SharePoint. Intranet guide



Relaterede dokumenter
365Connect Funktioner

Videndeling og samarbejde baseret på moderne IT-værktøjer i en moderne organisation

Bilag 1A. Kravspecifikation: Intranet til Danmarks Domstole. Indledning. Struktur

Succes med intranet til Office 365. Den 13. august 2014 Webtop A/S s. 1

365Connect Funktioner

Sådan HÅNDTERER du forandringer

KOMMUNIKATIONSSTRATEGI. Analyse af organisationers udvikling og anvendelse af kommunikationstrategier

Work Smarter med Office 365 Online kursus

Tips & Tricks IntraNote Portal Server

App-strategi for Randers Kommune December Bilag 2: Procesvejledning for app-udvikling i Randers Kommune

InfoGalleri i detaljer

Academy pakke 1 Online kurser

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

1.0 Kommunikationsstrategiens formål og grundlag

Succes med intranet til Office 365

PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Velkommen til kursus i Alia

Baggrund Funktionsområder

Parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Rey Consulting - Konsulent CV

E-sundhedsobservatoriet. Sådan sikrer du en effektiv håndtering af brugere i EPJ

Strategisk lederkommunikation

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Velkommen til kursus i Alia

Reducér tiden med Taxon

Erfaringer med Information Management. Charlottehaven Jens Nørgaard, NNIT A/S

Mail, Kalender, Chat, Fildeling, Sites, Indhold, Sikkerhed og meget meget mere. Øg produktiviteten med samarbejdsværktøjer

Dynamics AX hos Columbus

Mdoc - dit fremtidige ESDH system

Den socialfaglige værktøjskasse

Kommunikationspolitik

En miniguide til. nyhedsbreve. skab intern afklaring af behov, setup og mål. Af Rasmus Thau Riddersholm, rådgiver

Digital Kommuneplan. Kravsspecifikation gennem brugerinvolvering

I det kommende afsnit vil vi løbende komme ind på de enkelte resultater og samtidig komme med bud på, hvordan disse kunne løses i fremtiden.

GetOrganized. Realisér store forretningsgevinster og besparelsespotentiale ved at organisere dit og dine kollegaers arbejde.

SQL ny front-end

RETNINGSLINJER FOR GULDBORGSUND.DK - DET BLIVER RIGTIG GODT VERSION 1.0

PROMARK WORKFORCE MANAGEMENT ProPortal

PARATHEDSMÅLING. Spiserobotter

EN 167-ÅRIG GROSSERER ER BLEVET SOCIAL. Kim Øxenholt, marketing- og e-businessdirektør, Lemvigh-Müller A/S

Lær jeres kunder - bedre - at kende

Bilag 3A.7 Brugergrænseflader

PROPORTAL DEN WEBBASEREDE BRUGERFLADE TIL PROMARK

IT-strategi og ROI baseret på IT

Sådan opretter du et Bruger Servicekatalog En praktisk guide til at komme i gang med dit eget Bruger Servicekatalog

SharePoint intranet som videndelingsplatform. Kompetera SolutionsDay 2012

TeamShare 2.1 Versionsnoter Oktober 2009

Kunsten at få succes med CRM

Guide til en. SOCIAL mediestrategi

QUICK GUIDE. Skab operationel effektivisering med Microsoft CRM Online

Kvalitetsledelse af jeres ydelser og services

Fold mulighederne ud med Microsoft Dynamics AX

ET FÆLLES UDGANGSPUNKT FOR KOMMUNIKATION

Recognised for Excellence

Medarbejder udvikling og øget effektivitet i. Borgerservice centret

Forbedringspolitik. Strategi

INTERN KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR HOLBÆK KOMMUNE

Målbillede for kontraktstyring. Juni 2018

Beskriv baggrund for at implementer FlexRegnskab. Hvad skal implementeringen resultere i for kunden, de ansatte og rådgivningscentret?

Uddannelse FÅ MEST UD AF DIN LØSNING MED SOFTWARE INNOVATIONS UDDANNELSESPROGRAM

360 Digital Styringsreol

Medarbejder udvikling og øget effektivitet i. Kundeservice- og Support centret

Globale links Som administrator kan man redigere i de globale links, som brugerne ser i toppen af alle sider på portalen

Implementering af IT velkommen. 23. september 2015 Katrine Gorrissen

INDLEDNING... 2 KLARGØRING AF DINE TEAMS... 3 TILPASNING AF FANER... 8 GENBRUG AF UNDERVISNINGSMATERIALER OPGAVEAFLEVERING MED TEAMS...

ERGOTERAPEUTUDDANNELSEN I ÅRHUS

10 gode grunde. - derfor skal du vælge Office365

POWERPOINT, ONENOTE OG OUTLOOK

InfoPro 2i. Profil Softwarefirmaet MaCom A/S blev etableret i Vi udvikler og markedsfører dokumenthåndteringssystemet InfoPro.

Deltagere Netcompany: Bastian Bajon, Jette Lund, Martin Havemann, Morten Christensen Kopp, Carsten Andersen

Eksempel på rapport. Intranet Brugerundersøgelse Benchmark af udvalgte nøgletal. Virksomhed XX GENNEMFØRT XX.XX - XX.XX 2018.

sweetbot.design Kodning og design af hjemmeside Navne: Emma Blæsbjerg, Michell Aagaard Dranig og Andreas Oliver Hansen

Øget handlekraft, højere arbejdseffektivitet og mindre spildtid Case: Pressalit intranet. Peter Gøtterup - løsningsarkitekt

Guide my.matche.dk. - HURTIGT OVERBLIK s. 2 eller... - DETALJERET GENNEMGANG s af 12

Manual: Informationsstruktur og nye funktioner på Wholesale Online

KURSER INDENFOR SOA, WEB SERVICES OG SEMANTIC WEB

Guide til SoA-dokumentet - Statement of Applicability. August 2014

BYFORNYELSE. IT i byfornyelsen elektronisk borgerinddragelse

GetOrganized. Michael Ekegren, Manager Netcompany

Det gode lokale samarbejde. - anbefalinger til et godt samarbejde mellem kommuner og frivillige sociale organisationer

Få lederne til at engagere sig. Opret et Workplace projektteam. Præsentér din business case for ledelsen

VIA Studienet FYSIOTERAPEUTUDDANNELSEN I ÅRHUS. Vejledning for FYS STUDERENDE

ActiveBuilder Brugermanual

FORARBEJDET FOR EN LØNSOM AX2012 OPGRADERING / REIMPLEMENTERING VÆRKTØJET TIL EFFEKTIVISERINGSPROJEKTER DIAGNOSTIC

Jan Kjær Sitecore Intranet Project Consultant w w w. e n z y m. d k

OUTPUT MANAGEMENT PRÆSENTATION LASERNET TIL FORSYNINGSVIRKSOMHEDER

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI

Noter fra workshop med OS2

Hvis I vil vide mere. Kom godt i gang med standarder. Hvordan arbejder I med et fælles ledelsessystem og skaber synergi?

TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook

Enterprise Search fra Microsoft

Det kommunale intranetlandskab 2016

Kommunikationsstrategi

Kommunikationsstrategi for Brugerklubben SBSYS

BRUGERVEJLEDNING. Til klinikker og brugere i voresklinik.info

Procesplan for cykelhandlingsplan

prisestimat ROSKILDE KOMMUNE Att.: Kristian Karstoft Rådhusbuen Roskilde Dato: 19/10/15

Her er din nye arkivløsning!

Notat. Brug personas til at leve dig ind i brugernes liv

Transkript:

SharePoint Intranet guide

Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 1. Afklaring af behov... 3 2. Målsætninger og succeskriterier... 4 3. Valg af intranet projekt-team og superbrugere... 6 4. Indholdsstruktur... 7 5. Populære SharePoint 2013 features... 8 5.1 Populære intranet features... 9 6. Tematisering og usability... 10 7. Tekniske overvejelser... 11 8. Opbygning af indhold og undervisning... 12 9. Lancering... 13 10. Vedligeholdelse og opdatering af intranet... 14 Hvordan kommer jeg videre?... 15

Introduktion Denne guide er tiltænkt HR- og personaleansvarlige i organisationer, der overvejer at få et nyt SharePoint baseret intranet og derfor søger vejledning og inspiration til mulighederne og den praktiske gennemførelse. Hos lavanet er vi eksperter i SharePoint og at hjælpe vores kunder med implementering af værdiskabende intranetløsninger. Vi har derfor samlet 10 punkter med inputs og overvejelser til hvordan man kommer i gang med et SharePoint intranet. Baggrunden for SharePoints store succes, som et fundament for intranet, er den brede vifte af funktionalitet, der følger med out-of-the-box og som understøtter behovene for: målrettet intern kommunikation, dokumenthåndtering, projekt- og opgavehåndtering, videndeling, samarbejde, automatisering af arbejdsprocesser, social interaktion og integration med virksomhedens eksisterende systemer. SharePoint kan således agere front-end for mange af virksomhedens systemer og processer i en overskuelig brugerflade. Hos lavanet definerer vi kort sagt et SharePoint intranet på følgende måde: Et intranet skal gøre det muligt for folk at kommunikere, samarbejde, søge og dele information via en overskuelig brugerflade Sagt på en anden måde, SharePoint kan fungere som bindeled mellem virksomhedens interessenter på den ene side og systemplatforme og forretningsprocesser på den anden. Dette er illustreret i figuren herunder, som synliggør de overordnede perspektiver med platformen:

1. Afklaring af behov Inden der bliver truffet valg i virksomheden omkring implementering af et nyt intranet, bør der laves en gennemgang af de behov, der ønskes dækket af et nyt intranet. Hvad er det, som har afstedkommet ønsket om et nyt intranet og hvad ønskes opnået med det? Udfordringen er ofte, at man ønsker ledelsen skal investere hårde kontanter i bløde værdier, som kan være svære umiddelbart at måle. Hvordan måler man fx at medarbejderne er blevet mere selvstændige i deres arbejde, da de ikke skal spørge så meget om hjælp mere eller at samarbejdet imellem afdelingerne er blevet forbedret? Det kan være en god idé, at tale med repræsentanter fra alle virksomhedens afdelinger og lokationer samt ledelsen for at spørge ind til, hvad der efterspørges. Behov og ambitioner vil typisk variere fra afdeling til afdeling og derfor kan man med fordel se på om der skal stilles forskellig funktionalitet til rådighed og hvor der kan laves en fælles standard. lavanet har derfor udviklet en skabelon til at lave en Business case på et nyt intranet, hvor de relevante værdiskabende elementer gennemgås og hvor omkostninger og udbytte sættes op imod hinanden. Den præcise værdi vil stadig være svær at give et klart bud på i kroner og øre, men der opnås et samlet overblik over fordelene i forhold til indsatsen. Du kan downloade skabelonen via dette link: http://www.lavanet.dk/lavapoint-intranet/intranet-guide/ For mange virksomheder viser det sig, at de udslagsgivende behov, der retfærdiggør en investering i et nyt intranet ofte er: - Ønske om bedre kommunikation til og mellem medarbejdere - Optimering af dokumenthåndteringen - Mindskning af spildtid på informationssøgning - Forbedring af samarbejde mellem afdelinger og medarbejdere - Fremvisning af relevante KPI er - Nedbringelse af udgifter til print - Nedbringelse af interne e-mails - Optimering af administrative rutineopgaver - Ønske om styrkelse af socialt sammenhold - Lettere adgang og overblik over alle virksomhedens systemer - Samling og forankring af viden i virksomheden Det kan være en god idé at foretage en analyse internt i virksomheden på, hvad bruges af ressourcer i dag på at udfylde de behov man har fundet frem til. Interviews, brugsstatistikker, fokusgrupper, observationer er ligeledes brugbare metoder, der kan anvendes før og efter for at afdække organisationens behov. For at skabe et succesfuldt intranet, skal der opsættes nogle klare målsætninger, der angiver hvordan de værdiskabende parametre for et nyt SharePoint intranet skal kunne måles på. Kort sagt, skal vi have defineret målestokken for den forretningsmæssige værdi, hvilket bringer os videre til næste punkt

2. Målsætninger og succeskriterier Med afsæt i de behov man finder frem til, der skal dækkes med et nyt intranet, defineres nogle klare målsætninger. Ud fra de enkelte målsætninger bør der efterfølgende angives succeskriterier, der specifikt kan evalueres på. Herunder er listet de målsætninger, der er angivet i punkt 1 sammen med eksempler på specificering af hvad der skal bruges for at opnå det. I forlængelse heraf angives succeskriterier. Bedre kommunikation til og imellem medarbejdere Øget tilfredshed blandt medarbejderne i forhold til kommunikationsniveau samt forbedret følelse af involvering. Optimering af dokumenthåndtering Mindskning af fejl forårsaget ved brug af ukurante dokumenter. Mindre forbrugt tid på fremfinding af relevante dokumenter. Mindskning af spildtid på søgning Reduktion af den forbrugte tid og dermed frigørelse af ressourcer. Forbedring af samarbejde mellem medarbejdere og afdelinger At der opnås aktiv tilkendegivelse fra medarbejdernes side om at samarbejdet er forbedret. Nedbringelse af udgifter til print Målbar reduktion på x % i forhold til normalforbrug på de listede printopgaver. Nedbringelse af interne e-mails og vedhæftede filer Målbar reduktion på x % i forhold til det normale antal udsendte e-mails på de definerede typer af e-mails. Optimering af administrative rutineopgaver Nedbringelse af tidsforbrug og fejl på de definerede opgaver. Styrkelse af socialt sammenhold og loyalitet Øget fællesskabsfølelse blandt medarbejderne og tilknytning til virksomheden

Samling af adgang til andre systemer Mindskning af irritation og tidsforbrug på adgang til andre systemer Samling af viden Nem adgang for brugerne til viden omkring processer, firmahåndbøger, faglig viden, ofte stillede spørgsmål samt forankring af viden i virksomheden og ikke hos bestemte personer Optimering af beslutningsprocesser Mindskning af den forbrugte tid på at træffe beslutninger, synliggørelse af hvem der skal gøre hvad og hvornår i beslutningsprocessen og forbedring af beslutningsgrundlag Hvordan måles der på målsætninger og succeskriterier? Man kan med fordel foretage en spørgeskemaundersøgelse blandt medarbejderne omkring deres vurdering af hvordan virksomheden håndterer de nogle af opgaver de ligger til grunds for de angivne behov i dag, med angivelse af en score på de enkelte parametre. Saml resultaterne sammen og gennemfør spørgeskemaundersøgelsen igen et par måneder efter lancering af intranettet. Andre parametre vil kunne måles mere direkte fx om der er et fald i interne e-mails og vedhæftede filer, antal forespørgsler til IT- og lønafdelingen eller om omkostningerne til print falder.

3. Valg af intranet projekt-team og superbrugere Et af de vigtigste elementer i en succesfuld implementering af et nyt intranet, er at organisationen er involveret og har forståelse for og accepteret præmisserne for det nye intranet. I den forbindelse, er det essentielt at der udpeges interne projektdeltagere i forbindelse med etablering af intranettet samt en eller flere permanente superbrugere og bidragsydere efterfølgende. Alt efter ambitionsniveau, det forventede omfang, er der forskellige niveauer af involvering der giver mening. Følgende roller bør som minimum tænkes ind i opstartsfasen: Projektejer: Den overordnede ansvarlige hos virksomheden for gennemførelse af intranetprojektet Superbrugere: En eller flere i virksomheden, der uddannes grundigt i brugen af SharePoint og det nye intranet og som kan hjælpe og muligvis undervise slutbrugere efterfølgende Redaktører Udvalgte personer, der skal opbygge, vedligeholde og udbygge indhold til det nye intranet Bidragsydere fra alle afdelinger Alle virksomhedens afdelinger samt ledelsen bør have en repræsentant med, der kan bidrage med inputs omkring indhold og ønsker til funktionalitet. Forventningsafstemning for de enkelte roller bør ligeledes defineres inden, så de involverede har en klar forståelse af hvad der forventes til dem. Ledelsen bør samtidig allokere de fornødne ressourcer der muliggør at de involverede parter kan bidrage positivt i processen. Udvælgelsen af teamet til at gennemføre intranetprojektet kan ske både før eller efter processen omkring afklaring af behov og fastsættelse af målsætninger, men bør senest etableres og involveres inden intranettet er teknisk implementeret. Flere af deltagerne i intranet projekt-teamet bør tænkes ind som faste personer i et efterfølgende team, der skal sikre forankring og udbygning af intranettet i organisationen.

4. Indholdsstruktur Når det nye intranet skal opbygges, er det vigtigt at man fra starten tænker brugernes vej til informationen ind. Nogle medarbejdere vil bruge søgefunktionen til at finde frem til den relevante information, men mange vil forvente at kunne navigere sig frem via brugerfladen. Hvis ikke indholdsstrukturen i form af navigationen, forsidestrukturen og opbygning af indhold er overskueligt og intuitivt vil mange af brugerne ikke tage det nye intranet til sig. Informationsstrukturen skal derfor tage afsæt i brugernes behov og den kontekst de arbejder i. Derfor bør intranet projekt-teamet involveres i processen og sikre feedback fra de enkelte afdelinger i forhold til, hvad der er af ønsker og krav for at kunne understøtte de eksisterende arbejdsgange. Hvor meget skal eksempelvis indholdsstrukturen være fokuseret i forhold til opgaver (fx projekter) og til emneområder (fx afdelinger). Et intranet vil ofte skulle favne over begge, men vægtningen imellem bør afklares inden indholdet påbegyndes. Workshops Workshops internt og evt. med deltagelse af eksterne ekspertressourcer vil være en oplagt måde at få lagt grundstenene til indholdsstrukturen. Der findes mange best practice anbefalinger til at opnå en god indholdsstruktur, men de mest basale er: Tydelig og konsistente navigationsmuligheder på alle områder og sider, lettilgængelig søgefunktion og overskuelig brugerflade. Overordnet skal der afklares følgende for indholdsstrukturen: - Indholdstyper - Dokumenttyper - Søgning og navigation - Brugerprofiler - Rettighedsstruktur for dokumenter og indhold - Afdelings- og opgavebestemt struktur - Skalerbarhed (udbygning skal tænkes ind) - Integration med eksisterende systemer - Arbejdsrutiner der skal understøttes - Informationsbehov i afdelinger - Brugerens vej til informationen - Hvordan og om hvad skal der samarbejdes Processen omkring indholdsstruktur bør munde ud i en indholdsskitse for det nye intranet, hvor forsiden og undersider er tegnet op sammen med angivelse af indhold og funktionalitet for alle siderne. Her skal der ligeledes være defineret redaktør- og brugerrettigheder for redigering og adgang til indhold.

5. Populære SharePoint 2013 features Baggrunden for at man skal vælge SharePoint platformen, som fundament for det nye intranet, er den omfattende funktionalitet, der stilles til rådighed out-of-the-box. I forhold til de behov man har i organisationen, bør man derfor se på hvad indehold, der er i SharePoints værktøjskasse og hvor meget standardfunktionaliteten kan dække. De angivne behov i punkt 1 og 2 vil kunne dækkes med en kombination af funktionalitet fra SharePoint 2013 og lavapoint: SharePoint 2013 funktionalitet Teamsites - Websider til samarbejde om forskelligartede opgaver både enkeltstående og løbende - Mulighed for tildeling af opgaver og opfølgning på status og deadlines - Forum til diskussion omkring pågældende opgaver Søgning - Dokumenter, billeder og andre filer - Personer (User profiles og MySite) - Indhold (tekst) på intranettet - Anden indekseret firmaindhold (fx filmapper, netværksdrev og databaser) Dokumenthåndtering (biblioteker) - Samling af dokumenter og skabeloner (tilbud, ansættelser, leveringsbetingelser mm.) - Nem navigering efter relevante dokumenter via metadata - Versionsstyring og kvalitetssikring af dokumenter Rettighedsstyring - Dokumenter, billeder og filer - Teamsites og alle andre SharePoint sider - Applikationer specialudviklet til virksomheden - Søgning viser kun indhold man har rettighed til at se Sociale features - MySite (brugerens egen side på SharePoint) - Kompetenceprofil - Egne dokumenter, blog og indhold - Like, tagging, follow og wall Wiki sites - Medarbejderhåndbog - Virksomhedens historie - Kvalitetshåndtering - Faglig viden og fagtermer - FAQ Office værktøjslinje - Office pakkens værktøjslinjer (Word, Excel osv.)

5.1 Populære intranet features Ofte vil virksomheden have intranetspecifikke ønsker og behov, der rækker ud over værktøjskassen i SharePoint. Derfor indeholder de fleste SharePoint intranet en række specialtilpasninger. Herunder en række af de mest efterspurgte: Nyhedsmodul - Mulighed for nem oprettelse og distribution af nyheder til relevante personer - Formidling af visioner, ledelsesovervejelser og beslutninger - Mulighed for medarbejderindlæg på intranet Kollegasøgning - Hurtig fremsøgning af kollegaer på forsiden af intranettet med kontaktdata Mærkedage (dagen i dag) - Fødselsdage/jubilæer - Firmamærkedage (grundlæggelse, skelsættende begivenheder) - Generelle mærkedage (mors dag, mortensaften osv.) Kantine menu - Nem opdateret liste over dagen og ugens kantinemenuer - Opdelt på lokationer Skærmmodul - Visning af vigtigst nyheder mm. på skærme overalt i virksomheden Værktøjskasse (linksamling til egne sider og virksomhedssystemer) - CRM og ERP - Tidsregistrering - Egne projekter og opgaver Designskabelon - Layout med virksomhedens logo og farver Organisationsværktøjer - Kørsels- og rejseafregning - Ferieindberetning - Fraværsregistrering - Udlånshåndtering - Supportopgaver - Køb og salg mellem medarbejdere

6. Tematisering og usability Der er 2 væsentlige elementer ved et SharePoint intranet, der gør at brugerne rent visuelt har nemt ved at tage det til sig. Først og fremmest, er brugerfladen lavet så den minder om Officepakken når der arbejdes med redigering af sider, dokumenter mm., hvilket giver brugerne en genkendelighed i forhold til de værktøjer de bruger i hverdagen. Dernæst spiller layout og design en rolle i forhold til genkendelse af virksomhedens grafiske profil og udtryk. For at understrege overfor brugerne, at virksomheden tager intranettet seriøst, skal der bruges kræfter på et på et pænt design. Hvilken person er dit intranet? Temaet kan tage afsæt i mange scenarier, men for at finde den bedste vinkel kan det være en idé at tænke dit nye intranet, om en person. Hvis det skal have en personlighed, hvordan vil den så være beskrevet. Er det en ung rebelsk teenager der er klar på at prøve nye ting, er det en midaldrende mand som går op i traditioner, eller noget helt tredje? Ved at oversætte det nye intranet til personas, får intranet projekt-gruppen og eksterne designere og udviklere et godt udgangspunkt for at udvikle en løsning, der er tilpasset denne personas personalitet, og dermed sikres det, at funktionen understøtter det aktuelle behov og forventninger. Personas En persona er en fiktiv person, som repræsenterer alle eller en større gruppe brugere for dit intranet. Personas hjælper med at identificere vigtige brugergrupper for dit nye intranet. Der vælges de karakteristika, der er mest repræsentative for de pågældende brugere, for at få det mest realistiske billede af flest mulige brugere. En persona omfatter normalt et navn og et billede. Der skal tilføjes demografi, alder, uddannelse eller familiemæssig status. Giv persona en jobtitel og medtag deres primære ansvarsområder. Fastsæt generelle arbejdsopgaver og mål for brugerne og deres miljø, herunder fysiske rammer, sociale kompetencer og teknisk niveau. Der kan også inkluderes et citat, der opsummerer, hvad der betyder mest for denne persona. Når der udvikles persona hjælper det projektgruppen med at holde fokus på brugernes mål og behov. Det betyder, at udviklingen af nye funktioner, re-design af eksisterende funktionalitet samt nyudvikling vil blive mere præcis, og dermed undgår man at dette skal laves om eller rettes senere, for at blive tilpasset organisationens og brugernes behov. Derfor opnår man blandt andet nedenstående fordele: - Bedre forståelse for brugernes behov - Kortere udviklingsprocess - Forbedring af produktets funktionalitet og kvalitet

7. Tekniske overvejelser I forbindelse med implementering af et SharePoint 2013 intranet, er der nogle praktiske overvejelser, der skal være på plads inden. SharePoint, er som andre Microsoft-produkter bygget op omkring en licenseringmodel, der tager afsæt i forskellige versioner og med mange muligheder for kombinationer alt efter størrelse på løsningen, antal brugere, online eller on premise osv. Licenser Kort fortalt skal man bruge en licens til den valgte SharePoint-version og for alle brugerne samt servere og server-licenser til at køre SharePoint intranettet på. Derfor bør man konsultere ITafdelingen og virksomhedens leverandør af Microsoft-licenser. Desuden vil det være en god idé at tage en dialog med en SharePoint-specialist inden, der kan redegøre for omfanget af de licens- og hardwaremæssige krav for at kunne understøtte virksomhedens behov. Online eller on premise Der er 2 overordnede muligheder for den praktiske understøttelse af et nyt intranet, som skal afklares inden der påbegyndes nogle tekniske tiltag: - On premise i form af en løsning der kører lokalt på en dedikeret server i virksomheden eller en hos en leverandør - Online løsning der kører som en cloud-baseret tjeneste der tilgås via internettet Konfiguration, installation og opsætning Med afsæt i de beslutninger der bliver truffet omkring funktionalitet, indholdsstruktur, tematisering og online eller on premise, skal det nye SharePoint intranet tilpasses og herefter installeres og opsættes. Denne del af processen varetages ofte af IT-afdelingen i samspil med en SharePoint-udviklingsvirksomhed. Efter installation og opsætning af det nye SharePoint intranet, har man en tom løsning, der først nu skal have lagt alt indhold på og opbygges så det går fra at være et SharePoint intranet til at være virksomhedens intranet.

8. Opbygning af indhold og undervisning Selve opbygningen af indholdet på det nye intranet skal tage afsæt i den indholdsstruktur der er nået til enighed om og bør udføres af deltagerne i intranet projekt-teamet. Man kan med fordel få en ekstern konsulent til at stå for undervisning og initiere selve opbygningen, som en del af undervisningen. Denne fremgangsmåde anvendes ofte og giver en god indgangsvinkel til SharePoint for både redaktører og superbrugere. Den udarbejdede indholdsskitse der angiver forside og undersider samt indhold til disse, kan bruges som agenda for en undervisningsplan, hvor de forskellige bidragsydere har hvert deres område, der skal arbejdes med. Herved kan man allerede på en enkelt undervisningssession nå at få lagt grundstenene til det nye intranet. Under opbygningen er det vigtigt at tænke den videre udbygning af intranettet ind. Det er bl.a. vigtigt i forhold til hvordan man strukturerer forsiden fra starten af. Vil nogle af indholdssektionerne fx se fornuftig ud ved større tekst- og billedmængder. Undersiderne skal ligeledes tænkes igennem i forhold til de forskellige typer indhold der skal på. Elementer i opbygning og undervisningsplanen bør indeholde: - Gennemgang af SharePoint overordnet og nøglebegreber - Strukturforståelse af web application, site collections, sites, lister og elementer - Site typer i form af publishing sites, team sites, wiki og blogs - Introduktion og oprettelse af diverse listetyper og biblioteker med metadata og listevisninger - Introduktion til redigering via Office værktøjslinje og toolbars - Introduktion til og indsættelse af webparts/apps - Indsættelse af tekst, billeder og links - Oprettelse, valg og navngivning af sider - Oprettelse og gennemgang af team sites, blog sites og wiki sites - Introduktion og gennemgang af MySite - Grundopsætning af site og gennemgang af rettighedsstyring

9. Lancering For at sikre medarbejderne tager godt imod det nye intranet skal der skabes opmærksomhed og begejstring omkring lanceringen. Folk skal vide, at der kommer et forretningsmæssigt værktøj, der foruden dokument- og projekthåndtering kan understøtte mange af de bløde målsætninger, som ledelsen ofte taler om; samarbejde, kommunikation, involvering, social interaktion osv. Sørg for at kommunikere til medarbejderne omkring status på intranettet undervejs og sæt en lanceringsdato, der er realistisk. Inden tematisering og branding af intranettet bør der afholdes en navngivningskonkurrence med efterfølgende medarbejderafstemning om det endelige navn. Tips til lancering: Lad direktøren for virksomheden skrive det første nyheds- eller blogindlæg om baggrunden for intranettet og hvordan han vil bruge det i sin hverdag. Sørg for at info e-mails linker til indhold på intranettet frem for at have indholdet i e-mailen eller vedhæftet den Pak skærmene ind i gavepapir, så det er det første der møder medarbejderne om morgenen på lanceringsdagen. Sørg for at det er startsiden som medarbejderne mødes af hver dag. Lav en reception/event for intranettet hvor en fra ledelsen eller den intranetansvarlige fortæller om det.

10. Vedligeholdelse og opdatering af intranet Nyhedens interesse for et intranet vil ofte sikre en god trafik den første tid efter lanceringen, men for at sikre at det bliver forankret i organisationen, som omdrejningspunktet for samarbejde, videndeling, søgning mm., skal det løbende vedligeholdes og opdateres. De initiativer, der er blevet fastsat i opstartsfasen bør derfor tænkes ind i et driftsscenarie, hvor der er allokeret faste ressourcer til. Man kan derfor med fordel etablere et fast intranetteam, der udspringer af intranet projektteamet, som har ansvaret for intranettet fremover. Intranetteamet bør dække følgende roller: Intranetansvarlig: Den overordnede ansvarlige for den løbende drift og udvikling af intranettet. Bør være den samme som var projektejer. Det er vigtigt at den valgte person har ledelsens formelle opbakning til at sikre intranettets forankring og udbygning. Superbrugere: Gerne en fra hver afdeling, der har fået grundig undervisning i brugen af intranettet og SharePoint. Personen vil agere den umiddelbare supportfunktion for kolleger i afdelingen og have løbende dialog med den intranetansvarlige omkring undervisningsbehov og inputs til forbedringer. Redaktører: Faste bidragsydere af nyheder og indhold til intranettet. Den intranetansvarlige vil ofte dække en denne rolle delvist. Alle nyheder der skal distribueres ud, skrives eller rettes til af en redaktør, så der sikres en ensartet høj kvalitet af tekst og billeder i det publicerede indhold. Intranetteamet bør mødes jævnligt for at koordinere omkring, hvordan medarbejderne bruger intranettet og hvad der løbende kan forbedres. En repræsentant fra ledelsen bør løbende deltage i disse møder for både at sikre opmærksomhed i ledelsen, men også inputs til videreudvikling. Overordnet bør man som organisation sikre forankring på følgende: - At nyhedsformidlingen til medarbejderne sker via intranettet - At samarbejde omkring opgaver sker via teamsites på SharePoint - At relevante dokumenter gemmes og opdateres på aftalte steder i SharePoint - At medarbejderprofiler holdes opdateret - At vidensdatabaser og procedurebeskrivelser holdes opdateret - At inputs og ideer fra medarbejderne bruges til videreudvikling For at understøtte den løbende opdatering og skabelse af liv på intranettet bruger mange virksomheder desuden disse features: - RSS feed fra relevante nyhedstjenester - Kantinemenu med dagens ret - Dagens stribe fra forskellige tegneserietjenester

Hvordan kommer jeg videre? Et SharePoint intranet rummer store muligheder for agere samlingspunkt for organisationen, men det kræver en koordineret indsats før under og efter. Intet intranet er stærkere end det engagement man lægger i det. Derfor er det vigtigt at ovenstående punkter, er tænkt igennem for at sikre en succesfuld implementering og forankring. Det kan, som nævnt i afsnittet omkring afklaring af behov, være en god idé at lave en business case på forretningsværdien ved at implementere et intranet. Du kan downloade en skabelon til at lave en business case fra lavanet s hjemmeside via linket i afsnittet. I skal som organisation desuden tage stilling til om I selv vil stå for at udvikle og implementere det nye intranet eller om der skal vælges en leverandør til det. Dette vil i høj grad være baseret på omfanget af behov det nye intranet skal understøtte. På baggrund af års erfaring med udvikling og implementering af SharePoint-baserede intranet, har lavanet udviklet en standard intranetløsning med en veldefineret leveranceproces, der dækker over hele processen, fra de første tanker om et intranet til den løbende drift. Vi kalder løsningen for lavapoint for at understrege, at det er SharePoint, der er omdrejningspunktet. lavapoint indeholder en række af de mest efterspurgte intranetfunktioner sammen med en designskabelon, der understøtter de fleste organisationers behov for tematisering og branding. Du kan få adgang til en uforpligtende møde med demo og gennemgang af lavapoint ved at bestille kontakt via www.lavanet.dk/lavapoint. Vi håber at guiden har været brugbar. Med venlig hilsen Team lavanet