Udbudsbetingelser EU-udbud af kontrakt på elektroniske dørlåse til Lemvig Kommune Side 1 af 12
1 Indledning Nærværende udbud vedrører anskaffelse af elektroniske dørlåse til Lemvig Kommune. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S 124-226965, der kan findes på http://ted.europa.eu. 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Lemvig Kommune Rådhusgade 2 7620 Lemvig Telefon: 96 63 12 00 Mail: lemvig@lemvig.dk http://www.lemvig.dk/ Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til nedenstående person, som er Lemvig Kommunes rådgiver i forbindelse med gennemførsel af udbuddet: Tolstrup & Hvilsted Att.: Mathias Grøn Livøvej 10a 8800 Viborg E-mail: kontakt@tohv.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Kontrakt o Kontraktbilag A Kravspecifikation o Kontraktbilag B Prisskema o Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse Side 2 af 12
Bilag 2 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Erklæring vedr. underleverandørers ressourcer Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Databehandleraftale Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 6.1.1. Bemærk, at tilbudsgiver i Kontrakten og Kontraktbilagene er benævnt Leverandøren. 4 Definitioner Udbudsmaterialet arbejder med en række begreber, der defineres som følger: System IT-baseret system, hvorfra det er muligt at administrere opsætningen af administratorer, superbrugere og brugere, overvåge system og tildele adgange og nøgler mv. Løsningen Den samlede tilbudte løsning. Dermed både System, Nøgle og Lås. Nøgle Den adgangsgivende enhed. Lås Den fysiske elektroniske dørlås. Administratorer Kan administrere rettigheder til både superbrugere og brugere, overvåge System, foretage udtræk af log oplysninger samt tildele og fjerne adgange mv. Superbrugere Kan administrere rettigheder til brugere, overvåge System, tildele og fjerne adgange. Brugere Personer som skal have adgang til de hjemmeboende borgere, der modtager hjemmehjælp. Disse personer kan være såvel kommunens ansatte såvel som private leverandører, som skal levere en visiteret ydelse. GSM enhed Enhed der indgår i selve låsen til styring af denne. Side 3 af 12
Arbejdsdag Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. Anlægsudgift Omfatter pris for 410 stk. låse, pris for implementering og uddannelse, pris for System, pris for opsætning af 410 stk. låse, pris for evt. batterier til 410 stk. låse, pris for batterier til evt. 410 stk. GSM enheder og pris for evt. fysisk adgangsgivende enheder. Anlægsudgiften angår kun initialorden på 410 stk. låse. 5 Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for kontrakten. Lemvig Kommune ønsker at indgå kontrakt med én leverandør på indkøb af elektroniske dørlåse med tilhørende System til brug hos hjemmeboende borgere, der modtager hjemmehjælp. For at kunne hjælpe disse borgere er det nødvendigt for hjemmeplejen, at kunne få adgang til borgerens bolig, også i de tilfælde hvor borgeren ikke selv kan åbne døren. De elektroniske dørlåse skal erstatte den nuværende adgangsløsning, der består af en større mængde nøgler i nøglebokse, der uddeles til de ansatte efter behov. Overordnet betragtet, skal løsningen lette adgangen til borgerens hjem, være simpelt at håndtere i hverdagen, brugervenligt, sikkert og mindske tidsforbruget til kørsel og administration, for derved at frigøre tid og ressourcer til borgernære formål. Lemvig Kommune ønsker overordnet en løsning, der er funktionel og brugervenlig, både i forhold montering, den daglige brug samt det personale, der beskæftiger sig med administrationen af Systemet. Lemvig Kommune vil indledningsvis indkøbe 410 stk. låse (initial ordre) inklusiv tilhørende System. Herudover skal Lemvig Kommune have mulighed for at tilkøbe yderligere låse i kontraktens løbetid på samme vilkår som er gældende for initialordren. Tilbudsgiver skal forestå hosting af Systemet, implementering samt undervisning af et nærmere defineret antal personer jf. Kontraktbilag A Kravspecifikation. Endvidere skal tilbudsgiveren forestå opsætning af initialordren på 410 stk. låse. Lemvig Kommune vil selv forestå opsætning af efterfølgende indkøbte låse. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Kontraktbilag A Kravspecifikation. Den samlede anskaffelse indkøbes for en periode på 3 år fra kontraktunderskrift med mulighed for forlængelse i 3 x 12 måneder. Side 4 af 12
Lemvig Kommune forpligter sig i den angivne periode til at købe det af udbuddet omfattede hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår. 5.1 Budgetramme Lemvig Kommune har en samlet maksimal budgetramme for Anlægsudgiften på DKK 1.200.000 ekskl. moms. Dette betyder, at Lemvig Kommune vil afvise samtlige tilbud, som overstiger budgetrammen. I Kontraktbilag B udregnes den samlede Anlægsudgift automatisk. 5.2 Demonstrationsmodel Sammen med tilbuddet skal tilbudsgiver uden beregning aflevere en demonstrationsmodel af den tilbudte løsning. Dette indbefatter både Systemet og Låsen. Tilbudsgiver bedes i den forbindelse vedlægge: 1) En vejledning til montering af den Låsen. 2) En vejledning i tilgang til webapplikation, opsætning og brug af Systemet herunder login 3) En vejledning til brugen af den Låsen. 4) Eventuelle nødvendige batterier for at batteridrevet lås eller GSM enhed er operativ + et ekstra sæt batterier. Bemærk at den fremsendte demonstrationsmodel ikke må være monteret på dør/mockup. Demomodellen skal være pakket på samme måde som ved kommende køb, da udpakning og montering vil indgå i vurderingen af den tilbudte løsning jf. afsnit 8, underkriterium funktionalitet og brugervenlighed. Demonstrationsmodellen kan efter udbuddets afslutning afhentes af tilbudsgiver efter aftale med Lemvig Kommune. 6 Proces 6.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED D. 26.06.2015 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet D. 10.08.2015, kl. 12.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål D. 21.08.2015 Side 5 af 12
Tilbudsfrist D. 28.08.2015 kl. 12.00 Forventet udsendelse af underretning og standstill Uge 38 (18/9-2015) Forventet kontraktindgåelse Uge 40/41 Kontraktstart D. 15.10.2015 6.1.1 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes pr. e-mail til kontakt@tohv.dk, med emnet: "Spørgsmål EU-udbud af elektroniske dørlåse til Lemvig Kommune senest den 10.08.2015, kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Lemvig Kommune at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Lemvig Kommunes hjemmeside på adressen http://www.lemvig.dk/udbud. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 6.1.2 Underretning og standstill Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4. Kontraktindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 6.1.3 Kontraktindgåelse Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Kontrakt (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet udbud. Kontrakten regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Side 6 af 12
6.1.4 Databehandleraftale I forbindelse med kontraktindgåelse underskriver Lemvig Kommune og den valgte tilbudsgiver databehandleraftalen i Bilag 6. 6.2 Tilbudsevaluering 6.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Lemvig Kommune indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. 6.2.2 Vurdering af under- og delkriterier De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 8. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Lemvig Kommune fastsatte under- og delkriterier. 7 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet. 1. Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet (tilbudsgivers fulde navn og CVR-nummer) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2. 2. Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Side 7 af 12
o Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en positiv egenkapital. 3. Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år, og bedes indeholde følgende oplysninger i. Navn på den offentlige myndighed/private aktør: ii. Kontaktperson for den offentlige myndighed/private aktør, herunder telefonnummer og/eller mail-adresse iii. Kontraktperioden (såfremt denne oplysning foreligger) iv. Samlet omsætning for leverancen (såfremt denne oplysning foreligger) v. Beskrivelse af leverancen Ved sammenlignelige leverancer forstås levering af elektroniske dørlåse med et fælles elektronisk administrationssystem til kommuner til brug hos hjemmeboende borgere, der modtager hjemmehjælp Skønner Lemvig Kommune, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Lemvig Kommune sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. Lemvig Kommune henleder opmærksomheden på, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 7.1 Konsortier og underleverandører 7.1.1 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger i afsnit 7, nr. 1-3 angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver, Lemvig Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 7.1.2 Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. I så fald skal ovenstående oplysninger i afsnit 7, nr. 2 og 3 angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver underleverandør. Endvidere skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 4). Side 8 af 12
7.2 Forsikring Den valgte tilbudsgiver er fra kontraktstart forpligtet til at have etableret en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 5 millioner. Den valgte tilbudsgiver skal foretage genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette. Lemvig Kommune kan når som helst kræve dokumentation herfor. 8 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underog delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund: Underkriterier Økonomi Vægtning i procent 30-40 % Underkriteriet Økonomi vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B Prisskema. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag B Prisskema i overensstemmelse med vejledningen hertil. Den samlede evalueringssum udregnes efter følgende formel: ((Pris pr. Lås x 410 stk. låse) + (pris for implementering og uddannelse) + (pris for System) + (pris pr. år for hosting/drift af System x 6 år) + (pris pr. Lås for montering/opsætning inkl. evt. monteringsdele x 410 stk. Låse) + (pris for batteri til Lås x levetid per batteri i måneder x 72 måneder x antal batterier før Lås er operativ x 410 stk. låse) + (pris for batteri til GSM enhed x levetid per batteri i måneder x 72 måneder x antal batterier før GSM enhed er operativ x 410 stk. Låse) + (pris for nøgle/nøglekort eller anden fysisk adgangsgivende enhed nr. 1 x 50 nøgler) + (pris for nøgle/nøglekort eller anden fysisk adgangsgivende enhed nr. 2 x 50 nøgler) + (pris for nøgle/nøglekort eller anden fysisk adgangsgivende enhed nr. 3 x 50 nøgler) Side 9 af 12
Funktionalitet og brugervenlighed 40-50 % Underkriteriet Funktionalitet og brugervenlighed vil blive vurderet på baggrund af de oplistede delkriterier til den tilbudte løsnings funktionalitet og brugervenlighed i Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse. Delkriterium 1, 2 og 3 (samlet vægt: 50 %) Der foretages en samlet vurdering af delkriterium 1, 2 og 3 ud fra: o afprøvningen af den tilbudte løsning o tilbudsgivers besvarelse Delkriterium 4, 5 og 6 (samlet vægt: 50 %) Der foretages en samlet vurdering af delkriterium 4, 5 og 6 ud fra tilbudsgivers besvarelse. Fremtidssikring 10 % Underkriteriet Fremtidssikring vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af de oplistede ønsker til fremtidssikring af den tilbudte løsning i Kontraktbilag C - Tilbudsbesvarelse. Der foretages en samlet vurdering af underkriteriet. Implementerings- og undervisningsplan 10 % Underkriteriet Implementering- og undervisningsplan vil blive vurderet på baggrund af den tilbudte implementerings- og undervisningsplan beskrevet i Kontraktbilag C Tilbudsbesvarelse. Der foretages en samlet vurdering af underkriteriet. 9 Tilbuds- og formkrav 9.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud af elektroniske dørlåse til Lemvig Kommune. Tilbuddet skal være Lemvig Kommune i hænde senest d. 28.08.2015, kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Myntevej 3 Side 10 af 12
8920 Randers NV Att. Mathias Grøn Det samlede tilbudsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Lemvig Kommune er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes 12. 9.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Lemvig Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 9.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Lemvig Kommunes ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale eller aflevering af demonstrationsmodel. 9.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Lemvig Kommunes fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet. 9.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Side 11 af 12
9.7 Flere tilbud Der kan afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver, men tilbudsgiver gøres i så fald opmærksom på, at disse tilbud tillige vil konkurrere indbyrdes. Endvidere gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav. 9.8 Forbehold 9.8.1 Lemvig Kommunes forbehold Lemvig Kommune forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt baggrunden herfor ikke følger et usagligt formål. 9.8.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Lemvig Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Lemvig Kommune ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Lemvig Kommune pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 12 af 12