Notat Til: edag arbejdsgruppen Kopi til: Fra: IT- Dato: 28.04.2003 Vedr.: edag i Aalborg Kommune Mandag d. 1. september 2003 er fastsat som edag for alle offentlige myndigheder. edag er aftalt mellem regeringen, KL, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune efter anbefaling fra bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning. Aftalen indebærer, at alle myndigheder i stat, amt og kommune fra den 1. september 2003 har ret til at sende breve og dokumenter digitalt til andre myndigheder. Tilsvarende har offentlige myndigheder ret til at kræve, at andre myndigheder sender digitalt til dem. På IT-gruppens møde den 20. marts blev det aftalt, at edags projektet i Aalborg Kommune ud over det, der er omfattet af den nationale edag 1 også skal omfatte etablering af mindst 1 sikker e-mail postkasse pr. forvaltning samt gennemførelse af en intern Aalborg Kommune edag. Også informationsudveksling med borgere og virksomheder tænkes ind i projektet. Det blev endvidere aftalt, at projektet etableres med en koordinerende projektledelse fra IT- og decentrale edags ansvarlige i forvaltningerne. Dette notat beskriver handlingsplanen for hvordan projektet kan gennemføres, således, at Aalborg Kommune senest med udgangen af august måned kan erklære sig edags parat. Projektets formål og succeskriterier Jf. regeringens pressemeddelelse den 22. november 2002 er målet med edagen: en hurtigere og sikrere sagsbehandling på tværs af de offentlige systemer og at spare porto og papirflytning. For Aalborg Kommune er projektets formål endvidere at bidrage til realisering af kommunens IT-vision (på lige fod med de øvrige digitaliseringsprojekter). 1 Den nationale edag omfatter udveksling af informationer mellem offentlige myndigheder. Undtaget fra edag er dokumenter: Der indeholder følsomme oplysninger om borgerne eller andre fortrolige oplysninger, f.eks. borgernes CPR-numre Hvor der i lovgivningen stilles særlige krav til dokumentet, f.eks. hvor underskrifter specifikt nævnes som forudsætning for gyldighed Der ikke foreligger i digital form hos afsender, f.eks. kopier af breve fra borgere eller andre myndigheder Side 1 af 8
Regeringen forventer: "at helt op til 75% af den kommunikation, der i dag foregår papirbaseret mellem offentlige myndigheder, flyttes til digital kommunikation. 40% skal allerede være nået inden for de første seks måneder. Handlingsplanen lægger op til, at der i forbindelse med projektet gennemføres målinger, som skal synliggøre, hvorvidt Aalborg Kommune efter den 1. marts 2004 har reduceret mængden af papirpost med de 40 %. Det kan i øvrigt overvejes at opstille egne succeskriterier (for kommunen eller forvaltningen) f.eks. reduktion af intern papirpost, portobesparelser el.lign. Det anbefales at evt. egne succeskriterier opstilles, når der er etableret et overblik over de eksisterende postgange (efter gennemførelsen af før-målinger jf. nedenfor). Hvad opnår Aalborg Kommune med projektet: Aalborg Kommune er ambassadørinstitution for edagen. Dermed forventes, at Aalborg Kommune går foran med at omlægge eksisterende papirbaseret kommunikation til elektronisk kommunikation. Som ambassadørinstitution profileres Aalborg Kommune gennem Den Digitale Taskforce som en foregangskommune, der er med til at trække i den rigtige retning hen mod digital forvaltning. Ved at supplere den officielle edag med en intern edag sættes der fokus også på den måde vi internt udveksler information på i kommunen. F.eks. at udskrift, kopiering og distribution af dokumenter (i det omfang det stadigt forekommer) erstattes med elektronisk rundsending eller udgivelse på intranet. Et tiltag som yderligere forstærkes med indførelsen af edoc. Etablering af sikre postkasser giver mulighed for at dokumenter, som ellers - på grund af manglende sikkerhed - ikke kunne sendes elektronisk, nu faktisk kan sendes elektronisk. Forudsætningen er, at både afsender og modtager er i stand til at håndtere sikkerheden (har digital signatur). Det betyder, at borgere, der ønsker at kommunikere på e-mail med kommunen nu har mulighed for det også når det handler om personfølsomme data. Ligeledes vil dokumenter med følsomme data kunne udveksles med andre offentlige institutioner, der også har etableret sikre postkasser (f.eks. Nordjyllands Amt). Regeringen har, jf. ovennævnte pressemeddelelse, bebudet, at: Nye edage vil følge i takt med nye teknologiske muligheder. For eksempel når udbredelsen af digitale signaturer muliggør sikker kommunikation internt i den offentlige sektor og med borgere og virksomheder. Ved at etablere sikre postkasser og inddrage følsomhedsaspektet i forbindelse med de forestående postanalyser, er Aalborg kommune godt forberedt til den næste edag. Sammenhæng med andre projekter Projektet er langt overvejende et organisatorisk projekt, der sætter fokus på hvordan eksisterende post- og arbejdsgange kan tilpasses, så de i højere grad understøtter elektronisk informationsudveksling. Der er derfor en naturlig tilknytning til edoc-projektet. I det omfang det med tiden bliver muligt for organisationer og virksomheder at modtage dokumenter i eboks, vil der også være en mulig tilknytning til dette projekt. Projektets organisering IT- varetager den tværgående ledelse af projektet. De edag-ansvarlige i forvaltningerne varetager projektledelsen decentralt og sikrer projektorganisering i egen Side 2 af 8
forvaltning. Der etableres en koordinationsgruppe bestående af IT-kontorets projektledere og forvaltningernes edag-ansvarlige. Principielle, tværgående problemstillinger håndteres gennem IT-Gruppen og Direktørgruppen. Problemstillinger og beslutninger i.f.t. lokale anliggender håndteres gennem forvaltningens beslutningssystem (FL, HSU m.m.). Den tværgående projektledelse er ansvarlig for det, der er fælles for alle forvaltninger. F.eks. etablering af sikker e-mail løsning, udarbejdelse af overordnede rammer og værktøjer til projektets forskellige delopgaver m.m. I forhold til udførelse af de forvaltningsspecifikke opgaver (postanalyse, retningslinier, m.m.) og håndtering af decentrale beslutningsprocesser ligger ansvaret hos forvaltningens edag-ansvarlige. Side 3 af 8
Projektets opgaver og overordnede tidsplan Før-måling Der gennemføres optælling af, hvor meget kommunikation der i dag foregår papirbaseret. Der skelnes i optællingen mellem: AK andre off. Myndigheder AK Borgere AK Virksomheder AK AK Optællingen skal sikre et sammenligningsgrundlag for en tilsvarende optælling ca. 1. marts 2004 for at måle om de opstillede mål er nået (hvor stor den faktiske besparelse er) Før-målingen kan gennemføres som en del af postanalysen (se nedenfor) April maj 2003 Det er på projektgruppens møde den 25/4 aftalt, at førmålingen alene gennemføres som en opgørelse af portoudgiften for maj 2003. I maj 2004 gennemføres en tilsvarende opgørelse af portoudgiften. Postanalyse Der foretages en kortlægning af primært udgående, sekundært indgående post. Herunder: - posttyper - postmængder - postmodtagere - er der særlige forhold der gør sig gældende (f.eks. følsomme oplysninger, krav om underskrift m.m.) Analysen kan koordineres med evt. lignende tiltag i forbindelse med edoc projektet. April maj 2003 Det er på projektgruppens møde den 25/4 aftalt, at postanalysen gennemføres som en kvalitativ analyse jf. Skema til kortlægning af udgående post (sidst reviderede udgave er klar den 30. april). Forvaltningens samlede resultat af postanalysen afleveres til IT- senest den 19. maj. Side 4 af 8
Vurdering af fremtidig posthåndtering På baggrund af postanalysens resultat vurderes fremtidige postgange. Hvad skal fremover sendes: - elektronisk - papirbaseret - krypteret Hvad skal evt. udgives på www.aalborg.dk Er der evt. behov for i en senere fase at oprette lukkede sider på www.aalborg.dk? Maj 2003 Arbejdsgruppen anbefaler, at der i videst muligt omfang arbejdes hen imod en fælles løsning for Aalborg Kommune Praktisk organisering På baggrund af redegørelsen for den fremtidige posthåndtering og den konkrete løsning for sikre postkasser (se nedenfor) skal den praktiske organisering omkring sikker e-mail og webudgivelser tilrettelægges f.eks.: - hvilke filformater skal anvendes? - hvem publicerer på nettet? - retningslinier for aflevering af materiale til webudgivelser - hvordan sikres, at webudgivelser fjernes, når de ikke længere er aktuelle? - etc. - hvordan skal arbejdsgangen tilrettelægges omkring modtagelse og afsendelse af sikker e-mail gennem forvaltnings-postkasser? herunder den praktiske organisering omkring journalisering og arkivering af krypteret og signeret e-mail? - etc. Koordinering med edoc projektet, RAS en m.m. Maj juni 2003 Arbejdsgruppen anbefaler, at der i videst muligt omfang arbejdes hen imod en fælles løsning for Aalborg Kommune Side 5 af 8
Udarbejdelse af retningslinier Med udgangspunkt i redegørelsen for fremtidig posthåndtering og forslaget til den praktiske organisering formuleres retningslinier for intern og ekstern kommunikation. Det omfatter bl.a. opdatering af eksisterende e-mail politikker herunder en revurdering af nuværende retningslinier for, hvordan e-mail håndteres i forbindelse med fravær, ferie o.lign. Koordinering med edoc projektet, RAS en m.m. Juni 2003 Arbejdsgruppen anbefaler, at der i videst muligt omfang arbejdes hen imod en fælles løsning for Aalborg Kommune Etablering af sikre postkasser Gennemgang af e- mail sikkerheden (installationen) Der etableres 1 sikker e-mail postkasse pr. forvaltning. Det indebærer bl.a. anskaffelse og implementering af nødvendigt hard- og software samt 6 virksomhedscertifikater af OCESstandarden. Valg af løsningsmodel skal koordineres med tilrettelæggelse af den praktiske organisering omkring sikker e-mail (se ovenfor). Sikkerheden og kapaciteten ved kommunens e-mail installation gennemgås med henblik på at sikre fundamentet for en øget e-mail trafik. Herunder vurderes bl.a. backup, logningsprocedurer, dimensionering m.m. Den eksisterende IT-sikkerhedspolitik bør endvidere gennemgås med henblik på evt. revidering. April-juni 2003 IT- i samarbejde med IT-Centret Såfremt nogle forvaltninger ønsker en udvidet løsning f.eks. flere sikre postkasser eller medarbejdercertifikater bistår IT-, efter edag projektets afslutning, gerne i sådanne projekter (omfang aftales nærmere). April-juni 2003 IT- i samarbejde med IT-Centret Side 6 af 8
Forhåndsaftaler For at komme godt fra start med edagen, kan det være hensigtsmæssigt at træffe forhåndsaftaler med de nærmeste samarbejdspartnere f.eks. Nordjyllands Amt, Told& Skat m.fl. Juni - August 2003 IT- i samarbejde med forvaltningernes edag ansvarlige Flere andre kommuner og offentlige institutioner (bl. NJA) er også godt på vej med at etablere sikker e-mail kommunikation. Her kan der aftales områder, hvor følsomme data kan udveksles elektronisk i krypteret form (evt. på forsøgsbasis til en start). Implementering i organisationen Retningslinier for kommunikationen, reviderede e-mail politikker o.lign. skal gøres kendt og accepteret blandt medarbejderne. Det kan f.eks. ske gennem orientering på AKINFO, informationsmøder, drøftelse på kontormøder o.lign. August 2003 En intern edag kan evt. sættes i værk primo/medio august. ansvarlige i samarbejde med IT- Det er på projektgruppens møde den 25/4 aftalt, at både intern og ekstern edag bliver den 1. september. Uddannelse Der skal sikres den nødvendige uddannelse af nøglemedarbejdere (f.eks. bestyrere af sikre postkasser og ansvarlige for webudgivelser) August 2003 IT- for uddannelse af nøglemedarbejdere. Efter behov kan der etableres uddannelse af slutbrugere. Forvaltnigernes edagansvarlige for uddannelse af slutbrugere Ekstern kommunikation Ændringer omkring postgange skal meldes ud til samarbejdspartnere. F.eks. hvilke dokumenter der fremover afsendes hhv. elektronisk og papirbaseret, samt hvilke dokumenter kommunen fremover ønsker at modtage elektronisk. August 2003 IT- i samarbejde med forvaltningernes edag ansvarlige Endvidere bør der orienteres gennem pressen. Der tages stilling til, om der skal ske yderligere markedsføringstiltag. Side 7 af 8
Opfølgning/eftermålinger Der gennemføres en postoptælling identisk med postoptællingen under før-målingen. På baggrund af de to optællinger synliggøres, hvorvidt edagen har haft den forventede effekt om de opstillede mål er nået. April 2004 Side 8 af 8