AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den: 26. februar Arts Videolink UVA/EKA båndmøde

Transkript

1 Møde den: 26. februar Arts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Til stede: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Sarah B. MacIntyre (SBM), Søren Anker Andersen (SAA), Sissel Johansen (SRJ), Solveig Sannem (SOS), Helle S. Steffensen (HSS) Fraværende: Theresa Albøge Laursen (TAL) 1. Godkendelse af dagsorden Tilføjelser? 2. Opfølgningspunkter - Endelig konklusion på AU IT servicevinduer v/hss, bilag 1 - Identifikation af prøver til digital eksamen v/hss - Opsamling på mail vedr. Manglende information på engelsk v/hss, bilag 2 - Status på digital eksamen og de kommende tiltag v/hss og SOS Dato: 26 februar 2014 Ref: Hss Side 1/5 3. Drøftelsespunkter 4. Orientering fra - Det tværgående bånd for uddannelse Kort orientering v/hss - Dialogforum - SNUK-båndet - VEST-båndet - UJS - Driftsenheden - - Andre? 5. Fremdriftsreform Drøftelse af udsendt materiale fra Birgit Andersen den 7. februar Se bilag 4 REttigheder på Sharepoint - driftsenheden!!!! 6. Erfaringsudveksling/aktuelle spørgsmåltil afklaring fra HO 7. Pipeline Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax:

2 Gennemgang og status på i gangværende opgaver - herunder tilbagemeling på spr. fra sidste møde. Se sidste referat. Side 2/5 Drøftelsespunkter: - Seneste ansøgningsfrist i en optagelsestermin på kandidat fra UVA/EKAmøde d Prioriteringsmodel for emnemanchetter v/sbm Emnemanchetter klar til prioritering: - Emnemanchet 'Oprydning i gamle jobs på STADS PRODUKTION, version 13.1' v/peter Herning. Dato for behandling er ikke fastsat endnu. Emnemanchetter som endnu ikke er beskrevet (pipeline til pipeline) - Emnemanchet: 'Brug af kaldenavn og visning af prøveform på Selvbetjeningen skal omskrives så problem skitses og der ikke forslås en løsning v/mar 8. Forslag til dagsorden for næste møde 9. Eventuelt REFERAT AD 1: Godkendelse af dagsorden Der var ingen tilføjelser til dagsordenen. AD 2: Opsamlingspunkter - Endelig konklusion på AU IT servicevinduer v/hss, bilag 1 UVA/EKA godkender de identificerede datoer. HSS sender informationer videre til Peter Blankholm. HSS sørger endvidere for at videregive, at der er en forventning om, at datoerne bliver brugt. Der er brugt meget tid på at undersøge og afklare, hvilke datoer hovedområderne samt andre interessenter kunne blive enige om. - Identifikation af prøver til digital eksamen v/hss HE og ARTS har meldt prøver ind. SAA forklarede, at man på ST stadig leder efter prøver, men det pt. ikke har været muligt at finde prøver, der opfylder kriterierne. SAA leder videre.

3 Endelig afklaring af dette afhænger af tidsplanen, der skal fastlægges for pilottesten. Olga Grünberger og HSS følger op. Side 3/5 - Opsamling på mail vedr. Manglende information på engelsk v/hss, bilag 2 HSS har modtaget en mail fra Elsebeth Bech Nielsen omkring manglende informationer på engelsk. HSS tager fat i projektleder fra AU kommunikation for at afklare hvad forventningen er til opgaven. - Opsamling på STADS/EDDI servicevindue fredag d til søndag d. 22. feb. v/hss bilag 3 Flere UVA/EKA medlemmer havde bemærket, at det indledningsvist ikke var meldt ud, at servicevinduet ville vare så længe. Dette var problematisk, da det var midt i eksamenstjekperioden. HSS forklarede, at det havde været en udfordring at få planlagt servicevinduet, og at det var kommet på plads kort før deadline, derfor var der ikke meldt noget ud. Endvidere var det et vigtigt servicevindue og meget større end sædvanligt, da der skulle ske store ændringer. Opdateringen har også betydet, at brugerne er blevet påvirket mere end normalt, da der er mange udfordringer i, at få STADS helt op at køre igen. Der arbejdes hårdt på at få løst alle problemer. Studiesystemer er i tæt kontakt med CGI, som arbejder på de kritiske fejl. UVA/EKA besluttede, at HSS bringer listen med forslag til AU IT servicevinduer videre til driften, da det er de samme tidspunkter, der ville være gode i forhold til STADS/EDDI servicevinduer. I forbindelse med servicevinduer blev kommunikation til de studerende rejst som emne. Det er ikke godt, at de studerende bliver redirected til AU IT driftsstatussiden, da den ikke giver mening for de studerende. UVA/EKA anbefaler, at man laver en mere forklarende side f.eks. uden begrundelse, men med information om, at systemet er nede, det er planlagt samt hvornår systemet kan tilgås igen. SRJ forslog, at driften kikker det kortlægningsarbejde vedr. kommunikation til brugere, der er lavet i forbindelse med konvertering af IHA og HIH. Det vil kunne genbruges i stor udstrækning. - Status på digital eksamen og de kommende tiltag v/hss og SOS UVA/EKA har tirsdag d. 25. feb. sendt en status til Chefgruppen på indholdet af den kommende pilottest. Bl.a. på baggrund af dette har AU spurgt de øvrige projektdeltagere fra de andre universiteter, om det vil have nogen betydning for dem at sænke tempoet i de afklaringsmøder, der pt. foregår med Arcanic. AU må erkende, at der er behov for mere tid til intern afklaring af funktionalitet, hvilket er nødvendig for at vi er sikre på kvaliteten i det produkt, vi ender med at få. Det har resulteret i, at det næste møde er udsat en uge, og at man derefter vil tage op i samarbejde i hvilket tempo de restende møder skal afholdes. I den kommende 1½ uge vil UVA/EKA og projektgruppen arbejde på følgende:

4 Afklaring af interne spørgsmål i forbindelse med foreslået funktionalitet (drøftes på UVA/EKA møde d. 3. marts). Projektmøde med Arcanic mhp. at lave tidsplan for pilotprojektet, samt afklare dokumentationsbehov og tidsplan generelt. Forberedelse af internt styregruppemøde 10. marts Afklaring af diskussionspunkter til den tværgående styregruppe 20. marts Forberedelse af næste funktionalitetsmøde d. 12. marts herunder inddragelse af TAP er fra AU. Side 4/5 Bemærk: Projektgruppen kunne endvidere oplyse, at CBS, Aalborg og RUC først går på Digital eksamen til sommeren AD 3. Drøftelsespunkter Der var ingen punkter til drøftelse. AD 4: Opfølgning fra - Det tværgående bånd for uddannelse Se under punkt 5 Fremdriftsreform Dialogforum - SNUK-båndet - VEST-båndet - Der har været møde referat sender HSS ud til orientering. UJS - Driftsenheden - Andre? AD 5: Fremdriftsreform Der var følgende opdatering på fremdriftsreformsarbejdet fra driftssekretariatet. Der har været afholdt møde i Det Tværgående Bånd for Uddannelse den 17. februar På mødet blev Fremdriftsreformens klynge 1, 2 og 3 drøftet. - Vedr. Klynge 1 - så er indstilling vedr. emne 2 vedr. delegation og emne 3 vedr. mobilitetsvinduer via prodekanerne sendt til kommentering på hovedområderne samt til relevante studenterorganisationer og til AU-Forum for Uddannelse. - Emne 1 i Klynge 1 (studieaktivitet og maksimale studietider) skal genbehandles på møde i Universitetsledelsen inden det sendes til kommentering. - Vedr. Klynge 2 - så orienterede prodekanerne på uddannelsesbåndmødet om det arbejde, der pågår på hovedområderne vedr. gennemgang af studieordninger.

5 - Vedr. Klynge 3 - Prodekanerne havde en indledende drøftelse af indførelse af de specielle studiestartsprøver og hvorvidt de overvejes indført i Desuden blev der drøftet mulige suppleringsforløb. Side 5/5 Der har den 20. februar været afholdt møde i AU Forum for Uddannelse De ovenfor omtalte indstillinger vedrørende emne 2 (delegation) og emne 3 (mobilitetsvinduer) blev drøftet. Kommenteringsfristen er udsat 14 dage fra den 3. marts til den 17. marts Derefter blev materialet fra Birgit Andersen den 7. februar kort drøftet. HSS orienterede om, at projektplanen er at finde på Driftsenhedens SharePoint site, og at man løbende kan følge med der. Endvidere er der en proces i gang med at identificere, hvem der er med i hvilke arbejdsgrupper. Disse informationer vil også blive implementeret på en fane i projektplanen. AD 6: Erfaringsudveksling/aktuelle spørgsmål til afklaring fra HO Der var inden punkter til drøftelse. AD 7: Pipeline Fra sidste gang: Opfølgning fra sagen siden sidst: Overdragelse af studiekortsproduktion Morten er blevet bedt om at gå i gang med opgaven/prioritere den. Fjernundervisning: HSS har rykket for den svar mangler Primære mailadresser: HSS har rykket for den svar mangler Betinget indskrivning: Status mangler fortsat HSS vil følge op! Løste emner: AUID som studienummer er løst. Der er kommet svar fra AU IT og sagen er færdig for nu. Igangværende emner: Genudstedelse af bevis HSS laver tekst til godkendelse i uge 10. AD 8: Dagsorden til næste møde På næste møde skal Digital Eksamen drøftes. Projektet har en del punkter som UVA/EKA skal forholde sig til, ligesom UVA/EKA skal være med til forberedelse af AU styregruppemøde. Olga Grünberger, SOS, SAA og HSS laver forarbejde. AD 9: Eventuelt Der var ingen punkter.