EG Retail - www.eg.dk/retail Minimanual SVANEN Grundlæggende
Indholdsfortegnelse 1 Opret en vare... 3 2 Overfør data til kassen... 4 3 Udskriv etiketter... 5 4 Udskriv skilte... 6 5 Elektronisk post og fakturabehandling... 7 5.1 Behandling af fakturaer... 7 5.2 Forklaring til fakturabehandling... 9 6 Rabatgrupper... 10 7 Kampagne... 11 7.1 Opret egen kampagne... 11 7.2 Kampagnerabatgrupper... 12 7.3 Udskriv kampagneetiketter... 13 8 Debitor... 14 8.1 Opret en kunde... 14 8.2 Registrer en enkelt indbetaling på kunde ved bank-/giroindbetaling... 15 8.3 Registrer indbetalinger via speedbilag... 16 8.4 Udskriv et kontoudtog... 16 8.5 Opsætning af dividende (for eksempel til personalebonus)... 17 8.6 Beregning af personaledividende... 17 9 Oprydning i varekartoteket (slet udvalgte varer)... 18 SVANEN minimanual 24072013 Side 2 af 18
1 Opret en vare Når du opretter en vare, er følgende oplysninger et krav: Salgsnummer, Varegruppe, Hyldetekst, Varetekst, Bontekst, Salgspris, Enhedstype (Kg/L/Stk.) og Indhold. De resterende oplysninger bliver automatisk indsat i varebilledet, næste gang varen kommer hjem på en elektronisk faktura. Er det en vare, som ikke modtages fra SuperGros, kan du indtaste de resterende oplysninger efter behov. 1 Klik på knappen Vare i hovedværktøjslinjen 2 Skan varen og klik på Ja eller klik på knappen Enter 3 Vælg Grossist og tryk Enter Opret ny vare, indtast Salgsnummer og tryk 4 Hvis varen har et Bestillingsnummer, indtaster du dette. Hvis varen ikke har et bestillingsnummer, indtaster du bestillingsnummer 0. 5 Vælg Varegruppe, evt. ved at trykke F5, og tryk Enter 6 Indtast Bontekst. Når du efterfølgende trykker på Enter, bliver Hyldetekst og Varetekst automatisk udfyldt 7 Indtast varens kostpris (inkl. moms) 8 Indtast varens Salgspris 9 Udfyld øvrige relevante felter i varebilledet, fx Familienummer, Leverandør, Kollistørrelse etc. Linknummer (pant) skal udfyldes, hvis varegruppen er 20 eller 21 (vand eller øl) og evt. 51 (spiritus). 10 Udfyld felterne Enh. type og Indhold 11 Klik på knappen Ajourfør rettelser i øverste højre hjørne 12 Luk varebilledet ved at klikke på knappen Luk i øverste højre hjørne. SVANEN minimanual 24072013 Side 3 af 18
2 Overfør data til kassen Du kan overføre data til kassen på to måder: Overfør data til kasser eller Overfør data til kasser nu! Overfør data til kasser Denne metode giver dig et overblik over de varer, du sender, inden du sender dem. 1 Gå til hovedvinduet og klik på knappen Overfør data til kasser 2 Se varerne igennem. Hvis alt er ok, så klik på knappen Send data til kasse. Overfør data til kasser nu! Med denne metode sender du alle varer til kassen uden at tjekke dem først. 1 Gå til hovedvinduet og klik på knappen Overfør data til kasser nu! SVANEN minimanual 24072013 Side 4 af 18
3 Udskriv etiketter 1 Klik på knappen Etiketter i hovedværktøjslinjen. Her ligger alle nye etiketter, som er dannet, men endnu ikke udskrevet. Hvis der er sket en ændring enten i pris, kollistørrelse, tekst, bestillingsnummer eller varegruppe, danner SVANEN automatisk en ny etiket. 2 Kontrollér, om du vil udskrive en etiket til de enkelte varer. Slet de etiketter, du ikke ønsker at udskrive 3 Tjek om Type og Antal skal rettes. Hvis det er tilfældet, markerer du de relevante etiketter og skrive det nye antal og den relevante type i området Ret etiket. Herefter skal du klikke på knappen Ret. 4 Marker alle etiketterne ved at klikke på det grønne plus 5 Klik på knappen Udskriv 6 Indtast det antal Etiketter, der er tilbage på det øverste ark i printeren. Som tommelfingerregel skal der være mindst halvdelen af etiketterne tilbage på arket, for at du kan genbruge det. 7 Klik på Start. SVANEN minimanual 24072013 Side 5 af 18
4 Udskriv skilte 1 Klik på knappen Vare i hovedværktøjslinjen 2 Skan varen eller indtast Salgs-/PLU-nummer 3 Klik på knappen Etiketdialog til højre for feltet Etiketter 4 Vælg Skiltetype (3, 4 eller 5 linjers skilt) 5 Angiv Antal (typisk 1) 6 Klik på Hent tekst 7 Tilret teksterne, som du ønsker 8 Klik eventuelt på Vis udskrift. Vær opmærksom på, at skilte typisk er større end det eksempel, der vises i dialogboksen 9 Bemærk, at du kan skifte dato øverst til højre i vinduet. På den måde kan du udskrive skilte med fremtidige priser. 10 Hvis skiltet er ok, så klik på knappen Udskriv. SVANEN minimanual 24072013 Side 6 af 18
5 Elektronisk post og fakturabehandling Mindst én gang om dagen skal du hente post. Hvis du ikke henter post, bliver fakturaer (med bl.a. nye varer og nye priser), kædekampagner og sortimenter ikke indlæst i SVANEN. 5.1 Behandling af fakturaer 1 Tryk på knappen Elektronisk post 2 Tryk på knappen Opkald og vent, til al posten er hentet 3 Kolonnen Info indeholder et X, hvis der er substituerede eller udsolgte varer. Hvis du har lagerstyring, er det en fordel at udskrive disse oplysninger. Marker fakturaen og tryk på Udskriv 4 Marker alle fakturaer ved at trykke på 5 Tryk på knappen Opdater for at opdatere fakturaerne. Hermed bliver de linjer, som det ikke er interessant at behandle, filtreret fra. Kolonnen Mangler viser, hvor mange linjer, der er tilbage til behandling 6 Marker den eller de fakturaer, du vil behandle. Hvis du vil markere flere fakturaer på én gang, kan du holde CTRL tasten nede og klikke med musen på de fakturaer, du vil behandle. 7 Tryk på knappen Fakturabehandling SVANEN minimanual 24072013 Side 7 af 18
8 Tjek herefter priserne. Du kan kun rette salgspriser i den gule linje. Vær opmærksom på, at du både kan rette salgspris og flerstykspris og antal. Tryk F11, hvis du vil godkende og fortsætte med salgsprisen i den gule linje (grossistens vejledende salgspris) Spring over eller pil ned over en fakturalinje, hvis du vil fortsætte med prisen i den hvide linje (din gældende pris fra SVANEN) Tast en ny pris, hvis du vil fortsætte med en pris, som du selv fastlægger En ny vare (grøn linje) skal altid godkendes med F11. Du kan med fordel trykke F7 for at godkende eller ændre normalsalgsprisen, inden du trykker F11 Nyttige taster ved fakturabehandling: Med F6 åbner du varebilledet, hvor du kan se og rette varens stamoplysninger. Med F7 kan du rette normalprisen på den valgte vare Med F8 kan du rette samtlige varer i familien Med F11 godkender du SuperGros vejledende pris. 9 Når alle linjer er fakturabehandlet, klikker du på knappen Opdater alle. Knappen opdaterer kun de ændrede linjer. Resten af linjerne bliver bevaret i fakturaen til senere gennemgang Knappen opdaterer kun de rørte linjer, herunder de linjer der blot er blevet pilet ned igennem Knappen opdaterer alt og lægger fakturaen under Alle fakturaer. Fakturaen 88-varer skal tjekkes igennem. Nogle gange placerer der sig varer på den, som ikke kan finde plads på den rigtige faktura. Oftest er det frugt- og grøntvarer, der ligger på den, og ved at angive salgs-/plu-nummeret på varen, kan du undgå, at varen placerer sig blandt 88-varerne igen. Den vil da blive genkendt ud fra det sidste indtastede salgs-/plu-nummer. SVANEN minimanual 24072013 Side 8 af 18
5.2 Forklaring til fakturabehandling Under fakturalinjerne findes en gul og en hvid linje på samme vare. Den gule linje er oplysningerne fra SuperGros, den hvide linje er hentet fra SVANEN (altså butikkens lagerlinje). Du kan kun rette i den gule linje. En grøn linje viser, at der er tale om en helt ny vare, som ikke findes i SVANEN. Derfor er der heller ingen lagerlinje. Husk, at en ny vare altid skal godkendes med F11. Du kan rette prisen, inden du trykker F11. Kolonnen TBA-% indeholder tværbruttoavancen og viser bruttoavancen for varen med den nye kostpris og butikkens nuværende salgspris. Kolonnen Flag kan indeholde forskellige bogstaver, som giver supplerende oplysninger om den vare, der er trukket ud til behandling: F = Familie. Varen tilhører en familie, og det er muligt at rette alle varer i familien ved hjælp af F8. Når familien er rettet, vil der stå FF i kolonnen Flag K = Kampagnekostpris fra grossist N = Ny vare H = Nyt hovedsalgsnummer O = Nyt hovedbestillingsnummer P = Flerstykspriser på varen Familie SuperGros vejledende salgspris Egen salgspris Avance SVANEN minimanual 24072013 Side 9 af 18
6 Rabatgrupper (Rabatgrupper i kampagner oprettes direkte fra kampagnelinjerne. Se punkt 7.2) Sådan opretter du en rabatgruppe uden for en kampagne: 1 Klik på knappen Tabeller i hovedværktøjslinjen 2 Klik på fanebladet Rabat 3 Klik på knappen 4 Udfyld feltet Tekst (Det er vigtigt at udfylde felterne i den angivne rækkefølge. Hvis noget går galt, kan linjen slettes med CTRL + DEL). 5 Udfyld feltet Bontekst 6 Giv rabatgruppen et nummer i feltet Rabatgr 7 Klik på knappen Ret rabatgruppe 8 Udfyld felterne. Hvis du vil angive et maks antal gange: Klik på fluebenet i feltet 3-4-5 rabat for at slå dette fra. Nu kan du udfylde feltet Max antal gange. 9 Klik på OK. 10 Nu kan du knytte rabatgruppen til en enkelt vare via varekortet eller til flere varer via varefunktioner. SVANEN minimanual 24072013 Side 10 af 18
7 Kampagne 7.1 Opret egen kampagne 1 Klik på knappen Kampagner i hovedværkstøjslinjen, eller vælg Vedligeholdelse - Kampagner 2 Klik på sidste/nederste kampagnelinje og tryk Pil ned eller tryk Insert 3 Indtast navn i feltet Kampagne 4 Vælg Startdato, Slutdato og Type 5 Dobbeltklik på kampagnen eller klik på knappen Rediger kampagne for at åbne den 6 Skan varen eller indtast varens salgs-/plu-nummer eller bestillingsnummer, eller søg varen / varerne frem ved at klikke på knappen Søg 7 Indtast varens Salgspris, Flerstyksantal og/eller Flerstykspris 8 Tilføj eventuelt flere varer ved placere markøren på nederste linje og trykke Pil ned 9 Klik på knappen Luk, når du er færdig. Hvis kampagnen starter dags dato, skal du sende varerne til kassen fra hovedvinduet. SVANEN minimanual 24072013 Side 11 af 18
7.2 Kampagnerabatgrupper 1. Åbn kampagnen 2. Placer markøren i kolonnen Rabatgr (den sidste til højre) 3. Tryk på F5 4. Udfyld Tekst. (Det er vigtigt at udfylde felterne i den angivne rækkefølge. Hvis noget går galt, kan linjen slettes med CTRL + DEL) 5. Udfyld Bontekst 6. Giv rabatgruppen et nummer. Rabatklasse udfyldes automatisk 7. Klik på knappen Ret rabatgruppe 8. Udfyld felterne. Hvis du vil angive et maksimalt antal gange: Klik på fluebenet i feltet 3-4-5 rabat for at slå dette fra. Nu kan du udfylde feltet Max antal gange. 9. Klik på OK. Nu er feltet Flerstkpriser udfyldt. 10. Luk vinduet 11. Hvis rabatgruppenummeret ikke automatisk bliver sat på varen, så skriv rabatgruppenummeret, eller klik på listepilen og vælg den korrekte rabatgruppe. Dette skal gøres på alle varer, der skal indgå i rabatgruppen. 12. Luk kampagnen SVANEN minimanual 24072013 Side 12 af 18
7.3 Udskriv kampagneetiketter 1 Klik på knappen Etiketter i hovedværktøjslinjen 2 Klik på knappen Hent fra projekt 3 Klik ud for Kampagnevarer 4 Vælg den ønskede kampagne i rullelisten 5 Klik på knappen Ok 6 Marker alle etiketterne 7 Tjek om Type og Antal skal rettes 8 Klik på knappen Udskriv 9 Indtast Antal etiketter på det øverste ark i printeren (min. 10) eller klik direkte på Start. SVANEN minimanual 24072013 Side 13 af 18
8 Debitor 8.1 Opret en kunde 1 Klik på knappen Kunder 2 Klik på knappen Opret ny kunde 3 Indtast Kundenummer, Navn, Adresse etc. 4 Ved kunder med elektronisk fakturering: Udfyld ikke feltet Adresse 3. Marker feltet Elektronisk fakturering og udfyld EAN lokationsnummer 5 Klik på knappen Opdater for at gemme kunden. 6 Gå til hovedvinduet, og klik på knappen Send data til kasser 7 Sørg for, at der ikke er flueben i feltet Send ikke kunder 8 Klik på knappen Send data til kasser SVANEN minimanual 24072013 Side 14 af 18
8.2 Registrer en enkelt indbetaling på kunde ved bank-/giroindbetaling 1 Klik på knappen Kunder i hovedværkstøjslinjen 2 Find kunden ved at klikke på knappen Søg eller ved at bladre med pilene 3 Klik på fanebladet Bilag 4 Klik på knappen Opret ny for at oprette et nyt bilag 5 SVANEN foreslår altid dags dato. Den kan du ændre, hvis du ønsker det 6 Indtast Beløb 7 Skriv eventuelt Bilagsnummer 8 Skriv Tekst (eksempelvis Indbetalt via bank ) 9 Vælg Type K = Kreditering 10 Klik på knappen Opdater for at gemme kunden. 4 10 SVANEN minimanual 24072013 Side 15 af 18
8.3 Registrer indbetalinger via speedbilag 1 Klik på knappen Kunder i hovedværkstøjslinjen 2 Skift til fanebladet Speedbilag 3 Skriv "Indbetaling" i feltet Bilagstekst 4 Sørg for, at bilagstypen er K 5 Klik i feltet Kundenummer, og skriv kundens nummer 6 Tast Tab eller klik i feltet Dato. Skriv evt. en anden dato i feltet 7 Skriv et bilagsnummer, du selv vælger 8 Udfyld feltet Beløb med det beløb, der er indbetalt 9 Hvis du skal registrere flere indbetalinger: Pil ned i næste tomme linje, og udfyld linjen på samme måde som ovenfor 10 Når du har tastet alle linjer: Klik på knappen Godkend. 8.4 Udskriv et kontoudtog 1 Klik på knappen Kundelister i hovedværktøjslinjen 2 Vælg Fanebladet Kontoudtog 3 Marker med flueben i enten Medtag teksten Kontoudtog eller Medtag teksten "Regning". 4 Marker Medtag betalingsbetingelser, hvis disse skal vises på kontoudtoget 5 Vælg Antal eksemplarer 6 Vælg Startdato og Slutdato (dobbeltklik eventuelt i datofelterne og vælg dato derfra) 7 Klik på knappen Udskriv. SVANEN minimanual 24072013 Side 16 af 18
8.5 Opsætning af dividende (for eksempel til personalebonus) Når opsætningen af dividende er gennemført, skal personen, der får dividende (fx en medarbejder) bruge sit kundenummer ved kassen. Herefter bliver alt salg gennem kassen registreret til personen. Dividenden kan nu beregnes på et senere tidspunkt. 1 Gå til hovedvinduet og vælg System - Systemopsætning 2 Klik på fanebladet Kunder 3 Find feltet Varegr. uden bonus, og skriv her numrene på de varegrupper, der ikke skal beregnes dividende (bonus) af. Varegrupperne indtastes med komma imellem. Klik på OK. 4 Fra hovedvinduet: Vælg Vedligeholdelse Tabeller 5 Klik på fanen Kundegrupper 6 Opret en ny kundegruppe. Angiv bonusprocenten. Klik på knappen Opdater 7 Fra hovedvinduet: Klik på knappen Kunder 8 Søg den medarbejder, som skal have bonus, frem. Sæt kundegruppen på medarbejderen. Klik på Opdater. 8.6 Beregning af personaledividende 1 Klik på knappen Kundelister fra hovedværktøjslinjen 2 Vælg fanebladet Dividende 3 Indtast kundegruppenummeret (nederst i vinduet) 4 Indtast datoerne og udskriv rapporten Opsparet dividende. Her kan du se det samlede beløb, der skal udbetales til dividende. 5 Nulstil evt. bonussaldoen sådan: Indtast datoer for den periode, du vil nulstille den opsparede dividende for. Tast CTRL + SHIFT + F5 for at gøre knappen "Nulstil Saldo" aktiv. Klik på "Nulstil saldo" og bekræft, at du vil nulstille. SVANEN minimanual 24072013 Side 17 af 18
9 Oprydning i varekartoteket (slet udvalgte varer) Hvis du vil rydde op i dit varekartotek, kan du søge flere varer frem ad gangen og slette dem på én gang. Det kan fx være relevant, hvis du vil slette varer, der ikke har været bevægelser på længe. 1 Vælg Vedligeholdelse - Varefunktioner fra hovedvinduet 2 Klik på Søg eller tast F3 for at søge 3 Udfyld de relevante felter, så du søger de ønskede varer frem. Hvis det er hyldevarmere, kan du udfylde et felterne for Sidste lagerbevægelse. Et eksempel: Du vil finde varer, der ikke har været lagerbevægelser på i et år. Dags dato er 01-01-2011. Udfyld i det tilfælde Sidste lagerbevægelse med datoerne fra 01-01-1900 til 01-01-2010 (1 år tilbage fra dags dato). 4 Klik på knappen Søg eller tast F3 for at søge 5 Klik på knappen Overfør 6 Klik på knappen Læg i projekt, giv projektet et navn, og klik OK 7 Klik på knappen Deaktivér varer, og klik på Ja for at bekræfte 8 Klik på knappen Ret varer, skift til fanebladet Ret lager, skriv lagerantal 0. Klik OK 9 Vigtigt! Klik på knappen Opdatér for at godkende lagerrettelsen 10 Luk vinduet 11 Vælg Vedligeholdelse - Varefunktioner 12 Klik på Søg eller tast F3 for at søge 13 Søg projektet frem sådan: Klik i feltet Projekt, og vælg dit projekt i rullelisten. Vigtigt! Husk at vælge Varestatus Inaktiv (i nederste højre hjørne af formularen). Klik på Søg eller tast F3 14 Klik på knappen Overfør 15 Klik på skraldespanden, og bekræft to gange, at du vil slette varerne permanent. SVANEN minimanual 24072013 Side 18 af 18