Udbudsmateriale for afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald i etage- og tætlavbebyggelser i Herlev Kommune Udbudsbeskrivelse Udover udbudsmaterialet, tilbudslisten og Herlev Kommunes Regulativ for husholdningsaffald er følgende vedlagt som bilag: Bilag som er en del af aftalegrundlaget: 1. Udkast til kontraktvilkår. Bilag, som er en del af aftalegrundlaget, men som kan ændres af Herlev Kommune: ( Renovatøren skal tåle ændringer, uden at tilbudslistens enhedspriser ændres.) 2. Kort over afhentningsområde. 3. Beskrivelse af afhentningsordningen for storskrald mm, borgernes rettigheder og pligter. 4. Eksempler på informationssedler til borgerne. Bilag, som ikke er en del af aftale grundlaget, men som vedlægges til orientering. 5. Oversigtskort over Herlev Kommune. 6. Oversigtkort over bebyggelser 7. Informationsmateriale, der er udsendt indenfor det sidste år. 1
1 Generelle tilbudsvilkår 1.1 Udbudsbeskrivelsen omfatter betingelser for afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald, fra husstande i dele af Herlev Kommune. 1.2 Tilbudet, der skal være skriftligt, skal være Herlev Kommune i hænde senest den 15 august 2003 kl. 12.00 og stiles til: Herlev Kommune Herlev Bygade 90 2730 Herlev. Mærket Tilbud på storskrald, genbrug og haveaffald Tilbud pr. post skal afgives i dobbelt kuvert, hvoraf den inderste skal være tydeligt mærket som anført. Afleveres tilbudet personligt, udsteder Herlev Kommune en kvittering med anførsel af dato, tidspunkt, stempel og underskrift. Tilbudet skal tydeligt angive renovatørens navn og adresse. 1.3 Selve tilbudet skal foreligge i 1 eksemplar, tilbudslisten i 3 eksemplarer. 1.4 Afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder alle krav til tilbudets indhold og udformning. Tilbud som ikke opfylder disse krav, vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. 1.5 Tilbudet skal følge strukturen i afsnit 12. 1.6 Tilbudet skal udarbejdes på dansk. 1.7 Tilbudet udarbejdes for egen regning og returneres ikke. 1.8 Tilbudets priser er ekskl. moms. 1.9 Renovatøren indbydes til at overvære åbningen af tilbud. Ved åbningen listes den samlede sum fra udbudets hovedtilbudsliste op og udleveres til tilbudsgiverne. Åbningen er ikke et led i udvælgelsen af renovatør. 1.10 Afgivne tilbud skal være bindende til og med den 1. december 2003. 1.11 Endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Kontraktperioden er fem år fra den 1. januar 2004 til 31. december 2008. 1.12 For yderligere forhold vedr. kontrakten henvises til kontraktvilkår i bilag 1. 1.13 Den renovatør, som Herlev Kommune indgår aftale med, er ansvarlig for afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald og for øvrige forpligtelser i henhold til aftalen med kommunen. 2
2 Særlige tilbudsvilkår 2.1 Det af udbudet omfattede arbejde fremgår af udbudsmaterialets afsnit 5 og 6. 2.2 Samtlige poster i tilbudslisten skal udfyldes. 2.3 Renovatøren skal dokumentere, at der for dennes opgaver i henhold til kontrakten kan tegnes forsikring som angivet i kontraktvilkårene, bilag 1. Forsikringen skal gælde indtil 6 måneder efter kontraktperiodens udløb. 2.4 Renovatøren skal tåle ændringer i afhentningsfrekvenser o.lign., der skyldes eventuelle nye lovbestemmelser eller nye beslutninger truffet af Herlev Kommunalbestyrelse. Sådanne ændringer medfører kun ændringer i tilbudslistens enhedspriser efter bestemmelser som angivet i afsnit 11.7. 3
3 Opgavens grundlag Udbud af opgaven sker på grundlag af: 3.1 Rådsdirektiv nr. 92/50/EØF af 18. juni 1992 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelseskontrakter. 3.2 Herlev Kommunes udbudsbekendtgørelse af 8. februar 2001 3.3 Miljø- og Energiministeriets bekendtgørelse nr. 619 af 27. juni 2000 om affald. 3.4 Herlev Kommunes til enhver tid gældende Regulativ for husholdningsaffald. 3.5 Arbejdstilsynets anvisning nr. 4.1.0.1. om manuel håndtering af dagrenovation, november 1993. 3.6 Sorteringsbeskrivelse af afhentningsordningen for storskrald mm. borgernes rettigheder og pligter, bilag 5. 3.7 Oversigtskort over Herlev Kommune, bilag 8. 3.8 Oversigtskort for hvor der skal indsamles, bilag 3. 3.9 Modtageanlæggenes modtageregler og sikkerhedsforskrifter. 3.10 Vilkårene i udbudsmaterialet. 4
4 Opgaveperiode 4.1 Opgaven træder i kraft den 1. januar 2004 og løber til den 31. december 2006. Den ophører uden opsigelse. 4.2 Aftalen er bindende for begge parter i kontraktperioden. Kan dog opsiges ved misligholdelse (se bilag 1). 5
5 Beskrivelse af opgavens omfang 5.1 Opgaven omfatter afhentning og transport af sorteret storskrald, genbrug og haveaffald fra etage- og tæt-lav bebyggelse, havekolonier og pensionist og nyttehaver i Herlev Kommune. 5.2 Afhentningsområdets omfang for storskrald genbrug og haveaffald Afhentningsområdet omfatter dele af Herlev Kommune. Der er til udbudsmaterialet vedlagt oversigtskort over Herlev Kommune og oversigtskort over, hvor der samles ind, bilag 8 og 3. 5.3 Opsamlingsmateriel Affaldet skal primært afhentes i maxicontainere og frontloadere. Pap og papirfraktionen skal dof afhentes i mindre containere. 5.4 Afhentningsinterval Affaldet afhentes efter behov. Afhentning i havekolonier sker i sommer perioden april til november og i pensionist og nyttehaver sker afhentningen ca 2 gange i forår og efterår. Etage- og tætlav bebyggelse og havekolonier bestiller tømningen hos renovatøren. Tømning af pensionist og nyttehaver aftales af Teknisk Forvaltning. Såfremt afhentningen af visse fraktioner eks pap og papir uden gener for nogen kan afhentes i ruteafhentning i bestemte tidsintervaller kan dette aftales med de enkelte bebyggelser. 5.5 Transport og aflevering af storskrald, genbrug og haveaffald Det indsamlede affald skal, uden på noget tidspunkt at blive blandet med andet affald transporteres til anlæg anvist af Herlev Kommune. Dog skal småt brændbart køres til I/S Vestforbrænding, Ejbymosevej 219 Glostrup. I/S Vestforbrænding har åbent i tidsrummet mandag fredag kl 07.00 15.30 og lørdag kl 07.00 13.00. Hvis der ikke er mulighed for at komme af med affaldet på anlægget, skal affaldet efter I/S Vestforbrændings anvisning køres til et andet anlæg. 6
6 Afhentning af storskrald, genbrug og haveaffald. 6.1 Afhentningen af storskrald, genbrug og haveaffald skal foregå sådan, at de enkelte fraktioner holdes adskilte. 6.2 Afhentningen og indsamlingsmateriellet skal afpasses så det passer til kommunens sorteringsvejledning. Se beskrivelse af ordningerne i bilag 5. 7
7 Krav til service og kvalitet i opgaveløsningen 7.1 Afhentning af storskrald, genbrug og haveaffald, samt farligt affald Renovatøren skal indsamle alt storskrald, genbrug og haveaffald, som er omfattet af Herlev Kommunes indsamlingsordning. Hvis sorteringen ikke er i orden, skal renovatøren lægge en seddel i bebyggelsens postkasse. 7.2 Afhentning og transport af affaldet. Afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald skal ske med mindst mulig gene for borgerne. Afhentningen affaldet må kun finde sted mandag til fredag i tiden kl. 7.00 om morgenen til kl 16.00 om eftermiddagen. Såfremt der ved afhentning og/eller transport spildes affald, skal renovatøren fjerne affaldet straks. Der skal kun afhentes storskrald, genbrug og haveaffald fra de ejendomme (husstande, institutioner og erhvervsvirksomheder), som er tilmeldt indsamlingsordningen. Renovatøren skal ved aflevering af affald til modtageanlæg og genbrugsstation overholde alle modtagekrav. 7.3 Afhentning af affaldet under unormale forhold. Ved opgravninger af fortove, veje m.v. i forbindelse med vejarbejde, ledningsarbejder m.v. skal afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald fortsat ske. Parkerede biler på vejarealer må ikke medføre, at afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald ikke finder sted. Ved gentagne problemer skal renovatøren rette henvendelse til kommunen. Ved forsinkelser på grund af vejrforhold, havari eller andet skal renovatøren underrette Herlev Kommune omgående. Godkender Herlev Kommune, at der ikke indsamles og transporteres storskrald, genbrug og haveaffald den pågældende dag, er renovatøren forpligtet til at udføre arbejdet næstfølgende hverdag. Kommunen har ret til at lade tredjemand forestå afhentningen af affaldet, hvis renovatøren måtte være forhindret heri uanset den konkrete årsag hertil. Kan forhindringen henregnes til renovatørens egne forhold, har kommunen ret til at lade tredje mand forestå affaldsafhentningen for renovatørens regning. Kommunen har ikke herved givet afkald på sine kontraktlige beføjelser, som følge af eventuel misligholdelse. 7.4 Kontakten til borgerne Herlev Kommune sørger for den generelle information til borgerne det vil sige information om ordningen, planlagte afhentningsdage, klageadgang m.v. 8
Hvis Regulativ for husholdningsaffald ikke følges af borgeren, skal renovatøren aflevere en seddel med information herom til borgeren i dennes postkasse. Storskrald, genbrug og haveaffald skal dog altid indsamles og bortkøres. Informationssedler om fejlsortering mm til borgerne udarbejdes i samarbejde med renovatøren af Herlev Kommune. Kopi af de til borgerne afleverede sedler skal senest efterfølgende hverdag kl. 9.00 afleveres til kommunen. Hvis borgeren henvender sig til renovatøren skal denne besvare forespørgselen. Ved egentlige klager over det udførte renovationsarbejde eller over manglende afhentning skal renovatøren oplyse om, at der kan klages til Herlev Kommune. Renovatøren er ansvarlig for alle skader, som han selv eller mandskabet måtte forvolde på personer samt privat eller offentlig ejendom under arbejdets udførelse. 9
8 Krav til renovatøren 8.1 Personale Renovatøren antager selv sit mandskab og er ansvarlig for, at personalet udviser korrekt og høflig opførsel, og at personalet er serviceorienteret. Personalet er pålagt tavshedspligt. Renovatørens personale skal ved deres påklædning tydeligt vise tilhørsforholdet til firmaet. Renovatøren optræder som Herlev Kommunes repræsentant over for borgerne ved afhentningen. Firmaets ansatte skal derfor i fornødent omfang kende og kunne vejlede om afhentnings- og regulativforhold ved henvendelse fra borgerne. Fortolkning af regulativets bestemmelser foretages af Herlev Kommune. Renovatøren er ansvarlig for, at personalet opretholder det krævede service- og kvalitetsniveau. Renovatøren skal af hensyn til kontakten til borgerne, bemande sine vogne, så der i hver vogn er mindst én person, der taler dansk Renovatøren skal omgående indsætte nødvendigt ekstra mandskab, såfremt det daglige mandskab ikke er i stand til at udføre opgaverne. Manglende afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald begrundet i sygdom, ferier m.v. accepteres ikke. Såfremt der fremsættes gentagne berettigede klager over renovatørens personale, har Herlev Kommune ret til at forlange vedkommende udskiftet. Renovatørens personale må ikke under nogen form forlange eller modtage godtgørelser eller gaver fra borgerne. Renovatøren skal udpege én eller flere kontaktpersoner, der er ansvarlige for kontakten med Herlev Kommune. Kontaktpersonerne skal have et dybtgående kendskab til arbejdet i firmaet, således at de løbende kan redegøre herfor f.eks. under møder med Herlev Kommune. Ansvars- og ulykkesforsikring for personale afholdes af renovatøren 8.2 Materiel Renovatøren stiller med og vedligeholder selv det til afhentning og transport nødvendige materiel. Herunder lukkede biler med mekanisk på- og aflæsning. Endvidere skal der være kost, skovl og lignende i hver bil til rengøring ved spild. Renovatøren er ansvarlig for, at biler og transportmateriel opfylder Færdselsstyrelsens og Arbejdstilsynets regler. Renovationsbiler til I/S Vestforbrænding skal være monteret med tippelad. Renovationsbilerne skal være tætte og læsses på en sådan måde, at spild under afhentningen og transporten ikke forekommer. 10
Renovatøren skal anvende let diesel eller andet brændstof med tilsvarende lave emissioner til luften, ved samtlige transporter. Renovationsbilerne skal være udstyret med moderne rensningsanordning for udstødningsgas, og dette udstyr skal være vedligeholdt til enhver tid. Renovationsbiler og materiel skal være lovligt forsikrede. 8.3 Kontor m.v. Renovatøren skal råde over telefon, fax samt personale, som kan træffe bindende beslutninger vedrørende den daglige drift. Det skal være muligt for kommunen i tidsrummet kl 7.00-17.00 på alle hverdage øjeblikkeligt at kunne komme i kontakt med renovatøren. Renovatøren skal kunne håndtere kommunikation via e-mail. 8.4 Sikkerhedsstillelse Senest ved underskrivelsen af kontrakten skal renovatøren stille sikkerhed for opfyldelse af sine kontraktlige forpligtigelser. Sikkerhedsstillelsen, der udgør 10% af den årlige opgavesum excl. moms, stilles i form af en garanti fra et pengeinstitut, et forsikringsselskab eller et kautionsselskab. Garantien står til rådighed for Herlev Kommune i tilfælde af misligholdelse eller utidig ophævelse af kontrakten, i det omfang Herlev Kommune må udfylde renovatørens kontraktlige forpligtigelser. Kræver Herlev Kommune sikkerhedsstillelsen taget i anvendelse, skal dette meddeles skriftligt og samtidig til renovatøren og sikkerhedsstilleren med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb. Beløbet udbetales til Herlev Kommune inden 10 arbejdsdage. Sikkerhedsstillelsen frigives, når samtlige mellemværender er reguleret ved kontraktperiodens udløb. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i anvendelse efter kontraktperiodens udløb. 11
9 Samarbejde mellem Herlev Kommune og renovatøren Samarbejdet mellem Herlev Kommune og renovatøren skal bygge på et godt, konstruktivt og tillidsfuldt forhold. I den henseende er nøgleord som løbende kommunikation og ærlighed vigtige. Herudover udgør nedenstående forhold rammerne for samarbejdet mellem Herlev Kommune og renovatøren. 9.1 Opstart i Herlev Kommune Herlev Kommune forventer, at renovatøren har sat sig ind i de lokale forhold, der har betydning for løsning af opgaven afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald samt farligt affald. Renovatørens tids- og arbejdsplan gennemgås på et møde mellem Herlev Kommune og renovatøren 2 uger før kontraktperiodens start. Møder afholdes herefter mindst 2 gange om året. Herlev Kommune forventer, at renovatøren selv sætter sig ind i, hvilke krav modtageanlæggene (forbrændingsanlæg/miljøanlæg m.v.) stiller til affaldet. Herlev Kommune sørger for at de borgere, som er omfattet af opgaven, får information om valget af renovatør. I god tid før opstarten får renovatøren en liste og kort over de bebyggelser, hvor der skal indsamles storskrald mm. Renovatøren og de ansatte, der skal udføre opgaven skal deltage i et opstartsmøde et præsentationsmøde for de ansatte i Herlev Kommune, der har med renovationsordningen at gøre. 9.2 Samarbejde i dagligdagen Herlev Kommune forventer at renovatøren selv tager initiativ til møder med Herlev Kommune, såfremt der er forhold, som firmaet bliver opmærksom på, og hvor der er behov for nye initiativer, ændringer eller lignende. Meddelelserne sendes elektronisk via e-mail, på papir eller via diskette. Herlev Kommune giver renovatøren oplysninger om borgere og grundejerforeninger i nødvendigt omfang. 12
10 Prisforhold og betaling 10.1 Afregning for de præsterede ydelser sker efter enhedspriserne i renovatørens tilbudsliste, bilag, samt prisregulering som beskrevet under punkt 11.2. 10.2 Priserne for storskrald og genbrug reguleres efter hvert kvartal i takt med Danmarks Statistiks indekstal for lastbilkørsel og priserne for haveaffald reguleres efter hvert kvartal i takt med indekstal for sække/beholdere/minicontainere tømt med komprimatorbiler. Første gang 1. april 2004. 10.3 Renovatøren er pligtig til uden ret til at kunne opsige kontrakten at acceptere normale ændringer i afhentningsområdet og opsamlingsmateriel, idet det forudsættes, at eventuelle ændringer i tømningssystemerne ingen indflydelse vil få for tidsforbruget og valget af de biler og det materiel, der er taget i brug til den udbudte opgave. 10.4 Betalingen sker månedsvis bagud. De nærmere betalingsvilkår vil fremgå af kontrakten se bilag 1. 10.5 Afregning med modtageanlæg sker direkte mellem anlægget og Herlev Kommune, og skal således ikke være medregnet i tilbudslistens enhedspriser. 10.6 Enhedspriserne skal omfatte alle de ydelser som er beskrevet i udbudsmaterialet. Herlev Kommune forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt at foretage ændringer i mængderne uden at enhedspriserne ændres. Herlev Kommune forbeholder sig således ret til, at udtage enkelte poster helt. 13
11 Tilbudsmaterialets struktur og indhold Med udgangspunkt i beskrivelserne af renovationsopgaven i Herlev Kommune og krav til opgaveløsningen og renovatøren skal denne i sit tilbudsmateriale oplyse nedenstående. Oplysningerne skal angives i den angivne rækkefølge. Alle forhold skal beskrives. 11.1 Prisforhold Renovatøren skal angive en pris for hver af ydelserne i tilbudslisten. 11.2 Materiel Renovatøren skal vedlægge dokumentation for at renovationsbilerne kan overholde krav om miljøvenligt brændstof og rensning i afsnit 8.2 Renovatøren skal vedlægge dokumentation for forsikringer for renovationsbiler og materiel, samt forsikring for skade hos borgeren. 11.3 Drifts- og leveringsforhold Tilbuddet skal vedlægges kopi af erhvervsansvarsforsikring for person- og tingsskade eller tilbud på en sådan (jf. de særlige tilbudsvilkår i afsnit 2). Renovatøren skal redegøre for, hvordan eventuelle driftsproblemer i forbindelse med materielnedbrud, stort sygefravær eller stor udskiftning i arbejdsstyrken vil blive løst. Renovatøren skal redegøre for, hvordan han vil sikre rapportering til Herlev Kommune i tilfælde af eventuelle driftsforstyrrelser. Renovatøren skal angive, hvorvidt han har tilføjelser til udbudsmaterialet, som er nødvendige for løsning af renovationsopgaven. 11.4 Kvalitet og service Renovatøren skal beskrive, hvordan samarbejdet mellem Herlev Kommune og renovatøren kan organiseres. Renovatøren skal beskrive, hvordan firmaet sikrer god kvalitet og høj service i opgaveudførelsen. Renovatøren skal oplyse, hvilke tiltag han gør for at følge udviklingen på affalds- og genbrugsområdet (nye metoder, ny lovgivning m.v.), herunder hvordan medarbejderne ajourføres med udviklingen på området. 11.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold Bekræftelse på at personalet, der skal arbejde med opgaven, er ansat på vilkår der opfylder kravene i afsnit 8.1. Renovatøren skal vedlægge en organisationsplan for den del af virksomheden, der skal udføre arbejdet i Herlev Kommune. Renovatøren skal angive, hvem der i givet fald vil blive kontaktpersoner i forhold til Herlev Kommune - herunder deres organisatoriske placering hos renovatøren. Renovatøren skal redegøre for, hvordan kommunen kan komme i kontakt med ham i tidsrummet kl 7.00 17.00 på hverdage, jf. afsnit 8.3. 14
11.6 Evt. forbehold Renovatøren skal belyse, hvilke forbehold han evt. stiller til udbudsmaterialet, og hvilken betydning det har for prisen, hvis forbeholdene fjernes. 15
12 Tildelingskriterium Renovationsopgaven (afhentning og transport af storskrald, genbrug og haveaffald i Herlev Kommune) gives til den renovatør, afgiver det for Herlev Kommune biligste tilbud. 16
13 Bemærkninger til tilbudslisten Den vedlagte tilbudsliste er delt i 3 dele: Hovedtilbudslisten med den samlede tilbudssum, dato og underskrift. Del A med enhedspriser Del B med Herlev Kommunes anmodning om alternative tilbudspriser Del C til brug for renovatørens eventuelle alternative tilbud og eventuelle forbehold. 17