Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 1 af 72 UDBUDSMATERIALE Offentligt udbud Nr. 2007/S 212-257698 Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus,, Esbjerg og Grindsted.
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 1 af 72 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 3 1.1 Indledning... 3 1.2 Udbyder... 3 1.3 Kontaktafdeling og person... 3 1.4 Udbudsmateriale... 3 1.5 Fortrolighed... 4 1.6 Tidsplan... 5 1.7 Besigtigelse hos udbyder... 5 1.8 Besigtigelse af det tilbudte udstyr... 6 1.9 Spørgsmål... 6 1.10 Minimumsbetingelser... 7 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 7 1.12 Aflevering af tilbud... 7 1.13 Vedståelsesfrist... 8 1.14 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 8 1.15 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 9 1.16 Forbehold og alternative tilbud... 9 1.17 Tildelingskriterium med underkriterier... 9 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 10 1.19 Udbyders forbehold... 11 2 BAGGRUNDSOPLYSNINGER, AFGRÆNSNING OG OMFANG SAMT KRAVSPECIFIKATION.... 12 2.1 Baggrundsoplysninger... 12 2.2 Leveranceomfang... 12 2.3 Detaljeret beskrivelse af krav til den udbudte anskaffelse... 13 3 DISPOSITION FOR TILBUD... 14 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud... 14 3.2 Generelle oplysninger... 14 3.3 Minimumsbetingelser... 14 3.4 Referencer... 14 3.5 Uddannelse... 14 3.6 Udbyders kravspecifikation og tilbudsgivers besvarelse heraf (løsningsbeskrivelse)... 14 3.7 Tilbudspris... 15 3.8 Organisation, sales, after-sales og service... 15 3.9 Reservedele... 15 3.10 Forbrugsvare... 15 3.11 Tegninger... 15 3.12 Tilbuds-Bilag - Oversigt... 15 4 KONTRAKT... 17 1 Leverance... 19 2 Kontraktperiode... 19 3 Pris... 20 4 Prisregulering... 20 5 Optioner... 21 6 Ændringer ved markedsføring af nyt udstyr og/eller programmel... 21 7 Sortimentsændring... 21 8 E-handel... 22 9 Levering... 22 10 Dokumentation... 23 11 Uddannelse... 24 12 Installation og afprøvning... 24 13 Driftseffektivitet... 25 14 Overdragelse af risiko... 26
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 2 af 72 15 Generel garanti - Garantiperioden... 26 16 Forebyggende vedligeholdelse og afhjælpningspligt i garantiperioden... 27 17 Mangler... 27 18 Omlevering - Utensilier... 27 19 Fejlretning / omlevering i garantiperioden... 28 20 Reservedele og reparationsfaciliteter... 28 21 Betaling samt forudbetalingsgaranti... 28 22 Sikkerhedsstillelse... 30 23 Myndighedskrav... 30 24 Underleverandører... 31 25 Bygningsmæssige forhold forberedelse af levering... 31 26 Forsinkelse... 31 27 Ophævelse... 32 28 Erstatning... 32 29 Force majeure... 33 30 Opsigelse/ændringer... 33 31 Køberens forhold... 34 32 Tavshedspligt... 34 33 Overdragelse... 34 34 Tvist... 35 35 Underskrift... 35 Kontrakt-Bilag 1 E-handel... 36 Kontrakt-Bilag 2 Eksempel på udformning af Forudbetalingsgaranti (jf. Kontrakt 21)... 40 Kontrakt-Bilag 3 Eksempel på udformning af Sikkerhedsstillelse (jf. Kontrakt 22)... 41 5 TILBUDS-BILAG... 42 Tilbuds-Bilag 1 Generelle oplysninger... 43 Tilbuds-Bilag 2 Soliditetserklæring... 44 Tilbuds-Bilag 3 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c... 45 Tilbuds-Bilag 4 Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres... 46 Tilbuds-Bilag 5 Referencer... 47 Tilbuds-Bilag 6 Uddannelse... 48 Tilbuds-Bilag 7 Udbyders kravspecifikation og Tilbudsgivers besvarelse heraf (løsningsbeskrivelse)... 50 Tilbuds-Bilag 8 Tilbudsskema for udstyret (prisbilag)... 58 Tilbuds-Bilag 9 Tilbudsskema for analyseomkostninger (prisbilag)... 60 Tilbuds-Bilag 10 Tilbudsskema for service (prisbilag)... 62 Tilbuds-Bilag 11 Tilbudsskema for uddannelse (prisbilag)... 64 Tilbuds-Bilag 12 Tilbudsgivers organisation sales, after-sales og service... 66 Tilbuds-Bilag 13 Reservedelsskema... 68 Tilbuds-Bilag 14 Forbrugsvareskema... 69 Tilbuds-Bilag 15 Tegninger... 70 6 EVT. ØVRIGE BILAG TIL UDBUDSMATERIALET... 71
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 3 af 72 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Nærværende udbudsmateriale offentliggøres på udbyders hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende Nr. 2007/S 212-257698. Udbudet gennemføres som offentligt udbud af et varekøb i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 1.2 Udbyder Udbyder af nærværende udbud er: Skovvangen 2 DK-6000 Kolding 1.3 Kontaktafdeling og person Skovvangen 2 DK-6000 Kolding Kontaktperson: medicoteknisk indkøber Søren Iversen Tlf.: (+45) 76 36 30 27 E-mail: soeren.iversen@mta.regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Sagsnr. 2007/0111" Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Udbudsmateriale Nærværende udbudsmateriale består af: Afsnit 1 Afsnit 2 Udbudsbetingelser (side 3ff) indeholdende en beskrivelse af hvilke vilkår tilbudsgiver afgiver sit tilbud under Baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang samt kravspecifikation (side 12ff) indeholdende en beskrivelse af den udbudte leverance samt henvisning til
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 4 af 72 hvor kravene til leverancen er opstillet og skal besvares. Afsnit 3 Afsnit 4 Afsnit 5 Afsnit 6 Disposition for tilbud (14ff) hjælpeværktøj til udformning af tilbud Kontrakt med bilag (side 17ff) indeholdende de vilkår som regulerer aftaleforholdet med Leverandøren i kontraktperioden Tilbuds-Bilag (side 42ff) indeholdende 12 bilag Evt. øvrige bilag til Udbudsmaterialet (side 71ff) Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det komplette udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt, i alt 71 sider. Udbudsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se pkt. 1.6, side 5). Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på udbyders hjemmeside, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på udbyders hjemmeside forrang. 1.5 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men udbyders fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter udbyder til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Tilbuds-Bilag 1, pkt. 1.4, side 43. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 5 af 72 1.6 Tidsplan 31.10.2007 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse 03.11.2007 Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU- Tidende: 05.11.2007 Dato for udbudsmaterialets offentliggørelse på udbyders hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 14.11.2007 Besigtigelse hos udbyder, jf. pkt. 1.7 20.11.2007 kl. 12.00 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 11.12.2007 Frem til denne dato kan der ske offentliggørelse af yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar på: www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 17.12.2007 kl. 12.00 Frist for modtagelse af tilbud Uge 2, 2008 Uge 3 og 4, 2008 Uge 5, 2008 Uge 5, 2008 Uge 9, 2008 Uge 14/15, 2008 Uge 36, 2008 Gennemgang af tilbud Evt. besigtigelselsesrunde og tilbudsgivers præsentation af tilbud. Forventet valg af leverandør(er) Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på stand still-perioden) Forventet kontraktindgåelse Forventet levering, installation og start på undervisning Forventet afleveringsforretning og driftsstart 30.06.2008 Vedståelsesfrist 1.7 Besigtigelse hos udbyder Der er mulighed for at besigtige de lokaler, hvor det udbudte udstyr skal installeres. Dato: onsdag den 14.11.2007 Esbjerg: kl. 10:00-12:00 kontaktperson er Elin Rasmussen tlf. 79182417 Grindsted: kl. 13:00-15:00 kontaktperson er Kirsten Kastbjerg tlf. 76722160
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 6 af 72 På mødet vil der udelukkende være mulighed for besigtigelse af de lokaler, hvor det udbudte udstyr skal installeres. Det skal understreges, at der ikke vil være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, da spørgsmål skal fremsendes skriftligt jf. pkt. 1.9 nedenfor. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem, hvad tilbudsgiver ser på besigtigelsen og det skriftlige udbudsmateriale, er det skriftlige udbudsmateriale gældende. Tilmelding: Tilmelding for deltagelse i besigtigelse skal ske på e-mail: soeren.iversen@mta.regionsyddanmark.dk senest den 12.11.2007 med angivelse af firmanavn samt navnene på deltagererne. 1.8 Besigtigelse af det tilbudte udstyr Udbyder forbeholder sig ret til at besigtige det tilbudte udstyr i perioden fra tilbudsfristens udløb til forventet svar til tilbudsgiverne. Angiv venligst i Tilbuds-bilag 5 (Referencer) hvor besigtigelse kan finde sted. Udbyder afholder egne udgifter i forbindelse med besigtigelse (rejse og ophold). 1.9 Spørgsmål Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet opfordres tilbudsgiver særligt til at stille spørgsmål herom, og udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer for at rette i udbudsmaterialet. Den i udbudsmaterialet indeholdte kontrakt vil være gældende for den udbudte anskaffelse. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af stedet i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til udbyders kontaktperson, gerne pr. e-mail, jf. pkt. 1.3, side 3. Spørgsmål der er udbyder i hænde senest den 20.11.2007 kl. 12.00 vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende og senest 10.12.2007 blive offentliggjort i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet.
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 7 af 72 Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 1.10 Minimumsbetingelser Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumenter. 1.10.1 Soliditetserklæring Positiv erklæring om tilbudsgivers soliditet (fx bankerklæring, soliditetserklæring eller lignende). Erklæringen skal være underskrevet af udsteder, som kan være et anerkendt pengeinstitut, en bank eller lignende. Erklæringen kan ikke udstedes af tilbudsgiver. Soliditetserklæring eller tilsvarende vedlægges som Tilbuds-Bilag 2 (se side 44). 1.10.2 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som Tilbuds-Bilag 3 i udfyldt og underskrevet stand (se side 45). 1.10.3 Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted hvor ydelsen skal præsteres. Erklæringen kan vedlægges som Tilbuds-Bilag 4 i udfyldt og underskrevet stand (se side 46). 1.10.4 Såfremt tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge den i pkt. 1.10 krævede dokumentation, kan tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert dokument, som udbyder finder egnet. 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det såfremt Soliditetserklæring (Tilbuds-Bilag 2) er på engelsk. Endvidere accepteres det at dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk, svensk eller norsk. Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud i øvrigt henvises til afsnit 3, Disposition for tilbud (side 14ff). Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.12 Aflevering af tilbud Udbyder beder om, at tilbudet afleveres som følger: Èt eksemplar mærket originalt hovedtilbud. En CD-Rom mærket 'Original' indeholdende det samlede tilbud med bilag
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 8 af 72 Seks papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag jf. ovenfor. Tilbuds-Bilag 1 (se side 43ff) og Tilbuds-Bilag 7 (se side 50ff) vedlægges i WORD-format på ovennævnte CD-rom. Det anbefales, at tilbud afleveres i lukket emballage og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom mm.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende Hæmatologiudstyr FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Skovvangen 2 DK-6000 Kolding Att.: Søren Iversen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 17.12.2007 kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 1.13 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den 30.06.2008. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud om optionelle ydelser til 30.06.2010. 1.14 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: a) Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: www.skat.dk b) Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: www.mst.dk c) Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 9 af 72 1.15 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for udbyder, at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter at tilbudet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at udbyder har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har udbyderen ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at udbyderen ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at udbyderen heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning. Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed er det i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 og i pkt. 1.10 Minimumsbetingelser ovenfor anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil udbyder være forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud 1.16 Forbehold og alternative tilbud 1.16.1 Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav i Kravspecifikationen Tilbuds-Bilag 7, side 50ff. Se forklaring på begreberne krav og mindstekrav i afsnit 2: Baggrundsoplysninger, afgrænsning og omfang samt kravspecifikation. 1.16.2 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt. 1.15 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, herunder bl.a. tilbud med forbehold overfor udbudets grundlæggende elementer, kontrakten eller mindstekrav. 1.16.3 Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse ikke blive taget i betragtning ved vurdering af tilbud. 1.16.4 Udbyder opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af mindstekrav, krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. 1.16.5 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Samme tilbudsgiver kan dog gerne afgive forskellige løsningsforslag til leverancen. I så tilfælde beder vi om, at alle relevante Tilbuds-Bilag udfyldes for hvert løsningsforslag. 1.17 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakten vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier:
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 10 af 72 Underkriterier Det tilbudte udstyrs kvalitet: i vurderingen heraf overvejes bl.a. begreberne funktionalitet, betjenings- og brugervenlighed. Dette underkriterium vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 7. Økonomi: I vurderingen heraf overvejes bl.a. Tilbudspris, driftsomkostninger, teknisk og økonomisk levetid, serviceomkostninger og reservedelspriser. Dette underkriterium vurderes ud fra en totalomkostningsberegning over en driftstid på 7 år på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilagene 8, 9,10 og 13. Vægtning 30-35% 20-25% Miljø og sikkerhed: i vurderingen heraf overvejes bl.a.: støj, ergonomi, hygiejne og sikkerhed. Dette underkriterium vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 7. Leverandørens serviceorganisation: i vurderingen heraf overvejes bl.a.: support og placering af teknikere og produktspecialister, responstider på service og support samt hotline. Dette underkriterium vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 12. Leveringssikkerhed / leveringstid på forbrugsvarer og reservedele. Dette underkriterium vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 13 og Tilbuds-Bilag 14. Den tilbudte uddannelse af brugere og teknikere. Dette underkriterium vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 6. Leveringstid og installationstid på udstyret. Dette underkriterium vurderes på baggrund af besvarelserne i Tilbuds-Bilag 7. 12 % 11 % 9 % 8 % 5 % 1.18 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om hvilken tilbudsgiver/hvilke tilbudsgivere udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets bekendtgørelse nr. 558 af 12. juni 2006. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 11 af 72 før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 1.19 Udbyders forbehold Udbyder forbeholder sig ret til at annullere udbudet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en saglig grund.
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 12 af 72 2 BAGGRUNDSOPLYSNINGER, AFGRÆNSNING OG OMFANG SAMT KRAVSPECIFIKATION. 2.1 Baggrundsoplysninger har behov for nyt hæmatologiudstyr i år 2008 til de Klinisk Biokemiske afsnit på Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg og Grindsted. De nævnte afdelinger anvender i dag udstyr, der er nedslidte, hvorfor en genanskaffelse er nødvendig. Der ønskes derfor anskaffet hæmatologiudstyr der tilgodeser de enkelte afdelingers behov. 2.2 Leveranceomfang LEVERANCEOMFANG Hæmatologiudstyr og relaterede reagenser og utensilier til Esbjerg og Grindsted til dækning af analyserepertoire og mængde i et tidsrum på 7 år efter driftsstart. Se oversigt over analysemængde nedenfor. OPTIONER Såfremt nyere udgaver af al hardware og/eller software, herunder ny funktionalitet, også i forbindelse med håndtering af reagenser, bliver kommercielt tilgængelig i en periode på 1 år efter godkendt afleveringsforretning, skal disse vederlagsfrit stilles til rådighed for Køber jf. kontraktens 6. Såfremt det ikke er en del af basisprisen, ønskes der optionelt tilbudt en aftale på opgraderinger gældende efter udløbet af ovennævnte periode. Ved opgraderinger forstås ny funktionalitet og/eller ændringer i software og udstyr. Mulighed for sammenkobling af instrumenterne ved hjælp af transportbånd. Prisen for denne option skal oplyses ligesom det nøje skal specificeres, hvad der ellers hører med til denne option. Serviceaftaler ønskes tilbudt optionelt. Se Tilbuds-Bilag 12 for specifikation. Skema nedenfor angiver analysetallet for 1 år. Tallene for Esbjerg og Grindsted er for perioden september 2006 til august 2007. Esbjerg Grindsted Antal glas 166.039 20.618 CBC 164.623 20.618 DIFF 64567 10.584 RETIC 10.043 1.234 Cerebrospinalvæsker 419 11 Andre væsker 137 5
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 13 af 72 Der har gennem de seneste 5 år været en stigning i antallet af analyser på ca. 4% årligt. Denne stigningsprocent forventes fortsat i de kommende år. Det tilbudte udstyr skal opfylde udbyders fremtidige krav til repertoire og analysemængde, eller kunne udbygges til det. Et evt. prognostiserbart behov for udbygning skal være indeholdt og beskrevet i den tilbudte løsning og dermed i tilbuddet. Udgangspunktet for denne beregning vil være, at alle analyser udføres decentralt på de enkelte klinisk kemiske afdelinger. Der skal bydes på hele leverancen. 2.3 Detaljeret beskrivelse af krav til den udbudte anskaffelse 2.3.1 Definitioner: Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi: Krav Mindstekrav Ethvert ønske er i udbudsretlig terminologi et krav. Krav som skal opfyldes, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbudet ikke konditionsmæssigt. Krav kan opfyldes helt eller delvist. Anmodninger om oplysninger, mindstekrav og krav findes i tilbudsbilagene i materialets afsnit 5 (side 42). Se også næste afsnit 3 Disposition for tilbud med henblik på besvarelse af tilbudsbilagene.
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 14 af 72 3 DISPOSITION FOR TILBUD 3.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud 3.1.1 Disposition for tilbud er et værktøj, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelse af det materiale, som tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med tilbudsgivningen. Disposition for tilbud opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt. Disposition for tilbud henviser til 15 bilag, benævnt Tilbuds-Bilag 1 til 15. Disse bilag er udarbejdet med henblik på at sikre en ligeværdig vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver sammenligningen af de indkomne tilbud enklere og mere gennemsigtig. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet henvises til Udbudsbetingelsernes pkt. 1.15 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver. 3.2 Generelle oplysninger Generelle oplysninger afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 1 (se side 43). 3.3 Minimumsbetingelser Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende den i Udbudsbetingelserne 1.10, side 7ff anførte dokumentation, der anbefales vedlagt som: 3.4 Referencer Tilbuds-Bilag 2: Soliditetserklæring (se side 44) Tilbuds-Bilag 3: Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. (se side 45) Tilbuds-Bilag 4: Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt (se side 46) Der ønskes oplyst referencer med oplysning om levering af tilsvarende udstyr og omfang, samt hvor dette kan besigtiges og afprøves. Oplysningerne gives under Tilbuds-bilag 5 (se side 47). 3.5 Uddannelse Udbyders krav til uddannelse samt tilbudsgivers besvarelser heraf gives under Tilbuds-bilag 6 (se side 48). 3.6 Udbyders kravspecifikation og tilbudsgivers besvarelse heraf (løsningsbeskrivelse) Uddybende beskrivelse af den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) indeholdende oplysninger om standarder, certificeringer m.m. samt oplysninger vedrørende mindstekrav og krav til det udbudte afgives ved at udfylde Tilbuds-Bilag 7 (side 50ff).
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 15 af 72 3.7 Tilbudspriser 3.7.1 Priser på udstyret afgives ved at udfylde Tilbudsskema for udstyret (prisbilag) i Tilbuds-Bilag 8 (side 58). Det er af største vigtighed, at så mange delpriser som muligt er oplyst, hvis der er tale om ekstra udstyr, hvor udbyder vil kunne have brug for at vælge til eller fra. 3.7.2 Priser på analyseomkostninger oplyses ved udfyldelse af Tilbudsskema for analyseomkostninger (prisbilag) i Tilbuds-Bilag 9 (side 60). 3.7.3 Priser på serviceomkostninger afgives ved at udfylde Tilbudsskema for service (prisbilag) i Tilbuds-Bilag 10 (side 62) 3.7.4 Priser på efterfølgende uddannelse afgives ved at udfylde Tilbudsskema for uddannelse (prisbilag) i Tilbuds-Bilag 11 (se side 64) 3.8 Organisation, sales, after-sales og service. Oplysninger om organisation, sales, after-sales og service oplyses i Tilbuds-Bilag 12 (side 66). 3.9 Reservedele Krav til oplysninger om reservedele er anført i Tilbuds-Bilag 13 (side 68ff), hvor besvarelse også kan afgives. 3.10 Forbrugsvare Med henblik på afgivelse af tilbudspriser og for udbyders senere bestilling skal Tilbuds-Bilag 14 (side 69) udfyldes. 3.11 Tegninger De i kravspecifikationen krævede tegninger medsendes som Tilbuds-Bilag 15 (side 70). 3.12 Tilbuds-Bilag - Oversigt Tilbuds-Bilag 1: Generelle oplysninger (se side 43) Tilbuds-Bilag 2: Soliditetserklæring (se side 44) Tilbuds-Bilag 3: Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. (se side 45) Tilbuds-Bilag 4: Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt (se side 46) Tilbuds-Bilag 5: Referencer (se side 47) Tilbuds-Bilag 6: Uddannelse (se side 48) Tilbuds-Bilag 7: Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) (se side 50) Tilbuds-Bilag 8: Tilbudsskema for udstyret (prisbilag) (se side 58) Tilbuds-Bilag 9: Tilbudsskema for analysomkostninger (prisbilag) (se side 60) Tilbuds-Bilag 10: Tilbudsskema for service (prisbilag) (se side 62) Tilbuds-Bilag 11: Tilbudsskema for uddannelse (prisbilag) (se side 64) Tilbuds-Bilag 12: Organisation, sales, after-sales og service (se side 66) Tilbuds-Bilag 13: Reservedelsskema (se side 68) Tilbuds-Bilag 14: Forbrugsvareskema (side 69)
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 16 af 72 Tilbuds-Bilag 15: Tegninger (se side 70) Ovennævnte bilag findes i Word-version til brug for indtastning af tilbudsgivers besvarelser på hjemmesiden www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal.
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 17 af 72 4 KONTRAKT Dette afsnit indeholder den kontrakt, som vil blive indgået med den vindende tilbudsgiver. De med blå markerede steder vil blive udfyldt i forbindelse med indgåelse af kontrakt. Følgende bilag forventes at skulle indgå som en integreret del af kontrakten: Kontrakt-Bilag 1 Kontrakt-Bilag 2 Kontrakt-Bilag 3 Kontrakt-Bilag 4 Kontrakt-Bilag 5 E-handel Forudbetalingsgaranti Sikkerhedsstillelse Tilbuds-Bilag 6 Uddannelse Tilbuds-Bilag 7 Redegørelse for den tilbudte leverance (leverandørens besvarelse af kravspecifikationen) Tilbuds-Bilag 8 Tilbudsskema for udstyret (prisbilag) Tilbuds-Bilag 9 Tilbudsskema for analyseomkostninger (prisbilag) Tilbuds-Bilag 10 Tilbudsskema for service (prisbilag) Tilbuds-Bilag 11 Tilbudsskema for uddannelse (prisbilag) Kontrakt-Bilag 6 Kontrakt-Bilag 7 Kontrakt-Bilag 8 Kontrakt-Bilag 9 Kontrakt-Bilag 10 Tilbuds-Bilag 13 Reservedelsskema Kontrakt-Bilag 11 Tilbuds-Bilag 14 Forbrugsvareskema Kontrakt-Bilag 12 Spørgsmål og svar
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 18 af 72 Kontrakt nr. XXXX vedr. Hæmatologiudstyr og relaterede forbrugsvarer til Sydvestjysk Sygehus Nærværende kontrakt er indgået mellem undertegnede Sydvestjysk Sygehus Finsensgade 35 6700 Esbjerg (i det følgende benævnt Køberen) Repræsenteret ved Skovvangen 2 6000 Kolding og medundertegnede XXX (virksomhedens navn, adresse og CVR.nr.) (i det følgende benævnt Leverandøren)
Udbud af hæmatologiudstyr til Sydvestjysk Sygehus, Side 19 af 72 Præambel Efter forudgående EU-udbud har parterne indgået denne kontrakt vedrørende XX til XX. Den aftalte leverance er til brug for leveringsstederne i henhold til 9. Hvor intet andet er anført er hvert enkelt af leveringsstederne at betragte som Køberen i henhold til kontraktens bestemmelser, som derfor kan påberåbes direkte af hvert enkelt af leveringsstederne. De rettigheder og/eller forpligtelser, som følger af de enkelte bestemmelser i kontrakten, kan således påberåbes af hvert enkelt af leveringsstederne. Dette betyder bl.a., at der i henhold til 15 vil kunne komme til at gælde forskellige garantiperioder for leveringsstederne, ligesom der vil kunne kræves bod eller ske ophævelse for så vidt angår den del af leverancen som vedrører de enkelte leveringssteder i henhold til 26 og 27. Udtræder et af leveringsstederne af kontrakten uanset grund, påvirker dette ikke de øvriges vilkår i henhold til kontraktens bestemmelser. Udnytter et af leveringsstederne option på forlængelser, tilkøb o.l. jf. 5, påvirker dette ikke de øvriges mulighed for forlængelse, tilkøb og/eller de øvriges vilkår i henhold til kontraktens bestemmelser. Det påhviler Leverandøren at levere: 1 stk. XX à kr. 1 stk. XX à kr. følgende optioner er valgt: xx i alt kr. 1 Leverance i overensstemmelse med det samlede udbudsmateriale vedrørende Udbud af xx, Sagsnr. XXX samt tilbud nr. xx af xx.xx 2006 med tilhørende bilag. Leverandøren garanterer at leverancen som angivet i nærværende kontrakt, opfylder de krav til funktion, kapacitet, integration, opkobling mm., som fremgår af det samlede udbudsmateriale herunder kravspecifikationen samt Leverandørens tilbud. Leverancen skal leveres komplet med det nødvendige tilbehør for dets rette funktion. Køberen tager forbehold for ændringer i det årlige forbrug i såvel opadgående som nedadgående retning. Såfremt det samlede forbrug af utensilier i et kalenderår er ændret med +/- 15 % eller mere i forhold til de i udbudsmaterialet anslåede mængder kan det give grundlag for en forhandling om en regulering af prisen (se endvidere 3). 2 Kontraktperiode Kontraktperioden er fra 1. april 2008 til 31. marts 2015 uden mulighed for forlængelse og den ophører uden yderligere opsigelse den 31. marts 2015.