UDBUDSBETINGELSER. Udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af Printere og Tilbehør

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af Printere g Tilbehør 1

2 Indhldsfrtegnelse 1. Indledning Ordregiver Rammerne fr udbudsfrretningen Udbudsmateriale Udarbejdelse af tilbud Aflevering af tilbud Tilbudsevaluering Praktiske frhld...22 Tilbudsgiver pfrdres til straks ved mdtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det mdtagne eksemplar er fuldstændigt i verensstemmelse med venstående indhldsfrtegnelse. 2

3 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder fr Aarhus Kmmunes (herefter benævnt Ordregiver ) udbud af Rammeaftale vedrørende indkøb af Printere g Tilbehør i henhld til udbudsbekendtgørelse nr. 2018/S indsendt til ffentliggørelse i EU-tidende den 9. maj Udbuddet gennemføres sm et ffentligt udbud efter udbudslven, lv nr af 15. december Ordregiver 2.1. Ordregiver under denne udbudsfrretning er: Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr Rådhuspladsen Aarhus C 2.2. Ordregivers kntaktpersn Alle henvendelser til Ordregiver frud fr tilbudsafgivelsen skal ske skriftligt via g skal rettes til: Anna Hudecek Mrtensen Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr Rådhuspladsen Aarhus C it-udbud@aarhus.dk 3. Rammerne fr udbudsfrretningen 3.1. Udbudsfrm Udbudsfrretningen gennemføres efter reglerne m ffentligt udbud i henhld til udbudslven. Udbuddet er åbent fr alle interesserede Tilbudsgivere Baggrund fr udbuddet Ordregiver ønsker en Rammeaftale til indkøb af nye Printere samt den tilhørende Serviceleverance. I den frbindelse ønsker Ordregiver at gøre Tilbudsgiverne pmærksmme på, at der umiddelbart efter ffentliggørelse af nærværende udbudsmateriale, vil blive ffentliggjrt et udbudsmateriale, der vedrører Serviceleverancen på Ordregivers eksisterende printpark. 3

4 Rammeaftalen kmmer i hvedtræk til at bestå af: Anskaffelse af Printere g Tilbehør (inkl. kabler g andre kmpnenter, der er nødvendig fr, at en Printer er klar til at printe). Serviceleverance fr Printere købt under Rammeaftalen: Frebyggende eftersyn g vedligehldelse (udskiftning af kmpnenter) Rensning g smøring af maskinen Udskiftning af filtre Opdatering af printerdrivere g firmware Knfigurering af Printere Installatin, flytning, nedtagning g skrtning inkl. destruktin af databærende medier Supprt af henvendelser, sm ikke kan løses af Ordregivers Helpdesk (brugsrienteret g teknisk), herunder: registrering af henvendelser g dkumentatin af løsningen samt afrapprtering til AAK m status Substituering af udgåede prdukter Rapprtering af hændelser, supprtsager, ændringer, køb mv. Det er frventningen, at der under Rammeaftalen samlet vil være et indkøbsbehv på ca mi. kr. Den endelige indkøbsvlumen er dg afhængig af en række frhld herunder knkrete behv, Printere, der kræver udskiftning samt de bevillinger, der gives i Rammeaftalens løbetid. Rammeaftalen skal indgås på grundlag af det udkast til Rammeaftale, der er vedlagt udbudsmaterialet. Den endelige Rammeaftale vil blive tilrettet i verensstemmelse med det vindende tilbud Tidsplan Udbudsprceduren kan frventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 9. maj 2018 Annncering af udbuddet 30. maj 11. juni 2018, kl Sidste frist fr indlevering af spørgsmål frud fr indlevering af tilbud 4. juni 13. juni 2018, kl. 13: juni 19. juni 2018, kl. 14:00 Sidste frist fr udsendelse af rettelsesblad Indlevering af tilbud 4

5 Uge 26 Frventet rientering m resultatet af udbudsfrretningen 31. juli 2018 Frventet kntraktindgåelse 4. Udbudsmateriale 4.1. Udbudsmaterialets mfang Udbudsmaterialet mfatter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2018/S , sendt til ffentliggørelse den 9. maj 2018 Nærværende udbudsbetingelser Bilag til udbudsbetingelser: Bilag 0: Definitiner g Termer Bilag 1: Kundens Strategi Bilag 2a: Kundens IT-miljø Bilag 2b: Integratin til Kundens Service Management System Bilag 3: Hvedtidsplan Bilag 4a: Kravspecifikatin på Printere g Tilbehør Bilag 4b: Rapprtering Bilag 5: Krav til Serviceleverancen Bilag 5a: Driftskrav Servicemål Bilag 6: Udskiftning af Prdukter Bilag 7: Krav til Fakturering Bilag 8: Prøver Bilag 9: Samarbejdsrganisatin Bilag 9a: Skabeln til Samarbejdshåndbg Bilag 10: Overgangsydelser Bilag 11: Ændringshåndtering 5

6 Bilag 12: Vederlag g Prisregulering Bilag 12a: Specifikatin af Priser Bilag 13: IT-sikkerhed Bilag 13a: Fysisk Sikkerhed Bilag 14: Lkatinsversigt Bilag A: Hvis Tilbudsgiver har frbehld, skal Tilbudsgiver angive disse frbehld ved udfyldelse af Bilag A Bilag B: ESPD Bilag C: Hvis Tilbudsgiver udgør et knsrtium, skal Tilbudsgiver udfylde Bilag C, Knsrtieerklæring Udkast til Rammeaftale Tilbudsgiverne gøres pmærksm på, at der kan fretages ændringer i udbudsmaterialet efter ffentliggørelse af dette, herunder ændringer i kravsspecifikatin g udbudsbetingelserne. Tilbudsgiverne pfrdres derfr til løbende at hlde sig rienteret m udbuddet. Ændringer til udbudsmaterialet samt besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet ffentliggøres løbende på Ordregivers hjemmeside Rammeaftalens pdeling g udbuddets prces Rammeaftalen mfatter indkøb af Printere g Tilbehør, herunder følgende: Printere (farve g S/H) All-in-ne Netværksprintere Multifunktinsmaskiner Herudver mfatter Rammeaftalen en Serviceaftale tilknyttet den enkelte Printer, sm indkøbes på rammeaftalen. Serviceaftalen løber i år fra et Knkret Køb g løber dermed i p til 6 år efter rammeaftalens phør. Rammeaftalen mfatter desuden håndtering af bestillinger, psætning g knfigurering af Printere g Tilbehør (Prdukter), garantihåndtering, brtskaffelse/genanvendelse (Tilbagekøbsrdning), rapprtering samt den til det Knkrete Køb tilknyttede Serviceaftale, sm vedrører supprt g vedligehldelse samt præventiv service på Printerne (herefter Serviceaftalen ). Det er en frudsætning fr afgivelse af tilbud, at Tilbudsgiver er i stand til at levere samtlige Prdukter g Ydelser mfattet af Rammeaftalen. 6

7 En Tilbudsgiver, der alene afgiver pris på fx en delmængde af Prdukterne på Rammeaftalen, vil blive anset uknditinsmæssig g Tilbudsgiverens tilbud vil derfr ikke indgå i tilbudsevalueringen. De tilbudte Printere skal være af maksimalt 2 frskellige mærker/fabrikater, g Tilbudsgiver kan ikke ændre disse mærker/fabrikater i Rammeaftalens løbetid. Dette krav skal sikre, at Ordregivers it-medarbejdere ikke efterfølgende skal være i stand til at supprtere et større antal mærker/fabrikater end højst nødvendigt. Kravspecifikatinen bilag 4a indehlder Ordregivers kravspecifikatin af Prdukter. Markedet fr Printere er præget af en teknlgisk udvikling. Af såvel frretningsmæssige sm it-sikkerhedsmæssige g driftsmæssige hensyn er det yderst vigtigt, at Prdukter på Rammeaftalen altid er pdateret til markedsstandard. Markedsstandard fastlægges med udgangspunkt i kravene i kravspecifikatin bilag 4a (sm anses sm markedsstandard på udbudstidspunktet), samt funktiner, der må anses fr gængse fr Printere på tidspunktet, hvr markedsstandarden fastlægges. Herved frstås at funktinen efterspørges af g leveres til sammenlignelige Kunder, samt at funktinen er til stede i et bredt udvalg af de i Danmark markedsførte Printere i en tilsvarende prduktlinje, uden at det er et krav, at funktinen er til stede i alle sammenlignelige markedsførte prdukter. Det er således hensigten, at Printerne skal tilpasses ved løbende udskiftning g pdatering i Rammeaftalens løbetid. Dette sker fr at sikre, at Printerne løbende mdsvarer det aktuelle behv. Dette indebærer, at Leverandøren har mulighed fr at udskifte Prdukter i srtimentet, jf. retningslinjerne i bilag 6, Udskiftning af Prdukter. Tilbudsgiver skal med deres tilbud udfylde bilag 4a g bilag 12a g dermed angive de Prdukter, der tilbydes. Tilbudsgiver skal tilsvarende angive de tilbudte priser. Den pris, der anvendes ver fr Ordregiver, må ikke være højere end den pris, Tilbudsgiver anvender ver fr andre kunder Optiner Rammeaftalen udbydes med en bligatrisk Optin vedrørende en Tilbagekøbsrdning, jf. bilag 5. Ved bligatrisk Optin frstås en Optin, sm Tilbudsgiver er frpligtet til at byde på. Optinen indgår ikke i evalueringen af de indkmne tilbud Efterfølgende indkøb på Rammeaftalen Ordregiver ønsker at indgå Rammeaftale med én leverandør. På baggrund af tilbudsevalueringen, jf. herved afsnit 7 nedenfr, vil Ordregiver identificere den bedste Tilbudsgiver. Tildeling af rdrer under Rammeaftalen sker udelukkende på baggrund af Tilbudsgivers endelige tilbud på Rammeaftalen. Det er således ikke muligt at fretage ændringer i de tekniske specifikatiner. Se dg bilag 6, Udskiftning af Prdukter. 7

8 Ordregiver vil endvidere indgå aftale vedrørende Serviceleverancen med den vindende Tilbudsgiver. Serviceleverancen mfatter bl.a. en Serviceaftale, der er knyttet p på den enkelte Printer g sm løber i år fra en Printer er leveret sm et Knkret Køb. Tilbudsgiver er frpligtet af de priser g specifikatiner, der er tilbudt i frbindelse med tildelingen af Rammeaftalen. Tilbudsgiver kan på intet tidspunkt i Rammeaftalens løbetid ændre disse priser i padgående retning g kan ikke på nget tidspunkt ændre specifikatinerne til ugunst fr Ordregiver Elektrniske adgang til udbuddet Udbudsmaterialet kan tilgås via Ordregivers hjemmeside: Spørgsmål til udbudsmaterialet Ordregiver pfrdrer Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl m frståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er frhld i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl m, hvrvidt Tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmdning m yderligere plysninger, skal stilles skriftligt via til Ordregivers kntaktpersn. Tilbudsgiver pfrdres til at henvise til det knkrete afsnit, kravnummer eller rækkenummer til identifikatin af det knkrete emne, sm spørgsmålet mhandler. Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Ordregivers frpligtelse til at behandle Tilbudsgiverne lige, blive afvist. Alle spørgsmål g svar vil blive gjrt tilgængelige fr samtlige Tilbudsgiver i annymiseret frm på Ordregivers hjemmeside Rettelsesblade I tilfælde af, at Ordregiver finder det nødvendigt at fretage ændringer i udbudsmaterialet g/eller supplere plysninger i udbudsmaterialet, vil meddelelse herm blive givet skriftligt til samtlige Tilbudsgivere i frm af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres frtløbende g indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade ffentliggøres på Ordregivers hjemmeside: Tilbudsgivers frbehld Bilag A Hvis Tilbudsgiver har taget frbehld udfyldes bilag A Frbehld. Frbehld skal være specifikke g skal så vidt muligt referere til knkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. 8

9 Der gøres udtrykkelig pmærksm på, at Ordregiver vil være frpligtet til at afvise tilbud, sm indehlder frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller sm indehlder frbehld, der ikke kan prissættes. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indehlder frbehld ver fr ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne frbehld prissat. Tilbudsgiver pfrdres til at søge eventuelle uklarheder g usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. punkt 4.2 venfr, således at frbehld i vidste muligt mfang undgås. 5. Udarbejdelse af tilbud 5.1. Det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Det fremgår af BEK nr af 15. december 2015 at Ordregiver skal kræve, at Tilbudsgiver benytter det fælles eurpæiske udbudsdkument (herefter benævnt ESPD ). Tilbudsgiver skal i frbindelse med dette udbud anvende det elektrniske ESPD. Det elektrniske ESPD findes via dette link: Aflevering af ESPD Tilbudsgiver skal udfylde g vedlægge ESPD en. ESPD en er vedlagt sm bilag B. Der henvises desuden til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning, ESPD - sådan virker det. Vejledningen kan findes her: Vejledning til udfyldelse af ESPD en Tilbudsgiver skal udfylde de dele af ESPD en, sm fremgår af punkt nedenfr. Ordregiver pfrdrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udfyldelse af ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse løbende ESPD del II Oplysninger m den øknmisk aktør (Tilbudsgiver) I ESPD del II angiver Tilbudsgiveren alle relevante plysninger m sig selv Knsrtium Hvis Tilbudsgiver er et knsrtium, udfyldes ESPD del II Deltagerfrm, g samtidig skal der medsendes et særskilt udfyldt ESPD fr hver enkelt deltager i knsrtiet efter anvisninger i nærværende udbudsbetingelser. Tilbudsgiver skal endvidere udfylde bilag C, Knsrtieerklæring. 9

10 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet Såfremt Tilbudsgiver agter at baserer sig på andre juridiske enheders kapacitet, skal dette angives i ESPD del II afsnit C. Der skal medsendes et særskilt udfyldt ESPD med de plysninger Ordregiver anmder m i del II g III fr hver af de pågældende enheder angivet i del II afsnit C, fr, at enhedernes finansielle, øknmiske, tekniske g/eller faglige frmåen kan tages i betragtning. Endvidere skal det dkumenteres, at Tilbudsgiver kan dispnere ver den/de pågældende enhed(er)s finansielle g/eller tekniske kapacitet fr at enhedens/enhedernes finansielle g/eller tekniske kapacitet vil blive taget i betragtning. Ordregiver kræver ikke udfyldelse af ESPD del II afsnit D ESPD del III Udelukkelsesgrunde Deltagelse i udbudsprcessen er udelukket, hvis et af følgende frhld i ESPD del III afsnit A g B er til stede. Tilbudsgiver er ved endelig dm dømt fr - Kriminel rganisatin - Bestikkelse - EU-svig - Terrrhandlinger - Hvidvaskning af penge - Børnearbejde eller menneskehandel Tilbudsgiver har persner i ledelsen, der er dømt fr ngle af venstående frhld Tilbudsgiver har ubetalt, frfalden gæld til det ffentlige på kr. eller derver, med mindre, der er indgået en afviklingsrdning vedrørende gælden. Tilbudsgiver har interesseknflikter med Ordregiver, der ikke kan afhjælpes Tilbudsgiver har fretaget knkurrencefrdrejende handlinger sm følge af en frudgående inddragelse i frberedelsen af udbudsprceduren i frhld til det pågældende udbud, sm ikke kan afhjælpes effektivt med mindre indgribende franstaltninger. Tilbudsgiver har givet grft urigtige plysninger eller tilbagehldt plysninger mkring visse af venstående plysninger. Deltagelse i udbudsprcessen er endvidere udelukket, hvis et af følgende frhld i ESPD del III afsnit C er til stede. 1. Tilbudsgiver er erklæret knkurs eller er under inslvens- eller likvidatinsbehandling, hvis Tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kuratr eller af retten, hvis Tilbudsgiver er under tvangsakkrd, hvis Tilbudsgivers erhvervsvirksmhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situatin i henhld til en tilsvarende prcedure, der er fastsat i natinal lvgivning, hvr Tilbudsgiver er hjemhørende. 2. Ordregiver har tilstrækkelige plausible indikatiner til at knkludere, at Tilbudsgiver har indgået en aftale med andre øknmiske aktører med henblik på knkurrencefrdrejning. 10

11 3. Ordregiveren kan påvise, at Tilbudsgiveren væsentligt har mislighldt en tidligere ffentlig kntrakt, kntrakt med en frsyningsvirksmhed eller kncessinskntrakt g mislighldelsen har medført den pågældende kntrakts phævelse eller en lignende sanktin. Fr at gdtgøre at en eller flere af udelukkelsesgrundene nævnt i ESPD del III ikke er til stede, skal Tilbudsgiver udfylde denne g medsende tilbuddet. Tilbudsgiver skal være pmærksm på, at ESPD del III afsnit D ikke kræver udfyldelse. Manglende eller ukrrekt udfyldelse af ESPD en medfører risik fr, at tilbuddet anses fr ikke-knditinsmæssig g derfr afvises. Tilbudsgiver er frpligtet til at fremskaffe yderligere dkumentatin fr, at en eller flere af venstående udelukkelsesgrunde ikke er tilstede, såfremt Ordregiver anmder herm ESPD del IV Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal udfylde felterne i underpunkterne g kan ikke nøjes med at udfylde det indledende spørgsmål m pfyldelse af alle de krævede udvælgelseskriterier. ESPD del IV afsnit A kræver ikke udfyldelse Øknmisk g finansiel frmåen ESPD del IV afsnit B Ordregiver vil kun indgå kntrakt med øknmisk slide virksmheder, da det har væsentlig betydning, at Tilbudsgivers virksmhed består under hele kntraktperiden. Tilbudsgiver skal plyse årets resultat g egenkapital fr hvert af de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B. Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3). Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders øknmiske g finansielle frmåen (fx et mder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem virksmheden g disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske enheders frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. Se punkt 5.2 m støtteerklæringer. En øknmisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver mdtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enhed(er), hvri der meddeles relevante plysninger fr hver af de enheder, sm Tilbudsgiver baserer sig på. Når grupper af øknmiske aktører (fx et knsrtium) deltager i udbudsprceduren sammen, skal der endvidere, fr hver af de deltagende øknmiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Der henvises til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning herm. 11

12 Oplysningerne i ESPD benyttes sm freløbigt bevis fr, at Tilbudsgiveren pfylder det nedenfr anførte mindstekrav. Mindstekrav til Tilbudsgivers øknmiske g finansiel frmåen: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft følgende øknmiske nøgletal: Psitiv egenkapital Årets resultat før skat på minimum kr. Såfremt Tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders frmåen, beregnes balancen g årets resultat sm Tilbudsgiverens g disse andre enheders samlede årlige msætning g årets resultat i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes sm Tilbudsgiver g disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. (Nettpgørelse). Undtaget hertil er, hvis Tilbudsgiveren baserer sig på anden enhed i frm af Tilbudsgiverens mderselskab, da Tilbudsgiverens balance g årets resultat allerede er en del af mderselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges mderselskabets regnskabstal til grund alene. Ved en sammenslutning af virksmheder (fx et knsrtium) beregnes balancen g årets resultat sm virksmhedens samlede årlige msætning i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes sm virksmhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. (Nettpgørelse). Den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, skal før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftalen, fremlægge følgende dkumentatin fr de plysninger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B. Følgende dkumentatin fr øknmisk g finansiel frmåen skal således fremlægges, når Ordregiver anmder herm: Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, fr de seneste tre regnskabsår, hvis ffentliggørelse af årsregnskaber er lvpligtigt i det land, hvr Tilbudsgiver er etableret. Tilbudsgiver kan gdtgøre sin øknmiske g finansielle frmåen ved ethvert andet dkument, sm Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dkumenter, sm Ordregiveren frlanger Teknisk g faglig frmåen Tilbudsgiverne skal i ESPD del IV afsnit C plyse, m Tilbudsgiveren lever p til det mindstekrav sm følger nedenfr. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders frmåen (fx et mder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem Tilbudsgiver g disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. Se punkt 5.2 m støtteerklæringer. 12

13 En øknmisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver mdtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den støttende enhed, hvri der meddeles relevante plysninger fr hver af de enheder, sm Tilbudsgiver baserer sig på. Når grupper af øknmiske aktører (fx et knsrtium) deltager i udbudsprceduren sammen, skal der endvidere, fr hver af de deltagende øknmiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Mindstekrav til teknisk g faglig frmåen: Tilbudsgiver skal inden fr de seneste 3 kalenderår kunne dkumentere minimum 3 referencer på levering af Printere g Tilbehør, sm svarer til de udbudte Printere g Tilbehør. Referencen skal indehlde plysninger m pgavens art, kntraktsum (hvis muligt) g tidspunkt fr pgavens udførelse g hvem arbejdet er udført fr. Ved referencer, der svarer til de udbudte Printere g Tilbehør, frstås salg (inkl. levering, pstilling g knfiguratin) af Printere g Tilbehør samt service på Printerne, til kmmuner eller virksmheder med mere end ansatte. Alle 3 referencer skal indehlde leverance af det kmplette srtiment. Det er således ikke tilstrækkeligt, at referencerne hver især repræsenterer et udsnit af leverancen. Referencerne, sm Tilbudsgiver angiver i ESPD del IV afsnit C udgør tilstrækkelig dkumentatin fr Mindstekravet til teknisk g faglig frmåen, hvrfr Ordregiver ikke vil indhente yderligere dkumentatin fra den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til. Ordregiver frbehlder sig ret til at kntakte de angivne referencer, såfremt det vurderes nødvendigt fr en vurdering af Tilbudsgivers egnethed Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders frmåen (fx et mder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem Tilbudsgiver g disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. En juridiske bindende erklæring kan have følgende rdlyd: [Enhedens navn] erklærer at ville bistå [Tilbudsgivers navn] sm [støttende enhed / underleverandør eller lign.] i frhld til Tilbudsgivers frmåen (øknmisk / finansiel / teknisk / faglig), såfremt [Tilbudsgivers navn] får tildelt den udbudte pgave i frm af leveringer under rammeaftale vedrørende indkøb af Printere g Tilbehør til Aarhus Kmmune. [Enhedens navn] erklærer, at dette gælder fr så vidt angår [øknmisk g finansiel kapacitet / teknisk g faglig kapacitet]. [Enhedens navn] accepterer, at Aarhus Kmmune efter eget valg kan indtræde i aftalefrhldet mellem [Tilbudsgivers navn] g [enhedens navn], såfremt [Tilbudsgivers navn] tages under knkursbehandling. [Tilbudsgivers navn] g [enhedens navn] hæfter slidarisk i frhld til Rammeaftalen. 13

14 5.3. Sprg g tilbudspriser Tilbuddet skal afgives på dansk, ligesm al skriftlig g mundtlig kmmunikatin i frbindelse med afgivelse af tilbud g deltagelse i frhandlingerne skal være på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske krner (DKK) ekskl. mms Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra udløbet af fristen fr aflevering af endeligt tilbud. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse m, at Ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud sm det vindende tilbud er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kntaktpersn at frlænge vedståelsesfristen med yderligere 3 måneder. Såfremt der ved en administrativ myndighed træffes afgørelse m, at en eventuel klage ver det gennemførte udbud tillægges psættende virkning, vil Ordregiver endvidere kunne frlænge denne vedståelsesfrist med yderligere 6 måneder. Den Tilbudsgiver sm tildeles Rammeaftalen er ansvarlig fr det tab Ordregiver måtte lide, hvis Tilbudsgiver nægter at vedstå tilbuddet g underskrive Rammeaftalen efter tildeling Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Ejendmsret til mdtagne tilbud Alle dkumenter, sm fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes sm Ordregivers ejendm Delkntrakter Der er ikke mulighed fr at afgive deltilbud. Der skal således afgives tilbud på den samlede pgave. Den udbudte pgave er ikke pdelt i delkntrakter pga. pgavens mfang, samt det frhld, at det er Ordregivers vurdering, at der pnås tilbud med det bedste frhld mellem pris g kvalitet, hvis pgaven udføres af én leverandør Tilbuddets udfrmning Tilbuddet skal vedlægges alle relevante plysninger, sm er nødvendige fr en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet g i den frbindelse fastlæggelse af ydelsens mfang g kvalitet. Vedlægges de i punkt krævede plysninger ikke i fuldt mfang, betragtes tilbuddet ikke sm uknditinsmæssigt, men de manglende plysninger vil få indflydelse på vurdering af tilbuddet. 14

15 Tilbuddet skal indehlde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige bi-ydelser. Med henblik på at pnå et ensartet grundlag fr tilbudsgivningen g dermed vurderingen af de indkmne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), ønskes det, at tilbuddet/tilbuddene følger nedennævnte dispsitin: Identifikatin af Tilbudsgiver m.v. Oplysning m Tilbudsgivers navn, adresse, telefnnr., samt kntaktpersner. Oplysning m eventuelle væsentlige underleverandører/underentreprenører med tilsvarende angivelse af navn, adresse, telefnnr., samt kntaktpersner Pris Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af den i udbudsmaterialet vedlagte tilbudsliste, bilag 12a. Alle pster på tilbudslisten skal være udfyldt i deres helhed. Den samlede evalueringstekniske pris består af en række delpriser: Pris på Printere g Tilbehør, sm består af enhedspriser fr de tilbudte mdeller Klik-pris (Serviceaftalen), sm består af frbruget (Print) g dækker mkstninger frbundet med Serviceaftalen g dele af Serviceleverancen. Pris Serviceleverancer, sm består af enhedspriser / timepriser på tilkøb af frskellige Serviceleverancer Klik-pris2 (Serviceaftalen), sm består af en Klik-pris fr Serviceaftalen, sm går ud ver Rammeaftalens løbetid. Rabatsats i ptinsårerne 3 g 4 fr enhedsprisen på Printere g Tilbehør samt fr prisen på Serviceleverancer, der ikke er en del af Klik-prisen. De i tilbudslisterne angivne priser skal være i danske krner ekskl. mms men inkl. alle mkstninger, herunder til tld, afgift g frsikring m.v. Tilbudsgiver pfrdres til at læse vejledningen til bilag 12a grundigt igennem før bilaget udfyldes Det kvalitative underkriterium Til brug fr vurdering af underkriteriet Kvalitet skal Tilbudsgiver vedlægge følgende materiale: Bilag til udbudsbetingelser: Bilag 0: Definitiner g Termer Bilag 1: Kundens Strategi Bilag 2a: Kundens IT-miljø Bilag 2b: Integratin til Kundens Service Management System 15

16 Bilag 3: Hvedtidsplan Bilag 4a: Kravspecifikatin på Printere g Tilbehør Bilag 4b: Rapprtering Bilag 5: Krav til Serviceleverancen Bilag 5a: Driftskrav Servicemål Bilag 6: Udskiftning af Prdukter Bilag 7: Krav til Fakturering Bilag 8: Prøver Bilag 9: Samarbejdsrganisatin Bilag 9a: Skabeln til Samarbejdshåndbg Bilag 10: Overgangsydelser Bilag 11: Ændringshåndtering Bilag 12: Vederlag g Prisregulering Bilag 12a: Specifikatin af Priser Bilag 13: IT-sikkerhed Bilag 13a: Fysisk Sikkerhed Bilag 14: Lkatinsversigt Tilbudsgivers mkstninger Tilbudsgivers mkstninger i frbindelse med deltagelse i udbudsfrretningen er Ordregiver uvedkmmende g kan ikke kræves refunderet af Ordregiver. Der ydes således ikke betaling fr deltagelse i udbudsfrretningen. 6. Aflevering af tilbud 6.1. Tilbudsfrist Tilbud skal være mdtaget senest den 12. juni 19. juni 2018, kl. 14: Tilbud skal fremsendes til: Anna H. Mrtensen 16

17 Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr Tilbuddet skal fremsendes pr. . Tilbudsgiver bærer risiken fr, at tilbuddet kmmer frem til Ordregiver. Tilbuddet skal være mærket FORTROLIGT udbud af Printere g Tilbehør 7. Tilbudsevaluering 7.1. Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til åbning af tilbuddene Frmelle fejl g mangler ved tilbuddet g afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiver vurdere, hvrvidt tilbuddene pfylder de frmelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver frbehlder sig muligheden fr at anvende fremgangsmåden i udbudslvens 159, stk. 5 g stk. 6, hvis tilbuddet ikke pfylder udbudsmaterialets frmelle krav Verificering af plysninger i ESPD Før Ordregiver træffer beslutning m tildeling af Rammeaftalen, skal Ordregiver kræve, at den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægger dkumentatin fr de plysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslvens 159, stk. 2. Dkumentatinen vedrører de i punkt 5.1 stillede krav til Tilbudsgivers persnlige frhld, samt øknmiske, finansielle g tekniske frmåen Vurdering af frbehld Ordregiver fretager en vurdering af, hvrvidt tilbuddene indehlder frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller frbehld sm ikke kan prissættes, g sm medfører, at et tilbud skal afvises sm ikke-knditinsmæssigt Vurdering af tilbuddene Rammeaftalen vil blive tildelt det øknmisk mest frdelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet Bedste frhld mellem pris g kvalitet g ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Pris: 50 % Kvalitet: 50 % De indkmne tilbud vurderes efter de nedenfr beskrevne underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal pint alt efter, hvr gdt tilbuddet pfylder de enkelte underkriterier. 17

18 Beskrivelse af underkriterierne Sm det fremgår af kravspecifikatinen har Ordregiver angivet en række Ønsker g Mindstekrav. Evalueringen fretages på grundlag af pfyldelsesgraden af de i bilagene angivne Ønsker g Mindstekrav (i det mfang, at der evalueres på verpfyldelse af Mindstekrav), g på grundlag af underkriterierne beskrevet venfr. Ordregiver vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: Pris Evalueringen af underkriteriet pris fretages på baggrund af de tilbudte priser i bilag 12a. Tilbudsgiver skal udfylde priserne i bilag 12a. Priserne skal angives på baggrund af specifikatinerne i bilag 4a g bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen. Tilbudsgiver er frpligtet af de tilbudte priser, men det er alene den evalueringstekniskpris, der indgår i Ordregivers tilbudsevaluering. Priserne skal plyses i danske krner inkl. alle mkstninger til levering mv., dg ekskl. mms. Beregning af den evalueringstekniske pris er specificeret i Bilag 12 g Bilag 12a g fremgår af arket Rabatsats g Tilbudssum i Bilag 12a Kvalitet Evalueringen af underkriteriet kvalitet fretages på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse af Prduktets nærmere specifikatiner, funktiner g kvalitet i øvrigt ud fra følgende delkriterier: Delkriterie Funktinsmæssig karakter af de tilbudte Prdukter Serviceleverancen Delkriterierne vægter lige. Herudver bedømmes det mfang, hvri Tilbudsgiver pfylder de anførte krav i bilag 4a g bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen Funktinsmæssig karakter Der fretages en evaluering af delkriteriet Funktinsmæssig karakter på baggrund af følgende: Printere g Tilbehør Der fretages en samlet evaluering af de tilbudte Printere g Tilbehør på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag 4a. 18

19 Besvarelse af de pstillede Mindstekrav g Ønsker i Bilag 4a indehlder både en mulighed fr verpfyldelse af de pstillede Mindstekrav til Prdukterne samt pfyldelse af Ønsker. I den frbindelse vil det være en samlet vurdering af de tilbudte funktiner på den enkelte Printer, der lægges til grund fr en psitiv vurdering. (Det kan f.eks. ikke isleret set vægte psitivt, at en Printer tilbydes med høj hastighed på print, hvis pfyldelse af alle de øvrige pstillede Mindstekrav g Ønsker til Printeren kun lige pfylder Mindstekravet g/eller Ønsket). J flere Ønsker Tilbudsgiver kan pfylde g j flere steder Tilbudsgiver verpfylder Mindstekravet, des højere kvalitetspint pnår Tilbudsgiveren Serviceleverancen Der fretages en evaluering af delkriteriet Serviceleverancen på baggrund af kravpfyldelsen af besvarelserne i bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen samt følgende punkter. Besvarelse af de pstillede Ønsker indgår i Ordregivers vurdering af Tilbudsgivers pfyldelse af Serviceleverancen. Der vurderes ikke på verpfyldelse af Mindstekrav fsv. angår Serviceleverancen: Bestillings- g E-handelssystemer Det vægter psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en enkelt g brugervenlig bestillingsprces, hvr der særligt er fkus på, at alle relevante plysninger indfanges g håndteres, således, at faktura g rdre finder vej til rette mdtager hs Ordregiver. Selvbetjeningsprtaler Det vægter psitivt, at de webbaserede Selvbetjeningsprtaler mfattende en Administratinsprtal g en Bestillingsprtal skal understøtte, at Ordregiver pnår verblik ver bestillinger, således at rdre kan følges fra bestilling til levering. Print Management Det vægter psitivt, at Tilbudsgiver illustrerer en løsning, hvr Printerne er kmpatible med gængse Print Management Systemer på markedet. Endvidere vægter det psitivt i det mfang Tilbudsgiveren kan præsentere en løsningsmdel, der sikrer integratin til Ordregivers Print Management System. Brtskaffelse af frbrugsstffer g Bulk pdateringer Det vægter psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrer en mdel, hvr Ordregivers brugte frbrugsstffer bliver brtskaffet på en miljømæssigt frsvarlig måde. Serviceaftalen Det vægter psitivt, at Tilbudsgiver tilbyder en løsning med velafprøvede prcesser i en fleksibel g serviceminded servicerganisatin. Dette kan gennemføres ved, at Tilbudsgiver tager udgangspunkt i Ordregivers behv g understøtter en effektiv g smidig kmmunikatin mellem Ordregiver g Tilbudsgiver både hvad angår fjern-supprt g Onsite supprt. Knsulentbistand Det vægter psitivt i det mfang Tilbudsgiver tilbyder knsulentbistand indehldende årligt inspiratinsseminar med mulighed fr at undersøge nye teknlgier mm. Asset data Det vægter psitivt, at Tilbudsgiver kan beskrive en mdel, der understøtter Ordregivers krav til kntrl af Asset data. Dette kan ske gennem en beskrivelse af Tilbudsgivers 19

20 veletablerede prcesser fr håndtering g kntrl af Asset data i frbindelse med afrapprtering g intern afregning. Samarbejdsrganisatin Det vægter psitivt, at Tilbudsgiver tilbyder en samarbejdsrganisatin med de rette kvalifikatiner g beslutningskmpetencer til at indgå i et prfessinelt g tillidsbaseret, åbent samarbejde med Ordregiver på de respektive niveauer Evaluering g behandling af tilbud Ved bedømmelse af de mdtagne tilbud i henhld til det kvalitative underkriterie Kvalitet, vil følgende skala blive anvendt: Pint Gives fr det fremragende tilbud sm bedst muligt pfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives fr tilbud med en meget gd pfyldelse af underkriteriet Gives fr det tilbud med en gd til meget gd pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en gd pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er meget gdt pfyldt) 7 Gives fr tilbud med en gd pfyldelse af underkriteriet Gives fr tilbud med en tilfredsstillende til gd pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er gdt pfyldt) Gives fr tilbud med en middel tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet Gives fr tilbud med en mindre tilfredsstillende til en tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er tilfredsstillende pfyldt) Gives fr tilbud med en mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet Gives fr tilbud med en utilfredsstillende til mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en utilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er mindre tilfredsstillende pfyldt) Gives fr tilbud med en meget utilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet 20

21 Pint 0 Gives fr et tilbud, sm kun netp er knditinsmæssigt (men hvr der ikke er plysninger, der belyser pfyldelsen af underkriteriet) Ved vurderingen af underkriteriet kvalitet tildeles pint individuelt fr hvert tilbud på grundlag af en vurdering af, i hvilken grad tilbuddet pfylder underkriteriet. Det er således muligt, at ingen tilbud pnår maksimumpint, lige så vel sm det er muligt, at t eller flere tilbud pnår samme pint fr et underkriterium. Ad Priskriteriet Ved vurderingen af underkriteriet Pris, herunder de enkelte delkriterier, vil tilsvarende blive anvendt en pintskala fra 0-10, hvr 0 gives fr det tilbud, sm kun netp er øknmisk acceptabelt, mens at 10 gives fr den bedst tænkelige pris i frhld til den udbudte pgave. Det enkelte tilbud tildeles pint ved en lineær interplatin mellem disse t yderpunkter (0 g 10) på baggrund af det enkelte tilbuds prcentvise afvigelse af den laveste sats efter følgende frmel: Pint = max pint tilbuddets pris laveste pris (laveste pris x ønsket prcentspænd) x (maksimumpint minimumpint) Den bedst tænkelige pris defineres sm den lavest tilbudte knditinsmæssige pris, mens at det netp øknmisk acceptable tilbud, er et tilbud, der er 30 % dyrere end den laveste tilbudte knditinsmæssige pris. Hvis der er en større spredning i priserne i de mdtagne tilbud, end spændet i den primære mdel venfr tillader dvs. hvis priserne i tilbuddet med højeste pris er mere end 30 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris tages der i stedet udgangspunkt i den prcentmæssige frskel mellem den laveste tilbudte Pris g den højeste tilbudte pris. Evaluering af tilbuddet Hvert tilbuds samlede pintscre pgøres sm summen af følgende: Pint fra mregningen af prisen ganget med 50 % Pint fra bedømmelsen af Kvalitet ganget med 50 % Rammeaftalen tildeles til det tilbud, sm har den højeste samlede pintscre Verificering af plysninger i det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftalen, skal Ordregiver kræve, at den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægger dkumentatin fr de plysninger, der er afgivet i det fælles eurpæiske udbudsdkument, jf. udbudslvens 159, stk. 2. Dkumentatinen vedrører de i punkt 5.1 stillede krav til Tilbudsgivernes persnlige frhld, samt øknmisk g teknisk frmåen. Dkumentatin fr plysninger afgivet i ESPD en fr så vidt angår udelukkelsesgrundene, kan dkumenteres ved fremsendelse af Serviceattest. Ordregiver accepterer en Serviceattest, der ikke er ældre end 6 måneder. Tilbudsgiver pfrdres derfr til at have 21

22 fremskaffet en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, der kan fremsendes på Ordregivers anmdning Tildeling af Rammeaftalen Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med det bedste frhld mellem pris g kvalitet, træffer Ordregiver beslutning m tildeling af Rammeaftalen. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige Tilbudsgivere m denne beslutning. Underretningen fretages pr. til Tilbudsgivers kntaktpersn. Uanset m Rammeaftalen tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftalen, men dg ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 5.4. Underretningen af Tilbudsgiverne m tildelingsbeslutningen medfører ikke, at Rammeaftalen er indgået. Rammeaftalen anses først fr indgået, når Rammeaftalen er underskrevet. Rammeaftalen kan først underskrives efter udløbet af stand still-periden. Denne peride skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvr Ordregiveren har afsendt underretning. 8. Praktiske frhld 8.1. Frtrlighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre frtrligheden af alle plysninger i Tilbudsgivers tilbud, sm angår Tilbudsgivers frtrlige frretningsmæssige frhld. Frtrlighedstilsagnet må vige i den udstrækning, hvr lvgivningen frpligter Ordregiver til at videregive plysninger til tredjemand. Ordregiver vil plyse den vindende Tilbudsgivers samlede evalueringspris samt give en verrdnet beskrivelse af det vindende tilbuds karakteristika g relative frdele til de øvrige Tilbudsgivere. Den vindende Tilbudsgivers pris vil endvidere fremgå af EU-Tidende i frbindelse med ffentliggørelsen af bekendtgørelse m indgåede kntrakter. Hvis Tilbudsgiver selv anser plysninger fr særligt knkurrencefølsmme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud fr de pågældende plysninger, hvrefter Ordregiver vil tilstræbe, at plysningerne ikke videregives Ubetinget tavshed fr Tilbudsgiver Tilbudsgivere samt deres persnale, underleverandører g rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver plysning m Ordregiver, der kmmer til deres kendskab i frbindelse med udbuddet Ejendmsret Det udleverede udbudsmateriale g de heri indehldte infrmatiner er Ordregivers ejendm. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsfrretning uden Ordregivers frudgående skriftlige samtykke. 22

23 De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til Tilbudsgiver. 23