Bach, trivsel og vækst SLUTRAPPORT
Slutrapport vedrørende projekt Bach, trivsel og vækst Det skal indledningsvis konstateres, at gennemførelsen af projekt Bach, trivsel og vækst har haft en endog meget positiv virkning på virksomhedens situation og udvikling. Projektet, der har været ganske gennemgribende og omfangsrigt, har således haft en tydelig positiv afsmitning på såvel virksomhedens psykiske helbred som dens kultur. Medarbejdernes positive indstilling til og interesse for virksomheden afspejles blandt andet af det forhold, at der i forbindelse med et nyligt afholdt førstegangsvalg af medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen var hele kandidater. Virksomhedsledelsens attituder og kompetencer har stor indflydelse på virksomhedens psykiske arbejdsmiljø. Som omtalt i den tidligere udarbejdede delrapport, blev der i juni 200 afholdt en lederkonference med deltagelse af alle ansatte med en lederfunktion. Konferencen skabte kraftig fokus på betydningen af en relevant ledelsesadfærd og dette at kommunikere i stedet for blot at informere. En nyligt afholdt medarbejderundersøgelse bekræfter den antagelse, at lederadfærden og kommunikationsadfærden i højeste grad er ændret i positiv retning. Gennem projektets faser har den styregruppe, der blev nedsat i forbindelse med projektets etablering, afholdt en lang række møder. I forbindelse med disse møder har der ikke mindst været sat fokus på de forbedringsområder, der blev specificeret i projektets første faser, nemlig: Den daglige planlægning Forbedret kommunikation og intern dialog Modtagelse og integration af nye medarbejdere Ledelsens synlighed Coaching. Der skal her gøres følgende bemærkninger til de enkelte områder, idet der henvises til den efterfølgende beskrivelse af den senest afholdte medarbejderundersøgelse: Den daglige planlægning: Det er indlysende, at medarbejdere, der opfatter den daglige planlægning som mangelfuld, ikke kan forventes at være topmotiverede. Det har derfor været et kardinalpunkt for virksomhedens ledelse at få optimeret planlægningsprocessen. Virksomhedens status som underleverandør gør imidlertid, at man ofte må reagere endog meget hurtigt på meldinger fra den dominerende kunde. Denne omstændighed medfører naturligvis ofte krav om pludselige ændringer i den daglige planlægning og irritation hos medarbejderne. Den senest gennemførte medarbejderundersøgelse viser, at medarbejderne stadig finder, at den daglige planlægning er mangelfuld. I forhold til den tidligere undersøgelse er opfattelsen af planlægningsproblemer blevet endog godt og vel cementeret. Der er fra ledelsens side sat fokus på at få planlægningen forbedret. Der er således foretaget en strukturel ændring i organisationen, der i sig selv vil medvirke til at optimere planlægningen. Tilbage står dog det forhold, at én kunde aftager en meget stor andel af virksomhedens produktion. Da det naturligvis er vanskeligt at
få ændret beordrings- og afkaldelsesadfærden hos en kunde, udfoldes der nu bestræbelser på at bibringe medarbejderne en forståelse for baggrunden for nogle af planlægningsproblemerne. Ikke mindst henviser man her til virksomhedens mission, som har følgende indhold: Bach Composite Industry a/s er en underleverandørvirksomhed inden for udvikling og produktion af kompositter, der udnytter sine kompetencer til at skabe udvikling, sikkerhed og succes for sine kunder. Planlægningsproblematikken ændrer dog ikke på det forhold, at medarbejdernes tilfredshed med at være ansat på virksomheden er endog meget høj. Kun én medarbejder besvarer således spørgsmålet om, hvad det dårligste er ved at være ansat på virksomheden, med dårlig planlægning. Der er intentioner om på et senere tidspunkt igen gennem en måling at få konstateret, om der sker ændringer i medarbejdernes opfattelse vedrørende den daglige planlægning. Vedrørende kommunikation og dialog: Der er en direkte korrelation mellem kommunikation og arbejdsklimaet, som det opleves af medarbejderne. Det er nok en almindelig erfaring, at der i forbindelse med gennemførelsen af medarbejderundersøgelser fremkommer mindre positive udsagn om informationsniveauet. I forbindelse med den tidligere gennemførte undersøgelse, mente kun 2 % af respondenterne, at informationsniveauet i virksomheden er lige så højt eller højere end i andre virksomheder, hvor man har været beskæftiget. I den seneste undersøgelse udtaler imidlertid %, at det forholder sig sådan. % af respondenterne mener nu i høj grad eller i meget høj grad at få den information, de har brug for i det daglige arbejde mod tidligere %. 0 % af respondenterne i den seneste undersøgelse finder, at arbejdsklimaet nu er godt eller særdeles godt. Hvor tidligere % fandt, at medarbejdernes engagement i det, der foregår i virksomheden, var godt eller særdeles godt, er der nu hele %, der mener, at det forholder sig sådan. 8 % af respondenterne i den seneste undersøgelse finder, at medarbejdernes engagement i forbindelse med at gennemføre eget arbejde er højt eller særdeles højt, hvilket repræsenterer en mindre stigning. Når det drejer sig om opfattelsen af virksomheden som den ideelle arbejdsplads, udtaler 0 % af respondenterne, at de finder, at virksomheden passer godt eller endog særdeles godt ind i denne opfattelse. Også her er der tale om en stigning i forhold til tidligere. Som svar på spørgsmålet om, hvad det værste ved at være ansat på virksomheden er, svarer omkring ¼ af respondenterne, at de ikke ved det! Spørgsmålet om hvad man vil savne mest, hvis man skulle forlade virksomheden, får mere end halvdelen til at svare, at det mest savnede vil være kollegaerne og sammenholdet. Det kan således konstateres, at ikke bare tallene direkte viser, at kommunikationen er blevet bedre i virksomheden. Forhold, der er i korrelation med kommunikationen, viser det lige så klart. 2
Medvirkende til forbedringerne inden for området kommunikation er ikke blot den større forståelse for kommunikationens betydning. Stærkt medvirkende er sikkert også, at virksomheden har fået etableret en elektronisk medarbejderhåndbog, som løbende opdateres. Modtagelsen af nye medarbejdere: Modtagelsen af nye medarbejdere har tidligere været et kritikpunkt. Den nye undersøgelse viser, at hele 80 % af respondenterne i dag mener, at det er noget virksomheden nu er god eller endog meget god til. Forbedringen skyldes ikke mindst, at en medarbejder har fået til opgave at sørge for, at nye medarbejdere bliver vist rundt og præsenteret for kollegaer, ledere samt medlemmer af sikkerhedsudvalg og orienteret om alt, hvad der i denne situation kan anses for at være relevant. Ledelsens synlighed: Af de 2 tidligere undersøgelser fremgik det, at ledelsen manglede synlighed. Med henvisning til den voldsomme ekspansion, virksomheden har gennemgået, kunne denne opfattelse imidlertid mere eller mindre karakteriseres som forventelig. Fra at være en virksomhed af en så beskeden størrelse, at det var naturligt, at alle ansatte og ledelsen havde en følelse af nærhed i dagligdagen, til som nu at være en funktionsopdelt organisation med op mod 0 medarbejdere. Imidlertid har ledelsen gennem en ændret daglig adfærd i virksomheden søgt at øge sin synlighed. Af de ganske mange bemærkninger, der er fremkommet i forbindelse med undersøgelsen, fremgår det, at også når det drejer sig om ledelsens synlighed, er der sket en forbedring. Coaching: Allerede på et ret tidligt tidspunkt i projektet blev ordet coaching oftere og oftere hørt i forbindelse med styregruppens møder. Efterhånden stod det klart for gruppens medlemmer, at coaching kunne være et godt værktøj at anvende i forbindelse med de løbende bestræbelser for at optimere organisationens psykiske velvære. Det blev derfor besluttet at afvikle et 2-dages træningsforløb i disciplinen. Forløbet blev herefter afviklet i juni 200 med deltagelse af medlemmerne fra såvel styregruppen som samarbejdsudvalget. Træningsforløbets indhold bestod primært i en præsentation af coachingens værktøjer og filosofier. Det vil være ikke så lidt af en overdrivelse at karakterisere forløbet som en 0 % succes. Deltagernes efterfølgende konsultationer i det fyldige deltagermateriale i kombination med en efterfølgende opfølgning gav dog alligevel en entydig opfattelse af, at fokuseringen på coaching var en rigtig beslutning. De af forløbets deltagere. der erklærede sig positivt indstillet på at fungere som coaches, blev derfor opfordret til at deltage i et nyt forløb, som så blev afviklet primo 2005. Sideløbende hermed er der gennemført flere individuelle coaching-sessioner med deltagerne. Det kan nu med tilfredshed konstateres, at virksomheden disponerer over en coaching taskforce bestående af medarbejdere, som alle er klar til at træde i funktion for at gennemføre såvel horisontal som vertikal coaching. Enkelte af disse coaches har allerede været i funktion med stor effekt. Som det også senere vil fremgå, er der indgået aftale om, at denne coaching taskforce efter afslutningen af projekt Bach, trivsel og vækst fører faklen videre.
Indledning til undersøgelse Som en del af projektet blev der i september 200 gennemført en medarbejderundersøgelse, hvor samtlige medarbejdere blev opfordret til at deltage. Som en opfølgning på denne undersøgelse og som en naturlig del af projektets afslutningsfase blev der i februar 2005 gennemført en ny undersøgelse, hvor respondenter deltog. Metodevalg: Styregruppen besluttede at anvende samme fremgangsmåde som ved den forrige undersøgelse dvs. at gennemføre en 2-faset undersøgelse, hvor fase skulle være et spørgeskemabaseret interview gennemført med 2 eksterne konsulenter som interviewere. Som sidst skulle det i forbindelse med gennemførelsen af denne fase understreges over for respondenterne, at interviewet var 0 % fortroligt, og at den rapport, der ville blive en følge af undersøgelsen, ville være helt anonymiseret. Der ville således ikke på nogen måde være mulighed for at henføre noget udsagn til en konkret person. Fremgangsmåde: De 2 konsulenter, der skulle gennemføre interviewrunden blev anbragt i 2 lokaler. Foran sig havde de 5 kartonkort med forskellige farver. Kortene bar påskriften: Særdeles godt Godt Hverken godt eller dårligt Mindre godt Dårligt I forbindelse med besvarelsen af spørgsmålene pegede respondenterne på et kort, som repræsenterede deres valg af svar. Fremgangsmåden bevirkede, at respondenterne helt kunne koncentrere sig om at forstå spørgsmålene og give kvalificeret svar. Metoden viste sig igen at være endog meget fordelagtig. Umiddelbart efter besvarelsen af spørgsmålene i fase blev medarbejderne bedt om at gå til et andet lokale, hvor de helt anonymt kunne besvare spørgsmålene i skemaet for fase 2. Dette skema havde en opfordring til at supplere besvarelserne med bemærkninger Spørgerammen var opdelt i følgende dimensioner: Det daglige arbejde Tilfredshed med job og ansættelse Ledelse Kommunikation Samarbejde Social tilknytning til virksomheden
Resultater af undersøgelse gennemført i februar 2005 (Tal i parentes angiver til sammenligning resultatet af forrige undersøgelse) Dimension : Det daglige arbejde, faglighed mv. Særdeles God Hverken Mindre Dårlig god god eller god A dårlig Hvor gode er vi til at planlæg- 8 8 2 ge i dagligdagen? Hvordan er dit kendskab til de krav og forventninger, der stilles til dig vedrørende dit arbejde? Hvordan er den løbende vurdering af dig og dit arbejde bliver arbejdet løbende konstruktivt vurderet? Hvor gode er vi til at indføre nye medarbejdere i deres nye arbejde? Hvordan føler du din erfaring er i forbindelse med at skulle udføre dit job og har du de fornødne hjælpemidler? Hvordan er medarbejdernes engagement i det, der foregår i virksomheden? Hvordan er medarbejdernes engagement i forbindelse med det at skulle gøre deres arbejde? 2 () () () 8 (2) 8 (25) 5 (5) (28) (5) (5) 55 () 80 () () () (0) () (8) 8 (5) (8) 0 (28) (22) () (5) () () Altid Ofte Somme- Sjældent Aldrig B tider Føler du dig presset og stresset på grund af dit arbejde? () () (8) (5) Hober dit arbejde sig op? 2 (8) 0 () 2 () () Kræver dit arbejde initiativ fra din side? Har du indflydelse på din arbejdssituation? Lærer du noget nyt gennem dit arbejde? I meget I høj Delvist I nogen I meget høj grad grad grad ringe grad 2 () (5) (28) (5) 2 5 () () (5) () () (5) () (8) () 5
Dimension 2: Tilfredshed med job og ansættelse m.v. Særdeles Godt Hverken Mindre Dårligt godt godt eller godt 2 A dårligt Hvor godt passer Bach Composite ind i dit billede af den ideelle arbejdsplads? 2 () 8 (5) (5) Altid Ofte Somme- Sjældent Aldrig 2 B tider Hvor ofte overvejer du at skifte arbejdsplads? 2 2 () 2 (8) 5 () 2 Kunne du tænke dig at være på din nuværende arbejdsplads resten af dit arbejdsliv? Føler du, du yder en vigtig arbejdsindsats? Føler du dig motiveret i det daglige arbejde? Føler du at have et meningsfuldt arbejde? I meget I høj Delvist I nogen I meget høj grad grad grad ringe grad 5 () 28 () (8) () 28 () (58) 22 () 22 2 () (58) (2) ( 2) 2 2 Dimension : Ledelse Særdeles Godt Hverken Mindre Dårligt godt godt eller godt A dårligt Hvordan vurderer du ledelsens indsats for at skabe en god arbejdsplads? () 5 (5) (0) Hvordan vurderer du ledelsens indsats for at skabe engagerede medarbejdere? Hvordan vurderer du samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere? Hvordan vurderer du den gensidige tillid mellem ledelse og medarbejdere? () 2 5 2 () 2 () 5 (0) () () () ()
Altid Ofte Somme- Sjældent Aldrig B tider Hvor ofte føler du at have brug for støtte fra din nærmeste leder? () (50) () Hvor ofte får du hjælp fra din nærmeste leder? 5 (2) (5) () () Dimension : Kommunikation/information Særdeles Godt Hverken Mindre Dårligt godt godt eller godt A dårligt Hvordan er informationsniveauet her i forhold til andre arbejdspladser, hvor du har været beskæftiget? () 2 (25) Hvordan vil du beskrive informationsniveauet her i virksomheden? 20 (25) 8 () () 8 8 25 Altid Ofte Somme- Sjældent Aldrig B tider Får du den information, du behøver, for at kunne klare dit () 0 () (25) arbejde? Får du information om vigtige ændringer vedrørende dit arbejde i god tid? 5 Dimension 5: Samarbejde Særdeles God Hverken Mindre Dårlig god god eller god 5 A dårlig Hvor gode er vi til at kritisere hinanden på en konstruktiv måde, når der grund til det? () 2 Hvor gode er vi til at rose hinanden, når der er præsteret noget godt? Hvor gode er vi til at hjælpe en kollega, der af den ene eller anden grund har det svært? 2 (28) 2 5 2 () Hvor godt er samarbejdet mellem de enkelte afdelinger? 8 () () 2 (0) () () () 8 (8)
Altid Ofte Somme- Sjældent Aldrig 5 B tider Hvor ofte får du støtte fra dine kollegaer? (2) () 28 () () () Dimension : Social tilknytning Særdeles God Hverken Mindre Dårlig god god eller god A dårlig Hvordan oplever du din sociale tilknytning til virksomheden har du f. eks. en virkelig god ven blandt dine kollegaer? () 52 (5) () I meget I høj Delvist I nogen I meget høj grad grad grad ringe B grad Føler du dig som en del af et fællesskab på din arbejdsplads? 2 (28) () 25 Dimension : Tryghedsoplevelse A Ja Nej Er du tryg ved at sige din mening? Er der risiko for at antallet af 2 arbejdspladser her vil blive reduceret på grund af outsourcing? Er der risiko for at antallet af arbejdspladser her vil blive reduceret på grund af ny teknologi? Altid Ofte Somme- Sjældent Aldrig B tider Er du bekymret for at blive arbejdsløs? 2 () 20 (2) 0 5 () 8
Dimension 8: Psykisk velvære Altid Ofte Somme- Sjældent Aldrig 8 B tider Hvor ofte føler du dig i godt 0 humør på arbejdet? (5) () () Hvor ofte føler du dig nedtrykt på arbejdet? () 0 (5) (5) Særdeles Godt Hverken Mindre Dårligt godt godt eller godt Hvor godt er arbejdsklimaet her på virksomheden? 5 Andet A Ja Nej Har du haft sygefravær, som 0 0 skyldes noget arbejdsrelateret? Hvis du en dag føler dig dårlig/dårligt tilpas, vil du da henvende dig hos en kollega? 0 0 Afslutning I forbindelse med et medarbejdermøde ultimo marts blev resultaterne af medarbejderundersøgelsen gennemgået og kommenteret. Ved samme møde blev virksomhedens coaching taskforce præsenteret. Alle coaches erklærede sig i forbindelse hermed til alle kollegaernes og virksomhedens disposition. Det er ikke mindst med tilfredshed, det kan konstateres, at projekt Bach, trivsel og vækst også resulterer i en OHSAS 800-certificering. Denne certificering omfatter det interne fysiske såvel som psykiske arbejdsmiljø samt området medarbejderfastholdelse. Der er i organisationen bred enighed om, at denne certificering ikke blot er en logisk følge af projektets gennemførelse det er også et flot punktum. Samtidig er certificeringen både bevis for og sikring af den fortsatte udvikling af virksomhedens arbejdsmiljø, og således bliver projektets afslutning blot begyndelsen på en meget målrettet og uomtvistelig videreførelse af projektets tiltag.