Baggrund for ændring af projektsetup Generelt et behov for at løfte projekter til strategisk niveau / fælles ejerskab Specifikke krav til afrapportering af midlerne Sikring de nødvendige ressourcer til projekterne
Hvad er målet på kort sigt. At gentænke projektorganisering for at: Tilføre ressourcer = sikre kontinuerlig fremdrift i projekterne Etablering af en motor for projektarbejdet på alle niveau er (lektorat, kompetence, vidensomsætning, rapportering etc.) Ide, projektudvikling og dermed ejerskabet bevares i områderne og implementeres og videnomsættes i områderne. Redefinere og præcisere projektorganisationen. Etablere central monitorering og afrapportering af alle projekter. Kvalitativt løft af det metode / forskningsmæssige niveau af projekterne.
Løsning: Fremtidige målsætninger for FoU arbejdet 2015-17 2017- NICE projekter: Ekstern fundingpartnere altid med i projektet i NICE projekter Lektorat projekter: Områder definerer selv deres projekter Fokus på at etablere stabil motor omkring lektorprogrammet samt viden tilbage i uddannelserne Setup og motor defineres individuelt fra projekt til projekt NICE projekter Lektorat projekter NICE projekter Lektorat projekter
Fremtidens projektorganisation Projektejer: Godkende og tildele ressourcer. Styregruppe: Praktisk og strategisk ledelse af projektet. Projektdeltagere: Bidrager ca. 10% ind i aktuelle projekter. Projektgruppe: Faglig relevant sammensætning og den udførende del. Projektleder: Tovholder og primær kontakt til styregruppe.
Forventede effekter - Tilførsel af ressourcer til projekterne: - Projektdeltagere = 10% årsværk - Projektgruppe + projektleder = Et samlet årsværk Forøget afløb (NICE bruger i 2014 960 timer á kr. 350 = kr. 336.000,00. I det nyt setup vil dette være ca. kr. 600.000) - Redefinere område / nærmeste chefers rolle: - Udvikle og definere projektet - Ledelse igennem styregruppen Prioritering - Se projekter strategisk og på tværs i organisationen - Sikre link imellem drift og udvikling - Porteføljestyring ved Innovation: - Monitorering af fremdrift - Styregruppedeltagelse (facilitere projektprocessen) Fremdrift - Etablere projektmøde forum på månedlige basis - månedlig afrapportering til O-chefmøder
Hvordan i praksis? - Projektleder og projektgruppe udgør kernen af projektet: - Samlet set minimum et årsværk tildeles projektleder og projektgruppe, og som udgangspunkt 700 timer til projektleder. - Alle projektdeltagere får tildelt ca. 10% af deres tid til FoU projekter. - Tidsregistrering for alle i tilknytning til FoU arbejde, og dokumentation for dette. - Mandat og ansvar til projektleder/styregruppe defineres individuelt for alle projekter - Præcisere område / nærmeste chefers rolle: - Ser alle projekter strategisk og på tværs i organisationen - Udvikle og definere projektet sammen med projektleder / projektgruppe - Styring igennem styregruppen, ikke som projektejer - Projektejernes rolle: - Godkende projektet og tildele ressourcer - Projektejere er altid Direktionen - I styregruppen er Direktionen enten direkte repræsenteret eller via Innovation.
Fra august: Projektgrupper fremadrettet. Tidsregistering af FoU tid (M time) Månedligt møde med alle projektledere Månedlige og halvårlige afrapportering Individuelle supportmøder Innovation: afrapportering videre til områdeforum og direktion
Spørgsmål?
Om tidsregistering - De afrapporterede timer skal afspejle hvad der i forvejen allerede er aftalt med nærmeste leder. - mtime er alene et praktisk værktøj i forhold at kunne rapportere i forhold til Frascati midler. - Frascati rapportering stiller omfattende krav til hvilke personer, omfang af arbejdet og hvilket FoU projekt. - På sigt er tidsregisteringen giver det et redskab til bedre at estimere ressourceforbrug på nye projekter.
Plan for efteråret - Afrapportering og videndeling i centrum - Projektlederforum - 1 gang pr. mdr. - Månedlig statusrapport (skriftlig) - 1 uge før projektlederforum - Halvårlig statusrapport (skriftlig) - 13. august 2015-8. januar 2016
Ny hjemmeside Ny hjemmeside lanceres 1/9 Ny struktur Hovedmenupunkt: Forskning Projektpitch i skrift og tale 10 linjers resume Nyt lydstudie på Søerne
Projektets vej ind i organisationen (Fase 1A) Frascati screening (udviklingsprojekt) Projektet kvalificeres yderligere Ideen præsenteres til nærmeste chef Et projektbrief udarbejdes - Områdec hef vurderer faglighed, relevans og omfang af projekt Projektet forbliver internt i området (et sandkasseprojekt) Ideen fødes et sted i organisationen
Projektets godkendelse og opstart (1B) Direktionen vurderer den indkomne ansøgning Positiv tilbagemelding fra Innovation til projekt ansøger Indledende projekter møder med styregruppe og projektgruppe, der definerer den videre ramme for projektet. Projektet godkendes som Frascati projekt og formidles til direktionen