RAMMEAFTALE PÅ WEBOMRÅDET

Transkript

1 Københavns Kommune Koncern IT PIXIBOG RAMMEAFTALE PÅ WEBOMRÅDET VERSION NOVEMBER 2017

2 Kort om Rammeaftalen Københavns Kommune har valgt 5 webbureauer på rammeaftalen for web. Rammeaftalen er indgået 1. august 2017 og løber frem til 1. august Webbureauerne vil i denne periode blive inviteret til at deltage i miniudbud om webprojekter inden for it-konsulentbistand og projektleverancer på webområdet. Rammeaftalen kan benyttes af alle Københavns Kommunes forvaltninger samt kommunens institutioner og øvrige kontraktenheder i forbindelse med indkøb på kommunens Drupal-baserede webplatform. Projekterne omfatter bl.a. nye hjemmesider, ekspertbistand, optimering af brugeroplevelsen og brugergrænsefladen, videreudvikling, support og vedligeholdelse. Følgende leverandører er valgt på Københavns Kommunes rammeaftale for web: Eksponent FFW Linkfactory Reload Kruso Københavns Kommunes webplatform Den samlede webplatform for Københavns Kommune er etableret som et fælles system, der består af mange delsystemer og grupper af websites. Webplatformen er baseret på open source-cms et Drupal. Webplatformen har følgende grupper af sites: KKintra Københavns Kommune Intranet Min side og Min Lederside Københavns Kommunes personaliserede intranet Kk.dk Københavns Kommunes borgervendte hovedwebsite KKMS Københavns Kommunes multisite platform, hvor nye simple websites oprettes med få klik og let vedligeholdes og opgraderes. I dag er der oprettet næsten 300 websites på platformen. En række avancerede multisites med specialiserede formål 2

3 KORT OM RAMMEAFTALEN MINIUDBUDSFORMER HÅNDTAG I KONTRAKTEN MINIUDBUDSPROCESSEN I PRAKSIS HVIS I HAR BRUG FOR HJÆLP

4 1. Miniudbudsformer Der er to aftaletyper på rammeaftalen, som leverandørerne kan købes ind under. I vælger som forvaltning selv, hvilken aftale der bedst passer til jeres behov. KIT tilbyder gerne rådgivning. 1.1 Miniudbud på it-konsulentbistand Ved denne aftaleform køber I arme og ben. Det kan fx være itkonsulentbistand til: Udvikling af fx ny indholds- eller sidetype Integration til fx billetbookingsystem Konfiguration af fx søgemaskine Vedligehold af fx moduler Optimering af brugeroplevelsen og brugergrænsefladen til fx brugeranalyser og usabilitytest Specialister til fx større tekniske problemstillinger Rådgivning og ekspertbistand Behovet for konsulentbistand kan omhandle både korte og længerevarende opgaver og projekter. I har ved køb af konsulentbistand ansvar for: initiativpligten i forhold til instruktion af konsulenterne styring af ressourceforbruget ved udførelsen af bistand at opgaven udføres inden for et eventuelt budget Leverandøren har ansvar for, at efterleve sit ansvar i forhold til rammeaftalen samt den konkrete bestillingsformular Periodekøb Under miniudbud på it-konsulentbistand har I også mulighed for at foretage periodekøb. Det kan I ikke under aftaletypen projektleverancer. Periodekøb vil sige, at den vindende leverandør får tildelt en bestemt type af opgaver på konsulentbistand i en bestemt periode eller op til et maksimumbeløb. I kan stadig lave almindelige miniudbud på rammeaftalen i tiden, hvor periodekøbet varer, hvis I har behov for anden it-konsulentbistand eller projektleverancer. Der kan dog ikke laves miniudbud på de specifikke, afgrænsede opgaver, som I har købt gennem periodekøbet Materiale til miniudbud for it-konsulentbistand Miniudbudsmaterialet, som sendes i miniudbud, omfatter nedenstående tre skabeloner, som skal udfyldes. Store dele af skabelonerne er udfyldt på forhånd. Det er kun skabelonens røde skrift, som I skal tilpasse: 1. Miniudbudsbetingelser it-konsulentbistand. Denne skabelon udfyldes udelukkende af jer og beskriver, hvordan miniudbuddet skal forløbe. Det er i denne skabelon, I sætter rammerne for, hvordan I ønsker at finde det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige og dermed det vindende tilbud. I skal udfylde miniudbudsbetingelserne med oplysninger om bl.a. tidsfrister, kontaktoplysninger, hvad I gerne vil se i leverandørernes til- 4

5 bud, og hvilke tildelingskriterier der vurderes ud fra i miniudbuddet. Der er følgende underkriterier: Kvalitet (vægtning mellem %) Pris (vægtning mellem %) Leveranceplan (vægtning mellem 0-30 %) Underkriterierne har en række delkriterier, som er nærmere beskrevet i skabelonen. Tilsammen skal vægtningen give 100 %. Læg mærke til, at I skal bruge kvalitet og pris som et underkriterium, men kan fravælge leveranceplan ved at give den vægtningen 0 %, hvis det ikke er relevant for det, I skal købe. For at I kan vurdere kriteriet kvalitet, skal leverandøren som en del af tilbuddet aflevere CV er på de navngivne konsulenter, der skal udføre opgaven. CV erne evalueres op mod de behov, som I har skrevet ind i bestillingsformularen. 2. Bestillingsformular it-konsulentbistand. Denne skabelon skal både udfyldes af jer og leverandøren. På samme måde som skabelonen for miniudbudsbetingelserne indeholder bestillingsformularen rød skrift, som I skal tilpasse. De steder, hvor leverandøren skal besvare, skal I markere med gul. I denne skabelon udfylder I: opgavens formål og omfang (opgavebeskrivelsen) krav til varighed (leveranceplan) krav til udførende konsulent(er) krav til samarbejdet Alle krav skal ses i forhold til, hvad I ønsker, at leverandøren skal besvare i forbindelse med afgivelse af tilbuddet, samt hvad der vil vægte positivt i tilbudsgiverens besvarelse. Dette skal beskrives af jer for hvert af underkriterierne kvalitet, pris og evt. leveranceplan, som I udfylder i miniudbudsbetingelserne. 3. Prisbilag it-konsulentbistand Denne skabelon skal både udfyldes af jer og leverandøren. Her skal leverandøren udfylde, hvilken konkret timepris der tilbydes på de/den efterspurgt(e) konsulentkategori(er). Hvis I har efterspurgt flere konsulentkategorier, skal tilbudsgiver oplyse, hvor mange timer den enkelte konsulentkategori skal bruge på opgaven. Timepriserne må ikke være højere, end hvad leverandøren allerede har budt ind med på rammeaftalen, men gerne lavere. I skal i skabelonen udfylde: hvor mange konsulenter, der skal udføre opgaven hvilke forskellige type(r) konsulentkategori(er), der efterspørges hvis flere konsulenttyper hvor mange timer samlet der estimeres til opgaven 1.2 Miniudbud på projektleverancer Projektanskaffelser kan omfatte bl.a. nye websites og videreudvikling af en eksisterende webløsning. Til forskel fra miniudbud som itkonsulentbistand har leverandøren her initiativpligten i forhold til at styre projektet. Leverandøren har således ansvar for at sikre, at projektet udføres inden for et eventuelt budget, den aftalte tidsramme og i henhold til den tilbudte løsningsbeskrivelse i miniudbuddet. 5

6 1.2.1 Materiale til miniudbud for projektleverancer Miniudbudsmaterialet, som sendes i miniudbud, omfatter tre skabeloner, som skal udfyldes. Store dele af skabelonerne er udfyldt på forhånd. Det er kun skabelonens røde skrift, som I skal tilpasse: 1. Miniudbudsbetingelser projektleverancer Denne skabelon skal kun udfyldes af jer. Miniudbudsbetingelserne beskriver, hvordan miniudbuddet skal forløbe, og hvordan I finder det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige og dermed det vindende tilbud. I skal udfylde miniudbudsbetingelserne med oplysninger om bl.a. tidsfrister, kontaktoplysninger, hvad I gerne vil se i leverandørernes tilbud, og hvilke tildelingskriterier der vurderes ud fra i miniudbuddet. Der er følgende underkriterier: o Projektforslag (vægtning mellem %) o Teknisk løsning (vægtning mellem %) o Pris (vægtning mellem %) o Leveranceplan (vægtning mellem 0-10 %) Tilsammen skal vægtningen give 100 %. Læg mærke til, at I skal bruge projektforslag, teknisk løsning og pris som et underkriterium, men kan fravælge leveranceplan ved at give den vægtningen 0 %, hvis det ikke er relevant for det konkrete projekt. Underkriterierne er nærmere beskrevet i skabelonen. 2. Bestillingsformular projektleverancer. Denne skabelon skal både udfyldes af jer og leverandøren. På samme måde som skabelonen for miniudbudsbetingelserne indeholder bestillingsformularen rød skrift, som I skal tilpasse. De steder, hvor leverandøren skal besvare, skal I markere med gul. I denne skabelon udfylder I: opgavens formål og omfang (opgavebeskrivelsen) krav til varighed (leveranceplan) krav til udførende konsulent(er) krav til samarbejdet Alle krav skal ses i forhold til, hvad I ønsker at leverandøren skal besvare i forbindelse med afgivelse af tilbuddet, samt hvad der vil vægte positivt i tilbudsgiverens besvarelse. Dette skal beskrives for hvert af underkriterierne kvalitet, pris og evt. leveranceplan, som I udfylder i miniudbudsbetingelserne. 3. Prisbilag projektleverancer. Denne skabelon skal både udfyldes af jer og leverandøren. Leverandøren skal byde ind med en pris for hele projektleverancen. Yderligere skal leverandøren udfylde, hvilken konkret timepris, der tilbydes på de/den efterspurgt(e) konsulentkategori(er). Hvis I har efterspurgt flere konsulentkategorier, skal tilbudsgiver oplyse, hvor mange timer den enkelte konsulentkategori skal bruge på opgaven. Timepriserne må ikke være højere, end hvad leverandøren allerede har budt ind med på rammeaftalen, men gerne lavere. Endelig skal leverandøren angive evt. priser på betaling til fx licenser, hvis det indgår i projektleverancen. I skal i skabelonen udfylde: o o o Leverancevederlag (maksimalpris) Timepris pr. tilbudt konsulentkategori Evt. løbende betaling for programmel (fx licenser) 6

7 2. Håndtag i kontrakten Hvis leverandøren ikke leverer den forventede ydelse, er der en række håndtag i kontrakten, der kan bruges. For en nærmere beskrivelse, se rammeaftalens afsnit Ophævelse Hvis leverandøren væsentligt misligholder aftalens forpligtelser, kan I ophæve aftalen eller en del af aftalen med 30 dages varsel. En liste over eksempler på, hvad der kan være en væsentlig misligholdelse, er angivet i rammeaftalen afsnit Mangler Har en leverandør leveret en ydelse, der ikke stemmer overens med de aftalte krav og forpligtelser, er der tale om en mangel. Her kan I kræve afhjælpning. Leverandøren skal yde afhjælpning eller omlevering uden ugrundet ophold. Udbedringsperioden må ikke vare mere end 14 kalenderdage uden for almindelig ferieperiode. Hvis leverandøren inden for den periode ikke har udbedret manglen, er I berettiget til et forholdsmæssigt afslag i vederlaget for ydelsen. I kan ophæve leverancen i dens helhed i en række tilfælde: Manglerne har en sådan karakter, at I ikke med rimelighed kan udnytte leverancen Den mangelfulde leverance medfører en risiko for webmiljøet Leverandøren erkender, at yderligere afhjælpning er udsigtsløs Leverandøren har forgæves forsøgt at afhjælpe manglerne Gentagende mangler Hvis en leverandørs ydelse er påvist mangelfuld flere gange efter hinanden, kan KIT som kontraktholder vælge at give leverandøren en karantæneperiode på 4 måneder. I de 4 måneder, vil leverandøren ikke blive inviteret til at deltage i miniudbud. Det er derfor vigtigt, at I fortæller KIT, hvis I oplever mangler i en leverance Forsinkelse Hvis leverandørens ydelse eller dele heraf ikke er leveret inden for de aftalte tidsfrister, og det ikke skyldes jeres egne forhold, skal leverandøren hurtigst muligt skriftligt orientere jer om det. De skal beskrive: 1. Forsinkelsens forventede omfang 2. Afledte effekter heraf 3. Forslag til alternative løsninger Hvis der indtræder forsinkelse eller risiko for forsinkelse, som ikke er begrundet i jeres forhold som kunde, er leverandøren forpligtet til i nødvendigt omfang at allokere yderligere medarbejderressourcer Bod (kun gældende for projektleverancer) Hvis en aftalt tidsplans anførte frister overskrides i det konkrete miniudbud, betaler leverandøren en bod for hver påbegyndt arbejdsdag, som den aftalte frist overskrides. Boden udgør 5 % af projektleverancens tilbudte maksimalpris pr. påbegyndt arbejdsdag. Boden kan dog aldrig overstige det komplette vederlag for projektleverancen. Hvis leverandøren ikke leverer til rette tid, er I berettiget til at ophæve den pågældende levering helt eller delvis efter 27 arbejdsdages forsinkelse. 7

8 2.1.6 Afslag i vederlag I det omfang en leverance er forsinket eller mangelfuld, og det medfører en værdiforringelse, som ikke er kompenseret ved leverandørens indsats eller ophævelse af leverancen og/eller bod (se ovenfor) er I berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i vederlaget for den pågældende ydelse Tilbagehold og modregning (kun gældende for projektleverancer) I tilfælde af leverandørens misligholdelse af den kontraktmæssige forpligtelse over for jer i henhold til en projektleverancekontrakt, har I ret til at tilbageholde enhver betaling, der i økonomisk størrelse svarer til misligholdelsens værdi, indtil misligholdelsen er afhjulpet. I har ret til at modregne ethvert skyldigt beløb i henhold til kontrakten i ethvert tilgodehavende hos leverandøren i henhold til kontrakten Erstatning Leverandøren skal betale erstatning for ethvert tab, herunder indirekte tab, hvis misligholdelsen kan henføres til en forsætlig eller svigagtig handling eller som følge af grov uagtsomhed. KIT ser gerne, at I inddrager os, hvis I vil bruge nogle af håndtagene. 8

9 3. Miniudbudsprocessen i praksis For at sikre en succesfuld miniudbudsproces, anbefaler vi, at I tager kontakt til Drupalteamet i KIT, hvis I vil bruge rammeaftalen. KIT har ansvaret for webrammeaftalen. KIT vil assistere hele miniudbudsprocessen og give den fornødne rådgivning og hjælp under hele miniudbudsprocessen. I skal være opmærksomme på, at KIT fakturerer jer for ydelsen. KIT vil bistå hele miniudbudsprocessen med de nødvendige kompetencer herunder at gøre det nemmere for leverandørerne at byde ind på miniudbuddene og for jer at finde sig frem til den vindende leverandør. 3.1 Forløbet af et miniudbud Indledende overvejelser, samt valg af miniudbudsform I skal afklare jeres behov. Når behovene er afklaret er det nemmere at vælge den rette miniudbudsform. Udarbejde udbudsmateriale Til brug for miniudbuddet skal I færdiggøre miniudbudsmaterialet, som omfatter miniudbudsbetingelser, bestillingsformular og prisbilag. Læs mere om miniudbudsmaterialet i afsnit 1.1 og Forberedelse Udsende invitation til rammeaftalens fem leverandører Miniudbuddet igangsættes ved at fremsende miniudbudsmaterialet til alle leverandører på rammeaftalen med opfordring til at afgive tilbud på miniudbuddet. Der skal af hensyn til opgavens kompleksitet fastsættes en rimelig tidsfrist for evt. spørgsmål til projektet og til afgivelse af tilbud. Forberede evaluering af tilbud Evalueringsmaterialet klargøres. I praksis benytter vi en pointmodel til at score tilbuddene i forhold til de opstillede kriterier. 2.Gennemførsel Opsamling af spørgsmål fra leverandørerne Hvis leverandørerne har stillet spørgsmål til miniudbudsmaterialet, vil der være behov for, at de bliver besvaret. Tilbudsgiverne færdiggør tilbudsmaterialet Det er vigtigt, at leverandørerne får en passende tid til at afgive tilbud på opgaven. Kontol af krav til tilbud - konditionsmæssighedsvurdering Når tilbuddene er modtaget kontrollerer vi, at tilbuddene overholder miniudbudsbetingelserne. Først derefter starter vi med at evaluere - og tildele. 3.Evaluering og tildeling Evaluering af tilbuddene og orientering af valgte og afviste leverandører Vi evaluerer de indkomne tilbud på baggrund af de tildelingskriterier, som er angivet i miniudbudsmaterialet. Evalueringen samles i underretningsskrivelser, som udsendes til alle tilbudsgivere, herunder hvilken tilbudsgiver I tildeler opgaven. Underretningsskrivelsen skal være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde til beslutningen. 9

10 10 4. Hvis I har brug for hjælp I er altid velkommen til at kontakte Drupalteamet i KIT, hvis I har brug for råd og vejledning fra KIT omkring anvendelse af rammeaftalen.