Job- og personprofil til stillingen som sekretariatschef for Teknik og Kultur i Favrskov Kommune 1
1. Baggrund Den tidligere sekretariatschef i Teknik og Kultur har søgt nye udfordringer som direktør for DGI Østjylland og derfor søger vi en ny sekretariatschef. Favrskov Kommune er en vækstkommune med omkring 47.000 indbyggere og væksten forventes at fortsætte de kommende år. Både politisk og administrativt er kommunen en aktiv del af den midtjyske region, der tilsammen tæller 1,2 millioner indbyggere. Den korte afstand til både Aarhus, Randers, Viborg og Silkeborg giver en helt central placering i Østjylland. Favrskov Kommune er kommunens største arbejdsplads med cirka 3.800 medarbejdere, der hver dag arbejder på at gøre kommunen til en af Danmarks bedste. Byrådet vedtog i 2012 en vision for Favrskov Kommune. Visionen er bygget op om fem fokuspunkter, som udgør de ambitiøse fremtidige mål, som Favrskov Kommune vil stræbe efter. Favrskov Kommune vil være: En samlende kommune, hvor mangfoldighed er en styrke En åben kommune i dialog med omverdenen En bosætningskommune med en god kommunal service En erhvervskommune kendetegnet ved attraktive arbejdspladser En grøn kommune med ambitioner for klima og miljø Læs visionen for Favrskov Kommune. Du kan i øvrigt læse mere om Favrskov Kommune på vores hjemmeside. Denne job- og personprofil beskriver de overordnede rammer for jobbets indhold og udførelse samt forventningerne til den kommende sekretariatschef. 2. Organisation 2.1. Politisk organisation Den politiske organisation omfatter ud over Byrådet og Økonomiudvalget fem stående udvalg: Børne- og Skoleudvalget Social- og Sundhedsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Teknik og Kultur er ansvarlig for betjeningen af Teknik- og Miljøudvalget samt Kultur- og Fritidsudvalget. Begge udvalg holder som udgangspunkt månedlige møder. Teknik og Kultur har endvidere ansvaret for betjeningen af Folkeoplysningsudvalget, Landsbyrådet, Grønt Råd samt en række mindre råd, udvalg og nævn. 2
2.2. Administrativ organisation Favrskov Kommunes administrative organisation består af fire forvaltninger med hver sin direktør og en stabsfunktion knyttet til kommunaldirektøren. Sammen med kommunaldirektøren udgør de fire direktører kommunens direktion: Teknik og Kultur består af fire selvstændige afdelinger: Et fælles tværgående forvaltningssekretariat og tre fagområder med hver deres chef. Direktøren for Teknik og Kultur udgør sammen med de fire chefer forvaltningens chefgruppe, som arbejder tæt sammen, hvilket blandt andet betyder fælles chefmøde én gang om ugen. Tilgangen til arbejdet i chefgruppen er præget af åbenhed og er rettet mod at se fælles muligheder i opgaveløsningen. Teknik og Kultur beskæftiger i alt cirka 235 medarbejdere. Direktør for Teknik og Kultur Jørgen Bjelskou Sekretariat Claus Vind Andersen Konstitueret Kultur og Fritid Ulla Egeberg Plan, Byggeri og Brand Helle Jakobsen Teknik og Miljø Ann Ammitzbo 3
3. Sekretariatet i Teknik og Kultur Sekretariatschefen står i spidsen for et fælles tværgående forvaltningssekretariat, som varetager en række forskellige administrative og styringsmæssige opgaver i forhold til de to politiske fagudvalg (Teknik- og Miljøudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget), direktøren samt de forskellige fagområder i Teknik og Kultur. Sekretariatet skal understøtte direktør og fagchefer med at løse de administrative opgaver og at sikre en høj kvalitet i sagsbehandlingen i forhold til de politiske udvalg, råd og nævn på området. Sekretariatets overordnede opgaver: Sekretariatsbetjening af Teknik- og Miljøudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget samt en række mindre udvalg, råd og nævn Rådgivning og sekretariatsbetjening af teknik- og kulturdirektøren Håndtering og udarbejdelse af udvalgsdagsordener og beslutningsgrundlag Sikre fælles og koordinerede administrative rammer i Teknik og Kultur Drivkraft i forhold til optimering og effektivisering Rådgivning af og administrativ sekretariatsbistand til fagcheferne/fagområderne Økonomistyring og opfølgning for den samlede forvaltning i samarbejde med den fælles økonomifunktion Juridisk rådgivning indenfor forvaltningens fagområder Digitaliseringsprojekter i forvaltningen sammen med IT-afdelingen GIS (geografisk informationssystem) Opgaver indenfor køb og salg af fast ejendom og grunde Aktuelle udfordringer og opgaver er: Fastholde fokus på forberedelse og håndtering af politiske dagsordner Bidrage til udmøntning budgettet for 2015 og 2016 Sikre fokus på løbende effektivisering og optimering af Teknik og Kulturs samlede ressourcer Udvikle og understøtte Teknik og Kulturs tværgående samarbejde og prioritering bl.a. på tværs af afdelingerne Styrke samarbejdet med andre forvaltninger og afdelinger i kommunen Gennemføre aktuelle køb og salgsopgaver i forbindelse med udviklingen af kommunens nye byområder Bidrage til brugen af digitale løsninger i forvaltningen, herunder øget anvendelsen af GIS-data Sekretariatet består foruden sekretariatschefen af 14 medarbejdere med forskellig uddannelsesmæssig baggrund. En fagkoordinator har en funktion i forhold til kommunens geografiske informationssystem (GIS). 4. Sekretariatschefens opgaver Sekretariatschefen refererer til direktøren for Teknik og Kultur og er stedfortræder for direktøren. Sekretariatschefen er medlem af forvaltningens chefgruppe. Cheferne i Teknik og Kultur har alle fagspecifikke erfaringer og kompetencer på deres respektive ansvarsområder. Sekretariatschefen forventes at bidrage aktivt til chefgruppens samarbejde og udvikling. 4
Sekretariatschefen er ansvarlig for den faglige og personalemæssige ledelse af sekretariatet og sammen med chefgruppen ansvarlig for helhedsledelsen i Teknik og Kultur. Som sekretariatschef er den centrale opgave at lede og supervisere sekretariatets medarbejdere og have fokus på medarbejdernes udvikling og trivsel samt på deres fælles performance. Sekretariatschefen skal levere en loyal og faglig kompetent rådgivning til teknik- og kulturdirektøren, den øvrige direktion og udvalg. Sekretariatschefen har en væsentlig opgave i forhold til sparring med direktøren. Sekretariatschefen afløser direktøren ved dennes fravær i forbindelse med direktionsmøder og andre fora efter behov. Sekretariatschefen fungerer som sparringspartner og koordinator i administrative opgaver i forhold til direktør og fagchefer. Sekretariatschefen skal have stærkt fokus på planlægning, styring og prioritering af arbejdet i Teknik og Kultur. Sekretariatschefen har en nøgleposition i forhold til at facilitere og optimere det tværgående samarbejde internt i Teknik og Kultur med de øvrige forvaltninger. Sekretariatschefen vil være en væsentlig aktør i økonomistyring af forvaltningen, herunder fastholde og udbygge samarbejdet med den fælles økonomifunktion. Sekretariatschefen deltager i øvrigt i den tværgående sekretariatschefgruppe i Favrskov Kommune, der består af de fire sekretariatschefer fra fagforvaltningerne og chefen for Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice. Sekretariatschefgruppen varetager en række tværgående opgaver vedrørende: Budget- og regnskabsprocesser Generelle personaleforhold Den interne og eksterne kommunikation Den tværgående arbejdsform i hele organisationen Administrativ kompetenceudvikling Administrative rutiner og processer Sekretariatschefen er formand for lokal-med for administrationen i Teknik og Kultur og varetager sammen med de øvrige sekretariatschefer ledelsesrepræsentationen i SMU-administrationen. 5. Sekretariatschefens profil Som ny sekretariatschef skal du dokumentere erfaring, resultater og succes i politisk styrede organisationer, der matcher Favrskov Kommune, og du ser jobbet i et personligt og ledelsesmæssigt udviklingsperspektiv. I forhold til de formelle, ledelsesmæssige og personlige kompetencer skal du dokumentere og/eller kunne identificere dig med flest mulige af nedenstående kvalifikationer: 5
5.1 Formelle kompetencer Vi forventer, at du har en akademisk uddannelse som for eksempel cand.scient.pol., cand.oecon., cand.jur. eller lignende. Ligeledes vil det være en fordel, hvis du kan dokumentere relevant videre- og efteruddannelse i ledelse Du har en samfundsmæssig interesse samt viden om udviklingen i den offentlige sektor Du har erfaring med ledelse Du har erfaring med den kommunale virksomhed og kommunale beslutningsprocesser Det vil være en fordel, at du har erfaring med teknik- og miljøområdet eller kulturområdet. 5.2 Personlige og ledelsesmæssige kompetencer Du er resultatorienteret og har fokus på effektivitet Du har fokus på at nå de politiske mål og overholde de økonomiske rammer Du har evner for personaleledelse og har en anerkendende ledelsesstil Du er god til at delegere opgaver og er tydelig i dine forventninger til andre Du følger op, arbejder struktureret og overholder deadlines Du har analytiske evner og sætter dig hurtigt ind i komplekse problemstillinger Du begår dig i et dynamisk chefteam, hvor der er fokus på det tværfaglige samarbejde Du er en dygtig kommunikator såvel skriftligt som mundtligt Du skaber og fastholder motivation og går forrest med begejstring Du giver og modtager feedback på en konstruktiv og fremadrettet måde Du har humor, empati, selvindsigt og tør reflektere over egne værdier og ledelsesstil 6. Favrskov Kommune tilbyder Vi tilbyder en udfordrende chefstilling med stor selvstændig kompetence og tæt samspil med direktøren og chefgruppen i Teknik og Kultur. Som sekretariatschef i Teknik og Kultur er du tæt på den politiske beslutningsproces i en organisation, der betjener to politiske udvalg. Stillingen rummer potentiale for udvikling både personligt, fagligt og ledelsesmæssigt. Favrskov Kommune har et fælles ledelsesgrundlag, som gælder for hele organisationen. Det har følgende fire fokusområder: Vi finder nye veje Vi går i direkte dialog Vi arbejder på tværs Vi bruger feedback. Se link til ledelsesgrundlaget Favrskov Kommune arbejder løbende med at udvikle kommunen som en attraktiv og effektiv arbejdsplads. Arbejdsstedet for sekretariatschefen for Teknik og Kultur er administrationsbygningen i Hammel. Der er gode muligheder for fleksibel tilrettelæggelse af arbejdet med hjemmeopkobling og mobiltelefon. Ansættelsen sker som udgangspunkt på overenskomstvilkår med et lønniveau på ca. kr. 625.000 ekskl. pension. 6
7. Yderligere oplysninger Hvis du ønsker yderligere oplysninger om jobbet eller har spørgsmål til job- og personprofilen, kan du kontakte direktør for Teknik og Kultur, Jørgen Bjelskou, på tlf.3036 7910 Alle henvendelser vil naturligvis blive behandlet fortroligt. 8. Ansættelsesprocedure Ansættelsesudvalget består af: Direktør for Teknik og Kultur Jørgen Bjelskou Plan- og byggechef Helle Jakobsen Kultur- og fritidschef Ulla Egeberg Chef for Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice Jakob Ljungberg Medarbejderrepræsentant, Rikke Zanini Medarbejderrepræsentant, Peter Gothard Petersen Ansøgningsfristen er tirsdag 15. september 2015, hvor ansøgninger skal være modtaget via vores hjemmeside. Fredag 18. september 2015 udvælger ansættelsesudvalget kandidater til første samtale, der finder sted tirsdag 22. september 2015. Efter 1.samtalerunde udvælges kandidater til anden samtale, som foregår tirsdag 29. september 2015. De kandidater, der går videre til anden samtale, skal gennemføre en personlighedstest. Testtilbagemeldingen foregår fredag 25. september 2015 af lederudviklingskonsulent Rebecca Abl Jørgensen. Direktør for Teknik og Kultur, Jørgen Bjelskou vil også være til stede ved dette møde. Kandidaterne vil blive tilbudt en samtale med Jøren Bjelskou i forlængelse af testtilbagemeldingen. Tiltrædelse forventes pr. 1. november 2015 7