Rapport om befordringsenheden 1. Indledning...2 2. Organisering...3 2.1 Bestillings-/Udbudskontoret...3 2.2 Befordringsenheden...5 2.3 Fagcentrene...6 3. Domicil/lokaler...6 4. Budget og kontoplan...6 5. Timepriser...9 6. Aftaler...10 7. Busser og leje-/leasingaftaler...11 8. Tetraplans rapport...11 9. Udbud...12 9.1 Modeller...12 9.2 Udbudsprocessen...13 9.3 Faxe Kommunes situation...14
1. Indledning Uddannelsesudvalget besluttede den 8. maj 2012, at der skulle udarbejdes et forslag til en mere hensigtsmæssig organisering og fremtidig placering af kommunens befordringsenhed, og at der skulle gennemføres en evaluering og eventuel genforhandling af gældende kontrakter. Byrådet besluttede på den baggrund den 28. juni 2012, bl.a. at der oprettes et nyt samlet kørselskontor for hele kommunen som placeres under Center for Teknik & Miljø ved Projekt & Koordinering herefter kaldet Bestillings-/Udbudskontoret (for kørsel), og at udførelse af kørslen flyttes til Center for Ejendomme herefter kaldet Befordringsenheden (CE). Byrådet besluttede samtidig at kommunens kørselsbehov og rentabiliteten på de enkelte ruter skulle analyseres nærmere, således at der både foretages analyse af antallet af passagerer, disponeringen på de enkelte ruter og af, om den enkelte kørsel mest hensigtsmæssigt udføres i kommunalt eller privat regi. På baggrund af denne analyse skulle der udarbejdes en tids- og handleplan for den fremtidige opgavevaretagelse og organisering. Det eksterne konsulentfirma Tetraplan har lavet analysen af kommunens kørselsbehov. Rapport fra Tetraplan beskriver analysen nærmere. Tetraplans rapport danner grundlag for denne rapport, der har til formål at afdække mulighederne for den fremtidige kørsel. I en rapport fra januar 2012, Kortlægning og analyse af befordringsordninger, har Deloitte for Finansministeriet beregnet vogntimepriser for forskellige kørselsordninger rundt om i landet. I rapporten skelnes mellem ordninger, som er lagt i trafikselskabsregi, og ordninger som er egenstyret i kommunerne, enten via udbud eller via egne befordringsenheder. En markant konklusion i rapporten er, at kørsel som er i trafikselskabsregi generelt har en lavere timepris end de egenstyrede ordninger. Med økonomiaftalen for 2013 er regeringen og KL derfor blevet enige om, at man sammen vil gennemføre en ny analyse af de konkrete muligheder for at høste effektiviseringsgevinster for 2014. Det er et sandsynligt scenarie, at brugen af trafikselskaber gøres obligatorisk for de forskellige befordringsordninger, med mindre der kan peges på en anden måde at indhøste effektiviseringspotentialet på. KL vil derfor i det næste halve år gennemføre en række aktiviteter på befordringsområdet. Formålet med aktiviteterne er dels at identificere, beskrive og udbrede, de forskellige muligheder kommunerne selv har for at effektivisere befordringsopgaven, dels at styrke KL s grundlag for interessevaretagelse i dialogen med regeringen og Finansministeriet. 2
Det er i nærværende rapport lagt til grund, at Befordringsenheden kun skal udføre ren kommunal kørsel og at Bestillings-/Udbudskontoret på længere sigt i hvert enkelt tilfælde skal vurdere, om en given kørsel skal udbydes eller udføres af Befordringsenheden. Hvis Befordringsenheden er billigst, eller det på grund af opgavens karakter er mest hensigtsmæssigt, at udføre kørslen i kommunalt regi, skal opgaven forblive der. 2. Organisering Selve udførelsen af kørslen skal flyttes til Center for Ejendomme Befordringsenheden, mens Center for Teknik & Miljø skal oprette et egentligt bestillings- /udbudskontor. Dette rejser en række snitflade spørgsmål. Denne rapport forudsætter at opgaveflytningen sker til årsskiftet 2013. Men det må understreges, at opgaveflytningen i sig selv ikke medfører, at der fra starten er en effektiv Befordringsenhed og et effektivt Bestillings-/Udbudskontor. Flere af Ungdomsskolens medarbejdere har i større eller mindre omfang været beskæftiget med befordringsopgaver samtidig med deres tilknytning til Ungdomsskolens skoletilbud. Den nye Befordringsenhed skal derfor have et overblik over, hvilke kompetencer enheden råder over og skaffe sig de manglende kompetencer. Desuden har Center for Teknik & Miljø ikke på nuværende tidspunkt ressourcer og kompetencer til at være en professionel indkøber af kørsel. 2.1 Bestillings-/Udbudskontoret På baggrund af organiseringen skal Bestillings-/Udbudskontoret modtage bestillingerne fra de enkelte fagcentre. Herefter undersøger kontoret, hvordan de enkelte kørselstyper kan udføres bedst og billigst muligt. Bestillings-/Udbudskontoret har således hele tiden fokus på at finde den for kommunen billigste løsning og afgør hvem der skal have opgaven med de forskellige kørselstyper. Bestillings-/Udbudskontoret indgår den konkrete aftale med leverandøren og forestår afregningen med denne. Bestillings-/Udbudskontoret indgår ligeledes skriftlige kontrakter med fagcentrene om de enkelte kørselsområder. Kontoret fordeler de samlede udgifter til kørselsområderne i henhold til de indgåede kontrakter. Ud over den kørsel, der allerede foregår i Befordringsenhedens regi, bestiller Borgerservice syge- og handicapkørsler via Flextrafik. Det foreslås, at også disse kørsler på sigt skal bestilles via Bestillings-/Udbudskontoret, således at der kan opnås et samlet overblik over al kommunal kørsel og vurderes, hvordan kørslerne kan udføres billigst muligt for kommunen. Bestillinger af syge- og handicapkørsler er oftest ad hoc bestillinger, så på nuværende tidspunkt bestilles de via Flextrafik, indtil Bestillings- /Udbudskontoret har vurderet, om de kan udføres billigere fx af kommunens egen Befordringsenhed. Der er en forventning om, at opgaven vil kunne blive løst billigere, hvis den sammentænkes med den øvrige kommunale kørsel. 3
Den almindelige skolebuskørsel udføres i dag af Movia. Nogle af aftalerne med Movia om skolebuskørsel udløber i 2015 og skal genudbydes. I forhold til de nye skoledistrikter kan det ikke udelukkes, at en hjemtagelse af opgaven på dette tidspunkt vil være økonomisk fordelagtig. Befordringsenheden råder i dag over en række busser, og det forventes, at det samlet set vil være billigst for kommunen at udføre en del af kørslerne selv, også selvom man måske ud fra en isoleret betragtning kan få løst opgaven billigere ved fx at sende den i udbud. Det skyldes, at kommunen har leaset og lejet en del af busserne, som det vil være dyrt at skille sig af med i utide. Men efterhånden som disse aftaler udløber, vil kommunen kunne spare nyinvesteringer ved at sende kørselsopgaverne i udbud eller anvende Flextrafik. Dette skal i hvert enkelt tilfælde afprøves af Bestillings- /Udbudskontoret, hvis det vurderes at give mening for den konkrete kørselsopgave. Kørslen skal fortsætte i Befordringsenheden, hvis dette er billigst eller nødvendigt af hensyn til opgavens karakter. Bestillings-/Udbudskontoret skal ikke planlægge de enkelte ruter. Uanset om kørslen sker med egne vogne eller af fremmede vognmænd efter udbud, skal Bestillings- /Udbudskontoret have faste priser af leverandøren, således at det er i udførerleddet, at der er incitament til at planlægge ruterne mest effektivt. Herunder hører også, at det kan være hensigtsmæssigt at blande de enkelte kørselstyper, således at der særligt om eftermiddagen kan køres fx ældre og skoleelever hjem fra henholdsvis skole og dagcenter i samme bus. I morgentimerne vurderes det at være mere vanskeligt at blande kørselstyperne, da skoleeleverne skal møde på skolen på bestemte tidspunkter. Det vurderes, at der i en opstartsfase er behov for at ansætte én enkelt person til udførelsen af arbejdet i Bestillings-/Udbudskontoret med at afgøre, hvor kørslen kan udføre billigst, udbyde opgaver, have kontakt til leverandører, forestå afregninger overfor leverandører, fakturering af kunderne osv. I opstartsfasen skal Bestillings- /Udbudskontoret have et tæt samarbejde med Befordringsenheden, så de sammen kan vurdere de enkelte ruters rentabilitet og optimering af disse. Der har ikke været brugt mange administrative ressourcer i den hidtidige organisering på at afsøge markedet, da man forestod kørslerne selv. Derfor er denne ansættelse i Bestillings-/Udbudskontoret i princippet en ekstra ressource. Det forventes dog, at der vil være en administrativ optimering i Befordringsenheden, når ruteplanlægning, vagttelefon osv. jf nedenfor samles i Center for Ejendomme, hvor nogle af de samme funktioner allerede er i dag. Også den omstændighed at administrationen samles på færre personer vurderes at give administrative optimeringer i forhold til den nuværende organisering. 4
På sigt kan det blive nødvendigt at justere bemandingen af personale i Bestillings- /Udbudskontoret, hvorfor det foreslås, at der foreløbig laves en projektansættelse i fx 2 år. 2.2 Befordringsenheden Befordringsenheden skal som udfører af kørslen stå for driften af busserne, herunder indgå i de eksisterende leje- og leasingaftaler. Det er i Befordringsenheden, at de enkelte chauffører er ansat. Center for Ejendomme har uddannet en transportleder. Befordringsområdet er organisatorisk allerede flyttet til Center for Ejendomme. Desuden er alt ekskursionskørsel stoppet, da det er denne type kørsel, der ofte har givet anledning til afgrænsningsproblemer i forhold til, om der er tale om kommunal kørsel. Bestillings-/Udbudskontoret skal vurdere, om ekskursionskørsler for kommunen har et samlet omfang, der medfører udbudspligt, hvis kørslerne ikke længere foretages af kommunen selv. Det kan overvejes at få en professionel udbyder til at stå for selve ruteplanlægningen. Sammen med ruteplanlægningen hører også en bemandet vagttelefon, da det er ruteplanlæggeren, der har kontakten med borgerne, når de fx aflyser en planlagt kørsel. Befordringsenheden har fået udviklet et IT-system, der på sigt skal kunne planlægge ruterne. Men på nuværende tidspunkt udarbejdes ruterne manuelt, hvorefter de kopieres ind i det elektroniske system. Når organiseringen er endelig på plads, vurderer Befordringsenheden om kommunens eksisterende IT-systemer kan udvikles til at planlægge de enkelte ruter tilfredsstillende. Hvis det ikke er tilfældet, vurderer Befordringsenheden sammen med Bestillings-/Udbudskontoret, om det vil være billigst at fortsætte med den manuelle ruteplanlægning, at anskaffe et IT-system til ruteplanlægningen eller om planlægningsopgaven skal udføres af en privat udbyder af sådanne tjenester. Befordringsenheden står foreløbig for ruteplanlægningen og at have en bemandet vagttelefon. Befordringsenheden afregner direkte med Bestillings-/Udbudskontoret, der fordeler udgifterne på de enkelte kørselsområder. Det er vurderingen, at der vil være en administrativ optimering i Befordringsenheden i forhold til den nuværende organisering. Det skyldes, at Befordringsenheden alene skal udfakturere til Bestillings-/Udbudskontoret, synergieffekter af, at Center for Ejendomme har en række lignende opgaver og at administrationen kan samles på færre hænder (i dag udfører en del af Befordringsenhedens personale få timer om ugen til administration, hvilket ikke er den mest effektive administration). 5
2.3 Fagcentrene Fagcentrenes kontakt til befordringsområdet går altid gennem Bestillings- /Udbudskontoret, medmindre det drejer sig om konkrete aflysninger mv., som skal sendes til ruteplanlæggeren. Men det skal tilstræbes, at borgerne selv henvender sig direkte via vagttelefonen eller mail til ruteplanlæggeren, således at fagcentrene alene skal visitere borgere til kørsel og bestille kørslerne via Bestillings-/Udbudskontoret. Det er fagcentrene, der afholder udgifterne til kørsel. 3. Domicil/lokaler Befordringsenheden har indgået tre lejeaftaler på ejendomme beliggende på Industrivej 39, Rønnede to af aftalerne og Industrivej 46, Rønnede. Lejeaftalen på Industrivej 46 er et lager, som efter det oplyste har været anvendt til opbevaring af diverse effekter for både Ungdomsskolen og Befordringsenheden. Lejemålet ophører den 15. november 2012 uden yderligere varsel. Lejemålet vil blive rømmet inden denne frist. Den ene af lejeaftalerne på Industrivej 39, 1. sal er udlejet til kontor, mødevirksomhed og undervisning. Dette lejemål udløber den 31. august 2013. Disse aktiviteter vurderes umiddelbart at kunne flyttes til andre kommunale ejendomme. Lejeaftalen er uopsigelig indtil udløb, hvorfor det foreslås, at Befordringsenheden fortsat anvender lejemålet. Den månedlige husleje udgør 2.700 kr. Herudover betales renovation, varme og el efter forbrug. Den anden lejeaftale på Industrivej 39 indeholder kontorlokale, toilet, frokoststue mm. samt P-område til diverse køretøjer. Alle busserne er parkeret på denne adresse om natten og det er herfra, at befordringsvirksomheden drives med vagttelefon, chaufførernes frokoststue mv. Aftalen udløber den 31. december 2012. Befordringsenheden finder nye steder til busserne. Der er mulighed for at anvende kommunens to materialgårde, som samtidig opfylder krav til chaufførerne mht. toiletforhold, frokoststue osv. 4. Budget og kontoplan Befordringsenhedens regnskabstal viser, at udgifterne til befordring i kommunen samlet set er blevet lavere, end før hjemtagelsen af opgaven. Dette skal dog sammenholdes med, at Befordringsenheden har haft underskud og dermed har været underfinansieret. Desuden har der ikke været brugt ressourcer på at afsøge markedet i forhold til de enkelte kørselstyper. KORA, Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning har opgjort priserne for en folkeskolelev i hele landet. Faxe Kommune brugte i 2011 i 6
alt 861 kr. pr. elev (6-16 år). 12 sammenlignelige kommuner brugte i gennemsnit 1.497 kr. og kommunerne i Region Sjælland brugte i gennemsnit 1.583 kr. Tallene er baseret på kommunale regnskabstal. Den store forskel på udgifterne til skolebuskørsel kan være udtryk for, at Befordringsenheden har været underfinansieret på dette område, selvom det ikke er et område, der har givet direkte underskud. Men det kan også være udtryk for, at kommunen rent faktisk har billigere befordring end andre kommuner. PWC har i september 2011 undersøgt kommunens befordringsenhed. Inden rapporten fra PWC blev driften af befordring konteret under Ungdomsskolens virksomhed. I rapporten blev der i afsnittet Organisatorisk og driftsmæssigt setup bl.a. konkluderet, at der bør ske en kontoplanmæssig adskillelse således, at befordringens budgetog regnskabsmæssige tal ikke indgår i bl.a. ungdomsskolens budget og regnskab samt heraf afledte nøgletal. Dette er efterfølgende blevet ændret, så befordringsenheden i dag kontoplanmæssigt er adskilt fra ungdomsskolen. Budget 2013 Konto Budget beløb Bemærkninger 306001 Intern busdrift 02 Personale og administration 8.550.000 400 Personale 401 Ledelse 220.000 402 Fagpersonale 001 Faste chauffører 5.800.000 002 Vikarer 1.100.000 403 Øvrig personale 001 Administration 1.000.000 420 Uddannelse 80.000 430 Øvrige personaleudgifter 100.000 Inkl. arbejdsbeklædning 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 502 Administrationsudgifter 75.000 600 It, inventar og materiel 25.000 700 Grunde og bygninger 150.000 04 Drift af materiel 3.978.400 600 It, inventar og materiel 602 Køb af it, inventar og materiel, 001 It 125.000 003 Øvrigt materiel 006 Biler 600.000 Evt. genanskaffelser 007 Mobiltelefoner 40.000 603 Leje/leasing af it, inventar og materiel 005 Biler 917.400 7
605 Drift og vedligeholdelse 001 It 61.000 WEB-TRACK, TECHHOUSE 003 Øvrigt materiel 25.000 006 Biler 01 Brændstof 950.000 02 Reparation og vedligeholdelse 845.000 03 Vægtafgift og syn 100.000 04 Forsikring 300.000 007 Mobiltelefoner 15.000 06 Opgaveløsning -12.528.400 500 Materiale- og aktivitetsudgifter 588 Fremmede vognmænd 589 Øvrige relaterbare udgifter 900 Indtægter -12.528.400 901 Salg af kerneydelser Center for Teknik og Miljø 0 Bestillings- og udbudskontor Drift 550.000 Abonnement fagcentre -550.000 Bemærkninger til budget: Budgettet er udarbejdet ud fra et grundlag på 18.000 kørselstimer der er forholdsmæssigt fordelt på tilbageværende opgaver og anvendelse af de 3 bustyper, idet fordelingen forudsættes at følge samme mønster som i 2011 og 12. Derudover er det forudsætningen at aftalen med Ørslev Turist opsiges og Befordringsenheden i videst muligt omfang overtager disse kørsler. Såfremt Befordringsenheden ikke har ressourcer, eller når det ikke vurderes hensigtsmæssigt at bruge busser anvendes flextrafik. Denne udgift forudsættes viderefaktureret til bestilleren/kunden og har således ingen regnskabsmæssig nettovirkning på Befordringsenheden. Der er taget højde for, at udgifter til reparations- og vedligeholdelsesudgifter vil være stigende. Der er endvidere taget højde for restbetaling på den bus, hvis leasingperiode udløber i 2013, samt afleveringsomkostninger ved ophør af lejeaftale på 3 yderligere busser. Derudover driftsudgifter på evt. 2 nyerhvervede minibusser med lift. Der er afsat kr. 600.000 til evt. genanskaffelser alternativt forlængelse af lejeperioder. I budgettet indgår endvidere en investering i it-systemet Web-Tour på kr. 100.000 samt drift af Bestillings- og udbudskontor kr. 550.000. 8
De budgetterede indtægter modsvarer de forventede samlede udgifter. Det skal bemærkes at de fagcentre der p.t. har en fastpris aftale med Busenheden vil får en meromkostning (ej budgetteret på fagkontiene) i 2013 i forhold til 2012 såfremt de skal afholde de faktiske omkostninger. Tekniske bemærkninger: Under 04 Drift af materiel registreres alle udgifter på projektkode svarende til den enkelte bus. Under 06 Opgaveløsning registreres udgifter og indtægter på projektkode svarende til opgave art (Særskolekørsel, dagcenterkørsel, STU m.v.) 5. Timepriser Timepriser 2013 er baseret på forventede faktisk afholdte totaludgifter i året. Der er derfor ikke direkte sammenlignelige med tidligere opgjorte timepriser, der baserede sig på gennemsnitsberegninger over en forventet levetid for en bus på 10 år. Timerne er fordelt på bustyper ud fra den anvendelse af materiellet på opgaver, der er registreret i 2011 og 12. Bustype Forventet antal timer på opgaver 1) Drift af materiel 2) Chauffører 3) Ledelse og administration 4) Timepris i alt inkl. overhead Tung 1.440 332 393 82 807 Mini m. lift 7.560 253 393 82 728 Mini u. lift 9.000 177 393 82 652 1): Med udgangspunkt i fordeling på opgave og bustype som i 2011 og 2012. 2): Brændstof, reparationer, leje/lease, forsikring, gps, øvrige aktivitets it-systemer mv. Leje/lease er den faktisk forventede fakturerede udgift i 2013. Dvs. der er busser der er færdigbetalt og således ikke indeholder denne udgift. Tidligere beregnede timepriser har været baseret på en samlet udgift fordelt pr. bus på en levetid på 10 år. Derudover hensættelser til genanskaffelser. 3): Inkl. vikardækning, uddannelse, arbejdsbeklædning og øvrige personaleudgifter. 4): Inkl. bygningsdrift. 9
6. Aftaler Der er lavet udkast til kontrakt mellem Bestillings-/Udbudskontoret og Befordringsenheden (hovedkontrakten). Herudover er der lavet udkast til aftaler mellem fagcentrene og Bestillings- /Udbudskontoret. Kontrakterne er lavet som enslydende standardkontrakter, hvor ydelsen, pligter mv. er beskrevet. Til kontrakten hører et individuelt tillæg, der beskriver prisen, antal timer og særlige krav til kørselstypen (børneattester, krav til bussernes indretning osv.). Tillægget er en del af aftalen. Aftalerne er gældende for et år og skal herefter genforhandles. Prisen i kontrakterne er udarbejdet som faste priser under nogle givne forudsætninger. Dette sikrer, at udfører af kørslen altid vil have fokus på at tilrettelægge kørslen optimalt uanset om det er kørsel med kommunens egne busser, kørsel efter udbud eller kørsel med Flextrafik. Hvis omfanget af ydelsen ændres væsentligt, ændres prisen dog også. Dette sikrer, at der ikke visiteres flere borgere til kørsel end de, der har krav på det. Samtidig sikres det, at fagcentrene ikke betaler for meget for befordringen, hvis antallet af berettigede borgere bliver væsentligt mindre. Prisen i kontrakterne er sammensat af en pris for det forventede antal timer samt en forholdsmæssig del af Bestillings-/Udbudskontorets pris på 550.000 kr. Der er ikke lavet udkast til aftaler til ekskursionskørsel og ekskursionslignende kørsel, fx kørsel for Campus, da disse kørsler ikke længere udføres i kommunalt regi. Bestillings-/Udbudskontoret skal vurdere, om kørslerne skal i udbud. Der er lavet i alt 7 udkast til aftaler med fagcentrene: Dagcenterkørsel, Gymnasiebus, Ungdomsskolen, Svømmekørsel, Skolekørsel (både internt og eksternt samt sygekørsler), STU kørsel og Sagsbehandlerbevilget kørsel. STU-kørsel er kørsel med unge til specialkørsel, som bestilles af Center for Beskæftigelse. Sagsbehandlerbevilget kørsel er kørsel med børn til aflastning mv., som bestilles af Børn & Familie. Disse to kørselstyper er hidtil betalt efter regning. I de udarbejdede kontrakter, betaler centrene fremover også en fast månedlig ydelse, som eventuelt kan ændres ved væsentlige ændringer. I forhold til fagcentrenes forventede udgifter for 2013, bliver den samlede kørsel 3.290.000 kr. dyrere end forventet. I denne merudgift er indregnet 550.000 kr. til Bestillings-/Udbudskontoret og Befordringsenhedens budget på i alt 12.528.400 kr. som fremgår ovenfor under punkt 4. Herved sikres det, at Befordringsenhedens budget er dækket ind med kørselsaftalerne. 10
Merudgifterne fordeler sig således: Center for Sundhed og Pleje Center for Teknik & Miljø Center for Undervisning, Ungdomsskolen Center for Undervisning, svømme- og skolekørsel Center for Teknik & Miljø, Bestillings-/Udbudskontor 373.000 kr. 288.000 kr. 186.000 kr. 1.893.000 kr. 550.000 kr. 7. Busser og leje-/leasingaftaler Befordringsenheden råder over 2 liftbusser med chauffører som ejes af Ørslev Turisttrafik A/S. Kontrakten er opsagt, og busserne er derfor ikke medtaget i nedenstående. Ud over disse to busser, råder Befordringsenheden over i alt 18 busser, hvoraf 13 busser er lejet eller leaset og 5 busser ejes af Ungdomsskolen. De i alt 18 busser fordeler sig på 5 små busser, 8 mellembusser med lift, 4 mellembusser uden lift og 1 stor bus. De fem busser, som Ungdomsskolen ejer, er to små busser, to mellembusser med lift og en mellembus uden lift. Disse busser kan søges afhændet når det vurderes hensigtsmæssigt i forhold til Befordringsenhedens kørselsaktiviteter. Leje- og leasingaftalerne udløber således: 2012: En mellembus med lift 2013: Fire busser: To mellembusser uden lift og to mellembuser med lift 2014: Fire busser: En mellembus uden lift og tre mellembusser med lift 2015: Fire busser: Tre små busser og en stor bus Befordringsenheden må i hvert enkelt tilfælde vurdere, om en bus efter udløb af aftalen fortsat er nødvendig for udførelse af kommunal kørsel. Hvis Befordringsenheden i midlertidige perioder mangler busser til at forestå kørslen, aftaler de i samarbejde med Bestillings-/Udbudskontoret, om dette kan løses ved at anvende Flextrafik, at udbyde enkelte kørsler eller eventuelt bestille fremmede vognmænd ad hoc. I den forbindelse skal Bestillings-/Udbudskontoret være opmærksom på tærskelværdierne for udbud. 8. Tetraplans rapport I rapporten er analyseret antallet af passagerer og kørselsbehovet på de forskellige kørselstyper. Desuden har Tetraplan analyseret disponeringen af Ungdomsskolens busser, ruterne herunder effektiviteten af ruterne, rentabiliteten og udbudsegnethed. Rapporten peger i sin konklusion på følgende: 11
Specialkørsel af elever og ældre udgør langt den største del af specialkørslen med tilsammen et budget på ca. 10 mio. kr. pr. år. Det vil med fordel kunne sendes i udbud efter en defineret afviklingsplan. Dette vil dog skulle afprøves i forhold til Befordringsenhedens udførelse af opgaven. Befordringsenheden kan afgive kontrolbud, hvis man vælger at udbyde opgaven. En begrænset del af kørslen er velegnet til at flytte direkte over i den åbne køreplanlagte Moviakørsel. Det gælder den supplerende skolebuskørsel, samt eventuelt kørslen med ungdomsskoleelever. Kun en begrænset del af kørslen er egnet til at flytte over i den lukkede behovsbestemte Flextrafik, men det kan være en god løsning til at samle op på enkelte kørselsbehov, som er spredt i tid og rum. Rapporten vedlægges som bilag. 9. Udbud Hvis Befordringsenheden i samarbejde med Bestillings-/Udbudskontoret vurderer, at Befordringsenheden ikke længere skal forestå al kommunal kørsel, sender Bestillings-/Udbudskontoret kørslerne i udbud. Udgifterne til Befordringsenhedens vognpark skal indgå i vurderingen af, om et udbud er fordelagtigt. Befordringsopgaver er i udbudsretlig forstand en tjenesteydelse og udbuddet skal gennemføres som et EU-udbud, da kontrakternes størrelse overstiger tærskelværdien. 9.1 Modeller Det kan vælges at udbyde hele kørselsopgaven samlet eller at udbyde den i delaftaler. Fordelene ved at udbyde hele kørselsopgaven samlet er, at entreprenøren kan etablere koordinerede løsninger på tværs af kørselstyper, hvilket vil give bedre driftsøkonomi og højere flexibilitet. Desuden skal Bestillings-/Udbudskontoret kun håndtere én entreprenør, hvilket vil spare ressourcer i det daglige i forbindelse med både afregning og information. Det kan også være en fordel for brugerne med kun én entreprenør, hvis den pågældende er dygtig, pligtopfyldende og serviceminded. Den oplagte ulempe er, at det kan være vanskeligt at fastholde den løbende service og kvalitet, hvis der ikke naturligt er en konkurrence mellem flere entreprenører. Desuden vil det være vanskeligt for Bestillings-/Udbudskontoret at måle og vurdere entreprenørens performance, hvis der ikke er sammenlignelige entreprenører på andre kørselsområder. Desuden kan det være kritisk i forhold til forsyningssikkerhed, hvis entreprenøren fx går konkurs. 12
Hvis man vælger at udbyde opgaven i delaftaler, skal man dog være opmærksom på, at aftalerne skal være så tilpas store, at der kan skabes fornuftige og effektive forretningsgange. Sporadisk kørsel med et lille volumen risikerer at give højere tilbudspriser, mens bedre udnyttelse af køretøjer og mere effektiv brug af chauffører giver lavere tilbudspriser. Desuden kan det være en model at udbyde al ruteplanlægningen for sig. Dermed vil ruteplanlæggerens eneste opgave være at optimere ruterne, mens de enkelte kørsler kan foretages af en eller flere entreprenører. Det kan dog vise sig umuligt at opnå gunstige tilbud i denne model, da vognmændenes interesse i at byde på den kommunale kørselsopgave netop kan være at planlægge kørslen sammen med vognmandens øvrige virksomhed, og i den forbindelse kan han have behov for selv at planlægge ruterne. 9.2 Udbudsprocessen Udbudsprocessen kan opdeles i tre faser: Fase 1 - Forberedelse af udbuddet: Intern organisation Udbudsstrategi Erfaringsopsamling/afdækning Politisk behandling Afklaring af kontrakt Udbudsmateriale Politisk behandling Fase 1 vurderes at tage 6-8 måneder. Med Tetraplans analyse samt forvaltningens arbejde siden foråret 2012 vurderes en del af forberedelsen at være udført. Forberedelsen vurderes derfor at tage max 6 måneder. Fase 2 Gennemførelse af udbuddet: Annoncering Udbudsperiode Evaluering Politisk behandling Fase 2 vurderes at tage 3-4 måneder. Fase 3 Afslutning af udbuddet og kontraktsstart Stand-still periode og kontraktindgåelse 13
Bekendtgørelse om kontraktsindgåelse Forberedelse til kontraktsstart Fase 3 tager også 2-3 måneder. 9.3 Faxe Kommunes situation Der kan tænkes forskellige modeller for udbud i den nuværende situation. Faxe Kommune kan vælge at udbyde hele kørselsopgaven med det samme, således at der ikke skal oprettes en kørselsafdeling under Center for Ejendomme. I den konkrete situation, hvor kommunen indtil 2015 gradvist får færre busser, kan det dog være fornuftigt at udbyde kørslen i takt med det heraf følgende øgede behov, således at det først er efter 2015, at al kørsel er udbudt. Men et eventuelt udbud skal hele tiden sammenholdes med, om Befordringsenheden kan udføre opgaven billigere. Befordringsenheden bør derfor afgive kontrolbud. Det kan også efter 2015 vise sig økonomisk hensigtsmæssigt at beholde hele eller dele af kørslen med kommunens egne busser. Og det kan vise sig økonomisk fordelagtigt at hjemtage den almindelige skolebuskørsel ved udløb af de eksisterende kontrakter med Movia. Der peges i Tetraplans rapport på, at særskolekørsel og dagcenterkørsel umiddelbart kan sendes i udbud efter en defineret afviklingsplan. 14