Emnemanchet "Kaldenavn" Emnemanchetten lukkes/annulleres - på emnelisten. Den er ikke længere relevant.

Transkript

1 Møde d. 2. marts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Til stede: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Sarah Barfoed (SB), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Helle S. Steffensen (HSS), Christian Koch Ramsing (CKR), Thomas Nielsen (THNI) og Birgit Andersen (BAN) Fraværende: Pia Behrsen Gammelgaard (PBG), Solveig Sannem (SOS), Theresa Albøge Laursen (TAL) 1. Kort opfølgning på sidste møde (5 min) Emnemanchet "Kaldenavn" Emnemanchetten lukkes/annulleres - på emnelisten. Den er ikke længere relevant. Status på anvendelse af procedure vedr. reelle tal for obligatorisk omprøve SRJ oplyste, at langt færre studerende end forventet havde angivet, at de ikke ønskede at deltage i omprøven. CKR oplyste, at håndtering af tilmelding til obligatorisk omprøve (herunder understøttelse af reelle tal for antal deltagere i omprøver) havde været drøftet på et møde d. 27. februar 2015 i den tværinstitutionelle Fremdriftsnetværksgruppe. Her blev der lyttet interesseret til AUs tiltag, idet AU er den eneste institution, der har udtænkt en procedure for at opnå mere reelle tal for fremmødet til omprøverne. Fremdriftsnetværket vil atter drøfte de generelle erfaringer med omprøver på netværkets møde i juni UVA/EKA-båndet drøftede kort vigtigheden af, at AU forholder sig til omkostningerne ved omprøverne, således at omkostningerne ikke bliver større end nødvendigt (grundet studerende der ikke dukker op til omprøven). Båndet ønsker at få studiechefer og tilsvarende ledelseslag i tale for at drøfte afbødning af tomme pladser ved omprøver, mulige konsekvenser / sanktioner overfor studerende ved ikke at dukke op, etc. CKR bringer denne drøftelse videre i chefkredsen (Uddannelsescheferne). Dato: 10. marts 2015 Ref: BAN Side 1/5 2. Indledende dialog vedr. samarbejdet mellem UVA/EKA båndet og den nye fællesadministration (ca. 1 time) CKR orienterede indledningsvist om den nye organisering af Studiesystemer: Studiesystemers opgaveportefølje ændrer sig kun en anelse, nogle opgaver falder væk og nogle opgaver kommer til. Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax:

2 Båndkoordinatorskiftet med ny deltagelse af THNI i båndmøderne vil åbne for nye muligheder for dialog og transparens i opgavehåndteringen. Processen med omorganisering af Studiesystemer pågår. En foreløbig status vil blive givet til Studiesystemer på et afdelingsmøde fredag d. 6. marts Personaleledelsesopgaven bliver delt mellem THNI og CKR. Et lederteam etableres bestående af Thomas Nielsen, Orla Hoppe, Per Guldbæk Larsen og Hans Jørgen Hansen. Lederteamet refererer til CKR. Øvrige medarbejdere i Studiesystemer refererer til THNI. Studiesystemer har fået til opdrag at optimere samspillet mellem udvikling, projekter, drift, mv. således at flow gennem pipeline hos Studiesystemer kan optimeres. Lederteamet har fået stillet 5 opgaver o At beskrive roller og ansvar internt i og for lederteamet. o At komme med forslag til funktionel sammensætning af Studiesystemers teamstruktur, herunder beskrivelse af generiske roller for medarbejderne i afdelingen mhp. bedre dynamik gennem tydeligere rolle- og ansvarsbeskrivelser for de enkelte medarbejdere. o At skabe et samlet ansvarsporteføljeoverblik for de studieadministrative systemer. Der er indledningsvis (fra AU IT) spottet brutto 78 systemer, som vil blive klassificeret som henholdsvis Udfasede Sekundære (watch) Primære (aktivt fokus) o At beskrive procedure for visitering af opgaver, der tilflyder Studiesystemer, samt skabe en samlet plan for og et samlet overblik over Studiesystemers produktion projekt / drift / andet. o At indsamle ideer til høst af såkaldte lavthængende frugter. Der er indkommet mange forslag. En status præsenteres for Studiesystemer d. 6. marts På baggrund af CKRs orientering var der en dialog om forventninger til det kommende setup og samarbejde Der vil komme ændringer i samarbejdet mellem bånd og Studiesystemer, eksempelvis større transparens, hurtigere dialog og større flow af opgaver gennem pipeline. De eksakte krav til det nye Studiesystemer skal endeligt udmøntes, herunder forventes der at komme en drøftelse med de enkelte uddannelsescentre på fakulteterne. Der forventes mere klarhed omkring prioriteringer mv. Kommunikationen mellem UVA/EKA-bånd og Studiesystemer fremadrettet vil som i dag være afhængig af opgavens/henvendelsens karakter - via THNI, via båndkoordinator (BAN), via teams/arbejdsgrupper, via STADS&EDDI supporten og/eller via enkelte medarbejdere. Direkte problemhåndtering -> Supporten. Analyseopgaver -> via båndet til BAN/THNI (ressourceansvar). Håndteringen vil variere af involverede aktører (AU IT / tværinstitutionelle). Side 2/5

3 Større tværorganisatoriske projekter vil blive besluttet i de øvre AUledelseslag. Det hidtidige bånd set up nedefra og op med sekretariatsunderstøttelse af båndet fra Studiesystemer er vigtigt at bevare, dvs. dialog og opgavetilgang fra forretningen og ind til fællesservice! Der er dog også et nyt ændret fokus med mere direkte og en-til-en sparring med de enkelte fakulteter. Der er stadig fokus på fælles ånd / standardløsninger, men CKR forventer også mere direkte fakultetsbetjening. Det er fortsat vigtig med den tætte kobling, selvom det er en ny organisering med nye krav, hvor en ny balance skal findes. Status på Systemstrategigruppen blev drøftet. Der har været holdt to møder i gruppen i efteråret 2014, hvorefter gruppens arbejde blev indstillet grundet nærværende omorganisering. Fremadrettet skal niveauet for gruppens fokus afklares, dvs. bliver der et overordnet tvær-systemstrategisk niveau for prioriteringer af udvikling og snitflader mellem systemer (fokus på den samlede systemportefølje) eller bliver der et lavere mere hands on funktionelt niveau? Relevante profiler til bemandingen af gruppen vil afhænge af denne niveauafklaring. Systemstrategiarbejdet skal modnes i Studiesystemer, og chefniveauet skal levere et udspil til drøftelse i UVA/EKA-båndet. Revisionen har krævet strategiarbejde. Kommissorium for Systemstrategigruppen vil blive afklaret og godkendt. Under Systemstrategigruppen kan man forestille sig systemspecifikke arbejdsgrupper / teams ala EDDI-teamet, der relaterer til SNUK. En STADSgruppe kan eksempelvis levere analyser/oplæg til UVA/EKA-båndet. CKR oplyste, at der vil blive introduceret en ny systemforvalterrolle, der blandt andet skal arbejde med modning af krav mv. Båndet udtrykte ønske om at STADS blev udviklet til at understøtte arbejdsgange bedre. Båndet ønsker Studiesystemers organiseringsplan videredistribueret - til orientering. CKR oplyste, at der vil blive udarbejdet en generisk beskrivelse af systemansvarshåndteringen, under hensyntagen til variationen i viften af set ups/systemegenarter. Tidshorisont herfor er for indeværende ukendt. HSS fremførte, at det er ønskeligt med klarere rammer og aftaler om hvilken funktionalitet man inkorporerer i hvilke systemer, i regi af hvilke projekter. Med andre ord skal snitflader mellem systemer vurderes og afklares strategisk. BAN anførte, at systemtekniske profiler fra Studiesystemer i øget omfang kan inddrages til analyseoplæg som grundlag for beslutninger. Side 3/5 3. Præsentation af Digital Eksamen (ca. 1 time) HSS orienterede om status på projekt Digital Eksamen, herunder om forestående faser i projektet. Fase 1 er godkendt og overdraget i januar Fase 2 leveres i april Fase 3 leveres i oktober Fase 3 indeholder et krav om håndtering af store filer samt en Stedprøve-option.

4 Den organisatoriske implementering skal i gang, og som led heri er der en sagsfremstilling til drøftelse på Uni-ledmøde d. 4. marts Sagsfremstillingen lægger op til beslutning om strategi for organisatorisk implementering. Der lægges op til en 3 trins model ala den der er anvendt i LMS-projektet, dvs. der startes med pilotprojekter sommeren 2015, og vintereksamen 2015/16 samt sommereksamen 2016 anvendes til implementering på fakulteterne ud fra en strategi udarbejdet af det enkelte fakultet. strategi for stedprøver. Her anbefales det, at AU går i gang med afklaring af et løsningsdesign på en såkaldt Bring Your Own Device model. organisering af projektet. Her anbefales det, at der nedsættes en ny styregruppe, med en repræsentant fra universitetsledelsen som styregruppeformand. Side 4/5 Ved sommereksamen 2015 påbegyndes den organisatoriske implementering i form af pilotprojekter. Der er indgået aftaler med ARTS, og der skal holdes afklaringsmøde med ST. HE forventer ikke at deltage i pilotprojektet. Formålet med pilotprojektet er følgende: At afprøve udvalgte dele af systemet At teste en driftssituation i et afgrænset setup At afprøve nye arbejdsgange og processer At få kendskab til platformens styrker og svagheder At få kendskab til slutbrugerne og deres reaktioner på platformen Pilotprojektet vil tage udgangspunkt i følgende: Den individuelle skriftlige hjemmeprøve Såvel intern som ekstern censur Gerne det engelske sproglag prøver med et varierende antal studerende I pilotprojektet vil gruppeafleveringer ikke blive testet, ligesom der ikke er test af integration og anvendelse af plagieringsværktøj, idet AU ikke har købt en licens til dette. KU har afviklet vintereksamener i Digital Eksamen for 600 studerende, og blot én studerende havde problemer. Der afventes en struktureret tilbagemelding på erfaringerne fra KU herunder feedback fra VIP-side og fra studerende. Disse erfaringer vil blive brugt i forhold til planlægningen af aktiviteter ved sommereksamen Der blev desuden givet en kort demo af systemet. Der vil blive arrangeret en fuld gennemgang af systemet senere med fokus på at spotte eventuelle kritiske mangler.

5 Med implementeringen af Digital Eksamen forventer UVA/EKA-båndet at arbejdsbelastningen bliver mere jævnt fordelt (løbende) over semesteret end hidtil, dvs. mindre spidsbelastning. Side 5/5 UVA/EKA-båndet gav udtryk for vigtigheden af en smidig model for kravprocessen i det tværinstitutionelle fællesskab. HSS oplyste at modellen for det videre samarbejde endnu ikke er på plads, men at der skal arbejdes hermed i den nærmeste fremtid. UVA/EKA-båndet takkede for præsentationen.