Side 1 af 71 Navision Stat 5.2.01 ØKO/JKH Dato 15.04.11 Vejledning i brug af den decentrale indrapporteringsløsning for institutionsmedarbejdere Overblik Introduktion Dette dokument er en vejledning i brug af den decentrale indrapporteringsløsning. Denne vejledning henvender sig udelukkende til den ene halvdel af løsningens brugere, de decentrale brugere i institutioner der har behov for at indrapportere til institutionens regnskab. Der findes ligeledes en vejledning til brugere af løsningen i ØSC et. Indholdsfortegnelse Overblik... 1 Introduktion... 1 Målgruppe... 4 Formål... 4 Seneste ændring... 4 Beskrivelse af løsning... 5 Arbejdsproces... 5 Status på bestillinger... 5 Typer af bestillinger... 7 Generelt om løsningen... 7 Rapportering... 8 Løsningens målgruppe... 8 Før du går i gang... 8 Navigationsruden... 9 Visning af Indrapportering til ØSC menuen... 10
Opsætning af DDI... 11 Godkendelsesfunktionalitet... 13 Opsætning af godkendelse bestillinger... 13 Opsætning af godkendere... 13 Godkendelsesflow... 14 Bestillinger... 16 Bestillingsoversigt... 17 Filtrering af bestillingsoversigten Sæt standard filtre... 18 Filtrering af bestillingsoversigten Vis kun egne... 19 Filtrering af bestillingsoversigten Vis alle... 19 Åbn bestilling... 19 Se afsluttede bestillinger... 20 Slet bestilling... 20 Tilbagekald en bestilling... 21 Dimensioner... 21 Alias... 21 Bemærkninger... 22 Vedhæft bilag... 23 Bilag på salgsfakturaer/salgskreditnotaer... 26 Skabeloner... 26 Opret Posteringsbestilling... 28 Felter i posteringsbestillingen:... 30 Afstemning af konti... 31 Posteringsbestilling med kreditorposter... 32 Afslut bestilling... 32 Udskriv bestilling... 33 Opret debitorbestilling... 34 Felter i debitorbestillingen... 35 Udskriv bestilling... 37 Afslut bestilling... 37 Opret kreditorbestilling... 38 Felter i kreditorbestillingen... 39 Udskriv bestilling... 41 Side 2 af 71
Afslut bestilling... 41 Opret finanskontobestilling... 42 Felter i finanskontobestilling... 43 Udskriv bestilling... 43 Afslut bestilling... 44 Opret anlægsbestilling... 44 Felter i anlægsbestilling... 45 Mulighed for at aktivere anlæg via DDI... 46 Udskriv bestilling... 46 Afslut bestilling... 47 Standarddimensioner... 47 Salgsfaktura/Kreditnotabestilling... 47 Moms... 47 Felter i salgsfakturabestillingen... 49 Opret salgsfakturabestilling ifm. oprettelse af debitorbestilling... 52 Udskriv proformafaktura... 53 Kopier fra salgsdokument... 54 Udskriv bestilling... 55 Afslut bestilling... 55 Ændringer... 57 Rediger Debitorstamdata... 57 Rediger Kreditorstamdata... 59 Oprettelse af dimensionsværdier... 62 Rapporter... 64 Rapporten Bestillinger pr. regnskab... 64 Rapporten Posteringsbestilling finansposter... 65 Rapporten Salgsfakturabestilling finansposter... 66 Rapporten Salgskreditnotabestilling finansposter... 67 Find bestilling via finansposter og bogførte salgsfakturaer... 68 Side 3 af 71
Side 4 af 71 Målgruppe Vejledningen er specielt rettet mod decentrale brugere (medarbejdere i institutioner) af den decentrale indrapporteringsløsning. Formål Vejledningen giver et overblik over den decentrale indrapporteringsløsnings principielle opbygning og en konkret vejledning i brugen af løsningen. Seneste ændring Publiceret første gang: 15. juli 2009 Seneste ændring: 15. april 2011
Side 5 af 71 Beskrivelse af løsning Institutionerne skal indrapportere forskellige typer af data til Økonomistyrelsens Økonomiservicecenter (ØSC) via den decentrale indrapporteringsløsning i Navision Stat et nyt modul i Navision Stat. Institutionen kan ikke længere taste direkte i den normale Navision Stat løsning, men skal oprette data som en bestilling via særlige bestillings-skærmbilleder i Navision Stat. ØSC overfører data fra disse bestillinger til standard-funktionalitet i Navision Stat. Arbejdsproces Arbejdsprocessen for indrapportering ser således ud: ØSC har endvidere mulighed for at afvise bestillinger f.eks. hvis bestillingen er fejlbehæftet. Du kan også selv tilbagekalde en bestilling, såfremt du ikke ønsker, at bestillingen behandles alligevel. Alle bestillinger af oprettelse af data skal således godkendes af ØSC inden, ØSC overfører bestillingen til standard-funktionaliteten i Navision Stat. Ændringer af eksisterende debitor- og kreditordata kan institutionen foretage uden godkendelse af ØSC. Arbejdsprocessen understøttes af et workflow, der sikrer at man ikke kan springe i arbejdsprocessen. Alle bestillinger bliver logget og kan ses i en oversigt. Af loggen vil det fremgå, hvornår og af hvem bestillingen er foretaget samt, hvornår bestillingen er færdiggjort. Status på bestillinger Udover en log over alle bestillingerne, vil samtlige bestillinger have en status, der beskriver, hvor de befinder sig i flowet. Nedenstående tabel viser de forskellige statusser en bestilling kan have.
Status Under udarbejdelse Klar til behandling Afventer godkendelse Godkendelse afvist Under behandling Accepteret Afsluttet Afvist Beskrivelse Bestillingen er påbegyndt af decentral bruger, men ikke er klar til behandling i ØSC et. Bestilling er afsluttet af decentral bruger, men er endnu ikke behandlet af ØSC medarbejder. Når status er Klar til behandling kan decentral bruger ikke længere tilgå bestillingen. I de tilfælde hvor der er godkendelsesfunktionalitet på bestillingstypen, kan en bestilling have status Afventer godkendelse indtil en godkender i institutionen har godkendt bestillingen og dermed sendt den til ØSC. Bestillinger kan ikke redigeres, så længe status er Afventer godkendelse. Hvis den interne godkender i institutionen afviser at godkende bestillingen, vil bestillingen få denne status. Bestiller kan herefter redigere bestillingen og sende den til intern godkendelse igen. Første gang en bestilling med status Klar til behandling åbnes af en ØSC medarbejder, sættes denne status. På den måde, kan man se hvilke bestillinger, der allerede er under behandling, og hvilke der endnu ikke er påbegyndt. Bestillingen er accepteret og er overført til standard Navision Stat. Status Accepteret er ikke ensbetydende med at bestillingen er kompletteret i Navision Stat. Når bestillingen er kompletteret i Navision Stat, skal status på bestillingen manuelt ændres til Afsluttet af ØSC medarbejder. Når status ændres til Afsluttet forsvinder bestillingen fra bestillingsoversigten. Afsluttede bestillinger kan findes under menupunktet Bestillinger afsluttet. Hvis en bestilling skal returneres til den decentrale medarbejder i institutionen, skal bestillingen afvises. Afviste bestillinger skal håndteres af en medarbejder i institutionen før den igen skifter status til Klar til behandling. Institutionsmedarbejdere kan selv tilbagekalde en bestilling, og derved sætte status til Afvist. Det vil fremgå af oversigten, om bestillingen er afvist af ØSC eller institutionen selv. Side 6 af 71
Side 7 af 71 Typer af bestillinger Nedenstående tabel indeholder en oversigt over de typer af bestillinger, som institutionen kan oprette til ØSC ift. den proces, som ligger til grund for bestillingen i opgavesplittet mellem institutionen og ØSC. Navn på bestilling i Navision Stat Kreditorbestilling Salgsfakturabestilling Salgskreditnotabestilling Debitorbestilling Posteringsbestilling Anlægsbestilling Finanskontobestilling Beskrivelse Afgiv bestilling på oprettelse af kreditor og ændre kreditor Afgiv bestilling på oprettelse af konterede salgsfakturaer eller kreditnotaer. Afgiv bestilling på oprettelse af debitor eller ændre debitorstamdata Afgiv bestilling på oprettelse af konterede beløb Afgiv bestilling på oprettelse af anlæg. Ændring, posteringer, skrotning mv. understøttes ikke i løsningen, da det forventes, at ske sjældnere. Afgiv bestilling på oprettelse af artskonti Generelt om løsningen Medarbejdere i institutionen får generel læseadgang til alle moduler i Navision Stat. Medarbejdere i institutionen får ikke adgang til at bogføre, eller oprette data uden for DDI en. Al indtastning og sletning af data foregår kun via de særlige bestillingsskærmbilleder. Institutionen kan således ikke komme til at oprette data uden at ØSC har accepteret det. I modsætning til en blanket kan Navision Stat sikre en udvidet validering af institutionens indtastninger. Løsningen validerer således så vidt muligt institutionens indtastninger ift. Navision Stats krav til formater, data og forretningslogik mhp. at mindske tilbageløb fra ØSC til institutionen pga. fejl og mangler i bestillinger. Institutionen får dog direkte adgang til budgetfunktionalitet, da det ikke kolliderer med ØSC s arbejde i Navision Stat. Institutioner, der ikke er fortrolige med Navision Stat kan bede ØSC om at udlæse en budgetskabelon til Excel, som institutionens medarbejdere kan arbejde i og sende udfyldt tilbage til ØSC. Institutionen har mulighed for at vedhæfte bilag til hver bestilling, som dokumentation, eller som bilag der fx skal videresendes til debitor. Funktionaliteten bør dog ikke anvendes som arkivsystem.
Det er muligt at oprette en salgsfaktura og kreditnota som refererer til en debitor, der kun er oprettet som bestilling. Det vil sige salg til en debitor, som ikke er oprettet i Navision Stat standard, men venter på at blive behandlet o ØSC et. Side 8 af 71 Rapportering Der er udviklet rapporter, således at bestillinger kan udskrives som dokumentation. Det vil ligeledes være muligt at få en oversigt over bogførte bestillinger, således at transaktionssporet kan følges fra bestilling til bogført post. Endvidere har institutionen adgang til alle Navision Stats standard rapporter ifm. økonomistyring Løsningens målgruppe Målgruppen for løsningen er institutioner, der har relativt simple krav til indrapportering af data. Brugerne skal have et vist regnskabskendskab, men ikke nødvendigvis kendskab til Navision Stat. Institutioner med mere avancerede krav til indrapportering og opfølgning har fået udvidet adgang til Navision Stat jf. deres handlingsplan. Før du går i gang Den decentrale indrapporteringsløsning er oprettet som et selvstændigt modul i Navision Stat. Principperne i anvendelsen af den decentrale indrapporteringsløsning følger derfor almindelige Navision Stat funktionalitet. Der er bl.a. nogle genvejstaster der er værd at kende til i brugen af løsningen. Genvejstast ESC F1 F2 F3 F4 F5 F6 Beskrivelse Lukker det aktuelle vindue. Hvis man redigerer et felt og taster Esc, inden man forlader feltet annulleres ændringen. Viser hjælp om det aktuelle felt Åbner det aktuelle felt for redigering (Trykkes én gang på F2 placeres markøren i starten af feltet, ved to tryk på F2 placeres markøren i slutningen af feltet) Indsætter ny post i den aktuelle tabel Sletter den aktuelle post i den aktuelle tabel Viser oversigtsvindue knyttet til den aktuelle tabel f.eks. bestillingsoversigten Viser valgmuligheder ved udfyldning af et felt (Svarer til at klikke på opslagspilen til højre i feltet)
F8 Shift-F5 Kopierer feltværdien fra feltet ovenover Skifter fra tabel- til kortvisning. F.eks. kan man fra en linje i bestillingsoversigten få vist den aktuelle bestilling Side 9 af 71 Navigationsruden Navision Stat skærmbilledet er opdelt i to dele, navigationsruden til venstre og funktionsruden til højre. Tabellen herunder viser nogle af de oftest anvendte genvejstaster i navigationsruden i Navision Stat. Genvejstast F12 Ctrl-F12 Alt-F1 Beskrivelse Gå til navigationsrude fra funktionsrude Gå fra funktionsrude til navigationsrude Vis/skjul navigationsrude Ctrl-1.. Ctrl-9 Aktiver menu ved position 1..9 Pil op/pil ned Højre/venstre piletast Flyt op og ned mellem menugrupper og menupunkter Vis/skjul indhold am menugrupper (svarer til at klikke på plus/minus) Ud over at benyttet funktions- og genvejstaster som nævnt ovenfor, kan tastaturet anvendes til at aktivere menuer og knapper:
Menuer og tekstknapper har (næsten) altid et understreget bogstav. Ved at holdet Alt-tasten trykket ned, mens man taster det understregede bogstav aktiveres menuen/knappen. Eksempel: Side 10 af 71 I menuen Vis er V understreget. Ved at taste Alt-V åbnes menuen. Visning af Indrapportering til ØSC menuen Hvis modulet til den decentrale indrapporteringsløsning ikke er synligt i navigationsruden til venstre i Navision Stat skærmbilledet, kan du højreklikke på menuen og vælge Vis. Vælg menupunktet Indrapportering til ØSC i oversigten. Fjern eventuelt menupunkter du ikke skal anvende ved at højreklikke på det konkrete modul og vælg Skjul. Gentag processen for samtlige moduler du ønsker at skjule.
Opsætning af DDI Side 11 af 71 De obligatoriske opsætninger der skal foretages, for at kunne anvende DDI foretages af ØSC et. Det drejer sig om opsætning en nummerserie, og brugertype. Nummerserien opsættes under Indrapportering til ØSC /Opsætning/ ØSC/ Opsætning af decentral adgang og styrer hvilket bestillingsnummer alle bestillingerne skal tildeles. uanset type, og om der er oprettelses- eller ændringsbestillinger. Brugertypen er afgørende for, hvilken rolle den enkelte bruger har i det workflow der er implementeret i DDI. Brugere tildeles en brugertype, når de oprettes i regnskabet af Økonomistyrelsens Rådgivning og Support, eller efterfølgende af ØSC et. Dette sker via Administration\Programopsætning\Brugere\Brugeropsætning Som institutionsmedarbejder skal brugertypen altid være DCA. Hvis du ikke har denne brugertype vil du får følgende fejl når du forsøger, at oprette en bestilling: De opsætninger institutionen selv er ansvarlig for findes under vælge Indrapportering til ØSC/Opsætning/Institution. Det kræver en særlig opsætningsrolle, NS_OPS_OESC_LOKALT, at kunne redigere i opsætningstabellerne. Desuden kræver det en særskilt opsætningsrolle, NS_OPS_OESC_GODKEND, at kunne opsætte godkendelsesfunktionaliteten (se næste afsnit).
De enkelte punkter under opsætningen er beskrevet andre steder i vejledningen. Side 12 af 71
Godkendelsesfunktionalitet Side 13 af 71 Det er i den decentrale indrapporteringsløsning muligt at benytte godkendelsesfunktionalitet ved samtlige typer bestillinger. Funktionaliteten benyttes, når man fra institutionens side ønsker at have en intern godkendelse af en bestilling. Bestillingen oprettes af en bruger, meldes klar til godkendelse og godkendes herefter af en anden bruger, der har rettigheder til at godkende bestillinger. NB! Ved posteringsbestillinger, hvor der posteres på en kreditor, skal der altid foretages godkendelse af bestillingen, da der dannes en udbetaling til kreditor! Opsætning af godkendelse bestillinger Det er institutionen selv der definerer hvilke typer bestilling, der skal sættes op med godkendelsesfunktionalitet. Den/de brugere der har rettigheder til denne opsætning skal vælge Indrapportering til ØSC/Opsætning/Institution/ Godkendelsesopsætning bestillinger. I opsætningsmenuen markeres de bestillingstyper der bliver påkrævet godkendelse, før de kan sendes til ØSC. Opsætning af godkendere Udover opsætning af hvilke bestillingstyper der kræver godkendelse, skal de brugere der må kunne godkende bestillinger sættes op. Den/de brugere der har rettigheder til denne opsætning skal vælge Indrapportering til ØSC/Opsætning/Institution/Godkendere bestillinger. Markér de bestillingstyper den enkelte bruger skal have rettighed til at godkende. NB! En bestiller kan godt være godkender, uden at kunne godkende egne bestillinger!
Side 14 af 71 Godkendelsesflow Bestiller: Bestillingstyper der er opsat til at kræve godkendelse, bestilles på samme måde som andre bestillinger. Bestillers arbejde er identisk, uanset om der er krav til godkendelse af bestillingen eller ej! Se senere afsnit for en nærmere gennemgang af oprettelse af de enkelte bestillinger. Når bestillingen er færdig, afslutter bestiller bestillingen ved at vælge knappen Institution og menupunktet Afslut bestilling. Herefter fås følgende besked: Dette betyder at bestillingen endnu ikke er sendt til ØSC et, men nu afventer godkendelse af 2. godkender. Du kan genfinde bestillingen i oversigten, ved at sætte filteret på status Afventer godkendelse Godkender: Når en godkender skal godkende en bestilling, skal bestillingskortet åbnes. Hvis godkender er sat op til at kunne godkende bestillingen vælges knappen Institution og menuknappen Godkend bestilling
Side 15 af 71 Herefter fås følgende besked: Dette betyder, at nu er bestillinger markeret som godkendt, og samtidig sendt til ØSC til videre behandling. Hvis 2. godkender ikke mener bestillingen skal godkendes, fx pga. af manglende oplysninger, kan godkendelsen afvises Herefter vil bestillingskortet lukkes, og status sættes nu til Godkendelse afvist. Den person der afgav bestillingen, kan nu åbne bestillingskortet og foretage evt. ændringer og afslutte bestillingen igen. Når bestillingen sendes til behandling i ØSC et, efter godkendelse, kan man altid via bestillingsoversigten se, hvilken person der har sendt bestillingen til godkendelse og hvem der har godkendt, samt hvornår.
Bestillinger Side 16 af 71 Samtlige oprettelser af bestillinger foregår ved at klikke på menupunktet Opret Bestilling. Ved at klikke på menupunktet Opret bestilling fremkommer et vindue, hvor den konkrete bestilling vælges. Så snart du trykker Ok, oprettes og åbnes en bestilling af den valgte type. Bestillingen tildeles automatisk et nummer, fra den nummerserie der er sat op under Indrapportering til ØSC /Opsætning/ØSC/ Opsætning af decentral adgang. Bestillingen er nu også synlig i bestillingsoversigten med status sat til Under udarbejdelse. Debitor-, Kreditor-, Finanskonto- og Anlægsbestillinger betegnes som stamdatabestillinger. Salgsfaktura-, Salgskreditnota- og posteringsbestillinger er de eneste bestillinger der indgår i en bogføringstransaktion og derved danner finansposter.
Bestillingsoversigt Side 17 af 71 Bestillingsoversigten åbnes via Indrapportering til ØSC \Bestillingsoversigt, og indeholder alle bestillinger, der ikke er færdig behandlet af ØSC et. Øverste del af oversigten er filterheaderen, hvor det er muligt vha. af musen, at filtrere oversigten, så kun de relevante bestillinger er synlige. Der kan sættes filtre på statusfeltet, og de felter der indeholder oplysninger om, hvilken bruger der har sat den aktuelle status. Statusfiltre er Enten/Eller filtre - dvs. afkrydses flere status, vises fx bestillinger der enten har status = Under udarbejdelse eller status = Afvist. I eksemplet herunder ønskes kun at få vist bestillinger med status Afventer godkendelse og Godkendelse afvist : Filtrene på de brugere der har sat status, er Både/Og filtre - dvs. indsættes flere filter på flere brugerid vises fx bestillinger hvor både Oprettet af = bruger 1 og Accepteret af = bruger 2.
I eksemplet herunder ønskes at se bestillinger med status enten Under udarbejdelse eller Afventer godkendelse eller Godkendelse afvist eller Afvist og som samtidig er sat under udarbejdelse af(oprettet) brugeren DCA1,og afvist af brugeren ØSC4. Side 18 af 71 De filtre der sættes i filterheaderen, skal lægges sammen med de standard filtre, der er sat på oversigten via (Feltfilter) F7 funktionaliteten. Det vil sige at oversigtens totale filter, er summen af filtre fra filterheaderen og Feltfilter filteret. Vha. Ctrl+F7 (Tabelfilter) kan du se, om der er sat andre filtre end på filterheaderen. Dette kan også ses nederst i klientvinduet, står der FILTER betyder det, at oversigten er filtreret: Filtrering af bestillingsoversigten Sæt standard filtre Som institutionsmedarbejder, er det muligt at sætte et standard filter, så kun de bestillinger vises, der er relevante for institutionsmedarbejdere. Det betyder at følgende status afkrydses i filterheaderen Under udarbejdelse, Afventer godkendelse, Godkendelse afvist og Afvist. Fra bestillingsoversigten vælges knappen Filter menupunktet Sæt standard status filtre.
Side 19 af 71 Filtrering af bestillingsoversigten Vis kun egne Bestillingsoversigten viser i udgangspunktet alle bestillinger, som endnu ikke er håndteret af ØSC, uanset hvem der har oprettet dem. Det er derfor muligt at filtrere oversigten, så den udelukkende viser bestillinger du selv har oprettet. Fra bestillingsoversigten vælges knappen Filter menupunktet Vis kun egne. Herved sættes dit brugernavn ind i filterheaderen under Status sat af.. ud for status Under udarbejdelse Filtrering af bestillingsoversigten Vis alle Hvis man ønsker at se samtlige bestillinger, inklusiv de bestillinger der håndteres af ØSC, kan man vælge at se hele bestillingsoversigten. Fra bestillingsoversigten vælges knappen Filter menupunktet Vis alle status De eneste bestillinger man ikke kan se, er de bestillinger der er afsluttet af ØSC, disse ligger under menupunktet Afsluttede bestillinger. Åbn bestilling For at åbne selve bestillingen fra bestillingsoversigten, kan du enten klikke på opslagspilen i feltet bestillingsnummer eller vælge knappen Institution og vælge Bestillingskort, eller trykke Shift+F5.
Herfra kan bestillingen færdiggøres og markeres som værende afsluttet, hvorefter bestillingen ikke længere vil fremgå af bestillingsoversigten. Side 20 af 71 Se afsluttede bestillinger Hvis du vil se om dine bestillinger er blevet kompletteret, og færdig behandlet af ØSC, kan du fra bestillingsoversigten navigere til de bestillinger, der har status som værende afsluttet. I bestillingsoversigten vælger du knappen Institution og vælger punktet Se afsluttede bestillinger, eller vælge menupunktet Bestillinger Afsluttet. Slet bestilling Hvis du fortryder oprettelse af en bestilling har du to muligheder. Du kan lade den ligge i bestillingsoversigten, hvor den vil have status Under udarbejdelse. Bestillinger der ikke er afsluttet, kan altid redigeres og dermed genbruges ved at åbne bestillingen igen. Hvis du ønsker at slette en bestilling, skal du åbne bestillingen fra bestillingsoversigten. Fra bestillingskortet vælger du Institution menupunkt Slet bestilling. Bekræft at du vil slette bestillingen. Når du sletter en bestilling, bliver bestillingsnummeret ikke genbrugt. Det er kun institutionsbrugere der kan slette en bestilling. Hvis du derfor ønsker, at slette en bestilling, der er sendt til ØSC et, skal du først tilbagekalde bestillingen, og derefter slette den. Bemærk: Du kan kun slette bestillinger med følgende status: Under udarbejdelse, Godkendelse afvist eller Afvist.
Side 21 af 71 Tilbagekald en bestilling Hvis du ikke ønsker at ØSC skal behandle en bestilling, der allerede er sat klar til behandling, kan du tilbagekalde bestillingen. Dette kan gøre fra bestillingsoversigten via menuknappen Institution\ Tilbagekald (afvis) : Når du tilbagekalder en bestilling skal status på bestillingen være enten Klar til behandling eller Under behandling. Du skal evt. ændre filteret i oversigten, for at fremfinde bestillingen, når den er sendt til ØSC et. En tilbagekaldt bestilling vil fremstå af din oversigt med status Afvist, og kan herefter redigeres, slettes eller afsluttes, svarende til bestillinger afvist af ØSC et. Det fremgår af kolonnen Tilbagekaldt, om afvisningen skyldes ØSC et eller om det er institutionen selv der har tilbagekaldt bestillingen. Dimensioner Som på alle kontotyper i Navision Stat er det muligt at opsætte standard dimensioner på samtlige stamdata bestillinger, dimensioner der afledes ved bogføring på kontoen. Alias Det er muligt at oprette aliaskoder i DDI. Aliaskoder er enkelt indgang til kontering samtidig med en effektiv styring af indbyrdes sammenhænge mellem: finanskonti og dimensioner. Aliaskontering er en standard Navision Stat funktionalitet, som også er gjort tilgængelig i DDI. Der er dog funktionalitet i
Aliaskonteringen, som ikke kan anvendes i DDI. Det drejer som bl.a. om afledning af sager og visse kontotyper, da disse ikke kan påføres i DDI. Side 22 af 71 Du kan opsætte aliaskoder, som du kan anvende i posteringsbestillinger og slagsfaktura- og salgskreditnotabestillinger via Indrapportering til ØSC \Opsætning\Institution\ Alias opsætning og Indrapportering til ØSC \Opsætning\Institution\ Alias kontering. I DDI slettes aliaskoden efter udfoldelse på salgs- eller posteringslinjerne. Derfor bliver Aliaskoden ikke anvendt igen når ØSC senere accepterer bestillingen. Det betyder også, at der ikke afledes oplysninger vedrørende sager, når aliaskoden anvendes i DDI. For en detaljeret gennemgang af standard funktionaliteten vedrørende Aliaskontering refereres til vejledningen Brugervejledning til Sager 5.2.pdf Bemærkninger Det er muligt at tilføje bemærkninger til alle bestillingerne. Det kan være uddybende oplysninger om debitoren, kontoen eller kladden, der er relevante for ØSC ets videre arbejde med bestillingen. På fx en debitorbestilling vælges knappen Debitor og vælg Bemærkninger, udfyld formularen med den ønskede bemærkning. Du kan skrive 80 tegn for hver linje, og lige så mange linjer du ønsker. For stamdatabestillinger får hver bemærkningslinje der oprettes, som standard, afkrydset feltet Overfør linje. Det betyder at linjen overfører til det stamkort der oprettes når ØSC har accepteret bestillingen. Hvis du ikke ønsker, at bemærkningerne skal overføres til stamkortet, skal du fjerne afkrydsningen, fx hvis bemærkningen kun er relevant i DDI. Det er kun mulig at overføre bemærkninger til stamdatabestillinger. Hvis du redigere data for debitorer eller kreditorer via Indrapportering til ØSC \ Rediger data, har du også mulighed for at slette eller redigere de eksisterende bemærkninger der knytter sig til debitoren eller kreditoren.
Side 23 af 71 Kolonnen Afvisning er forbeholdt ØSC, der skal afkrydse dette felt, hvis teksten er en begrundelse for afvisning af en bestilling. Du kan derfor altid se hvorfor en bestilling er afvist, ved at se på de bemærkninger med afkrydsning i dette felt. Alternativt kan du benytte bemærkningsknappen på bestillingsformularen til at oprette bemærkninger. Når der er oprettet en bemærkning skifter knappen udseende. Alle bemærkninger vises på udskriften af den enkelte bestilling. Vedhæft bilag Det er muligt at vedhæfte bilag på alle bestillingstyper. Fra bestillingen vælges knappen Institution og derefter Bilag I bestillingsbilagsvinduet vælges knappen Bilag og Indlæs fil
Side 24 af 71 Vælg filen du vil vedhæfte. Du bliver herefter spurgt, om du vil slette filen fra mappen hvor den blev hentet. Man kan vedhæfte lige så mange dokumenter det ønskes. Titellinjen øverst i bestillingsvinduet vil vise hvor mange bilag, der er vedhæftet bestillingen. Udskrift og visning af bilag For at kunne åbne eller printe de bilag, der er vedhæftet en bestilling, skal filen fysisk ligge på et drev. Det kan gøres ved, at udlæse filen manuelt via knappen Bilag og Udlæs fil, og derefter åbne og evt. printe bilaget. Det er også muligt, at åbne eller printe bilaget direkte fra bilagsoversigten via knappen Bilag og Åbn bilag eller Udskriv bilag. For at dette kan lade sig gøre, skal der dog være angivet en sti til et drev som din bruger har adgang til. Dette angives i feltet Temporær filplacering for Inst. under Indrapportering til ØSC \Opsætning\Institution\ Opsætning lokalt :
Side 25 af 71 Det skal være en sti til et drev som alle brugere i institutionen har adgang til fx deres eget C:\drev. Der skal på hvert C:\ drev være oprettet en mappe med det navn der er angivet i opsætningen i dette eksempel - ddi temporære filer. Man kan også opsætte stien til en fællesdrev, som alle brugere skal have adgang til. Når man herefter åbner eller printer et bilag direkte fra bilagsoversigten, vil systemet automatisk gemme en kopi af filen på det angivne drev, og med det samme enten åbne eller printe filen. Du kan genkende de temporære filer ved at deres filnavn består af følgende oplysninger: <bestillingsnummeret fra den bestilling bilaget er tilknyttet > + <linjenummeret for det aktuelle bilag>+ <TMP_>+ <oprindeligt filnavn>. Den kopi af filen der gemmes på drevet, bliver ikke slettet automatisk, men der er intet til hinder for at gøre dette manuelt, hvis man vil rydde op på drevet. Næste gang filen åbnes eller udskrives oprettes filen på ny.
Side 26 af 71 Bilag på salgsfakturaer/salgskreditnotaer På salgsfakturabestillinger eller salgskreditnotabestillinger kan de vedhæftede filer, desuden overføres til den salgsfaktura som ØSC et senere skal bogføre. Hvis salgsfakturaen skal sendes i papirform, vil ØSC printe bilagene og vedlægge forsendelsen. Hvis fakturaen skal sendes elektronisk, kan ét af de vedhæftede bilag sendes med fakturaen elektronisk. De filformater der understøttes ved e-bilag er: PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF og XML. Det betyder, at fx Word og Excel dokumenter skal konverteres til PDF, inden de kan vedhæftes og sendes med fakturaen. Når du vedhæfter bilag til salgsfaktura- eller salgskreditnotabestillinger, er fremgangsmåden identisk med andre bestillinger med bilag. Hvis feltet Overfør til salgsdokument ved accept markeres, vil bilaget blive overført til fakturaen som ØSC senere bogfører. Hvis feltet Send med elektronisk faktura ved bogføring markeres, vil det valgte bilag blive sendt med den elektroniske faktura, når ØSC bogfører. Der kan kun medsendes ét bilag til elektroniske fakturaer. Skabeloner I standard Navision Stat er det muligt, at oprette skabeloner som kan bruges som grundlag for oprettelse af bl.a. stamdata. Man kan fx oprette en debitorskabelon, hvor der er prædefineret værdier i nogle felter. Hver skabelon får en unik skabelonkode fx DEB_DK. Når skabelonen anvendes til en nyoprettet debitor, vil de felter i skabelonen automatisk overføres til debitoren. Det er også muligt at anvende skabeloner i DDI. Her kan skabeloner anvendes til 2 formål: 1: automatisk udfylde ønskede felterne i bestillingen, før den sendes til ØSC. 2: automatisk udfylde ønskede felter der IKKE er tilgængelige i bestillingen, når ØSC accepterer bestillingen. For at benytte skabeloner i DDI skal du blot angive den ønskede skabelonkode på en bestilling i feltet Anvend skabelon. Så snart skabelonkoden er udfyldt, blive
de felter fra skabelonen - som også er at finde på bestillingen - automatisk udfyldt. Dette svarer til pkt. 1 herover. Hvis du også ønsker at anvende skabelonen til, at udfylde de felter du ikke selv kan angive i bestillingen, skal du lader skabelonkoden stå i feltet Anvend skabelon, når du afslutter bestillingen. Når ØSC senere acceptere bestillingen, vil de resterende felter fra skabelonen, automatisk blive anvendt. Dette svarer til pkt. 2 herover. I følgende eksempel skal du oprette en ny debitor, og der er oprette en debitorskabelon DEB_DK med følgende felter og værdier: Betalingsformkode = BANK Betalingsbeting.kode = 14DAGE Rykkerbetingelse = DANMARK Debitorbogføringsgruppe = DK Virksomhedsbogføringsgruppe = DK Du taster navn, adresse, postnummer og by, og CPR nummer. Du vælger nu debitorskabelonkoden ind i feltet Anvend skabelon. Med det samme bliver betalingsbetingelsen og betalingsformen udfyldt. Side 27 af 71 Du lader skabelonkoden stå i feltet Anvend skabelon, og afslutter bestillingen og sender den til behandling i ØSC et. Når ØSC medarbejderen har behandlet din bestilling og accepteret den, oprettes nu en debitor med de værdier du har angivet i bestillingen. Derudover påføres de øvrige værdier der stod i skabelonen DEB_DK som vist herunder:
Side 28 af 71 Bemærk: Værdier fra bestillingen overskriver altid evt. værdier fra en skabelon også selvom bestillingsværdien er blank. I Eksemplet vil fx Rykkerbetingelseskoden være blank på debitoren, selvom den fremgår med koden DANMARK i skabelonen. Det skyldes at Rykkerbetingelseskoden er blank i bestillingen. Som decentral bruger kan du ikke selv oprette skabeloner, men skal i samarbejde med ØSC, aftale hvilke skabeloner der skal oprettes. På den måde kan der oprettes skabeloner til udfyldelse af feltet, der ellers ikke er tilgængelige i bestillingen fx, Virksomhedsbogføringsgruppe og Produktbogføringsgruppe på finanskonti. Opret Posteringsbestilling En posteringsbestilling indeholder posteringer der skal håndteres i en kladde, det kan f.eks. være ompostering, kasseposteringer etc. I posteringsbestillingen tastes linjer der skal overføres til kladde. Ved overførsel til kladde bestemmer ØSC medarbejder hvilken kladde linjerne skal overføres til. Klik på menupunktet Opret bestilling og vælg bestillingen Postering klik Ok.
Side 29 af 71 Øverst i visningen fremgår bestillingsnummeret, som er et unikt nummer for denne bestilling. Under bestillingsnummerfeltet vises samlet saldo for bestillingen. Denne total balance er altid angivet i regnskabsvalutaen. Første gang posteringsbestillingen anvendes kan det være en fordel at vælge de felter der skal være tilgængelige i oversigten. Placer markøren i den første linje og vælg menuen Vis og vælg Vis kolonne. Vælg f.eks. følgende kolonner: Bogføringsdato Kontotype Konto Nr. Momsproduktbogf.gruppe Beskrivelse Valutakode Beløb (RV) Beløb Delregnskab kode Genvejsdimension 2-8 I posteringsbestillingen kan du vælge at have konto og modkonto på hver sin linje eller at have modkontoen på samme linje. Hvis du vil angive konto og modkonto på samme linje skal du vælge kolonerne. Modkontotype Modkonto
Felterne i linjen udfyldes ved at taste værdi direkte eller ved at benytte opslagspile i de enkelte felter. Felter med Drop down lister klik på pilen eller tast F6 for at folde listen ud. Side 30 af 71 Felter med opslag, åbner nyt vindue med oversigt over valgmuligheder. Klik på pilen eller tast F6 for at åbne oversigten. Felter i posteringsbestillingen: Feltnavn Bogføringsdato Kontotype Konto Nr. Beskrivelse Ved ny bestilling foreslås altid dags dato som bogføringsdato. Det er muligt selv at angive ønskede bogføringsdato. Vælg mellem kontotyperne: Finans, Debitor, Kreditor og Bank. Valget i denne celle har betydning for hvilke kontonumre du kan se i feltet Konto nr. Vælg kontonummer, som kan være en finanskonto, debitorkonto, kreditorkonto eller en bankkonto, afhængigt af valget i feltet Kontotype. Momsproduktbogf.gruppe Feltet benyttes til at angive momstypen. Kan udelades i bestillingen og påføres i endelig kladde af ØSC medarbejder. Beskrivelse Beløb Modkontotype Modkonto Dimensioner Tekstfelt til beskrivelse af posteringen. Tast beløb i kredit eller debet. OBS!!! Beløbet der tastes skal være beløb inklusiv moms. Feltet benyttes hvis du ønsker at modpostere på samme linje. Feltet har samme funktionalitet som feltet Kontotype Feltet benyttes hvis du ønsker at modpostere på samme linje. Feltet har samme funktionalitet som feltet Konto nr. Antallet af dimensionskolonner afhænger af regnskabet opsætning, der kan dog maksimalt være 8 dimensioner på linjerne. Du kan også i disse felter benytte opslagspilen til at få en oversigt over dimensionsværdier for den pågældende dimension.
Alias Kreditor standard betalingsinfo Bestillingsbeskrivelse Valutakode Beløb (RV) Ønsker du at påføre en dimension, der ikke er tilgængelig på linjerne, kan du gå til linjedimensionerne via Ctrl+Shift+D. I dette felt kan du indvælge en aliaskode. En aliaskode kan være tilknyttet en bestemt konto og/eller dimensioner. Når du så vælger koden inde på en posteringslinje, vil kontoen og dimensionerne afledes på linjen, og aliaskodefeltet nulstilles. På den måde kan du hurtigere oprette og kontere linjer. Dette felt er låst for redigering, og udfyldes automatisk hvis den aktuelle linje, kan resultere i en udbetaling. Se yderligere information om feltet herunder. I dette felt kan du påføre nogle søgeord, eller beskrivelser, så bestillingen senere kan findes frem. Feltet er også synligt via bestillingsoversigten. Du kan indtaste op til 250 tegn. I dette felt er det muligt, at angive om beløbet på linjen, er i anden valuta end regnskabsvalutaen. I dette felt fremgår linjens beløb i regnskabsvaluta. Feltet genberegnes når feltet beløb, eller valutakode ændres. Beregninger foretages ud fra kursen på bogføringsdatoen. Side 31 af 71 Du kan taste uendeligt antal linjer i posteringsbestillingen, men hele posteringsbestillingen skal gå i nul inden den kan afsluttes. Klik på feltet Total balance for at opdatere feltet. Desuden skal linjer stemme pr. bogføringsdato. Afstemning af konti Det er muligt fra posteringsbestillingen, at se hvilke regnskabsmæssige konsekvenser bestillingen får, når ØSC senere bogfører den. Dette gøres via menupunktet Afstem fra menuknappen Postering(Ctrl+F9).
Herved åbnes afstemningsvinduet, som viser alle finanskonti, der er markeret som værende afstembare. Desuden vises altid finanskonti for bankbogføringsgrupppen på de banker der er påført posteringslinjerne. I feltet Bevægelse i postering fremgår hvor meget der er posteret i regnskabsvaluta i den aktuelle bestilling. I feltet Saldo efter bogføring fremgår påvirkningen af bogføring af bestillingen på de konti el. banker der er anvendt i bestillingen. Side 32 af 71 Posteringsbestilling med kreditorposter I en posteringsbestilling er det muligt at postere på en kreditor. Et eksempel på postering på en kreditor er udbetaling af forskud til en medarbejder. Når der posteres på en kreditor i den decentrale indrapporteringsløsning, påføres posteringen kreditors betalingsoplysninger fra kreditorstamkortet. Du kan ikke selv redigere kreditorens betalingsoplysninger, men du kan se dem via stien: Køb\Planlægning\Kreditorer\Menuknap Kreditor\Menupunkt Betalingsoplysning. Den metode hvor der er afkrydset i feltet Standard, vil blive skrevet i bestillingen. Formålet med dette er, at ØSC kan kontrollere at betalingsoplysningerne på bestillingstidspunktet er identiske med betalingsoplysningerne på udbetalingstidspunktet. Betalingsoplysninger påføres udelukkende linjen, hvis der er tale om en udbetaling (korrekte fortegn på posten). Afslut bestilling Din posteringsbestilling er statusmæssigt stadig under udarbejdelse, indtil du har afsluttet bestillingen.
Klik evt. på menupunktet Bestillingsoversigt heraf fremgår af feltet Status at bestillingen er Under udarbejdelse. Fra bestillingsoversigten kan du altid finde bestillinger der ikke er afsluttet, åbne dem og gøre dem færdige. Side 33 af 71 Fra Bestillingsoversigten kan bestillinger åbnes ved at klikke på opslagspilen i feltet bestillingsnummer, eller ved at markere bestillingen i oversigten og vælge knappen Institution og vælge Bestillingskort (Shift+F5). Udskriv bestilling Når du er færdig med at taste bestillingen, kan du udskrive bestillingen ved at vælge knappen Bestilling og vælge Udskriv bestilling fra bestillingskortet. Husk at sætte hak i feltet Udskriv kreditor betalingsinfo, hvis bestillingen indeholder posteringer på kreditorer. For at afslutte bestilling og skifte status til Klar til behandling vælger du knappen Institution \ Afslut Bestilling. Hvis I ikke benytter godkendelsesfunktionaliteten, får du nu følgende melding:
Side 34 af 71 Din posteringsbestilling vil ikke længere, som standard, være tilgængelig i bestillingsoversigten, da den er overdraget til ØSC. Resultatet af posteringsbestillingen, er ikke synligt i regnskabet før ØSC har accepteret bestillingen, og bogført posterne. Opret debitorbestilling Ved bestilling af oprettelse af en ny debitor er det institutionens opgave at oprette stamdata på den nye debitor. Inden du opretter en debitorbestilling, skal du sikre dig at debitor ikke eksisterer i forvejen fx ved at søge i debitoroversigten via Salg & Marketing \Salg\Debitorer\Debitoroversigten (F5). Informationer af regnskabsmæssig karakter, så som bogføringsgrupper, udfyldes efterfølgende af medarbejder i ØSC. Klik på menupunktet Opret bestilling og vælg bestillingen Debitor klik Ok.
Side 35 af 71 Felter i debitorbestillingen Feltnavn Bestillingsnummer Debitor Nr. Navn (skal udfyldes) Navn 2 Adresse Adresse 2 Postnr./By Lande-/områdekode Attention Betalingsbeting.kode Betalingsformskode Rykkerbetingelseskode Beskrivelse Unikt nummer for bestillingen, feltet kan ikke redigeres. Feltet benyttes ved manuel nummerering af debitor f.eks. cpr eller cvr nummer. Hvis institutionen benytter nummerserie til nummerering af debitorer udfyldes feltet automatisk ved overførelsen af bestillingen til Navision Stat og skal derfor ikke benyttes ved bestillingen, altså forblive blankt. Debitors navn Yderligere specificering af navn Debitors adresse Yderligere specificering af adresse Postnr. afleder bynavn Landekode skal angives ved udenlandske debitorer. Attentionperson, overføres til salgsfaktura og kan ændres på denne. Antallet af dage til forfald fra bogføringsdato. Angivelse af hvilken betalingsform faktura til debitor udstedes med Fik, Bank m.fl. Angivelse af hvilken rykkerform debitor evt. skal
E-mail Telefon rykkes med. Debitors E-mail Debitors telefonnr. Valutakode Valuta debitor skal faktureres i. EAN Lokation SE Nr. P Nr. CPR Nr. CVR Nr. Anvendes til andre offentlige debitorer, der skal kunne modtage e-faktura. Debitorens SE-nummer indtastes i dette felt. Der må kun tastes et 8-cifret heltal i feltet. Debitorens P-nummer indtastes i dette felt. Der må kun indtastes et 10-cifret heltal i feltet. Debitorens CPR-nummer indtastes i dette felt indtastes. Der må kun indtastes et 10-cifret heltal i feltet. Her kan du indsætte virksomhedens SE/CVRnummer. Du kan bruge op til 20 tegn (både tal og bogstaver). Side 36 af 71 Anvend til e-handel Feltet skal bruges ved samhandel med debitorer fra andre EU-lande/områder. Hvis debitoren skal anvendes til e-handel, skal dette felt afkrydses. Derved bliver debitoren automatisk oprettet som e-bilagspartner når ØSC accepterer bestillingen. Hvis du afkrydser feltet, bliver felterne E-Document Nøgletype og E-Bilag Endpoint obligatoriske. E-Document Nøgletype Feltet skal indeholde typen for det ID som debitoren har angivet som adresse ID for modtagelse af elektroniske handelsdokumenter. Du skal vælge koden, før du vælger værdi i feltet E- Bilag Endpoint. Eksempelvis EAN, CVR, P, SE. E-Bilag Endpoint Bestillingsbeskrivelse Feltet udfyldes automatisk med værdien EAN, hvis du indsætter en værdi i feltet EAN lokation. Feltet skal indeholde det ID som debitoren har angivet som adresse ID for modtagelse af elektroniske handelsdokumenter. Feltet udfyldes automatisk med den værdi du indsætter i feltet EAN lokation. I dette felt kan du påføre nogle søgeord, eller beskrivelser, så bestillingen senere kan findes frem. Feltet er også synligt via bestillingsoversigten. Du
Anvend skabelon kan indtaste op til 250 tegn. I dette felt kan du angive en debitorskabelon, som vil blive anvendt når ØSC accepterer bestillingen. Se afsnittet Skabelon for nærmere gennemgang af funktionaliteten. Side 37 af 71 Det er muligt at oprette en salgsfaktura til en debitor, som endnu ikke er bestilt/oprettet. Se afsnittet om salgsfakturabestillinger for nærmere beskrivelse af denne funktion. Standarddimensioner Du kan tilknytte standarddimensioner til debitoren, ved at vælge menuknappen Debitor \ Dimensioner (Shift+Ctrl+D) De dimensioner du sætter op her, vil blive afledt hver gang, den aktuelle debitor anvendes i en postering. Udskriv bestilling Når du er færdig med at taste bestillingen kan du udskrive bestillingen ved at vælge knappen Institution og vælge Udskriv bestilling (Shift+Ctrl+P). Afslut bestilling Din debitorbestilling er statusmæssigt stadig under udarbejdelse, indtil du har afsluttet bestillingen. For at afslutte bestilling og skifte status til Klar til behandling vælger du knappen Institution \ Afslut Bestilling. Du får nu følgende melding:
Din debitorbestilling vil ikke længere, som standard, være tilgængelig i bestillingsoversigten, da den er overdraget til ØSC. Debitoren er ikke tilgængelig i regnskabet før ØSC har accepteret bestillingen. Side 38 af 71 Opret kreditorbestilling Ved bestilling af oprettelse af en ny kreditor er det institutionens opgave at oprette stamdata på den nye kreditor inden du opretter kreditorbestilling, skal du sikre dig at kreditor ikke eksisterer i forvejen. Informationer af regnskabsmæssig karakter udfyldes efterfølgende af medarbejder i ØSC. Klik på menupunktet Opret bestilling og vælg bestillingen Kreditor klik Ok. Du kan også oprette en bank til kreditoren i samme bestilling. Dette gøres ved at ufylde de relevante felter under Kreditors bankoplysninger på fanebladet Øvrige data.
Side 39 af 71 Du kan kun oprette én kreditorbank, og det er ikke muligt, at redigere eksisterende banker efterfølgende. Når ØSC accepterer en kreditorbestilling, hvor der angivet en værdi i feltet Bank kode, bliver der oprettet et bankkort til kreditoren under Køb\Planlægning\Kreditorer\menuknappen Kreditor\menupunkt Bank. Felter i kreditorbestillingen Feltnavn Bestillingsnummer Kreditor Nr. Navn (Skal udfyldes) Adresse Postnr./By Lande-/områdekode Adresse 2 Attention Beskrivelse Unikt nummer for bestillingen, kan ikke redigeres. Feltet benyttes ved manuel nummerering af kreditor f.eks. cpr eller cvr nummer. Hvis institutionen benytter nummerserie til nummerering af kreditorer udfyldes feltet automatisk ved overførelsen af bestillingen til Navision Stat og skal derfor ikke benyttes ved bestillingen. Kreditors navn Kreditors adresse Postnr. afleder bynavn Kreditors landekode skal udfyldes ved alle andre lande end Danmark. Hvis landekode er udfyldt med DK skal enten SE, CVR eller CPR felterne udfyldes. Uddybende adresseoplysninger Attention person hos kreditor Valutakode Valuta kreditor ønskes betalt i.
EAN Lokation Udfyldes ved kreditorer hvorfra der modtages e- fakturaer. P Nr. SE Nr. CPR Nr. CVR Nr. Hvis P Nr. er udfyld skal CVR nr. også være udfyldt Kreditorens SE-nummer indtastes i dette felt. Der må kun tastes et 8-cifret heltal i feltet. Kreditorens CPR-nummer indtastes i dette felt indtastes. Der må kun indtastes et 10-cifret heltal i feltet. Her kan du indsætte virksomhedens SE/CVR-nummer. Du kan bruge op til 20 tegn (både tal og bogstaver). Side 40 af 71 E-mail Telefon Bestillingsbeskrivelse Anvend skabelon Anvend til e-handel Valutakode (modværdi) Bank kode Feltet skal bruges ved samhandel med debitorer fra andre EU-lande/områder. Her kan du indtaste kreditorens e-mail adresse. Kreditors telefonnr. I dette felt kan du påføre nogle søgeord, eller beskrivelser, så bestillingen senere kan findes frem. Feltet er også synligt via bestillingsoversigten. Du kan indtaste op til 250 tegn. I dette felt kan du angive en kreditorskabelon, som vil blive anvendt når ØSC accepterer bestillingen. Se afsnittet Skabelon for nærmere gennemgang af funktionaliteten. Hvis kreditoren skal anvendes til e-handel, skal dette felt afkrydses. Derved bliver kreditoren automatisk oprettet som e-bilagspartner når ØSC accepterer bestillingen. Hvis du afkrydser feltet, bliver felterne Navn, Adresse, By+Postnr., og Lande- /Områdekoden obligatoriske. Desuden skal feltet CPR Nr. eller CVR Nr. udfyldes. Hvis den aktuelle kreditor angiver beløbene på fakturaer til udlandet i DKK, hvorefter banken skal omregnet og anvise beløbet i landets valuta, kan der i dette felt angives den valutakode (fx EUR), som banken skal omregne DKK beløb til. Bemærk: I feltet Valutakode skal valutakode DKK opsættes. Hvis du vil oprette en bank, til den kreditor du er ved at bestille, skal du i dette felt angive en kode til at identificere banken med. Feltet skal udfyldes før du kan udfylde de andre oplysninger vedrørende kreditorbanken. Hvis du sletter koden, nulstilles alle de
Bank navn Bankregistreringsnr. Bankkontonr. Banknummer øvrige oplysninger vedrørende kreditorbanken. Her kan de angive bankens navn. Her kan du skrive bankfilialens registreringsnummer. Her kan du indtaste det nummer, banken bruger til kreditors bankkonto. I dette felt kan du angive kreditors udenlandske banks registreringsnummer. Det vil typisk være lande uden for EU. Side 41 af 71 Bemærk: Bankregistreringskode og banknummer bruges til at identificere kreditors bank. BIC (SWIFT-adresse) Feltet skal udfyldes med den SWIFT-adresse, som den udenlandske kreditors bank har Bemærk: Sendes betalinger via NKS, skal feltet altid være udfyldt på udenlandske betalinger. Fordelen ved at udfylde SWIFT-adressen er, at du kan undlade at udfylde bankens fulde navn og adresse ved udenlandske betalinger. Bankregistreringskode Dette felt skal udfyldes, hvis det land, du skal sende en betaling til, bruger clearingskoder til at identificere banken. Det vil typisk være lande uden for EU. IBAN (PM) I feltet IBAN kan du angive internationale bankkontonumre. Bemærk: IBANnr., er obligatorisk på alle betalinger indenfor EU. IBAN betyder 'International Bank Account Number', og er en entydig identifikation af bankens kontonr. Udskriv bestilling Når du er færdig med at taste bestillingen kan du udskrive bestillingen ved at vælge knappen Institution og vælge Udskriv bestilling (Shift+Ctrl+P). Afslut bestilling Din Kreditorbestilling er statusmæssigt stadig under udarbejdelse, indtil du har afsluttet bestillingen.
For at afslutte bestilling og skifte status til Klar til behandling vælger du knappen Institution \ Afslut Bestilling. Du får nu følgende melding: Side 42 af 71 Din kreditorbestilling vil ikke længere, som standard, være tilgængelig i bestillingsoversigten, da den er overdraget til ØSC. Kreditoren er ikke tilgængelig i regnskabet før ØSC har accepteret bestillingen. Standarddimensioner Du kan tilknytte standarddimensioner til kreditoren, ved at vælge menuknappen Kreditor \ Dimensioner (Shift+Ctrl+D) De dimensioner du sætter op her, vil blive afledt hver gang, den aktuelle kreditor anvendes i en postering. Opret finanskontobestilling Inden du opretter din bestilling på en ny finanskonto, bør du sikre dig at kontoen ikke eksisterer allerede. Dette kan gøres via Økonomistyring\Finans\Kontoplan. Klik på menupunktet Opret bestilling og vælg bestillingen Finanskonto klik Ok.
Side 43 af 71 Felter i finanskontobestilling Feltnavn Bestillingsnummer Beskrivelse Unikt nummer for pågældende bestilling Nummer Ved at klikke på opslagspilen i feltet får du den 4- cifrede SKS kontoplan. Du skal herefter selv taste de sidste cifre for at angive det endelige kontonummer. Navn Bestillingsbeskrivelse Anvend skabelon Du kan også taste hele det nye kontonummer i feltet uden at slå op i SKS-kontoplanen. Angiv kontoens navn. I dette felt kan du påføre nogle søgeord, eller beskrivelser, så bestillingen senere kan findes frem. Feltet er også synligt via bestillingsoversigten. Du kan indtaste op til 250 tegn. I dette felt kan du angive en finanskontoskabelon, som vil blive anvendt når ØSC accepterer bestillingen. Se afsnittet Skabelon for nærmere gennemgang af funktionaliteten. Udskriv bestilling Når du er færdig med at taste bestillingen kan du udskrive bestillingen ved at vælge knappen Bestilling og vælge Udskriv bestilling (Shift+Ctrl+P).
Side 44 af 71 Afslut bestilling Din finanskontobestilling er statusmæssigt stadig under udarbejdelse, indtil du har afsluttet bestillingen. For at afslutte bestilling og skifte status til Klar til behandling vælger du knappen Bestilling\Institution\Afslut Bestilling. Du får nu følgende melding: Din finanskontobestilling vil ikke længere være tilgængelig i bestillingsoversigten, da bestillingen er overdraget til ØSC. Kontoen er ikke tilgængelig i regnskabet før ØSC har accepteret bestillingen. Standarddimensioner Du kan tilknytte standarddimensioner til finanskontoen, ved at vælge menuknappen Finanskonto \ Dimensioner (Shift+Ctrl+D) De dimensioner du sætter op her, vil blive afledt hver gang, den aktuelle finanskonto anvendes i en postering. Opret anlægsbestilling Bestilling af anlægskonti håndteres efter samme fremgangsmåde som de foregående bestillinger. Klik på menupunktet Opret bestilling og vælg bestillingen Anlæg klik Ok.
Side 45 af 71 Felter i anlægsbestilling Feltnavn Bestillingsnummer Beskrivelse Serienr. Beskrivelse Unikt nummer for pågældende bestilling, kan ikke redigeres. Navn eller beskrivelse af det nye anlæg. Kan evt. angives hvis det forefindes, det kan f.eks. være registreringsnr. på en bil eller lignende. Afskrivningsprofilkode Klik på opslagspilen og vælg den ønskede afskrivningsprofilkode. Den profil du vælger bestemmer bl.a. om der skal integreres til Finans og antallet af afskrivningsdage pr. år Anlægsbogføringsgruppe Afskrivningsmetode Afskriv fra den Afskriv til den Antal afskrivningsår Anlægsartskode Anlægsgruppekode Anlægslokationskode Bestillingsbeskrivelse Klik på opslagspilen og vælg den ønskede anlægsbogføringsgruppe. Gruppen du vælger bestemmer hvilke konti anlægsposterne bogføres på, samt hvilken type anlæg der er tale om fx materiel/immateriel. Klik på opslagspilen og vælg afskrivningsmetode. Alle anlæg afskrives med metoden Lineær, undtagen udviklingsprojekter der anvender metoden Manuel. Angiv fra hvilken dato anlægget skal afskrives fra. Angiv fra hvilken dato anlægget skal afskrives til. Datoen beregnes automatisk, hvis du angiver en fra dato og antal afskrivningsår. Antallet af år anlægget skal afskrives over. Felterne benyttes til at gruppere anlæg blandt andet i forbindelse med rapportering på anlæg. Felterne kan have forskellige lokale opsætninger alt efter hvordan se benyttes i det pågældende regnskab. Brug opslagspilen til at vælge blandt de forskellige muligheder. Det er vigtigt at vide, at denne opsætning ikke har indflydelse på den måde, hvorpå systemet gruppere anlæg på. Dette sker via klassifikations- og specifikationskoder på anlægsbogføringsgruppen. I dette felt kan du påføre nogle søgeord, eller beskrivelser, så bestillingen senere kan findes frem. Feltet er også synligt via bestillingsoversigten. Du kan indtaste op til 250 tegn.
Anvend skabelon Aktivér udviklingsprojekt I dette felt kan du angive en kreditorskabelon, som vil blive anvendt når ØSC accepterer bestillingen. Se afsnittet Skabelon for nærmere gennemgang af funktionaliteten. Hvis det anlæg du er ved at oprette, er resultatet af et udviklingsprojekt, kan du i dette felt angive det anlæg, projektet er ført på. Når ØSC acceptere anlægsbestillingen, vil de blive mindet om, at det anførte udviklingsprojekt skal afsluttes og overføres til det nye. Side 46 af 71 Mulighed for at aktivere anlæg via DDI Når der bestilles et nyt anlæg via DDI som er resultatet af et udviklingsprojekt, kan institutionen nu angive nummeret på det anlæg, der skal aktiveres. Når ØSC accepterer bestillingen, får de besked om, hvilket anlæg de skal aktivere. På bestillingen fremgår udviklingsprojektet af fanen Øvrige data Ved accept af bestillingen kommer følgende meddelelse til ØSC medarbejderen: Der er ikke egentlig funktionalitet til omposteringen (salget) af udviklingsprojektet i DDI en. Funktionen er primært ment som en oplysning til ØSC medarbejderen, som kan se at det nyoprettede anlæg A00127 skal aktiveres ved salg af anlægget ANL000136. Udskriv bestilling Når du er færdig med at taste bestillingen kan du udskrive bestillingen ved at vælge knappen Institution og vælge Udskriv bestilling (Shift+Ctrl+P).
Side 47 af 71 Afslut bestilling Din anlægsbestilling er statusmæssigt stadig under udarbejdelse, du har ikke afsluttet bestillingen. For at afslutte bestilling og skifte status til Klar til behandling vælger du knappen Institution \ Afslut Bestilling. Du får nu følgende melding: Din anlægsbestilling vil ikke længere være tilgængelig i bestillingsoversigten, da bestillingen er overdraget til ØSC. Anlægget er ikke tilgængelig i regnskabet før ØSC har accepteret bestillingen. Standarddimensioner Du kan tilknytte standarddimensioner til anlægget, ved at vælge menuknappen Anlæg \ Dimensioner (Shift+Ctrl+D) De dimensioner du sætter op her, vil blive afledt hver gang, det aktuelle anlæg anvendes i en postering. Salgsfaktura/Kreditnotabestilling Moms I forbindelse med indrapportering af salgsdokumenter til ØSC et, skal det besluttes om institutionen selv ønsker at påføre moms, eller om ØSC skal påføre momsen, når bestillingen er accepteret. Hvis institutionen selv ønsker at håndtere momsen skal feltet Anvend Salgsmoms afkrydses under stien Indrapportering til ØSC \Opsætning\Institution\ Opsætning lokalt.
Side 48 af 71 Er feltet afkrydset vil følgende gælde for salgsfaktura- og salgskreditnotabestillinger: På salgslinjerne bliver felterne Momsvirksomhedsbogf.gruppe, Momsproduktbogf.gruppe, Momspct. og Linjebeløb inkl. moms synlige. På salgslinjerne bliver felterne Momsvirksomhedsbogf.gruppe, Momsproduktbogf.gruppe editerbare. Når du vælger en ny artskonto ind i feltet Nummer, afledes automatisk værdierne i felterne Momsvirksomhedsbogf.gruppe, Momsproduktbogf.gruppe og Momspct., såfremt dette er sat op på kontoen. Når ØSC accepterer bestillingen, vil de værdier der står i bestillingen, overskrive evt. ændringer i værdierne på kontoen. Er feltet ikke afkrydset, vil intet af ovennævnte gælde. Bestilling af salgsfakturaer via den decentrale indrapporteringsløsning foregår principielt efter samme fremgangsmåde som andre bestillinger i løsningen. Da debitoren der skal faktureres i salgsfakturaen, også kan være en bestilling er der i denne del af løsningen nogle funktionalitet, som vil blive gennemgået i det følgende. Klik på menupunktet Opret bestilling og vælg bestillingen Salgsfaktura klik Ok
Side 49 af 71 Felter i salgsfakturabestillingen Feltnavn Fakturahoved Bestillingsnummer Debitor bestillingsnr Kundenr. Kundenavn Kundeadresse Kunde postnr./by Bogføringsdato Bilagsdato Kundeattention Beskrivelse Unikt nummer for pågældende bestilling, kan ikke redigeres. Hvis den debitor der skal faktureres er oprettet som en bestilling og endnu ikke færdiggjort af ØSC, kan der henvises til debitorbestillingen i dette felt. Det betyder at den decentrale bruger ikke behøver vente på at ØSC færdiggøre debitorbestillingen før fakturabestillingen kan oprettes. I dette felt vælges debitorer der allerede eksisterer i debitor tabellen. Navnet på debitor. Udfyldes automatisk når felterne Kundenr. eller Debitor bestillingsnr. vælges. Udfyldes automatisk når felterne Kundenr. eller Debitor bestillingsnr. vælges. Udfyldes automatisk når felterne Kundenr. eller Debitor bestillingsnr. vælges. Dato for bogføring i Navision Stat. Dato for beregning af forfaldsdato. Her kan du angive en attention til kunde, som kan være forskellig fra faktureringsattentionen. Værdien i dette felt overføres også til leveresattention.
Udligningsbilagstype Dette felt kan bruges, hvis fakturaen skal udligne et allerede bogført dokument. Er det tilfældet, skal du her indsætte typen på det dokument, der skal udlignes. Side 50 af 71 Du udligner f.eks. et dokument, hvis en kreditnota skal udligne en bogført faktura, eller hvis en faktura skal udligne en acontobetaling. Klik på AssistButton til højre for at se de bilagstyper du kan vælge imellem. Du kan vælge: Tom Betaling Faktura Kreditnota Rentenota Rykker Refusion I forbindelse med kreditnotaer skal du vælge Faktura i Udligningsbilagstype og indsætte fakturanummeret i feltet Udligningsbilagsnr. Udligningsbilagsnr. Anvend skabelon Bestillingsbeskrivelse Tilsvarende kan felterne anvendes ved fakturaer, der skal udligne acontobetalinger. I det tilfælde skal du vælge Betaling under Udligningsbilagstype, mens Udligningsbilagsnr. skal udfyldes med nummeret på den acontobetaling, som fakturaen skal udligne. Dette felt kan bruges, hvis fakturaen skal udligne et allerede bogført dokument. Hvis det er tilfældet, skal du her indsætte nummeret på det dokument, som fakturaen skal udligne. Klik på AssistButton til højre for at se en oversigt over debitorens åbne poster. Oversigten er filtreret så du kun ser de poster med typen svarende til den angivet i feltet Udligningsbilagstype. I dette felt kan du angive en kreditorskabelon, som vil blive anvendt når ØSC accepterer bestillingen. Se afsnittet Skabelon for nærmere gennemgang af funktionaliteten. I dette felt kan du påføre nogle søgeord, eller beskrivelser, så bestillingen senere kan findes frem. Feltet er også synligt via bestillingsoversigten. Du kan
Faktura linjer Type Nummer Beskrivelse Antal Salgspris Linjebeløb Dimensioner Linjerabatpct. Alias Momsproduktbogf.gruppe indtaste op til 250 tegn. Vælg mellem kontotyperne: Finans, Anlæg, Vare og Ressourcer. Valget i denne celle har betydning for hvilke kontonumre du kan se i feltet Nummer. Vælg kontonummer, som kan være en finanskonto, anlægskonto, varekonto eller en ressourcekonto, afhængigt af valget i feltet Type. Tekstfelt til beskrivelse af posteringen. Angiv antal enheder. Angiv den enkelte enheds salgspris. OBS!! Husk at det er salgsprisen eksklusiv moms der skal angives. Linjens samlede beløb dvs. antal gange salgsprisen. Hvis du ændrer værdien i dette felt, vil systemet beregne en rabatprocent, svarende til ændringen. Antallet af dimensionskolonner afhænger af regnskabet opsætning. Du kan også i disse felter benytte opslagspilen til at få en oversigt over dimensionsværdier for den pågældende dimension. Her kan du angive en rabat i %, der skal gives på den enkelte linje. Feltet Linjebeløb bliver genberegnet, hvis du angiver en rabatprocent, så linjebeløbet viser den faktiske pris inkl. rabat. I dette felt kan du indvælge en aliaskode. En aliaskode kan være tilknyttet en bestemt konto og/eller dimensioner. Når du så vælger koden inde på en posteringslinje, vil kontoen og dimensionerne afledes på linjen, og aliaskodefeltet nulstilles. På den måde kan du hurtigere oprette og kontere linjer. Har angives den momsproduktbogføringsgruppe der skal anvendes til at beregne momsprocenten. Når du vælger en artskonto i feltet Nummer, bliver momsproduktbogføringsgruppen automatisk afledt, fra kontoen såfremt den er sat op her. Momsvirksomhedsbogf.gruppe Har angives den momsvirksomhedsbogføringsgruppe der skal anvendes til at beregne momsprocenten. Når du vælger en artskonto i feltet Nummer, bliver momsvirksomhedsbogføringsgruppen automatisk afledt, fra faktureringsdebitoren såfremt den er sat op her. Side 51 af 71
Momspct. Linjebeløb inkl. moms Her vises den momsprocent, der anvendes på linjen, til at beregne momsen med. Procentsatsen afledes af kombinationen mellem momsvirksomhedsbogføringsgruppen og momsproduktbogføringsgruppen jf. momsopsætningen. Her fremgår linjebeløbet inkl. moms, beregnet som antal*slagspris*1.(momspct.). Side 52 af 71 Opret salgsfakturabestilling ifm. oprettelse af debitorbestilling I forbindelse med oprettelse af debitorbestilling (se side 34) er det muligt at oprette salgsfakturabestillingen direkte fra debitorbestillingen. Vælg Opret bestilling og vælg Debitor. Opret debitorbestillingen uden at afslutte bestillingen. Klik på knappen Debitor og vælg Opret salgsfaktura. Der oprettes nu en salgsfakturabestilling med henvisning til debitorbestillingen i feltet Debitor bestillingsnr.. På fanebladet Øvrige data skal feltet Faktureres til kundernr. stå tomt, hvis faktureringsdebitoren er den samme som den debitor der skal
modtage varene. Felt Faktureres til kundernr. bliver automatisk opdatere når ØSC har behandlet debitorbestillingen. Side 53 af 71 Husk at afslutte både debitorbestillingen og salgsfakturabestilling for at overføre dem til ØSC. Salgsfakturabestilling kan afsluttes inden debitorbestilling afsluttes. ØSC kan dog ikke behandle salgsfakturabestillingen, før end debitorbestillingen er behandlet. Når du indtaster salgslinjerne kan du se fakturaens totalbeløb ekskl. moms nederst i venstre hjørne. Udskriv proformafaktura Hvis du ønsker at se en udskrift af faktura- eller kreditnotabestillingen, som en proformafaktura/kreditnota, kan dette gøres via menuknap Salgsfaktura\ Udskriv proformafaktura : Denne udskrift kan sendes til kunden, inden den faktiske faktura/kreditnota sendes.
Side 54 af 71 Kopier fra salgsdokument Det er muligt at kopiere oplysningerne fra en eksisterende salgsfaktura/slagskreditnota eller bogført salgsfaktura/slagskreditnota til en igangværende salgsfaktura- eller salgskreditnotabestilling. Dette gøres via menuknappen Salgsfaktura\ Kopier fra salgsdokument : Herved åbnes kørslen til kopiering af salgsdokumenter: Feltnavn Bilagstype Bilagsnr. Kundenr. Kundenavn Inkluder hoved Beskrivelse Her skal du vælge, hvilken type af salgsdokument du ønsker at kopiere fra. Du kan vælge mellem Faktura, Kreditnota, Bogf. faktura eller Bogf. kreditnota. Har angives det konkrete bilagsnummer der skal kopieres fra. Du kan foretage opslag i oversigten bestemt af bilagstypen. Når du har valgt bilagsnummer, udfyldes dette felt automatisk med nummeret på kunden fra det valgte bilag. Når du har valgt bilagsnummer, udfyldes dette felt automatisk med navnet på kunden fra det valgte bilag. Hvis du ønsker at alle oplysninger vedrørende bilagshovedet herunder kundenr, forfaldsdato, bogføringsdato, valutakode m.f. skal kopieres til bestillingen, skal du afkrydse dette felt. Hvis du gør
Genberegn linjer dette vil det have betydning for evt. allerede eksisterende linjer. Hvis du kopiere salgslinjer, og ønsker at genberegne fx dimensioner, momsvirksomhedsbogføringsgruppen og valuta, ud fra de oplysninger der står op bestillingshovedet, skal du sætte kryds i dette felt. Hvis du ikke sætter kryds her, vil linjerne blive kopieret, som de står i bilaget du kopiere fra, inklusive dimensioner. Side 55 af 71 Hvis det bilagsnummer man kopiere fra, er en åben post på faktureringsdebitoren, og man vælger at inkludere hovedet ved kopieringen, gælder følgende ved kopiering: Hvis det bilag man kopiere fra, er en bogført salgsfaktura, og man kopiere til en salgskreditnotabestilling, bliver feltet Udligningsbilagstype udfyldt med Faktura, og feltet Udligningsbilagsnr. udfyldes med bilagsnummeret fra det bilag med kopiere fra. Hvis det bilag man kopiere fra, er en bogført salgskreditnota, og man kopiere til en salgsfakturabestilling, bliver feltet Udligningsbilagstype udfyldt med Kreditnota, og feltet Udligningsbilagsnr. udfyldes med bilagsnummeret fra det bilag med kopiere fra. Hvis bilagsnummer man kopiere fra, IKKE er en åben post på faktureringsdebitoren, og man vælger at inkludere hovedet ved kopieringen, bliver felterne Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnr. nulstillet ved kopiering. Udskriv bestilling Når du er færdig med at taste bestillingen kan du udskrive bestillingen ved at vælge knappen Institution og vælge Udskriv bestilling Afslut bestilling For at afslutte bestilling og skifte status til Klar til behandling vælger du knappen Bestilling\Institution\Afslut bestilling. Du får nu følgende melding:
Din bestilling vil ikke længere være tilgængelig i bestillingsoversigten, da bestillingen er overdraget til ØSC. Resultatet af salgsfaktura- eller salgskreditnotasbestillingen, er ikke synligt i regnskabet før ØSC har accepteret bestillingen, og bogført bilagene. Side 56 af 71
Ændringer I den decentrale indrapporteringsløsning er det muligt, at fortage ændringer af eksisterende debitor- og kreditorstamdata uden at ændringerne skal kompletteres eller bekræftes af ØSC. Ændringsbestillinger vil fremgå af listen over afsluttede bestillinger, så snart du afslutter dem. Side 57 af 71 Rediger Debitorstamdata Denne funktion benyttes f.eks. ved ændring af adresse eller lign. Vælg Rediger data i navigationsruden til venstre og vælg Debitor. I debitoroversigten kan du søge efter den ønskede debitor. Når debitor er fundet i oversigten klikker du Ok. Hvis der en kollega, der er ved at redigere samme debitor som du har valgt, fås følgende besked: For at du kan komme videre, skal du bede din kollega færdiggøre sine ændringer, og afslutte, eller helt slette den bestilling, vedkomne har gang i.
Side 58 af 71 Hvis der ikke er andre der redigere samme debitor, oprettes en ny bestilling en ændringsbestilling. På bestillingskortet kan du se, at det er en ændringsbestilling, da du ikke kan redigere feltet Debitor nr.. Desuden fremgår det af bestillingsoversigten, at der er tale om en ændringsbestilling, og ikke en oprettelse. De data du taster eller sletter i en ændringsbestilling, vil overskrive data på debitorkortet når du afslutter. Hvis det er oprettet bemærkninger til debitoren, kan du også redigere, oprette eller slette dem, via en ændringsbestilling. Du kan se eventuelle bemærkninger via blyantikonet. Hvis den debitor de redigere, er oprettet som e-bilagspartner via Salg & marketing \Salg\Debitorer\menuknappen Debitor\ E-Bilag Partner \menupunkt E-Bilag Partner Opsætning, vil feltet Anvend til e- handel være afkrydset. Ellers er feltet ikke afkrydset. Hvis du selv afkrydser
feltet og afslutter bestillingen, bliver du spurgt om du vil oprettet en e- bilagspartneropsætning for debitoren: Side 59 af 71 Hvis du fjernet afkrydsningen i feltet Anvend til e-handel på bestillingen, bliver e-bilag partneropsætningen slettet. Hvis du fortryder ændringen, kan du slette hele bestillingen via menuknappen Institution \ Slet bestilling. Ingen af de data du har tastet vil blive overført til debitoren. Når stamdata er ændret klikker du på knappen Institution og vælger Afslut bestilling, hvorefter følgende besked vises: Rediger Kreditorstamdata Denne funktion benyttes f.eks. ved ændring af adresse eller lign. Vælg Rediger data i navigationsruden til venstre og vælg Kreditor. I kreditoroversigten kan du søge efter den ønskede kreditor.
Side 60 af 71 Når kreditor er fundet i oversigten klikker du Ok. Hvis der en kollega, der er ved at redigere samme kreditor som du har valgt, fås følgende besked: For at du kan komme videre, skal du bede din kollega færdiggøre sine ændringer, og afslutte, eller helt slette den bestilling, vedkomne har gang i. Hvis der ikke er andre der redigere samme kreditor, oprettes en ny bestilling en ændringsbestilling. På bestillingskortet kan du se, at det er en ændringsbestilling, da du ikke kan redigere feltet Kreditor nr.. Desuden fremgår det af bestillingsoversigten, at der er tale om en ændringsbestilling, og ikke en oprettelse.
Side 61 af 71 De data du taster eller sletter i en ændringsbestilling, vil overskrive data på kreditorkortet når du afslutter. Hvis der er oprettet bemærkninger til kreditoren, kan du også redigere, oprette eller slette dem, via en ændringsbestilling. Du kan se eventuelle bemærkninger via blyantikonet. Hvis kreditoren du redigerer, er oprettet som e-bilagspartner via Køb\Planlægning\Kreditorer\menuknappen Kreditor\ E-Bilag Partner \menupunkt E-Bilag Partner Opsætning, vil feltet Anvend til e- handel være afkrydset. Ellers er feltet ikke afkrydset. Hvis du selv afkrydser feltet og afslutter bestillingen, bliver du spurgt om du vil oprette en e- bilagspartneropsætning for kreditoren: Hvis du fjernet afkrydsningen i feltet Anvend til e-handel på bestillingen, bliver e-bilag partneropsætningen slettet. Hvis du fortryder ændringen, kan du slette hele bestillingen via menuknappen Institution \ Slet bestilling. Ingen af de data du har tastet vil blive overført til kreditoren. Når stamdata er ændret klikker du på knappen Institution og vælger Afslut bestilling, hvorefter følgende besked vises:
Oprettelse af dimensionsværdier Det er muligt via DDI en at oprette dimensionsværdier og opsætte dimensionskombinationer direkte. Dette gøres vis Indrapportering til ØSC \Dimensioner\Dimensioner\menuknappen Dimension\menupunkt Dimensionsværdier: Side 62 af 71 Her kan du oprette de ønskede værdier, eller spærre eksisterende. ØSC skal ikke godkende oprettelse eller spærring af dimensionsværdier. Det er også muligt at spærre kombinationer af forskellige dimensioner, og dimensionsværdier via DDI. Dette gøres via Indrapportering til ØSC \Dimensioner\Dimensionskombinationer. Hvis fx dimensionerne OMRÅDE og AFDELING eller dimensionerne PROJEKT og A2 ikke må anvendes i samme postering, kan de sætte op som vist herunder: Hvis det kun er nogle enkelte dimensionsværdier, fx DEBITORGRUPPE 6 og INDKØBER 1, der ikke må benyttes samtidig, kan det sættes som vist herunder:
Side 63 af 71 Vælg Begrænset spærring ud for dimensionerne, og tryk på knappen Sæt de dimensionsværdikombinationer du ønsker til Spærret. Du skal være opmærksom på, at hvis du spærre dimensioner, eller kombinationer, kan det have betydning for, om eksisterende data kan bogføres.
Rapporter Til den decentrale indrapporteringsløsning er der udviklet en række rapporter, Bestillinger pr. regnskab, Posteringsbestilling finansposter, Salgsfakturabestilling - finansposter og Salgskreditnotabestilling - finansposter. Side 64 af 71 Rapporten Bestillinger pr. regnskab Rapporten Bestillinger pr. regnskab benyttes til at udskrive lister over bestillinger. Rapporten kan afgrænses på flere parametre bl.a. Type, Bestillingsnummer, Handlingstype og Status. I menupunktet Indrapportering til ØSC vælges Rappoter\ Bestillinger rappoter \Bestillinger pr. regnskab. På fanen Regnskab vælges navnet på det ønskede regnskab. Vælges intet regnskab, fås bestillingerne for alle regnskaber på databasen. På fanen Bestillinger kan rapporten afgrænses ud fra flere kriterier.
Klik på knappen Udskriv eller Vis udskrift for at se rapporten. Side 65 af 71 Rapporten Posteringsbestilling finansposter Rapporten Posteringsbestilling finansposter benyttes til at udskrive de finansposter der er dannet i forbindelse med bogføring af en bestilling. Du kan bl.a. se det bilagsnummer bestillingen er bogført med. I menupunktet Indrapportering til ØSC vælges Rappoter\ Bestillinger rapporter \Posteringsbestilling - finansposter. På fanen Indstillinger vælges den afsluttede bestilling, hvorfra de dannede finansposter skal vises. Hvis du ønsker, at udskrive de steder, hvor der er differencer mellem den bestilte linje og den bogførte linje, skal du afkrydse feltet Vise differencer. Der udskrives så en ekstra linje, for hver bestillingslinje hvor der er afvigelser. Du kan også vælge at få vist/skjult genvejsdimensionerne, ved at sætte/fjerne afkrydsningen i feltet Vis genvejsdimensioner
Klik på knappen Udskriv eller Vis udskrift for at se rapporten. Side 66 af 71 Rapporten Salgsfakturabestilling finansposter Rapporten Salgsfakturabestilling finansposter benyttes til at udskrive de finansposter der er dannet i forbindelse med bogføring af en salgsfakturabestilling. Du kan bla. se det bilagsnummer bestillingen er bogført med, og om der er linjer der er bogført som ikke er i bestillingen. I menupunktet Indrapportering til ØSC vælges Rappoter\Bestillinger rappoter\salgsfakturabestilling - finansposter. På fanen Indstillinger vælges den afsluttede bestilling, hvorfra de dannede finansposter skal vises. Hvis du ønsker, at udskrive de steder, hvor der er differencer mellem den bestilte slagslinje og den bogførte linje, skal du afkrydse feltet Vise differencer. Der udskrives så en ekstra linje, for hver bestillingslinje hvor der er afvigelser. Hvis du ønsker at se linjer uden kontotype, altså linjer som er ren tekstinformation, skal du afkrydse feltet Vis bogførte tekstlinjer. Klik på knappen Udskriv eller Vis udskrift for at se rapporten.
Side 67 af 71 Rapporten Salgskreditnotabestilling finansposter Rapporten Salgskreditnotabestilling finansposter benyttes til at udskrive de finansposter der er dannet i forbindelse med bogføring af en bestilling. Du kan bla. se det bilagsnummer bestillingen er bogført med, og om der er linjer der er bogført som ikke er i bestillingen. I menupunktet Indrapportering til ØSC vælges Rapporter\Bestillinger Rapporter\Salgskreditnotabestilling - finansposter. På fanen Indstillinger vælges den afsluttede bestilling, hvorfra de dannede finansposter skal vises. Hvis du ønsker, at udskrive de steder, hvor der er differencer mellem den bestilte slagslinje og den bogførte linje, skal du afkrydse feltet Vise differencer. Der udskrives så en ekstra linje, for hver bestillingslinje hvor der er afvigelser.
Hvis du ønsker at se linjer uden kontotype, altså linjer som er ren tekstinformation, skal du afkrydse feltet Vis bogførte tekstlinjer. Klik på knappen Udskriv eller Vis udskrift for at se rapporten. Side 68 af 71 Find bestilling via finansposter og bogførte salgsfakturaer På en finanspost og på en bogført salgsfaktura eller salgskreditnota, er det muligt at se fra, hvilken bestilling poster er dannet. På finansposter der er dannet på basis af en bogført bestilling, vil det fremgå af feltet Afsender ID hvilken bestilling posten stammer fra. I feltet vil bestillingsnummeret stå først fx BEST004, efterfulgt af et lille x, og derefter evt. linjenummer fx 10000. I feltet Afsendersystem står altid værdien OES_OESC, hvis data kommer fra DDI bestillinger. På bogførte salgsfakturaer og salgskreditnotaer vil bestillingsnummeret fremgå af fanen Lokal integration
Side 69 af 71 Naviger Det er også muligt at finde frem til en bestilling via standard Naviger funktionaliteten via Økonomistyring\Finans\Oversigt\Naviger: Her kan du søge på fx bilagsnummer, og få vist den tilhørende bestilling. Fra opslagspilen i feltet Antal poster kan du navigere til bestillingsoversigten og åbne bestillingskortet.
Fra de afsluttede bestillinger er det også muligt at fremfinde de bogførte poster, eller oprettede stamdata. For alle bestillingstyper undtagen posteringsbestillinger sker det via feltet Oprettet som, hvorfra der kan foretages opslag til det oprettede stamdatakort (for salgsfaktura- og salgskreditnotabestillinger er opslaget til det bogførte dokument). Side 70 af 71 Hvis stamdata er blevet slettet eller omdøbt efterfølgende, kan opslaget ikke foretages, og nedenstående besked vises (for debitorbestillinger): Hvis du vil navigere på bestillinger, der har dannet finansposter dvs. posterings-, salgsfaktura- eller salgskreditnotabestillinger, skal du stå på linjen med bestillingen og trykke på menuknappen Naviger. Herved kopieres bilagsnummeret fra den afsluttede bestilling, til feltet Bilagsnr. i standard navigervinduet.