UDBUDSBETINGELSER VEDRØRENDE REGISTRERING AF KLOAKKER FOR AAB

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER VEDRØRENDE REGISTRERING AF KLOAKKER FOR AAB

2 Side 2 af 10 Bligfreningen AAB fremsender hermed udbudsmaterialet vedrørende ffentligt EU udbud 2015/S Klakregistrering på AAB s ejendmme. Tilbuddet på pgaven indhentes sm ffentligt udbud i henhld til EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF. Du bedes ved mdtagelsen kntrllere at du har mdtaget alt materiale, jf. versigten ver fremsendt materiale i punkt 1.1. Den medfølgende aftale vil blive færdiggjrt ved udbudsfrretningens afslutning med de tilføjelser det antagne tilbud måtte medføre, jf. pkt. 6 i udbudsbetingelserne angående aftalegrundlaget. Vi ser frem til at mdtage dit rettidige g knditinsmæssige tilbud. Med venlig hilsen Casper Schu Driftskrdinatr

3 Indhld Side 3 af 10 1 Generelt Udbudsmaterialet Definitiner Ordregiver spørgsmål Spørgsmål Udbuddets mfang Ydelsen Tidsplan Opgaveløsning - bemanding Pris Aftalegrundlag Tilbuddets udfrmning Afgivelse af delbud Afgivelse af alternativt tilbud Afgivelse af tilbud Sprg Tilbudsmkstninger Frbehld Huskeliste ved tilbudsafgivelse Aflevering af tilbud, tilbudsfrist m.v Tilbudsfrist Tilbudsfrmat Tilbuddets gyldighed Tildelingskriterier Tildeling af aftale g aftalestart... 10

4 Side 4 af 10 1 GENERELT Nærværende udbud er ffentliggjrt i den Eurpæiske Unins Tidende den i henhld til Udbudsdirektivet 2004/18/EF med følgende udbudsnr.: 2015/S Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af: Nærværende udbudsbetingelser Aftaleudkast inkl. følgende bilag: Bilag 1: Almindelige Bestemmelser fr teknisk rådgivning g bistand (ABR 89) med de tilføjelser g ændringer, sm fremgår af aftaleudkastet Bilag 2: Beskrivelse af pgaven - drejebg Bilag 3: Prisliste Bilag 4: Beskrivelse af tidsplan (udarbejdes af tilbudsgiver i frbindelse med tilbudsafgivelse) Bilag 5: Medarbejdere (udarbejdes af tilbudsgiver i frbindelse med tilbudsafgivelse) Bilag 6: Rapprt, herunder driftslg g renveringsplan (udarbejdes af tilbudsgiver i frbindelse med tilbudsafgivelse) Bilag 7: Rådgiverens tilbud af XX.XX.2015 (indsættes ved aftaleindgåelse) Tilbudsgiver gøres pmærksm på, at tilbud skal afgives i verensstemmelse med alle krav i hele dette materiale. 1.2 Definitiner I nærværende udbudsmateriale angiver udtrykket skal krav sm tilbuddet skal pfylde fr at kmme i betragtning. Ordregiver frbehlder sig dg ret til efter eget valg at tage tilbud, der ikke pfylder skal krav i betragtning, i det mfang den manglende pfyldelse kan afhjælpes i henhld til 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (implementeringsbekendtgørelsen til Udbudsdirektivet). Det bemærkes dg, at mulighederne herfr er meget begrænsede, hvrfr Tilbudsgiver sm udgangspunkt må påregne, at afhjælpning ikke er mulig. I nærværende udbudsmateriale angiver udtrykkene kan, bør g frventes krav, hvis manglende verhldelse ikke bevirker, at Ordregiver vil se brt fra tilbuddet. Ordregiver henstiller dg til, at kravene verhldes, så vidt det verhvedet lader sig gøre.

5 Side 5 af 10 2 ORDREGIVER Bligfreningen AAB Svend Aukens Plads København S Kntaktpersn: Driftskrdinatr Casper Sku csk@aab.dk tlf.nr.: eller Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: Klakregistrering - AAB. Al kmmunikatin vedrørende dette udbud skal fregå via vennævnte kntaktpersn. 3 SPØRGSMÅL 3.1 Spørgsmål Ordregiver pfrdrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er frhld g krav, der efter Tilbudsgivers pfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at pfylde eller sm synes beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. til den i punkt 2Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. anførte kntaktpersn så tidligt sm muligt g senest d Spørgsmålene vil blive besvaret senest d Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. vennævnte svarfrist. Spørgsmål, der mdtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål g svar vil i annymiseret frm tilgå samtlige tilbudsgivere pr. . Herefter indgår spørgsmål g svar sm en del af udbudsmaterialet. 4 UDBUDDETS OMFANG 4.1 Ydelsen Udbuddet vedrører registrering af klakker (på baggrund af stikprøvekntrller), herunder frundersøgelser, registrering på baggrund af tv-inspektin, rapprt samt udarbejdelse af renveringsplan g driftslg fr hver afdeling. På baggrund af frundersøgelser af eksisterende tegninger, registre mv. udvælges min. 5 lkatiner pr. afdeling til stikprøvekntrl. De udvalgte lkatiner spules g tv-inspiceres fr en tilstandsvurdering. Leverandøren udarbejder en rapprt, der skal afspejle frnyelsesbehvet i den enkelte afdeling. I samarbejde med de enkelte afdelinger udarbejdes en renveringsplan g en driftslg. TV-inspektin skal fretages af et DTVK certificeret firma, mens tilstandsvurderingen skal fretages af en aut. klakmester. Dkumentatin fr certificering/autrisatin skal medsendes tilbuddet.

6 Side 6 af 10 Det frventes at der skal fretages registrering af klakker fr ca. 80 bligafdelinger alle beliggende i Strkøbenhavn. Ydelsen er nærmere beskrevet i Beskrivelse af pgaven -drejebg, bilag 2. Registreringen frventes udført i Tidsplan Ordregiver frventer at registrering påbegyndes umiddelbart efter kntraktindgåelse g sidste registrering afsluttes inden udgangen af Tilbudsgiver bedes sm bilag 4 medsende beskrivelse af knkret tidsplan inden fr hvilken den enkelte registrering samt registreringer fr frventeligt 80 afdelinger kan gennemføres. Tilbudsgivers beskrivelse af knkret tidsplan vil indgå i Ordregivers vurdering af tilbuddet sm beskrevet under parameteret Kvalitet i pgaveløsningen, jf. pkt Medarbejdere Tilbudsgiver skal beskrive hvilke nøglemedarbejdere, der påtænkes anvendt i pgaveløsningen samt medsende CV fr disses kvalifikatiner g erfaringer med tilsvarende pgaver. CV er må maks. fylde 1 A4 side pr. medarbejder. Med nøglemedarbejdere menes medarbejdere, der har det verrdnede ansvar fr kntraktens udførelse, medarbejdere der udfører tv-inspektinen g udarbejder rapprt m.v. samt de medarbejdere, der skal frmidle rapprt, renveringsplan g driftslg fr de enkelte afdelinger. Besvarelsen bedes medsendt sm bilag 5, Medarbejdere. Besvarelsen g CV er vil indgå i Ordregivers vurdering af tilbuddet sm beskrevet under parameteret Kvalitet i pgaveløsningen, jf. punkt Rapprt mv. g præsentatin Tilbudsgiver skal medsende eksempel på rapprt, der skal leveres i henhld til bilag 2, herunder frslag til driftslg i excel g frslag til renveringsplan. Eksempel bedes medsendt sm bilag 6 rapprt, herunder driftslg g renveringsplan. Ordregiver påregner at lade en/flere/alle tilbudsgivere præsentere deres rapprt, driftslg g renveringsplan i uge 2/2016, jf. pkt. 8. Hver tilbudsgiver vil få mulighed fr at give en præsentatin af samme varighed. De nærmere detaljer herm vil blive meddelt tilbudsgiverne efter tilbudsfristens udløb.

7 Side 7 af 10 Præsentatinen skal svare til den præsentatin der gives den enkelte afdeling. Præsentatinen må ikke mfatte frhld, der ikke er mfattet af det afgivne tilbud. Det bemærkes, at tilbudspræsentatinen alene vil have karakter af plysning m tilbuddet g evt. teknisk afklaring, g at ingen frm fr frhandling af tilbuddet kan finde sted. Både det medsendte eksempel samt tilbudspræsentatinen vil indgå i Ordregivers vurdering af tilbuddet sm beskrevet under parameteret Kvalitet i pgaveløsningen, jf. punkt Pris Tilbudsgiver bedes i bilag 3, Prisliste angive den tilbudte pris fr ydelsen samt pris fr eventuelle ekstra stikprøver med tv-inspektin. Prisen skal mfatte alle ydelser mfattet af nærværende udbudsmateriale, jf. pkt. 1.1 g angives i danske kr. ekskl. mms. Prisen vil indgå i Ordregivers vurdering af tilbuddet sm beskrevet under parameteret Pris, jf. pkt AFTALEGRUNDLAG I tilfælde af tildeling af kntrakt vil det under punkt 1.1 nævnte aftaleudkast med tilhørende bilag udgøre vilkårene mellem parterne. Tilbudsgiver kan ikke tage frbehld fr vilkår i aftalegrundlaget inkl. bilag. Tilbudsgiver pfrdres til at gennemlæse aftalegrundlaget nøje g stille evt. spørgsmål hertil hurtigst muligt g inden spørgefristens udløb, jf. punkt TILBUDDETS UDFORMNING 6.1 Afgivelse af delbud Der skal afgives tilbud på den samlede pgave. Der kan således ikke afgives tilbud på dele af pgaven. 6.2 Afgivelse af alternativt tilbud Alternative tilbud mdtages ikke. 6.3 Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal afgives i nøje verensstemmelse med de krav, sm er anført i nærværende udbudsmateriale. Alle krævede plysninger skal fremgå af tilbuddet g tilbudsgiver skal svare udtømmende på alle punkter g i alle skemaer, hvr besvarelse er ønsket.

8 Side 8 af 10 Der skal kun vedlægges dkumentatin, hvr det er udtrykkeligt nævnt eller må anses sm et nødvendigt supplement til Tilbudsgivers besvarelse af udbudsmaterialet. Eventuel yderligere dkumentatin fr Tilbudsgivers besvarelse skal fremsendes på Ordregivers anmdning. Ordregiver gør pmærksm på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses sm knditinsmæssigt, idet Ordregiver ikke - ud ver det sm 12 i implementeringsbekendtgørelsen til Udbudsdirektivet giver mulighed fr - efterfølgende har mulighed fr at lade Tilbudsgiver krrigere eller supplere sit tilbud. Det er Tilbudsgivers ansvar, at det afgivne tilbud indehlder alle nødvendige plysninger m.v. 6.4 Sprg Tilbud skal afgives på dansk. 6.5 Tilbudsmkstninger Tilbuddet udarbejdes fr tilbudsgivers regning g risik g returneres ikke. 6.6 Frbehld Ved frbehld frstås afvigelser fra udbudsmaterialets krav, uanset hvrledes afvigelsen betegnes. Eventuelle frbehld ver fr frhld i udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i tilbudsbrevet med reference til det punkt, det vedrører, g bedes begrundet. Frbehld verfr grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, samt frbehld der ikke kan kapitaliseres af Ordregiver vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet sm ikke knditinsmæssigt. Tilbuddet vil derfr ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne vil efter mstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at frbehld verfr denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. 6.7 Huskeliste ved tilbudsafgivelse Tilbudsgiver skal medsende følgende ved tilbudsafgivelse: Certificering DTVK g autrisatin klakmester Bilag 2: Prisliste Bilag 4: Beskrivelse af tidsplan (udarbejdes af tilbudsgiver i frbindelse med tilbudsafgivelse) Bilag 5: Medarbejdere (udarbejdes af tilbudsgiver i frbindelse med tilbudsafgivelse)

9 Side 9 af 10 Bilag 6: Rapprt, herunder driftslg g renveringsplan (udarbejdes af tilbudsgiver i frbindelse med tilbudsafgivelse) 7 AFLEVERING AF TILBUD, TILBUDSFRIST M.V. 7.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest tirsdag den kl. 12:00. Tilbud skal fremsendes pr. til kntaktpersnen nævnt i punkt 2. Fr sent indkmne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Det er alene Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkmmer rettidigt. Tilbuddet bedes mærket Klakregistrering - AAB. 7.2 Tilbudsfrmat Det elektrniske tilbud må ikke være kpibeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. Alle dkumenter bedes indleveret i samme frmat sm fremsendt af Ordregiver i nærværende udbudsmateriale. 7.3 Tilbuddets gyldighed Tilbuddet skal være gyldigt indtil 60 dage efter tilbudsfristen, jf. punkt TILDELINGSKRITERIER Ordregiver agter at indgå 1 aftale med den tilbudsgiver, der afgiver det fr Ordregiver øknmisk mest frdelagtige tilbud i henhld til nedenstående underkriterier: Pris 50 % Kvalitet i pgaveløsningen 50 % Ad Pris 50 %: Prisen vurderes på baggrund af den tilbudte pris plyst i bilag 3, Prisliste. Prisen fr ekstra stikprøver med tv-inspektin indgår i vurderingen med prisen pr. løbende meter gange 5000.

10 Side 10 af 10 Ad Kvalitet i pgaveløsningen 50 %: Kvalitet i pgaveløsningen vurderes i 2 faser. Indledningsvist vurderes kvaliteten i pgaveløsningen på baggrund af tilbudsgivers fremsendte frslag til tidsplan, jf. pkt. 4.2 g bilag 4, tilbudsgivers besvarelse i bilag 5 af, hvrledes pgaven påtænkes bemandet, jf. pkt. 4.3 samt tilbudsgivers fremsendte eksempel på rapprt, herunder driftslg g renveringsplan, jf. pkt. 4.4 g bilag 6. I vurderingen af tilbudsgivers besvarelse vil indgå hvr hensigtsmæssig g realistisk den enkelte g den samlede tidsplan vurderes, jf. pkt. 4.2, de tilbudte nøglemedarbejderes kmpetencer g faglige indsigt i løsningen af den udbudte pgave samt i hvr høj grad, der tilbydes rette medarbejder på rette sted, jf. pkt. 4.3 samt hvr realistisk det medsendte eksempel på rapprt vurderes i frhld til ratinelle prcesser, der gør den enkelte afdeling i stand til at fretage langsigtet g pririteret planlægning. Vurderingen af rapprt mv. (pkt. 4.4) vil indgå med særlig vægt i vurderingen. På baggrund af denne indledende vurdering udpeges der et øknmisk mest frdelagtigt tilbud, øknmisk næstmest frdelagtigt tilbud sv. De 5 tilbudsgivere, der ud fra en vurdering af de fremsendte tilbud vurderes øknmisk mest frdelagtig, øknmisk næstmest frdelagtig sv, inviteres herefter til en præsentatin af rapprt mv. jf. pkt Ordregivers vurdering af tilbudsgivers præsentatin vil herefter indgå i disse tilbudsgiveres vurdering. I vurderingen af præsentatinen vil rdregiver lægge vægt på hvr enkelt g letfrståeligt rapprt mv. kmmunikeres til en afdeling. Præsentatinen vil indgå med samme særlige vægt sm rapprten i vurderingen. På baggrund af den endelige vurdering udpeges et freløbigt øknmisk mest frdelagtigt tilbud. Såfremt en eller flere af de øvrige tilbudsgivere, der ikke har været inviteret til en præsentatin af rapprt mv. jf. pkt. 4.4, derefter har en teretisk mulighed fr at blive vurderet højere end det freløbigt øknmisk mest frdelagtige tilbud, inviteres den eller disse tilbudsgivere til en præsentatin. Præsentatinen indgår derefter i vurderingen sm venfr beskrevet, g der udpeges et endeligt øknmisk mest frdelagtigt tilbud. Vurderingen af det fremsendte eksempel på rapprt g præsentatinen heraf vil vægte særligt i rdregivers evaluering. 9 TILDELING AF AFTALE OG AFTALESTART Aftalen frventes tildelt ultim januar 2016 g frventes at træde i kraft medi februar Tilbudsgiver skal derfr være i stand til at påbegynde arbejdet til denne termin.