At skabe en ny kommune Erfaring og læring med afsæt i Holbæk kommune Oplæg på Københavnseminaret for rådmenn 23-25 august 2015
> At skabe en ny kommune Til indledning Den danske kommunalreform Lidt om mig Historien om Holbæk Kommune Højt til loftet (2004, 2007) Tid til strategisk tænkning og handling (2010) En stærk medspiller (fra 2015) Refleksioner over det, vi har gjort og lært undervejs
Til indledning Den danske kommunalreform Forhistorien Forberedelser 2004-06 I kraft 1. januar 2007 Fra 271 til 98 kommuner Fra 14 amter til 5 regioner Julie Becher Cand.scient.soc. Master of Public Policy Ansættelser i ministerium (styrelser og departement), amt og kommune Nu chef for kerneopgaven Uddannelse til alle unge
4
Højt til loftet
Forhistorie og forberedelse De tre mindste kommuner drøftede mulige senarier og tog initiativ til møde Svinninge 6.663 Holbæk 36.072 Møde for de fem kommuners Økonomiudvalg Tornved 9.131 Jernløse 6.106 Mindste kommuner var vært Tølløse 10.068 Folketal 2006 i alt 68.040 (2015: 69.035)
> Vommevad-erklæringen - januar 2004 Evt. kommunesammenlægning: Etiske spilleregler De 5 kommuner har indledt forhandlinger og undersøgelser med henblik på en evt. kommunesammenlægning. Samarbejdet er udsprunget af de samhørsforhold der historisk binder området sammen, og de fælles konkrete samarbejder kommunerne har gennemført i de senere år. De 5 kommuner har indledt forhandlinger om en evt. frivillig kommunesammenlægning i tillid til, at det sker efter følgende spilleregler: Der er tale om en fusionsproces blandt ligeværdige parter på frivillig basis Åbenhed er midlet mod myter og rygter i processen Tryghed og overblik skabes gennem højt informationsniveau Overholdelse af aftaler holder sammen på fællesskabet Fælles udmeldinger hindre misforståelser Helhedens og fællesskabets interesser understøttes Dialog er vejen til fælles forståelse
> Vommevad konklusion - januar 2004 Mere politik mindre administration Mere dialog med borgerne Større åbenhed større borgerindflydelse Bedre kommunikation Deling af myndighed og serviceproduktion Forvaltningens politiske indflydelse svækkes
> Højt til loftet vision og mening: vi vil noget nyt Det Målgrupperne fordelene for er borgerne mange, og bl.a. brugerne, der er ledetråden for at skabe Borgere nogle vil synes, det en ny kommune. Det ambitiøse, men er godt, andre vil føle sig realistiske berøvet pejlemærke den velfærd, for den de kender nye kommune er, at den medvirker til at skabe Medarbejdere : nogle vil tænde på Mere at være og bedre med, velfærd andre vil føle sig Mere truet demokrati på brødet og indflydelse Bedre offentlig service Interessegrupper Mere for skatten vil være vagthund Større åbenhed til omverdenen Større boligudbygning Presse vil være jagthund Mere at leve af Budskaberne er flere, bl.a. Borgerne skal have kvalitet i velfærden Kommunen skal bruge færre penge Medarbejderne skal opleve trivsel og arbejdsglæde
Højt til loftet vision for struktur: by og opland Holbæk by er kommunens attraktive og dynamiske center for handel, service og arbejdspladser, dens sociale og kulturelle mødested. Et kraftcenter for hele Nordvestsjælland Oplandet er 17 selvstændigt bæredygtige lokalsamfund, hver med deres egen serviceforsyning og mødesteder, hver med et fællesskab der løfter fælles, lokale opgaver
> Grundlæggende værdier Højt til loftet Målgrupperne er mange, bl.a. Budskaberne er flere, bl.a. Vi tager afsæt i de Den tætte dialog med borgere Borgere nogle vil synes, det og Borgerne brugere er skal det have vigtigste middel er og godt, den andre enkeltes vil valg føle sig til kvalitet at udvikle i velfærden service og velfærd berøvet den velfærd, de kender Kommunen skal bruge Medarbejdere nogle vil tænde færre penge på at Vi være vil skabe med, bedre andre forudsætninger vil føle og rammer sig truet for det på gode brødet liv i et udviklingsorienteret Medarbejderne skal opleve fællesskab til gavn for den enkelte trivsel og arbejdsglæde Interessegrupper vil være vagthund Vi skaber plads til udvikling af Presse vil være jagthund menneskelige ressourcer forskelligheder med respekt for lige muligheder
Voksne 18 år > Den politiske struktur #1 Sundhed DGI 2009 Byråd Kommunalbestyrelse Stående udvalg Projekt udvalg Dialog udvalg
> Styringsmodel #1 Styringsdokumenter Lovgivning Lovpligtig dataindberetning Styringsinformation Vision Kommuneplan/områdeplan/lokalplan Styrelsesvedtægt byråd Kommissorium for stående udvalg og dialogudvalg Styrelsesvedtægter for brugerorganer Principper for lokalfora Servicemål og servicekvaliteter Principper og værktøjer for Sagsstyring (bl.a. ESDH) Økonomistyring (bl.a. budget) Personalepolitik Medaftale Lean Information og kommunikationsstrategi Selvbetjeningssystemer Andre fælles udviklede strategier og værktøjer Kontrakt Åbne temamøder BYRÅD Åbne Projektudvalg Dialogudvalg LOKALFORUM Enhedsinst. Boldklub Dialogudvalg Dialogudvalg Dialogudvalg Dialogudvalg Dialog Andre foreninger Gymnastikforening Borger Borger Borger ØU Ældre- Rådsrepr. Målopfølgning og evaluering Metodeopfølgning og evaluering Bruger/borger evaluering Ressource-Effekt analyser Opfølgning og regnskab for Økonomi Miljø Sundhed Demokrati Personaleregnskab: Kompetenceudvikling Sundhed Arbejdsmiljø Løn Kontrakt Lokal vision Principper Delmål Lean -arbejdsgangsbeskrivelser Budget Bestyrelse/råd Afdeling/institution Chef/medarbejdere Produktion af Kommunal service og myndighed Regnskab Budgetopfølgning Måltal Aktivitetsnøgletal Brugerundersøgelser Arbejdsgangsanalyser Ressource-aktivitet-effekt analyse Praksisforskning/evaluering/ Metodeudvikling
> Byg din kommune Til borgere, medarbejdere, virksomheder m.fl: Med udgangspunkt i jeres egen opgave skal I diskutere, på hvilken måde I, med udgangspunkt i visionen, ser en fremtidig organisering af opgaven, når der skal sikres økonomisk, faglig og demokratisk bæredygtighed. Diskuter fremadrettet, åbent og kreativt lad gamle forestillinger falde og skab nye sammenhænge og muligheder med udgangspunkt i visionen.
> Organisation version 1 Målgrupperne er mange, bl.a. Der blev taget udgangspunkt i følgende: Borgere nogle vil synes, det er godt, andre vil føle sig berøvet den velfærd, de kender To overordnede principper: Medarbejdere nogle vil tænde på at være med, andre vil føle sig truet på brødet Interessegrupper ligebehandling vil være vagthund Budskaberne er flere, bl.a. Borgerne skal have kvalitet i velfærden Kommunen skal bruge færre penge 1. En organisation med kompetence, ansvar og beslutningskraft i den enkelte institution og afdeling Medarbejderne skal opleve 2. En organisation med sikring af borgerens trivsel retssikkerhed og arbejdsglæde og Samt Presse 11 principper vil være jagthund for en Hovedstruktur som servicestrategi
> Organisation version 1 hovedstruktur som servicestruktur Målgrupperne er mange, bl.a. Borgere nogle vil synes, det er godt, andre vil føle sig berøvet den velfærd, de kender Medarbejdere nogle vil tænde og helhedspræget på at være med, andre vil føle sig truet på brødet Interessegrupper vil være vagthund Presse vil være jagthund Budskaberne er flere, bl.a. 1. Opgaverne løses tæt på borgerne Borgerne skal have 2. Den grundlæggende service etableres i lokalområderne kvalitet i velfærden 3. Brugerbestyrelserne sikres øget kompetence 4. Borgerne oplever kommunens indsats som sammenhængende Kommunen skal bruge færre penge 5. Borgernes retssikkerhed og ligebehandling Medarbejderne sikres skal opleve 6. Ydelser er deklarerede, også når trivsel de er forskellige og arbejdsglæde 7. Den kommunale service skal være kendetegnet ved en høj grad af kvalitet og effektivitet, faglig og økonomisk bæredygtighed
> Organisation version 1 hovedstruktur som servicestruktur Målgrupperne er mange, bl.a. Borgere nogle vil synes, det er godt, andre vil føle sig berøvet den velfærd, de kender Medarbejdere nogle vil tænde på at være med, andre vil føle sig truet på brødet Interessegrupper vil være vagthund Presse vil være jagthund Budskaberne er flere, bl.a. 8. Borgernes indflydelse på udviklingen Borgerne af deres skal have lokalsamfund støttes gennem nye samarbejdsformer kvalitet i velfærden 9. Der sikres nyt fokus på kultur og idræt som grundlag for Kommunen skal bruge fællesskab og medansvar, trivsel og færre integration penge 10. Der sikres mulighed for at træffe valg omkring udførelsen af de kommunale opgaver Medarbejderne skal opleve trivsel og arbejdsglæde 11. Serviceniveauer skal fastlægges og udvikles og stordriftsfordele skal indhøstes gennem en konstruktiv dialog med borgere, brugere og ansatte i Ny Holbæk Kommune
HR proces op til sammenlægning Ledelsessystemet på plads først (direktion, samtaler med ledere, udpegning af ledere) Herefter medarbejdere Kortlægning af kompetencer og ønsker via IT kompetenceportal Lov om virksomhedsoverdragelse alle garanteret job Fælles hjemmeside: KomSammen Sammenlægningssekretariat til at understøtte NyHolbæk direktion og sammenlægningsudvalg
Ny Holbæk Kommune - Organisationsdiagram Direktion Niels Elmer Hansen (kommunaldirektør) Anders Asmind Andersen - Erik Kjærgaard Andersen Karen Jacobsen - Kenn Thomsen Lisbeth Moltzen - Torben Mortensen IKT Bo Von Jensen Indkøb Henrik Nielsen Jura og Ejendomme Marianne Bruhn Rasmussen Kompetenceudvikling Felone Munch Borgervejleder Løn og Personale Jette Boye SKUP Maria Hamilton Brown Økonomi Niels Olsen Vej og Park Jens Østergaard Forsyningen Holger Prehn Prehnum Borgerservice Torben Rasmussen Musikskolen Tom Greenfort Tandplejen Sonja Jensen Biblioteket Bjørn Ulrik Larsen Ungdomsområdet Søren Myrup Pedersen Sundhedsplejen Lilian Faxholm Ressourcecentret Flemming Christensen Myndighed Teknik og miljø Jeppe Søndergaard Personrelateret myndighed Lone Nygaard Jensen Specialydelser / Institutioner Voksne Jobcenter Bruno L. Hansen Frit Valgsenheden Jens Chr. Frederiksen Pleje og Omsorgsenheden Hanne Støvlbæk Specialydelser / Institutioner Børn Enhedsinstitutioner Børn
20
Evaluering af den politiske og administrative hovedstruktur 2008 Den nye kommune er en realitet Processen frem mod sammenlægningen var givende Loyalitet og lyst til at gøre arbejdet Vi siger vi nu Lokaldemokratiet fungerer Det er virkelig lykkedes at finde en 6. vej Dialogmodellen samler alle Modellen fungerer alle aktører værdsættes for en seriøs indsats Konsulentens noter ved præsentation af indtrykkene fra interview-runden for evalueringsgruppen, 26. marts 2008
Evaluering, fortsat Byrådsarbejdet fungerer kun til dels Politikernes styringshåndtag er ikke på plads Udvalgenes rolle er ikke på plads Der er ubalance mellem drift og udvikling Begrænset fokus på kommunens fremtid Den administrative ledelse fungerer kun til dels Der mangler faglig dialog mellem politikere og ledere Direktionen mangler helhedspræg og klart mandat til at lede Dialog, høringer og information fungerer ikke efter hensigten Begrænset fokus på organisationens fremtid Konsulentens noter ved præsentation af indtrykkene fra interview-runden for evalueringsgruppen, 26. marts 2008
Forudsætninger, vi med fordel kunne vurdere igen Politik og administration kan og bør skilles ad Ja, måske men Politik kan og bør fortrinsvis drøftes i Byrådet Ja, måske men Dialogen mellem fagfolk og politikere kan langt ad vejen håndteres i lokal-fora ene Ja, måske men Silo-tænkningen kan imødegås ved en direktion uden forvaltninger Ja, måske men Konsulentens noter ved præsentation af indtrykkene fra interview-runden for evalueringsgruppen, 26. marts 2008
Tid til strategisk tænkning og handling TID TIL STRATEGISK TÆNKNING OG HANDLING
Brug for at få styr på Politisk betjening (byråd uden tillid til administration) Økonomien (i frit fald centralisering som svar) Ledelse (fra mange til færre) Brug for en ny start for et nyt byråd og en ny borgmester med politikudvikling - En ny vision - Fra servicemål og servicekvaliteter til politikker og administrationsgrundlag Fravær og fremmøde
Fem principper bag en ny organisation Strategisk ledelse i tanke og handling Fokus på tydelige mål og resultater Klar fordeling af det ledelsesmæssige ansvar Tydeligt og forpligtende samspil også med omverdenen Kvalitet i betjeningen af det politiske niveau
28
En stærk medspiller
Politisk aftale juni 2013: Holbæk i Fællesskab Vi skal innovere opgaveløsningen: Mere for mindre - for og med borgeren Vi skal være kommune på en ny måde: Fra myndighed til medspiller Fokus på kerneopgaver fremfor på fagområder: Bruge vores faglighed til at løfte kerneopgaven Det handler om mennesker fremfor sager og om en positiv og aktiv tilgang til service og samarbejde Det handler om at bruge kræfterne på det rigtige på det der bidrager til at løfte kerneopgaven Og det handler om at være politiker, administration og borger på en ny måde. At nytænke og løfte i fællesskab
> Vi bygger på Målgrupperne er mange, bl.a. Borgere nogle vil synes, det er godt, andre vil føle sig berøvet den velfærd, de kender Medarbejdere nogle vil tænde på at være med, andre vil føle sig truet på brødet Interessegrupper vil være vagthund Budskaberne er flere, bl.a. Borgerne skal have kvalitet i velfærden Kommunen skal bruge færre penge Medarbejderne skal opleve trivsel og arbejdsglæde Presse vil være jagthund
Holbæk i Fællesskab Nye veje til innovation og effektivisering Mere med flere Omstillinger og projektudvalg måske på vej til en ny politisk struktur
Titel på foredrag
Titel på foredrag
Seks kerneopgaver Kerneopgaven er det, vi er sat i verden for at skabe for og med borgerne Fællesskab et ansvar vi deler, og som alle bidrager til Læring og trivsel Uddannelse til alle unge Alle kan bidrage Aktiv hele livet Ansvar for fremtiden Byrådet, oktober 2014
Kerneopgave = Det, vi skal vurdere, om vi lykkes ud fra
Kerneopgave = Hvad ville hvem mangle i morgen, hvis vi ikke var her?
Aktiv hele livet -Sundhed & Omsorg Holbæk Kommune delt i 2 geografiske områder Bosteder, hjemmepleje og hjemmevejledning, plejecentre, dagcentre og aktive centre 3 tværgående enheder Bevilling og hjælpemidler central bevilling og specialrådgivning Økonomi og administration Effekt og faglig udvikling 2 tværgående enheder, der dækker hele kommunen Folkesundhed sundhedsindsatser og medfinansiering Sundhed og træning genoptræning, sundhedscenter, god mad til alle, plejehotel og akutteam
Ansvar for fremtiden - Vækst og Bæredygtighed Miljø og planer: Tilsyn med virksomheder og landbrug Naturbeskyttelse og grundvand Affald og jordforurening Fysisk planlægning og byggesagsbehandling Beredskab Ejendomme: Drift, vedligeholdelse og energioptimering Byg og anlæg samt køb og salg Forsikring og risikostyring Kommunale veje og trafik: Drift og vedligeholdelse, parkering Vej og Park, herunder vintertjeneste Kollektiv trafik og havnedrift
Uddannelse til alle Ungdommens uddannelsesvejledning Ungdomsskole og uddannelsesindsats - til unge i og tæt på uddannelse Fritid, forebyggelse og undervisning Uddannelses- og socialfaglige indsatser - for unge, der skal blive klar til uddannelse Én indgang, uddannelseshjælp, ressourceforløb og rehabilitering, støtte-kontakt, mentorer og frivillige, virksomhedssamarbejde Specialindsatser - til unge hvor personlige/sociale udfordringer skygger for vejen til uddannelse Kommunikationscenter inkl. hjerneskadeindsats, Særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse, døgn- og botilbud, efterværn, mental sundhed (støttekontakt, mentor, rådgivning, botilbud)
Alle kan biddrage Beskæftigelse & Borgerservice Beskæftigelseindsatsen Jobformidling, opkvalificering, arbejdsevneudvikling, rehabilitering, mentorstøtte, integration og virksomhedskontakt Understøttende socialpsykiatrisk indsats Misbrugsbehandling, socialpædagogisk støtte og aktivitet Borger- og ydelsesservice Borger- og kontaktcenter for hele kommunen, kontanthjælp og enkeltydelser
Læring og Trivsel - Børn og Familier Dagtilbud, skole, SFO almene tilbud specialskoler- og børnehave Socialfaglig forebyggelse og myndighed Familiecenter 0 15 år Familiehus og skole-behandlingshjem Læring og sundhedsfremme Børnekonsulentcenter (understøtter dagtilbud og skoler (PPR)) Sundhedspleje og Tandpleje Central udviklingskraft Fagcenter for læring og trivsel
De tværgående stabe Ansvar for fælles retning samt helhed og sammenhæng i ledelse og udvikling Understøtte nødvendige omstillinger og effektiviseringer Medvirke til styring og sammenhæng mellem økonomi, aktivitet og effekt Ansvar for involverende og tværgående samarbejde, koordinering og kommunikation Strategi & Udvikling Økonomi & Effekt Koncernservice
Link til lille fil med præsentation af dialogmodel: https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=ke1vmphbyzs
47
Refleksioner over det, vi har gjort og lært undervejs Brugere og borgere Politik og administration Organisation og ledelse Økonomi og effekt Fravær og fremmøde
www.holbaek.dk/frivillighed www.holbaek.dk/demokratieksperimentariet www.holbaek.dk/faellesskab www.holbaek.dk/om-kommunen www.holbaek.dk/politik Julie Becher Chef for kerneopgaven Uddannelse til Alle Unge Holbæk Kommune