Udbudsbetingelser FR6 Udbud af Flextrafik Rute

Udbudsbetingelser FR6 Udbud af Flextrafik Rute Kontrakter Trafikselskabet Movia Januar 2015

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 2. Udbuddets omfang... 4 2.1 Udbudsenheder... 4 2.2. Kørsel i julen.... 8 3. Vogne... 8 3.1 Vogntype og materiel... 9 3.2 Miljøforhold... 11 3.3 Udstyr i vognene... 11 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m.... 12 3.5 Vognrengøring... 12 3.6 Øvrige krav... 13 4. Kommunikationsudstyr... 13 4.1 IT-udstyr til vognene... 13 4.2 Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter... 15 5. Personaleforhold... 15 5.1 Arbejdsmiljø... 15 5.2 Chaufføruddannelse... 16 5.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren... 17 6. Kørslens udførelse og driftskvalitet... 18 6.1 Krav til kørslen... 19 6.2 Køretid... 19 6.3 Ruteændringer... 20 6.4 Ledsageordninger... 20 6.5 Kundeservice... 21 6.6 Kvalitetsstyring... 22 6.7 Oplysningspligt... 22 7. Afregning... 23 7.1 Beregning af betaling... 23 7.2 Regulering af antal vogntimer m.v.... 25 7.3 Indberetning af korrektioner... 25 7.4 Bortfald af betaling... 26 8. Kontraktperiode og kontraktindgåelse... 27 9. Sikkerhedsstillelse... 28 10. Afgivelse og vurdering af tilbud... 30 10.1 Bydere... 30 10.2 Afgivelse af tilbud... 30 10.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 32 10.4 Vurdering af tilbud... 33 11. Aktindsigt offentliggørelse... 34 Bilag 1 - Nyttige informationer... 38 Bilag 2 Ændringer i forhold til tidligere udbud... 39 Kontrakt... 40

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 3 1 Formål/Forudsætninger... 41 2 Kontraktgrundlag... 41 3 Kontraktperioden... 41 4 Operatørens og Movias ydelser... 42 5 Ejerforhold... 42 6 Behandling af personoplysninger... 43 7 Regnskab og budget... 44 8 Kontrol... 44 9 Underleverandører... 44 10 Overdragelse af rettigheder... 45 11 Skadeforvoldelse... 45 12 Konkurs m.m.... 46 13 Erstatning... 46 14 Misligholdelse... 46 15 Modregninger i betalingen... 47 16 Genforhandling... 48 17 Sikkerhedsstillelse... 48 18 Diskretion... 48 19 Tvistigheder / Lovvalg... 49 20 Underskrifter... 49

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 4 1. Indledning Trafikselskabet Movia (i det følgende benævnt Movia) er oprettet i henhold til lovbekendtgørelse nr. 412 af 11/04/2010 (Trafikselskabsloven) som et fælleskommunalt selskab (omfattet af 60 i lov om kommunernes styrelse). Movia skal bl.a. varetage offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel samt individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Hertil kan Movia efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning. Movia Flextrafik administrerer i dag følgende 5 kørselsordninger: A. Kørsel med deltagere i den lovpligtige individuelle handicapkørselsordning (handicapkørsel). B. Flextur (kørsel med betalende passagerer, åbne brugere ) C. Kørsel for kommuner, f.eks. kørsler til dagcentre, transport af folkeskoleelever, kørsler efter sundhedsloven, visiterede brugere. D. Flextrafik Rute, specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere. E. Kørsel for regioner (patientbefordring). Dette udbud omhandler kørselsordning D specialkørsel af børn, unge og øvrige borgere (i det følgende kaldt brugere), til skoler, beskyttede værksteder, dagtilbud og lign. (i det følgende kaldt institutioner), hvor der foreligger et fast kørselsmønster. 2. Udbuddets omfang Der udbydes ca. 235.000 vogntimer pr. år, og til denne kørsel skal anvendes ca. 450 vogne. Udbuddet er opdelt i 79 udbudsenheder: Udbuddet omfatter kørsel for kommuner i Region Hovedstaden samt Odsherred Kommune. 2.1 Udbudsenheder De enkelte udbudsenheder fremgår af skemaet på følgende sider. Herunder også i hvilke kommuner de er hjemmehørende. Uddybende oplysninger om enhederne ligger på udbudshjemmesiden under menupunktet Udbudsmateriale. Hver institution udbydes, så der indgåes kontrakt med én operatør pr. institution.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 5 For enkelte enheder er der pt. ikke kørsel til en eller flere af underadresserne, men dette kan ændres i kontraktperioden. Dette fremgår af dataarkene. Bemærk at aflevering/afhentning også kan ske til/fra f.eks. SFO-afdelingen for de pågældende skoler, aflastningsadresser og til/fra satellitadresserne for værestederne m.m. Yderligere specifikke oplysninger om enhedernes kørselsadresser fremgår af udbuddets faktablade. Udbudsenhed Institution Kommune Kontraktstart Kontrakt slut 1 Daghjemmet Æblehaven Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 2 Værestedet Møllehuset Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 3 Værestedet Strandstuen Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 4 5 Dagcenter Oasen Genoptræning Brøndby Brøndbyøster Skole Fonologi/stamme Brøndbyøster Skole Bredager Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 Brøndbyøster Skole/Lunten 6 Brøndby Strand Skole Strandskolevej Brøndby Strand Skole Afd. Dyringsparken Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 7 Brøndby Vester Skole Afd. Kroagervej Brøndby Vester Skole Afd. Tornehøj Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 8 Basen Brøndby 1. august 2015 30. september 2016 9 10 Hvissinge Omsorgscenter og beskyttet værksted i Hvissinge Kørsel af Skoleelever folkeskolen "ALM BØRN" Glostrup Skole. afd. Vestervangskolen Glostrup 1. oktober 2015 30. september 2016 Glostrup 1. oktober 2015 30. september 2016 11 Aktivitetscenter Plejecenter Engholm Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 12 Maglebjergskolen Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 13 Skovvangskolen Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 14 Gruppeordning A Engholmskolen Ravnsholtskolen Lillerød Skole (Mimers brønd) Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 15 Blovstrød Skole Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 16 Sprogskolen Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 17 Lyngeskolen Allerød 1. oktober 2015 30. september 2019 18 Linden Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 19 Blindecenter Bredegård Fredensborg /Reg H 1. oktober 2015 30. september 2019 20 Granbohus Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 21 Fredensborg Skole Fredensborg Skole afd. Karlebo Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 22 Endrupskolen Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 6 Udbudsenhed 23 Humlebæk Skole Gl. Strandvej Institution Kommune Kontraktstart Kontrakt slut Humlebæk Skole - Baunebjergvej Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 24 Langebjergskolen Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 25 Nivå Skole afd. Syd Nivå Skole afd. Nord Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 26 Kokkedal Skole Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 27 Ullerødskole Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 28 Karlebo specialbørnehave Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 29 30 Dagbehandlingsskole-Stutgården Dagbehandlingsskole - Sputnik Kejserdal Kong Frederik d. VIIs Stiftelse Højagergaard AKU center Ejegod AKU center Fredensborg 1. oktober 2015 30. september 2019 Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 31 Gnisten Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 32 Åkanden - Specialbørnehave Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 33 Kølholmskolen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 34 Skolen ved Kæret Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 35 Ådalen Skolen - afd. Syd. Videnscenter Ådalens Skole- Specialklasserækker Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 36 Falkenborgskolen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 Gyldenstenskolen afd. Hanghøj 39 Solbakkeskolen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 40 Jægerspris Skole Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 41 Marbækskolen Skuldelev Skole Ferslev Skole Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 37 Græse Bakkebyskolen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 38 Gyldenstenskolen afd. Bakketoppen Gyldenstenskolen afd. Svinget Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 42 Kingoskolen Specialgruppen Stjernen Frederikssund 1. oktober 2015 30. september 2019 43 Solhjorten Furesø/selvejende 1. oktober 2015 30. september 2019 44 Solgaven Furesø/Reg H 1. oktober 2015 30. september 2019 45 Jonstrupvang-Bebyggelsen Furesø/Reg H 1. oktober 2015 30. september 2019 46 Gribskov specialbørnehave Gribskov 1. oktober 2015 30. september 2019 47 Vega dagcenter Gribskov 1. oktober 2015 30. september 2019 48 Sølager Værksted Halsnæs 1. oktober 2015 30. september 2019 49 Borupgårdskolen / Snekkersten Skole Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 50 Espergærde Skole/Grydemose afd. Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 7 Udbudsenhed Institution Kommune Kontraktstart Kontrakt slut 51 Nygård Skole Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 52 Værkstedet Ellehammersvej Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 53 54 CF JOO Græsted CF JOO Espergærde CF JOO Helsinge Dagcenter Skovkilden Dagcenter Bauneparken Aftenåbent for demente Baunepark/Skovkilden Helsingør 1. oktober 2015 30. september 2019 Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 55 Regnbuen (adm.csu-egedam) Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 56 CSU Egedammen Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 57 Specialundervisning (6 underenheder) Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 58 St. Dyrehave Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 59 Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 60 Hanebjerg Skole Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 61 Østervang Modtagerklasser Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 62 Faglokalekørsel Kornmarkskolen Hillerød 1. august 2015 30. september 2019 63 Harløse Skole Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 64 Grønnevang Kompetencecenter Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 Sproghuset Buevej (Kørsel stammegruppe) 65 Skolen ved Skoven Hillerød 1. oktober 2015 30. september 2019 66 Levuk Hillerød/Selvejende 1. oktober 2015 30. september 2019 67 Lavuk Pibergården Hillerød/Selvejende 1. oktober 2015 30. september 2019 68 Rungsted Skole Hørsholm 1. oktober 2015 30. september 2019 69 Usserød Skole Hørsholm 1. oktober 2015 30. september 2019 70 Sproghuset Hørsholm 1. oktober 2015 30. september 2019 71 Gefion/Bygmarken Rudersdal 1. oktober 2015 30. september 2019 72 Værkstederne ved Rude skov Rudersdal 1. oktober 2015 30. september 2019 73 Bakkegården Daghjem - Hørve Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 74 Solvognen Daghjem - Højby Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 75 Asmindrup Skole - Specialskole A- tilbud Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 76 Grevinge Centralskole - Sprog- og Ordblindeklasser + Sprogbørnehave Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 77 Højby Skole - Modtageklasser Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 8 Udbudsenhed Institution Kommune Kontraktstart Kontrakt slut 78 Vallekilde-Hørve Skole - Heldagsklasse Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 79 Vig Skole - Specialklasser Odsherred 1. oktober 2015 30. september 2019 2.2. Kørsel i julen. I forbindelse med dette udbud er det et krav, at operatører, der indgås kontrakt med og som har tilbudt at udføre hele eller dele af kørslen med vogntype 4 og/eller 5 (liftvogne), stiller minimum 75 % disse vogne samt chauffører til disposition til kørsel i driftsdøgnet fra kl. 05.00 den 24. december til 04.59 den 25. december i hele kontraktens løbetid. Undtaget er kontrakter med løbetid på 14 mdr. eller mindre. Køretiden vil blive fastlagt i ovennævnte tidsrum med et tidsbånd op til 12 timer. Movia forbeholder sig ret til at indlægge en spisepause på op til tre timer, som Movia ikke betaler for, i forbindelse med denne kørsel. Såfremt der anvendes vogne M2 med køre- hviletidsbestemmelse, fragår hviletiden som pause i vognløbet. Tidsbåndet beregnes fra afgang fra operatørens garage og til hjemkomst. Kørsel i tidsbåndet disponeres af Movia. Uanset om der planlægges en eller flere ture på en liftvogn afregnes der for 6 timer (garanti). Movia forbeholder sig dog ret til senest den 1. december at meddele operatøren, såfremt nogle liftvogne ikke skal benyttes - dermed bortfalder garantibetalingen for disse vogne. Beløbet for kørsel den 24. december fastsættes til kr. 2.700,-. For planlagt vognløb udover 6 timer afregnes pr. minut med udgangspunkt i 450,- kr. pr. time. Beløbene indeksreguleres én gang årligt, idet indeks for 3. kvartal anvendes. Beløbet indeksreguleres efter samme metode som dette udbuds øvrige priser. Såfremt operatøren ikke stiller med den aftalte vognkapacitet, anses det som en kvalitetsbrist. Således bortfalder betaling og der gives en bod på kr. 5000,- pr manglende vogn. 3. Vogne Operatøren anskaffer selv de drifts- og reservevogne, der skal anvendes til kørslen og sørger selv for tilvejebringelse af opstillingsplads til det fornødne antal vogne og afholder selv de hermed forbundne omkostninger. De vogne, der anvendes til kørslen, skal være egnede til kørselsopgaven. Her tænkes på tilkørsel til ejendomme og vendeforhold, samt antal brugere på ruterne.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 9 Vognene skal være vel vedligeholdte og fremtræde rene og præsentable gennem hele kontraktperioden og Movia har til enhver tid ret til at inspicere vognene for at kontrollere deres vedligeholdelsesstand. Vogne og udstyr skal opfylde de krav om indretning og færdselssikkerhed, som myndighederne til enhver tid måtte stille hertil. Kan det tilbudte materiel ikke indsættes fra kontraktstart, skal operatøren oplyse hvilket midlertidigt materiel, der vil blive anvendt til kørslen. Midlertidigt materiel skal erstattes af det tilbudte materiel senest 6 måneder efter kontraktstart. Operatøren kan i kontraktperioden frit udskifte en vogn med en anden vogn af samme type, samme eller bedre miljøstandard og med samme funktionalitet. Såfremt en vogn må tages ud af driften på grund af nedbrud eller af andre årsager skal operatøren straks indsætte reservemateriel. Hvis operatøren ikke selv kan stille de nødvendige reservevogne til rådighed, skal der indgås fast aftale med andet selskab om at indsætte reservevogne. Reservemateriel skal til enhver tid overholde gældende sikkerhedsbestemmelser i forbindelse med nedbrud og lignende. Både drifts- og reservemateriel skal være påmonteret vinterdæk i perioden 15. november til og med 31. marts. Operatørens logo skal fremgå af vognen. 3.1 Vogntype og materiel Der kan afgives tilbud med vogntyperne 1, 2, 4, 5 og 6. Hver opmærksom på, at vogntype 2 og 6 ikke kan anvendes til kørsel i Flextrafik Variabel eller Flextrafik Garanti. Type 1 lav vogn Sedan/stationcar. Vognen skal have plads til 4 personer (ekskl. fører) og være udstyret med mindst 4 døre. Indstigningen skal være uden trin. Vognen skal have plads til bagage svarende til mindst 2 rollatorer. Vognens alder må ikke overstige 6 år i kontraktperioden. For kontrakter med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 8 år. Type 2 - stor vogn Vognen skal have plads til mindst 5 og op til 8 personer (excl. fører). Vognen skal være udstyret med hjælpetrin og være indrettet således, at der er gode adgangsforhold til samtlige siddepladser. Vognen skal have plads til bagage svarende til mindst 1 sammenklappelig kørestol. Der skal medbringes skammel, der letter indstigning for gangbesværede via døren.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 10 Vognens alder må ikke overstige 6 år i kontraktperioden. For kontrakter med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 8 år. Type 4 liftvogn Vognen skal have plads til mindst 2 kørestole. Mindst 1 kørestolsplads skal være placeret så langt fremme i vognen som muligt som minimum foran bagakslen. Derudover skal der være mindst 5 pladser til siddende transport. Vognen skal være udstyret med motordrevet lift og være indrettet til transport af kørestolsbrugere og kørestole med en hjulbredde på 80 cm og en længde på 140 cm. Liftpladen skal minimum være 90 cm bred og 150 cm lang. Liftens flader skal være skridsikre i både våd og tør tilstand. Der skal være afkørselsstop på lifte, og med dette aktiveret skal der være plads til kørestol med maksimal længde på 140 cm. For nye liftvogne skal liften samlet totalt kunne løfte minimum 500 kg. Døre skal være dimensionerede, så ud- og indstigning kan ske på en behagelig og komfortabel måde, mindst 90 cm bred og mindst 170 cm høj døråbning. Dette gælder for såvel sidedør som bagdør. Indstigningstrin og evt. efterfølgende trin skal være lavest mulige. Den maksimale højde er 30 cm. Afstanden mellem vognens gulv og loft skal være mindst 180 cm. Alle sæder skal være forsynet med nakkestøtte og seleforlænger, samt være fremadrettede Vognens alder må ikke overstige 8 år i kontraktperioden. For kontrakterne med løbetid 12 eller 14 måneder dog op til 10 år. Vogntypen kan være såvel M1 som M2 vogne Type 5 - liftvogn Krav til vogntype 5 er som angivet under vogntype 4. Derudover skal vognen skal være udstyret med transportstol og en trappemaskine med automatisk driftsbremse (trinkantsbremse) samt opfylde kravene i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om indretning af tekniske hjælpemidler. Trappemaskinen skal være indrettet til at kunne betjene manuelle kørestole med maksimal længde på 120 cm og hjulbredde fra 37 til 63 cm samt en vægtkapacitet på minimum 120 kg inklusiv både bruger og kørestol. Vægtkapacitet angives i tilbudsblanketten. Ved tilbud med en vægtkapacitet på minimum 160 kg skal trappemaskinen kunne betjene en manuel kørestol med hjulbredde fra 37 til 73 cm. Kørestolsbrugere skal, hvor der er mere end et trin, transporteres i en trappemaskine. Kunden skal ved transport med trappemaskine være fastspændt til kørestolen, hvorfor der skal være en sele til rådighed i vognen.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 11 Trappemaskinen skal kunne anvendes på trapper med trindybde ned til og med 11 cm og trinhøjder på op til og med 20 cm. Trappemaskinen skal med påmonteret kørestol kunne dreje 180 grader på repos med en udvendig radius på ned til 120 cm. Endvidere skal trappemaskinen kunne køre på vindeltrapper. Movia påtager sig ikke at transportere elektriske kørestole på trapper. Type 6 - større bus På enkelte enheder vil der være mulighed for at anvende en større bus, eksempelvis en 10 eller 12 m bus. Det fremgår af faktaarket, hvor det kan lade sig gøre at køre med denne type. Bussen skal opfylde emissionskravene til Euro 3 og være påmonteret partikelfilter. Bussen skal hertil til enhver tid opfylde de krav til indretning, færdselssikkerhed, miljø m.m., som myndighederne måtte stille. Det er et krav, at der skal være sikkerhedssele til alle brugere. Vogntypen er M3 vogn. 3.2 Miljøforhold Det er et ønske, at den udbudte kørsel i enhver henseende gennemføres på den miljømæssigt mest hensigtsmæssige måde. Movia ønsker et lavt emisionsniveau. Uanset om der køres i henhold til taxitilladelse, tilladelse til kørsel for offentlig servicetrafik eller i henhold til tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter busloven, skal de af myndighederne seneste lovgivning om energi- og miljøkrav til taxier mm. til enhver tid som minimum være opfyldt. Vogntype 6 skal ikke overholde myndighedernes senest lovgivning om energi- og miljøkrav til taxier. Vogntype 6 skal minimum være have en Euro III motor med partikelfilter og skal desuden overholde myndighedernes krav til denne vogntype. Alle dieselvogne skal fra kontraktstart være udstyret med partikelfilter. Til brug for udarbejdelsen af Movias grønne regnskab skal operatøren udfylde skema 1. Det oplyste brændstofforbrug, skal være det på registreringsattesten/typegodkendelsen oplyste. 3.3 Udstyr i vognene Alle vogne skal være forsynet med: Håndfri mobiltelefon, således at det er muligt for operatørens driftskontor / Movia at komme i kontakt med vognen, og således at chaufføren kan komme i kontakt med omverdenen. GPS navigations-system og altid opdateret med nyeste vejdata.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 12 Førstehjælpskasse, ildslukker og hygiejne-kit (bestående af engangshandsker, mundbind, beskyttelsesforklæde, opsamlingssæt i plastik, afskaffelsespose, desinfektionsservietter, desinfektionsspray til vognen, desinfektionsspray til hænderne og super absorberende pulver). Minimum 1 stk. synligt Flextrafik skilte med sugekop og evt. sidestreamer. Movia leverer materiale efter behov. Det til enhver tid aktuelle informationsmateriale vedr. Flextrafik Rute. Materialet skal udleveres af chaufføren på brugerens forlangende. Almindeligt udstyr til fastspænding og lignende så som remme, seler, skjolde, donkrafte, stropper o.s.v. 3.4 Fastgørelse af kørestole m.m. Brugere i kørestol skal være fastspændt i henhold til gældende lovgivning. Det er chaufførens pligt at sikre, at alle passagerer er korrekt og forsvarligt fastspændt inden kørselsstart. Fastgørelse af kørestolen skal minimum være med to hold bespændingsremme foran kørestolen og to hold bagud. Såfremt en kørestol ikke kan fastgøres efter forskrifterne, må brugeren ikke befordres i kørestolen. I stedet kan brugeren placeres i et almindeligt fast sæde. Såfremt dette ikke er muligt, må brugeren ikke befordres. Babyer og små børn skal fastgøres i godkendt autostol, der udleveres af institutionen/forældrene. Nærmere om denne type kørsel aftales mellem institution og operatøren. Autostolen opbevares på ankomststedet. Alle brugere og ledsagere skal fastgøres i 3-punktssikkerhedssele. Udgifterne til anskaffelse af særligt indrettede specialseler og autostole afholdes af institutionen/ hjemkommunen og er institutionens/hjemkommunens ejendom. Hvis anvendelse af specialsele medfører fixering af brugeren, er det kommunens/institutionens opgave at indhente de fornødne tilladelser hertil. Al bagage og ekstra-hjælpemidler skal fastgøres med bespændingsremme efter gældende lovgivning. 3.5 Vognrengøring Movia lægger vægt på en høj rengøringsstandard både indvendigt og udvendigt. Vognene skal fejes dagligt eller hyppigere efter behov og skal som hovedregel vaskes udvendigt hvert andet driftsdøgn om vinteren og 1 gang pr. 3 driftsdøgn om sommeren. Ud over den daglige rengøring skal vognen med passende mellemrum - ca. 1 gang pr. måned - gennemgå hovedrengøring med gulvvask, aftørring eller støvsugning af sæder m.m. Rengøring efter opkast, urinering eller lignende foregår på operatørens regning og er Movia uvedkommende.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 13 3.6 Øvrige krav Rygning (herunder e-cigaret og tilsvarende) er ikke tilladt i vognene. Reklamer Operatøren afgør selv, om der skal være reklamer eller anden kommerciel kommunikation i og på vognene. Reklamer skal være lovlige, sømmelige, hæderlige, sandfærdige og være udformet med behørig social ansvarsfølelse. Reklamer skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder markedsføringsloven og skal i øvrigt respektere alment accepterede reklameetiske normer og kodeks, herunder jf. ICC Kodeks for reklame og markedskommunikation 2011. Det skal fremgå af reklamen, hvem der annoncerer. Reklamerne skal endvidere respektere Movias forretningsmæssige/politiske interesser og kundehensyn i øvrigt efter Movias nærmere skøn. De nærmere regler for reklamer og deres indhold kan rekvireres ved henvendelse til Movia. 4. Kommunikationsudstyr 4.1 IT-udstyr til vognene Operatøren skal være indforstået med, at Movia må opsamle data, indhentet via GPS fra operatørens vogne, mens de er tilmeldt og kører for Movia. Dataene bruges til analyse og kvalitetsopfølgning. Operatøren skal sikre, at opsamlet GPS-data kan henføres til en specifik vogn/chauffør. Det aftales med Movia, hvordan GPS-udstyret kan navngives/nummereres, så data på anmodning kan henføres til en specifik vogn/chauffør. Det vil være Movias krav til navn/nummerering, som til enhver tid vil være gældende. Operatører med flytbart udstyr skal især være opmærksomme på, at GPS-data og den konkrete vogn/chauffør skal kunne sammenkædes ikke kun i en aktuel situation men også historisk. Operatøren må derfor sikre, at der er en logning af, i hvilke vogne udstyret har været aktivt og på hvilke dage/tider. Der skal i alle vogne være installeret udstyr, som skal afsende gps-positioner hvert minut til Movia. Hvis vognen er tilsluttet bestillingscentral/-kontor, kan der træffes aftale om anden løsning. F.eks. kan bestillingscentral/-kontor automatisk være opkoblet til Movias planlægningssystem.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 14 Movia samarbejder gennem FlexDanmark med Aalborg Universitet og Vejdirektoratet om nogle projekter, der skal præcisere køretiderne i vores planlægningssystem. Et af projekterne går ud på at analysere GPS-positioner fra de vogne, der indsender GPS-signaler. Aalborg universitet stiller køretidsdata til rådighed for alle interesserede i anonymiseret form. Positionerne indsamles for at kunne beregne de reelle kørselshastigheder på veje på bestemte tidspunkter af dage samt for at lokalisere de veje, der rammes i myldretiden. De GPS-positioner, der anvendes, bliver anonymiseret således, at den enkelte vogn ikke kan identificeres. GPS-positionerne bruges til at beregne de reelle kørselshastigheder. Udstyr til at kunne levere de ønskede data kan købes til ca.1.000 kr. samt en årlig udgift til teleoperatør på ca. 1800,- kr. (alle beløb inkl. Moms og pr. vogn) Godkendte leverandører ProTracking (Garmin) FIRMA E-MAIL WEB TELEFON ABC Radiotelefon (Reeft) salg@protracking.dk http://www.protracking.dk +45 70 200 698 +45 40 500 700 Frogne A/S info@frogne.dk http://www.frogne.dk +45 43 327 733 Halda AB http://www.halda.dk +46 21 156 600 TDS salg@tds.as http://www.tds.as +47 98 868 928 Taxamat Little Beacon fklug@mail.dk ckj@littlebeacon.dk +45 43 613 366 Partex hotline@partex.dk http://www.partex.dk +45 70 201 548 Austrosoft office@austrosoft.at http://austrosoft.at +43 1 877 62 05-0 OTT pelle@structab.se http://www.structab.se +46 035 190 309 Datalogistic Trapeze http://datalogistic.eu kaj@abc-radiotelefon.dk kundsupport@halda.se http://www.littlebeacon.com info@trapezegroup.dk http://www.trapezegroup.dk +49 46 157 277 +49 50 505 107 +45 87 441 600

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 15 4.2 Elektronisk overførsel af kørselsdokumenter Der er planer om, at operatører elektronisk skal kunne overføre de daglige kørselsruter til Movia. Der foreligger dog endnu ikke en beskrivelse af, hvilke systemer der vil kunne afsende data direkte til Movia. I det omfang kravet indføres, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling for at justere priserne. Dette tiltag skal ses i forbindelse med, at der ønskes en mere nøjagtig registrering af, hvor ofte de enkelte brugere, som er visiteret til kørselsordningerne, benytter disse. Ligeledes som et kommunalt ønske om bedre afregningsgrundlag af afviklet kørsel. Til brug for overførsel af dokumenter skal operatøren som minimum ved kontraktstart være i besiddelse af: PC Windows 95 eller nyere version E-mail adresse- med certifikat til afsendelse og modtagelse af sikker e-mail. 5. Personaleforhold 5.1 Arbejdsmiljø Det er et krav, at driften sker på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde og i fuld overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen. I den forbindelse henviser Movia til anvisningerne for de problemområder, som er fremhævet i Arbejdstilsynets arbejdsmiljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer (2009). Følgende problemområder er særligt fremhævet i miljøvejviseren: Arbejdspladsvurdering, APV Risiko for ulykker Psykisk arbejdsmiljø Ergonomisk arbejdsmiljø Støj Indeklima Helkropsvibrationer Operatøren skal efter anmodning kunne redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningens krav på særlige, væsentlige områder opfyldes.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 16 I så fald at operatøren får påbud af Arbejdstilsynet på forhold, som varetages af Movia, skal disse indberettes til Movia. Operatøren er i besiddelse af en tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, som enten er udstedt i henhold til busloven (LBK nr. 1050 af 12/11/2012) eller i henhold til taxiloven (LBK nr. 107 af 30/01/2013). Et af kravene for at opretholde en sådan tilladelse er, at operatøren følger de løn- og arbejdsvilkår for chauffører, der findes i de pågældende kollektive overenskomster. Der kan her henvises til henholdsvis buslovens 18, stk. 2 og taxalovens 5, stk. 5. I de tilfælde, hvor Movia bliver opmærksom på, at en operatør eventuelt ikke måtte opfylde de for tilladelsen stillede krav, vil sagen straks blive overgivet til prøvelse hos den myndighed, der har udstedt tilladelsen (Trafikstyrelsen eller kommune). Dette gælder også kravet om overholdelse af de for området gældende kollektive overenskomster. Movia er opmærksom på, at en del af de chauffører/operatører, som kører for Movia, er af anden etnisk herkomst. Derfor skal alle operatører, som kører for Movia, have formuleret en integrationspolitik, der sikrer en faglig og social integration på arbejdspladsen. Ved anmodning fra Movia skal operatøren kunne redegøre for denne politik. Operatøren er forpligtet til at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø for såvel chauffører som øvrige medarbejdere i virksomheden. 5.2 Chaufføruddannelse Operatøren skal sørge for, at nye chauffører ikke sættes til selvstændig tjeneste i den aftalte kørsel for Movia, medmindre de har gennemgået grunduddannelsen Befordring af bevægelseshæmmede (BAB). Gennemførelse af uddannelsen skal efter anmodning kunne dokumenteres skriftligt. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne kan anvende liften og fastspænde bruger og kørestole på forsvarlig måde, inden chaufførerne sættes til selvstændig tjeneste. Det er ligeledes operatørens ansvar, at chaufførerne kender reglerne for transport af handicappede m.m. Det er operatørens ansvar, at chaufførerne er instrueret i at anvende det foreskrevne tekniske udstyr. Endelig er det operatørens ansvar, at chaufførerne har det nødvendige geografiske kendskab og er udstyret med de nødvendige elektroniske vejkort. Vejledningsmateriale, udarbejdet af Movia til brug for chaufførerne, skal være tilgængeligt og kendt af chaufførerne. Fra 2013 er der indført et nyt BAB-kursus, som er bygget op over 3 moduler, dog vil det gamle kendte BAB-kursus forsat være eksisterende. Hvis det nye kursusforløb anvendes, skal alle chauffører i dette udbud gennemgå modul 2. Alle chauffører der udfører kørsel med liftvogne skal endvidere have modul 3. Modul 1 omhandler introduktion til Offentlig service trafik (som afholdes hos Movia i forbindelse med andre udbud). Modul 2 er med et sundhedsfagligt indhold og modul 3 omhandler fastspænding af kørestole m.v. samt betjening af trappemaskiner.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 17 Modul 2 og 3 bliver afsluttet med en branchecertificeret skriftlig prøve samt en praktisk prøve i modul 3. Chauffører, der har gennemgået BAB-kursus før 1. januar 2013, skal blot gennemgå modul 2. Der er krav om efteruddannelse på 3 dage hvert 5. år. Movia kan sammen med institutionerne tilbyde kurser om specielle handicapgrupper (af ca. 2 timers varighed) og kan i særlige tilfælde kræve, at disse gennemføres af de chauffører, der kører med de pågældende brugere. Kursusomkostninger afholdes af operatøren. Operatøren skal på Movia s forlangende dokumentere at chaufførerne har gennemgået de krævede kursusforløb. Dette kan ske ved fremsendelse af kopi af kursusbeviser. 5.3 Øvrige krav til chaufførerne og operatøren Alle chauffører, der skal udføre kørsel for Movia, skal bære et chaufføridentitetskort med Flextrafiks logo, som udleveres af Movia, medmindre at Flextrafiks logo er på uniformen. Chauffører skal i tjenesten være velsoignerede og præsentable, bære uniform i h.t. operatørens regler, hvor operatørens firmalogo er synligt, optræde venligt og kunne tale, læse og forstå dansk samt være i stand til af hjælpe brugerne i tilstrækkelig omfang også i hektiske situationer. Operatøren skal indhente straffeattest for chaufførerne og eventuelle ledsagere. Movia betinger sig at få forelagt oplysninger skriftligt i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for Movia. Der gøres opmærksom på, at chauffører og ledsagere i forbindelse med udførelse af kørsel for Movia kan blive beskæftiget med kørsel, hvor der skal tages vare på børn under 15 år. Operatøren har pligt til at indhente børneattester i henhold til bekendtgørelse nr. 485 af 24. maj 2012 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i myndigheder, institutioner, virksomheder mv. indenfor transportministeriets ressortområde. Der påhviler operatøren, dennes personale og eventuelle underleverandører tavshedspligt efter 27, stk. 6, i forvaltningsloven (lovbek. nr. 433 af 22. april 2014) med senere ændringer omkring alle de forhold, de i forbindelse med denne befordringsopgave måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved denne aftales ophør. Overtrædelse af denne tavshedspligt kan sanktioneres med bestemmelser i straffeloven. Såfremt en af operatørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra brugere, kan Movia kræve den pågældende chauffør fjernet fra den kørsel, som er omfattet af nærværende kontrakt. Operatøren skal så vidt muligt forpligte sig til, at de enkelte ruter/faste ture i videst muligt omfang betjenes af samme chaufførgruppe, og kun i tilfælde af ferie, sygdom eller lignende tvingende grunde erstattes af anden chauffør.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 18 Det er et generelt krav, at chaufførerne har forståelse for og accept af brugergruppen og er uddannet til de særlige opgaver, som ansvaret for kørsel med handicappede indebærer. Der forudsættes en udpræget modenhed og handlekraft samt evnen til at bevare roen og overblikket i pressede situationer. I tilfælde, hvor der for en tur kan forudsættes konflikter, eller andre problemer af et omfang, som er større end chaufføren kan varetage, har chaufføren ansvaret for at kontakte operatøren med henblik på enten at rekvirere ledsager eller foranledige en nødvendig omorganisering af kørslen. Chaufførerne skal have forståelse for sproglige barrierer og være imødekommende over for andet eller mangelfuldt sprog. Fysisk og psykisk magtanvendelse er ikke tilladt. I de tilfælde, hvor en bruger udviser voldsom eller truende adfærd, som formodes at kunne medføre skade på personen selv eller på andre, kan nødværge dog anvendes. I sådanne tilfælde skal den fysiske magtanvendelse indskrænkes til det absolut nødvendige og gennemføres på lempeligst mulige måde. Har fysisk eller psykisk magtanvendelse fundet sted, skal institutionslederen, Movia og forældre underrettes herom omgående. Chaufføren skal inden kørslens påbegyndelse være gjort bekendt med ovennævnte og herunder vejledninger, der gives af skolen eller institutionen om den særlige behandling af den enkelte bruger. Operatøren skal drage omsorg for, at chaufførerne deltager i institutionens informationsmøder (max. 2 møder á 3 timer årligt) eller stiller en kontaktchauffør til rådighed, afhængig af institutionernes ønske. Operatøren skal sikre, at chaufførerne får mulighed for at opfylde Movias krav. 6. Kørslens udførelse og driftskvalitet Operatøren og chaufførerne skal til enhver tid følge de retningslinjer for kørslen, som Movia fastlægger. Operatøren har ansvaret for driftsafviklingen, og de driftsmæssige dispositioner foretages af operatøren eller en repræsentant for denne. Operatøren udarbejder selv en køreplan og skal selv sørge for tilrettelæggelse af vagtplaner for chaufførerne. Operatøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse, med mindre udefrakommende begivenheder, operatøren ikke kan afværge eller afhjælpe, hindrer dette. Al kontakt vedrørende driften skal ske via operatørens kontor til Flextrafik Rutes administration pr. telefon 7026 2727 lokal 4 eller mail rute@moviatrafik.dk.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 19 6.1 Krav til kørslen Movia forpligter sig til via de deltagende kommuner og institutioner at sikre, at operatøren skriftligt får stillet de nødvendige oplysninger vedrørende brugere til rådighed. Operatøren/chaufføren må ikke medtage brugere i vognen, som ikke er tilmeldt kørselsordningerne. Hvor et forløb følger et helt skoleår, fremsender institutionerne senest 15 hverdage inden starten på en ny visitations-/kørselsperiode en liste over brugere, der skal transporteres i den kommende periode, til operatøren. Desuden sendes særlige oplysninger om brugersammensætning, krav til placering i vognen, evt. hjælpemidler, risiko for krampeanfald og lignende relevant information. Af listen fremgår afhentnings- og afsætningsadresser samt møde- og sluttid. Institutionen kan kræve faste pladser og inddrages derved i planlægningen af den mest hensigtsmæssige placering af brugerne. Senest 5 hverdage inden starten på en ny kørselsperiode fremsender operatøren rutelister til institutionen og Movia. Operatøren er ansvarlig for, at de opstillede krav til servicetider jf. afsnit 6.2 Køretid er overholdt i planlægningen. Såfremt institutionen eller Movia har bemærkninger til det fremsendte, skal dette ske inden 2 hverdage, således at operatøren kan nå at få rettet listerne til. Operatøren underretter straks efter endelig godkendelse af rutelisterne institutioner samt Movia om ruteplanen, og operatøren er herefter ansvarlig for en korrekt og rettidig befordring i henhold til planen. Operatøren underretter brugerne/pårørende om afhentnings- og tilbagekomsttidspunkterne. Såfremt året er opdelt i 2-4 visitations-/kørselsperioder, fremsender institutionen oplysningerne senest 10 hverdage inden hver ny visitations-/kørselsperiode. Ved kortere visitationsperioder/undervisningsperioder fremsender institutionen oplysningerne senest 5 hverdage inden starten på en ny periode. Øvrige ændringer fremsendes hurtigst muligt. Ruteoptimering skal ske i samarbejde mellem operatør, institution og Movia. Til- og frameldinger til kørselsordning Operatøren skal uopfordret pr. mail orientere Movia i alle tilfælde om evt. permanente til- og framelding til kørselsordningerne, som kommer til operatørens kendskab. 6.2 Køretid Køretiden for den enkelte bruger og dermed hver rute skal tilstræbes at være så kort som muligt. Køretiden for den enkelte bruger er besluttet i den enkelte kommune, det fremgår af faktaarkene hvor lang køretid der højst accepteres til den enkelte institutioner. Køretid defineres som: den planlagte rutetid som operatøren planlægger efter.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 20 I enkeltstående situationer kan længere køretid accepteres eksempelvis på grund af særligt lange køreafstande eller særlige trafikale forhold. De særlige tilfælde skal godkendes af Movia og institutionen. Den enkelte bruger skal være klar til afhentning 5 minutter før det aftalte og på rutesedlen specificerede tidspunkt. For at leve op til kvalitetskravene kan afhentning af brugere højst afvige med 5 min. før og 15 min. efter aftalte tider. Kvalitetskravenes afvigelser må ikke indgå i planlægningen af kørslen forstået således, at aftalt afhentning skal være planlægningstiden de 5 og 15 min er alene et mål for, at der er rettidighed inden for denne margen. Hvis chaufføren forventer at blive mere end 15 minutter forsinket i forhold til det aftalte tidspunkt, skal forældre/værge eller skole/institution straks underrettes. I tilfælde af svigtende afhentning kontakter institutionen eller de pårørende operatøren. Anden forsvarlig afhentning skal omgående foretages af operatøren. Operatøren indberetter derefter omgående tilfældet til Movia og institutionen. 6.3 Ruteændringer På institutioner med mange ruteændringer skal operatøren på forlangende indsende kørelister til institutionen med kopi til Movia dagen før inden kl. 14:00 pr. e-mail. Rutelisterne skal være fyldestgørende med angivelse af brugere og tider, og hvorledes vognen kan kontaktes fra institutionen. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionen skal senest 1 time før afhentningstidspunkt give operatøren besked, hvis en bruger ikke skal køre den pågældende dag. Afbud gives til det af operatøren opgivne telefonnummer. Operatør-telefonen skal være åben for henvendelse senest 1 time før rutens påbegyndelse samt 1 time efter rutens afslutning. Brugeren, dennes forældre/værge eller institutionerne skal meddele varige ændringer senest fem hverdage før, ændringen kan iværksættes, så de kan indarbejdes i ruteplanerne. Hvis operatøren modtager ændringer fra bruger, forældre/værge, skal operatøren sikre, at ændringen er inden for rammerne af aftalen, og at institutionen er informeret. Movia skal informeres pr. mail hvis ændringerne overstiger 7 dage. Ændringer i kørslen som følge af institutionens hele eller delvise lukning under ferier og lignende meddeles skriftligt til operatøren senest 4 uger før ændringen. Operatøren er ansvarlig for at holde sig orienteret om institutionens faste ferieplaner-årsplanlægning, f.eks. via institutionens hjemmeside. Ændringer i ruter som følge af brugeres ferie skal meddeles til øvrige brugere, institutioner og Movia senest 5 hverdage før ændringens ikrafttræden. 6.4 Ledsageordninger Institutionen kan tage initiativ til etablering af ledsagerordning, såfremt institutionen skønner en sådan nødvendig. Ledsageren skal f.eks. hjælpe med medicinering, der overskrider chaufførens beføjelser eller andre funktioner for at etablere en velfungerende kørsel.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 21 Hvis en institution eller kommune ikke selv kan fremskaffe en ledsager, skal operatøren etablere ledsagerordning efter forudgående skriftlig aftale med en bevilgende kommune. Såfremt operatøren etablerer en ledsageordning, afregnes operatøren jf. den i afsnit 7.1 oplyst pris. Operatøren er ansvarlig for, at ledsageren opfylder samme betingelser som en ansat chauffør, herunder kursus i befordring og ren straffe- og børneattest. Undtaget dog evt. kørekort. En ledsager ansat af operatøren, skal ikke hjælpe med medicineringen. 6.5 Kundeservice Befordring af brugere til institutioner skal ske på en betryggende måde under hensyn til de specielle forhold, der gør sig gældende med transport af siddende handicappede. Chaufføren skal ved afhentning og aflevering af brugere hjælpe brugeren ind og ud af vognen. Chaufføren må ikke efterlade vognen uden opsyn, undtaget ved aflevering og afhentning af brugere hvor de fysiske rammer nødvendiggør dette. I forbindelse med julekørsel jf. afsnit 2.2 må vognen gerne forlades, da denne kørsel bl.a. kan være ture, hvor brugeren skal transporteres med trappemaskine. Elever og brugere må ikke efterlades uden, at institutionens personale, forældre eller plejepersonale er tilstede. Modtageren underrettes om evt. problemer under kørslen. Der kan skriftligt aftales andet, se under de enkelte enheders faktaark. Hvis der ikke er nogen til at modtage en bruger, skal institutionen kontaktes for nærmere aftale. Operatøren skal sørge for, at vognene efterses for glemte sager, og for at evt. fundne sager indsamles og registreres (minimum dato, vogn og brugerens navn). Penge, værdipapirer, særligt værdifulde smykker og lignende skal snarest afleveres til politiet, medens andre fundne sager kan opbevares på depotadressen/kontoret i op til 30 dage efter, at kørslen har fundet sted - og derefter afleveres til politiet. Forespørgsler til Movia om fundne sager vil blive henvist til operatøren, som derfor må kunne besvare forespørgsler herom fra brugerne. Movia iværksætter kundetilfredshedsundersøgelser, som skal hjælpe operatøren og Movia til at yde en endnu bedre service. Movia vil i samarbejde med operatører og institutioner efter en kundetilfredshedsanalyse udarbejde handlingsplaner med fokuspunkter for at sikre en fremtidig bedring af kundetilfredsheden. Movia forventer i øvrigt, at opfølgning på passagerbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Movia og operatørerne.

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 22 6.6 Kvalitetsstyring Movia lægger vægt på, at operatørerne kan sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i driften. Det gælder blandt andet sikring af overholdelse af den planmæssige drift, en god og effektiv kundebetjening og kundeservice samt materiellets vedligeholdelse og rengøringsmæssige standard. Operatøren skal kunne dokumentere, at de stillede kvalitetskrav opfyldes, og opfølgningen skal foregå i tæt dialog mellem operatøren og Movia. Fra Movias side vil der blive fulgt op på kvaliteten ved brugerundersøgelser, klagebehandling og stikprøvekontrol. Movia forbeholder sig i den forbindelse ret til at foretage inspektion i de vogne, operatøren benytter til kørslen. I brugerundersøgelsen lægger Movia vægt på, hvordan brugeren oplever operatørens punktlighed, vognstandarden og chaufførens adfærd. Brugerens tilfredshed er et vigtigt redskab i opfølgningen på kvaliteten. Såfremt der hyppigt opstår forsinkelser eller de stillede krav til vognstandarden ikke overholdes vil Movia sammen med operatøren udarbejde en handlingsplan for, hvorledes fremtidige problemer undgås. Chaufføren er operatørens og Movias frontperson og har derved stor indflydelse på brugerens oplevelse af kvaliteten. Chaufførens adfærd indgår derfor også, som et vigtigt kvalitetsparameter i brugerundersøgelsen. Movia arbejder løbende på at forbedre standarden af den kollektive trafik. Derfor må det forventes, at der i kontraktperioden kan blive stillet øgede krav eller ønsker med hensyn til kundebetjening, uddannelse, information, operatørens egen kvalitetsstyring m.v. I det omfang sådanne øgede krav medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for tilbuddet, har begge parter ret til at kræve forhandling om justering af betalingssatserne. 6.7 Oplysningspligt Operatøren er forpligtet til af egen drift at give Movia oplysninger om samtlige forhold, der eventuelt kan hindre, forstyrre eller true operatørens opfyldelse af den indgåede kontrakt. Operatøren har i øvrigt pligt til at orientere Movia om forhold, der kan have eller få betydning for planlægningen. Tilsvarende har Movia pligt til tidligst muligt at orientere operatøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Operatøren skal umiddelbart underrette Flextrafik Rutes administration om alle driftsuheld, uregelmæssigheder i driften, forsinkelser og lignende, som har betydning for brugerne. Endvidere skal Movia underrettes skriftligt om enhver form for driftsuheld inden 24 timer efter uheldstidspunktet af hensyn til besvarelse af forespørgsler herom fra pressen eller andre. Skriftlige kundehenvendelser m.m. til Movia vedrørende operatøren eller dennes medarbejdere besvares af Movia efter indhentning af udtalelse fra operatøren. Operatøren skal sørge for, at Movia får en

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 23 udtalelse inden max. 3 dage. Henvendelser direkte til operatøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af operatøren, og Movia underrettes ved fremsendelse af kopi af såvel henvendelsen som af operatørens svar. Henvendelser direkte til operatøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Movia til besvarelse. Manglende overholdelse af oplysningspligten, som beskrevet i dette afsnit, er omfattet af Movias sanktionssystem. 7. Afregning Senest den 15. bankdag i måneden fremsender Movia betaling for kørsel udført den foregående måned. Fakturaer der er indsendt til Movia senest den 5. hverdag i måneden indgår i afregningen. Movia fremsender mail med opgørelse over hvilke data, der ligger til grund for afregningen, og indeholder oplysninger om, hvor mange timer og dage der har været udført kørsel den pågældende måned. 7.1 Beregning af betaling Betalingen for den udførte faste kørsel beregnes af Movia med udgangspunkt i de i kontrakten aftalte vogntimer for fast rutekørsel. Betalingen beregnes pr. kørselsdag. I de tilfælde, hvor den faste kørsel over ugens 5 hverdage er forskellig fra dag til dag, beregnes et gennemsnitstimetal som summen af timer på hver af de 5 dage, divideret med 5. Af de enkelte udbudsenheder fremgår det, hvilke institutioner der kan forventes at have differentieret timetal over ugen. Ligeledes kan der være institutioner, hvor en del af brugerne kun skal køres én vej. Derfor beregnes dagens timeforbrug for hele dagen og ikke alene for f.eks. morgenkørsel x 2. Der afregnes udelukkende for antal effektive køredage, hvilket betyder, at afregningsgrundlaget vil blive reguleret for de ruter, der køres i ferieperioderne. Der vil ikke blive afregnet for hele lukkedage. Der afregnes ikke for fremkørsel fra garagen el. lign. til første opsamling eller hjemkørsel til garagen el. lign. fra sidste afsætning. Dette gælder både for fast kørsel, ekstrakørsel og ledsagerbetaling. Kørslen afregnes pr. påbegyndt 15 minutter. Der afregnes ikke særskilt for:

FR6 Udbud af Flextrafik Rute side 24 Kørsel til aflastningsinstitutioner eller aflastningsadresser. Kørslen skal af operatøren indarbejdes i den almindelige ruteplanlægning, idet kørsel til aflastningsadresse ses som et alternativ til at køre til hjemadresse. Praktikkørsel, hvor enkelte institutioner modtager brugere i praktikforløb af kortere varighed. Kørslen til praktiksted udføres af den operatør, som har kontrakt på kørslen til pågældende institution og indpasses i eksisterende ruter. Såfremt praktikstedet er en adresse som ikke er omfattet af dette udbud udføres kørsel til praktikstedet af den operatør, som normalt kører brugeren. Specielle arrangementsdage som kan forekomme, hvor brugere skal møde på andre tidspunkter eller på andre adresser i nærheden af institutionen - f.eks. idrætsdage eller lign. For enhederne 20, 29, 37, 46, 57 og 59 fremsender operatøren en faktura månedlig, som beskrevet under ekstrakørsel. Ekstrakørsel For betaling af ekstrakørsel skal operatøren fremsende en faktura månedsvis, opgjort pr. enhed, bruger, pr ledsager og med specifikation af de enkelte brugers kørsel. Timerne for ekstrakørsel afregnes ud fra den i tilbudsblanketten angivne timepris + 10%. Tidsberegningen baseres på køretid beregnet i http://map.krak.dk/ eller http://here.com/?cid=ovimapsfw-ilc-na-acq-na-map24-dk-na-1#/ eller tilsvarende. Der afregnes for minimum 30 minutter, herefter pr. påbegyndt 15 min. Hvis der foreligger en bevilling fra brugerens betalingskommune om solokørsel, skal operatøren gennemføre denne opgave. Solokørsel afregnes som ekstrakørsel. Solokørsel skal derfor ikke medregnes i tidsestimatet for den faste kørsel. Ruteplanlægning, som resulterer i, at enkelte brugere kører alene, er ikke solokørsel og udløser derfor ikke ekstrabetaling. Akutkørsel i forbindelse med f.eks. sygdom og afregnes som ekstrakørsel. Ledsagerkørsel Hvis operatøren stiller ledsager til rådighed, afregnes denne med et grundbeløb svarende til to timer. Såfremt tidsforbruget er mere end to timer, afregnes ligesom for køretid herefter pr. påbegyndt 15 min. Der afregnes med kr. 400,- pr. time. Eksempel: Hvis det samlede tidsforbrug er 3 timer, afregnes der således kr. 1.200,- i alt. Hvis det samlede tidsforbrug er 1 time, afregnes der således kr. 800,- i alt. Operatøren skal optimere anvendelsen af ledsagere og skal dokumentere, hvilke ledsagere der benyttes til hvilke brugere. Der bliver kun udbetalt grundbeløb én gang pr. dag pr. ledsager.