Quickguide 09.07.2013 Udsøgning af betalinger - kreditorer Indhold 1 Hvornår?... 1 2 Hvad?... 1 3 Processen:... 2 3.1 Danne betalingsforslag... 2 3.2 Beskrivelse af felter... 3 3.3 Opsætning af kriterier for udskrift... 4 3.3.1 Afvigelsesliste... 4 3.3.2 Manuelle fakturaer... 5 3.3.3 Specifikationsliste... 6 3.4 Slette linier... 7 3.5 Afstemme modkonto... 7 3.6 Betale posterne... 8 1 Hvornår? Quickguiden tages i brug, når institutionen skal udsøge kreditbetalinger. 2 Hvad? Beskrivelse af arbejdsgangen i forbindelse med indtastning af en købsfaktura. Side 1 af 9
3 Processen: Udsøgningen sker via Køb\Ordrebehandling\Udbetalingskladder PM. Følgende vindue kommer frem. 3.1 Danne betalingsforslag Ved tryk på knappen Betaling og valg af Lav forslag kan man få Navision til at danne et betalingsforslag ud fra forskellige afgrænsningskriterier. Den viste side er fanen: Indstillinger. Feltet Sidste Betalingsdato skal altid udfyldes. Der er desuden mulighed for at afgrænse på fx Kreditor-betalingsgruppe, Betalingsmetode, på én eller flere kreditorer. Dette gøres under de andre faner. Sidste betalingsdato under fanen indstillinger angiver, hvor langt frem i tiden, Navision skal fremsøge de betalinger, som er godkendt og klar til betaling. Ovenstående eksempel Side 2 af 9
vil fremsøge alle kreditorbetalinger med forfaldsdato = blank eller en dato frem til 20-12-2011. Tryk på OK, og nedenstående vindue kommer frem. Navision har nu gennemgået alle kreditorbetalingerne og opsætter de betalingslinier, som opfylder de afgrænsningsmuligheder, der er vist i ovenstående eksempel. 3.2 Beskrivelse af felter Feltet yderst til venstre fortæller, om betalingen er Valid. Hvis der er noget galt med de indtastede oplysninger (fx hvis kreditors betalingsoplysninger mangler), vil status være Fejl. Det næste felt fortæller, hvilken forfaldsdato kreditorbetalingen har. Derefter er der feltet B.. for Betaling. Det er muligt at klikke på feltet for at få en oversigt over, hvilke bilagstyper der findes. Endelig vises bilagsnummeret samt kreditornummer. Beskrivelsen viser hvilket bilagsnummer, den bogførte købsfaktura har og så vises beløbet som udbetales. Står der minus foran beløbet, vil Betalingsstatus have status fejl, da der så er tale om en købskreditnota. Denne skal udlignes, før betalingsforslaget kan sendes til banken. Yderst mod højre i kladden vises, hvilken modkonto (bankkonto) pengene bliver trukket fra og endelig vises det oprindelige bilagsnummer, betalingen er indtastet på. Side 3 af 9
3.3 Opsætning af kriterier for udskrift 3.3.1 Afvigelsesliste Efter betalingsudsøgningen er kontrolleret mv. udskrives rapporten Tjek original Dokument. Dette gøres ved at klikke på knappen Bogføring eller tryk Alt+B og vælg Tjek original Dokument. Nedenstående vinduer giver mulighed for at udskrive/sortere udskriften. Man kan bl.a. vælge kun at få vist afvigelser, dvs. Navision går ind og sammenholder betalingsoplysning på den enkelte betaling i Udbetalingskladden med betalingsoplysning på den enkelte købsfaktura, som ligger i Indgående Købsdokument. BEMÆRK - dette kræver at købsfakturaen er indkommet via et dokumenthåndteringssystem (eks. Indfakt, GateTrade, eprocurement m.fl.). Side 4 af 9
Klik Vis Udskrift for at se rapporten. Her ses et eksempel på rapporten, hvor der er afgrænset på Vis afvigelser. Da alle købsfakturaerne er lagt ind i Navision manuelt, vil alle betalingerne komme frem i denne rapport. 3.3.2 Manuelle fakturaer Ved manuelle købsfakturaer sættes flueben i Betalingsoplysninger fra udbetalingskladden, samt i Kun manuelle faktura under fanen Indstillinger. Rapporten vil da eksempelvis komme til at se således ud. Side 5 af 9
3.3.3 Specifikationsliste Det er også muligt at danne en specifikationsliste ved at klikke på knappen Bogføring eller tryk Alt+B og vælg Specifikationsliste. Ovenstående billeder giver mulighed for at udskrive/sortere udskriften, man kan vælge enten at udskrive listen på printer eller blot Vis udskrift, men da specifikationslisten viser betalingerne er det nok en god idé at printe udskriften. Her ses et eksempel på en specifikationsudskrift. Da det er markeret, at udskriften skal vise betalingsoplysninger, vises de for hver enkelt betaling. Side 6 af 9
3.4 Slette linier Hvis der er en/flere linier, som endnu ikke skal bogføres, markeres linien og der trykkes F4 (slet) den markerede linie vil så være slette, men vil selvfølgelig blive hentet ind, når der foretages en ny udsøgning. 3.5 Afstemme modkonto Ved at klikke på knappen Bogføring eller Alt+B er der mulighed for at vælge en afstemning af modkontoen (Bank). Den viser hvad saldoen vil være på bankkonto efter bogføring af udbetalingskladden. Side 7 af 9
3.6 Betale posterne Når betalingerne er kontrolleret mv. klikkes på knappen Betaling eller Alt+T og vælg Betalingsoversigt eller tryk F5. Herefter klikkes på knappen Funtion eller Alt+N og nedenstående vindue fremkommer. Her kan man så vælge at sende betalinger enten sende de enkelte markede linier eller alle linierne på én gang, herefter tryk OK. Her kan man så vælge at sende betalinger enten sende de enkelte markede linier eller alle linierne på én gang, herefter tryk OK. Side 8 af 9
Ovenstående betyder, at betalingerne ikke er godkendt/klarmeldt, dette gøres ved at klikke på knappen Funktion og vælg Godkend og Send, herefter tryk på Yes/Ja. Igen skal man vælge om denne handling skal gælde for hele oversigten eller kun for de markerede linier, herefter tryk OK. Side 9 af 9