Fritekstfaktura - til eksterne (privat personer, virksomheder, andre myndigheder) Opret kunde/debitor Når du skal oprette en debitor/kunde, skal du på startsiden til Prisme vælge Debitorer under Klientlinks. Der skal altid oprettes en ny kunde for hver faktura du skal lave. Medmindre du skal lave en intern faktura - se vejledning vedr. interne fakturaer Du får en fuld oversigt over alle debitorer i kommunen. Klik i handlingsruden Nye på Debitor (ikonet med den lille dame) Du får nu et billede, hvor der er oprettet en ny linie som du nu skal oprette din debitor/kunde i. Brug Tabulatorknappen på tastaturer til at hoppe fra felt til felt Du skal udfylde følgende felter: Fanen Oversigt CPR/CVR.NR. Debitorgruppe Side 1 af 5
Kontaktperson (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Detaljer om kontaktperson. Du får nu en boks op, hvor du skal oprette en kontaktperson hos modtageren af fakturaen. Tryk på Ctrl+n på tastaturet for at lave en linie til at oprette kontaktpersonens oplysninger i. Indtast navn og telefonnummer på kontaktperson Har du ikke et navn på en kontaktperson hos modtageren, så kan du vælge at indtaste afdelingens navn i stedet - eller bare et tilfældigt tegn under Kontaktperson. Hvis du eller en anden i Varde Kommune tidligere har oprettet en tilsvarende kontaktperson på en debitor i Prisme, kan du opleve, at Prisme slår op i en lang liste - som vist nedenfor - når du tabulerer videre til feltet telefon Sker dette, skal du med musen klikke oppe i linien med den kontaktperson, som du er ved at oprette - så forsvinder opslaget igen. Når du har udfyldt alle de oplysninger, som du har på kontaktpersonen - skal du lukke boksen ned på krydset. Side 2 af 5
EAN-nummer (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Eksterne koder Skriv EAN-nr. i feltet i feltet Værdi (feltet med den røde bølgede linie Det er en god ide også at udfylde Beskrivelse ud for EAN-værdien. Det gør det nemmere senere at identificere det enkelte nummer Når du har indtastet EAN-nummer og evt. Beskrivelse, lukker du boksen på krydset. TIPS Hvis du får brug for at slette et EAN-nr. igen - så skal du bruge sletteknappen (ALT+F9). Indholdet kan ikke slettes med delete-knappen. Du kan have mere end en kontaktperson - eller mere end et EAN-nummer tilknyttet den samme Debitor. Når du efterfølgende opretter faktura, kan du vælge mellem de angive værdier. Du har nu oprettet din debitor og kan gå videre til at oprette en faktura. Opret fritekstfaktura Du kan hoppe direkte videre til oprettelse af fritekstfaktura ved at klikke på knappen Fritekstfaktura i højre side af skærmen Der åbner sig nu et nyt billede, hvor der står Gitteret er tomt. Her klikker du i det store hvide felt og trykker derefter på Ctrl+n - og du får nu fakturaen frem Prisme har automatisk hentet alle oplysninger fra Debitorregistret, som du lige har oprettet. Side 3 af 5
Fanen Oversigt Her har du mulighed for at ændre Dato, hvis fakturadatoen skal være en bestemt da i måneden. Prisme 2009 Fanen Faktura (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer) Angiv Debitorrekvisition, vælg kontaktperson og EAN-nummer, hvis der er tale om elektronisk faktura. Fanen Dimension (afsender-afdeling på fakturaen) Udfyldes KUN hvis fakturaen laves for anden afdeling end den, du er tilknyttet. Fanen Fakturalinjer (skal ALTID udfyldes) Skriv evt. en indledningstekst til fakturaen (dette er frivilligt). I feltet Beskrivelse, skriver du den tekst, som skal stå på fakturaen ud for de enkelte beløb - teksten bliver også posteringsteksten på den konto, hvor du får indtægten ind. Herefter angiver du det registreringskontonr., hvor du/i skal have pengene ind (det skal være en art 7.9 - eller evt. en art 4.0) Skriv herefter evt. antal og stk. pris - eller bare det totalbeløb, som fakturaen skal lyde på. Endelig kan du rette på den endelige fakturatekst, hvis der er behov herfor Opdater fritekstfaktura Når du har udfyldt de ønskede felter på fritekstfakturaen, skal du opdatere den. Herved bogfører du fakturaen - og du udskriver eller sender den. Side 4 af 5
Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Hvis du ikke ændrer i udvælgelsen, så får du bogført og udskrevet din egen faktura. Tjek, at der er flueben i Udskriv/send Klik OK Du vil nu få fakturaen vist på skærmen, så du kan skrive den ud på det særlige fakturapapir. Skal fakturaen sendes elektronisk, sker dette automatisk, når der er sat EAN-nummer og kontaktperson på. Side 5 af 5