Møde i Bestyrelsen Den 10. juni kl. 17.00 Fib 15. Ordinære medlemmer af bestyrelsen Thea Ingemann Kristensen, Formand Helena Karlsson, Næstformand Lars Kuur, Kasserer Marlene Olesen, Bestyrelsesmedlem Morten Møller, Bestyrelsesmedlem Niels Haldrup, Bestyrelsesmedlem Jonas Egeskov Kristensen, Studenterhusets repræsentant Observatør: Rasmus Fløe Mølbak, Uddannelsespolitisk Ordfører Nanna Damgaard, erhvervschef Dagsorden ----ooooooooo--- Uddybende dagsorden foreligger på de følgende sider. Forklaring: (O) = Orientering (D) = Debat (B) = Beslutning [ ] = Tid afsat til punktet Referat skrives med kursiv Uddybende dagsorden
1. Formelt (B) [10 min] 1. Valg af ordstyrer og referent 2. Godkendelse af dagsorden og referat 2. Møde med Cafe du-ve (ODB) [60 min] Bestyrelsen har indkaldt Cafeen til en snak om deres fremtid og deres fremtidige struktur. Der er sket et fald i aktivister og gæster i et stykke tid. Bestyrelsen vil gerne møde cafeen og snakke om hvad der kan gøres i fremtiden for at vende om på denne trælse situation. 3. Plakataftaler (ODB) [10 min] Både IDA og DSE har spurgt omkring plakataftalerne. Morten Lahrmann fra Erhvervsgruppen vil deltage i punkt, da det er ham som står for plakatophængningen for Studentersamfundet. DSE vil gerne vide, hvor bestyrelsen står omkring de her plakataftaler, så vi skal blive enige om en udmelding, som kan gælde alle fremtidige forespørgelser. 4. Sommerfest(ODB) [10 min] Vi holder sommerfest d. 20. juni for alle aktivister og hjælpere fra forårsfesten. Hvad skal der købes ind? Hvem vil hjælpe med oppyntning og lign? Hvordan med øl og spiritus? Evt. en forespørgsel rundt til barerne om de har noget de vil sælge til os. -------------------------------------------- Spisning 30 min --------------------------------------------- ---------- 5. Studiestart (ODB) [10 min] Hvor langt er vi med studiestart? Hvad skal vi have planlagt? Vi skal snart have afholdt koordinationsmødet mellem morgenmad og studiestartsfesten osv. Yderligere må vi gerne komme på ideer til hvordan vi får nok opmærksomhed ved Studiestarten. Hvordan får vi flere medlemmer? 6. Administrationsbidrag (ODB) [10 min] Er bestyrelsen blevet enige om et forslag? Som kan sendes ud til grupperne for hvad de synes om modellen. 7. Godkendelse eller kommentering af budgetter (ODB) [20 min] Se bilag 1. Der vil blive lagt op til at budgetterne skal kommenteres i stedet for at der sker en godkendelse. Dette sker, fordi det er rart at følge med i hvilke arrangementer der arrangeres rundt omkring og formentlig stoppe eventuelle økonomiske risici.
8. AAU-tv (ODB) [15 min] På medlemsmødet blev det besluttet at køre AAU-tv videre. Vi skal beslutte hvordan gruppen skal køre i fremtiden og hvordan udstyret bliver lejet ud og på hvilke præmisser og priser. Hvem skal styre udlejningen og kan alle leje udstyr? Der må gerne udstedes nogle retningslinier som skal følges i forbindelse med udlejning. 9. Meddelelser (O) [15 min] Nyt fra formanden Nyt fra politisk koordinering Nyt fra administrationen Nyt fra erhvervsgruppen Nyt fra Studenterhuset Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet 10. Åbne projekter (ODB) [10 min] 1. Studiestart [Marlene og Morten] 11. Eventuelt 12. Mødeevaluering 1. Der tages ikke referat til dette punkt. Bilag 1: Budgetter Ændringer i.f.m. igangsættelse af aktiviteter i Studentersamfundet Efter anbefaling fra revisoren samt efter krav fra studiechef Preben Sørensen, som er Studentersamfundets øverste ansvarlige vedrørende økonomien er følgende ændringer gældende fra d.d. og der henstilles til at grupperne efterkommer disse ændringer. Alle planlagte aktiviteter med en udgiftsramme på minimum kr. 10.000,00 i Studentersamfundet, herunder også Sport og Fritid, skal kommenteres af Studentersamfundets bestyrelse. Kommenteringen vil foregå ved et samarbejde med administrationens økonomiansvarlige og bestyrelsen. Administrationens økonomiansvarlige
skal give sin bedømmelse af arrangementet og påsætte følgende udtalelser: Må stærkt frarådes, frarådes, indtægtsmulighederne skal undersøges nærmere, eller ingen kommentar. Dette skal gøres, hvorefter bestyrelsen vil kommentere ansøgningen og evt. påpege mangler. Ansøgning om igangsættelse af en aktivitet skal ske til Studentersamfundets bestyrelse der herefter videresender den til administrationens økonomiansvarlige. Ansøgningen skal være økonomiudvalget i hænde senest 14 dage før aktiviteten skal finde sted. Evt. forhandlinger med band m.m. må ikke ske før aktiviteten er kommenteret af bestyrelsen. Ændringen skal tages op til vurdering igen om et år. Referat: Bestyrelses møde 10/6-09 Ordstyrer Thea Referent Møller Ekstra punkter til dagsorden Ansøgning fra FOVIA Ansøgning fra SAMF ruskoordinatorer Punkt 2 - Møde med CDV: Lars: Vi vil gerne snakke om hvordan det skal stå til fremover i caféen. Og så foreslås det at der oprettes et event udvalg der står for at afholde arrangementer som Boatrace, Oktoberfedt, st. patricks day etc. Og evt. nye arrangementer som eks. Pubcrawl eller bordfodbold turnering mellem barerne. Altså noget der ligger mellem et festudvalg og en bar bestyrelse. Henrik: Hvad er bestyrelsens opfattelse af caféens struktur har været en stor café med mange frivillige og en kompliceret ledelse. Angående økonomi efter det her halve år med nye lokaler, stemningen har været bedre og der har været flere gæster. Angående events store udfordringer, fjerner en af fordelene ved at være hjælper i CDV eftersom arrangementerne bruges som reklame når der hentes hjælpere ind. Indendørs arrangementer afholdes i barens lokaler og derfor har det været sådan at den tilhørende bar vil bestemme da det er indenfor deres regi.
Lars: Event team skal fungere som en form for overordtnet enhed mellem barerne der kan hjælpe med arrangementer imellem dem Henrik: Barerne er så forskellige så det kan være svært at arrangere Helena: Er der ikke nogle af de nyere der har noget at sige? Marie: Har været i CDV i 2 år, og er i mærkbar barerne kan noget forskelligt og det tiltrækker forskellige kunder. Derfor vil det være en fordel at det ikke homogeniseres. Så hvorfor det her event team? Niels: Event udvalget er ikke for at gøre barerne ens, men mere at skabe liv i de forskellige barer og trække basisterne ud på campus også så de også får et blik ind i hvordan det også fungere her ude. Derfor opfattes det ikke som homogenisering Lars: En fredagsbar er en fredagsbar, derfor burde et event team kunne varetage de interesser der ligger omkring de eks. Store arrangementer Emma: Hvorfor tage CDV? Hvorfor ikke finde nogle helt nye for at få et frisk pust? Niels: Fordi CDV har de største arrangementer og i har erfaring, derfor kunne det være en fordel Henrik: Boatrace er oplagt og det er discountfest egentlig også eftersom det virker underligt at det er SOF der står for det. Oktoberfest er på størrelse med en efterårsfest og derfor kunne den godt blive så stor at den ville komme til overlappe ansvarsområder med festudvalget. Det kunne give problemer med for mange store arrangementer. Så kunne festudvalget muligvis gøres større så de også får sådan noget som en oktoberfest etc. Lars: forskellen er at der ikke er entre og det stopper hen på aftenen og ikke klokken 1 eller 2 som festerne gør. Henrik: Eventudvalg vil blive ambitiøse og forsøge på at gøre de events større så de kan blive federe Marie: Det ville være fedt med et event udvalg der kunne hjælpe barerne til at snakke bedre sammen Henrik: det er en god idé men hvad kan følgerne være? Thea: Hvordan føler i det er gået det sidste halve år, og hvordan ser fremtiden ud? Lav fokus på at hyre folk, har observeret at baren er forholdsvist tom om fredagen Esben: Mange skæve åbnings dage på grund af helligdage mv. der gør at folk ikke kommer i baren. Vi har dog haft nogle rigtig gode dage med mange gæster, det har været klart bedre end før de nye lokaler Niels: Samme problemer med åbningstiderne i basisbaren men der er flere gæster. Der skal bare reklameres noget mere for arrangementer Emma: Der er ikke specielt mange midler så der er ingen midler til PR, så for at lave god PR skal man være meget kreativ, der har været gode forslag der også har virket som eks. Et visitkort ved genåbningen
Marie: Står for PR, der har ikke været de bedste forudsætninger for at lave god PR da baren ikke har været klar over om der nu har været muligt at planlægge et arrangement etc. Enig i at der ikke har været nok PR Henrik: De reklamer, månedsplakater, der har været brugt virkede ikke rigtig. Vi har ikke lavet dem i år og vi har haft ca. det samme antal gæster i forhold til et forårs semester. De helligdage trækker skævt og på forårssemestrene er de studerende mere ambitiøse, september, oktober og november er generelt bedre måneder for barerne. Lars: Der er ikke nogen stor vækst i forhold til sidste år fredag til fredag Henrik: Der har ikke været nogle stamgæster fordi det har der ikke været tid til at få, så det ses ikke som et problem men en succes da der ikke har været et fald. Lars: Der er underskud på driften Henrik: Det giver ikke mening da vores egne beregninger siger at vi tjener 500 eller mere på en alm. Fredag Dette undersøges nærmere Thea: Vil gerne vide hvad der planlægges at gøre i fremtiden Emma: Der bruges ingen penge på PR i et forårssemester fordi det ikke er rentabelt. I forhold til frivillige der er introduceret en mentor ordning der sørger for at de nye aktivister bliver kørt ind. Marie: følt at der ikke kan bruges penge hvis man ikke er 100% sikker på at man ikke har haft fordi det føles at vi har været under lup Thea: Der blev lagt meget fokus på at undersøge barerne generelt og ikke kun CDV Niels: Det er vigtigt at holde adskilt fordi det her er en ny bestyrelse og vi gør det på en anden måde. Der kunne laves forsøg på at smide en masse penge efter PR fremover fordi det er nødvendigt for at få stamgæster etc. Tilbage Emma: Det tager generelt mere end 2 måneder at få gang i det hele igen Marie: Enig med Niels, der skal kikkes på det her som en ny mulighed og der skal bruges en masse nye idéer. Helena: lidt bekymret fordi der er mange rundtomkring der sprøger Er café-dú vé der stadig? vær kreativ plakater virker ikke Lars: Hvor lang tid forestiller i jer for at caféen kommer op i nærheden af 04 og 05? Henrik: Altså i vil gerne have at vi kommer op i nærheden af vores rekord år Lars: altså i forhold til fredagsbarer Henrik: Det er muligt at sige noget hen omkring november når der er kommet nye folk her ud i forbindelse med 3. Semester start
Niels: Event udvalget skal arbejde sammen med barerne og pengene ryger til den bar arrangementet afholdes og de tages ikke væk fra barerne Marie: Der er kommet flere nye barer rundt omkring og de tager kunder fra CDV derfor skal der også tages højde for det Thea: de nye barer er muligvis opstået fordi CDV ikke tilbyder det kunderne gerne vil have Henrik: CDV er for alle derfor kan den ikke tilbyde kunderne præcise arrangementer fordi de favner om alle studier. Malene: Der er ingen reklame over ved NOVI Rasmus: Rundebar tag en rullebar og besøg de forskellige studier der ikke har en bar Henrik: Betjentene går meget op i at man har bevilling til at sælge forskellige steder så det skal på plads. Thea: Er der mulighed for at lave et samarbejde med Martin Hundebøll, han har et stort netværk og han kender rigtig mange der gerne vil hjælpe og være med. CDV: det blev fremlagt på en dårlig måde, så kan det gøres på en anden måde eftersom det havde virket som om at der havde været et forsøg på at kuppe CDV. Der arbejdes videre med det her eventudvalg da det ses som en god ide. Og så arbejdes der yderligere videre med at få liv i CDV. Esben: Et eventudvalg kommer til at ligge i samarbejde med barerne derfor et det vigtigt at det er noget der består i og mellem barerne og ikke oppefra Henrik: foreslår en struktur til eventudvalget, 2 fra bestyrelsen og 2 fra hver bar. Der afholdes et møde igen senere i efterårs semesteret for at følge op på hvordan Caféen har udviklet sig. Punkt 3. DSE: mener at de har ret til at få omdelt plakater til interne priser indenfor studentersamfundet. Egne grupper betaler 300,- eksterne grupper skal betale 4500,- og DSE er en ekstern gruppe. Retningslinjerfor plakatophængning forefindes i Bilag A2 Retningslinjer Aftale vedrørende Aalborg universitets opslagstavler. DSE mener at de falder indenfor rammerne og derfor kun skal betale de udgifter der ligger i forbindelse med at hænge plakater etc. Op.
Der foreligger en aftale med DSE som har fungeret, men der arbejdes på en prisliste til interne organisationer som ligger på ca. 1500 for ophængning på hele universitetet og det foreslås at det er den pris de kan få. Thea: Syntes at vi skal overlade det til erhvervsgruppen Lars: Ser vi dem som en anden del af universitetet eller som en anden studenterorganisation, jeg ser det som en anden del af universitetet Erhvervsgruppen: mener at de kan få de 1500 Niels: Enig med lars, vi bør arbejde sammen med dem. Helena: Frem over er det erhvervesgruppen der står for dette. Således at DSE ikke tager den op igen med en ny bestyrrelse. Efter dialog med formanden for DSE blev der ikke fundet frem til en løsning, der tages en dialog mellem Erhvervsgruppen og DSE. Aftale om plakat ophængning for IDA: Det der er sket er at karriere centeret har lavet om på retningslinjerne for opslags tavlerne. Og det er simpelthen det der ligger til grund for at IDA ikke længere kan få de opslagstavler gratis. Det er ikke som sådan fordi studentersamfundet nu vil tage penge for noget som de før har fået gratis. Erhverves gruppen tager en videre dialog med IDA. Punkt 4 sommerfest: Thea: Der skal bestilles varer hjem så der er til festen. 30 der er tilmeldt og så kommer der hjælpere fra Forårsfesten Lars bestiller mad + bestik + grillkul Grill der låner vi Roskildes. Møller snakker med Hundebøll Øl Niels Punkt 5 Studiestart: Lasse står for morgenmad der mangler en til Studenterhuset stiller også en eller to koordinatorer til dette formål. Rundstykker og tilladelser er der sørget for, hundebøll har bestilt borde mv. Rushåndbog er klar, der er blevet lavet prøvetryk i dag.
Der skal udarbejdes en folder der reklamere for de forskellige grupper i studentersamfundet så det er muligt at få skaffet nye frivillige. Punkt 6 administrations bidrag: Der skal skrives nogle generelle retningslinjer og begrunde hvorfor dette er oprettet da grupperne ellers stiller spørgsmål til dette. Punktet udsættes og der afholdes et møde med sekretariatet for at få afklaret hvad disse penge går til. En foreløbig løsning foreligger at arrangementer der er momsfritaget og har en omsætning på over 100.000 betaler et administrationsgebyr på 8000. Punkt 7 godkendelse eller kommentering af budgetter: Der udarbejdes ingen kontrakt med bands før budgettet er godkendt men der må gerne indhentes tilbud. Sport og fritid fjernes fra forslaget og det afsnit om Preben Sørensen slettes. Samt indskrives at fredagsbar arrangementer fritages for denne kommenterings runde. Hvis kommentarerne fra bestyrelsen ikke er fulgt skal der kommenteres på hvorfor dette ikke er sket. Punkt 8 AAU-tv: Lars står for at lave et møde med AAU-tv for at diskutere dette igennem og få deres idéer og tanker omkring dette taget op til overvejelse. Økonomisk støtte mv. diskuteres også igennem i samme omgang. Bestyrelsen vil gerne bevillige nogle penge fra PR puljen til gruppen. Evt. indkøb af noget tøj mv. til AAU-tv Ekstra punkt ansøgning fra SAMF rusplanlæggere: Der kan opstå nogle problemer i forhold til at få leveret øllet der hvor de skal være på rusturen. Alle andre i studentersamfundet betaler selv 400,- for jakker så det forslås at de også selv betaler de 400,- for jakkerne hvis de gerne vil have dem. Møller tager kontakt til Per. Punkt 9 - Meddelelser: Formanden: 1. Ekstra bordfodbold bord studentersamfundet har ikke mulighed for at have det stå et sted på fib 15 som det ser ud. Der gås videre med det og der tages kontakt fra studie lederen. 2. Der arbejdes videre med hvorledes aftalen om cykler med rabat dette tager Thea.
3. Basis kontoret fungerer ikke optimalt så der skal lægges en plan for hvordan dette skal omstruktureres lidt. Dette tages op som et punkt på næste møde da det er meget relevant for studiestart. 4. Der skal findes et nyt medlem til bestyrelsen 5. Nye kontakt personer til grupper, Lars får AAU-tv, Thea tager CDV og Helena tager SOF Pol-kor: 1. Der arbejdes med offentlig transport, miljø på campus mv. 2. SKOOLS dukker op og der er stor interesse omkring dette. Erhvervsgruppen: 1. Der er startet på planlægningen af studiestartsmessen 2. Der forhandles Carlsberg aftale Studenterhuset: 1. Nyt logo der gradvist skal erstatte de 8 logoer der ellers har været brugt 2. Caféen bliver malet hen over sommeren. Grupperne: Helena: Det er ikke til at få kontakt til Ballerup da der ikke er nogen det kører det lige nu. Punkt 10 Åbne projekter: Studiestart Der mangler en person til at stå for morgenmaden Der skal laves et oplæg til RUSseminaret det står Niels og møller for? RUShåndbogens informationer og hjemmesidens informationer skal passe sammen når de nye studerende får den. Hjemmeside: Denne skal opdateres Grupperne skal have opdateret deres informationer på hjemmesiderne Næste møde den 19/8-09