PARALLELOPDRAG HELHEDSPLAN FOR FOLKEMØDET & ALLINGE YDELSESBESKRIVELSE OG BUDGET 03. FEBRUAR 2015 BLUE BAKER RKITEKTKONKURRENCERDK CO-CREATIVE Side Side 1 af af 13 15
PARALLELOPDRAG OG HELHEDSPLAN FOR FOLKEMØDET & ALLINGE Tilbud fra rådgivere og detaljeret aktivitetsbeskrivelse Kontaktpersoner Søren Femmer Jensen, Co-Creative Cand. Merc. Indehaver, proces- og bygherrerådgiver Gl. Rønnevej 17A, 3730 Nexø +45 30 279 111 / soren@cocreative.com Anne-Mette Bølling, Arkitektkonkurrencerdk Arkitekt maa, Indehaver, konkurrencerådgiver Hyldegårdsvej 7, 2920 Charlottenlund +45 2424 7049 / amb@arkitektkonkurrencerdk.dk 16.02.2015 Side 2 af 15
HELHEDSPLAN FOR FOLKEMØDET OG ALLINGE 2015 OVERSIGT MØDER & AKTIVITETER, JANUAR - NOVEMBER 2015 0. PROJEKTOPSTART 1.1. Opstartsmøde med opdragsgiver Uge 5, 27. - 30. januar, 3 timer Deltagere Realdania, Brk, Co-Creative, Arkitektkonkurrencedk Sted Realdania, København Formål Forventningsafstemning af opgavefordeling, afklaring af roller, analyseramme og beslutning om procesforløbet. Form Beslutningsmøde om procesplan og ydelser 1.2. Internt udviklings- & arbejdsmøde i rådgivergruppe Uge 5, 30. januar, 1/1 dag Deltagere Co-Creative, Arkitektkonkurrencedk Sted Arkitektkonkurrencedk, Ordrup Formål Planlægning af proces, udarbejdelse af indholdsfortegnelse. Temaer afklares. Opstart annonce med beskrivelse af teamkompetencer Form Arbejdsdag/workshop 1. INTERESSENTANALYSE OG -INDDRAGELSE 1.1 Analyse af eksisterende baggrundsmateriale Uge 6 Deltagere Co-Creative Sted Bornholm Formål Gennemgang af eksisterende analysemateriale, rapporter, lokalplaner, kommuneplaner og aktuelle projektplaner relaterende til hhv. Folkemødet, Allinge by og Bornholm som region. 1.2 Research og udvikling af inspirationskatalog Uge 6 - uge 8 Deltagere Co-Creative Sted Bornholm Formål Indsamling af cases og erfaringer fra lignende projekter, festivalområder og bytransformationsopgaver. Cases baseres primært på desk-research og samles i et kort inspirationskatalog. 1.3 Tre analyseworkshops med Bornholms Regionskommune Uge 6-8 Deltagere Co-Creative, Brk Sted Bornholm Formål Gennemgang af eksisterende baggrundsmateriale, prioritering af indsatsområder og definering af behov for supplerende forundersøgelser Form Arbejdsdag/workshop Side 3 af 15
1.4 Supplerende byrumsanalyse Uge 7 Deltagere Co-Creative Sted Bornholm Formål Supplerende byrumsanalyser i Allinge fx afdækning af borgere og turisters brug af byens rum, pladser og faciliteter samt ønsker og behov for forbedringer. 1.5 Interviews udvalgte Folkemøde deltagerorganisationer Uge 7 uge 9 Deltagere Co-Creative, interessenter Sted København & Bornholm Formål Afdække behov og ønsker til udvikling af festivalområdet og -faciliteter, etablere kontakter til følgegruppe og potentielle realiseringspartnere blandt de større deltagerorganisationer på Folkemødet. Form Møder / telefon interviews / email 1.6 Idéworkshop for borgere og lokale interessenter Uge 10, 3 timer Deltagere Co-Creative, BRK Sted Domen, Allinge, Bornholm Formål Indsamle og debattere ideer fra borgere, frivillige foreninger, skoler, kulturtilbud olign. lokale interessenter omkring ønsker til udvikling af Allinge og Folkemøde faciliteter. Form Workshop med oplæg og gruppearbejde. Besvarelse af spørgsmål om procesforløbet og forventet resultat. 1.7 Idéworkshop for lokale virksomheder / organisationer Uge 10, 4 timer Deltagere Co-Creative, BRK Sted Domen, Allinge, Bornholm Formål Indsamle og debattere ideer fra lokalt erhvervsliv, turismebranchen, olign. lokale erhvervsinteressenter omkring ønsker til udvikling af Allinge og Folkemøde faciliteter. Form Workshop med oplæg og gruppearbejde. Besvarelse af spørgsmål om procesforløbet og forventet resultat. 1.8 Analyserapport udarbejdes Uge 9 - uge 10 Deltagere Co-Creative Sted Bornholm Formål Resultater fra forundersøgelser og workshops analyseres og formidles i en overordnet analyserapport, som danner grundlag for programindholdet. 2. PLANLÆGNING AF PARALLELOPDRAG 2.1 Møde om annonceringsform med udbudsjurist uge 7 Deltagere Realdania, Arkitektkonkurrencerdk, Jurist Sted Realdania, Kbh. Formål Sikring at der annonceres iht EU-regler Form Beslutningsmøde NOTE Inden mødet har Arkitektkonkurrencedk udsendt oplæg til annonce Side 4 af 15
2.2 Styregruppemøde om foranalyse og program Uge 11, onsdag 11. marts kl. 13-15, Deltagere Realdania, Brk, Arkitektkonkurrencerdk, Co-Creative, Sted Realdania, Kbh + web Formål Kvalificere temaer og indhold til program Form Beslutningsmøde 2.3 Modtagelse og registrering af PQ ansøgninger 2 dage Deltagere Arkitektkonkurrencerdk Sted Arkitektkonkurrencerdk Formål Vælge teams 2.4 Valg af fagdommere Uge 10-11 Deltagere Realdania, Arkitektkonkurrencerdk, Brk Sted Realdania/telefonmøde Form Beslutningsmøde NOTE Inden mødet har Arkitektkonkurrencedk udarbejdet en bruttoliste. 2.5 Disponering og layout af program Uge 10, 3 timer Deltagere Co-Creative, Arkitektkonkurrencerdk, grafiker Sted Arkitektkonkurrencedk, Ordrup Formål Gennemgang af udvalgt materiale fra Co-Creative til programmet Form Møde NOTE Inden mødet har grafiker opsat den overordnede struktur for konkurrenceprogrammet med layout og har løbende modtaget det materiale der foreligger. 2.6 Konkurrenceprogram-redaktion Uge 12, 19. marts, 4 timer Deltagere Arkitektkonkurrencerdk, Co-Creative, grafiker Sted Møde hos Arkitektkonkurrencedk Formål Endelig afklaring af programindhold Form Møde NOTE Konkurrencetekniskebetingelser, bilag m.m. 2.6 Konkurrenceprogram-gennemgang Uge 12, 26. marts, kl. 10-13 Deltagere Realdania, Brk, Arkitektkonkurrencerdk, Co-Creative Sted Realdania, København Formål Endelig afklaring af programindhold Form Møde NOTE Konkurrencetekniskebetingelser, bilag m.m. 2.7 Valg af teams Uge 15, 9. april Deltagere Realdania, Brk, Arkitektkonkurrencerdk, Co-Creative Sted Realdania, Kbh + webmøde Formål Beslutte deltagere, stikord til afslagsbreve. Form Beslutningsmøde NOTE Inden mødet er alle ansøgninger gennemgår for konditionsmæssighed og udsendt til styregruppen. Side 5 af 15
3. AFVIKLING AF PARALLELOPDRAG 3.1 Kick-off møde med teams Uge 17, 20.-21. april, heldags Deltagere Realdania, Brk, Arkitektkonkurrencedk, Co-Creative, interessenter Sted Allinge, Bornholm Formål Introduktion til opgaven og besigtigelse af Allinge og området for Folkemødet Form Gennemgang parallelopdragets proces og aktiviteter Site-besøg og forståelse af udfordringer if Folkemødet Besvarelse af spørgsmål fra de deltagende teams 3.2 Internt planlægningsmøde før Folkemødet Uge 19, 8. maj, 3 timer Deltagere Co-Creative, Arkitektkonkurrencedk Sted Arkitektkonkurrencedk, Ordrup Formål Alle roller og forventninger afklares Form Planlægningsmøde 3.3 Vision- & dialogmøde med teams Uge 20, 11. maj, 5 timer Deltagere Teams, Brk, Realdania, Arkitektkonkurrencedk, Co-Creative, fagdommere, evt. udvalgte interessenter Sted Realdania, Kbh. Formål Præsentation af teams ene vision og strategiske overvejelser/principper. Form Et skriftligt oplæg (fremsendes forud) som formidles via slides og debatteres. 3.4 Folkemøde i Allinge med teams Uge 24, 11.-14. juni Deltagere Teams, Brk, Realdania, Arkitektkonkurrencedk, Co-Creative, fagdommere, interessenter Sted Folkemødet, Allinge, Bornholm Formål Præsentation af teams ene foreløbige ideer, dialog med og feedback fra deltagere på Folkemødet, Markedsføring af parallelopdrag og folkemødet.. Form Workshops, værksted, modelprincipper, debatarrangementer, tv interviews. 2.2 Styregruppemøde (reservemøde) Uge 11, 11. marts, Deltagere Realdania, Brk, Arkitektkonkurrencerdk, Co-Creative, Sted Realdania, Kbh + web Formål Kvalificere temaer og indhold til program Form Beslutningsmøde 3.5 Endelig aflevering af deltagerforslag Uge 37, 8. september Deltagere Realdania, Kbh. Formål Aflevering Form Afleveres med bud Side 6 af 15
4. BEDØMMELSE AF FORSLAG 4.1 Kontrolmøde af afleverede forslag Uge 38, 18. september, 2 timer Deltagere Realdania, Arkitektkonkurrencedk, Sted Realdania, Kbh. Formål Sikre at de er konditionsmæssige Form Møde 4.2 Præsentationsmøde første evaluering af forslag Uge 39, 21. september, 1/1 dag Deltagere ½ dag: 3 teams præsentation. Hel dag: Dommerkomite med fagdommere, projektgruppe. Sted Allinge, Bornholm Formål Endelig evaluering Deltagerne præsenterer deres endelige bud og hører hinanden. Dommerkomiteen kan stille spørgsmål. Form Powerpointpræsentation / plancher NOTE Herefter udarbejdes 1. udkast til evalueringsrapport 4.3 Evalueringsmøde endelig evaluering af forslag Uge 40, 30. september, 1/1 dag Deltagere Brk, Dommerkomite med fagdommere, projektgruppe. Endelig evaluering Sted Realdania, Kbh. Formål Endelig evaluering, beslutte det videre foløb Form Plancher NOTE Herefter udarbejdes en evalueringsrapport 4.4 Evalueringsrapport Uge 41, 6. oktober, ½ dag Deltagere Realdania, Brk, Arkitektkonkurrencedk, Co-Creative, fagdommere Sted Realdania Formål Sikre at forslagene bliver grundigt evalueret, evt anbefalinger til kommunen NOTE Inden mødet er der udsendt et udkast til en evalueringsrapport 5. OFFENTLIGGØRELSE - UDSTILLING 5.1 Offentliggørelse Uge 46, 9. november Deltagere ALLE Sted Finde god lokation, udstilles både på Bornholm og i København Side 7 af 15
FOLKEMØDE ALLINGE 2015 TIDSPLAN-UDKAST 01. Rådgivere udarbejder procesplan og tilbud 6. - 19. Januar 02. Bevilling godkendt, Realdania 26. januar 03. Proces for parallelopdrag udarbejdes 27. januar - 27. februar 04. Forundersøgelser og interessentinddragelse 27. januar - 15. marts 05. Prækvalifikations-annonce udsendes 23. februar 06. Fagdommere kontaktes 2. - 12. Marts 07. Program redigeres, layout, tryk + bilag 2. 27. Marts 08. Annonce frist 19. marts 09. Program godkendt, Styregruppe 27. marts 10. Program færdig Pdf 9. april 11. Teams valgt 9. april 12. Parallelopdrag udskrives /Teams kontaktes 10. april 13. KICK OFF-dialogmøde/seminar/konference ALLINGE 20.-21. april 14. Program trykt 20. april 15. Aflevere proces/ide/visionsbeskrivelse DIALOGMØDE/seminar KØBENHAVN 16. Skitser, referencer, modeller m.m. VÆRKSTED/DIALOGMØDE ALLINGE 11. maj 11. - 14. Juni 17. Aflevering af endeligt 8. september forslag 18. Konditionsmæssighed 18. september 19. Endelig præsentation / bedømmelse 21. september 20. Bedømmelsesmøde reservemøde 30. september 21. OFFENTLIGGØRELSE AF VINDER 9. november Side 8 af 15
FOLKEMØDE PÅ BORNHOLM- Parallelopdrag BUDGET FOR RÅDGIVNING / Co-Creative Timepriser: Søren Femmer Jensen, proces- og bygherrerådgiver Anne Sofie von der Pahlen, Arkitekt kr. 850/ t kr. 850/ t 01. PLANLÆGNING AF PARALLELOPDRAG 40 timer 02. OPSTART AF PROCESSEN, MØDER OG WORKSHOP 24 timer 03. ANALYSE AF EKSISTERENDE BAGGRUNDSMATERIALE 30 timer 04. ANALYSEWORKSHOP MED BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE 16 timer 05. SUPPLERENDE BYRUMSANALYSE 25 timer 06. RESEARCH OG UDVIKLING AF INSPIRATIONSKATALOG 25 timer 07. INTERVIEWS FOLKEMØDE DELTAGERORGANISATIONER 30 timer 08. IDÉWORKSHOP FOR BORGERE OG LOKALE INTERESSENTER 30 timer 09. IDÉWORKSHOP FOR LOKALE VIRKSOMHEDER 30 timer 10. ANALYSERAPPORT UDARBEJDES 35 timer 11. MØDE OM ANNONCEINDHOLD 4 timer 12. VALG AF TEAMS 4 timer 13. DISPONERING OG LAYOUT AF PROGRAM 8 timer 14. KONKURRENCEPROGRAM-REDAKTION 50 timer 15. KICK-OFF MØDE MED TEAMS 30 timer 16. VISION- & DIALOGWORKSHOP MED TEAMS 30 timer 17. INTERNT PLANLÆGNINGSMØDE FØR FOLKEMØDET 16 timer 18. FOLKEMØDE MED TEAMS, INKL. FORBEREDELSE 140 timer 19. PRÆSENTATIONSMØDE FØRSTE EVALUERING AF FORSLAG 4 timer 20. EVALUERINGSMØDE ENDELIG EVALUERING AF FORSLAG 4 timer 21. PRODUKTIONSSTYRING UDSTILLINGSMATERIALE 8 timer Total: 583 timer á 850 dkr. = 495.000 dkr. Ekskl. moms i alt Side 9 af 15
Sag nr. 1516 HELHEDSPLAN FOR FOLKEMØDET & ALLINGE TILBUD RÅDGIVERE 03.02.2015 Dato: 12.01.2015/amb FOLKEMØDE PÅ BORNHOLM- Parallelopdrag BUDGET FOR RÅDGIVNING - ARKITEKTKONKURRENCERDK Timepriser: Anne-Mette Bølling, konkurrencesekretær Anne-Mette Bølling, support Folkemøde Malene Ib Andersen, koordinator Jens V Nielsen, Grafik+layout Anne Katrine Hornemann, faglig konsulent Blue Bakery Anne Katrine Hornemann, support møder (Blue Bakery er underrådgiver til Arkitektkonkurrencerdk) kr. 1.200/ t kr. 800/ t kr. 800/ t kr. 800/ t kr. 1.000/ t kr. 800/ t Pkt. 1-9 v. Anne-Mette Bølling 1. PLANLÆGNING AF PARALLELOPDRAG Support Indledende rådgivning Budget, procesplan m.m. 30 timer a 1200 kr. 2. EU-BEKENDETGØRELSE / ANNONCE 20 timer a 1200 kr. EU-Bekendtgørelse / annonce Møde med udbudsjurist Modtage og registrere ansøgere udsende svar 25 timer a 800 kr. Vurderingsskema, digital platform m.m. 3. SKRIFTLIG KOMMUNIKATION MED DELTAGERE 80 timer a 800 kr. Udbudsbrev Modtagelse af skriftlige deltagerspørgsmål og videresendelse. Udsendelse af notater før og efter alle workshops 4. FAGDOMMERE Vejledning af fagdommerne i forløbet. 10 timer a 800 kr. 5. PROGRAM Support 20 timer a 1200 kr. Kvalificering af programmet 6. TEKNISKE BETINGELSER FOR PARALLELOPDRAGET 30 timer a 1200 kr. Udarbejdelse af betingelser 7. KICK-OFF, VISIONS- & DIALOGMØDE, FOLKEMØDE Support 50 timer a 800 kr. Deltage, referent, support, hjælp til facilitering m.m. alle møder 8. SEKRETÆR FOR BEDØMMELSEN PARALLELOPDRAG 60 timer a 1200 kr. 21. sept + 28. sept + 6 okt 9. DOMMERBETÆNKNINGEN 25 timer 1200 kr. Redaktør på dommerbetænkningen. Fagdommerne leverer fagtekst ---------------------------------------------------------------------------------------------- Ekskl. moms i alt 354.000 kr. ---------------------------------------------------------------------------------------------- Side 1 af 1 Side 10 af 15
Sag nr. 1516 HELHEDSPLAN FOR FOLKEMØDET & ALLINGE TILBUD RÅDGIVERE 03.02.2015 Dato: 12.01.2015/amb Pkt. 10-17 v. Anne Katrine Hornemann 10. PLANLÆGNING AF PARALLELOPDRAG Indledende rådgivning Budget, procesplan m.m. 30 timer a 1000 kr. 11. OPSTART AF PROCESSEN 10 timer a 1000 kr. Opstartsmøde, programstruktur, teamkompetencer, tidsplan 12. PROGRAM Faglig kvalificering af inspirationskatalog Faglig kvalificering af program, gennemlæsninger, dialog 13. FAGDOMMERE Kvalificering af bruttoliste 5 timer a 1000 kr. 20 timer a 1000 kr. 5 timer a 1000 kr. 14. VALG AF TEAMS 5 timer a 1000 kr. Kvalificering af indstilling af udv.teams 15. KICK-OFF Fagligt oplæg & deltagelse Forberedelse af oplæg 16. VISIONS- & DIALOGMØDE Deltagelse, kvalificering af opsamling 17. FOLKEMØDE Stragetisk kvalificering af overordnet program Planlægning + mødeledelse af debat el. fagligt oplæg Support for projektgr. på andre events/aktiviteter 10 timer a 800 kr. 10 timer a 1000 kr. 5 timer a 1000 kr. 5 timer a 1000 kr. 20 timer a 1000 kr. 10 timer a 800 kr. --------------------------------------------------------------------------------------------------- Ekskl. moms i alt 131.000 kr. --------------------------------------------------------------------------------------------------- Total ekskl. moms 485.000 kr. -------------------------------------------------------------------------------------------------- Herudover: Layout grafik, program og betænkning (ekskl. moms) 75.000 kr. Ikke indeholdt: Juridisk rådgivning for kvalificering af udbudstekniske forhold. Beløb er ekskl.moms og tekniske omkostninger herunder fotografering, print og materiale til parallelopdragets møder, rejseudgifter, overnatninger og andre udlæg. Køb af ydelser, ud over det aftalte i indeværende tilbud, honoreres efter medgået tid til samme timepris som i indeværende tilbud. Side 1 af 1 Side 11 af 15
Side 12 af 15
TEAM Co-Creative Søren Femmer Jensen, proces- og bygherrerådgiver Søren Femmer Jensen er uddannet Cand. Merc fra Copenhagen Business School med speciale i markedsføring og ledelse af innovationsprocesser. Søren Femmer har som rådgiver, proceskonsulent, og projektleder arbejdet med projektudvikling, byudvikling, byggeri og bæredygtig innovation for organisationer og virksomheder i Danmark og Sverige gennem mere end 13 år. Søren har bl.a. indgået i teams på en lang række byggesager, byrumsopgaver og indretningsprojekter med fokus på at udvikle koncepter og facilitere samarbejder mellem designere, arkitekter, humanister, ingeniører og brugere. I Co-Creative arbejder Søren Femmer med bæredygtighedsbegrebet både socialt og miljømæssigt som indgangsvinkel til at skabe byggerier, byudvikling, forretningsudvikling og forandringsprojekter. Søren har tidligere medvirket til at opstarte det kreative arbejdsfælleskab Republikken i København og har stor erfaring i at drive tværfaglige projekter og implementere fællesskabsplatforme, brugerdrevne og samskabende aktiviteter, der sikrer lokal forankring. Siden 2011 har Søren drevet Co-Creative med base på Bornholm og bl.a. deltaget som rådgiver i udviklingen af øens bæredygtige vision og strategi Bright Green Island samt varetaget en lang række borgerinddragelsesprocesser og byudviklingsprojekter for Bornholms Regionskommune. Anne Sofie von der Pahlen, arkitekt Anne Sofie von der Pahlen har arbejdet med innovative projekter i byggebranchen i de seneste 7 år, Ved at kombinere borgerinddragelses processer med en analytisk tilgang og et langsigtet strategiske perspektiv har hun i forskellige projekter budt ind med nye måder at løse nogle af hverdagens udfordringer på. Fra Walk & Talk Circles et pilotprojekt om Danmarks første udendørs mødekultur i en industripark over visionsudvikling for nye bæredygtige boliger i Nordhavn til udvikling af koncept for en ny boligpolitik med fokus på fremtidens demografiske udfordringer. Gennem de projekter, hun har været udvikler på, har hun opbygget kompetencer inden for: Projektledelse Økonomi- og tidsstyring Samarbejde på tværs af faggrænser og organisationsskel Idé- og visionsudvikling Strategi og analyse Samarbejde mellem private og offentlige aktører Workshopledelse og brugerinddragelsesprocesser Fundraising Anne Sofie von der Pahlen er uddannet på Kunstakademiets Arkitektskole i København i 2006 og er i dag bosat på Bornholm. Side 13 af 15
Arkitektkonkurrencerdk Anne-Mette Bølling, arkitekt maa, Indehaver, konkurrencerådgiver Anne-Mette Bølling er uddannet arkitekt og efter en årrække som partner i en tegnestue skiftede hun retning og har de seneste 10 år været konkurrencerådgiver i over 40 konkurrencer landet over, fra store åbne internationale konkurrencer med over 400 deltagerforslag til to-fasekonkurrencer og indbudte konkurrencer, programdialogkonkurrencer m.m.. Som specialist i konkurrencerådgivning sikrer Anne-Mette Bølling blandt andet, at processen forløber optimalt, at der sker ligebehandling af deltagerteams, at programmet er klart og af højeste kvalitet og at det afspejler bygherrens/styregruppens vision. Ligeledes sikrer hun at de tekniske betingelser for teamsne er klare og præcise og at der i bedømmelseskomiteer, hvor der ofte er forskellige agendaer, skabes konsensus og enighed. Blue Bakery Anne Katrine Hornemann Anne Katrine Hornemann er uddannet arkitekt og byplanlægger og har 14 års praktisk erfaring med strategisk byplanlægning, aktørinddragelse og projektudvikling fra begge sider af bordet som rådgiver og opdragsgiver. Anne Katrine har stor erfaring med at lede og gennemføre strategiske udviklingsplaner og projektinitiativer, hvor mange interessenter involveres i processen. Anne Katrine har bla. været projektleder på vinderforslaget til NærHeden et parallelopdrag for fremtidens bæredygtige forstad i Hedehusene og hun har i en årrække, som by- og projektudvikler på Musicon i Roskilde, været én af de drivende kræfter bag udviklingen af en ny aktørdrevet bydel, hvor midlertidige aktiviteter og kulturbegivenheder bl.a. dannede afsæt for den blivende by. Her samarbejdede hun indgående med Roskilde Festivalen. Herudover har hun rådgivet projektejerne på arkitektkonkurrencen om ROCKmagneten, og senest har hun udviklet det visionære og samskabende byudviklingsprojekt Vores Hvalsø for Lejre Kommune, hvor embedsværk sammen med lokalsamfundet arbejder med byens udvikling ud fra et fælles bykontor i hovedgaden. Anne Katrine driver i dag virksomheden Blue Bakery, der rådgiver om strategisk byudvikling og arkitekturprojekter og hun har et stort kendskab til branchens faglige, politiske og udførende parter. Anne Katrine har i en række år undervist på Kunstakademiets Arkitektskole i Urban Design og er beskikket censor ved Det Kongelige Danske Kunstakademi, Designskolen Kolding og Arkitektskolen Aarhus. Side 14 af 15
Side 15 af 15