Hvidovre, den 28. november 2013 Referat Den 26. november 2013 HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 23 Mødested: Afdeling: Hvidovrevej 327, kælderen Mødetid kl. 17.00 Efterfølgende julefrokost med ægtefæller. Vi mødes kl. 19.00 foran Tivoli Deltagere: Lars Holm Klitgaard Christel Halberg Jan Bo Rasmussen Tommy Gjøl Mia Hansen Lone Lund-Rasmussen Lisbeth Dam Larsen Teit Svanholm formand FA09 FA09 FA09 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat 3. Meddelelser fra formanden 4. Meddelelse fra direktøren (bilag 1 og 2) 5. Orientering fra afdelingerne 6. Orientering fra udvalgsposter 7. Drøftelse af trækningsret til renoveringsprojekt (bilag 3) 8. Lukket punkt 9. FA09 10. To do liste 11. Fællesmøde med Hvidovre kommune 12. Eventuelt 1. Valg af dirigent Lone Lund-Rasmussen blev valgt som dirigent. 2. Godkendelse af sidste referat Organisationsbestyrelsen godkendte sidste referat uden bemærkninger. 1
3. Meddelelser fra formanden 3.1. Organisationsbestyrelsen opfordrer alle afdelingsbestyrelser til at gennemgå afdelingernes vedligeholdelsesregler, således at disse kan ajourføres. Vedligeholdelsesreglerne er ikke ajourført. Niveau for vedligeholdelse skal fastlægges. Afdelingsbestyrelserne kan kontakte Kasper Nørballe for paradigma. 3.2. Drøftelse af reglerne for, hvornår der skal være urafstemning. Et flertal på beboermødet skal godkende det, hvis et forhold skal til urafstemning. Afdelingsbestyrelserne kan kun beslutte urafstemning om forhold den selv kan træffe beslutning om selv. Ligeledes skal der være flertal, hvis der er nogen der kræver skriftlig afstemning. Bortset fra ved personvalg. 3.3. Computere og bredbånd til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen kan bede om at få en computer eller en i-pad. Maksimumbeløbet blev fastsat til kr. 6.000. Printerpatron og papir betales ligeledes af Hvidovrebo. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ligeledes betales for én internetopkobling til enten computer eller i-pad. Computer/i-pad skal afleveres til Hvidovrebo, når man udtræder af organisationsbestyrelsen. Organisationsmet kan frikøbe computer/ipad til den nedskrevne værdi. Computer/i-pad afskrives over 3 år. Kvittering afleveres til administrationen. Opkobling via TDC skal ordnes i administrationen. 3.4. Orientering af afdelingsbestyrelsen, inden større arbejder påbegyndes i afdelingen. 2
Ejendomsmesteren skal advisere afdelingsbestyrelsen før større arbejder igangsættes. Disse er normalt aftalt i budgettet. 4. Meddelelse fra direktøren Økonomi Statistik vedrørende Trækningsretten 2013-2018 vedlægges som (bilag 1). Skadestatistik for ejendomsforsikring vedlægges som (bilag 2). Trækningsretten og dispositionsfonden blev gennemgået af Teit Svanholm. Fremover skal dispositionsfonden betale en del af lejeledighed og tab på fraflyttere. Det betyder, at midlerne udhules. Der var ingen bemærkninger til skadesstatistikken. 5. Nyt fra afdelingerne Afdeling 1 Muligheder for ændring af regnvandsafledning til faskine i haven er under afklaring. Formålet er at hindre eget tagvand i kælderen under skybrud (de etablerede højvandslukkere hindrer ved skybrud regn- og kloakledningerne i at blive presset op i kælderen gennem gulvafløb m.v.). Endvidere skal der søges først om tilladelse hos Hvidovre kommune herefter hos HOFOR for tilbagebetaling af tilslutningsbidrag. Afdeling 2 Finansiering af skybrudssikring godkendt af organisationsbestyrelsen og efterfølgende godkendt af afdelingsbestyrelsesmødet. Arbejdet er netop igangsat. Der er skiftet dørtelefonanlæg i en opgang. Efter aftale med bestyrelsen er murværk i loppen repareret. 3
Der har været gentagne indbrud i kælderrummene. Døre og låsetøj er eftergået i alle blokke, så låsene fungerer og ikke kan slås fra. Afdeling 3 Udvendig trappe er frostsprængt, og diverse reparationer er nu igangsat. Der er indhentet tilbud på reparationer og udskiftning af rækværker, Defekt vaskemaskine og kælderbelysning udskiftet. Afdeling 4 Finansiering af skybrudssikring er godkendt af organisationsbestyrelsen og efterfølgende godkendt af afdelingsmødet. Arbejdet er igangsat november 2013. Afdeling 5 H.S. Hansen, der som underentreprenør har udført karnappens facadepartier, har erkendt, at der er sket en fejl og har efterfølgende udefra skilt alle samlinger af og udført tætning. Efter åbning af hulrummet under stueetagens karnapgulv, har BNS som hovedentreprenør indvilget i at udføre en tætning. Afklaring af løsning pågår hos Ai. BNS har i september udført tætning af tagfod. Dette har ikke givet den fuldt ønskede effekt. Der er modtaget tilbagemelding fra 3 ud af 8 taglejligheder om fortsatte trækproblemer. Afdeling 6 På et ekstraordinært beboermøde den 30. oktober 2013 har beboerne stemt ja til tagrenovering inkl. mekanisk udsugning og solceller til både fællesstrøm og beboerne. Godkendelsen forudsætter tilskud fra trækningsretten og fritagelse for G.indskud. Der er aftalt gennemgang med Landsbyggefonden den 3. december 2013. Erhvervslejemålet Strandmarksvej 27 A (tidl. EBO) er genudlejet pr. 1. februar 2014. 4
Organisationsbestyrelsen er ikke interesseret i at leje kælderen, hvilket meddeles lejer. Afdeling 7 Rotter er igen observeret. Fire rotter er fanget. To i køkkener og 2 ude. Køkkenbrønde udskiftes. Renovering af ventilbrønd for fjernvarme udført. Renoveringen medførte store problemer med luft i varmesystemet, så ejendomsfunktionærerne har haft travlt med udluftning af radiatorerne hos mange beboere. I forbindelse med gravearbejder for ventilbrønd er der udført trækrør under jord mellem garager og kontorbygning for videoovervågning. 3 ud af 4 videokameraer er allerede opsat. Det sidste opsættes i november 2013. Efter aftale med afdelingsbestyrelsen skal der ikke klippes hæk i efteråret. Tagryg blæst ned under stormen i oktober 2013. 4 huller i taget er repareret. Maling af legeplads skal ske inden 1. marts 2014, hvis garantien fortsat skal gælde. Malingen er købt og arbejdet udføres af beboerne ifølge aftale med afdelingsbestyrelsen. Der har været urafstemning om B-ordning og hund. Begge forslag faldt. Afdeling 8 Trods forskellige tiltag er det ikke lykkedes at komme ventilationsstøjen til livs. Rådgivende ingeniør Holmsgaard har derfor gennemgået anlæggene og konstateret, at de er voldsomt overdimensionerede. I første omgang udskiftes et anlæg som anbefalet, og samtidig som en midlertidig g billigere løsning forsynes to anlæg med støjdæmpende styring. Resultatet vurderes, og vil danne grundlag for afsætning i DV-plan 2015. Afdelingen overgår til B-ordning 1. januar 2014 i familie- og ungdomsboliger. Ældreboligerne forbliver på A-ordning. Urafstemning om hund blev nedstemt. 5
Afdeling 9 Der har tidligere været klaget over rengøringen, og man har nu prøvet Bergs Rengøring, som indtil videre fungerer tilfredsstillende, Der er blevet malet træværk på altaner og terrasser. 6. Orientering fra udvalgsposter Christel Halberg oplyste, at Strandmarkshave Børnehave har meddelt, at de har problemer med, at der kommer vand ind. Ejendomsmesteren har overtaget sagen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at Tommy Gjøl overtager bestyrelsesposten frem til næste generalforsamling i Danalunds Ungdomshus. 7. Drøftelse af trækningsret til renoveringsprojekt og fritagelse for G- indskud (Bilag 3) Godkendelse af trækningsret samt nedsættelse af G-indskud. Sagen er rejst i LBF. Organisationsbestyrelsen godkendte støtten. Beløbet bliver mindre, såfremt vi får støttede lån. 8. Lukket punkt Vedlægges. 9. FA09 Der er indkaldt til bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. På mødet vil momsproblematikken blive drøftet, fordi revisor er kommet med et forslag, der kan gøre FA09 momsfri. 6
10. To do liste Administrationen har udarbejdet udkast til nye vedtægter. Der skal afholdes fællesmøde med alle afdelingsbestyrelserne om vedtægter i januar/februar 2014. Mødet er aftalt til 3. februar 2014, kl. 18.00. Lars Holm Klitgaard ordner mødet i Stævnen. Lone Lund-Rasmussen indkalder afdelingsbestyrelserne. Bjarne Zetterstrøm (BL) vil komme med et oplæg. 11. Fællesmøde med Hvidovre kommune Det årlige fællesmøde for boligorganisationerne i Hvidovre kommune finder sted torsdag den 5. december 2013 kl. 17.30-20.30. Dagsorden for mødet er afleveret. Tommy Gjøl, Jan Bo Rasmussen og Lars Klitgaard deltager. Lonni Hansen deltager fra administrationen. 12. Eventuelt Næste møde afholdes tirsdag den 4. februar 2014 kl. 16.00. Fremover skal organisationsbestyrelsen orienteres ved alle beboermøder, således de kan vurdere om de bør deltage. Rafn og Søn kører de sager Hvidovrebo har vedrørende ejendomsvurdering. Der har været stillet spørgsmål til afd. 2s budget, fordi det af oversigten fremgår, at der er forskellig husleje i lejemål, der er ens. Administrationen har oplyst, at den fremsendte budgetoversigt over huslejen er forkert. Der opkræves ens leje. YouSee er forhandlet på plads. Alle afdelinger betaler samme pris for grundpakken m.v. Næste dagsorden: Huslejen i afd. 8 skal drøftes. Der afleveres en tilstandsrapport til Lisbeth Dam Larsen. Christel Halberg og Mia Hansen kommer med et oplæg sammen med administrationen. 7