Aarhus Universitetshospital Juni 2012 Fejlretning EPJ-organisationen fremadrettet MidtLink for alle Efterimplementering Nyt i råd og grupper Næste version af MidtEPJ Grønt System lukkes Integration til MADS Ustabil drift Korrespondancebreve til røntgen og patologi Indskanning Ankomstregistrering Velkommen til Apropos MidtEPJ det fælles EPJ-nyhedsbrev for Aarhus Universitetshospital. Fejlretning MidtEPJ er nu fuldt implementeret efter 1½ års forberedelsesarbejde i afdelingerne på AUH. Med implementeringen følger en hverdag og et arbejde med at få håndteret fejllisterne i MidtEPJ. Det drejer sig om at få dokumenteret de manglende diagnoser, procedurekoder osv. Derudover skal kladder og resultater, der ikke er knyttet korrekt til et patientforløb, håndteres. Vi er nødt til at have fokus på den store mængde af forskellige registreringsfejl, der er i MidtEPJ, og hospitalsledelsen har derfor besluttet, at der skal gennemføres en halvårsafslutning i forhold til EPJ-fejl, således at fejllisterne bliver nedbragt til et minimum. Halvårsafslutningen vil løbe fra den 12. juni til den 15. september 2012. Der er flere konsekvenser af den store fejlmængde: Den opgjorte DRG produktion bliver usikker, hvilket har store konsekvenser i forhold til hospitalets løbende økonomi og aktivitetsstyring. Afregningen påvirkes og den ressourcekrævende indsats, der sædvanligvis lægges i forbindelse med den almindelige årsafslutning risikerer at blive så omfattende, at vi ikke når i mål, hvis vi ikke sætter ind nu og får mængden af registreringsfejl væsentligt reduceret. Afdelingerne er allerede orienteret om dette og er gået i gang med arbejdet. Status på fejllister kan løbende følges på intranettet under ledelsesinfo. EPJ-organisationen fremadrettet I tiden drøftes den fremtidige EPJ-organisering ved AUH. Vi skal gå fra at være en implementeringsorganisation til at være en driftsorganisation. De overordnede linjer er drøftet ved møde i EPJ-rådet den 4. juni 2012. Ved næste møde i EPJ-rådet den 10. september forventes rammerne for EPJorganisationen at blive endeligt vedtaget. Nyhedsbrevet sendes til EPJorganisationen på Aarhus Universitetshospital. Kontakt: EPJ-konsulent Thomas Engsig-Karup Sundheds-It thomengs@rm.dk 1 Sundheds-It har nu organiseret EPJ-arbejdet i 3 team: Klinisk team Ansvarsområder inden for den kliniske del af MidtEPJ - medicin, klinisk proces, rekvisition og svar. Administrativt team Ansvarsområder inden for den patientadministrative del af MidtEPJ og booking.
KAS-team (Klinisk Applikations Support) Ansvarsområder inden for anvendelsessupport og undervisning MidtLink for alle Vores interne brugerdrevne support community MidtLink - åbnede mandag den 4. juni op for alle brugere på Aarhus Universitetshospital og på Hospitalsenheden Horsens. Vi er glade for at se, at endnu flere kolleger har valgt at kigge forbi MidtLink siden da, faktisk er vi i skrivende stund i alt 2404 aktive brugere fra AUH, som kan hjælpe hinanden med at dele viden omkring MidtEPJ. Som I måske nok har bemærket rundt omkring på AUHs matrikler, har vi i de forgange uger uddelt omkring 400 kuverter med 10 invitationskort i hver samt MidtLink t-shirts og plakater. Vi har udloddet giv-videre præmier, til de af jer, som først får flest modtagere af disse invitationskort aktiveret i MidtLink. Læs mere om dette på MidtLink bloggen: http://blog.midtlink.dk/2012/06/nu-skal-vi-alle-sammen-pa-midtlink/ Regionens hospitalsdirektører på MidtLink bloggen Når I besøger MidtLink bloggen, vil I måske bemærke, at den er blevet tværregional. I forbindelse med at vi i denne uge inviterer de øvrige regionssygehuse til at være med i MidtLink-projektet, har vi nemlig oprettet en side på bloggen til hver hospitalsdirektør i region Midtjylland. På bloggens forside kan du også se den nye animations video som viser hvordan MidtLink er tænkt til at kunne hjælpe os med at dele viden og dermed høste den kollektive intelligens over hele AUH - og snart også regionen. Patienthistorier og Arbejdsmiljø på MidtLink I denne måned afholder vi workshops med hhv. HR Arbejdsmiljø og Kvalitetsafdelingen, da der ligger et stort potentiale for, at MidtLink, også på disse områder, kan bidrage til større åbenhed og vidensdeling. 2 Patienthistorier er et initiativ som har til formål at høste den kollektive intelligens omkring patienter og pårørendes oplevelser med hospitalet, således
at vi som hospital kan drage optimal nytte af den lærerige respons, som vi alle modtager til daglig. Arbejdsmiljø er allerede en virtuel organisation, som vil kunne nyde godt af at kunne samarbejde og dele viden på tværs af matrikler og afdelinger mellem de fysiske møder. Ligesom vi hjælper hinanden med spørgsmål til MidtEPJ, kunne man forestille sig, at vi som medarbejdere også hjælper hinanden med at skabe et bedre arbejdsmiljø på AUH. MidtLink er under konstant udvikling, og hvis du skulle have ideer til videreudvikling eller tilretning af systemet, hører vi meget gerne fra dig. Kontakt Lina Gotfredsen fra Sundheds-It på lingot@rm.dk eller på 784 58832. Efterimplementering Ovenpå den overståede implementering af MidtEPJ har Sundheds-It søsat et efterimplementeringsprojekt, hvor formålet er at kigge brugen af MidtEPJ efter i sømmene i et samarbejde med de enkelte afdelinger. Der vil komme fokus på kvalitet i dokumentationen, bedre arbejdsgange, sammenhængende patientforløb, samt vidensopsamling og -deling set ud fra et MidtEPJ perspektiv. Projektet er startet op i et samarbejde med afd. S, og resultatet af det igangværende pilotprojekt ender ud i et koncept, der vil blive taget udgangspunkt i på de resterende AUH-afdelinger, som vil få besøg i løbet af det kommende års tid. Udgangspunktet er, at der startes i løbet af sensommeren med de afdelinger, som først implementerede MidtEPJ. Metoden der vil blive anvendt er blandt andet audit på et repræsentativt antal journaler, observationer af brug af MidtEPJ i klinikken, fokusgruppeinterview med udvalgte klinikere og endelig en aftalt handleplan med afdelingsledelsen. Der vil også blive kigget på brug af hardware og indmeldte KAS sager, ligesom afdelingerne selv får mulighed for at byde ind med områder, de gerne vil have hjælp til at få kigget på. Nyt i råd og grupper På det sidste møde i Det Tværfaglige Dokumentationsråd den 4. juni har følgende emner været behandlet: Håndtering af udlevering og print af journaler ved patienthenvendelser på AUH. Hvilket behov afdelingerne har for "stempel" i Læs Journal. SFI'er med organisatorisk enhed: Den Regionale SFI-gruppe har bedt os gennemgå listen med SFI'er, der er modelleret med AUH i navnet, for at undersøge om det er nødvendigt med organisatoriske SFI'er. 3
Den Regionale SFI-gruppe behandlede på sidste møde den 31. maj blandt andet: Kvalificering af SFI'erne til brug ved indhentning af informeret samtykke. AUHs ønske om afvikling af en regional workshop mhp kvalificering af SFI'erne til brug for området: funktion og færdigheder/ funktionsevnevurdering m.m., hvilket blev imødekommet. Tilbagemelding fra de afviklede regionale workshops omkring forbedring af "Læs Journal" med afsæt i de funktionaliteter, der findes for nuværende i EPJ. Dette har medført beslutning om en ny profil og ændring af, hvilke kategorier SFI'erne skal tilhøre. Disse ændringer effektueres den 25. juni. Regionalt arbejder en KP(klinisk proces)-erfa gruppe med at afstemme hensigtmæssig brug af klinisk proces, herunder standardplaner og SFI'er. I øjeblikket arbejdes blandt andet med fælles regionale SFI'er til brug ved venflon, CVK og KAD, da patienter ofte flyttes mellem afdelinger med sådanne. Næste version af MidtEPJ Ultimo september forventes den næste version af MidtEPJ sat i drift. Der bliver her mulighed for at: Rekvirere og visitere tilsyn Henvisningshotel til ortopædkirurgien Performanceoptimering af læs journal Mere detaljeret information herom efter sommerferien. Grønt System lukkes den 31. august 2012 Efter mange års brug er det nu blevet tid til at lukke og slukke for Grønt System. Det sker den 31. august 2012. Der bliver i disse dage arbejdet på en løsning, hvor det bliver muligt at tilgå journalnotater, epikriser, skadekort og genoptræningsplaner fra Grønt System i pdf-format via en trykknap i MidtEPJ. Derudover bliver der lavet et udtræk af alle registreringer i Grønt System til brug for statistik og analyser, som gemmes i en SAS-database. Der vil ikke være direkte adgang til disse data for brugerne i klinikken, men de kan rekvireres efter behov. Der har fra flere afdelinger været udtrykt ønske om, at oplysninger om papirjournalarkivet også kan udtrækkes fra Grønt System og dette ventes der også en løsning på. Nærmere beskrivelse følger! 4 Integration til MADS Vi skulle den 4. juni 2012 være gået i luften med elektronisk rekvirering af mikrobiologiske analyser. Desværre viste det sig i sidste øjeblik, at der var problemer med print af prøvetagningsblanketter (PTB er), som ikke kunne løses på dette tidspunkt. Der arbejdes stadig på en løsning og en ny dato for drift udmeldes, når problemet er løst. Dette ventes først efter sommerferien.
Ustabil drift (Nyhed på EPJ-hjørnet 26. juni 2012) For brugerne af MidtEPJ begyndte mandag, 25. juni, med ustabil drift. De oplevede, at det var svært at logge sig på systemet, og at systemet i perioder kørte meget langsomt. - De fejl, der opstod, skyldtes vores applikationsservere. De er meget følsomme og en del af de problemstillinger, vi skal have gjort noget ved, forklarer driftschef for MidtEPJ, Peter Bruun Nielsen. Han fortæller, at der tilsammen er tre servere, der rummer programmerne til MidtEPJ. Det er dem, man kalder applikationsserverne. Serverne er indbyrdes afhængige, og bare én falder ud, så påvirker det de andre. - Vi har en række udfordringer, som blandt andet er relateret til, at dele af MidtEPJ-systemet er baseret på en ældre platform. Det kræver et større analysearbejde og efterfølgende tilpasninger af selve MídtEPJ at få rettet op på dette. Vi kan på lidt kortere sigt måske mindske systemets sårbarhed ved at tilføre flere serverressourcer, men også dette kræver forberedelse og analyser, netop fordi serverne har den indbyrdes afhængighed, siger Peter Bruun Nielsen. Stabil drift skal sikres Problemerne med MidtEPJ gav naturligt nok anledning til alvorlig uro og bekymring hos personalet på hospitalerne. Ikke mindst for patienter, der måtte døje med aflyste operationer og forsinkede behandlinger. Men også de tab af produktion, som et ustabilt EPJ-system indebærer. - Jeg forstår til fulde klinikernes bekymringer. Det er klart. Og det er lige så klart, at vi har de i regionen er nødt til at sikre en stabil drift. Andet er der ingen, der kan leve med. Men selvom vi har pengene i dag, tør jeg ikke love alle grundlæggende problemer er løst i morgen, siger systemejer for MidtEPJ, Gert Sørensen. Genstart af servere Konkret opstod problemerne efter, at en ny opdatering af MidtEPJ, med nye funktionaliteter: RM9, var blevet lagt på i løbet af weekenden. Dermed blev de servere, der skulle kopiere filerne overbelastet. 5 I første omgang vurderede It Drift, at problemet blev løst så snart kopieringen
var gennemført. Og det gav da også en kortvarig lettelse. Men klokken 10.40 konstaterede driften, at der var problemer igen, og det ville kræve en genstart af serverne for at løse problemet. De tre servere blev derfor genstartet én efter én for at forhindre et totalt nedluk af journalen. Arbejdet tog ca. to en halv time og kl. 13.30 var systemet igen oppe på normal drift. Lukket for korrespondance til røntgen og patologi i MidtEPJ Røntgen-afdelingerne og Patologisk Institut anvender kun MidtEPJ til at læse patientoplysninger. Al dokumentation og registrering af ydelser foregår i hhv. RIS og Copath. Mange afdelinger har forsøgt at rekvirere røntgenundersøgelse via en henvisning gennem MidtEPJ og når henvisningen er fejlet har man forsøgt at sende rekvisitionen som et korrespondancebrev. Indtil nu har det ikke været muligt at afvise korrespondancebrevene, men med RM9-opdateringen af MidtEPJ er det blevet muligt at lukke helt for modtagelse i MidtEPJ på afdelinger, som ikke anvender korrespondancemodulet i MidtEPJ. Torsdag den 28. juni er der blevet lukket i MidtEPJ for modtagelse på BDA, NUK/PET, Patologisk Institut og de radiologiske afdelinger på NBG og THG. Afdelinger, som forsøger at sende korrespondance i MidtEPJ til RISafdelingerne eller Patologisk Institut, vil få besked om at det ikke er muligt. Rekvisitioner til de ovenstående afdelinger skal sendes på papir som tidligere. Indskanning i EPJ på vej Det har været længe undervejs, men nu er skanningsmodulet i EPJ klar til brug for indskanning af dokumenter til mediearkivet. Der er pr. 27. juni 2012 lukket op så alle afdelinger på AUH kan tilgå arkivet og derved læse de dokumenter, som ligges ind i arkivet fra afdelinger, som har taget mediearkivet i brug. Testen af skanningsmodulet er startet op i tre testafdelinger: Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling Y, Dermato-Venerologisk Afdeling S Neurologisk Afdeling F. Meldingen fra alle tre afdelinger er, at det generelt virker godt med at scanne ind fra en multifunktionsmaskine, for efterfølgende at flytte dokumenterne fra Scan til mail -drevet til den enkelte patients mediearkiv. Nogle af de store udfordringer der har været er om afdelingerne har haft en multifunktionsmaskine som kan bruges til formålet. Samt afventning på afslutning af indkøbsaftaler herom. 6 Efter en kort introduktion, samt udarbejdelse af lokale vejledninger på både teknikken og arbejdsgangene fungerer det rigtig godt med at skanne dokumenter ind.
Det har været lidt vanskeligt at finde ud af hvilke kategorier og titler de enkelte bilag skal gemmens under. Her er nedsat en lille effektiv arbejdsgruppe fra de to testafdelinger, som udarbejder yderligere vejledninger i hvor de forskellige dokumenttyper skal gemmes. Desuden kræver det en del timer fra afdelingerne, som skal afsættes til at skanne ind og efterfølgende overføre data til MidtEPJ. Vi vil når testperioden er færdig lave nogle estimater på hvor meget tid der er brugt på de enkelte dokumenter. Testfasen er planlagt til at vare indtil uge 28 herefter sættes skanningsløsningen i gang i yderligere 3-4 afdelinger i en trinvis udrulning, indtil alle afdelinger er koblet på skanningsmodulet. Selve udrulningen indebærer en tæt opfølgning og dialog med de afdelinger, som anvender skanningsmodulet for at skabe løbende tilpasning af arbejdsgange og anbefalinger til den fælles brug af løsningen på Aarhus Universitetshospital, såvel som i resten af regionen. Det er besluttet, at scanningsmodulet ikke skal bruges til at skanne gamle journaler ind i EPJ. Ankomstregistrering Der er bestilt og klargjort standere til ankomstregistrering til afdelingerne i Skejby. Disse vil så vidt muligt blive opsat før sommerferien. De afdelinger som har bestilt en sådan vil blive kontaktet af Sundheds-It for at der kan laves en individuel aftale omkring placering, opsætning, drift mv. De andre afdelinger vil blive kontaktet efter sommerferien. 7
Planlægningsmøder: Sundheds-It indkalder afdelingens kontaktperson til et planlægningsmøde, hvor en tjekliste vil blive gennemgået. Ud fra denne vil der planlægges endelig driftsdato. Drift og support: Ved tekniske problemer med standerne vil supporten blive varetaget af RM-It, mobilteamet. Dette betyder, at afdelingen skal melde tekniske fejl til Service Desk. Ønsker til ændringer i konfigurationen meldes til Sundheds-It KAS (Klinisk applikationssupport). 8