Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03 Service Level Agreement (SLA) Anlæg
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Ansvarlig... 2 1.3 Relevans for medarbejdere... 2 1.4 Kontrol... 2 1.5 Lovgivning... 3 1.6 Kontrol og ansvar... 3 1.7 Ajourføring... 3 1.8 Har du spørgsmål?... 3 2 Anlægsoprettelser mv.... 4 2.1 Formål... 4 2.2 Tidsfrister... 4 2.3 Handlinger... 5 2.4 Controlling... 6 2.5 Ansvarsfordeling... 6 3 Opskrivning, nedskrivning og nedlæggelse af anlæg... 8 3.1 Formål... 8 3.2 Tidsfrister... 8 3.3 Handlinger... 8 3.4 Ansvarsfordeling... 9 4 Salg af anlæg... 10 4.1 Formål... 10 4.2 Tidsfrister... 10 4.3 Fakturagrundlagskrav... 10 4.4 Handlinger... 11 4.5 Ansvarsfordeling... 13 Bilag A Dokumenthistorik... 14 Anlæg 1
1 INDLEDNING 1.1 Formål Denne SLA har til formål, at beskrive de overordnede principper for, hvorledes Eniga og deres Partner håndterer opgaven omkring anlæg og anlægsaktivering. Yderligere vil SLA en fungere som uddybende dokumentation, til det overordnede bilag på regnskabsområdet, til samarbejdsaftalen. SLA en uddyber de overordnede processer i forhold til de ydelser, ansvarsroller, grænseflader og deadlines, der er i forbindelse med behandling af opgaven omkring anlæg og anlægsaktivering. SLA en indeholder følgende aktiviteter: - Oprettelse, aktivering og afskrivning af anlæg - Opskrivning, nedskrivning og nedlæggelse af anlæg - Salg af anlæg De ovenstående aktiviteter indeholder en række handlinger, som vil blive beskrevet i denne SLA. 1.2 Ansvarlig Ansvarlig for Service Level Agreement er Chef for Eniga Løn- og Økonomiservice, Camilla Mørk Rösler. 1.3 Relevans for medarbejdere SLA en forventes kendt og anvendt af de medarbejdere i Eniga, der håndterer anlæg samt de medarbejdere hos Partner som indkøber til anlæg. 1.4 Kontrol Løbende kontrol Den ansvarlige for SLA en har ansvaret for løbende at påse, at følgende punkter følges gennem hele processen: - kontroller og funktionsadskillelse, lagt ind i SLA en og workflows - arbejdsprocesbeskrivelser samt tilhørende værktøjer - Workflow til illustration af kontroller samt funktionsadskillelse er vedlagt som bilag. Rapportering af kontrol I tilfælde af, at retningslinjer som foreskrevet ikke bliver fulgt, skal Eniga underrette den ledende chef for afdelingen hos Partner og sammen udarbejde en løsning for problemet. Anlæg 2
1.5 Lovgivning - De statslige regnskabsregler herunder regnskabsparadigmet - Ministeriets momskompensationsordning - Momsloven ift. investeringsgoder 1.6 Kontrol og ansvar Partner har beslutningsretten for, hvorvidt der er tale om et anlæg og for hvornår disse skal aktiveres, samt eventuel opskrivning, nedskrivning, nedlæggelse eller salg heraf. Desuden har Partner også ansvaret for godkendelse samt kontering af anlægget. Eniga har ansvaret for, at kontrollere Partners kontering og foretage bogføringen. Det er ligeledes Eniga s ansvar, at afskrivningerne finder sted og bogføres korrekt. Partner har det overordnede ansvar for, at kontrollere den fysiske tilstedeværelse af anlægsaktiverne. Eniga sender årligt en oversigt over alle anlæg i anlægskartoteket til den pågældende Partner. Partner kvitterer for anlæggenes eksistens, kontering og tilføjer eventuelt kommentarer til det enkelte anlæg. 1.7 Ajourføring Denne SLA ajourføres årligt, næste gang 1/10 2014. 1.8 Har du spørgsmål? Kontakt finansteamet hos Eniga på Eniga-finans@eniga.dk Anlæg 3
2 ANLÆGSOPRETTELSER MV. 2.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved oprettelse og aktivering samt afskrivning af anlæg. 2.2 Tidsfrister 5 arbejdsdage fra modtagelse af kreditorfaktura til bogføring. Faktura modtages i Batchflow og sendes til Partner. Partner godkender fakturaen og tager stilling til aktivering af anlægget, samt kontering heraf. Anlægget bogføres på en mellemregningskonto, med fuld konteringsstreng (formål, ansvar og evt. projektnummer) indtil anlægget aktiveres. Under forudsætning af, at Eniga har modtaget de nødvendige informationer om anlægget, oprettes anlægget i anlægskartoteket, inden for 3 arbejdsdage i den efterfølgende måned. Eniga fastlægger afskrivningshorisont, efter gældende regnskabsinstrukser. Anlæg 4
2.3 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med anlægsoprettelse, aktivering og afskrivning, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Kreditorfaktura modtages i Batchflow og sendes til Partner Beslutning om aktivering af anlæg Godkendelse samt kontering af anlæg Kontrol af anlæg og kontering Bogføring af faktura på mellemregningskonto Oprettelse og aktivering af anlæg Bogføring af afskrivninger Anlægskartotek gennemgås årligt 2.3.1 Kreditorfaktura modtages i Batchflow og sendes til Partner Eniga modtager faktura i Batchflow og sender til relevant godkender hos Partner. For en detaljeret gennemgang af Batchflow, se da processen Kreditorfakturahåndtering i Batchflow. 2.3.2 Beslutning om aktivering af anlæg Partner skal på baggrund af den tilsendte kreditorfaktura tage stilling til, hvorvidt denne skal aktiveres og oprettes som anlæg jf. Partners regnskabsinstruks og evt. investeringsbudget. 2.3.3 Godkendelse samt kontering af anlæg Skal kreditorfakturaen oprettes som anlæg, godkender Partner fakturaen samt konterer anlægget på en mellemregningskonto hertil. 2.3.4 Kontrol af anlæg og kontering Eniga kontrollerer Partners kontering ift. anlægs type Anlæg 5
2.3.5 Bogføring af faktura på mellemregningskonto Eniga har ansvaret for bogføring af anlæg, baseret på de informationer Partner har anvist i Batchflow, eller på anden skriftlig bindende vis. Anlægget bogføres på en mellemregningskonto, indtil anlægget aktiveres. 2.3.6 Oprettelse og aktivering af anlæg Partner har ansvaret for at indsende værdiansættelsesnotat, når et anlæg skal aktiveres. Eniga opretter anlægget ud fra de informationer, Partner har angivet på værdiansættelsesnotatet. Når anlægget tages i brug, oprettes det og aktiveres i anlægskartoteket. 2.3.7 Bogføring af afskrivninger Eniga har ansvaret for udarbejdelse af afskrivningsforslag, samt bogføring af afskrivningerne. Afskrivninger foretages månedsvis. Afskrivningerne skal senest være bogført den 8. arbejdsdag efter månedens udgang. Rapportering af forventede afskrivninger, udarbejdes efter behov fra Partner. 2.3.8 Anlægskartoteket gennemgås årligt Eniga er forpligtet til en gang hvert år (senest 1/12) at udarbejde og sende en liste over hele anlægskartoteket til Partner. Herefter er det Partners ansvar, at gennemgå listen og kvittere for anlæggenes eksistens, samt tilføje eventuelle kommentarer til det enkelte anlæg. Hvis et anlæg skal nedlægges eller nedskrives, se da processen for Opskrivning, nedskrivning og nedlæggelse af anlæg. Hvis et anlæg skal sælges, se da processen for Salg af anlæg. 2.4 Controlling Eniga er forpligtet til, at gennemgå resultatopgørelsen for mulige anlæg. Gennemgangen skal senest være udført den 8. arbejdsdag efter månedens udgang. Partner orienteres, såfremt Eniga finder anlæg, som burde være aktiveret. Se herefter processen vedr. oprettelse og aktivering af anlæg. 2.5 Ansvarsfordeling Partnerens ansvarsområde: - At godkende kreditorfakturaer i Batchflow - At kontere anlæg - At foretage kontrol af anlæggene og deres tilstedeværelse Anlæg 6
Eniga s ansvarsområde: - At videresende kreditorfakturaer i Batchflow - At kontrollere konteringsoplysninger - At bogføre anlægget - At oprette anlægget - At udarbejde samt bogføre afskrivninger - At stikprøvekontrollere for tilstedeværelse Se separat fil for visuelt workflow over denne arbejdsproces. Anlæg 7
3 OPSKRIVNING, NEDSKRIVNING OG NEDLÆGGELSE AF ANLÆG 3.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved op-, nedskrivning eller nedlæggelse af anlæg. 3.2 Tidsfrister Årligt. Eniga er forpligtet til at have bogført alle op- og nedskrivninger og nedlæggelser af anlæg i anvist periode, såfremt input fra Partner er modtaget senest den 5. kalenderdag i måneden efter. Op- og nedskrivninger foretages før periodens afskrivninger. 3.3 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med op-, nedskrivning og nedlæggelse af anlæg, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Udsendelse af oversigt Beslutning om op-, nedskrivning eller nedlæggelse af anlæg Bogføring 3.3.1 Udsendelse af oversigt Årligt, senest 1/12, sender Eniga en oversigt over eksisterende anlæg i anlægskartoteket til Partner. 3.3.2 Beslutning om op-, nedskrivning eller nedlæggelse af anlæg Partner tager stilling til, hvorvidt et eller flere anlæg skal opskrives, nedskrives eller nedlægges og giver Eniga skriftlig besked senest 10. januar. Beslutning foretages på baggrund af men ikke afgrænset til anlægsliste fra Eniga. 3.3.3 Bogføring Eniga er ansvarlig for, at foretage bogføringen på baggrund af informationer modtaget fra Partneren før årsafslutningen. Anlæg 8
3.4 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At beslutte, hvorvidt et anlæg skal opskrives, nedskrives eller nedlægges Eniga s ansvarsområde: - At udsende oversigt over anlæg i anlægskartoteket - At bogføre, nedskrive eller nedlæggelse kontering følger anlæggets kontering. Se bilag for et visuelt workflow over denne arbejdsproces Anlæg 9
4 SALG AF ANLÆG 4.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved salg af et anlæg. 4.2 Tidsfrister Partner har ansvaret for beslutningen om salg af anlæg samt for udarbejdelse af faktureringsgrundlaget. Partner sørger for, at faktureringsgrundlaget er udfyldt korrekt. Hvis grundlaget ikke er udfyldt korrekt, returneres grundlaget til Partner for korrekte anvisninger. Eniga modtager faktureringsgrundlag, der består af fakturablanket og tilhørende bilag fra Partner. Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse har Eniga udarbejdet og bogført fakturaen. Dette sker under forudsætning af, at faktureringsgrundlaget opfylder fakturagrundlagskravene. Eniga har ansvaret for, at anlægskartoteket er opdateret og ajourført. 4.3 Fakturagrundlagskrav Faktureringsgrundlaget udarbejdes efter fakturablanketten og skal opfylde følgende krav: - CVR nr. på debitor - Faktureringsadresse, reference, telefonnr. - EAN-nummer (ved offentlige kunde eller privat kunde med e-fakturering) - Kryds ved enten faktura eller kreditnota - Betalingsbetingelser Anlæg 10
- Fakturatekst samt antal, stk. pris og samlet pris - Total faktureringspris - Kontering - Godkendelse ved underskrift eller via mail Eniga kan afvise faktureringsgrundlag, der ikke opfylder disse krav og give Partner besked herom. Fakturablanketten til brug for udarbejdelse af faktureringsgrundlag forefindes på Eniga s hjemmeside. Bilag vedlægges fakturablanketten. 4.4 Handlinger Dette afsnittet beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med salg af anlæg og fakturering heraf, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Salg af anlæg Udfyldelse af faktureringsgrundlag Modtagelse af faktureringsgrundlag Kontrol af faktureringsgrundlag Udarbejdelse af faktura Bogføring og udsendelse af faktura Arkivering Ajourføring af anlægskartotek 4.4.1 Salg af anlæg Det er Partner, som har beslutningsretten for, hvorvidt et anlæg skal sælges. 4.4.2 Udarbejdelse af faktureringsgrundlag Når et anlæg sælges, skal der udarbejdes en faktura til køberen. Det er Partners ansvar, at udarbejde faktureringsgrundlaget i forbindelse med salg af anlæg og sende dette til Eniga. Partner er ansvarlig for at udfylde fakturablanketten, samt at vedhæfte relevante bilag. Det er Partners ansvar at kontrollere rigtigheden af fakturagrundlaget samt godkendelse heraf. Anlæg 11
4.4.3 Modtagelse af faktureringsgrundlag Eniga modtager faktureringsgrundlaget fra Partner, der indeholder fakturablanket og bilag. Ønsker Partner fakturaen bogført i specifik periode, skal fakturagrundlaget modtages i Eniga senest 3 dage inde i den næstkommende periode. 4.4.4 Kontrol af faktureringsgrundlag Eniga kontrollerer, at felterne på blanketten er udfyldt. Der kontrolleres for: - Modtager - Beløb - Kontering - Tekst - Momsbehandling - Underskrift for godkendelse Grundlaget anses som værende godkendt, hvis det kommer via mail eller underskrevet blanket. 4.4.5 Oprettelse af debitor (kun ved nye debitorer) Ved nye debitorer, opretter Eniga den nye debitor i debitormodulet. Det er Partners ansvar, at de givne informationer er korrekte. 4.4.6 Udarbejdelse af faktura Eniga opretter faktura på baggrund af faktureringsgrundlaget fra Partner. 4.4.7 Bogføring og udsendelse af faktura Eniga har ansvaret for bogføring og udsendelsen af faktura. Eniga bogfører fakturaen efter Partners konteringsanvisninger på fakturablanketten. Eniga har forpligtet sig til at have alle fakturaer udsendt, senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af fakturerings-grundlaget. Dette er under forudsætning af, at der ingen fejl er på fakturablanketten. I forbindelse med bogføringen af fakturaen bliver anlægget registreret som solgt i anlægskartoteket. 4.4.8 Arkivering Eniga har ansvaret for arkivering af faktureringsgrundlag. 4.4.9 Ajourføring af anlægskartotek Eniga har ansvaret for at sikre, at anlægskartoteket er retvisende og opdateret. En kopi af den pågældende faktura sendes til Partner. Anlæg 12
4.5 Ansvarsfordeling Partnerens ansvarsområde: - At tage beslutning om salg - At udfylde fakturablanketten - At angive korrekte debitoroplysninger - At kontrollere faktureringsgrundlagets rigtighed - At godkende faktureringsgrundlag Eniga s ansvarsområde: - At kontrollere faktureringsgrundlag og dets oplysninger - At udarbejde faktura - At bogføre faktura - At udsende faktura - At ajourføre anlægskartoteket Se bilag for visuelt workflow over denne arbejdsproces Anlæg 13
BILAG A DOKUMENTHISTORIK Dato Forfatter Beskrivelse 05.10.2012 Deloitte, Ulrik Jensen Korrekturlæsning mv. 30.11.2012 SLA-udvalg Gennemgang af SLA-sign-off udvalg 13.09.2013 SLA-udvalg Årlig gennemgang af SLA. Diverse korrektur, samt nyt layout. Godk. af styregruppen 10/2 2014 Anlæg 14