i samspil med aftagere i offentlige og private sektorer. Styrke videngrundlaget for alle uddannelser gennem praksisnære og anvendelsesorienterede forsknings- og udviklingsaktiviteter, herunder i partnerskab med forskningsinstitutioner, der bidrager til at højne uddannelseskvaliteten. Professionalisering og effektivisering af administrationen gennem digitalisering af arbejdsopgaver og styrkelse af læringsfællesskaber. Der er fra ministeriet side lagt vægt på at der arbejdes med få og langsigtede effektmål. Der arbejdes med handleplaner på kortere sigt der kan følge op på de overordnede strategiske målområder og som der årligt skal afrapporteres på. side 4/7
Bestyrelsen drøftede på baggrund af oplæg fra prorektor Steffen Svendsen mulige indikatorer og indsatser. Nedenfor en opsamling på bestyrelsen input til det videre arbejde: Studieintensitet vil være et afgørende mål der skal sikre at alle studerende studerer på fuld tid og at uddannelserne understøtter dette. Der skal lægges vægt på kontakten med det omgivende samfund. Institutionen skal være en synlig og efterspurgt partner. Italesættelse af effektiviseringsøvelsen. Anvend måske Operational excellence istedet for besparelser og effektiviseringer Det bør sikres at effekt af indikatorer kun sker et sted. Dimittendtidspunktet og dimittendledigheden vil være kvalitetsindikatorer i den kommende bevillingsreform og bør udgå af den strategiske rammekontrakt. Der skal være fokus på efter- og videreuddannelse efter fusionen. Hvordan kan studiekulturen løftes hvordan kan man arbejde med at styrke fremmøde til gruppestyret undervisning? Hvordan håndterer vi en fremtidig arbejdskraftmangel og hvordan kan man få teknologibegrebet koblet tydeligere ind i uddannelserne. Hvordan sikrer vi koblingen til praksis. Kan der peges på fælles indsatser på innovationsområdet. I løbet af 2018 vil der skulle udarbejdes en langsigtet strategi der også vil have elementer fra den strategiske rammekontrakt. Der vil frem mod afleveringsfristen den 27. februar 2018 arbejdes frem mod et egentlig fuldt udkast til rammekontrakt. 5. Uddannelsesudvalgenes sammensætning og funktionsmåde I maj 2018 udløber beskikkelsesperiode for uddannelsesudvalgene i UCL, og der skal i foråret udpeges medlemmer til uddannelsesudvalgene for perioden maj 2018 maj 2022. I lyset af den nye beskikkelsesperiode og den forestående fusion med EAL har der både på bestyrelsesseminaret i oktober 2017 og senest i november 2017 ved fællesmødet for uddannelsesudvalgene i UCL været drøftet uddannelsesudvalgenes funktionsmåde og sammensætning huerunder samspillet med bestyrelsen. Rektor Erik Knudsen orienterede kort om udbyttet at møderne. Der er her fremkommet en række anbefalinger, som nu fremlægges for bestyrelsen, og som der er ønske om - i side 5/7
dialog med formændene for uddannelsesudvalgene - kan indgå i det forberedende arbejde med vedtægten for den kommende fælles institution. Bestyrelsen tilsluttede sig den fremlagte indstilling, hvorefter bestyrelsen tager anbefalingerne fra uddannelsesudvalgene til efterretning og at rektoratet sammen med formændene for uddannelsesudvalgene arbejder videre med anbefalingerne fra bestyrelsen og uddannelsesudvalg i arbejdet med den nye vedtægt. 6. Ramme for resultatlønskontrakter i 2018 Ved indgåelse af rektors resultatlønskontrakt er det bestyrelsens opgave at godkende den økonomiske ramme og indsatsområder. Princippet for resultatløn i UCL er, at ledere på alle niveauer skal vise resultater på tværgående mål. Resultatlønskontrakterne skal medvirke til at holde fokus i den samlede ledergruppe på konsolidering af institutionen, samt sikre fokus hos den enkelte leder på særlige indsatsområder. Indsatsområderne i rektors resultatlønskontrakt har med virkning fra 2015 baseret sig på et stort antal målepunkter i UCL s målkompleks, der opsamler mål fra både UCL s strategi, udviklingskontrakt og kvalitetssystem m.fl. Den forestående fusion mellem EAL og UCL samt det forhold, at der endnu ikke er indgået strategisk rammekontrakt med ministeriet, betyder, at konceptet for 2018 afviger fra tidligere. Konceptet for resultatlønskontrakter i 2018 baserer sig på de fusionerende institutionernes fælles strategiske indsatsområder om vellykket fusion, opfyldelse af strategisk rammekontrakt og positiv akkreditering og vil derfor følge samme model for ledere hos EAL og UCL. Bestyrelsen besluttede at tilslutte sig det fremlagte koncept for resultatlønskontrakter for 2018 bemyndige bestyrelsesformanden til at indgå resultatlønskontrakt med rektor, tilslutte sig de nævnte beløbsrammer, give rektor bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakter med ledere i UCL. 7. Fortsat anvendelse af MobilePay UCL har siden 2015 anvendt MobilePay Business fra Danske Bank til at modtage betaling fra kunder, studerende og medarbejdere. side 6/7
MobilePay er blevet anvendt i forbindelse med betalinger til Kantinen i Jelling, gebyr og erstatninger på biblioteket, uddannelsernes salg af kompendier og andet undervisningsmateriale samt indbetalinger i forbindelse med afvikling af årsfester m.v. Danske Bank har pr. 1. oktober 2017 solgt rettighederne til MobilePay til selskabet MobilePay Denmark A/S. UCL har behov for at tegne et nyt abonnement på MobilePay hos MobilePay Denmark A/S for at få adgang til den udvikling, der løbende foretages på MobilePay. Bestyrelsen besluttede at UCL tegner MobilePay-abonnement hos MobilePay Denmark A/S. Rektoratet giver Økonomi- og Personalechef Lars V. Lund bemyndigelse til at indsamle bestyrelsesmedlemmernes accept af, at UCL oplyser bestyrelsesmedlemmernes navn og CPR-nr. til MobilePay Denmark A/S i forbindelse med tegning af et abonnement. 8. Meddelelser og skriftlig orientering Efter en kort drøftelse om innovationspriser vundet af UCL studerende tog bestyrelsen Rektors skriftlige orientering og meddelelser til efterretning 9. Eventuelt Intet side 7/7