ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 4. Afdeling Skoler og Kultur - Rådhuset - 8100 Århus C Tlf. 8940 2384 - Epost mag4@aarhus.dk INDSTILLING Til Århus Byråd Den 30. april 2004 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: Ref.: RH/EL/PM Afrapportering på forsøg med ændret grundlag for salg af ydelser i Biblioteksvæsenet. 1. Resume Byrådet vedtog den 28. august 2002 Magistratens indstilling af 24. juni 2002 om ændring af grundlag for salg af ydelser i Biblioteksvæsenet. I forbindelse med indstillingen indstillede Borgmesterens Afdeling, at mulighederne for salg af ydelserne gennemføres som en forsøgsordning frem til den 1. august 2004, og at Magistratens 4. Afdeling senest den 1. maj 2004 fremsender en indstilling til Byrådet med en redegørelse om de hidtidige erfaringer. Redegørelsen, der skal danne grundlag for Byrådets beslutning om en eventuel videreførelse af ordningen, forudsættes som minimum at indeholde besvarelsen af en række spørgsmål. Denne byrådsindstilling er den efterspurgte redegørelse. En generel landsdækkende evaluering af biblioteksloven viser, at bibliotekerne ikke har opnået den indtjening, som var forudsat ved den seneste bibliotekslovs vedtagelse. Århus Kommunes Biblioteker har generelt haft en noget større indtjening end øvrige biblioteker i landet, men dog ikke så stor, som det var forventet ved Byrådets godkendelse af forsøgsordningen den 28. august 2002. Det indstilles, at forsøgsordningen gøres permanent. Endvidere indstilles det, at Biblioteksvæsenet kan sælge 3 nye typer ydelser. 1
2. Tidligere beslutninger Byrådet vedtog den 28. august 2002 Magistratens indstilling af 24. juni 2002 om ændring af grundlag for salg af ydelser i Biblioteksvæsenet. Magistraten vedtog den 24. juni 2002 Magistratens 4. Afdelings indstilling af 12. april 2002 i overensstemmelse med skrivelse af 20. juni 2002 fra Borgmesterens Afdeling. 3. Beskrivelse af indstillingen 3.1. Baggrund for denne byrådsindstilling. Den 1. juli 2000 trådte en ny bibliotekslov i kraft. Gratisprincippet for anvendelsen af bibliotekernes tilbud er fortsat hovedreglen, men med loven blev der givet en udvidet adgang til salg af særlige serviceydelser og af viden, der er oparbejdet i bibliotekerne. Århus Kommunes Biblioteker fik som led i en centralbibliotekskontrakt med Staten en landsdækkende konsulentfunktion med at hjælpe andre biblioteker med at udvikle tjenester, der kan kræves betaling for. Magistratens 4. Afdeling indstillede derfor, at bibliotekerne udbød en række nye ydelser, der kan kræves betaling for, og at der skulle ske en justering af taksterne for allerede udbudte ydelser, således at de kom i fuld overensstemmelse med det nye lovgrundlag. De ydelser, der udbydes efter lovens 20, skal udbydes på markedsvilkår, hvis ydelserne udbydes i konkurrence med private. Hvis der ikke er private konkurrenter, må priserne maksimalt dække omkostningerne ved at producere ydelserne. Byrådet vedtog den 28. august 2002 Magistratens indstilling af 24. juni 2002 om ændring af grundlag for salg af ydelser i Biblioteksvæsenet. Magistraten vedtog den 24. juni 2002 Magistratens 4. Afdelings indstilling af 12. april 2002 i overensstemmelse med skrivelse af 20. juni 2002 fra Borgmesterens Afdeling. I skrivelsen af 20. juni 2002 fra Borgmesterens Afdeling er anført følgende: Borgmesterens Afdeling foreslår, at muligheden for salg af ydelserne gennemføres som en forsøgsordning frem til 1. august 2004, og at Magistratens 4. Afdeling senest 1. maj 2004 fremsender en indstilling til Byrådet med en redegørelse om de hidtidige erfaringer. Redegørelsen, der skal danne grundlag for byrådets beslutning om en eventuel 2
videreførelse af ordningen, forudsættes som minimum at indeholde følgende: a) En opgørelse af hvilke ydelser, der i forsøgsperioden er solgt i konkurrence med private virksomheder, samt hvor stor en del af disse, der er nye i forhold til tidligere praksis b) En opgørelse af det økonomiske omfang af ydelser, der i forsøgsperioden er solgt i konkurrence med private virksomheder c) En opgørelse af den kommunale økonomiske gevinst ved de ydelser, der i forsøgsperioden er solgt i konkurrence med private virksomheder d) En vurdering af hvor stor en del af de pågældende ydelser, der tidligere er løst af private virksomheder Borgmesterens Afdeling henviser derudover til vedlagte udtalelse fra Juridisk Afdeling. Borgmesterens Afdeling, den 20. juni 2002. Denne byrådsindstilling er en afrapportering i overensstemmelse med skrivelsen af 20. juni 2002 fra Borgmesterens Afdeling. Byrådet godkendte den 28. august 2002, at Biblioteksvæsenet kunne iværksætte salg af følgende ydelser: 1. 20-ydelser. 1.A. Biblioteksorienteringer af mere omfattende karakter. 1.B. Erhvervsservice og informationsovervågning. 1.C. Ekspresservice samt abonnementsordning. 1.D. Særlige arrangementer, f.eks. debatmøder og foredrag. 1.E. Konsulentydelser. 1.F. Konsulentydelser i forbindelse med etablering og vedligeholdelse af hjemmesider med biblioteksfagligt indhold 1.G. Kurser. 1.H. Licenser til softwareprogrammer, f.eks. nedlukningssystemet. 1.I. Drift af web-hotel som en fuldt ud integreret del af en biblioteksfaglig bistand. 2. Kørselsordningen. Byrådet godkendte endvidere, at prisen for benyttelse af kørselsordningen fastsattes i 3
overensstemmelse med de i indstillingen angivne priser. 3. Biblioteksbetjening ( 6-ydelser). Byrådet godkendte, at Århus Kommunes Biblioteker i overensstemmelse med lovens 6 kunne oprette og drive afdelinger i virksomheder og institutioner eller træffe beslutning om biblioteksbetjening af sådanne, og at prisen herfor fastsattes således, at de med opgaven forbundne omkostninger dækkes. Nedenfor er gengivet den beskrivelse af ydelser m.v., der fremgår af byrådsindstillingen om betalbare ydelser: Ad 1.A: Biblioteksorienteringer af en mere omfattende karakter. Kommunen har hjemmel til at kræve betaling for særlige serviceydelser, der er knyttet til folkebibliotekets betjening, men som har en mere vidtrækkende karakter end benyttelse på stedet, udlån af materialer og almindelig vejledning. Ved biblioteksorienteringer af en mere omfattende karakter som nedenfor beskrevet, skal virksomheden, den offentlige institution eller den konkrete personkreds betale et vederlag herfor. Der opkræves betaling, når der er tale om biblioteksorienteringer med egentlig undervisning. Mindst to af følgende forudsætninger skal være opfyldt, før der kræves betaling: der udleveres egentligt undervisningsmateriale kursisten arbejder selvstændigt med undervisningsmaterialet varigheden af orienteringen er over 1½ time specialister er involveret i undervisningen Vilkårene gælder for alle, der ønsker at benytte den mere omfattende biblioteksorientering. Ad 1.B: Erhvervsservice og informationsovervågning. Århus Kommunes Biblioteker vil tilbyde enten en ad hoc-søgning og formidling af erhvervsinformation eller en løbende overvågning og rapportering af nye informationer inden for et givet emne. Ydelsen vil blive rettet mod både private og offentlige organisationer og virksomheder. Ad 1.C: Ekspresservice samt abonnementsordning. 4
Mod betaling leveres materiale til lånerens bopæl inden for en given tidsfrist. En variant af denne ydelse er, at biblioteksvæsenet mod betaling som en abonnementsordning en gang ugentligt leverer materialer til f.eks. en børnefamilie på bopælen, arbejdspladsen eller børnenes daginstitution. Brugere, der som følge af fysisk handicap ikke kan komme på biblioteket, vil som hidtil uden betaling af vederlag få leveret biblioteksmaterialer på bopælen. Ad 1.D: Særlige arrangementer, f.eks. debatmøder og foredrag. Mod betaling af vederlag kan bibliotekerne forestå særlige arrangementer, som f.eks. debatmøder og foredrag. Der er tale om arrangementer, der har en tilknytning til biblioteksvirksomheden, f.eks. som led i folkebibliotekernes almindelige formålsbestemmelse om at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet. Ad 1.E: Konsulentydelser. Århus Kommunes Biblioteker kan tilbyde en række forskellige konsulentydelser. Det kan f.eks. omfatte vejledning, rådgivning samt oplæg vedrørende opbygning, udvikling og drift af biblioteksvirksomhed samt oplæg og foredrag med biblioteksfagligt indhold. Det kan også være vejledning vedrørende brug af IT-faciliteter, der udelukkende anvendes af biblioteker, f.eks. i forbindelse med anskaffelse af biblioteksfaglige systemer. Ad 1.F: Konsulentydelser i forbindelse med etablering og vedligeholdelse af hjemmesider med biblioteksfagligt indhold, f.eks. udvælgelse og vurdering af relevante links. Ved denne ydelse udnyttes den viden, som bibliotekspersonalet har opbygget vedrørende en hensigtsmæssig opsætning og systematisering af informationer på en hjemmeside. Ad 1.G: Kurser. Århus Kommunes Biblioteker vil forestå organiseringen af en bred vifte af kurser med såvel eksterne som interne undervisere med tilbud til både private og offentlige organisationer og virksomheder samt til borgere. Kurserne kan f.eks. vedrøre opbygning, udvikling og drift af biblioteksvirksomhed, informationssøgning på internettet og i databaser, specielle biblioteksrelevante systemer samt fjernundervisning. Ad 1.H: Licenser til softwareprogrammer, bl.a. nedlukningssystemet. Ydelsen omfatter salg af licenser til eget udviklet programmel, som kan anvendes i en 5
biblioteksfaglig sammenhæng, f.eks. et nedlukningssystem, når en bruger af en computers internetadgang har anvendt denne i en time. Ad 1.I: Drift af webhotel som en fuldt ud integreret del af en biblioteksfaglig bistand. Som et fuldt integreret led i biblioteksfaglig bistand, f.eks. i forbindelse med udvikling og drift af et hjemmesidekompleks til biblioteker og som i led i en betjeningsoverenskomst, kan biblioteket mod vederlag stille drift af webhotel til rådighed. Ad 2: Kørselsordningen. Århus Kommunes Biblioteker udførte som et led i centralbiblioteksfunktionen mod betaling kørsel af biblioteksmaterialer - f.eks. bøger og musikmaterialer - for bibliotekerne i Århus Amt. Herudover udfører biblioteksvæsenet i et vist omfang kørsel af biblioteksmaterialer for andre offentlige institutioner og private virksomheder som led i en betjeningsoverenskomst i henhold til lovens 6. Ad 3: Biblioteksbetjening ( 6-ydelser). Ifølge den nye bibliotekslovs 6 kan folkebibliotekerne oprette og drive afdelinger i virksomheder og institutioner eller træffe aftale om biblioteksbetjening af sådanne. Udgifterne til biblioteksbetjening af statslige, amtskommunale og andre institutioner, der ikke henhører under kommunerne, afholdes af institutionerne. Bistanden kan vedrøre hel eller delvis betjening af kundens bibliotek, herunder vejledning og informationssøgning samt øvrige opgaver i forbindelse med drift af et bibliotek. 3.2. Landsdækkende evaluering af biblioteksloven. I marts 2004 har en styregruppe offentliggjort en rapport om evaluering af Lov om biblioteksvirksomhed, der trådte i kraft den 1. juli 2000. Styregruppen består af repræsentanter for Kommunernes Landsforening, Københavns og Frederiksberg kommuner, Finansministeriet, Biblioteksstyrelsen og Kulturministeriet. Det er hovedkonklusionen i evalueringen, at loven fungerer tilfredsstillende, og der foreslås ingen ændringer af denne. Et af de punkter, der evalueres, er nye betalbare ydelser. I evalueringen er bl.a. følgende anført om betalbare ydelser: Det indgik i lovinitiativets økonomiske grundlag, at folkebibliotekerne skulle have mulighed for at øge deres egenindtægter med ca. 60 mio. kr. Den fulde forøgelse af indtægtsniveauet kunne tidligst forventes efter 2003. Det øgede indtægtsgrundlag skulle ske henholdsvis ved en forøgelse af gebyrtaksterne for overskridelse af lånetiden ( 21) i størrelsesordenen 30-40 mio. kr. og ved nye indtægtsmuligheder i forbindelse med opkrævning af vederlag for særlige serviceydelser ( 20) i størrelsesordenen 15-20 mio. kr. 6
Det må konstateres, at bibliotekerne ikke har øget indtægterne som forventet. Gebyrgrænsen for for sent afleverede materialer udnyttes ikke fuldt ud. Der findes ikke et sikkert datagrundlag som dokumentation for indtægtsforøgelsen, men eftersom bibliotekernes samlede indtægter i implementeringsperioden har haft en stigning på i alt 29 mio. kr., er målet næppe nået. Ifølge en spørgeskemaundersøgelse i sommeren 2002 kan det imidlertid konstateres, at de gennemsnitlige gebyrtakster er mindre end halvdelen af det, loven giver mulighed for. Det må derfor formodes, at der er et indtjeningspotentiale på området. Muligheden for at sælge særlige serviceydelser (iflg. 20) har i 2002 givet en samlet omsætning på 4 mio. kr. Altså en langt mindre indtægt i alt end den forventede forøgelse, der var kalkuleret til 15-20 mio. kr. Muligheden for at opkræve betaling for særlige serviceydelser samt udvikling af nye betalbare ydelser ( 20) er udnyttet i en række kommuner, men med væsentligt mindre indtægter end forudsat. En del biblioteker nævner kompetence- og organisationsudviklingsmuligheder som grunde til at fastholde muligheden for at etablere særlige og betalbare ydelser. Det hører med i billedet, at interviewundersøgelsen afdækker en betydelig uvilje hos nogle bibliotekarer mod at indføre betalbare ydelser i bibliotekerne, og at bibliotekarerne generelt ikke føler sig klædt på til at iværksætte betalbare ydelser. De kommunale parter har i flere omgange fremført ønske om at der kan gives adgang til at opkræve vederlag for fremfinding af hjemmeværende materialer og spurgt til hjemmelsgrundlaget i 20. Kulturministeriet har på ny vurderet sagen og det er Kulturministeriets opfattelse, at der her er tale om at biblioteket udfører et arbejde, som tidligere blev udført af låneren selv, og at det derfor kan betragtes som en særlig serviceydelse med hjemmel i Lov om biblioteksvirksomhed, 20. I konsekvens af denne opfattelse vil det være op til den enkelte kommune at afgøre om man vil opkræve vederlag. Det forudsættes at det fortsat er vederlagsfrit for låneren at reservere ikke-hjemme-værende materiale og at få fremskaffet materiale fra et andet bibliotek. (Der kan dog stadig op kræves porto ved fremsendelse af meddelelse om, at reserveret materiale er hjemkommet). Center for Betalbare ydelser (CBY), der organisatorisk hører under Hovedbiblioteket i Århus Kommunes Biblioteker, har via en centralbibliotekskontrakt med Staten haft en landsdækkende konsulentrolle vedrørende betalbare ydelser. CBY gennemførte i 2002 en spørgeskemaundersøgelse om de danske folkebibliotekers vurdering af barrierer og muligheder for salg af særlige serviceydelser samt bibliotekernes erfaringer. Senest har Ziirzen i 2003 i forbindelse med evalueringen af biblioteksloven også gennemført en undersøgelse om folkebibliotekernes vurdering af biblioteksloven, herunder holdninger og planer vedrørende betalbare ydelser. Begge undersøgelser dokumenterer, at det langt fra er alle folkebiblioteker, der har implementeret betalbare ydelser. I undersøgelsen fra Ziirsen fremgår 7
det, at 92 % af kommunerne ikke har stillet krav om, at biblioteket skal øge indtægterne via betalbare ydelser. 78 % af bibliotekerne har betalbare ydelser af forskellig karakter, og mindre end halvdelen (38%) har haft overskud på salg af de betalbare ydelser. Begge undersøgelser fortæller også, at der er markante, holdningsmæssige barrierer mod at arbejde med betalbare ydelser generelt hos personale og ledere i folkebibliotekerne. 1 3.3. Generelt om evaluering af Århus Kommunes Bibliotekers salg af ydelser. I Århus Kommunes Biblioteker er indstillingen hos personalet vedrørende salg af ydelser generelt positivt - formodentlig fordi det har været et synligt indsatsområde. Medarbejderne er blevet involveret i ideudvikling med afsæt i egne kompetencer i teams og afdelinger, og der er blevet informeret grundigt om baggrund og muligheder for betalbare ydelser. Herved er der skabt en forståelse for, at betalbare ydelser kan bidrage til bibliotekets økonomi, netværk og kompetenceudvikling, ligesom bevidstheden om, at alle opgaver i en offentlig institution er forbundet med omkostninger, er blevet skærpet. Der er således skabt et solidt grundlag for fortsat udvikling af betalbare ydelser, hvor det aktuelle salg kun er begyndelsen. Århus Kommunes Biblioteker har på landsplan en stærk position på dette område, som blandt andet giver grundlag for salg af konsulentydelser og undervisning til bibliotekerne. Overordnet vurderer Århus Kommunes Biblioteker, at erfaringerne med udvikling og salg af betalbare ydelser er nyttige for biblioteksvæsenet i forhold til: netværk og samarbejdspartnere rationel produktudvikling udvikling af administrative arbejdsgange 1 I spørgeskemaundersøgelsen fra 2002 svarede 58 % af bibliotekerne, at der var barrierer mod udvikling af betalbare ydelser, og heraf svarede 33 % af bibliotekerne, at barriererne var manglende overskud, 19 % at barriererne var holdningsmæssige barrierer internt i biblioteket, og 12 % at der var kompetencemæssige barrierer. Som faktorer for succes med udvikling af betalbare ydelser svarede 21 % personalets engagement, 20 % ledelsesprioritering og 20 % personalets kompetencer: kilde: Notat til Biblioteksstyrelsen: Betalbare ydelser i folkebibliotekerne - erfaringer og strategier i danske folkebiblioteker/udarbejdet af CBY Center for betalbare biblioteksydelser, Århus Kommunes Biblioteker, marts 2003 8
omkostningsbevidsthed hos ledere og personale forretningsmæssige kompetencer omkring produktudvikling, ressourcevurdering, omkostningsberegninger og prissættelse kompetencer vedrørende juridiske aftaler og kontrakter, salg og markedsføring. De medarbejdere, som har leveret de betalbare ydelser, har haft mulighed for at udvikle undervisningskompetencer og specialistkompetencer på et niveau, som der ikke havde været grundlag for i arbejdet med bibliotekets kerneydelser. Denne vækst i bibliotekets viden og kompetencer bliver til glæde for borgerne i Århus Kommune i form af bedre vejledning, udvikling af bedre services, bedre samspil mellem biblioteket og andre lokale aktører og undervisningskompetence i bibliotekets åbne kurser for borgerne. Mange andre biblioteker efterspørger kompetencer i Århus Kommunes Biblioteker med undervisning og konsulentydelser, som ligger uden for Århus Kommunes Bibliotekers centralbibliotekskontrakt med Staten om Århus Kommunes Bibliotekers overbygningsopgaver. Her giver bibliotekslovens 20 grundlag for at afregne disse ydelser. I forbindelse med vedtagelsen af biblioteksloven blev det forudsat, at bibliotekerne på landsplan kunne tjene kr. 15-20 mio årligt ved salg af 20-ydelser. Hvis man foretager en forholdsmæssig beregning i forhold til indbyggertal, skal Århus Kommunes Biblioteker derfor sælge for kr. 1 mio. årligt. Som bilag til denne byrådsindstilling er medtaget en økonomisk oversigt over, hvad den samlede omsætning og overskud har været, og om ydelsen er leveret i konkurrence med private virksomheder eller ej. I bilag 1 ses en oversigt over samlet omsætning vedrørende kørselsordningen, 6- og 20 ydelser i perioden den 28. august 2002 til den 31. december 2003. Århus Kommunes Biblioteker har haft en samlet omsætning på kr. 1,17 mio, hvoraf de kr. 0,43 mio vedrører ydelser, hvor der ikke er private konkurrenter, og de kr. 0,73 mio vedrører ydelser, hvor der er private konkurrenter. Omsætningen på kr. 1,17 mio fordeler sig med kr. 0,42 mio på 20-ydelser og kr. 0,74 mio på kørselsordning og 6-ydelser. Som det fremgår af bilaget, kommer omsætningen først og fremmest fra konsulentydelser (E og 9
F), kurser (G) og særlige arrangementer (D). Endvidere er der indtægter fra erhvervsservice og informationsovervågning (B), drift af web-hotel (I), biblioteksbetjening ( 6) samt fra kørselsordningen i henhold til centralbibliotekskontrakten med Staten. Der har således ikke været indtægter fra biblioteksorienteringer af mere omfattende karakter (A), fra ekspresservice og abonnementsordning (C), konsulentydelser vedrørende hjemmesider (F), og der ikke sket salg af licenser til softwareprogrammer (H). Af bilag 3 og 4 fremgår omsætningen for henholdsvis 2002 og 2003. Bilaget angiver også en kalkulation af direkte og indirekte omkostninger for hver opgave og hver ydelseskategori. De direkte omkostninger angiver de omkostninger, som direkte knytter sig til opgaven, eksempelvis lønomkostninger. De indirekte omkostninger omfatter kalkulerede bidrag til husleje, ledelse, administration m.v. De indirekte omkostninger er faste i forhold til opgavens udførelse. Som det fremgår af bilag 4 har Biblioteksvæsenet i 2003 haft en omsætning kr. 0,74 mio på kørselsordning og 6-ydelser og kr. 0,37 mio på 20-ydelser. Når målet har været at sælge 20- ydelser for kr. 1 mio årligt, må det konstateres, at målet ikke er nået. Biblioteksvæsenet har med andre ord ikke fået fuld dækning for de forudsatte meromkostninger til implementering af biblioteksloven. På landsplan har det årlige salg udgjort ca. kr. 4 mio. Set i forhold til det forventede årlige salg på ca. kr. 20 mio svarer det til 20 %. Århus Kommunes Bibliotekers salg på kr. 0,37 mio i forhold til forventningen på kr. 1,0 mio svarer til 37 %. Selv om det må konstateres, at Århus Kommune langt fra har nået det forudsatte salg, så har Århus Kommune solgt næsten dobbelt så meget som gennemsnittet for alle landets biblioteker. Det forventes, at det fremtidige årlige salg af 20-ydelser vil ligge på samme niveau som i 2003. I bilag 2 er der en oversigt over periodens samlede salg foretaget i konkurrence med private virksomheder. Oversigten viser, at der er solgt 20-ydelser for kr. 0,22 mio i konkurrence med private virksomheder og 6-ydelser for kr. 0,52 mio i konkurrence med private virksomheder. De ydelser, som har været solgt i konkurrence med private virksomheder, er erhvervsservice og informationsovervågning, særlige arrangementer, konsulentydelser, drift af web-hotel og kørsel af biblioteksmaterialer. I forhold til tidligere er salget af særlige arrangementer og visse af konsulentydelserne nye. Langt den største del af 6-salget vedrører kørsel for amtets biblioteker. Denne kørsel har været 10
i udbud, og en privat transportør er pr. 1. april 2004 valgt til løsning af opgaven. Transportørens tilbud var det økonomisk mest fordelagtige. Af bilag 2 fremgår også den økonomiske gevinst ved salg af ydelser i konkurrence med private virksomheder. Når alle omkostninger - både de direkte og indirekte - medregnes, har der været et overskud på kr. 0,21 mio. Hvis man ser på de enkelte opgaver, har der været overskud på hver opgave. Overskuddet er et udtryk for, at priserne, som opkræves for ydelserne i konkurrence med private virksomheder, ikke er konkurrenceforvridende. Der er ingen af ydelserne - hverken 6 eller 20 ydelserne, herunder ydelserne i konkurrence med private virksomheder - der tidligere har været løst af private virksomheder. 3.4. Konkret om evaluering af Århus Kommunes Bibliotekers salg af ydelser. Som nævnt har Århus Kommunes Biblioteker haft en del salg af konsulentydelser. Dette har bl.a. bevirket, at Århus Kommunes Biblioteker har udarbejdet et ideoplæg med 12 ideer til kortlægning af offentlige og selvejende institutioners kompetencer og knowhow med erhvervsmæssig potentiale i Århus Kommune. 2 af ideerne indgår i det ideoplæg, som er publiceret på hjemmesiden http://www.innoaarhus.dk/kommune. Den ene af disse ideer bearbejdes yderligere i 2 workshops den 26.-27. april 2004, arrangeret af Teknologisk Institut. Her vil konsulentkompetencen blive yderligere udviklet og afgrænset, og der vil blive udarbejdet en mini-forretningsplan for salg af konsulentydelser vedrørende Børnekultur - med henblik på salg til private virksomheder. Ad 1.A: Biblioteksorienteringer af en mere omfattende karakter. Biblioteksvæsenet har i forsøgsperioden ikke solgt biblioteksorienteringer af mere omfattende karakter. Ydelsen har ikke været efterspurgt. Til gengæld er der i forsøgsperioden leveret mange ikke-omfattende biblioteksorienteringer. Disse er gratis, da de er et led i Biblioteksvæsenets almindelige drift. Ad 1.B: Erhvervsservice og informationsovervågning. I forsøgsperioden har Biblioteksvæsenet tilbudt ad hoc-søgning og formidling af erhvervsinformation (erhvervsservice) samt løbende overvågning og rapportering af nye informationer inden for et givet emne (informationsovervågning). Der har været indtægter i forbindelse med erhvervsservice og informationsovervågning, men dels har de forhøjede priser afholdt mange fra at benytte sig af de nævnte services, dels har 11
Biblioteksvæsenet vedrørende informationsovervågning fået afklaret licensrettigheder til relevante informationsbaser. Som hovedregel har biblioteket ikke ophavsretten til indholdet i databaserne. Det vil sige, at licensaftalerne giver ret til at stille indholdet til rådighed for brugerne, men ikke uden videre ret til at sælge kopier af søgeresultater og artikler og heller ikke uden videre ret til at tage betaling for personaleforbrug i forbindelse med informations- og/eller dokumentsøgning og levering. Biblioteksvæsenet har derfor mistet de fleste kunder til informationsovervågningsopgaver og har nu kun en enkelt kunde. Ad 1.C: Ekspresservice samt abonnementsordning. Biblioteksvæsenet er pt. i gang med at udvikle et koncept for ekspresservice. Der er i den forbindelse indhentet tilbud fra potentielle, eksterne leverandører til transport/kørsel af materialerne. Konceptet vil udbyde ekspresservice både fra Hovedbiblioteket og fra Højbjerg Bibliotek, således at det ikke kun er Hovedbiblioteket, der tilbyder de mest specialiserede ydelser. Ekspresservice forventes implementeret i september 2004. Der er derudover udviklet et koncept for udbringningsordning som abonnementsservice som forsøg fra Højbjerg Bibliotek, men dette er endnu ikke iværksat, da Biblioteksvæsenet i første række vil teste interessen for ekspresservice. Ad 1.D: Særlige arrangementer, f.eks. debatmøder og foredrag. Salget af særlig arrangementer vedrører temadage GØR-DET-selv-SELV. Derudover har der været afholdt en række almindelige arrangementer, der falder inden for bibliotekernes almindelige kulturpolitiske opgaver. Der er således en årelang tradition for at afholde arrangementer, der er gratis eller til en lav pris. Det er en helt naturlig del af de opgaver, som folkebibliotekerne skal varetage. Ad 1.E: Konsulentydelser. Biblioteksvæsenet har i forsøgsperioden haft et stort salg af konsulentydelser. Ad 1.F: Konsulentydelser i forbindelse med etablering og vedligeholdelse af hjemmesider med biblioteksfagligt indhold, Biblioteksvæsenet har ikke i forsøgsperioden solgt konsulentydelser i forbindelse med etablering og vedligeholdelse af hjemmesider med biblioteksfagligt indhold. 12
Biblioteker i andre kommuner har ikke haft en så restriktiv byrådsgodkendelse med hensyn til, at hjemmesiderne specifikt skal være af biblioteksfagligt indhold. Dette gælder bl.a. biblioteker i Jelling Kommune og i Silkeborg Kommune, som af deres respektive byråd har fået lov til hjælpe mindre virksomheder og foreninger med udvikling af hjemmesider, uden at der skal være tale om hjemmesider med biblioteksfagligt indhold. Der har således været henvendelser til Århus Kommunes Biblioteker fra potentielle kunder, hvor Biblioteksvæsenet har måttet afslå på grund af den restriktive byrådsgodkendelse. De afslåede opgaver ville have givet en indtægt på ca. kr. 0,2 mio. Ad 1.G: Kurser. Biblioteksvæsenet har i forsøgsperioden haft et stort salg af kurser. Dette gælder på trods af, at Biblioteksvæsenet også har afholdt et større antal kurser, hvor der ikke særskilt er opkrævet brugerbetaling, fordi kurserne er afholdt som en forpligtelse i henhold til centralbibliotekskontrakten med Staten. Ad 1.H: Licenser til softwareprogrammer, bl.a. nedlukningssystemet. Byrådsgodkendelsen giver mulighed for at sælge licenser til eget udviklet programmel. Da Biblioteksvæsenet udarbejdede udkast til byrådsindstilling i 2001, havde Biblioteksvæsenet et eget udviklet program til styring af publikumspc`ere, og der var en del efterspørgsel fra andre kommuners biblioteker. Med da Byrådet den 28. august 2002 godkendte byrådsindstillingen, var programmet forældet. Der har således ikke i forsøgsperioden vist sig noget behov for salg af licenser til softwareprogrammer. Ad 1.I: Drift af webhotel som en fuldt ud integreret del af en biblioteksfaglig bistand. I 2003 har der været 4 samarbejdspartnere, der har købt drift af web-hotel. Dette omfatter bl.a. et fællesråd. Ad 2: Kørselsordningen. Pr. 1. april 2004 er kørsel af biblioteksmaterialer til amtets biblioteker i henhold til en centralbibliotekskontrakt med Staten blevet udliciteret, således at en privat virksomhed nu varetager denne opgave. Biblioteksvæsenet varetager dog fortsat en vis kørsel som led i betjeningsoverenskomster med private virksomheder og offentlige institutioner. Ad 3: Biblioteksbetjening ( 6-ydelser). Aftalerne om biblioteksbetjening med private virksomheder og offentlige institutioner, hvoraf 13
mange er uddannelsesinstitutioner, er som følge af omkostningsberegningerne for nye ydelser blevet revideret, således at Biblioteksvæsenet nu får dækket de faktiske omkostninger ved biblioteksbetjeningen. Det har desværre i de fleste tilfælde betydet, at uddannelsesinstitutionerne har besluttet at skære i timetallet for biblioteksbetjeningen, selv om der er mange indikatorer, der tyder på, at specielt uddannelsessøgendes behov for viden og information fra biblioteket er stærkt stigende. 3.5. Forslag til salg af 3 nye typer ydelser. Magistratens 4. Afdeling indstiller, at Byrådet godkender, at Århus Kommunes Biblioteker i medfør af bibliotekslovens 20 kan sælge konsulentydelser i forbindelse med etablering og vedligeholdelse af hjemmesider, uden at der skal være tale om, at hjemmesiderne har et biblioteksfagligt indhold. Prisen vil blive fastsat i overensstemmelse med de af Byrådet godkendte timepriser. Magistratens 4. Afdeling indstiller endvidere, at Byrådet godkender, at Århus Kommunes Biblioteker i medfør af bibliotekslovens 20 kan opkræve betaling for fremfinding af hjemmeværende materialer. Kulturministeriet har i forbindelse med evaluering af biblioteksloven henvist til denne mulighed. De nærmere vilkår for at opkræve betaling for ydelsen skal afklares med Kulturministeriet før Århus Kommunes Biblioteker vil iværksætte betaling for fremfinding af hjemmeværende materialer. Prisen vil blive fastsat i overensstemmelse med bibliotekslovgivningens regler herom. Magistratens 4. Afdeling indstiller endvidere, at Byrådet godkender, at Århus Kommunes Biblioteker i medfør af bibliotekslovens 20 kan sælge den ydelse, at der pr. SMS gives en påmindelse om aflevering af lånte materialer. Med den gældende ordning er det ikke muligt at få en påmindelse pr. SMS. Påmindelsen sendes enten pr. e-mail, der er gratis, eller med almindelig post, hvor brugeren alene skal betale portoen. En del brugere af bibliotekerne har efterlyst, at der sendes en påmindelse pr. SMS. Brugerne skal aktivt vælge at købe ydelsen og vil forinden blive gjort bekendt med, at der er tale om en ydelse, der kan kræves betaling for samt hvad prisen er. Prisen vil blive fastsat i overensstemmelse med bibliotekslovgivningens regler herom. 3.6. Bemyndigelse til at rette henvendelse til Kulturministeren vedrørende den manglende finansiering af merudgifterne ved den nye bibliotekslov. 14
Eftersom der har vist sig ikke at være de indtjeningsmuligheder ved salg af ydelser i henhold til bibliotekslovens 20, som forudsattes ifølge forarbejderne til biblioteksloven, og da biblioteksloven har medført store udgifter til investering i IT, musikmaterialer m.v., indstiller Magistratens 4. Afdeling, at Rådmanden for Skoler og Kultur bemyndiges til at rette henvendelse til Kulturministeren for at få afklaret, hvordan Århus Kommune skal forholde sig til den manglende finansiering af merudgifterne ved den nye bibliotekslov. 4. Økonomiske konsekvenser Det forventes at indtægten ved salg af nye ydelser vil generere merindtægter på 0,2 mio. kr. som anvendes til finansiering af merudgifter ved Biblioteksloven. 5. Konsekvenser i forhold til mål Indstillingen har ingen konsekvenser for Biblioteksvæsenets budgetmål. 15
6. Beslutningspunkter Det indstilles, 1. at Magistratens 4. Afdelings afrapportering på forsøget tages til efterretning. 2. at forsøgsordningen gøres permanent. 3. at Århus Kommunes Biblioteker i medfør af bibliotekslovens 20 kan sælge konsulentydelser i forbindelse med etablering og vedligeholdelse af hjemmesider, uden at der skal være tale om, at hjemmesiderne har et biblioteksfagligt indhold. 4. at Århus Kommunes Biblioteker i medfør af bibliotekslovens 20 kan opkræve betaling for fremfinding af hjemmeværende materialer. 5. at Århus Kommunes Biblioteker i medfør af bibliotekslovens 20 kan sælge den ydelse, at der pr. SMS gives en påmindelse om aflevering af lånte materialer. / Torben Brandi Nielsen Rolf Hapel Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Salg iht bibliotekslovens 6 og 20 Bilag 2: Opgaver solgt i konkurrence med private virksomheder iht bibliotekslovens 6 og 20 Bilag 3: Salg i 2002 iht bibliotekslovens 6 og 20 Bilag 4: Salg i 2003 iht bibliotekslovens 6 og 20 16