Recognised for Excellence Vejledning til workshop-bedømmelsen Gældende for pilot-forsøg 2007 Ansøgningsfrist 6. august 2007 Kortlæg jeres fremskridt R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 1 -
Indholdsfortegnelse Afsnit Titel Side 1 Introduktion 3 2 Bedømmelsesforløbet 3 3 Besvarelse af introduktionsdokumentet til jeres organisation 5 4 Informations- og planlægningsdag 6 5 Workshop og site visit 6 6 Feedback rapport og anerkendelse 8 R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 2 -
1. Introduktion Denne vejledning henvender sig til organisationer, der ansøger om anerkendelsen Recognised for Excellence (R4E) og specifikt ansøgere, der vil prøve det nye bedømmelsesformat workshopbedømmelsen som EFQM har introduceret. Vejledningen er blevet lavet for at hjælpe organisationerne til, at forberede sig på en R4Ebedømmelse. Processen i bedømmelsen er, at ansøgeren får besøg af en gruppe uddannede assessorer, på et såkaldt site visit. Gennem workshops og samtaler gives der en ramme for hvad organisationen kan, og har gjort, i relation de forskellige delkriterier i EFQM Excellence Modellen. Gruppen vil afslutningsvis udfærdige en formel bedømmelse, og give jer en skriftlig feedback hvori de identificerer forbedringsområder, samt giver jer en scoringsprofil fordelt på kriterier. Ansøgere der får en samlet score fra assessorerne der er 300 point i RADAR-scoringsmatrix, modtager en formel anerkendelse. Organisationen vil blive tildelt en 3, 4, eller 5-stjernet anerkendelse alt afhængig af den samlede pointtildeling (300, 400 og 500 point). uccesfulde ansøgere vil modtage et diplom som anerkendelse fra EFQM. Endvidere har de ret til at bruge det logo, der hører til det anerkendelsesniveau der er opnået, på brevhoveder, visitkort samt andet reklame materiale. 2. Bedømmelsesforløbet. Der vil være en række af trin, som I skal gennemføre sammen med EFQM eller assessorerne for at komme igennem R4E-bedømmelsen. En beskrivelse af hvad I kan forvente på de forskellige trin i processen, er beskrevet detaljeret i nedenstående sektion 3-5. Forløbet består af et indledende institutionsbesøg i slutningen af august, samt workshop og institutionsbesøg i begyndelsen af oktober. I diagrammet på næste side er forløbets elementer beskrevet. R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 3 -
Procesforløb for workshop-bedømmelse Ansøger sender ansøgning via e-mail og betaler den første rate af ansøgningsgebyret SCKK (assessorudvalget) udpeger 2 assessorer/facilitatorer Ansøger udfærdiger og afleverer dokumentet vedr. Introduktionen til deres organisation. Assessorerne planlægger og udfører besøg En informations- og planlægningsdag afholdt på jeres arbejdsplads 5-6 uger senere ankommer assessorerne/facilitatorerne for at foretage bedømmelse 1 ½ dag selvevalueringsworkshop med et udvalgt team Assessorer planlægger og udfører besøg Pointscore (+/- 300 Points) < 300 points 300 points Feedback Feedback rapport til ansøger Ingen anerkendelse R4E niveau tildeles Feedback Feedback rapport, logo og certifikat for R4E sendes til ansøger R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 4 -
3. Besvarelse af Introduktionsdokumentet til jeres organisation Først og fremmest skal I færdiggøre introduktionsdokumentet, hvori I skal beskrive og introducere jeres organisation. Dette skal herefter sendes til SCKK før bedømmelsesprocessen kan starte. En elektronisk skabelon kan findes på SCKK s hjemmeside (www.sckk.dk). Dokumentet fylder 5-6 sider og skulle gerne kunne færdiggøres på kort tid, da informationer handler om organisationens dagligdag. Introduktionen til jeres organisation vil udgøre de første informationer assessorerne modtager omkring jeres organisation. Beskrivelsen skal give et basalt billede af jeres organisation før informations- og planlægningsdagen. Informationerne til denne dag vil basere sig på de i dokumentet videregivet oplysninger. Alle dele af ansøgningsskemaet, der kan ses nedenfor, skal udfyldes. Hvis I er forhindret i at beskrive alle dele skal i skrive ikke oplyst, så det er tydeliggjort, at I har vurderet den specifikke kategori og ikke blot overset den. Spørgsmålskategorier fra RECOGNISED FOR EXCELLENCE vedrørende introduktionsdokumentet til jeres organisation. Kategori Kontaktperson Nødvendige oplysninger Adresse og vigtigste kontaktoplysninger i organisationen. Det er disse organisationskontakter SCKK og assessorerne sætter sig i forbindelse med for, at arrangere besøget i organisationen. Organisationslogistiske detaljer Informationer om ledelsen. Information om organisationstype. Hvor mange ansatte, hvor mange enheder/kontorer, kort beskrivelse af organisationen. Organisationens formål og forrentningsmiljø Information der positionerer jeres organisation. Kræver oplysninger om organisationens mission, formål, vision, værdier, beskrivelse af de services eller produkter I producerer, strategiske mål, identificering af kerneprocesser og oplysninger om hvorvidt og i hvilken grad i er konkurrenceudsat. Organisationens eksterne interessenter Oplysninger om kunderne, partnere, regulerende myndigheder samt andre eksterne interessenter eller organisationer I har relation til. Organisations initiativer Organisationsdiagram Oplysninger om de initiativer og redskaber som I har, eller planlægger at implementere. Eksempler herpå; ISO standarder, BSC, andre selvevalueringer etc. Indsæt en grafisk illustration over jeres organisation(det må gerne være en separat fil hvis det er lettere). 4. Informations- og planlægningsdag R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 5 -
Når I har udfærdiget ansøgningen får I oplyst en dato for hvornår, assessorerne kan komme på besøg til en informations- og planlægningsdag. Denne dag handler på den ene side om, at assessorerne skal bygge videre på de informationer I har videregivet i introduktionsdokumentet vedrørende jeres organisation. På den anden side handler dagen om, at planlægge resten af forløbet, der består af, at forberede og afholde workshop og site visit på institution. Assessorerne vil medbringe en dagsorden for dagen som vil se således ud: 11:00 17:00 1. Introduktion til workshop ved Assessorerne 15 minutter 2. Introduktion af organisationen & assessorerne 1 time 3. Planlægning af processen for bedømmelsesbesøget 30 minutter Frokost (arbejdsfrokost el. kort pause) 4. Planlægning af besøg 3 4 timer a. Indsamling af materialer / workshop-forberedelse b. Deltagere udpeges og roller tildeles c. Dagsorden for besøget inkl. aftaler med nøglemedarbejdere d. Godkendelse af næste skridt N.B. Tiderne er kun forslag og indikerer et minimum af tidsforbrug for workshoppen. Assessorerne diskuterer den eksakte tidsplan og detaljer med jer i forbindelse med planlægningen af besøget. Understøttende materiale (se nedenstående) vil blive fremlagt i løbet af dagen til hjælp for forberedelsen vedrørende bedømmelsen og besøget. Ved afslutningen på dagen skal alle være klar over hvad de skal og have en plan for hvordan de forbereder bedømmelsen og besøget. 5. Workshop og site visit 5-6 uger efter informations- og planlægningsdagen vil workshop og site visit finde sted. Formatet for bedømmelsen vil være aftalt med SCKK ved ansøgningstidspunktet. Tidspunktet for bedømmelsen og besøget vil blive aftalt mellem assessorerne, SCKK og jer som ansøger. Forberedelse af dokumentation Det er vigtigt at assessorerne kan finde de data og informationer, der understøtter kriterierne, hvilket skabelonen hjælper med til. På informations- og planlægningsdagen bliver organisationen introduceret til skabelonen for workshop-bedømmelse. Skabelonen er udarbejdet, så den kan hjælpe workshopdeltagerne med at forberede sig på bedømmelsen og aktiviteterne i forbindelse med workshoppen, og identificere de indsatser og resultater, der kan understøtte bedømmelsen. Skabelonen vil blive brugt under bedømmelsen, som ramme for at bestemme styrker og finde frem til forbedringsområder. Assessorerne skal have tilsendt den udfyldte skabelon, før de for anden gang besøger institutionen. Den udfyldte skabelon hjælper assessorer til at forberede sig og planlægge besøget. Et eksempel på hvordan man udfærdiger skabelonen kan ses på næste side. R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 6 -
Eksempel på udfyldt workshop skabelon for et indsats-delkriterium Delkriterier 1a Ledere udvikler mission, vision, værdier og etik og er forbilleder for en excellencekultur Relevante fremgangsmåder 1. Strategi- og forrentningsplanlægningsmøder 2. Organisationsværdier 3. Ledelsestræning for alle chefer 4. 360% feedback til alle chefer 5. Forbedringsprojekte r Udbredelse (%) 1. 100% 2. 85% 3. 75% 4. 90% 5. 50% Evaluering og vurdering 1. Årligt under strategigennemgang 2. Årligt under strategigennemgang 3. Træning er ny og endnu ikke evalueret 4. Tilgang gennemgået ved slutningen af år 1 5. Involvering fra projekt- & ledelsesteams gennemgås ved kvartalsvise møder Dokumentation og eksempler 1. Antallet af minutter der er blevet afholdt strategimøder i 2. Antallet af minutter der er blevet afholdt strategimøder i, medarbejder-håndbog, intranet 3. Antallet af kurser og deltagelsesprocent 4. notatgennemgang og introducerede forbedringer, tilfredshedsresultater, mål, kvartalsvis gennemgangsmøder, notater fra teams Eksempler på udfyldt workshop skabelon for et resultat-delkriterium Delkriterier 6a. Kundernes opfattelse Relevant dokumentation 1. Feedback på kunderundersøgelse 2. Feedback fra fokusgruppe 3. Klage og komplimenter Trends Mål Sammenligninger Omfang 1. 3-årig positive trends for de fleste parametre 2. God over to år 3. Klager viser negativ trends over 4 år 1. Mål sættes og opnås for nogle parametre 2. Ingen mål sat 3. Mål sat, klager modtaget 1. Sammenlign med lignende organisation-er 2. Ingen sammenligning 3. Ingen sammenligning 1. Alle kunder og afdelinger 2. Kun nøglekunder 3. Alle kunder og afdelinger Site visit og workshops. Et site visit starter med, at der afholdes en workshop. Under workshop-forløbet vil assessorerne agere som facilitatorer for at sikre, at alle kriterier dækkes, og at alle har en chance for at komme med input til diskussionerne. Workshopdeltagere kan både være ledelse og medarbejderne, og det er ofte en god ide, at tage forskellige deltagere med, der repræsentere forskellige afdelinger, kontorer, teams etc. Efter workshoppen vil assessorerne interviewe udvalgte personer i organisationen for at fastlægge institutionens niveau i forhold til RADAR. s scoringssystem. R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 7 -
Hvis assessorerne ønsker at tale med den øverste ledelse i organisationen, vil det være blevet aftalt, så vidt det er muligt, i forbindelse med informations- og planlægningsdagen alle aftaler skal overholdes. Dette til trods vil assessorerne ikke være i stand til, at bekræfte alle deres aftaler indtil efter workshoppen, og møderne med de udvalgte medlemmer i organisationen kan risikere at blive aftalt kort forinden de vil finde sted. Møder og interviews bliver brugt til eksempelvis, at: Følge en proces gennem organisationen fra start til slut for at forstå hvordan den virker Teste udbredelsen af en eller flere aktiviteter på alle relevante områder Bekræfte eller supplere med information Se efter best practice Organisationen kan eventuelt bidrage til assessorernes arbejde med en guide, men den må under ingen omstændigheder influere på møderne eller interviewene. Ved afslutningen på besøget vil assessorerne afholde et kort afsluttende møde. Ved dette møde vil assessorerne ikke oplyse ansøger, om hvorvidt besøget har været succesfuldt, men der er mulighed for, at modtage et overordnet indtryk fra deres besøg og få en indikation af, hvad næste skridt indebærer. 6. Feedback rapport og anerkendelse Efter besøget vil assessorerne forberede en feedback rapport, som vil blive sendt til direkte til jer fra SCKK. Rapporten vil være baseret på de 9 kriterier fra EFQM Modellen, med et overblik over de grundlæggende koncepter i Excellence, og bidrage med detaljer over de områder hvor I har klaret jer godt, og hvor der stadig er plads til forbedringer. Derudover vil I også modtage jeres pointscore I forhold til RADAR s scoringssystem. Succesfulde organisationer, der bedømmes at være på henholdsvis 300, 400 eller 500 point, vil modtage anerkendelsen Recognised to Excellence med enten 3, 4 eller 5 stjerner. Anerkendelsen vil blive overrakt på Kvalitetsprisens 10 års jubilæum d. 15. november 2007. Har du stadig spørgsmål? Så er du meget velkommen til at kontakte os og spørge os direkte: Mads Biering-Sørensen e-mail mbs@sckk.dk tlf. 33 18 69 82 Hanne Dorthe Sørensen e-mail hds@sckk.dk tlf. 33 18 69 86 Anne Hegner e-mail abh@sckk.dk, tlf. 33 18 69 85 R4E workshop bedømmelsesformat - Vejledning for ansøgere - 8 -