Referat: Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 9. oktober 2014 kl. 1700-1900 Sted : HAB s administration Udsendt : 2. oktober 2014 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 10 min 2. Efterretningssager 40 min 3. Nybyggeri 15 min 4. Økonomi 5 min 5. Øvrige sager til behandling 45 min 6. Eventuelt 5 min Med venlig hilsen Tak til Lisa Nielsen for oplæg om nyt program til analyse af afdelinger, og for orientering om kredsarbejde. Til stede var hele organisationsbestyrelsen: Ole Aaris, Mette Maimburg, Palle Agø, Ellen Corfits, Niels V. Andersen, Leif Hartman, Ove Brix Therkildsen, Per Friis, Mikael Hansen, Mohammed Hadid og Søren Knudsen.
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-016-14 Den lille positive Mange bidrag: - god aktivitet med brandøvelse i Vikær - god aften med kursus i førstehjælp og hjertestarter for organisationsbestyrelsen - god oplevelse at være med til de almene boligdage - workshops om bestyrelsesarbejde var godt - ipads undervejs til bestyrelsen. Systemer afprøves. 01-017-14 Protokol fra mødet den 4. september 2014 siderne 1237 1240 Underskrevet Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-015-14 Forretningsudvalgsmøderne punkt 39 49 Nyt fra BL og LBF BL ingen bemærkninger LBF Enighed om stærk bekymring om vore tomme boliger. Punkt på næste møde for organisationsbestyrelsen. Afdelingerne 1, 4, 5, 7, 12, 34 og 56 Ellen Afdelingerne 2, 3, 6, 8, 10, 11, 16 og 45 Niels Afdelingerne 18 23 samt 38,39 og 48 Per Friis Afdelingerne 24,26,27,29 samt 31,35,37,40 og 44 Ove Afdelingerne 13,14,15,17,25,30 og 55 Mohammad Se senere på dagsordenen. Drøftelse af indflyttersyn i forbindelse med afdeling 40. Afdelingsbestyrelsen deltager ikke i indflyttersyn hvis indflytter ikke ønsker det.. SU Varbergparken: Jens Holck- Christiansen, Kuben, holdt oplæg om sammenlægning af afdelingerne. Enighed om at forsætte arbejdet henimod evt. sammenlægning Ad afd. 25 Fortsat arbejde med at få afdelings-
Afd. 30 Mette Afdelingerne 33 og 42 Leif Afdeling 51 Ole Afdelingerne 61, 62, 63, 64, 65 og 66 Palle bestyrelsen til at fungere.. Derudover tomgang i 4 store lejemål. Afdeling 61 og 62s grønne udvalg har holdt møde om placering af parabolantenner. Afdeling 62 har valgt ny formand. 02-016-14 Administrativ orientering Ad pkt. 02-016-14. Lasse Radik er pr. 011014 begyndt som inspektør i HAB I-Pads indkøbt. Udleveres til bestyrelsen efter GF 2015. Retningslinier for udlevering/aflevering ved at blive udfærdiget. Endvidere skal de konfigureres behørig vedledning ved udlevering. Der er forespørgsel omkring annoncer i bladet både enkeltstående og gennemgående. PR strategi. Sune har afholdt møde med AD-formation. Sammenskriver nu ideer, muligheder og bud på indsatsområder. Fremlægges herefter for bestyrelsen. Afd. 4,5,7 og 12 sammenlægning. På de ekstraordinære afdelingsmøder den 17. september, stemte afd. 4,5 og 12 ja, mens afd. 7 stemte nej. Det politisk samarbejde fortsætter, og så arbejdes der videre med at afklare afd. 7 s fremtidige samspil med den ny fællesafdeling. Lisa og Christian holdt den 30. september møde med en konsulent fra SDU (Syddansk Universitet) om mulighederne for at indgå en aftale under innerboost vækst med viden aftalen. Hvis HAB opfylder kriterierne, vil vi arbejde på at få en uddannet kandidat i administrationen i en 12 måneders periode til at tage sig af veldefinerede og målrettede opgaver. Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-017-14 Status renoveringer Bilag udsendt 03-018-14 Afd. 4,5 og 7 besøg af LBF den 30. september 2014. 03-019-14 Skema A afd. 61 Bilag udsendt Bilag udsendt Der skal udfædiges tilstandsrapporter for 4, 5 og 7. Afd. 12 genbruges. Så skal der laves en helhedsplan for de fire afdelinger. Kuben går i gang.
Godkendt som indstillet 03-020-14 Afd 18 Orientering om ny udbudsform. 03-021-14 Eseebase - deludbud Drøftedes Udvendigt arbejde udbudt somhovedentreprise Indvendigt arbejde udbudt i fagentrepriser. I alt er ca. 20 entreprenører på opgaven. 03-022-14 Afd. 24 Orientering om, at der er tale om indbudt udbud ikke licitation. Ad pkt. 03-019-14. På seneste bestyrelsesmøde blev finasieringsskitsen til den kommende renovering i afd. 61 godkendt, ligesom ansøgning om tilsagn blev underskrevet og senere fremsendt til KUBEN Management. Sagsfremstilling. Skema A udfærdiget med en samlet anlægssum på 73.815.241,- kr. i hovedtræk beskrevet i det fremsendte bilag, som er følgebrevet, som fremsendes til kommunen. Behandles i ØK den 20. oktober og i byrådet den 28. oktober. Indstilling. Administrationen indstiller til godkendelse af skema A. Ad pkt. 03-020-14. Hovedentreprenør på opgaven blev den næsten lokale Bo Michelsen. Der er andre lokale håndværkere hyret ind også bl.a. Carstensens malerforretning. Ad pkt. 03-021-14. I fortsættelse af vedtagelsen om indførelse af elektronisk syn, har Eseebase gennemført den første udbudsrunde over maler-, gulv- og rengøringsarbejder ved fraflytning. Det indkomne resultat vurderes p.t. Ad pkt. 03-022-14 Der har været afholdt licitation over udskiftning af vinduerne i afd. 24 rækkehusene. CAWO vandt med et bud på 885.000,- kr. incl. moms.
Dagsordenens punkt 4 Økonomi 04-008-14 Intet at bemærke Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-034-14 Bestyrelsesevaluering fortsat Ønsker/emner? Se 05-36-14 og 05-37-14 05-035-14 GF 2015 Afvikling, genopstilling m.m. I forbindelse med drøftelse af genopstilling til organisationsbestyrelsen blev omfanget af arbejdet som medlem af samme drøftet. Mikael Hansen forventer at udtræde af bestyrelsen, da han forventer at flytte ud af HAB. Søren Knudsen ønsker ikke at genopstille. Først generalforsaamling, så spisning. 05-036-14 Evaluering af temadagen på VUC Fine og gode tilbagemeldinger på temadagen. 05-037-14 Nedsættelse af arbejdsgrupper i bestyrelsen Bilag udsendt Arbejdsgrupper: Bestyrelsens arbejdskultur -Ove, Niels, Ellen og Mohammed Bestyrelsens kompetencer -Palle, Mette og Mikael Mission/Vision -Per, Leif, Søren og derudover Christian Skovfoged. 05-038-14 Henvendelse fra You See Indstillingen følges
05-039-14 Beboerindskud i HAB Opfølgning fra september mødet Det indekserede beløb pt. 215 kr. pr. m2 enstemmigt vedtaget. 05-040-14 Inddragelse af bestyrelseslokalet. Indstillingen følges Kommende møder Møde med økonomiudvalget Ole og Christian 20. oktober 2014 HAB s input til emner, der skal drøftes, vedhæftet. Bestyrelsesmøder sidste halvår 2014 13/11 og 11/12 Bestyrelsesmøder første halvår 2015 15/1, 5/2, 5/3, 9/4, 7/5 og 4/6 Kredsmøde kreds 8 22. oktober 2014 Regnskabsmøde 18. december 2014 kl. 1500 GF 22. januar 2015 Strategiseminar bestyrelse og direktion 22. februar 2015. Ad pkt. 05-036-14. Sagsfremstilling: Ole har pr. mail modtaget en opfordring fra 3. person til at medvirke som arrangør ved et YouSee åbent hus arrangement, der afholdes i HAB s navn, med HAB s logo og afsenderinformationer på indbydelserne til beboerne. Jf. mail udsendt af Ole til bestyrelsen den 30. april 2014. Indstilling: Det indstilles at arrangøren underrettes om, at bestyrelsen har besluttet, at HAB ikke vil medvirke ved et sådant arrangement - ej heller anføres som arrangør med navn og logo. Ad pkt. 05-038-14. Nedenfor er sagsfremstilling og indstilling fra dagsordenen til bestyrelsesmøde den 4. september 2014. Punktet udsat, da bestyrelsen ønskede yderligere oplysninger. Disse er anført nederst. Sagsfremstilling. Beboerindskuddet er ikke blevet reguleret i HAB siden 2001. P.t. er det gennemsnitlige beboerindskud i HAB ca. 170,- kr. pr. kvm. Jf. BL info 54/13 kan en boligorganisation forhøje beboerindskuddet til 228,- kr. pr. kvm. Der er to årsager til, at emnet bringes op. Dels påpeger Haderslev kommune i en skrivelse af 23. juni 2014, hvor de meddeler, at budgettet for 010912 310813 er godkendt, at der årligt skal henlægges et passende beløb til istandsættelse ved fraflytning og tab ved lejeledighed og fraflytninger i det omfang, tabet skal dækkes af afdelingen. Dels har de gennemsnitlige afskrivninger de seneste 5 år ved tab på fraflytninger i HAB været på 675.435,- kr. Et andet stort boligselskab i byen kører fast med et indskud på 200,- kr. pr. kvm. Efter alle renoveringer og nybyggeri er indskuddet på ca. 228,- kr. pr. kvm. Vi skal overveje, om en stigning i indskuddet vil skræmme nogen væk omvendt skal dette tab ses i forhold til udbyttet.
Vi har lavet nogle eksempler med nuværende indskud, en forhøjelse til 228 kr. og så en forhøjelse til et beløb, som svarer til prisindekset fra 2001-2013. Indstilling. Adm. indstiller, at beboerindskuddet forhøjes for alle HAB s lejemål pr.xxxx enten til det prisindekserede niveau eller af konkurrencehensyn til niveauet for det andet store boligselskab i Haderslev dvs. 200 kr.- pr. kvm. Yderligere oplysninger pr. 2. oktober 2014: En normalistandsættelse af en lejlighed på 80 kvm koster i vask, reparation, plet- og færdigstryg typisk 10.000,- kr. incl. moms. Ved en gang ekstra færdigstryg er det 12.000,- kr. incl. moms. Deraf dækkes af afdelingens fraflytningskonto 1 % pr. måned, som lejeren har haft lejemålet. Indskuddet dækker i langt de fleste omkostningerne ved normalistandsættelse. Her gavner et større indskud intet. I de tilfælde, hvor der er misligholdelse, såsom manglende rengøring, ødelagte gulvbelægninger, ødelagte døre, ødelagte bordplader m.m. og manglende betaling af husleje, vil et større indskud gavne. Disse sidstnævnte tilfælde udgør ca. 40 % af alle fraflytninger i HAB. Ad pkt. 05-040-14. Sagsfremstilling. Med ansættelse af 2 inspektører, er alle arbejdspladser i administrationsbygningen besatte på fuldtid, og eneste mulighed for at få arbejdspladser til eksterne er ved at inddrage bestyrelseslokalet. HAB har af og til besøg/tilgang af eksterne, som har behov for en arbejdsplads, og lige p.t. forhandler vi med SDU om en ét-års ansættelse af en færdiguddannet kandidat. Indstilling. Administrationen indstiller, at det nuværende bestyrelseslokale inddrages, og at der i lokalet indrettes 2 komplette arbejdspladser samt et mødebord med 4-8 pladser. Dagsordenens punkt 6 Eventuelt 06-001-12 Møde forud for bestyrelsesmøde kl. 16.30 Husk at møde kl. 16.30. Eventuel forsinkelse eller afbud meldes til Ole på 23611414