Functional Requirements Document FRD Skattestyrelsen

Transkript

1 Functional Requirements Document FRD Skattestyrelsen ODM Version 1.0 Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland Udarbejdet af: Johnny K. Hansen Page 1 of 138

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Figuroversigt... 6 Tabeloversigt Introduktion Formål I scope Ikke i scope Ændringshistorik Oversigt over forretningsprocesser Sulinal Inkasso oprettelse af nye inkassosager Processer i scope Opsummering Ambitioner for området modregning og udbetaling Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosager Variationer i to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Inkasso vedligeholdelse af inkassosager samt dokumenthåndtering Processer i scope Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosager Variationer i to-be processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Inkasso Kreditormodregning Processer i scope Opsummering Ambitioner for området modregning og udbetaling Primære beslutninger Øvrige beslutninger Page 2 of 138

3 6.3 Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning Variationer i to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Inkasso Renteberegning, Betalingspåmindelse (rykker) og Inkassokontoudtog Processer i scope Opsummering Ambitioner for området modregning og udbetaling Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog Variationer i to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Inkasso Afdragsordning og løntræk Processer i scope Opsummering Ambitioner for området modregning og udbetaling Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntræk Variationer i to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Andre bemærkninger Inkasso Afregning fordringshaver og private krav Processer i scope Opsummering Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private krav Variationer i to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Motorafgift Page 3 of 138

4 10.1 Processer i scope Opsummering Styringsmekanismer og ambitioner for området Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med motorafgift Variationer i to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Automatafgift og lotteriafgift Processer i scope Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgift Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Stempelafgift Processer i scope Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgift Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Toldfunktionen Indførsel Processer i scope Summary Ambitioner for området Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Indførsel Variationer i to-be processer Page 4 of 138

5 Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Toldfunktionen Udførsel Processer i scope Opsummering Ambitioner for området Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Udførsel Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Toldfunktionen Godsregistrering Processer i scope Opsummering Øvrige beslutninger Ambitioner for området Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Godsregistrering Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Diverse processer Processes in scope Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med diverse processer Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Page 5 of 138

6 17 Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-området Risici Forkortelser og definitioner Referencer og bilag PowerPoint-slides InkassoPro fra LW PowerPoint-slides EG Public fra LW Lasernet-brochure Notat fra Skattestyrelsen vedrørende valg af inkassomodul Følgende flag er hejst fra Skattestyrelsen Inddrivelse. Inkassomodul: Figuroversigt Figur 1: De overordnede områder på Inkasso... 9 Figur 2: De overordnede områder på Skat i øvrigt... 9 Figur 3: Dokumenter på debitor Figur 4: Formen "Rykkere" i AX Figur 5: Formen "Rykkere" Figur 6: Saldo pr. billing classification på debitor Figur 7: Funktion "Ret faktura" Figur 8: Prioritet på billing classification Figur 9: Prioritet på billing codes Figur 10: Rykkeropsætning i AX Figur 11: Renteopsætning i AX Figur 12: Rykkere sagsbehandling og rykkerjournal i AX Figur 13: Rykkernota i AX Figur 14: Renter sagsbehandling og rentejournal i AX Figur 15: Rentenota i AX Figur 16: Eksternt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX Figur 17: Internt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX Figur 18: Mellemregningsopsætning i AX Figur 19: Billing classifications og codes Figur 20: Kørsel til flytning af overskydende beløb på debitor til relateret kreditor Figur 21: Tilbagevendende faktura opsætning i AX Figur 22: Tilbagevendende fakturaopsætning i AX Figur 23: Fritekstfaktura i AX Figur 24: Billing classification i AX Page 6 of 138

7 Tabeloversigt Tabel 1 : Oversigt over Skattestyrelsen-processer Tabel 2: Oversigt over processer ifm. oprettelse af nye inkassosager Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosager Tabel 4: Oversigt over processer omkring vedligeholdelse af inkassosager Tabel 5: Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosager Tabel 6: Oversigt over processer på kreditormodregning Tabel 7: Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning Tabel 8: Oversigt over processer for renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog Tabel 10: Oversigt over processer på afdragsordninger og løntræk Tabel 11: Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntræk Tabel 12: Oversigt over processer på afregning fordringshavere og private krav Tabel 13: Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private krav Tabel 14: Oversigt over processer for motorafgift Tabel 15: Identificerede gaps i forbindelse med motorafgift Tabel 16: Oversigt over processer på automatafgift og lotteriafgift Tabel 17: Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgift Tabel 18: Oversigt over processer på stempelafgift Tabel 19: Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgift Tabel 20: Oversigt over processer for toldfunktionen Indførsel Tabel 21: Identificerede gaps i forbindelse med Toldfunktionen Indførsel Tabel 22: Oversigt over alle processer på toldfunktionen Udførsel Tabel 23: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Udførsel Tabel 24: Oversigt over processer for toldfunktionen Godsregistrering Tabel 25: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Godsregistrering Tabel 26: Oversigt over diverse processer Tabel 27: Identificerede gaps i forbindelse med diverse processer Tabel 28b: Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-området Page 7 of 138

8 1 Introduktion Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på Skattestyrelsen-området og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er alle processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERPsekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase. 1.1 Formål Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, samt at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene. 1.2 I scope Dokumentet omhandler kun Skattestyrelsen-sporet. Derudover henvises der til afsnit Ikke i scope Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og i dette dokument. Der henvises til de forskellige hovedafsnit i nedenstående notat omkring specifikke processer, som ikke er med i scope i første fase. 2 Ændringshistorik Version Dato Initialer Specifikation af ændringer JOKHA Nyt dokument JOKHA Færdig EMSIB Review startet EMSIB Review afsluttet JADAM Review afsluttet JOKHA Færdig efter review JANBR Review startet Page 8 of 138

9 3 Oversigt over forretningsprocesser Dette dokument dækker specifikke forretningsflows og systembehov på skatte-/inkassoområdet, herunder flere forskellige procesområder/grupperinger. Områderne er vist i figuren nedenfor: Figur 1: De overordnede områder på Inkasso Inkassoopgaver (Nye sager m.m.) Vedligeholdelse af sager samt dokumenthåndtering Kreditormodregning Renter og betalingspåmindelse, kontoudtog (Inkasso) Løntræk og afdragsordning Afregning private krav og fordringshaver Figur 2: De overordnede områder på Skat i øvrigt Motorafgift (styring i forbindelse med opkrævning af motorafgift) Automater (styring i forbindelse med opkrævning af automatafgift) Stempelkartotek Toldfunktionen Indførsel og udførsel Toldfunktionen Godsregistrering Diverse, Udtræk og Grønlands Statistik Det overordnede forretningsflow ovenfor dækker over en række specifikke processer og systembehov på skatte- og inkassoområdet, som alle behandles i dette dokument. Den fulde oversigt over disse fremgår af tabellen nedenfor. Processerne og beskrivelserne i oversigten nedenfor er udarbejdet af ERP's interne konsulenter jf. deres analysearbejde gennem de seneste to år. ERP benytter værktøjet Rapid Value, og nedenstående er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value tilbage fra uge 2, Denne oversigt har dannet grundlaget for det arbejde EG, sammen med ERP, har gennemført i løbet af vinter/forår 2015 i form af en række Deep Dive- og løsningsworkshops. Det er dog vigtigt, at det her noteres, at Skattestyrelsen har godkendt, at hele området omkring Arbejdsgiverregisteret og Skatteyderregisteret bliver overført som en løsning i eskat. Hermed er det kun selve opkrævningen af personskatter og a-skatter samt udbetaling af overskydende personskatter, som skal udføres i AX Hele faktureringsprocessen bliver jo gennemgået i FRD Debitor; det gælder både personskatter, b-skatter, a-skatter samt øvrige afgifter, som Skattestyrelsen opkræver. Herudover udfører bogholderiet i Maniitsoq jo mange andre debitorrelaterede opgaver, såsom registrering af indbetalinger, afstemning, debitorhenvendelser, rykning m.m. Disse processer er også beskrevet i FRD Debitor. Ifm. planlægning og gennemførelse af Deep Dive- og løsningsworkshops er der foretaget en klassificering af de enkelte processer i hhv. Høj, Mellem og Lav. Processerne, der er klassificeret som "L" bliver ikke behandlet i dette dokument. Disse behandles tidligst i implementeringsfasen. I forbindelse med skrivning af dette dokument er der foretaget en yderligere opdeling af de aktuelle processer i nogle hovedkategorier, som ses i nedenstående kolonne "Kategori". 3.1 Sulinal Web-sitet blev oprindeligt udviklet i 2006 i forbindelse med Selvstyrets overtagelse af en række kommunale opgaver som indberetning og visning af arbejdsgivernes tilbageholdte A-skat til skattestyrelsen (månedsredegørelser. Web-sitet blev implementeret i driften pr. 1. januar Siden er Websitet blevet udviklet til også at omfatte: Page 9 of 138

10 Arbejdsgivernes indberetning og visning af lønangivelse og lønsedler Arbejdsgivernes indberetning og visning af foretagne løntræk Fordringshaveres indberetning og visning af tilgodehavender vedr. inkassosager kommuner, Nukissiorfiit m.fl. Fordringshaveres indberetning af nedskrivninger Godsregistrering indberetning og ændringer på eksisterende registreringer Visning af rentenotater, modregningsbrev og debitorkontoudtog. Der er juni måned 2014 fremsendt følgende konklusion til Skattestyrelsen i et notat omkring hele Sulinalløsningen: Der kan være forskellige parameter der kan påvirke en eventuel beslutning om at opgradere udviklingsværktøjerne. Et af de parameter der vejer tungt i den forbindelse er det kommende fællesoffentlige ERP-system. I hvilket omfang vil Sulinal-løsningen være berørt og omfattet af det kommende udbud.? Er det sådan, at de funktionaliteter der i dag findes i XAL er omfattet af det nye fællesoffentlige ERPsystem eller overgår de skattemæssige funktionaliteter omkring indberetninger af A-skat og AMA samt opkrævning heraf, lønangivelser og lønsedler til eskatte-systemet. Tilsvarende gør sig ligeledes gældende på inkassoområdet samt på godsregistreringer etc. Afhængig af de beslutninger der træffes på disse områder vil det medfører tiltag omkring Sulinal-løsningen. Skal en Sulinal-løsningen opgraderes og følge med i det nye ERP-system eller lægges de forannævnte emner over i eskatte-systemet eller vælges der et helt nyt eskatte-system og afgiftssystem. Beslutninger i den forbindelse vil medføre beslutninger og tiltag omkring Sulinal-løsningen. Dertil kommer at der er behov for at vurdere den ældre version af.net i relation til den tidsmæssige gennemførelse af ovenstående nævnte tiltag omkring det kommende fællesoffentlige ERP-system. Skal der allerede igangsættes tiltag på at løfte Sulinal-løsningen op på en nyere version af.net? Designmæssigt afviger Sulinal fra Selvstyrets øvrige Web-sitet. Bør det ske en tilpasning omkring designet. Log-in mulighed via Erhvervsportalen bør overvejes. Ovenstående udfordringer er stadigvæk gældende, når det skal vurderes, hvilke komponenter man skal gå med, og det har derfor ikke været muligt i nedenstående FRD at angive konkrete gaps og derigennem at skulle estimere en pris/løsning. Det skal også nævnes at licensspørgsmålet er vigtigt at få belyst i denne sammenhæng. På grund af ovenstående uklarheder samt manglende beslutning omkring den fremtidige placering/valg af den "Nye Sulinal" er følgende løsningskomponenter ikke en del vores nuværende estimater. Behandling og afklaring af nedenstående emner vil derfor kunne medfører ændringer i tid, estimater og scope: Visning af Modregningsbrev, Rentenotater og Kontoudtog Oprettelse af nye godsregistreringer samt sagsbehandling af allerede oprettet godsregistreringer Manuel oprettelse af inkassosager samt mulighed for at få oplyst status og restgæld m.m. på en konkret debitors inkassosager. Disse forhold vil blive behandlet i henhold til change-procedurer. Page 10 of 138

11 Tabel 1 : Oversigt over Skattestyrelsen-processer Funktionsområde (spor) bejdning Bear- Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori (H, M og L) Skattestyrelsen H Afslutning i XAL af øvrig luftfragt SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen L Afstemning inkassoafregning SKATTESTYRELSEN INKASSO Skattestyrelsen L Afstemning iterimskonti SKATTESTYRELSEN MOTOR (REGISTRE) Skattestyrelsen M Alle udbetalinger, alm. og 15; 25; 25,5 SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen L Beregning af renter ved urettidig betaling af royaltyskat SKATTESTYRELSEN ESKAT Skattestyrelsen L Beregning af renter ved urettidig betaling af selskabsskat SKATTESTYRELSEN ESKAT Skattestyrelsen L Beregning og udbetaling af renter ved for meget indbetalt selskabsskat Skattestyrelsen M Bogføring af webløntræk arbejdsgivere SKATTESTYRELSEN ESKAT SKATTESTYRELSEN LØNTRÆK Skattestyrelsen M Bogføringsbilag; andre skatteregioner SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen M Bogføringsbilag; ændrede slutopgørelser SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen H Debitoraftaler SKATTESTYRELSEN AFDRAGSORDNING Skattestyrelsen H Debitoropfølgning SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Debitorskifte /erstatningsansvar SKATTESTYRELSEN INKASSO (VEDLIGE- HOLDELSE) Skattestyrelsen H Debitorskifte /erstatningsansvar SKATTESTYRELSEN INKASSO (VEDLIGE- HOLDELSE) Skattestyrelsen H Dødsbo anmeldelse og opfølgning SKATTESTYRELSEN STAMDATA Skattestyrelsen L Efterlysning af personer SKATTESTYRELSEN DIVERSE Page 11 of 138

12 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen H Egen køl SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Egen køl SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Fakturering af banderoler SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Fakturering af indførselsafgift To Be SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen M Fakturering af lotteri- og automatafgift fra enarmede tyveknægte SKATTESTYRELSEN AUTOMATER (REGI- STRE) Skattestyrelsen L Fakturering af lotteriafgift SKATTESTYRELSEN LOTTERIAFGIFT Skattestyrelsen L Fakturering af miljøafgift SKATTESTYRELSEN MILJØAFGIFT Skattestyrelsen H Fakturering andre kategorier SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Fakturering kategori 70 Royal Arctic Line SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen L Fileksport 15 til E-skat SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen H Filoverførsler mellem eskat og XAL SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen L Filoverførsler mellem eskat og XAL (B-skat) SKATTESTYRELSEN ESKAT Skattestyrelsen L Finansafstemning FL 24.xx.xxx SKATTESTYRELSEN DIVERSE Skattestyrelsen L Foretage afregning af royaltyskat SKATTESTYRELSEN DIVERSE Skattestyrelsen H Foretage rentetilskrivning SKATTESTYRELSEN RENTER (INKASSO) Skattestyrelsen H Fremsende betalingspåmindelser SKATTESTYRELSEN BETALINGSPÅMIN- DELSE (INKASSO) Page 12 of 138

13 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen H Fremsende kontoudskrifter/bekræftelse efter anmodning SKATTESTYRELSEN INKASSOKONTOUD- TOG Skattestyrelsen H Frivillig forlig SKATTESTYRELSEN AFDRAGSORDNING Skattestyrelsen H Frivillig forlig SKATTESTYRELSEN AFDRAGSORDNING Skattestyrelsen M Genudbetaling af kreditormodregninger SKATTESTYRELSEN KREDITORMODREG- NING Skattestyrelsen H Genudførsel TF2 SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Gods pr. fly fra Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. fly fra Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. skib direkte fra udlandet SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. skib direkte fra udlandet SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. skib fra Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. skib fra udlandet via Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods pr. skib fra udlandet via Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods på skib fra Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Gods på skib fra Danmark To Be SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Page 13 of 138

14 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen H Håndtere henvendelser efter betalingspåmindelser SKATTESTYRELSEN BETALINGSPÅMIN- DELSE (INKASSO) Skattestyrelsen L Indberetning af private krav kørsel SKATTESTYRELSEN PRIVATEKRAV Skattestyrelsen H Indberetning af tal til alkoholstatistik SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Inddragelse af nummerplader SKATTESTYRELSEN MOTOR (REGISTRE) Skattestyrelsen M Inddragelse af tilladelser hos kommunen SKATTESTYRELSEN AUTOMATER (REGI- STRE) Skattestyrelsen H Inddrivelse - krav fra kommunerne (masseinddrivelse) SKATTESTYRELSEN INKASSO GENERELT Skattestyrelsen H Inddrivelse af tilbageholdt A- skat fra arbejdsgiver SKATTESTYRELSEN KREDITORMODREG- NING Skattestyrelsen L Indlæsning af B-skat fra eskat til Systemet SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen L Indregning af lineær nedskrivning i A-indkomst SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen H Indscanning af arkiverede dokumenter SKATTESTYRELSEN DOKUMENTHÅND- TERING Skattestyrelsen L Kasseopfyldning SKATTESTYRELSEN DIVERSE Skattestyrelsen L Kassetømning SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen L Kiffaq-forespørgsler til alle i AKA-regnskab SKATTESTYRELSEN DOKUMENTHÅND- TERING Skattestyrelsen L Kontramandering af 25 SKATTESTYRELSEN DIVERSE Skattestyrelsen H Kvartalsvis indberetning til Danmarks Statistik og Grønlands Statistik Skattestyrelsen L Manuelle nedskrivninger/opskrivninger SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) SKATTESTYRELSEN INKASSO Page 14 of 138

15 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen H Modregning af kreditorudbetaling SKATTESTYRELSEN KREDITORMODREG- NING Skattestyrelsen H Modregning af overskydende skat SKATTESTYRELSEN KREDITORMODREG- NING Skattestyrelsen L Opfølgning og tilbageførelse af B-skat SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen M Opfølgning på afstemning af stempelafgift SKATTESTYRELSEN STEMPELAFGIFT Skattestyrelsen H Opfølgning på ikke afmeldt gods i GCS SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Opfølgning på ikke-afmeldt gods i Sulinal SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Opfølgning på pålæg om løntræk SKATTESTYRELSEN LØNTRÆK Skattestyrelsen L Opgørelse af årets betalte B- skat SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen L Opkrævning af restskat SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen L Opretholde og vedligeholde skatteyderregisteret SKATTESTYRELSEN ESKAT Skattestyrelsen H Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte biler SKATTESTYRELSEN MOTOR (REGISTRE) Skattestyrelsen H Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler SKATTESTYRELSEN MOTOR (REGISTRE) Skattestyrelsen L Overdragelse af royaltyskat til inddrivelse SKATTESTYRELSEN INKASSO Skattestyrelsen L Overdragelse af selskabsskat til inddrivelse SKATTESTYRELSEN INKASSO Skattestyrelsen M Overdragelse til inkasso SKATTESTYRELSEN INKASSO GENERELT Skattestyrelsen H Overdragelse til inkasso SKATTESTYRELSEN INKASSO GENERELT Page 15 of 138

16 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen H Partshøringsskrivelser til skyldnere SKATTESTYRELSEN BETALINGSPÅMIN- DELSE (INKASSO) Skattestyrelsen H Post direkte fra udlandet SKATTESTYRELSEN TOLD-STATISTIK Skattestyrelsen H Post direkte fra udlandet SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Post fra Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Post fra Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Post fra udlandet via Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Post fra udlandet via Danmark SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Pålæg om løntræk SKATTESTYRELSEN LØNTRÆK Skattestyrelsen H Redegørelse ved. taxa SKATTESTYRELSEN DIVERSE Skattestyrelsen M Refusion af indførselsafgift SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen M Refusion af motorafgift SKATTESTYRELSEN MOTOR (REGISTRE) Skattestyrelsen H Registrering af udførsel fra Grønland TF6 SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Registrering af udførsel fra Grønland TF6 - direkte til udlandet SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Renteberegning SKATTESTYRELSEN RENTER (INKASSO) Skattestyrelsen H Rettelser oversigt af Grønlandske indførselsafgifter, hvis der er ændringer Skattestyrelsen H Returnering af krav til fordringshaver SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) SKATTESTYRELSEN INKASSO Page 16 of 138

17 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen M Stempling af dokumenter SKATTESTYRELSEN STEMPELAFGIFT Skattestyrelsen L Tilbageføring/nulstilling af 5 SKATTESTYRELSEN LAV MEN VIGTIGT - INTEGRATION Skattestyrelsen L Tilbageføring/nulstilling af 85 SKATTESTYRELSEN LAV MEN VIGTIGT - INTEGRATION Skattestyrelsen H Tilbagekaldelse af pålæg om løntræk SKATTESTYRELSEN LØNTRÆK Skattestyrelsen H Tildeling af afgiftsanmeldelses numre SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Tildeling af indførselsafgiftskredit SKATTESTYRELSEN GODSREGISTRE- RING Skattestyrelsen H Tilsigelse/opfølgning SKATTESTYRELSEN LØNTRÆK Skattestyrelsen H Udarbejde betalingsaftaler /afdragsordninger SKATTESTYRELSEN AFDRAGSORDNING Skattestyrelsen M Udbetale 25 overskydende skat kørsel SKATTESTYRELSEN KREDITORMODREG- NING Skattestyrelsen M Udbetaling af 15-forskud på overskydende skat - kørsel SKATTESTYRELSEN KREDITORMODREG- NING Skattestyrelsen M Udbetaling af private krav SKATTESTYRELSEN PRIVATEKRAV Skattestyrelsen H Udenrigsstatistik SKATTESTYRELSEN TOLD-STATISTIK Skattestyrelsen H Udfyldelse af EUR 1-certifikat SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Udfyldelse af EUR 2-certifikat SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Udfyldelse af oprindelsescertifikat Form A SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Udskriv kontoudtog SKATTESTYRELSEN INKASSOKONTOUD- TOG Page 17 of 138

18 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces-ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen H Udstedelse af eksporttilladelse/udførselstilladelse SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Udstedelse af indførselstilladelser SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Undersøgelse/afstemning af sager SKATTESTYRELSEN INKASSO Skattestyrelsen L Ændret slutopgørelse SKATTESTYRELSEN INTEGRATION Skattestyrelsen L Årig indberetning til Grønlands Statistik havn- og krydstogsafgift SKATTESTYRELSEN DIVERSE Skattestyrelsen H Årlig nulstillelse SKATTESTYRELSEN AFGIFTER(TOLD) Skattestyrelsen H Årlige indberetninger til Grønlands Statistik SKATTESTYRELSEN TOLD-STATISTIK Skattestyrelsen L forespørgsler til alle i AKA internregnskab og telefonisk henvendelser Skattestyrelsen M SKATTESTYRELSEN INKASSO GENERELT Udbetaling af stedkode 910 SKATTESTYRELSEN LØNTRÆK Skattestyrelsen H Undersøgelse/afstemning af sager SKATTESTYRELSEN INKASSO GENERELT 4 Inkasso oprettelse af nye inkassosager Procesområdet "Inkasso oprettelse af nye inkassosager" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow omkring. at en skyldig debitorpost bliver overført til inkasso. Processen gælder både de debitorposter, som er født/bogført i et AX 2012-regnskab (Selvstyret/kommunerne), og de debitorposter, som kommer via de såkaldte øvrige fordringshavere. som fx INI A/S, Nukissiorfiit, Danmark m.fl. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men som er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Page 18 of 138

19 Tabel 2: Oversigt over processer ifm. oprettelse af nye inkassosager Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Inddrivelse - krav fra kommunerne (masseinddrivelse) Inddrivelse krav fra kommunerne fra private (masseinddrivelse). Kommunerne kan logge ind på Sulinal og indlæse en fil over forfaldne debitorer. Filen dannes i kommunernes økonomisystem (Winformatik). Beløbene er hermed overdraget til inddrivelse i Skattestyrelsen. Det samme gør sig gældende for bl.a. INI, Iserit, Nukissiorfiit. Skattestyrelsen får på samme måde oplysninger om kommunernes kreditorgæld. Skattestyrelsen modregner eventuel kreditorgæld i debitortilgodehavende, inden de opkræves. Modregningen foregår i dag som en simpel beregning i XAL. Hvis ikke der er kreditorgæld, tjekkes det, om borgeren/virksomheden har overskydende skat, der kan modregnes debitorposten. Hvis det heller ikke er tilfældet, kan Skattestyrelsen foretage et løntræk, hvis der er tale om en borger. Et eventuelt overskydende beløb udbetales. Skattestyrelsen fremsender månedlige redegørelser til kommunen med oplysninger om status på de sager, der er modtaget fra kommunen Overdragelse til inkasso Man laver ikke automatiske overdragelser til inkasso Overdragelse til inkasso Returnering af krav til fordringshaver Undersøgelse/afstemning af sager Inkassoprocesserne nødvendiggør i dag etablering af en række kartoteker: Inkassokartoteket, Inkassoaftaler, Afviste fordringer, Kreditormodregning, Udlægskartotek, Afregning til fordringshaver, Nedskrivninger og Debitoraftaler. Inddrivelse/ Inkasso er at sidestille med debitorhåndtering, og her vil der også foregå rykkere, rentetilskrivning o.lign. Inkassokartotek Her skal inkassosager registreres enten via indberetninger fra Sulinal (internetportal), manuelle oprettelser eller fra afskrivningsfunktionen i XAL. Stamdata på debitorerne i inkassokartoteket anbefales opdateret som stamdata på debitorer i debitorkartoteket via to fællesoffentlige centrale registre (GER og CPR). På baggrund af oplysninger i inkassokartoteket dannes rentetilskrivninger, rykker, lønaftaler, afdragsordninger, udlæg og der tilknyttes meddebitorer m.v. på de aktive inkassosager. Her styres inkassoområdet på sagsforløb, med mange forskellige dokumenter og øvrige korrespondance til/fra debitoren. Inkassoaftaler Her kan sagsbehandlerne oprette to typer aftaler, nemlig løntræk eller en afdragsordning, hvor en løntræksaftale bliver behandlet via arbejdsgiverdelen, og en afdragsordning bliver opkrævet via PBS. Når disse aftaler er færdigbehandlet, skal sagsbehandleren have tilknyttet de relevante skyldige debitorposter til sagen, således at kommende indbetalinger kan udlignes med de aftaler, der er lavet med debitor. Der findes opfølgningsværktøjer til begge typer aftaler, så sagsbehandleren løbende kan følge debitorens overholdelse af aftalerne. Afviste fordringer I dette kartotek bliver alle afviste inkassosager/fordringer samlet, som modtages fra Sulinal via indberetninger fra kommunerne/fordringshaverne, men som af forskellige årsager ikke kan godkendes/oprettes som aktive inkassosager. Kreditormodregning I dette kartotek modtages og behandles de kreditorudbetalinger, som enten skal ske fra kommunerne eller Selvstyret. Informationen modtages enten via webservices, som anvendes af de eksterne fordringshavere, og fra Selvstyret modtages de direkte fra kreditormodulet. I kreditormodregningskartoteket foretages modregning/udlæg efter et aftalt regelsæt. Efterføl- Page 19 of 138

20 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse gende foretages en bogføring og udligning af debitorenes skyldige poster. Det er herfra, man dagligt kan udskrive modregnings- og udlægsbreve til kreditorerne/debitorerne. Udlægskartotek Her dokumenteres eventuelle foretagne udlæg i forskellige værdier i forhold til den enkelte debitor og dennes aktuelle inkassosager m.m. Afregning til fordringshaver I dette kartotek findes en beregningsmetode, som sikrer korrekte afregninger til alle de aktive fordringshavere, som i en given måned har haft indbetalinger på deres inkassosager. Her udarbejdes en specificeret oversigt på de enkelte inkassosager på de bevægelser, der har været i en given periode. Informationen opsamles løbende, så man altid kan komme tilbage til de tidligere afregninger. Det totalafregningsbeløbet skal godkendes og derefter automatisk bankoverføres af Skattestyrelsens regnskabsafdeling. Nedskrivninger I dette kartotek/kladde modtages og behandles de nedskrivninger/indbetalinger, som er sket hos kommunerne/andre fordringshaver på inkassosager som allerede er registreret med den fulde hovedstol i XAL. Informationen skal modtages enten via en webservice via Sulinal eller kan manuelt oprettes via en kladde. For at sikre, at borgerens mellemværende med Selvstyret, kommunerne og de øvrige enheder er opdateret, er det vigtigt, at disse informationer tilflyder Skattestyrelsen mindst dagligt. Når nedskrivninger er godkendt, foretages der automatisk bogføring på de aktuelle inkassosager. Debitoraftaler Her kan sagsbehandlerne oprette en afdragsordning, som efterfølgende kan blive opkrævet via PBS Undersøgelse/afstemning af sager Når disse aftaler er færdigbehandlet, skal sagsbehandleren have tilknyttet de relevante skyldige debitorposter til sagen, således at kommende indbetalinger kan udlignes med de aftaler, der er lavet med debitor. Page 20 of 138

21 4.1 Processer i scope Oprettelse af indberetning (inkasso) Debitor afdeling i kommuner Start 1 Fravalg af udvalgte debitorer i kørsel 2 Igangsæt kørsel til identifikation af forfaldne faktura 3 Ændring af status forfalde debitorer til Inddrivelse Ja 6 Opdatering af korrekte informationer System (AX) 4 Systemet kontrollerer for korrekt udfyldelse af felter 5 Fejl eller mangler? Nej 7 Ændring af status til Inddrivelsesafd Slut Denne proces gælder kun for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX Kommentarer til processen: Oprettelse af inkasso Kommentarer Start: Processen starter med igangsætning af kørsel for identifikation af forfalde fakturaer, der skal til inkasso. Slut: Processen er færdig, når der er ændret status til videre håndtering i inddrivelsesafdelingen. Aktivitet Kommentarer 1 Der opsættes en kørsel i AX 2012 til identifikation af overskredne fakturaer og dermed debitorer, der skal til inkasso. I opsætningen fravælges debitorer som fx kommuner og/eller diverse-fakturaer. Nettostyrede virksomheder håndteres også specielt. 2 Kørslen gennemgår fakturaer i AX 2012 og identificerer debitorer til inkasso. 3 På de fremfundne debitorer ændres status til inddrivelse, og dermed at de nu overgår til inkasso og inddrivelsesafdelingen. 4 Ved ændret status kontrollerer systemet for korrekt udfyldelse af felter. 5-6 Er der felter, der ikke er korrekt udfyldt, frasorteres disse til manuel håndtering. 7 Der sker en endelig ændring af status, hvorefter den videre opfølgning er overgået til inddrivelsesafdelingen. 4.2 Opsummering Inkasso er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument. Page 21 of 138

22 I forhold til hvert punkt fremgår det, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt udenfor nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene Ambitioner for området modregning og udbetaling AX 2012-systemet anvendes til identifikation af overskredne fakturaer og dermed fakturaer/debitorer, der skal overføres til inddrivelsesmyndighed. (system) Ved overgangen til inddrivelsesmyndigheden er det systemet, som kontrollerer for korrekt udfyldelse af felter og dermed datadisciplin i systemet. (system) I forhold til rykkerprocedurer (betalingspåmindelse) foregår hele processen i systemet, hvis der ikke er udfordringer i processen såsom flytning eller borger død. (system) Systemet styrer og opdaterer, hvis der kommer indbetalinger undervejs mellem 1. og 2. rykker. (system) Styring af meddebitorer sker af systemet i forhold til rykkere. (system) Via link til GAB-kartoteket styrer systemet, hvis en borger flytter/dør, eller en virksomhed går konkurs, og giver besked (alarm) til en videre manuel håndtering. (system) Anvendelse af faktura-id skal give en fuldautomatisk udligning under modtagelse af betalinger. (system) Ved modregning udarbejder systemet et brev med modregning og restsaldo. (system) Anvendelse af portal for nedskrivning for øvrige fordringshavere (skal afklares). (system) (forretning) Primære beslutninger Der er oprettet et kartotek med GER-/CPR-nr. for alle (brug af global adressebog). (forretning) Anvendelse af statuskoder på inddrivelse som erstatning for teknisk afskrivning. Dvs. pengene bliver i kommunernes/enhedernes respektive kasser igennem hele forløbet. (system) Det skal undersøges, om der er lovmæssige forhold, som er gældende i forhold til tidsperioder, fx overdragelse til inddrivelsesmyndighed ved forfaldsdato. (forretning) Ambitionen for håndtering af information til meddebitorer skal afklares er det både rykkere, kontoudtog og fakturaer, og afklaring af regler for, hvornår det ikke gælder? (forretning) Tilbagebetaling af for meget indbetalt fra debitor sker som en kreditorbetaling med deraf følgende modregning. Det skal afklares, om der er hjemmel til dette, og hvordan det fordeles i 5 kasser. (forretning) Øvrige beslutninger Der skal arbejdes på en løsning, hvor beløbet ved betaling med ID allerede ved betalingen overføres direkte på tilgodehavers bankkonto. (system) Ved forfalden betalingsdato overgår den videre opfølgning til inddrivelsesafdelingen, dvs. man ikke længere foretager opfølgning lokalt. Der er derfor brug for en afklaring af, hvem der følger op i perioden di- Page 22 of 138

23 rekte efter forfalden faktura fx at inddrivelsesmyndigheden først starter efter 4 uger, og inden dette tidspunkt ligger opfølgningen lokalt (det kan fortsat ske, selvom ansvaret er overdraget til inddrivelsesmyndigheden). (forretning) Må rykker 1 og 2 for flere restancer blandes af hensyn til sparet porto? (forretning) (system) Tilbageførelse af for meget indbetalt skal trækkes i 5 regnskaber er det muligt? Det skal afklares, hvordan man vil håndtere tilbageførsel af for meget modregnet i kommunernes tilgodehavende. (forretning) (system) Forslag om print i den lokale kommune og/eller servicekontor for breve for at spare porto. (forretning) Ved afregning til øvrige fordringshavere skal det afklares, hvordan pengene skal sendes. (forretning) Anvendelse af portal for nedskrivning for øvrige fordringshavere. (system) Accept af en fuldstændig automatisk rykkerprocedure i systemet (1. og 2. rykker) (forretning) (system) Personer i Kommune1 skal ikke kunne se kommunes/selvstyrets debitorer (det skal afklares). (forretning) Der sendes én betalingspåmindelse fra Inddrivelsesmyndigheden pr. debitor på tværs af kommuner og Selvstyret. Det skal aftales, hvordan indbetalingen skal fordeles, hvis debitor ikke indbetaler det samlede beløb. (forretning) (system) Opskrivninger faktureres (fx omkostninger i forbindelse med retssager). (system) 4.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processerne , , og , og gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder. Her blev det vist, hvordan man via et standard rykkerforløb kan markere alle forfaldne debitorposter med en rykkerkode "Inkasso", som dermed indikerer, at posten nu er overgået til inkasso. Hermed bliver det så ikke længere nødvendigt at foretage en teknisk afskrivning og herefter at skulle oprette den igen på en anden dimension. Det skal dog i den forbindelse tilføjes, at det er oplyst over for Selvstyret, at der bør etableres regnskabsregler i forbindelse den årlige regnskabsafslutning, så man fremover manuelt skal optage et forventet tab på sine tilgodehavender i balancen efter en konkret vurdering. Desuden er der gennemgået (vha. PowerPoint-præsentationer) to inkassomoduler med henblik på at vise de inkassofunktioner, som er til rådighed i disse moduler uden for AX 2012 (de to PowerPointpræsentationer er vedlagt som bilag): InkassoPro Debitormodul fra EG Public Page 23 of 138

24 I forbindelse med løsningsworkshop har EG foretaget en indledende afdækning af, hvilke løsningskomponenter der kunne indgå i løsningsforslag for inkasso. Baseret på ovenstående tabel har følgende elementer vægtet størst. Integration til AX 2012 skal bygges til InkassoPro samt EG Public Beslutning om, at Kommunerne og Selvstyret skal have adgang og en automatisk opdatering giver en høj kompleksitetsgrad på disse opgaver EG Public-modulet er baseret meget tæt på sammenhængen med ØS Indsigt, som derved stiller nogle krav til øvrige finansielle transaktioner. Det er endvidere den indledende vurdering, at begge løsninger skal udvides med funktionalitet for at dække de krav, der er fremkommet ifm. Deep Dives på Skattestyrelsen. Page 24 of 138

25 Dertil vil komme et licenselement på begge løsninger, som ikke har været nærmere undersøgt. Derfor er de kommende løsninger i denne FRD beskrevet ud fra en beslutning om, at AX 2012 skal anvendes til løsning af inkassoområdet. Det er efterfølende aftalt med Skattestyrelsen at ovenstående valg skal genvurderes/uddybes hurtigst muligt i den kommende designfase jf. bilag 20.4 Hvis ovenstående genvurdering giver anledning til ændringer vil det blive behandlet i henhold til change procedurer. Sammen procedurer vil også gøre sig gældende i forhold til behovet for en egentlig integration til disse to dokumenthånteringssystemer F2 og Captia, hvor Skattestyrelsen skal afdække deres konkrete behov og krav i en designfase, men det har ikke været muligt at estimere en løsning på nuværende tidspunkt Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosager Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af nye inkassosager Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_001 Oprettelse af nye sager for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX 2012 Skat_002 Oprettelse af nye sager fra de øvrige fordringshaver og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012 Skat_003 Returnering/afvisning af indberettede nye sager fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012 Skat_004 Parameteropsætning af relevante forhold Skat_113 Udlægskartotek Initiativ gap De relevante poster bliver stemplet med "Inkasso" i en ny attribut på debitorposten. Herudover henvises der til afsnit gap De øvrige fordringshavere skal kunne tilgå en webservice, hvor der automatisk vil blive oprettet nye inkassoposter. Herudover henvises der til afsnit gap Der skal ikke ske automatisk bogføring, før der er foretaget en endelig godkendelse eller afvisning. Denne information skal kunne afleveres retur via den omtalte webservice. gap Det skal være muligt, at kunne parameterstyre flere forhold. De nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen. gap Der skal oprettet et nyt registre hvor man kan dokumentere eventuelle foretagne udlæg i forskellige værdier i forhold til den enkelte debitor og dennes aktuelle inkassosager m.m. Page 25 of 138

26 4.3.2 Variationer i to-be-processer N/A Indsatsområder Oprettelse af nye sager for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX 2012 Følgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når der skal oprettes nye inkassoposter for Selvstyret og de kommuner, som også er idriftsat på AX Inkassofunktionerne skal alle ses på tværs af alle aktuelle regnskaber i AX 2012, så når inkassoafdelingen udfører deres opgaver, skal de ikke frem og tilbage imellem flere forskellige regnskaber, men kan via nogle få oversigter i AX 2012 få overblik og foretage sagsbehandling på tværs af relevante regnskaber og de tilhørende debitorposter. Det kræver nogle ekstra tilretninger af de muligheder, der allerede findes standard i AX 2012, at kunne foretage en mere smidig sagsbehandling og bogføring på tværs af regnskaber. Det vil også forudsætte specielle rettighedsopsætninger, som kun skal gælde medarbejderne i inkassoafdelingen. På følgende måde vil alle forfaldne debitorposter/billing classifications, som er opsat med et rykkerforløb XXX, automatisk blive stemplet med "Inkasso" i en nye attribut på debitorposten. Denne automatiske opdatering af den nye attribut sker via hjælp af standardfunktionerne i en rykkerkørsel, og sker på baggrund af et fast defineret datoregelsæt for, hvornår de forskellige typer af restancer skal overgå til sagsbehandling hos inkasso. Alle forfaldne debitorposter/billing classifications, som er opsat med et rykkerforløb forskelligt fra XXX, bliver ikke automatisk stemplet jf. ovenstående beskrivelse, men først i det øjeblik rykkerkoden konkret skifter til inkasso. Inkassoafdelingen skal løbende manuelt kunne oprette opkrævninger af private krav samt øvrige krav via en konkret billing classification og fakturaskabelon, men her kan måske også anvendes standardfunktionen tilbagevendende fakturaer i AX Sagsbehandling på inkassoområdet forudsætter nogle nye oplysninger, som skal kunne tilføjes de relevante fakturaer ved oprettelsen og efter endt bogføring. Disse oplysninger kunne fx være: 2. fordringshaver (fx hustruen i forbindelse med private krav) Barn (specifikt behov på specielle typer at inkassoposter) Forældelsesdato (der behov for en konkret beskrivelse af, hvordan disse informationer bedst og mest effektivt bliver stemplet på de aktuelle debitoropkrævninger) Meddebitorer CPR eller GER anvendes altid, men de skal findes som aktive debitorer, før de kan tilføjes som meddebitor på en ny inkassopost/debitorpost. Forudsætninger: Der foretages ikke teknisk afskrivning, lukning eller flytning af de aktuelle debitorposter Page 26 of 138

27 Eventuelle opskrivninger faktureres særskilt og bliver dermed en ny faktura/debitorpost, og ved manglende betaling en inkassopost Returnering/afvisning af indberettede nye sager fra øvrige fordringshavere Følgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når der skal oprettes nye inkassoposter fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX Der tilbydes de øvrige fordringshavere en webservice, som sikrer korrekt oprettelse af nye inkassoposter. Der skal indbygges kontroller m.m., der som minimum skal sikre, at alt nødvendigt information er til stede for at kunne oprette en ny inkassopost/fritekstfaktura, og samtidig skal man kunne vedhæfte relevant information. Denne webservice vil så pr. fordringshaver aflevere disse informationer ned i særskilte regnskaber, som kun er oprettet i AX 2012 til dette konkrete formål. Der skal derfor oprettes et "fiktivt" regnskab i AX 2012 pr. øvrige fordringshavere. Der skal for de enkelte "fiktive" regnskaber opsættes alt relevant grundopsætning, såsom rykkeropsætning, renteopsætning, kontoplan, regnskabsperioder, bilagsserie, mellemregningskonti til styring af oprettelse og efterfølgende afregning af indkomne betalinger mv. Integrationen fra eskat (fremsendelse af opkrævninger) kan med fordel bruges som den overordnede tilgang for den nye webservice, der bliver indgangen til de enkelte "fiktive" regnskaber pr. fordringshaver. Hvis den aktuelle debitor på den nye inkassopost ikke er aktiv i det relevante regnskab, skal den automatisk oprettes som debitor og kreditor via den globale adressebog. Webservicen skal herefter oprette en fritekstfaktura med de relevante billing classifications/ billing code, dog kun som status "Oprettet". Alle poster, som bliver oprettet på denne måde, skal automatisk være udfyldt med stemplingen "Inkasso" ved bogføring. Der skal laves en oversigt, som viser alle oprettede inkassoposter, og hvor inkassomedarbejderne enten kan godkende (foretage bogføring) eller afvise anmodningen (uden bogføring) i forhold til den enkelte inkassopost. Hvad enten der sker bogføring eller afvisning, skal der returneres en kvittering til fordringshaveren. Sagsbehandling på inkassoområdet forudsætter nogle nye oplysninger, som skal tilføjes de relevante inkassoposter ved oprettelsen. Disse oplysninger kunne fx være: Anden fordringshaver (fx hustruen i forbindelse med private krav) Barn (specifikt behov på specielle typer at inkassoposter) Forældelsesdato Meddebitorer CPR eller GER anvendes altid, men de skal findes som aktive debitorer, før de kan tilføjes som meddebitor på en ny inkassopost Andre spor N/A. Page 27 of 138

28 4.3.5 Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Meddebitorer Øvrige bemærkninger N/A. 5 Inkasso vedligeholdelse af inkassosager samt dokumenthåndtering Procesområdet "Inkasso vedligeholdelse af inkassosager samt dokumenthåndtering" omfatter diverse handlinger, som indgår i de daglige opgaver, der er nødvendige for en effektiv sagsbehandling på inkassoområdet. Derudover er der generelt et stort behov på hele inkassoområdet for et effektiv værktøj til dokumenthåndtering og brevskabeloner, som bruges i stort omfang. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERPsekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 4: Oversigt over processer omkring vedligeholdelse af inkassosager Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse Debitorskifte/erstatningsansvar Debitorskifte/erstatningsansvar Indscanning af arkiverede dokumenter 5.1 Processer i scope Vedligeholdelse af indberetninger (Borger) Inddrivelsesmyndighed 9 Udarbejdelse af betalingspåmindelse til nyt land 10 Betalingspåmindelse til land 13 Indberetning til kredsretten af krav (brev, kontoudtog) 14 Forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav 15 Stop for rykker og aktiviteter (sæt på standby) System (AX) Start 1 Opdatering af betalinger efter forfaldsdato 2 Indberetninger fjernes grundet betalingsudligning Ultimo måned 1 3 Betalingspåmindelse 1 sendes til borger 4 Betalingspåmindelse 1 Ultimo måned 2 5 Betalingspåmindelse 2 (inkl. partshøring) 6 Betalingspåmindelse 2 7 Er skyldner flyttet ud af Grønland? Ja 8 Systemet giver en advarsel om flytning Nej 12 Besked om at borger er død (alarm) Ja 11 Borger død? Nej Stop Page 28 of 138

29 Kommentarer til processen: Vedligeholdelse af indberetninger (borger) Kommentarer Start: Processen starter med opdatering af betalinger efter forfaldsdato i AX 2012-systemet. Slut: Processen afsluttes ved stop for rykker. Er der ingen udfordringer i processen, såsom flytning eller borger død, foregår hele processen som en systemproces i AX Aktivitet Kommentarer 1-2 Systemet opdaterer indkomne betalinger efter forfaldsdato på fakturaen og udligner de pågældende fakturaer. Herved fritages disse fakturaer for videre rykning og håndtering. 3-4 Systemet genererer herefter den første betalingspåmindelse til borgeren. Umiddelbart foreslås, at dette sker 1 måned efter forfaldsdatoen, og herved har den respektive enhed stadigt en mulighed for lokal opfølgning og inddrivelse af beløbet inden den første betalingspåmindelse fra inddrivelseskontoret. Er der meddebitorer på fakturaen, håndteres dette af systemet i form af udsendelse af betalingspåmindelse til flere personer (dog ikke, hvis de bor i samme husstand). 5-6 Efter yderligere en periode fremsendes den næste betalingspåmindelse. 7-8 Er borgeren flyttet ud af Grønland, kræver dette en speciel håndtering. Hvis borgeren forlader Grønland, fanges dette via GR-kartoteket, der opdaterer opfølgning på faktura i AX 2012-systemet Ved flytning uden for Grønland skal der udarbejdes en konkret betalingspåmindelse til det konkrete land. Dette udarbejdes manuelt, da det er landespecifikt Er borgeren død, kommer der en alarm fra systemet og frem til videre manuel håndtering. Alarmen er baseret på indregistrering fra GR-registret. 13 Hvis borgeren er død, skal der ske en indberetning til kredsretten med krav. 14 Tilsvarende skal der ske en forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav. Dette registreres tilsvarende i forhold til landsretten. 15 Der er nu en proces i gang med Landsretten, hvilket betyder, at der stoppes for rykkere og videre aktiviteter i AX Page 29 of 138

30 Vedligeholdelse af indberetninger (Virksomhed) Inddrivelsesmyndighed 9 Indberetning til Sø- og Handelsretten af krav 10 Forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav 11 Stop for rykker og aktiviteter (sæt på standby) System (AX) Start 1 Opdatering af betalinger efter forfaldsdato 2 Indberetninger fjernes grundet betalingsudligning Ultimo måned 1 3 Betalingspåmindelse 1 til virksomhed 4 Betalingspåmindelse 1 Ultimo måned 2 5 Betalingspåmindelse 2 (inkl. tilsigelser) 6 Betalingspåmindelse 2 8 Besked om at virksomhed konkurs (alarm) Ja 7 Virksomhed konkurs? Nej Stop Kommentarer til processen: Vedligeholdelse af indberetninger (virksomhed) Kommentarer Start: Processen starter med opdatering af betalinger efter forfaldsdato i AX 2012-systemet. Slut: Processen afsluttes ved stop for rykker. Er der ingen udfordringer i processen, såsom konkurs, foregår hele processen som en systemproces i AX Aktivitet Kommentarer 1-2 Systemet opdaterer indkomne betalinger efter forfaldsdato på fakturaen og udligner de pågældende fakturaer. Herved fratages disse fakturaer for videre rykning og håndtering. 3-4 Systemet genererer herefter den første betalingspåmindelse til virksomheden. Umiddelbart foreslås at dette sker 1 måned efter forfaldsdatoen, og herved har den respektive enhed stadigt en mulighed for lokal opfølgning og inddrivelse af beløbet inden den første betalingspåmindelse fra inddrivelseskontoret. 5-6 Efter yderligere en periode fremsendes den næste betalingspåmindelse. 7-8 Er virksomheden konkurs, kommer der en alarm fra systemet og frem til videre manuel håndtering. Alarmen er baseret på indregistrering fra GR-registret. 9 Hvis virksomheden er konkurs, skal der ske en indberetning til Sø- og Handelsretten med krav. 10 Tilsvarende skal der ske en forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav. Dette registreres tilsvarende i forhold til Sø- og Handelsretten. 11 Der er nu en proces i gang med Landsretten, hvilket betyder, at der stoppes for rykkere og videre aktiviteter i AX Page 30 of 138

31 5.2 Opsummering Der henvises til afsnit Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processerne , og gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder. Endvidere har de procestegninger og kommentarer, der er blevet opsamlet under Inkasso-Deep Dives og beslutninger på LW medført nogle nye konkrete processer, som er beskrevet i dette afsnit. Her blev det vist, hvordan man via et standard dokumenthåndtering i AX 2012 kan vedhæfte alle former for dokumentation og notatskrivning både på debitorniveau og postniveau. Endvidere blev rykkerskærmbilledet i AX 2012 gennemgået, og der blev vist, hvilke funktioner det er muligt at foretage herfra, og hvilke standardfunktioner der kan foretages på tværs af individuelle regnskaber. Det kunne fx være skift af rykkerstatus, afskrivning, tilknytning af/til sager, aktiviteter, handlinger og aftaler med debitoren og al kommunikation med debitoren. I dette skærmbillede ønsker deltagerne, at man fremover også kan se en total sum pr. billing classification, som det findes under "Alle kunder" jf. figur 6. Der blev også gennemgået, hvordan man standard i AX 2012 kan opskrive eller en nedskrive en allerede eksisterende fakturapost, og at man derved får gemt et gyldigt revisionsspor i forhold til konkret ændring. Denne funktion ses også anvendelig i forhold til nedskrivning af inkassoposter (se figur 7). Processen omkring debitorskift og erstatningsansvar og hvilken systemmæssig betydning, det har, blev også drøftet, og der er følgende overordnede beskrivelse for disse to processer: Debitorskifte er en proces, hvor tilgodehavende overføres fra en debitor til en anden. Dette kunne fx være fra en enkeltmandsvirksomhed til dens ejer eller fra et dødsbo til en arving. Der er krav om, at man på posteringsniveau automatisk kan flytte posterne ved at pege på den nye debitor. Der findes ikke en funktion i AX 2012, som understøtter denne automatiske flytning. Den foreløbige analyse har ikke givet et fuldstændigt overblik over krav til sådan en automatisk flytning så et konkret tids- og kodemæssige forbrug indgår ikke i vores fremsendte priskontrakt. Skattestyrelsen skal derfor fremkomme med konkrete processer/krav i designfasen før vi kan afdækkes nærmere hvad en løsning ville skulle indeholde og hvad kompleksiteten af disse processer betyder for AX Erstatningsansvar er også en situation, hvor et tilgodehavende skal flyttes fra en debitor til en anden. Fx hvis en arbejdsgiver har misligholdt et påbud om løntræk, så kan arbejdsgiveren pådrages et erstatningsansvar. Arbejdsgiveren skal betale det beløb, han skulle have tilbageholdt i løntræk. Denne proces vil også skulle ske manuel i første fase af projektet og indgår dermed ikke som et gap i forhold til denne FRD Page 31 of 138

32 Figur 3: Dokumenter på debitor Figur 4: Formen "Rykkere" i AX 2012 Page 32 of 138

33 Figur 5: Formen "Rykkere" Figur 6: Saldo pr. billing classification på debitor Page 33 of 138

34 Figur 7: Funktion "Ret faktura" Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosager Tabel 5: Identificerede gaps i forbindelse med vedligeholdelse af inkassosager Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_005 Dokumenthåndtering, notatpligt og sagsforløb Initiativ Skat_006 Oprettelse af nye brevskabeloner gap Det løses via brug af værktøjer i standard AX 2012 og CrossWork. Skat_007 Ændring af forfaldsdatoen fit fit Skat_008 Betalingsdato på skatteposter har man typisk en forfaldsdato , mens betalingsdato er Dvs. at renteberegning fx tager udgangspunkt i forfaldsdatoen. Skat_009 Automatisk handling, når en debitor (person) på stamdataniveau bliver markeret "død" gap Det er nødvendigt ved oprettelse af en debitorfaktura både at kunne angive en forfaldsdato og en betalingsdato. Betalingsdato er ikke standard og skal derfor laves som et nyt felt. gap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer, som har aktive skyldige debitorposter markeret til inkasso. Der må f.eks. ikke udskrives rykker og renter, som vil blive beskrevet yderligere i designfasen. Faste standardbreve vil også skulle sendes til forskellige myndigheder. Skat_010 Automatisk handling, når en debitor (virksomhed) på stamdatanigap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer, som har aktive skyldige Page 34 of 138

35 veau bliver markeret "konkurs" Skat_011 Ændring rykkerstatus Skat_012 Endelig afskrivning fit fit debitorposter markeret til inkasso. Der må f.eks. ikke udskrives rykker og renter, som vil blive beskrevet yderligere i designfasen. Faste standardbreve vil også skulle sendes til forskellige myndigheder. Skat_013 Udbetaling af for meget indbetalt fremsendelse til modregning Skat_014 Op- og nedskrivning af fakturabeløbet Skat_015 Nedskrivninger fra de eksterne fordringshavere, som har deres officielle regnskab uden for AX 2012, fx Nukissiorfiit Skat_016 Billing classifications balances ønskes tilgængelig fra rykkerskærmbilledet fit gap Standardfunktionen "Ret faktura" skal anvendes. Funktionen kan dog med fordel flyttes til Rykkere-oversigten af hensyn til sagsbehandlingen. fit Det vurderes, at mængden bliver relativ lille fremover, så funktionen "Ret faktura" anvendes. gap Oversigten findes allerede under "Alle kunder" Variationer i to-be processer N/A Indsatsområder N/A Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Meddebitorer Årsagskoder Handlinger Aktiviteter Sager. Page 35 of 138

36 5.3.6 Øvrige bemærkninger N/A. 6 Inkasso Kreditormodregning Procesområdet "Kreditormodregning" omfatter hele den proces, som starter med, at der foreligger en konkret kreditorudbetaling, som fx består af kreditorfakturaer, overskydende skatter, for meget indbetalt motorafgift eller løntræk m.m. Når disse poster er klar til udbetaling, skal denne proces sikre, at den debitor som er direkte relateret til den aktuelle kreditor, bliver modregnet for eventuelle skyldige debitorposter, der bogført direkte på debitoren eller på en eventuel meddebitor. Herefter skal der kunne dannes relevant information, som skal kunne sendes til kreditoren eller uploades til en webportal i de tilfælde, hvor der er foretaget en konkret modregning i udbetalingen. Flowet dækker både transaktioner, som kommer internt fra kreditormodulet i AX 2012, og fra eksterne leverandører som Nukissiorfiit og eventuelle kommuner, som ikke indgår i AX 2012 endnu. Efter endt kreditormodregning skal de kreditorposter, som ikke er modregnet eller er delvis modregnet, følge de almindelige processer for udbetaling. Der henvises til FRD Kreditor for yderligere gennemgang af processerne for udbetaling. Der har også i gennemgangen på Deep Dives været talt om, at kreditormodregningen skal opsamle information omkring den foretagne modregning pr. kreditorfaktura, som derefter skulle afleveres retur til IRIS Kreditorworkflow, som i dag anvendes af Selvstyret. Men da man ikke endeligt har taget stilling til, hvilket kreditorworkflow der skal anvendes fremover, beskrives disse forhold ikke nærmere i dette afsnit. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 6: Oversigt over processer på kreditormodregning Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse Genudbetaling af kreditormodregninger Inddrivelse af tilbageholdt A-skat fra arbejdsgiver I tilfælde, hvor arbejdsgiveren har skyldig tilbageholdt A-skat og samtidig har et tilgodehavende for levering af en ydelse, en vare eller overskydende skat, vil der foretages en modregning. Det er kreditorudbetalingen, der initierer modregningen. I tilfælde, hvor arbejdsgiveren stadig ikke har indbetalt den tilbageholdte A-skat, igangsættes en rykkerprocedure, som kan resultere i, at der aftales en afdragsordning, som hvis ydelsen stadig ikke betales kan resultere i en tvangsinddrivelse Modregning af kreditorudbetaling Modregning af kreditorudbetalinger er en indbringende metode til inddrivelse af tilgodehavender til Selvstyret, kommunerne og de øvrige organisationer. Hvis ikke debitoren betaler, foretager Inddri- Page 36 of 138

37 Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse velsen en modregning af debitorens kreditorsaldo, hvis der findes en sådan, og hvis den er positiv. Modregning foretages på baggrund af et veldefineret og komplekst regelsæt Modregning af overskydende skat Hvis en forfalden debitor har overskydende skat til udbetaling, foretages der modregning i den overskydende skat Udbetale 25-overskydende skat kørsel Overskydende skat er beregnet og opgjort i eskat. Én gang årlig importeres disse i en skatteyderkladde til XAL. Her behandles beløbene for eventuel modregning. Beløbene overskydende skat og eventuelle modregninger bogføres i finans, debitor og skatteyderregister. Der udskrives et brev til skatteyderen i de tilfælde, hvor der foretages modregning. Herefter afventes udbetalingstidspunktet, der kan ske via checks (poster markeret) eller via bankoverførsel. Det er &nbps;skattestyrelsen, der foretager den egentlige udbetaling af overskydende skat via Grønlandsbanken i stil med de normale kreditorudbetalinger. Udskrivning af checks sker i Grønlandsbanken ud fra fil fremsendt af Skattestyrelsen. På tilsvarende vis importeres og behandles udbetalingerne omkring 15- og beløb (se disse) Udbetaling af 15-forskud på overskydende skat kørsel Der arbejdes på en webservice, som overfører data fra eskat over i XAL, der laver automatisk modregning af 15- udbetaling, som er en udbetaling af overskydende skat uden rentetillæg. 6.1 Processer i scope Modregning (inkl. både kreditor- og skattemodregning) Start eskat 1 Overskydende skat? Ja 2 Krav om udbetaling Nej Borger / virksomhed 3 Krav om udbetaling 10 Oplysninger om modregning (mail) 13 Oplysninger om modregning (brev) System (AX) Regnskabskontor Håndtering af leverandør faktura 4 Overførelse udbetalinger fra bl.a. kommuner Håndtering af overskydende skat 5 Prioritering af modregninger ud fra regelsæt 6 Systemet modregner og bogfører Udbetaling 7 Systemet generer brev til modtager 8 Har modtager ? Ja 9 Systemet sender til modtager med resultat Nej 11 Brev sendes til servicecenter der printer og leverer Slut 14 Brevet linkes til portal Kommune / servicecenter 12 Print af brev og aflevering Page 37 of 138

38 Kommentarer til processen: Modregning (kreditor- og skattemodregning) Der er kun én fælles proces for kreditor- og skattemodregning. Kommentarer Start: Når der opstår et krav om udbetaling i forhold til overskydende skat eller en kreditorudbetaling Slut: Når modregningen er foretaget og borgeren/virksomheden er informeret om dette (udbetalingen er en proces i forlængelse af dette) Aktivitet Kommentarer 1 Idet processen både dækker kreditor- og skattemodregning afklares først, hvilken type krav om udbetaling der er tale om 2 Er det krav om udbetaling af overskydende skat, kommer kravet fra eskat 3 Er det krav om udbetaling fra en borger eller virksomhed, er der tale om kreditorudbetaling Der er sket en særskilt proces med håndtering af kravet i form af modtagelse af leverandørfaktura, godkendelse og klargøring til udbetaling. Dette er tilsvarende gældende for håndtering af krav om udbetaling af overskydende skat. Her er godkendelsen dog allerede afklaret i eskat. 4 Når godkendelse af udbetaling er afklaret, igangsættes kørsel for modregning. Det sker ved overførsel af krav om udbetalinger fra bl.a. kommuner, eskat eller tilsvarende. 5 I kørslen for afklaring af modregning foretages en prioritering ud fra et kompleks regelsæt. Heri afklares fx, om skyldig renovation skal modregnes før skyldig børnehave. Der udvikles her en motor for modregning, der kan håndtere dette regelsæt. 6 Når prioriteringen er sket, foretager systemet en modregning og bogfører dette Herefter igangsættes en parallel proces med udbetaling til borgeren 7 Systemet genererer et brev til modtageren, hvoraf det fremgår, at han er blevet modregnet, hvad en evt. restsaldo er, samt beløb til udbetaling 8 Det afklares i systemet, om brevet kan sendes via til borgeren eller skal sendes fysisk 9-10 Skal det sendes via , sendes det direkte fra systemet 11 Skal det sendes via brev, sender systemet det elektroniske brev videre til en kommune/servicecenter tæt på borgeren/virksomheden Den pågældende kommune/servicecenter printer brevet ud og afleverer til modtager 14 Herefter linkes brevet til portal, så borger eller virksomhed kan finde brevet igen. Erstatning for dette vil i fremtiden være Nem-post. 6.2 Opsummering Modregning er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument. I forhold til hvert punkt fremgår, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). Page 38 of 138

39 De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil hørende optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt uden for nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene Ambitioner for området modregning og udbetaling Fremover er der kun én fælles standardiseret proceshåndtering og ét understøttende system (motor) til håndtering af modregninger. (system) Det er en ambition, at processerne automatiseres i meget stor udstrækning for modregning så meget, at det kun er igangsætning af modregning, der er manuelt for processen. (system) Dette sætter store krav til "motoren" i systemet, som skal indeholde alle regelsæt omkring, hvad der må modregnes, samt prioriteringer af modregninger. (system) Det er også en ambition at automatisere informationen til borger eller virksomhed, hvor systemet sender brev eller direkte ud til modtageren. (system) Der foreslås her anvendelse af kommune eller servicecenter til print af brevet fremfor afsendelse med post, da dette vil reducere portoudgiften. (system) Primære beslutninger Alle borgere/virksomheder har én konto til overførelse af udbetalinger. (forretning) Arkivering af udbetalingsbilag stopper. (forretning) Det skal for alle områder vurderes, om implementeringen af AX 2012 stiller nye krav fra revision og intern kontrol om arkivering af dokumenter og filer. (forretning) Anvendelse af én proces (og modregningsmotor) for alle typer af godkendte modregninger. (forretning) Anvendelse af lokal kommune eller servicecenter til print af brev til borger/virksomhed fremfor fremsendelse med post fra Nuuk. (forretning) Formålet med centraliseringen af inkassoområdet er en mere ensartet og korrekt inddrivelse, der ikke tager hensyn til lokale økonomiske hensyn, og derfor skal modregning foretages, der hvor det er mest korrekt lovgivningsmæssigt. (forretning) Øvrige beslutninger Alt omkring kreditnotaer skal være udlignet lokalt i enhederne, inden de går til inkasso og/eller modregning (system) (forretning) GLN-nr. på betaling, så leverandøren er sikker på, hvem der har betalt. (system) Forsat brug af F2 som dokumentstyring i Selvstyret og fortsat brug af Captia i Kommunerne. (forretning) Overførslen til modregning skal ske i klumper i løbet af dagen og ikke enkeltvis. (system) Ved oprettelse af en kreditor og ved oprettelse af en debitor skal de parres med en henholdsvis debitor og kreditor. (system) Alle udbetalinger foretages som en kreditorudbetaling. (system) Ved anvendelse af IRIS eller anden tredjeparts elektronisk fakturagodkendelsessystem, skal der tilgå informationer til disse om betalte kreditorfakturaer og skattemodregning. (system) Systemet skal kunne håndtere meddebitorer elektronisk modsat manuelt i dag. (system) Page 39 of 138

40 Der sendes udelukkende mails/information om modregning til hoveddebitor dog oplyses det, hvis der er foretaget modregning hos meddebitor. (system) Der kan være en meddebitorer. (system) Som meddebitor hæfter man både for virksomhedens gæld og for medejers gæld. (system) Der er afklaret følgende af typer af udbetalinger i kommuner (markeret med grønt): Leverandørudbetaling Tilbageholdelse af leverandørudbetalinger Brætsalg udbetaling Diverse udbetalinger husflid fangst Genudbetalinger af for meget indbetaling Forskudsudbetaling (løn) Sociale udbetalinger alle takstmæssige udbetalinger trangsmæssige udbetalinger Underholdsbidrag (ønske grøn) Børnetilskud (ønske grøn) Boligsikring Skadedyrsbekæmpelsesudbetaling Rejseafregning/dagpenge (ønske grøn) Udbetaling til foreninger (ønske grøn på visse områder) Lønudbetalinger Der er afklaret følgende af typer af udbetalinger i selvstyret (markeret med grønt): Overskydende skat Borger Alm. overskydende skat (paragraf 25) Ændrede slutopgørelser Forudbetaling af overskydende skat (paragraf 15) Overskydende skat virksomheder Selskabsskat Leverandørudbetalinger Tilbageholdelse af leverandørudbetalinger Lønudbetalinger SU (uddannelsesstøtte) (ønske grøn) Genudbetalinger af for meget indbetalt Rejseafregning/dagpenge (ønske grøn) Tilskudsudbetalinger (ønske grøn på visse typer) Udbetaling fra offentligt administrerede fonde Erstatninger (ønske grøn) Lånerelaterede udbetalinger (ESU erhverv støttet udbetaling) Page 40 of 138

41 6.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processerne , , , , og gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der blev taget i forbindelse med Deep Dives. Det har ikke været muligt at vise noget konkret omkring kreditmodregning i AX 2012, da funktionaliteten ikke findes i AX Det er dog vist, at der under billing classifications og billing code er opsat en prioritetsrækkefølge, som det ville være muligt at kunne anvende som opsætning for den aktuelle modregningsprioritets rækkefølge. Figur 8: Prioritet på billing classification Page 41 of 138

42 Figur 9: Prioritet på billing codes Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning Tabel 7: Identificerede gaps i forbindelse med kreditormodregning Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_017 Webservice til modtagelse af kreditorfakturaoplysninger fra de eksterne leverandører Skat_018 Et sæt nye tabeller til styring og opbevaring af de modtagne transaktioner jf. Skat_001 Skat_019 Webservice, som sender informationer retur omkring de foretagne modregninger på de allerede modtagne kreditorfakturaer fra de eksterne leverandører Skat_020 Funktion, der gennemløber alle relevante kreditorudbetalinger, der er forfaldne/godkendt til betaling, og herefter udvælger de udbetalinger, der må modregnes på hvert af de enkelte regnskaber i AX 2012 Skat_021 Funktion, der finder alle relevante forfaldne debitorposter, som må udlignes jf. den gældende modregningsprioritet både på hoveddebitoren og meddebitoren Skat_022 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter/meddebitorer og oprette en tilsvarende kreditorpost, når det drejer sig om kreditormodregning internt i de enkelte AX 2012-regnskaber Initiativ gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit Page 42 of 138

43 Skat_023 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter og oprette en tilsvarende sumpost på de eksterne leverandørers debitornummer (GER-nr.), når det drejer sig om kreditormodregning vedrørende de eksterne leverandører Skat_024 Yderligere udbygning af prioritetsrækkefølgen på billing classifications og billing code Skat_025 Udarbejdelse af modregningsbrev Skat_026 Mulighed for, at leverandører/virksomheder på en internetportal kan tilgå deres egne modregningsbreve ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_027 Mulighed for angivelse af "ingen modregning" på kreditorniveau, debitorniveau, GLN-registre, billing Classifications, billing Code Skat_028 Mulighed for tilbageførsel af en allerede foretaget kreditormodregning Skat_029 Låsning af kreditorposter, imens de er under kreditmodregning Skat_030 Mulighed for angivelse af en generel antal "respitdage" set i forhold debitorposten betalingsdato Skat_031 En ny attribut på kreditorposteringen "Ydelsestype" Skat_032 Parameteropsætning af relevante forhold gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Udarbejdes via hjælp af tillægsmodulet til AX 2012 Lasernet. Der henvises i øvrigt til afsnit gap OOS Der skal opbygges en hjemmeside/portal, hvor disse oplysninger er tilgængelige gap Det skal være muligt at kunne angive dette på de relevante tabeller gap Der henvises til afsnit gap Kreditorposter skal midlertidigt markeres "låst", mens de er under modregning, og markering skal fjernes efter endt modregning gap Det skal være muligt under opsætning at kunne angive antal respitdage gap Når standardfunktionen "Refusion" under debitormodulet anvendes,skal den nye kreditorpost stemples med den oprindelige debitorposts billing classifications gap Det skal være muligt at kunne parameterstyre flere forhold de nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen Variationer i to-be-processer N/A. Page 43 of 138

44 6.3.3 Indsatsområder Webservice til modtagelse af kreditorfakturaoplysninger fra de eksterne leverandører De eksterne leverandører, som fx Nukissiorfiit, INI A/S og de kommuner, som i en overgangsfase stadigvæk anvender Winformatik, skal via denne webservice kunne aflevere deres kommende kreditorudbetalinger med nogle faste oplysninger, som fx nummer, der identificerer den eksterne leverandør, fakturanummer, udbetalingsbeløb, fakturatekst, CPR-/GER-nr Et sæt nye tabeller til styring og opbevaring af de modtagne transaktioner jf Disse oplysninger skal gemmes i en ny tabel og skal aldrig kunne slettes. Disse oplysninger består af en hovedtabel med nogle underlæggende tabeller, som kan kategoriseres på følgende måde: 1. Hovedtabellen bruges til en samlet styring af status og dato for modtagelse på de indsendte kreditorfakturaer fra ekstern leverandør. Så det skal være mulig, at have følgende stadier: Oprettet, Fejl, Afsluttet og en dato for overførslen. Her skal den unikke ID/betegnelse for den eksterne leverandør også fremgå. 2. Undertabellen (1) bruges til opbevaring af de enkelt fremsendte kreditorfakturalinjer og de tilhørende uddybende informationer. Det er også her, selve udbetalingsbeløbet og det eventuelle modregnede beløb bliver opsamlet. 3. Undertabellen (2) bruges til opbevaring/henvisning til de enkelt modregninger, som er foretaget på enkeltstående debitor- og meddebitorposter på tværs af flere regnskaber i AX Webservice, som sender informationer retur omkring de foretagne modregninger på de allerede modtagne kreditorfakturaer fra de eksterne leverandører Når kreditormodregningen (hovedtabellen) er skiftet til status Afsluttet, skal de eksterne leverandører via den samme webservice, som er angivet under , kunne indhente informationer retur omkring de fremsendte kreditorfakturaer, og hvad der samlet set er blevet modregnet på hver enkelt kreditorfaktura. Der skal IKKE sendes informationer retur til de eksterne leverandører omkring de enkelte debitorposter Funktion, der gennemløber alle relevante kreditorudbetalinger, der er forfaldne/godkendt til betaling, og herefter udvælger de udbetalinger, der må modregnes på hver af de enkelte regnskaber i AX 2012 I henhold til et gældende regelsæt, hvor der bliver taget højde for markeringen "Ingen modregning" på kreditoren, GLN-registret og under billing classifications og billing code skal de forfaldne/godkendte kreditorposter en gang dagligt overføres til de nye tabeller, som er angivet under afsnit Funktion, der finder alle relevante forfaldne debitorposter, som må udlignes jf. den gældende modregningsprioritet både på hoveddebitoren og meddebitoren Funktionen skal som minimum tage højde for markeringen "Ingen modregning" på debitoren og på billing classifications og billing code, modregningsrækkefølgen under billing classifications og billing code, respitdage samt øvrige specifikke regler i forhold til ejerskabet af den enkelte debitorpost. Dernæst er kørslen nu klar til at finde, hvilken debitorposter der skal udlignes først. Page 44 of 138

45 Her er det vigtigt, at funktionen kan slå korrekt op i de nye oplysninger, som bliver etableret i den globale adressebog omkring relationen til en meddebitor og den tilhørende datostyring. Hvis den finder en relation til en meddebitor, skal dennes debitorposter også gennemløbes jf. de opsatte regelsæt, og her skal begges debitorposter ses som en helhed. Debitor og meddebitor hæfter altid solidarisk Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter/meddebitorer og oprette en tilsvarende kreditorpost, når det drejer sig om kreditormodregning internt i de enkelte AX 2012-regnskaber Når ovenstående regelsæt under afsnit er efterlevet, og systemet har summeret en total udbetalingsbeløb fra alle de kreditorposter, som kan henføres til den samme kreditor, kan bogføringen/udligningen gå i gang. Summeringen af alle udbetalingsbeløb pr. kreditor gør det mere simpelt at holde styr på, at man ikke får udlignet den samme debitorpost flere gange, men standard udligningsregler/låsning skal selvfølgelig anvendes i AX Eventuelt behov for låsning af disse poster for brugerredigering (Lukket post redigering) skal udredes i forbindelse med en senere designfase. Det er vigtigt i forbindelse med bogføring/udligning af en meddebitorens debitorposter, at disse bliver markeret på transaktionsniveau, at de fysisk er blevet udlignet/betalt af en anden debitor. Bogføringen vil ende ud med et givent antal debitorposteringer i kredit og et sæt kreditorposteringer i debet Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter og oprette en tilsvarende sumpost på de eksterne leverandørers debitornummer (GER-nr.), når det drejer sig om kreditormodregning vedrørende de eksterne leverandører Når ovenstående regelsæt under afsnit er efterlevet og systemet har summeret en total udbetalingsbeløb fra alle de kreditorposter, som kan henføres til den samme kreditor, kan bogføringen/udligningen gå i gang. Summeringen af alle udbetalingsbeløb pr. kreditor gør det mere simpelt at holde styr på, at man ikke får udlignet den samme debitorpost flere gange, men standard udligningsregler/låsning skal selvfølgelig anvendes i AX Eventuel behov for låsning af disse poster for brugerredigering (Lukket post redigering) skal udredes i forbindelse med en senere designfase. Det er vigtigt i forbindelse med bogføring/udligning af meddebitorens debitorposter, at disse bliver markeret på transaktionsniveau, at de fysisk er blevet udlignet/betalt af en anden debitor. Bogføringen vil ende ud med et givent antal debitorposteringer i kredit, og kun én debitorpostering/fritekstfaktura i debet på den eksterne leverandørs debitornummer Yderligere udbygning af prioritetsrækkefølgen på billing classifications og billing code Det skal være muligt her at kunne angive specifikke prioriteringsrækkefølge, når det fx gælder udbetaling af overskydende skatter, kreditorfakturaer eller for meget indbetalt motorafgift osv. styret af en konkret billing classification. Det er også her, man skal overveje, hvordan ejerskabet (regnskabsstyret i AX 2012) af de enkelte debitorposter skal have en rolle i udligningsrækkefølgen. Ovenstående regelsæt er meget bundet op på det lovgivningsmæssig og andre bekendtgørelser, vejledninger m.m. Page 45 of 138

46 Udarbejdelse af modregningsbrev Det er aftalt, at der kun skal udarbejdes et modregningsbrev, modsat i dag hvor der findes et udlægsbrev og et modregningsbrev. Brevet skal indeholde oplysninger omkring de konkrete modregninger af debitorposter med henvisning til bogføringsteksten, fakturanummer, beløb, billing classifications og meddebitorer. Det skal også fremgå af brevet, hvad en eventuel restudbetaling saldomæssigt vil lyde på. Oplysningen skal hentes fra den nye tabel, der beskrevet under afsnit punkt 3. Der skal arbejdes på en løsning, hvor man kun udskrive et modregningsbrev pr. dag, selvom der foretaget flere uafhængige kreditormodregninger Mulighed for tilbageførsel af en allerede foretaget kreditormodregning Der skal i løsningen som er beskrevet under afsnit og indarbejdes en specifik transaktionsspor af de konkrete debitorposter/meddebitorposter, der er blevet modregnet/udlignet, så de altid kan tilbageføres på en gang, selv om det drejer sig om flere udligninger. Det tids- og kodemæssige omfang af en automatisk løsning af tilbageførsel skal afdækkes nærmere i designfasen, og det har derfor ikke været muligt at medtage et prisestimat på denne automatiske tilbageførsel funktion i den fremsendte priskontrakt Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Meddebitorer Kreditorer Øvrige bemærkninger N/A. 7 Inkasso Renteberegning, Betalingspåmindelse (rykker) og Inkassokontoudtog Procesområdet "Renteberegning, Betalingspåmindelse, Inkassokontoudtog" omfatter hele den proces, som starter med at kunne opsætte individuelle betingelser på de tre området og herefter at kunne danne betalingspåmindelser, rentenotater samt at udsende relevant information til de berørte debitorer. Flowet dækker transaktioner, som går på tværs af de forskellige regnskaber. Rykker vil i dette afsnit blive omtalt som betalingspåmindelse, da inkassoafdelingen anvender dette begreb. Page 46 of 138

47 Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 8: Oversigt over processer for renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse Foretage rentetilskrivning Der er planer om at indføre rentetilskrivning Fremsende betalingspåmindelser I forbindelse med rykkere og den videre proces med at inddrive tilgodehavender anvendes en række skrivelser og blanketter. Disse skrivelser og blanketter skal kunne oprettes som kladder i Systemet. De skal kunne udfyldes både på enkeltsager og som kørsler. Og de skal kunne gemmes på den enkelte sag. Det første skridt i en inkassosag er at sende betalingspåmindelser ud til borgerne/virksomhederne. Herefter fortsætter processen i Inddrivelse krav fra kommunerne og fra private Fremsende kontoudskrifter/bekræftelse efter anmodning Håndtere henvendelser efter betalingspåmindelser Partshøringsskrivelser til skyldnere Renteberegning Renteberegning sker ud fra de gældende regler. Dvs. 3 måneder tidligere restancer renteberegnes Udskriv kontoudtog Der udskrives og fremsendes kontoudtog. 7.1 Processer i scope Renteberegning Rentetilskrivning Debitor Central enhed Start 1 Igangsætning af kørsel for renteberegning 2 Vedligehold af forslag til kladde for forfaldne poster 3 Godkendelse og bogføring 4 Fremsendelse af rentenota 5 Modtagelse af rentenota Slut Kommentarer til processen: Rentetilskrivning Page 47 of 138

48 Kommentarer Start: En systemmæssig kørsel for renteberegning Slut: Debitor modtager rentenota Aktivitet Kommentarer 1-2 I AX 2012 anfordres en kørsel som danner en kladde ud fra forfaldne betalinger. Kladden skal kunne dannes/opdeles på forskellige typer af ydelser (fx renovation). Der skal være mulighed for, at vedligeholde kladden, herunder slette poster, hvor der ikke skal foretages renteberegning. 3 Der foretages godkendelse og bogføring af renteberegning i AX Rentenota fremsendes til debitor. I forhold til Selvstyret skal rentenota fremsendes på samme måde som i dag. I forhold til kommuner mangler der afklaring om, hvordan rentenota skal fremsendes. Dannelse og udsendelse af inkassokontoudtog der findes ingen procestegning for dette flow Betalingspåmindelse (borger/virksomhed) Vedligeholdelse af indberetninger (Borger) Inddrivelsesmyndighed 9 Udarbejdelse af betalingspåmindelse til nyt land 10 Betalingspåmindelse til land 13 Indberetning til kredsretten af krav (brev, kontoudtog) 14 Forespørgsel hos fordringshavere om øvrige krav 15 Stop for rykker og aktiviteter (sæt på standby) System (AX) Start 1 Opdatering af betalinger efter forfaldsdato 2 Indberetninger fjernes grundet betalingsudligning Ultimo måned 1 3 Betalingspåmindelse 1 sendes til borger 4 Betalingspåmindelse 1 Ultimo måned 2 5 Betalingspåmindelse 2 (inkl. partshøring) 6 Betalingspåmindelse 2 7 Er skyldner flyttet ud af Grønland? Ja 8 Systemet giver en advarsel om flytning Nej 12 Besked om at borger er død (alarm) Ja 11 Borger død? Nej Stop Aktivitet Kommentarer 3-4 Systemet genererer herefter den første betalingspåmindelse til borgeren. Umiddelbart foreslås, at dette sker 1 måned efter forfaldsdatoen. Herved har den respektive enhed stadigt en mulighed for lokal opfølgning og inddrivelse af beløbet inden den første betalingspåmindelse fra inddrivelseskontoret. Er der meddebitorer på fakturaen, håndteres dette af systemet i form af udsendelse af betalingspåmindelse til flere personer (dog ikke, hvis de bor i samme husstand). 5-6 Efter yderligere en periode fremsendes den næste betalingspåmindelse. 7-8 Er borgeren flyttet ud af Grønland, kræver dette en speciel håndtering Hvis borgeren forlader Grønland, fanges dette via GR-kartoteket, der opdaterer opfølgning på faktura i AX 2012-systemet Ved flytning uden for Grønland skal der udarbejdes en konkret betalingspåmindelse til det Page 48 of 138

49 7.2 Opsummering konkrete land. Dette udarbejdes manuelt, da det er landespecifikt Ambitioner for området modregning og udbetaling AX 2012 systemet anvendes til identifikation af overskredne fakturaer og dermed fakturaer/debitorer, der skal overføres til inddrivelsesmyndighed. (system) I forhold til rykkerprocedurer (betalingspåmindelse) foregår hele processen i systemet, hvis der ikke er udfordringer i processen såsom flytning eller borger død. (system) Systemet styrer og opdaterer, hvis der kommer indbetalinger undervejs mellem 1. og 2. rykker. (system) Styring af meddebitorer sker af systemet i forhold til rykkere. (system) Øvrige beslutninger Ved forfalden betalingsdato overgår den videre opfølgning til inddrivelsesafdelingen, dvs. man ikke længere foretager opfølgning lokalt. Der er derfor brug for en afklaring af, hvem der følger op i perioden direkte efter forfalden faktura fx at inddrivelsesmyndigheden først starter efter 4 uger, og inden dette tidspunkt ligger opfølgningen lokalt (det kan fortsat ske, selvom ansvaret er overdraget til inddrivelsesmyndigheden). (forretning) Må rykker 1 og 2 for flere restancer blandes af hensyn til sparet porto? (forretning) (system) Forslag om print i den lokale kommune og/eller servicekontor for breve for at spare porto. (forretning) Accept af en fuldstændig automatisk rykkerprocedure i systemet (1. og 2. rykker). (forretning) (system) Er det muligt, at breve sendes til servicekontor i kommune eller bygd til print og aflevering til borgeren? (forretning) Der sendes én betalingspåmindelse fra inddrivelsesmyndigheden pr. debitor på tværs af kommuner og Selvstyre. Det skal aftales, hvordan indbetalingen skal fordeles, hvis debitor ikke indbetaler det samlede beløb. (forretning) (system) 7.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processerne , , , , , og gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der bliver taget i forbindelse med Deep Dives. Mulighederne for opsætning af rykkerforløb, renteberegning blev gennemgået på LW. Det blev også gennemgået, hvordan man foretager en konkret rykker- og rentekørsel, hvor der først bliver oprettet en kladde, herefter udskrivning og til sidst bogføring. Det blev vist, at man kan opsætte et særskilt rykkerforløb på hver enkelt billing classification. Det samme gør sig gældende for renteberegning. Her kan man dog også gå ned på billing code-niveau. Endvidere blev rykkerskærmbilledet i AX 2012 gennemgået, og der blev vist, hvilke funktioner det er muligt at foretage herfra, og hvilke standardfunktioner der kan foretages på tværs af individuelle regnskaber. Det kunne fx være en ændring af rykkerstatus, tilknytning til sager, aktiviteter, handlinger og aftaler med debitoren og udskrivning/mail af kontoudtog til debitoren. Page 49 of 138

50 Holdningen fra deltagerne efter gennemgang på LW har helt klart været, at de nødvendige funktionaliteter er til stede i forbindelse med rykkeropsætning, rykkerbehandling, renteberegning og rentebehandling. Det blev drøftet på LW at skønnet a-skatter der modtages via integrationen fra eskat, skal markeres med sin egen billing code, og på den måde kan de undlades i en eventuel standard renteberegning i AX Figur 10: Rykkeropsætning i AX 2012 Figur 11: Renteopsætning i AX 2012 Page 50 of 138

51 Figur 12: Rykkere sagsbehandling og rykkerjournal i AX 2012 Page 51 of 138

52 Figur 13: Rykkernota i AX 2012 Page 52 of 138

53 Figur 14: Renter sagsbehandling og rentejournal i AX 2012 Page 53 of 138

54 Figur 15: Rentenota i AX 2012 Page 54 of 138

55 Det er også gennemgået, hvordan man kan udskrive et eksternt eller internt kontoudtog i AX Der er vist muligheden for at udskrive et eksternt kontoudtog, som går på tværs af alle eller udvalgte regnskaber i AX Behovet for at kunne udskrive kontoudtoget på tværs af regnskaber er det, der gør inkassokontoudtoget specielt i forhold til det, der er beskrevet i FRD Debitor. Det er ikke muligt at udskrive et kontoudtog til meddebitoren, da dette begreb ikke findes i AX Der er også fra Skattestyrelsens side stadigvæk stor usikkerhed omkring, hvordan sådan en udskrivning af poster på en meddebitor skal håndteres hvad angår det systemmæssige, men bestemt også det praktiske. Derfor har det ikke været muligt at komme med et konkret tids- og kodemæssige forbrug i sådan en løsning vedr. meddebitorer, så derfor indgår dette ikke i vores fremsendte estimat. Skattestyrelsen skal derfor fremkomme med konkrete processer/krav i designfasen før vi kan afdækkes nærmere hvad en løsning ville skulle indeholde og hvad kompleksiteten af disse processer betyder for AX Figur 16: Eksternt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX 2012 Page 55 of 138

56 Figur 17: Internt kontoudtog på tværs af regnskaber i AX Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med renteberegning, rykkere og inkassokontoudtog Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_033 Udskrive betalingspåmindelse på tværs af regnskaber i AX 2012 Skat_034 Betalingspåmindelse flere rykkerkoder Skat_035 Rykkeropsætning Initiativ gap Samme mulighed som findes for eksternt kontoudtog skal være muligt for rykkerudskriften gap Kørslen skal kunne indeholde alle rykkerkoder (standard), men på tværs af flere billing classifications i en skrivelse er ikke standard fit Skat_036 Rykker fravalg på debitoren Skat_037 Renteopsætning/beregning Skat_038 Rente fravalg på debitoren fit fit fit Skat_039 Inkassokontoudtog tekstmæssige tilretninger som fx visning af billing classifications Skat_040 Betalingspåmindelse tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifikt inkassotekst m.m. Skat_041 Rentenota tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifik inkassotekst m.m. Skat_042 De bogførte rentenotaer og kundens gap OOS gap Der henvisning til debitor FRD omkring afsnittet for kontoudtog. gap Lasernet anvendes, men det kræver også nogle ændringer i AX Derudover skal det i designfasen vurderes hvordan FI-kort kan oprettes med et nyt betalings-id, som skal dække flere skyldige poster ved indbetaling. gap Lasernet anvendes, men det kræver også nogle ændringer i AX 2012 Page 56 of 138

57 kontoudtog via en webportal ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_043 Behandling efter udsendt betalingspåmindelse Skat_044 Behandling efter udsendt rentenota fit fit Det skal være muligt for debitoren at kunne logge på en webportal og tilgå deres rentenotaer og kontoudtog. Skat_045 Bogføring af rykkergebyr Skat_046 Sprogstyring ved udskrivning betalingspåmindelse, rentenota og inkassokontoudtog gap Den bogførte debitorpost skal stemples med en fast defineret billing classification (standard anvendes blank) gap Der henvises til FRD Debitor afsnittet omkring fakturering Variationer i to-be-processer N/A Indsatsområder N/A Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Øvrige bemærkninger N/A 8 Inkasso Afdragsordning og løntræk Procesområdet "Løntræk og afdragsordning" omfatter hele den proces, som starter med at oprette en aftale med en debitor, udpege hvilke debitorposter der skal danne grundlag for aftalen, aktivere aftalen, opkrævning ved debitoren (afdragsordning), opkrævning ved arbejdsgiveren (løntræk). Hernæst skal man kunne foretage opfølgning på de indgåede aftaler, foretage ændringer og til sidst kunne afslutte aftalerne. Flowet dækker debitorposter, som går på tværs af de forskellige regnskaber. Page 57 of 138

58 Funktionalitet skal kun anvendes af inkassoafdelingen og har dermed intet sammenhæng til interne forhold i lønsystemet omkring ansatte i Selvstyret og kommunerne. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , , , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 10: Oversigt over processer på afdragsordninger og løntræk Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse Bogføring af webløntræk arbejdsgivere Inkasso's anmodninger om løntræk hos arbejdsgivere Debitoraftaler Frivillig forlig Frivillig forlig Opfølgning på pålæg om løntræk Pålæg om løntræk Tilbagekaldelse af pålæg om løntræk Tilsigelse/opfølgning Udarbejde betalingsaftaler/afdragsordninger Der aftales afdragsordninger med virksomheder og personer, således at en saldo eller en faktura kan indbetales over en længere periode end den oprindelige kredittid. blank Udbetaling af stedkode refererer til stedkode 910, som er posteringer til senere fordeling. I forbindelse med afstemning af stedkode 910 kan der være poster, der skal udbetales til borgeren i denne proces. 8.1 Processer i scope Løntræk Skattestyrelsens eskat Arbejdsgiver Inddrivelses-myndighed System (AX) regnskabsafd Start 1 Systemet generer et overblik over manglende aftaler 2 Vurdering af overblik Slut Ja 3 Førtids- eller pensionist? 4 Hent Nej indkomsoplysning er fra eskat 5 Indkomstoplysninger (lønindtægt) Slut Nej 6 Har skylder en lønindtægt? Ja 7 Vurdering af åbenstående til løntræk 8 Igangsætning breve til skyldner og arbejdsgiver 9 11 Udarbejdelse af Modtagelse af breve til skyldner løntræk og arbejdsgiver (oplysning) 12 Bogføring af løntræk indberetning 10 Arbejdsgiver underskriver og returnerer brev 14 Systemet markerer stop løn-træk ved gæld betalt 15 Send brev til arbejdsgiver for stop af løntræk 13 Modtagelse fra løntræk (penge) (via konto) 16 Ophør af aftalen 17 Indbetalt for meget? Nej 18 Ja Kontrol for øvrig skyldig beløb 19 Skylder andet beløb? Nej Slut 20 Forespørger om Ja der må modregnes 21 Udbetaling af øvrig rest beløb Page 58 of 138

59 Kommentarer til processen: Løntræk Kommentarer Start: Processen starter ved, at systemet genererer et overblik over manglende aftaler for inkassosager Slut: Processen afsluttes med håndtering af for meget udbetalt beløb som udbetaling Aktivitet Kommentarer 1 Systemet genererer et overblik over de inkassosager, hvor der ikke foreligger en aftale om løntræk eller afdragsordning 2 Dette overblik vurderes af inddrivelsesmyndighederne 3 Er det en førtidspensionist eller pensionist, afvises løntrækket, da det ikke er tilladt. Man må gerne lave inddrivelse i anden indtægt hos en person der får pension. 4-5 Hvis løntrækket er tilladt, hentes indkomstoplysninger fra eskat til vurdering af, hvorvidt der er basis for løntræk 6 Viser det sig her, at skyldner ikke har en lønindtægt, stopper processer, og der gøres ikke mere 7 Er der basis for at foretage et løntræk, beregner systemet muligheden for at lave et løntræk, og i så fald hvor meget. Dette sker ud fra et regelsæt om, hvor meget der må trækkes. 8-9 Inddrivelsesmyndigheden igangsætter herefter brev til skyldner og arbejdsgiver om igangsætning af løntræk. Brevene udarbejdes fra systemet og sendes direkte til arbejdsgiver elektronisk. 10 Arbejdsgiver underskriver og returnerer brevet og hermed igangsætning af løntrækket. Man laver løntræk selvom arbejdsgiver endnu ikke har underskrevet brevet. Sideløbende arbejdes der på at fremskaffe underskriften. (Man er ikke helt klar over om dette er ok i henhold til gældende lovgivning på området) 11 Oplysningen om igangsat løntræk opdateres direkte i systemet Indberetningen fra arbejdsgiver om løntrækket bogføres først som indberetning af Skattestyrelsens regnskabsafdeling, og efterfølgende modtages pengene via en konto 14 Når der er modtaget tilstrækkeligt antal gange med løntræk, således at skyldig beløb er betalt, markerer systemet for stop for løntræk. Der kommer så en besked til inddrivelsesmyndigheden, at der er stop for løntræk De udarbejder et brev til arbejdsgiver for stop for løntræk samt markerer i systemet stop for aftalen 17 Herefter opgøres, om borgeren har indbetalt for meget i løntræk 18 Er dette gældende, kontrolleres samtidigt, om borgeren skylder andet beløb, hvori der evt. kan modregnes Er der et skyldig beløb, rettes henvendelse til relevant enhed, om der må modregnes overskydende beløb 21 Er der ikke andet skyldigt beløb, sker der en udbetaling af restbeløbet Page 59 of 138

60 Afdragsordninger / betalingsaftaler (virksomhed) Virksomhed eskat System (AX) Inddrivelses-myndighed Start 1 Udsender rykker 2 inkl. en tilsigelse 4 Får overblik over alle oplysninger over skyldner 2 Regnskabsoplysninger 3 Råbalance 5 Forhandler om en afdragsordning 6 Udfyldelse af afdragsordning med virksomhed 7 Systemet kontrollerer selskabsform 8 Behov for udlæg? Ja 9 Indhentning af bankoplysninger og Tingbladet 10 Udarbejder udlæg og får underskrift af skyldner Nej 11 Tinglysning? Ja 12 Tinglysning af udlæg (faste ejendomme) 13 Ændring af forældelsesdato i systemet 15 FI kort til indbetaling (med ID) 14 Oprettelse og print af indbetalingskort 16 Systemet fortæller betalingsaftaler der ikke holdes Slut Kommentarer til processen: Afdragsordninger (borger)/betalingsaftaler (virksomhed) Processen er tegnet for en virksomhed, men er også dækkende for en borger. Kommentarer Start: Processen starter med, at inddrivelsesmyndighed udsender en rykker 2 inkl. en tilsigelse (virksomhed) Slut: Processen afsluttes med oprettelse og print af indbetalingskort Aktivitet Kommentarer 1 Inddrivelsesmyndighed udsender en rykker 2 inkl. en tilsigelse til virksomheden 2-4 Herefter indsamles informationer omkring skyldner i form af regnskabsoplysninger fra eskat. Har virksomheden ikke afleveret et retvisende regnskab til eskat, bedes virksomheden om udarbejdelse af en råbalance. 5 Baseret på disse informationer forhandles nu med virksomheden om en mulig afdragsordning 6 Når der via forhandling er opnået enighed med virksomheden, udfyldes afdragsordningen i AX 2012-systemet, således at der dannes grundlag for afdrag på gælden 7 Der ligger heri en kontrol af selskabsform i forhold til afdragsordning 8-9 Er der behov for udlæg i forbindelse med afdragsordningen, indhentes yderligere bankoplysninger og informationer fra Tingbladet (tinglysning). Udlæg sker, såfremt gælden ikke kan betales inden for en 6 måneders afdragsordning. 10 Baseret på dette udarbejdes grundlag for at gøre udlæg, og som skyldner efterfølgende underskriver Er der behov for tinglysning foretages dette i fast ejendom 13 Da der nu er indgået en aftale, ændres samtidigt forældelsesdatoen i systemet, da en ny forældelsesperiode er gældende Der oprettes indbetalingsgrundlag til indbetaling på afdragsordning 16 Afdragsordningen igangsættes, og systemet følger op på overholdelse af aftalen og giver besked, såfremt det ikke sker Page 60 of 138

61 8.2 Opsummering Ambitioner for området modregning og udbetaling Ved behov for løntræk er det systemet, som identificerer inkassosager hvor der er basis for løntræk. (system) Ved løntræk er det også systemet, der ud fra regler beregner, hvor meget der kan trækkes i løn, ligesom systemet udarbejdet brev til arbejdsgiver og sender det elektronisk. (system) Systemet markerer også for stop, såfremt løntrækket har indfriet eller overskredet det skyldige beløb. (system) Afdragsordninger styres i systemet både i forhold til beløb, indbetalingskort, og såfremt aftalen ikke overholdes. (system) Øvrige beslutninger Ved for meget trukket via løntræk vil en kreditor samtidigt også være en debitor, er det muligt? (system) Det skal defineres, hvilke regler og krav der er til, hvad der kan foretages løntræk af. (forretning) Nødvendigheden af arbejdsgivers underskrift i forbindelse med accept af løntræk skal vurderes, når der er tale om det offentlige og selvstyreejede virksomheder. (forretning) Det skal afklares, om der kan foretages kreditormodregning i udbetalinger til privatpersoner på de poster, der er indgået en afdragsordning på. Problematik: Dette gøres i dag men det skal afklares, om der er hjemmel til det. (forretning) (system) 8.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processerne , , , , , , , og gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der bliver taget i forbindelse med Deep Dives. Standard betalingsplan i AX 2012 er gennemgået, men gennemgangen har hurtigt vist, at behovet er helt anderledes hos inkassoafdelingen, når de skal lave en afdragsordning. Der findes ikke noget i AX 2012, som understøtter hele området for løntræk, så det har ikke været muligt at vise noget konkret på LW Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntræk Tabel 11: Identificerede gaps i forbindelse med afdragsordninger og løntræk Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_047 Oprettelse af afdragsordning eller løntræk Skat_048 Udpegning af debitorposter, som indgår i aftalen Initiativ gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit Page 61 of 138

62 (gælder både afdragsordning og løntræk) Skat_049 Integration til eskat (indkomstoplysninger og indkomsttyper) Skat_051 Filudveksling/webservice vedr. løntræk til arbejdsgiverne INDGÅR ikke i første fase Skat_052 Webportal for arbejdsgiverne til indberetning af løntræk Skat_053 Mulighed for manuel indtastning af indsendte løntræk fra arbejdsgiverne Skat_054 Opsamling af indberetninger fra webportal og efterfølgende bogføring Skat_055 Modtagelse af betaling via Nets eller manuel bogføring Skat_056 Opfølgning af allerede indgået afdragsordning gap Der henvises til afsnit gap OOS Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Disse arbejdsgiver skal fremover henvises til webportal jf gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit Skat_057 Opfølgning af allerede indgået løntræk gap Der henvises til afsnit Skat_058 Diverse standardbreve til debitoren, arbejdsgiver i forbindelse med tilsigelse, igangsætning og opfølgning gap Løses via de værktøjer som findes i Cross Works. Skat_059 Opkrævning af afdragsordning via PBS gap Der henvises til afsnit Skat_060 Henvisning på debitoren og de enkelte debitorposter til, at de indgår i en afdragsordning eller løntræk Skat_061 Ændring af forældelsesdatoen ved indgåelse af afdragsordning eller løntræk Skat_062 Systemmæssig opfølgning på løntrækket set i forhold til, om de udpegede debitorposter er helt udlignet Skat_063 Sprogstyring ved udskrivning af tilsigelse, aftaler m.m. Skat_064 Parameteropsætning af relevante forhold Nets-opkrævning ud fra den nye tabel gap Der skal være en markering på debitoren/debitorposten, når denne indgår i en aktiv aftale gap Hvis Inkasso kan definere faste regler for bestemte billing classifications omkring hvor mange år, forældelsesdatoen skal forskydes ud i fremtiden gap Der skal laves en oversigt, som altid viser de aktive løntræksaftaler og afdragsordninger, hvor alle debitorposter er udlignet og lukket gap Der henvises til FRD Debitor afsnittet om fakturering gap Det skal være muligt at kunne parameterstyre flere forhold. De nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen. Page 62 of 138

63 8.3.2 Variationer i to-be-processer N/A Indsatsområder Oprettelse af afdragsordning eller løntræk Der oprettes et sæt nye tabeller til styring af disse aftaler og tilhørende specificeringer. Hovedtabellen skal afspejle de grundlæggende informationer omkring den indgåede aftale med debitoren, som i hovedtræk er følgende: Et unikt aftalenummer som skal være den unikke nøgle hele vejen gennem processen i forbindelse indbetaling fra afdragsordning Nets, indberetning fra arbejdsgiveren og udveksling af informationer med arbejdsgiveren. Aftaletype Løntræk eller afdragsordning laves i samme hovedtabel. Der kan kun forekomme en aktiv afdragsordning, men flere aktive løntræk for denne samme debitor. Debitorkonto Debitoren skal findes i debitormodulet via enten CPR-nr. eller GER-nr. Datoer Periodestyring af start og slut for aftalen. Afdragsordning samt opkrævningsinterval Hvilket fast beløb skal indbetales, og hvilket opkrævningsinterval er aktuelt for den konkrete aftale (14-dagsvis eller månedsvis). Løntræk samt løntræksværdier Hvilken arbejdsgiver er tilknyttet denne aftale (GER-nr.), og hvor mange procent skal trækkes i lønnen. Generelt Status med følgende muligheder: Oprettet, Sat i bero, Afsluttet. Opkrævninger Oversigt, som viser antal Nets-opkrævninger, som bliver foretaget, og hvornår disse bliver sendt til opkrævning Udpegning af debitorposter, som skal indgå i aftalen (gælder både afdragsordning og løntræk) Det skal være muligt i denne tilhørende undertabel at udpege specifikke debitorposter, som er åbne på debitoren og meddebitorer. De debitorposter, hvor forfaldsdatoen endnu ikke er overskrevet, må systemet gerne markere eller sortere efter forfaldsdato. Det skal også være muligt at kunne opsætte regler for, hvordan indbetalingen skal fordeles både procentvis eller beløbsmæssig på udvalgte debitorposter, der er markeret aktiv på aftalen. Der skal fremkomme en advarsel, hvis debitorposten allerede er aktiv i en anden aftale. Her er det vigtigt, at funktionen kan slå korrekt op i de nye oplysninger, som bliver etableret i den globale adressebog omkring relationen til en meddebitor og den tilhørende datostyring. Hvis den finder en relation til en meddebitor, skal dennes debitorposter også vises jf. ovenstående afsnit. Her skal begges debitorposter ses som en helhed, da debitor og meddebitor altid hæfter solidarisk. Page 63 of 138

64 Integration til eskat (indkomstoplysninger og indkomsttyper) Det skal være muligt via en webservice til eskat at kunne hente aktuelle indkomstoplysninger på en virksomhed eller en skatteyder, som skal anvendes i sagsbehandlingen af nye afdragsordninger eller løntræk. Herigennem skal det også oplyses, hvilken type indkomst skatteyderen har modtaget, fx offentlig hjælp, førtidspension eller folkepension. Der er også ønsker om en løbende kørsel, som kan skabe overblik over alle de skyldnere, som endnu ikke har et aktivt løntræk, men har haft fast indtægt de sidste tre måneder Filudveksling/webservice vedr. løntræk til arbejdsgiverne Denne service skal tilbydes arbejdsgiverne i Grønland, så de i stedet for at modtage manuelle breve fra inkassoafdelingen omkring nye løntræk, ændring og afslutning modtager denne information elektronisk. Udvekslingen sker hele tiden med henvisning til unikke aftalenumre og debitorens CPR-nr. Det betyder, at der skal laves en markering af de arbejdsgivere, som ønsker at benytte sig af dette tilbud, samt en løbende registrering på hovedtabellen omkring hvilke informationer der er tilgået arbejdsgiverne Webportal for arbejdsgiverne til indberetning af løntræk Arbejdsgiverne har en lovmæssig forpligtigelse til månedsvis at foretage indberetning og indbetaling af de foretagne løntræk i deres ansattes løn. Der findes allerede et gældende filformat, som skal uploades via en portal (i dag Sulinal). Filformatet indeholder oplysninger omkring de enkelte ansattes løntræk, og til sidst bliver totalsummen også indberettet, og der sker afstemning i mellem linjesum og totalsum, før indberetningen kan finde sted. Det skal også være muligt for arbejdsgiverne manuelt at kunne indtaste de samme oplysninger, som findes i ovenstående filformatet. Det skal også efterfølgende været muligt for arbejdsgiverne på denne portal at kunne se de allerede indberettede løntræk med tilhørende linjespecificeringer Opsamling af indberetninger fra webportalløntræk og efterfølgende bogføring De modtagne indberetninger fra webportalen skal opsamles i en form for kladde, hvor hovedoplysninger fremstår først og med tilhørende linjeoplysninger. Her skal sagsbehandleren så foretage godkendelse og udføre relevante kontroller inden bogføring. Det unikke aftalenummer for hver debitor fremstår på hver linje og er nøglen til, hvordan bogføringen/udligningen skal ramme de enkelte debitorposter/meddebitorposter, som er udpeget i den konkrete løntræksaftale. Der skal være et transaktionsspor fra løntræksbogføringen ned på alle de debitorposter, som er blevet udlignet, så det altid er muligt at foretage en manuel tilbageførsel m.m. De modtagne oplysninger er indberettet pr. måned og skal af opfølgnings- og styringsmæssigt behov gemmes hver gang i systemet. Den nye attribut "Meddebitorer" på debitorposten skal udfyldes, hvis udligningen er foretaget af en anden debitor. Arbejdsgiveren skal debiteres med totalsum for det indberettede løntræk med en fast, bestemt billing classification (der dannes en fritekstfaktura). Funktionen skal også kunne håndtere for meget opkrævet løntræk på de enkelte debitorer, altså de tilfælde hvor de udpegede poster jf. løntræksaftalen allerede er udlignet/lukket. Så skal kørslen registrere denne overbetaling på en bestemt billing classification, så det bliver muligt at foretage en fornuftig opfølgning/opsamling på disse sager. Page 64 of 138

65 Modtagelse af betaling via Nets eller manuel bogføring vedr. afdragsordningen Når indbetalingsfilen modtages fra banken/nets, og der foreligger en henvisning til det unikke aftalenummer, skal bogføringen ramme de enkelte debitorposter/meddebitor, som er udpeget i den konkrete afdragsordning, der indgået med debitoren. Der skal være et transaktionsspor fra bogføringen ned på alle de debitorposter, som er blevet udlignet, så det altid er muligt at foretage en manuel tilbageførsel m.m. Den nye attribut "Meddebitorer" på debitorposten skal udfyldes, hvis udligningen er foretage af en anden debitor. Funktionen skal også kunne håndtere for meget opkrævet afdrag på den enkelte debitor, altså de tilfælde, hvor de udpegede poster jf. afdragsordningen allerede er udlignet/lukket. Så skal kørslen registrere denne overbetaling på en bestemt billing classification, så det bliver muligt at foretage en fornuftig opfølgning/opsamling på disse sager Opfølgning af allerede indgået afdragsordning Der skal laves en kørsel, som kontrollerer, at de aktive afdragsordninger for en given periode er blevet indbetalt. Det betyder, at indbetaling/bogføringen, som er beskrevet i afsnit , skal sætte en markering, som indikerer, at den foretagne opkrævning for en given måned er blevet betalt. De ikke-overholdte afdragsordninger skal som minimum kunne udskrives med oplysning omkring aftalenummer og debitornummer, så sagsbehandleren kan foretage de handlinger, som er nødvendige Opfølgning af allerede indgået løntræk Der skal laves en kørsel, som kontrollerer, at de aktive løntræk for en given periode er blevet indbetalt.. Det betyder, at de indberetninger/bogføringer, som er beskrevet i afsnit , skal gemmes pr. månedsindberetning, og via den vej vil man pr. unikt aftalenummer kunne spore tilbage, om løntrækket er overholdt. De ikke overholdte løntræk skal som minimum kunne udskrives med oplysninger omkring aftalenummer, debitornummer og arbejdsgiver, så sagsbehandleren kan foretage de handlinger, som er nødvendige. Opfølgning på arbejdsgiverens indbetaling af det samlede løntræk foretages som almindelig debitorstyring Opkrævning af afdragsordning via PBS Der findes typisk flere faktura-/debitorposter for sådan en aftale med forskellige forfaldsdatoer. Standard Nets/AMC direct Debit kan derfor ikke anvendes. Så når afdragsordningen gøres aktiv, skal der genereres et sæt opkrævninger i en særskilt tabel. Her kan med fordel kigges på den funktionalitet, som findes standard i AX 2012 vedrørende betalingsplaner. Opkrævninger på disse afdragsordninger skal udvikles og beskrives nærmere i designfasen Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Page 65 of 138

66 Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Andre bemærkninger N/A. 9 Inkasso Afregning fordringshaver og private krav Procesområdet "Afregning fordringshaver og private krav" omfatter hele den proces, som starter med, at en debitor foretager indbetaling af nogle skyldige inkassoposter, som ikke er Selvstyrets egne, og dermed skal indbetalingen så videresendes til den relevante ejer af posten, som enten kan være en fordringshaver eller en privat person. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: Nedenstående proces er ikke angivet med nogen proces-id i det modtagne regneark fra ERP-sekretariatet. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 12: Oversigt over processer på afregning fordringshavere og private krav Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse Udbetaling af private krav I faderskabssager skal der udbetales tilbageholdt underholdningsbidrag. Den nye opbygning af hele inkassoområdet, hvor de kommuner, som er idriftsat på en AX 2012 beholder deres restancer i deres eget regnskab, og hvor Inkassoafdelingen bogfører direkte på disse poster, vil det ikke være nødvendigt med et stort afregningsmodul. I stedet skal relevante mellemregningskonti opsættes, således en indbetaling modtaget i Selvstyrets regnskab (bankkonto), som faktisk skal udligne en skyldig debitorpost i et andet AX 2012-regnskab, nemlig kommune XX, kan bogføres. Standard AX 2012 indeholder funktionalitet, som understøtter disse processer via opsætning af mellemregninger og kladder til formålet. Page 66 of 138

67 Figur 18: Mellemregningsopsætning i AX Processer i scope Afregning af fordringshaver (med faktura ID) Start System (AX) Kommuner Borger 1 Betaler fakturaer med ID Kommuner udligner betaling 2 Findes åbent beløb? Ja 3 Posterne udligner med pågældende beløb Slut Nej 4 Manuel bogføring på interim konto 5 Udligning poster i kommunen? Nej 7 Overføres til kreditor modregning Ja 6 Manuel udligning af forfaldne fakturaer 8 Sker der en modregning? Nej Ja 9 Udbetaling til borgeren 10 Modregning af beløb 11 Brev til borgeren om modregning (sendes til print) Kommune / bygde 12 Udprintning i pågældende kommune Slut Kommentarer til processen: Afregning af fordringshaver (med faktura-id) Processen er tegnet for indbetaling fra en borger, men er også dækkende for indbetaling fra en virksomhed. Kommentarer Start: Processen starter med at en borger betaler sin faktura. Fakturaen indeholder et betalings-id, der gør det muligt direkte at udligne beløbet. Page 67 of 138

68 Slut: Processen ender enten med, at de åbne beløb udlignes, eller en modregning og besked til borgeren Aktivitet Kommentarer 1 Borgeren betaler sin faktura Kommunen har en særskilt proces til håndtering af indbetalinger og sikring af, at beløbet modtages korrekt 2-3 Findes et åbenstående beløb, der matcher faktura-id og beløb, udlignes posterne direkte med beløbet 4 Findes beløb/betalings-id ikke, kræves en manuel håndtering af betalingen. Dette bogføres så på en interimkonto til videre håndtering. 5-6 Er der ikke poster, der kan udlignes med indbetalingen i kommunen, overføres indbetalingen til kreditormodregning til videre håndtering 7 Er der poster i kommunen, foretages en manuel udligning af de pågældende forfaldne fakturaer 8-9 Hvis der i forbindelse med dette ikke sker en modregning mod skyldige poster, og der er et restbeløb, udbetales dette til borgeren Ved modregning udarbejder systemet et brev til borgeren om modregning og restsaldo. Brevet sendes enten via mail til borgeren eller til servicekontor i kommunen eller bygd til print og aflevering til borgeren. Afregning til øvrige fordringshavere Start Borger 1 Betaler fakturaer uden ID Inddrivelsesmyndigheden Inddrivelsesmyndighed udligner betaling System (AX) 2 Posterne udligner med pågældende beløb Regnskabskontoret 3 Afstemning med finanskonti og fordringshavere 4 Udarbejdelse af fil 5 Udbetalingsbilag via bank 6 Godkendelse af udbetalinger 7 Afsendelse af filer til fordringshavere Slut Page 68 of 138

69 Kommentarer til processen: Afregning til øvrige fordringshavere Det er ikke afgørende for processen, om det er med eller uden betalings-id. Kommentarer Start: Processen starter med, at en borger indbetaler en faktura Slut: Processen afsluttes med afsendelse af en fil til fordringshaver Aktivitet Kommentarer 1 En borger indbetaler en faktura med et betalings-id Der er efterfølgende en proces for håndtering af indbetalingen i inddrivelsesmyndigheden 2 AX 2012-systemet udligner automatisk de pågældende poster i systemet ud fra betalings-id 3 Regnskabskontoret har efterfølgende opgaven med afstemning af de udlignede poster 4-5 Baseret på dette udarbejdes en fil med betaling til fordringshaver. Der genereres udbetalingsbilag til betaling via bank. 6-7 Betalingen godkendes, hvorefter der afsendes filer til betaling til fordringshaver Private krav (hustru, børnebidrag m.m.) Start Bidragsberettigede 1 Oprettelse af privat krav til inddrivelse Inddrivelsesmyndighed 2 Manuel indberetning af kravet 3 Afsendelse af parthøring til bidragspligtig 4 Brev om partshøring Bidragspligtig 5 Gennemførelse af parthøring 6 Betales restance? Ja 7 Indbetaler restance Nej Regnskabsafdeling Løntræk 8 Modtagelse af betaling fra bidragspligtig 9 Udbetaling til bidragsberettigede Slut Kommentarer til processen: Private krav (hustru-/børnebidrag m.m.) Kommentarer Start: Processen starter med oprettelse af private krav til inddrivelse Slut: Processen afsluttes med udbetaling til bidragsberettigede Page 69 of 138

70 Aktivitet Kommentarer 1 En bidragsberettiget opretter et privat krav til inddrivelse 2 Dette modtages af inddrivelsesmyndigheden, som manuelt udarbejder et formelt krav 3-4 Der bliver efterfølgende udsendt grundlag for parthøring med den bidragspligtigede 5 Der gennemføres en parthøring som grundlag for vurdering af sagens udfald 6 Nægter den bidragspligtigede at betale restancen, igangsættes i stedet et løntræk 7-8 Accepterer den bidragsberettigede at indbetale, modtages betalingen i regnskabsafdelingen 9 Den udbetales efterfølgende til den bidragsberettigede 9.2 Opsummering Øvrige beslutninger Der skal arbejdes på en løsning, hvor beløbet ved betaling med ID allerede ved betalingen overføres direkte på tilgodehavers bankkonto. (system) Ved afregning til øvrige fordringshavere skal afklares, hvordan pengene skal sendes. (forretning) 9.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processerne beskrevet i 9.1 gennemgået og drøftet i forhold til de aftaler og beslutninger, der bliver taget i forbindelse med Deep Dives. Der findes ikke noget i AX 2012, som understøtter hele området for afregning, så det har ikke været muligt at vise noget konkret på LW Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private krav Tabel 13: Identificerede gaps i forbindelse med afregning fordringshavere og private krav Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Skat_065 Afregning til øvrige fordringshavere gap Der henvises til afsnit Skat_066 Afregning af indbetalinger på private krav gap Der henvises til afsnit Skat_067 Parametre opsætning fordringshavere gap Det skal være muligt at kunne definere de aktuelle fordringshavere med deres debitornummer, finanskontosætning, regnskabsforkortelse Skat_068 Parameteropsætning afregning private krav gap Det skal være muligt at kunne definere den billing classification, som skal danne baggrund for afregningen Page 70 of 138

71 Skat_112 Oplysningspligt i forbindelse med et EU-krav omkring udviklingen/indsatsen for den samlet restancemasse. gap/fit Det skal afklares i designfasen, om standard udtræk kan dække dette behov,eller det kræver ekstra udvikling Variationer i to-be-processer N/A Indsatsområder Afregning til øvrige fordringshavere En gang om måneden skal der kunne dannes et samlet overblik over de indbetalinger, nedskrivninger eller andre ændringer, der har været i de "fiktive" AX 2012-regnskaber på postniveau. I forbindelse med afregningen til fordringshaveren er der allerede i dag følgende krav til et filformat: Dato for afregning; Identifikation af fordringshaveren; Unik nøgle; debitornummer; fordringsgruppe; fordringstype; beløb; indbetalingstype; restsaldo; åben/lukket (er posten fuldt helt udlignet). Disse skal analyseres i forbindelse med designfase for evt. ændringer i behov/krav til disse oplysninger. Det omtalte mellemregningsforhold i afsnit 9 vil kunne bruges til afstemning/afregning af indkomne betalinger, hvis altså de specifikke oplysninger fra debitorposten kommer med ned på den finanspost, som bliver bogført på mellemregningskontoen. Det er nemlig meget relevant, så vi kan give de øvrige fordringshaver den nødvendige information retur omkring, hvilken konkret debitorpost/faktura der er blevet indbetalt på Afregning af private krav Der skal laves en særskilt kørsel/funktion, som kun skal afvikles på en bestemt billing classification (fx "PrivateKrav"). Denne skal tage fat i alle de indbetalinger, som er foretaget på disse konkrete debitorposter, og som ikke tidligere har været afregnet. Når kørslen har fundet nye indbetalinger på en konkret debitorpost/faktura, skal der automatisk laves en kreditnota via en fritekstfaktura på den debitor, som der er angivet i feltet "Anden fordringshaver hustruen". Indholdet i feltet "Barn" (se afsnit for nærmere beskrivelse af de nye felter) skal fremgå i fakturateksten "udbetalingen vedrører xxxxxx-xxxx indbetalt af debitor xxxxxx-xxxx. Den nye kreditnota skal altid oprettes med den samme billing classification, fx "UdbPrivateKrav". Dermed vil man kunne benytte den standardfunktionalitet, som anvendes i funktionen "Refusion" i AX 2012 og hermed få pengene udbetalt/overført via kreditormodulet. Se øvrigt udbetaling af ydelser i Debitor FRD Andre spor N/A. Page 71 of 138

72 9.3.5 Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditor Mellemregninger Øvrige bemærkninger N/A. 10 Motorafgift Procesområdet "Motorafgift" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med oprettelse af en bil, oprettelse af debitor, udveksling af informationer med politiet, til- og med-bogføring/udstedelse af en faktura samt eventuel efterfølgende afmelding af bilen. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , og Foruden processerne, er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 14: Oversigt over processer for motorafgift Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Inddragelse af nummerplader Hvis ejer af bil ikke betaler sin motorafgift, efter en rykker, sendes oversigt til politiet med anmodning om at fjerne nummerpladen Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte biler Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Landskassen oppebærer afgift af motorkøretøjer efter bestemmelserne i landstingslov nr. 3 af 16. juni 1987 om afgift af motorkøretøjer. Opkrævning af motorafgift påhviler Skattestyrelsen på baggrund af de af landets politistationer indsendte registreringsblanketter (registrering, ejerskifte, afmelding). Afgiftspligtige er de motorkøretøjer, som er registreringspligtige i henhold til færdselsloven for Grønland. Motorkartoteket er et kartotek over samtlige registrerede køretøjer i Grønland. Kartoteket er et spejl af politiets kartotek. Politiet sender blanket til skattestyrelsen på papir - som så registreres i Motorkartotek. Her indtastes bilens vægt, som styrer afgiftens størrelse. Hvert halve år udstedes fakturaer via PBS på baggrund af de registreringer, der er i Motorkartoteket. Indbetalinger kan komme via PBS, kontante indbetalinger eller overførsler via bank. Betales motorafgift ikke rettidigt, pålægges et gebyr på kr. 500,-. Når motorkøretøjer afmeldes, skal evt. for meget betalte afgift tilbagebetales (for perioden fra den 1. i måneden efter afmelding). Hvis en motorkøretøjsejer har betalt for meget motorafgift modregnes udbetalingen i eventuelle debitorposter. Dog kan der kun modregnes i Skattestyrelsens egne fordringer. Page 72 of 138

73 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Sagsbehandleren på afgiftskontoret tjekker, om der skal foretages modregning af eventuelle tilgodehavender inden udbetaling af for meget betalt afgift. Afmeldte motorafgifter, der er i restance, afskrives med det samme og sendes til inkasso Refusion af motorafgift Registreringsattest på afmeldte køretøjer hos Politiet modtages, bildebitorkontoen afstemmes for evt. restancer eller tilgodehavende beløb. På baggrund af dette dannes i afgiftsafdelling månedligt en debitorsaldoliste på kreditsaldi, og disse beløb udbetales til bildebitoren. I denne proces bogføres der på en interimskonto som afstemmes. Konstaterede restancer overdrages til inkasso Processer i scope Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af brugte biler Politi Borger / virksomhed Start 1 Ejerskifte af bil 2 Syn af bilen og tjek af forsikring og dokumentation 12 Betaling via portal (lig web handel) (udskriv kvittering) Ja 14 Borger betaler faktura Skattestyrelsens regnskabsafd. 3 Kontrol om afgift er betalt i AX 4 Afgift betalt? Nej 5 Afvisning af ejerskifte af bil Ja 6 Registrering af ejerskifte i politiets system Ja 10 Oprettelse af grundlag for betaling i AX 11 Betaling via portal? Nej 13 Udskriv faktura 15 Udlevering af nummerplade Slut System (AX) Slut 7 Overførelse af data til AX ejerskifte på bil 8 Er debitoren oprettet? Nej 9 Oprettelse af debitor 16 Bogføring af indbetaling 17 Overførelse af fil til opdatering af politiets system Kommentarer til processen: Oprettelse af brugte biler Kommentarer Start: Processen er meget lig oprettelse af ny bil. Den starter, når en borger eller virksomhed har brug for registrering af en brugt bil. Ved en brugt bil forstås en bil, der tidligere har været indregistreret. Slut: Når borgeren eller virksomheden har fået sin nummerplade til bilen, og betaling for motorafgift herefter er bogført Aktivitet Kommentarer 1 En borger eller en virksomhed har behov for indregistrering af en brugt bil. Hver gang, der handles en brugt bil, er der brug for oprettelse af indregistrering på en brugt Page 73 of 138

74 bil 2 Indregistrering af en brugt bil forudsætter, at bilen synes, og forsikring godkendes. Dette betyder, at borgeren eller virksomhed nødvendigvis skal fysisk besøge politiet for dette. 3 I forbindelse med oprettelse af indregistrering på brugt bil kontrolleres bilen ud fra stelnr. Det kontrolleres, om motorafgifter fra tidligere ejer er betalt. Dette kontrolleres i AX 2012 eller en webservice med adgang til AX 2012-saldobeløb. 4-5 Er afgiften ikke betalt, afvises indregistrering af bilen 6 Skattestyrelsens regnskabsafdeling registrerer den brugte bil i deres system. Registreringen sker på basis af det eksisterende stelnr. i system, som er oprettet, da bilen var ny. 7 Der opdateres indregistreringsinformationer i bilregistreringssystemet i AX Debitor i AX 2012 baseres på GR-register. Det er dog aftalt, at alle debitorer ikke oprettes i AX 2012, og forefindes debitoren ikke i AX 2012, skal den oprettes. 9 Oprettelse af en ny debitor i AX 2012 baseres på import af debitoroplysninger fra GRregistret. Selvom det er en brugt bil, der handles, er der stadigt en sandsynlighed for, at debitoren ikke er oprettet, fx hvis han/hun ikke tidligere har købt bil. 10 Det er afgørende, at borgeren eller virksomheden betaler for afgiften, før registreringen gennemføres. Faktureringsgrundlaget skal beregnes i AX 2012 ud fra vægt 11 Der skal være mulighed for direkte betaling ved skranken 12 Det kræver betaling via en webservice (lig e-handel), hvor personen kan bruge sit betalingskort. Der ønskes umiddelbart ikke tilkobling af kortterminal for betaling. Efter betaling skal der kunne udskrives en kvittering fra systemet til borgeren eller virksomheden. Kvitteringen skal over tid kunne leveres direkte via nem-post. 13 Der skal også være mulighed for betaling via en traditionel faktura. Det betyder i så fald, at der skal kunne printes en faktura ved skranken. 14 Borgeren eller virksomheden må så forlade skranken for betaling af faktura 15 Når afgiften er betalt enten via webservice eller faktura, udleveres nummerpladerne 16 Betalingen bogføres endeligt i AX 2012 af regnskabsafdelingen 17 Der sker en overførsel af en fil til politiet med opdatering af indregistreringsinformationer Page 74 of 138

75 Oprettelse, vedligeholdelse og sletning af nye biler Politi Borger / virksomhed Start 1 Køber en ny bil 2 Syn af bilen og tjek af forsikring og dokumentation 9 Betaling via portal (lig web handel) (udskriv kvittering) Ja 11 Borger betaler faktura Skattestyrelsens regnskabsafd. 3 Registrering af ny bil i AX Ja 7 Oprettelse af grundlag for betaling i AX 8 Betaling via portal? Nej 10 Udskriv faktura 12 Udlevering af nummerplade 13 Bogføring af indbetaling System (AX) 4 Overførelse af data oprettelse af bil på debitor 5 Er debitoren oprettet? Nej 6 Oprettelse af debitor Slut 14 Eksport til politiets system med data for indreg. af bil Kommentarer til processen: Oprettelse af nye biler Kommentarer Start: En borger eller virksomhed har brug for en ny bil. Ved en ny bil forstås en bil, der ikke tidligere er indregistreret. Slut: Når borgeren eller virksomheden har fået sin nummerplade til bilen, og betaling for motorafgift herefter er bogført. Aktivitet Kommentarer 1 En borger eller en virksomhed har behov for indregistrering af en ny bil. 2 Indregistrering af en ny bil forudsætter, at bilen synes, og forsikring godkendes. Dette betyder, at borgeren eller virksomheden nødvendigvis skal fysisk besøge politiet for dette. 3 Skattestyrelsens regnskabsafdeling registrerer den nye bil i systemet 4 Der opdateres indregistreringsinformationer i bilregistreringssystemet i AX Debitor i AX 2012 baseres på GR-registeret. Det er dog aftalt, at alle debitorer ikke oprettes i AX 2012, og forefindes debitoren ikke i AX 2012, skal den oprettes, 6 Oprettelse af en ny debitor i AX 2012 baseres på import af debitoroplysninger fra GRregisteret 7 Det er afgørende, at borgeren eller virksomheden betaler for afgiften, før registreringen gennemføres. Det betyder, at der er adgang til AX 2012-løsningen, webservice eller tilsvarende, således at Page 75 of 138

76 Aktivitet Kommentarer der kan udarbejde et faktureringsgrundlag, mens personen venter. Faktureringsgrundlaget skal beregnes i AX 2012 ud fra vægt og dato (og ud fra takstblad /ydelsesnr. i AX 2012). 8 Der skal være mulighed for direkte betaling på ved skranken 9 Det kræver betaling via en webservice (lig e-handel), hvor personen kan bruge sit betalingskort. Der ønskes umiddelbart ikke tilkobling af kortterminal for betaling. Efter betaling skal der kunne udskrives en kvittering fra systemet til borgeren eller virksomheden. Kvitteringen skal over tid kunne leveres direkte via nem-post. 10 Der skal også være mulighed for betaling via en traditionel faktura. Det betyder i så fald, at der skal kunne printes en faktura ved skranken. 11 Borgeren eller virksomheden må så forlade skranken for betaling af faktura 12 Når afgiften er betalt enten via webservice eller faktura, udleveres nummerpladerne i Skattestyrelsen 13 Betalingen bogføres endeligt i AX 2012 af regnskabsafdelingen 14 Herefter eksporteres en datafil til politiet til opdatering af deres system med indregistrering af ny bil. Afmelding af bil Borger Start 1 Borger skal af med sin bil Skattestyrelsens regnskabsafdeling 2 Afleverer sin nummerplade 3 Registrering af afmelding af bil i systemet 4 Udskrivning af kvittering for afmelding af bil 5 Kvittering til borger Nej System (AX) 6 Opdatering AX med afmelding bil og fil til politiet 7 Dannelse af en kreditnota 9 Modregning i forhold til borgeren Ja 8 Afgift betalt? Nej 11 Restance på borgeren? 10 Afskrivning af beløb / oprettelse af inkasso sag Ja 12 Foretager modregning 13 Rest Nej 14 Modregningsbrev Ja 15 Udbetaling til borger Slut Kommentarer til processen: Afmelding af bil Page 76 of 138

77 Kommentarer Start: Processen starter med, at borger eller virksomhed skal af med sin bil Slut: Processen afsluttes, når der er sket en økonomisk afregning med borgeren eller virksomheden enten via modregning eller udbetaling Aktivitet Kommentarer 1 En borger eller virksomhed skal af med sin bil 2 Dette sker ved at afleverer sin nummerplade hos Skattestyrelsens regnskabsafdeling 3 Skattestyrelsen går herefter ind i AX 2012-systemet og afmelder bilen 4-5 Der genereres og udskrives en kvittering fra politiets system til borger eller virksomhed 6 AX 2012-systemet opdatereres med afmelding af bil. Der genereres endvidere en fil til politiet med ændring af bilregistrering, som sendes elektronisk 7 Baseret på afmeldingen beregner systemet nu, hvor meget borger eller virksomhed skal have tilbage i motorafgift. Beregningen sker ud fra antal måneder. Dette danner grundlaget udarbejdelse af en kreditnota. 8 Herefter sker der et tjek på borgeren, om tidligere motorafgift er betalt 9 Ved nej oprettes direkte en inkassosag på pågældende beløb 10 Hvis afgiften er betalt, undersøges, om der er andre fordringer på borger eller virksomhed, hvori der sker en modregning Er der yderligere restancer, foretages en modregning af beløbet ud fra gældende regler Er der ikke yderligere rest til borgeren efter modregning, udarbejdes og sendes et modregningsbrev med information om modregning og evt. restsaldo 15 Er der penge tilbage efter modregningen, udbetales disse til borgeren eller virksomheden. Fakturering af motorafgift NETS Regnskab Start 1 Ændring af datoer og igangsætning af fakturering 2 Via PBS? Ja 3 Dannelse af opkrævningsfil i AX (fakturering) Nej 4 Afsendelse af fil til PBS (NETS) 7 Fakturering til borgeren elektronisk (.pdf) 5 Modtager fil og foretager kørsel Slut 6 Bekræftelse retur Page 77 of 138

78 Kommentarer til processen: Fakturering af motorafgift Kommentarer Start: Ved periodevis fakturering, og når faktureringskørslen igangsættes Slut: Når der er sendt en faktura til borger eller virksomhed enten som.pdf eller via Nets Aktivitet Kommentarer 1 Regnskabsafdelingen kører en periodevis faktureringskørsel af motorafgifter og ofte hvert 1/2 år. Ved opstart af kørslen ændres datoerne til den pågældende periode. 2 Faktureringen kan ske enten via PBS eller som konkret faktura til modtager 3 For PBS-fakturering dannes en opkrævningsfil i AX 2012 for alle PBS-faktureringer. 4 Filen afsendes til PBS 5 PBS anvender filen til kørsel for træk af penge fra borger eller virksomhed 6 PBS returnerer en bekræftelse til regnskabsafdelingen for succesfuld kørsel og træk af penge 7 Har borgeren ikke PBS, skal der kunne udarbejdes og sendes en almindelig faktura og gerne med FI-kort. Den afsendes elektronisk via mail (eller med mulighed for fysisk print og brev) Opsummering Styringsmekanismer og ambitioner for området I dag oplever borgere og virksomheder, at de skal rundt til flere afdelinger for registrering af biler. (forretning) Det er en ambition, at håndteringen skal kunne ske i én arbejdsgang ét sted, og derfor foreslås det at placere hele opgaven hos Skattestyrelsen og baseret på bilregistrering i AX (forretning) Udover gevinsten for borgeren sikrer det også minimal indsats fra Selvstyret/kommunerne, da en stor del af processen automatiseres. Det er bl.a. beregning af afgift, kontrol for betaling og modregning, modtagelse af betaling. (forretning) Primære beslutninger Bil-debitor erstattes af CPR-/GER-debitor (er vedtaget). (forretning) Ved oprettelse af ny bil skal der ske en kontrol af stelnummer, således at der ikke dobbeltfaktureres ikke afmeldte biler. (system) Øvrige beslutninger Ændring af rykkerprocessen, således at der rykkes månedligt i stedet for ½-årligt. (forretning) GLN-nr. på faktura på motorafgift ved massefakturering. (system) Der skal faktureres motorafgift for de måneder, man ejer bilen. (system) Det skal være muligt at give skyldig motorafgift en kode, der viser, at nummerpladen er sendt til inddragelse. (system) Det skal være muligt at få overklik over, hvem der har indbetalt via Nets. (system) Elektronisk overdragelse af skyldig motorafgift til inkasso skal ske uden manuelle indtastninger med relevante oplysninger til inkasso. (system) En central selvstyreenhed, der håndterer alle Nets-opkrævninger. (forretning) Page 78 of 138

79 Opkrævninger skal indeholde et GLN-nummer. (system) Tillægsgebyr opkræves kun i forbindelse med rykkerprocessen. (system) Bilejer skal have adgang til nem-post. (forretning) Der skal være en betalings-id på fakturaen for motorafgift. (system) 10.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processerne , , og gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder. Her blev det vist, hvordan motorafgift kan opkræves via en almindelig fritekstfaktura med en relevant billing classifications "motorafgift" og tilhørende vægtkategorier. Det gælder også, hvis der laves en kreditnota på for meget indbetalt motorafgift. I den forbindelse er funktionen refusion 1 i AX 2012 også gennemgået. Figur 19: Billing classifications og codes Figur 20: Kørsel til flytning af overskydende beløb på debitor til relateret kreditor 1 Når du opretter refusionsposteringer, oprettes der en kreditorfaktura for beløbet svarende til kreditsaldoen. Derved fjernes kreditsaldoen for debitorkontoen, og der oprettes en forfalden saldo for kreditorkontoen, der er knyttet til kunden. Page 79 of 138

80 Funktionen "Tilbagevende fakturaer" i AX 2012 er også gennemgået på LW, set i lyset af, at motorafgiften opkræves fast to gange om året. Derudover har der været en drøftelse omkring, hvilke faste stamoplysninger der skal være til stede for en løbende styring, korrekt opkrævning samt udarbejdelse af inddragelsesliste, som sendes to gange årlig til politiet. Figur 21: Tilbagevendende faktura opsætning i AX Identificerede gaps i forbindelse med motorafgift Tabel 15: Identificerede gaps i forbindelse med motorafgift Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_069 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af motorafgift Skat_070 Fremsendelse af faktureringsgrundlag fra det nye register til dannelse af en fritekstfaktura Skat_071 Tillægsafgift ved manglende betaling af motorafgift Initiativ gap Der oprettes et nyt motorregister, hvor de relevante oplysninger på de enkelte biler kan registreres. Herudover henvises der til afsnit gap Der skal laves en funktion, som via det nye motorregister danner de ønskede fakturaer både dagligt og 2 gange om året. Herudover henvises der til afsnit fit Det forudsætter at tillægsafgiften kun skal opkræves i forbindelse med rykkerprocessen Page 80 of 138

81 Skat_072 Manglende angivelse af billing classification på rykkergebyr/tillægsafgift Skat_073 Udarbejdelse af inddragelsesliste på ikkebetalte motorafgifter, som kan sendes til politiet. Skat_074 Udbetaling/refusion af for meget indbetalt motorafgift Skat_075 Afrapportering til Grønlands Statistik Skat_076 Overførsel af skyldig motorafgift til inkasso Skat_077 Faktureringsprocessen gap Debitorposten, som bliver dannet i forbindelse med bogføring af rykkergebyr, skal kunne påføres en billing classification gap Der skal indarbejdes en proces, som sikrer, at listen bliver udarbejdet korrekt, og styringen kan ses i det nye motorregister og på de skyldige debitorposter. fit fit Manuelt udtræk til regneark fra det nye motorregistrer Der henvises til inkassoprocessen Der henvises til FRD på debitor Variationer i to-be-processer N/A Indsatsområder Motorregister Følgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når der skal oprettes et nyt motorregister: Der skal kunne ske en opdeling af de forskellige køretøjskategorier Der skal tilknyttes et datohistorik i forhold til korrekt opkrævning i forbindelse ny oprettelser, ejerskifte samt salg af bilen Der skal være automatisk afgiftsberegning i forhold til de indtastede oplysninger på bilens vægt. Der skal være muligt at kunne oprette køretøjer, som ikke er afgiftspligtige Der skal udover ejer kunne angives et GLN-nummer på de enkelte biler/opkrævninger Ved oprettelse af en ny bil skal der være kontrol på, at stelnummeret ikke allerede er oprettet Det skal være muligt at kunne indtaste, hvilken by/bygd bilen er aktiv kørende i Det skal være muligt at kunne aflevere relevant information til eskat omkring skatteydernes aktuelle ejerforhold af diverse køretøjer. Følgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende, når motorregisteret skal sende faktureringsgrundlaget videre, så der automatisk kan dannes en fritekstfaktura med efterfølgende PBSopkrævning: Der skal kun sendes fakturaer på de biler, der er afgiftspligtige Der skal kun sendes fakturaer på biler, som stadigvæk er tilmeldt Der skal kunne ske korrekt afgiftsberegning i forhold til bilens vægt samt eventuel tilmeldingsdato eller afmeldingsdato, så skattemedarbejderen ikke manuel skal foretage beregningen af den delvise motorafgift, som skal opkræves eller som er for meget opkrævet Page 81 of 138

82 Der skal kun dannes en faktura, selvom personen/virksomhederne har registreret flere aktive biler, hvor ejeren så på fakturaen kan se enkelte biler hver for sig Der skal kunne udsendes faktura på GLN-nummer, når det er angivet på de enkelte biler Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Motorregister Debitorer/bilejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer/bilejer både som personer og virksomheder GLN-registre Øvrige bemærkninger N/A. 11 Automatafgift og lotteriafgift Procesområdet "Automatafgift" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med oprettelse af en automat, oprettelse af debitor, udveksling af informationer med kommunerne til og med bogføring/udstedelse faktura i AX 2012 samt eventuel efterfølgende afmelding af automaterne. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 16: Oversigt over processer på automatafgift og lotteriafgift Proces Forretningsproces Beskrivelse -ID Fakturering af lotteriog automatafgift fra enarmede tyveknægte Der svares afgifter af automatspil i henhold til Landstingslov nr. 3 ad 17. maj 1990 om afgifter på automatspil. Kommunalbestyrelser udsteder tilladelser til at holde automatspil. De sender informationer om tilladelsen på papir til Skattestyrelsen. Der laves kvartalsvis opkrævning på baggrund af tilladelserne. Automatkartotek med registreringer. Automater er registreret på CPR-nummer, navn, fysisk lokation, tilladelsesnummer og maskinens nummer. Afgiften pr. automat varierer med antal automater, og der foregår en beregning i automatkartoteket. Page 82 of 138

83 Proces -ID Forretningsproces Beskrivelse Størrelsen på afgiften afhænger også af, om automatspillet er gevinstgivende eller en morskabsautomat. Afgiftsafdelingen udskriver endvidere primo januar en liste over tilladelsesindehavere til kommunalbestyrelsen med anmodning om kontrol af samtlige tilladelsesindehavere. Formålet er at foretage en årlig ajourføring af tilladelsesregisteret. Ejere af automater udbetaler gevinst minus lotteriafgiften, der udregnes på baggrund af en tabel. Ejerne sender blanket med lotteriafgift til Skattestyrelsen. Den, der afholder lotteri i Grønland, har pligt til at betale afgift af lotteriets samlede præmiesum hvis den overstiger 200,- kr. uanset om præmiesummen består af kontanter eller naturalier. Afgiften udgør 15 pct. Såfremt den samlede præmiesum for de spil, som er afholdt i løbet af kalenderåret, er kr eller mindre, skal der ikke svares afgift. Lotteriafgiftsskema indsendes løbende fra de foreninger m.fl., der arrangerer bingospil, lotterier mv. Betaling sker enten ved check, eller overførsel på bankkonto Inddragelse af tilladelser hos kommunen 11.1 Processer i scope Styring, vedligeholdelse samt opkrævning af automatafgift og lotteriafgift. Lotteriafgift: Lotteriafgiftsskema indsendes løbende fra de foreninger m.fl., der arrangerer bingospil, lotterier mv., og dernæst gennemgår Skattestyrelsen det fremsendte materiale og danner en faktura. Automatafgift: Kommunerne giver tilladelse til at have en gevinstgivende automat og sender dernæst en kopi at tilladelsen til Skattestyrelsen, som opretter disse maskiner med tilhørende stamdata som fx serienummer, type, navn, ejer, sted, udløbsdato m.m. Der sker en samlet fakturering 4 gange om året på baggrund af de oplysninger, som registeret på de enkelte maskiner/ejere. Efter behov udarbejder Skattestyrelsen en inddragelsesliste over ikke-betalte afgifter, som skal sendes til kommunerne, som dernæst skal inddrage den udstedte tilladelse Opsummering N/A Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processen gennemgået. Her blev det vist, hvordan lotteriafgiften kan opkræves via en almindelig fritekstfaktura med en relevant ydelsesbetegnelse "Lotteriafgift". Der er ingen faste opkrævningsterminer eller behov for registrering af diverse stamdata vedrørende lotteriafgiften. I forbindelse med processen og omkring automatafgift er der på LW Skattestyrelsen gennemgået funktionen "Tilbagevende fakturaer" på en relevant ydelsesbetegnelse "Automatafgift" i AX 2012, idet automatafgiften opkræves fast fire gange om året. Derudover har der været en drøftelse omkring, Page 83 of 138

84 hvilke faste stamoplysninger der skal være til stede for en løbende styring, opkrævning samt udarbejdelse af inddragelsesliste. Der har i forbindelse med LW været et større ønske om en webportal, hvor de forskellige aktører kan indrapportere lotteriafgiften, men flere andre opkrævningstyper har også været nævnt, som fx rejeafgift, makrelafgift m.m. Ønsket omkring webportal vil ikke indgå i første implementeringsfase, men derefter bør det vurderes, hvordan sådan en webportal kan opbygges og anvendes af eksterne leverandører. Figur 22: Tilbagevendende fakturaopsætning i AX Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgift Tabel 17: Identificerede gaps i forbindelse med automatafgift og lotteriafgift Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_078 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af lotteriafgift Skat_079 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af automatafgift fit Initiativ gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte automater/maskiner kan registreres. Herefter kan de anvendes i forbindelse med den daglige styring og kvartalvise opkrævning, sådan at der via dette nye register kan opsamles et antal givne samlefakturaer pr. debitor/automater. Page 84 of 138

85 Skat_080 Udarbejdelse af inddragelsesliste på ikke-betalte automatafgifter. Det skal også være muligt at opsamle årlig omsætning for de enkelte automater. Beskrives nærmere i designfasen. fit Manuel udarbejdelse af regneark/saldoliste via de normale udtræksmuligheder i AX Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A Indsatsområder N/A Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Automatregister Debitorer/automatejere både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer/automatejer både som personer og virksomheder Øvrige bemærkninger N/A. 12 Stempelafgift Procesområdet "Stempelafgift" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med oprettelse af et dokument, stempling og modtagelse af betaling. Der bliver ikke udstedt en faktura. Betalingen finder altid sted, inden den faktiske stempling af de forskellige dokumenttyper. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Page 85 of 138

86 Tabel 18: Oversigt over processer på stempelafgift Proces Forretningsproces Beskrivelse -ID Opfølgning på afstemning af stempelafgift Stempling af dokumenter Der svares afgift på stempel til landskassen i henhold til Landstingslov nr. 8 af 31. oktober 1987 om afgift på stempelafgift. Overdragelsesdokumenter vedrørende fast ejendom og fritidsfartøjer samt lånedokumenter i fast ejendom, fritidsfartøjer, løsøre og afbetalingskontrakter er, med visse undtagelser, pålagt en afgift på 1,5 pct. af købesummen/det pantsikrede beløb. Stempling (påligning/opkrævning) af stempelpligtige dokumenter varetages af Skattestyrelsen på baggrund af indsendte dokumenter. Data kommer fra de modtagne dokumenter til stempling (boliger, skibe, pantebreve m.m.). Hvis beløbet er over kr., er det fysisk stempling, og hvis det er under kr , anvendes en stempelmaskine. Hvert dokument registreres manuelt pr. transaktion/dokument. Skattekommunekode registreres manuelt pr. transaktion/dokument. Registreret med B-nummer i de tilfælde, hvor det er pant i en ejendom. Debitor udfyldes ved at indtaste CPR-nr./GER- nr., hvorefter de øvrige oplysninger på debitoren automatisk bliver hentet fra eskat. I de tilfælde, hvor man ikke har oplysningerne om CPR-nr. eller GER-nr. på debitoren, indtastes disse oplysninger manuelt. Kreditor samme princip som for debitor. Det afgiftspligtige beløb registreres manuelt, hvorefter systemet automatisk beregner en afgiftssum. Der foretages ingen opkrævning, kun en påligning. Konteringen foretages ud fra liste over stempeltype, hvorfor denne stempeltype/betegnelse på forhånd skal opsættes således, at man kan vælge blandt disse ved inddateringen Processer i scope Styring, vedligeholdelse, opfølgning samt modtagelse af betaling vedrørende stempelafgift Opsummering N/A Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processen og gennemgået. Her blev det vist, hvordan almindelig dokumentstyring håndteres i AX Derudover er der henvist til almindelig finansbogføring i forbindelse med modtagelse af betaling samt styring af forudbetalte afgifter, som indbetales, inden den endelige stempling er foretaget. Man har ikke planer om en konkret debitorstyring/debitorbogføring på dette område, men at det fortsætter alene med en finansmæssig bogføring. Registrering af et afgiftspligtigt dokument kræver en del oplysninger, og man ønsker derfor i Skattestyrelsen et registre, hvor opfølgning og rykkerprocedurer m.m. kan samles, og sagsbehandlingen kan være så effektiv som muligt. Page 86 of 138

87 Det er derfor aftalt med Skattestyrelsen, at dette nye registre ikke skal have fokus på det bogføringsmæssig, men derimod at alle relevante oplysninger er tilstede for en korrekt sagsbehandling, og udveksling af data til øvrige moduler i Skattestyrelsen Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgift Tabel 19: Identificerede gaps i forbindelse med stempelafgift Procesområdet "Indførsel" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow, startende med en registrering af toldanmeldelsen TF10, sagsbehandling og til sidst fakturering. Dette flow bliver i dag hovedsageligt varetaget i Toldfunktionens (Aalborg) egen C5-løsning, som er tilrettet med relevante registre og værktøjer, som understøtter en masse manuelle processer/indtastninger, som i dag udgør en stor del af de opgaver, som er nødvendige for at foretage en korrekt opkrævning og sikre, at alle indførselsafgifter bliver opkrævet korrekt. Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_114 Styring, vedligeholdelse af stempel afgift Initiativ gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte dokumenttyper kan registreres og styres. Yderligere afklaring sker i designfasen Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A Indsatsområder N/A Andre spor N/A Nøgledata på området N/A Øvrige bemærkninger N/A. 13 Toldfunktionen Indførsel Page 87 of 138

88 Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , , , , , , , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 20: Oversigt over processer for toldfunktionen Indførsel Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Debitoropfølgning Denne proces gennemføres p.t. ikke i Toldfunktionen. Der er p.t. en afklaring i gang, om man burde gøre det Fakturering af banderoler Fakturering af indførselsafgift to-be Fakturering andre kategorier Denne proces dækker alle kreditkunder, uanset deres betalingsbetingelser. For hver skibsafgang indtastes kundens indførselsafgift i C5 på baggrund af TF10 Afgiftsanmeldelse eller TF3 Indførselsangivelse. I forbindelse med indtastningen udskrives Afgiftsnota (TF11), som sendes som underbilag med faktura. Der faktureres pr. skib. For at sikre, at alle afgiftsnotaer er udskrevet, sorteres disse pr. kunde (kategori) pr. by, og der laves en manuel kontrol op i mod Specifikation pr. skib pr. by udskrevet fra C5. For hver skibsafgang modtages et manifest på papir fra RAL. Manifestet er en udskrift fra RAL's fragtsystem GCS over XX. Manifestet anvendes til at XX. Fakturaen dannes i C5 ud fra registreringer af indførselsafgift C5. Faktura sendes sammen med afgiftsnotaer (TF11) med post til kunden. Den samlede fakturerede indførselsafgift fordelt på kunde (kategori) samles op i et Excel-regneark på baggrund af XX fra C5. Dette Excel-regneark er grundlaget for bogføringen af indførselsafgiften pr. skib i XAL. Bogføringen i XAL foretages af Toldfunktionen i Aalborg Fakturering kategori 70 - Royal Arctic Line Til afklaring: Hvad bruges manifestet til i forhold til afstemning af kreditkunder? Er det kun Brugsens og Pissifiks afgiftsnotaer, der sorteres i by-orden? Er den eneste kategori, hvor varemodtager ikke betaler indførselsafgift direkte til Toldfunktionen i Aalborg. Indførselsafgiften indbetales til RAL i forbindelse med udleveringen af varen og opkrævning af fragten. Efterfølgende faktureres RAL for den opkrævede indførselsafgift. Daglige indtastninger af TF10 Afgiftsanmeldelse i C5 resulterer i, at det er muligt at lave daglige opgørelser over de indførselsafgifter (kategori 70), der skal opkræves af RAL ved godsudlevering. Opgørelsen (Forbindelsesliste) udskrives på papir fra C5 og afleveres fysisk til RAL. Listen er grundlaget for registreringen af indførselsafgiften i RAL's fragtsystem GCS. Listen indeholder et fragtbrevsnummer pr. indførselsafgift, som er referencen over til RAL's fragtsystem GCS. Sammen med forbindelseslisten afleveres de afgiftsnotaer (TF11), der ud fra en positivliste skal håndteres hos RAL (sendes på mail. fax eller lign). Afgiftsnotaen udskrives fra C5 i forbindelse med indtastning af den enkelte indførselsafgift. For hver skibsafgang laves en opgørelse over de indførselsafgifter, der skal opkræves af RAL. Opgørelsen laves på baggrund af de tidligere foretagede registreringer i C5. Opgørelsen udskrives fra C5 som en XX. For hver skibsafgang modtages et manifest på papir. Manifestet er en udskrift fra RAL's fragtsystem GCS over de indførselsafgifter, RAL skal opkræve i forbindelse med udlevering af godset. Page 88 of 138

89 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Indberetning af tal til alkoholstatistik Månedligt faktureres RAL for den indførselsafgift, de har opkrævet i forbindelse med udlevering af godset. Fakturaen dannes i C5 ud fra registreringer af indførselsafgift C5. Faktura sendes med post til RAL. Det månedlige faktureringsbeløb til RAL samles op i et Excelregneark på baggrund af XX fra C5. Den månedlige opgørelse anvendes som grundlag for bogføringen af den månedlige indførselsafgift i XAL. Bogføringen i XAL foretages af Toldfunktionen i Aalborg. Til afklaring: Fra hvilket grundlag/medie kommer fragtbrevsnummeret ind i RAL's bookingsystem? Hvilken liste udskrives fra C5, som danner grundlag for afstemning af manifestet fra RAL? Bliver manifestet afleveret på papir fra RAL? Hvad er proceduren, hvis afstemningen med RAL's manifest ikke stemmer? Der er noget med, at der udskrives en liste i bynavnsorden - er det korrekt - og hvad bruges den til? Laves Excel regnearket også på RAL eller hvad er bogføringsgrundlaget i XAL? Ud fra hvilken liste/opgørelse i C5 laves bogføringslisten i Excel? Er den samlede månedlige faktureringsoversigt lavet i Excel, opgjort pr ski? Hvilke bogføringsbilag får man i Maniitsoq? Hvad gør man i Maniitsoq, når man skal håndterer uenigheder med kreditkunder om indførselsafgift? Post direkte fra udlandet Indførselsafgift, godsregistrering, statistikbehandling Refusion af Indførselsafgift Rettelser oversigt over Grønlandske indførselsafgifter, hvis der er ændringer Tildeling af afgiftsanmeldelsesnumre Tildeling af indførselsafgiftskredit Vedr. afgiftsanmeldelse blanket TF10. Nogle leverandører anvender elektroniske udgaver af TF10 de får tildelt en nummerrækkefølge. Nogle leverandører får tilsendt en nummerrække af manuellet blanketter med posten. Nogle leverandører får en enkelt blanket tilsendt - med posten. Nogle leverandører henvender sig direkte hos Toldfunktionen i Aalborg. Der føres en manuel nummerkontrol på afgiftsanmeldelserne. Til afklaring: Hvordan tildeles numrene? For erhvervsmæssige forsendelser, der ankommer med skib fra Danmark, Færøerne eller udlandet, kan varemodtager med hjemsted i Grønland søge Skattestyrelsen om forlænget betalingsfrister. For at opnå forlænget kredit kræves det, at ansøgeren kan stille en bankgaranti på kr til sikkerhed for indførselsafgiftens betaling Udstedelse af indførselstilladelser Det er Toldfunktionen i Nuuk, som tildeler forlænget kredit på betaling af indførselsafgifter. Til afklaring: Hvad sker der i processen? Tilladelserne til import af vin og spiritus og tobaksvarer tildeles af Toldfunktionen i Nuuk. Indførselstilladelsen udstedes med en tidsbegrænset gyldighedsperiode. Det er en forudsætning for tilladelserne, at den erhvervsdrivende har et gyldigt næringsbrev samt en alkoholbevilling ved import af vin og spirtus Redegørelse ved. taxa Når en bil registreres som taxa, returneres 50 % af den betalte indførselsafgift. Page 89 of 138

90 13.1 Processer i scope Indregistrering af toldanmeldelser (elektronisk anmeldelse) Start Kunder / speditør 1 I kundens system? Ja 2 Overføres fra deres system Nej 3 Indtaster via webservice (web) 4 Opload af øvrige dokumenter Slut AX system 5 Import anmeldelse med tilhørende dokumenter 11 Anmeldelsen flyttes fra kladde til klar til fakturering Nej Toldfunktion i Aalborg 6 Oploadede dokumenter 7 Vurdering af anmeldelse er korrekt udfyldt 8 Fejl i udfyldelse? Ja 9 Kontakt afsender for rettelse af fejl (evt. afvisning) Ja 10 Godkendelse af den enkelte anmeldelse Kommentarer til processen: Indregistrering af toldanmeldelser Kommentarer Start: Starter med en elektronisk registrering hos anmelder af afgift Slut: Afsluttes, når anmeldelsen godkendes og flyttes som klar til fakturering Aktivitet Kommentarer 1-2 Større kunder registrerer anmeldelserne i deres system, som danner grundlag for en direkte elektronisk overflytning af grundlag for anmeldelse til Toldfunktionens system 3 De kunder, der ikke registrerer det i eget system, går ind i en webservice (hjemmeside), hvor de elektronisk opretter anmeldelsen 4 Der kan hertil være behov for opload af dokumenter til understøttelse af anmeldelsen 5 Både de elektroniske registreringer fra kundens system samt de registrerede elektroniske anmeldelser modtaget via webservice importeres ind i AX 2012-systemet hos Toldfunktionen 6-7 Der sker herefter en vurdering af anmeldelsen med de uploadede dokumenter i Toldfunktionen 8-9 Det kan give anledning til rettelser eller mangler, og i nogle tilfælde giver det anledning til afvisning af anmeldelsen, hvorefter anmelderen skal rette og sende anmeldelsen igen. Page 90 of 138

91 I nogle tilfælde rettes direkte på skærmen i anmeldelsen med kundens godkendelse Når evt. rettelser er afklaret, godkendes den enkelte anmeldelse, hvorefter den flyttes fra kladde over i systemet som godkendt til fakturering. Fakturering (kontant / kredit) AX system Toldfunktion Aalborg Start 1 Kontant kunde? Nej 3 Faktura kredit kunder 2 Fakturering kreditkunder (pr. skib / anmeldelse) Ja Slut 4 Daglig godkendelse kontant anmeldelser 5 Afsendelse af status kontant til RAL 7 Udarbejdelse af samlet oversigt over kontant 8 Udarbejdelse og afsendelse af samlet kontant 13 Manifest fra RAL (oversigt skibets indhold) 14 Kontrol af manifest om afgiftsanmeldelser er oprettet 15 Mangler anmeldelser? Ja 16 Afklaring af manglende anmeldelser Nej 17 Anmeldelser parkeres? Ja 18 Parkering anmeldelser der skal med næste skib Nej 19 Fremsend ny liste til RAL (med nye anmeldelser) 22 Faktura til RAL 21 Fakturering samlet for måneden (1 linje pr. skib) Slut RAL 6 Løbende overblik kontant anmeld. 9 Samlet liste kontant anmeld. 10 Registrering af opkrævninger (baseret på lister) 11 Kontrol af endeligt grundlag Skibet lukkes og klar til afgang 12 Afsendelse af manifest (oversigt skibets indhold) 20 Ral opdatere grundlag for indkrævning Kommentarer til processen: Fakturering (kontant/kredit) Fakturering opdeles i to flows baseret på enten kontantkunder med en række aktiviteter og kreditkunder med direkte fakturering. Kommentarer Start: Processen starter med, at systemet har styr på, om det er kontant- eller kreditkunde, hvilket oprettes på den enkelte anmeldelse ved registrering Slut: Processen slutter ved fakturering af kunden Aktivitet Kommentarer 1 Systemet kontrollerer, om det er en kredit- eller kontantkunde. Det er oprettet på den enkelte debitor og fanges ved oprettelse af registreringen. 2-3 Hvis det er en kreditkunde, sker der en afvikling af faktureringskørslen, og alle godkendte anmeldelser faktureres pr. skib og sendes til kunden. Hvor det er oprettet på debitoren, sker der en elektronisk fremsendelse af fakturaen. 4-6 For kontantkunder sker der en daglig fremsendelse af lister til RAL med overblik over anmeldelser. Dette baseres på daglige oprettelser, hvorefter systemet fremsender dokumentationen til en mailadresse hos RAL. Page 91 of 138

92 7-9 Når skibet er pakket, fremsendes en samlet liste til RAL for alle kontantanmeldelser, som er med skibet, og som RAL skal opkræve Alle kontantanmeldelser bliver registreret som opkrævninger i RAL's ERP system, både som grundlag til opkrævning hos debitor i forbindelse med udlevering af varer og i forhold til senere afstemning med faktura fra Toldfunktionen i Aalborg Skibet bliver klar til afgang og lukkes 12 Der sker herefter en afsendelse af en manifest fra RAL med en oversigt over alle varer ombord på skibet. Det er en fysisk rapport Manifestet bliver kontrolleret af Toldfunktionen Aalborg, hvis der er varer ombord, som ikke er afgiftsanmeldt I så fald rettes henvendelse til debitor for afklaring af manglende anmeldelse. Er det en kreditkunde, oprettes en ny anmeldelse, som faktureres særskilt. Er det en kontantkunde, oprettes en ny anmeldelse, og der rettes efterfølgende henvendelse til RAL for opkrævning af beløb Ved gennemgang af manifestet sammenlignes med oprettede anmeldelser, og er der anmeldelser, der ikke er kommet med skibet, parkeres disse. 19 Som afrunding fremsendes en liste til RAL med opkrævning af nye kontantopkrævninger 20 Dette opdaterer RAL tilsvarende i deres system samt noter i forhold til opkrævning ved udlevering af varerne 21 Der sker en fakturering af RAL på månedsbasis og med 1 fakturalinje pr. skib. Alle anmeldelserne ligges ved fakturaen som bilag Summary Ambitioner for området Det er en ambition, at alle anmeldelser fremadrettet modtages elektronisk. Det betyder, at anmeldelser fra større kunder, som opretter dem i eget system, modtages direkte elektronisk i Toldfunktionens system og i en kladde til validering. (system) For mindre kunder, der ikke registrerer anmeldelser i deres eget system, skal der oprettes en hjemmeside eller webservice, hvor de kan registrere anmeldelsen, som efterfølgende modtages på samme vis som førnævnte anmeldelser. (system) Det skal stadig være muligt at modtage afgiftsanmeldelser, indførselsangivelser, udførselsangivelser og refusionsangivelser på papir og indtaste dem manuelt. Begge forhold skal gælde for både afgiftsanmeldelser, indførelsesangivelser og refusionsangivelser. (system) Baseret på anmeldelser i AX 2012 er der mulighed for fakturering pr. skib og pr. debitor baseret på AX 2012-faktureringsmotor. (system) Der trækkes AX 2012-betalingsbetingelser fra debitoren, således at det ikke skal indtastes pr. anmeldelse og med en mulighed for at have en debitor til modtagelse af varerne og en anden debitor til modtagelse af fakturaen (fx Brugsen med fakturering til hovedkontoret). (system) Det er også gældende for fakturering til RAL og Post, hvor de står for opkrævningen over for debitoren, og hvor det er debitoren (slutkunden), som er ejer af anmeldelsen. (system) Page 92 of 138

93 De manuelle kontroller i dag af faktura, forsendelsespapirer og tilsvarende for herigennem at forberede kontrollen af manifestet erstattes over tid til kun kontrol af manifestet. Der kan dog i en overgangsperiode anvendes GCS til løbende kontrol. (forretning) Alle afgifter på varenr. oprettes i AX 2012, således at prisen pr. anmeldelse kan beregnes direkte ved oprettelse. Over tid kan det også være muligt at få afgiften præsenteret ved oprettelse via webservices. Det er nødvendigvis ikke med i fase 1. (system) Mulighed for, at systemet kontrollerer minimumsbeløb, som er 50,- kr. i dag, før der genereres en afgiftsfaktura. (system) Det er en ambition, at modtagelse af indførelsesangivelser også håndteres elektronisk via en webservice eller hjemmeside og danner grundlag for oprettelse af en afgiftsanmeldelse (elektronisk). Dvs. de informationer, der skal bruges i afgiftsanmeldelsen, føres elektronisk over fra indførelsesangivelsen. (system) Det er her også en ambition, at alle varer uanset om de er afgiftsbelagt eller ikke registreres i den samme aktivitet og i samme system (web-service9). Systemet beregner herefter afgiften ud fra modtaget oplysninger. Til refusion er det en ambition at anvende en webservice eller hjemmeside til elektronisk registrering af dette. Tilsvarende skal det være muligt at uploade faktura til ansøgning om refusion. (system) Primære beslutninger Krav om, at alle anmeldelser skal modtages elektronisk og ud fra Toldfunktionens tarifnr. (system) Mulighed for at modtage anmeldelser direkte fra større kunders ERP-systemer (fx XML, OIO). (system) Det skal afklares, om de informationer i indførelsesangivelsen, som i dag registreres i C5, og som bruges til Grønlandsk statistik, også i fremtiden skal håndteres i AX (forretning) Øvrige beslutninger Oprettelse af en webservice eller hjemmeside til elektronisk modtagelse af anmeldelser. (system) Modtagelse af elektroniske anmeldelser direkte fra større kunders ERP-systemer. (system) Mulighed for elektronisk upload af dokumenter, der følger flowet. (system) Beslutning om, hvordan elektroniske anmeldelser modtages i AX 2012-systemet fx i en kladde eller tilsvarende. (forretning) Hvordan håndteres forskellige betalingsdatoer pr. debitor, når der samtidigt skal ske en samlet fakturering til hovedkontoret (fx Brugsen)? (system) (forretning) Håndtering af fakturering til RAL, post og fly, når debitoren er slutkunden (ejer af anmeldelsen). (system) Det skal afklares, hvorledes tilladelser skal håndteres. Skal de fortsat ligge i AX 2012 (i C5 i dag)? (forretning) De processer, der i dag er opdelt i Indførselsangivelse og Afgiftsanmeldelse, ses fremadrettet som en proces med den forskel, at hvis en vare er belagt med afgift, skal der evt. ske en yderligere registrering, evt. en upload af en fakturakopi, og at processen afsluttes med fremsendelse af en faktura. (forretning) Det skal ved godkendelse af elektronisk indberettet indførselsafgift være muligt at godkende en post i to tempi, at flytte den til et andet skib og at slette posten. Der foretages godkendelse af, om de rigtige data er indberettet, og godkendelse af, om alle indberetninger er registreret (ved gennemgang af manifest). (system) Page 93 of 138

94 Der skal laves et register med eller billing codes pr. afgifter pr. varetype i AX Dette gælder både varer, der importeres og eksporteres. For importerede varer dannes registret/billing codes både grundlag for fakturering, oversigter og statistik. For eksport danner registret/billing codes grundlaget for oversigter og statistik. (system) Der skal være kontrol på nummerserier, der sikrer en unik identifikation. (system) Registrering af refusion skal gå direkte til bogholderifunktionen, da der i dag ikke sker anden sagsbehandling i Toldfunktionen i Aalborg end kontrol af korrekt udfyldelse (herunder begrundelse for refusion og underskrift) og udarbejdelse af et udbetalingsbilag. (system) Det skal afklares, om der ved hver indberetning skal medfølge en faktura (som i dag), eller om det er tilstrækkeligt, at der er et krav om, at vi kan rekvirere en kopi. (forretning) Fakturering af afgiftsbelagte varer via fly sker i da hver 14. dag. Det skal vurderes, om faktureringen kan foretages med samme frekvens som faktureringen pr. skib, (det er ofte samme leverandør), om faktureringsfrekvensen skal fastholdes, eller om man skal lave månedlige fakturaer. (forretning) 13.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen/Toldfunktionen blev processen , , og gennemgået. Her blev det vist, hvordan man manuelt kan foretage opkrævning via den almindelige fritekstfaktura i AX 2012 Det blev også gennemgået, hvordan man opretter de nødvendige ydelsesgrupperinger og tilhørende undergrupperinger i forhold til de mange indførselsafgiftstyper med hver sin afgiftssats. Der er desuden vist de oplysninger, som kan opsamles ved hver fakturering via funktionen "Udenrigshandel", da man på indførselsområdet har et stort behov for opsamling af data, som både anvendes til fakturering og statistik både intern og ekstern. Men både gennemgangen under Deep Dives og de generelle drøftelser under LW har vist, at de normale funktioner i AX 2012 ikke er til strækkelige. Dette skal selvfølgelig ses i forhold til toldfunktionens store antal af opkrævninger hver år ca og de tilhørende oplysninger, som skal registreres ved hver enkelt indførsel til Grønland. Det helt grundlæggende, man ønsker i de nye processer på Toldfunktionen, er at minimere de mange manuelle blanketter, som tilgår Toldfunktionen, og skal indtastes manuelt i C5. Herudover ønsker man ikke længere at benytte et særskilt regnskabssystem, C5, men at alle relevante processer bliver understøttet af det fælles økonomisystem, som hele Skattestyrelsen fremover skal anvende. Men som minimum skal de samme oplysninger være til stede, så man kan opfylde de aktuelle regler for indlevering af dokumentation til Grønlands Statistik og øvrige myndigheder. De samme forhold gør sig også gældende, når der skal ydes afgiftsrefusion på en allerede indbetalt indførselsafgift, hvor også de samme oplysninger skal være til stede i systemet, for at registreringen kan ske optimalt, og den nødvendige dokumentation er til stede for en efterfølgende kontrol m.m. Derudover har drøftelserne givet anledning til følgende beslutning omkring den konkrete proces Taxakørsel, at denne sagsbehandling indtil videre skal foregå via udstedelse af standard kreditnota I AX 2012, og vil derfor ikke blive beskrevet yderligere. Page 94 of 138

95 Figur 23: Fritekstfaktura i AX 2012 Figur 24: Billing classification i AX 2012 Page 95 of 138

96 Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Indførsel Tabel 21: Identificerede gaps i forbindelse med Toldfunktionen Indførsel Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_081 Registrering af indførselsafgifter TF10 Skat_082 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (store kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_083 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (mindre kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_084 Ydelsesregister Skat_085 Opkrævning af indsendte afgiftsanmelder, som er opsamlet i det nye register jf. punkt 001 gap gap Initiativ Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt opkrævning og styring. Det skal være muligt at markere specifikke registreringer som værende spærret eller tilbageholdt. OOS gap OOS fit gap Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF10), som aktuelt er nødvendige for en korrekt anmeldelse. Der skal derfor kunne vedlægges kopier af fakturaer m.m. Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF10). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m. Der skal fra det nye register automatisk kunne overføres relevante oplysninger til grundlag for en korrekt opkrævning via en fritekstfaktura i AX 2012 på de korrekte ydelser Skat_086 Fakturalayout gap Der laves ikke en særskilt faktura for dette område, men der henvises til de gaps, som er beskrevet under FRD Debitor Skat_087 Opkrævning af samlefaktura pr. skib gap Der skal ske en tilretning af den normale faktureringsmotor, så der sker opsamling af flere indførselsafgifter pr. Page 96 of 138

97 Skat_088 Forskellige betalingsdatoer pr. debitor ved samlefaktura Skat_089 Fakturering til speditør, selvom ejeren af anmeldelsen er en anden fit gap kunde/pr. skib. Det skal også være muligt at ændre et allerede angivet skib på en afgiftsanmeldelse. Det forudsætter dog, at der oprettes et givent antal debitorer med en fælles faktureringskonto (Strategi Stamdata+Debitor LW) Det skal være muligt i det ny register jf. punkt 001 både at kunne angive ejeren, og hvem fakturaen skal udstedes til Skat_090 Refusionsanmeldelse TF12 gap Det skal gøres muligt i det nye register jf. punkt 001 at kunne angive, at det drejer sig om en refusion, og begrundelse herfor Skat_091 Elektronisk modtagelse af refusionsanmeldelse Skat_092 Debitorstyring og opfølgning på manglende betaling Skat_093 Tildeling af indførselsafgiftskredit (dokument) Skat_094 Styring af indførselsafgiftskredit fit gap fit gap Skat_095 Udstedelse af indførselstilladelser gap Skat_096 Indrapportering til Grønlands Statistik fit De samme forhold, som er beskrevet under punkt 002 og 003, er gældende her Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevante debitorer i debitormodulet Der skal oprettes en særskilt betalingsbetingelse for de konkrete afgiftstyper Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevante debitorer i debitormodulet De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register Variationer i to-be processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A Indsatsområder N/A Andre spor N/A. Page 97 of 138

98 Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer/automatejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer/automatejer både som personer og virksomheder Øvrige bemærkninger N/A. 14 Toldfunktionen Udførsel Procesområdet "Udførsel" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow omkring opsamling af informationen i forbindelse med indlevering af blanket TF06. Disse oplysninger har ingen økonomiske konsekvenser kun som statistisk indrapportering til Grønlands Statistik. Dette flow bliver i dag kun varetaget af Toldfunktionen (Aalborg) i deres egen C5-løsning, som er tilrettet med relevante registre og værktøjer, som understøtter en masse manuelle processer/indtastninger, som i dag udgør en stor del af de opgaver, som er nødvendige for at foretage en korrekt af rapportering Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , , , , , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 22: Oversigt over alle processer på toldfunktionen Udførsel Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Genudførsel TF2 Til afklaring: Det skal afklares hvilke processer der har erstattet nedenstående beskrivelse - når nu TF2 ikke bruges længere og er erstattet af registreringer i Sulinal. I "Kontrolbestemmelser for ind- og udførsel af varer..." står der: Ved genudførsel af godsregistrerede og ikke afgifts- og statistikbehandlede varer skal kun godsdeklarationens røde advistalon fremlægges. Udførselsangivelse skal således ikke afgives. Ved modtagelse skal varerne kontrolleres af kontrolmyndigheden. Kontrollen foretages på grundlag af godsdeklarationens (TF2!?) røde advisbilag. Det skal kontrolleres, at godset er identisk med gods, der er angivet på advisblanketten (mængde, nr., mærke), og at emballagen ikke har været åbnet. Såfremt kontrollen ikke giver anledning til bemærkninger, angives der på bagsiden af advisbilaget attest for udførslen, hvorefter bilaget arkiveres. På det af kontrolmyndighedens opbevarede bilag (blå) noteres udførselstidspunkt og transportmåden, hvorefter bilaget fremsendes til Toldfunktionen i Aalborg. Konstateres der uoverensstemmelser, skal advisblanketten inddrages, og der angives indberetning til Toldfunktionen i Nuuk, hvor der tages stilling til sagens videre behandling Page 98 of 138

99 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Kvartalsvis indberetning til Danmarks Statistik og Grønlands Statistik På baggrund af registreringer af blanket TF6 "Udførselsafgift" i C5 dannes en fil - "Grønlandsk statistik" som pdf. Dokumentet sendes i mail til Grønlands Statistik og Danmarks Statistik. Hos Danmarks Statistik foretages en verificering af, om alle oplysninger er indberettet, dvs. "Brugstarifposition", "Varebeskrivelse" "Værdi" og "Hovedmængde". Der foretages ligeledes en sandsynlighedsverificering af "Hovedmængde" og mod "Værdi" (Enhedspris). Grønlands Statistik modtager blot informationerne. Ved mangler, fejl og usandsynligheder returneres en oversigt som PDF over disse fra Danmarks Statistik via mail. Disse rettes i C5, og der udskrives en ny oversigt, som sendes til Danmarks Statistik ikke til Grønlandsk Statistik Registrering af udførsel fra Grønland TF6 Filerne fra C5 arkiveres på fællesdrevet. Indeværende års fejlliste fra Danmarks Statistik gemmes på papir i mapper. Varer, der sendes med skib Udførselsangivelser registreres i C5 på baggrund af blanket TF6 "Udførsel"- udfyldt af leverandøren og modtaget fra Toldfunktionen i Aalborg fra Skattestyrelsen i Nuuk eller posthusene på kysten (som varetager Skattestyrelsen opgaver lokalt). Sammen med udførselsblanketten modtages kopi af leverandørfakturaen, kopi af eksporttilladelsen og EUR1-certifikat samt evt. oprindelsescertifikat Form A. Blanketten kan både være udfyldt i hånden og "maskinelt". Fx udfylder "Royal Greenland" deres blanketter "maskinelt". Hvis der ikke er linjer nok på TF6 "Udførsel", anvendes en eller flere supplementsangivelser TF7. Udførselsblanketten burde være kontrolleret af Kontrolfunktionen i Grønland, men kontrol hos Toldfunktionen i Aalborg er nødvendig, og det er her, den reelle kontrol foretages. Det kontrollers, om blanketten er korrekt udfyldt. Hvis ikke, findes de manglende oplysninger. Udførselsblanket, faktura og EUR-certifikat arkiveres. Eksporttilladelsen udsmides. Alle varer med oprindelsesstatus i Grønland skal ved udførsel til Danmark ledsages af varecertifikatet EUR 1 eller EUR 2. Ved udførsel til USA og Japan anvendes Oprindelsescertifikat Form A. TF6 "Udførsel" udfyldes med følgende oplysninger: DatoVirksomhedsnummerArtenNavn og adresse på eksportørgrundregistrering; Modtagelsesdato, fortløbende nummer pr. kalenderår og bykodestempel og underskriftmodtagers navn og adresseoprindelseslandkode for oprindelsesland, 3 cifret kode i henhold til Brugstariffens fortegnelsebestemmelseslandkode for bestemmelsesland, 3 cifret kode i henhold til Brugstariffens fortegnelsetransportmådekode for transportmåde - 2 cifreforudgående godsregistreringsnummer - 10 cifreudpassagestedkode for udpassagestedfakturadatofaktura nr.transportmidlets kendemærketranspotmidlets nationalitettransportmidlets kodeleveringsbetingelserfakturabeløb i d. kr.kolliens mærke og nr.kolliantal og artbruttovægtvareskrivelse pr. varebrugstarifposition pr. vareværdi i d. kr. pr. varehovedmængde pr.. varesupplerende mængde pr. vare.varecertifikatnummerudpassagekontrollens attestafkrydsning for bekræftelsesdokumenteksportørens underskrift Varer der sendes med fly Varer der sendes med fly gennemgår samme processer med de samme aktører. Til afklaring: Iflg. håndbogen skal der ved udførsel af varer med fly eller post til Danmark ikke foretages udførselsangivelse i Grønland. I praksis sker dette altid hvad er korrekt? Der er tilsyneladende fakturakopi med ved alle udførsler - også dem under hvorfor? Page 99 of 138

100 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Registrering af udførsel fra Grønland TF6 - direkte til udlandet Udenrigsstatistik Registrering af udførsel fra Grønland TF6 Udførselsangivelse indeholder de samme processer og kontroller som ved "Registrering af udførsel fra Grønland TF6". Dog skal udførselsangivelse TF6 indeholde de oplysninger, der er nødvendige for kontrolmyndighedens kontrol, hvis varen er bestemt til genindførsel efter reparation eller efter midlertidig anvendelse i udlandet. Desuden skal der medsendes en proformafaktura, uanset udførselsværdiens størrelse. Til afklaring: Hvilke oplysninger er nødvendige for kontrolmyndighedens kontrol? Udfyldelse af EUR 1 certifikat Det er en betingelse for opnåelse af toldpræference ved indførsel til Danmark, EU og de nordiske lande, at varens oprindelse dokumenteres ved varecertifikatet EUR 1 (ved toldpræference nedsættes tolden helt eller delvist på baggrund af en vares oprindelse - og en præferenceaftale). Certifikatet udfyldes af eksportøren og attesteres af kontrolmyndigheden. Varecertifikatet er herefter gyldigt i 10 måneder. Certifikatet udfyldes for den enkelte forsendelse. Certifikatet består af selve certifikatblanketten og eksportørens anmodning. I anmodningen skal eksportøren beskrive de omstændigheder, der har givet varen oprindelsesstatus. Varecertifikatet skal udfyldes i henhold til de anførte ledetekster.*) Kontrolmyndigheden skal inden attestation kontrollere, om eksportøren har udfyldt varecertifikatet korrekt. Efter attestation udleveres certifikatblanketten til eksportøren. Eksportøren må herefter selv fremsende certifikatblanketten til varemodtager. Eksportørens anmodning sendes til Toldfunktionen i Aalborg. *) Ledetekster: Lande, landegrupper eller territorier Lande, landegrupper eller territorium, hvor varen har oprindelse Bestemmelsesland Varebeskrivelse Toldvæsenets påtegning Eksportørens erklæring Til afklaring: Royal Greenland sender ikke EUR- certifikater Udfyldelse af EUR 2-certifikat Oprindelsen af varer i postforsendelser af mindre værdi kan dokumenteres ved et certifikat EUR 2. Certifikatet kan kun anvendes ved forsendelser af varer med oprindelsesstatus med en værdi under et angivet beløb (20.450,- kr.). Certifikatet består af 1 blad. Det udstedes af eksportøren og skal ikke attesteres af kontrolmyndigheden. Ved forsendelsen skal certifikatet enten vedhæftes adressekortet eller indlægges i forsendelsen. Certifikatet skal udfyldes i henhold til de anførte ledetekster: Lande, landegrupper eller territorium Eksportør Eksportørs erklæring ModtagerSted og dato Eksportørs underskrift Bemærkninger Oprindelsesland Bestemmelsesland Bruttovægt Mærker og numre på forsendelse samt varebeskrivelse Toldvæsenets påtegning Til afklaring: EUR2-certifikater anvendes ikke i praksis. Page 100 of 138

101 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Udfyldelse af oprindelsescertifikat Form A Udstedelse af eksporttilladelse/udførselstilladelse Ved udførsel til USA og Japan af varer med oprindelsesstatus må eksportør, for at varerne kan opnå toldpræference i det pågældende land, afgive et oprindelsescertifikat form A. Oprindelsescertifikatet udfyldes pr. vareforsendelse og afleveres til kontrolmyndigheden sammen med blanket TF6 Udførselsangivelse og andre aktuelle dokumenter Årlig nulstillelse Årets udførselsregistre nulstilles i C5, så det bl.a. bliver muligt at anvende samme ekspeditionsnumre som tidligere år Årlige indberetninger til Grønlands Statistik 14.1 Processer i scope På samme vis som indførelsesangivelse jf. afsnit 7 skal alle grønlandsk producerede varer, som føres ud af Grønland, registreres via en udførelsesangivelse TF06. Disse indberetninger har ingen økonomiske konsekvenser og har dermed hellere ingen debitor- og finansmæssig styring tilknyttet. De store kunder som Royal Greenland og Polar Seafood har allerede registreret disse oplysninger elektronisk i deres egne systemer og burde med fordel også kunne aflevere disse informationer elektronisk, således man, modsat i dag, undgår manuelle indtastninger Opsummering Ambitioner for området Det er en ambition, at alle anmeldelser fremadrettet modtages elektronisk. Det betyder, at anmeldelser fra større kunder, som opretter dem i eget system, modtages direkte elektronisk over i Toldfunktionens system og i en kladde til validering. (system) Det er her også en ambition at alle varer uanset om de er afgiftsbelagt eller ej registreres i den samme aktivitet og i samme system (webservice). Systemet beregner herefter afgiften ud fra modtagne oplysninger. For mindre kunder, der ikke registrerer anmeldelser i deres eget system, skal der oprettes en hjemmeside eller webservice, hvor de kan registrere anmeldelsen, som efterfølgende modtages på samme vis som førnævnte anmeldelser. (system) Begge forhold skal gælde for både afgiftsanmeldelser, indførelsesangivelser og refusionsangivelser. Det skal dog også stadig være mulig at foretage de helt traditionelle manuelle indberetninger. (system) Primære beslutninger Det skal afklares, om de informationer i udførelsesangivelsen, som i dag registreres i C5, og som bruges til Grønlands Statistik, også i fremtiden skal håndteres i AX (forretning) Øvrige beslutninger Skal der udarbejdes en løsning til håndtering af udførelsesangivelser fra større kunder, der direkte går ind i AX 2012 (OIO eller XML)? (system) Page 101 of 138

102 Der skal være kontrol på nummerserier, der sikrer en unik identifikation. (system) Det skal afklares, hvilke data der registreres på udførsler. (system) For at afklare muligheden for at genbruge data skal forholdet mellem godsregistrering og registrering af udførsel afklares. (forretning) 14.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen/Toldfunktionen er der ikke vist noget konkret omkring opsamling af disse udførsler, da de jo som tidligere beskrevet ingen økonomisk relevans har hverken debitor- eller finansmæssig i AX Det helt grundlæggende i denne proces, hvor det drejer sig om at indsamle relevante informationer til statistisk behandling, er, at der oprettes et nyt register, hvor denne information kan indsamles elektronisk Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Udførsel Tabel 23: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Udførsel Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_097 Registrering af udførsel TF06 Skat_098 Modtagelse af udførsel elektronisk (store kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_099 Modtagelse af udførsel elektronisk (mindre kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Initiativ gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt afrapportering til Grønlands Statistik gap OOS gap OOS Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF06), som er nødvendigt for en korrekt afrapportering. Det skal også være muligt at kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m. Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer som er relevante (TF06). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m. Skat_100 Indrapportering til Grønlands Statistik fit De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register. Det kræver fx, at man kan opsamle korrekte data for de gældende tarifkoder. Her kan man Page 102 of 138

103 måske udnytte muligheder omkring Intrastat i standard AX Disse forhold bør nærmere gennemgås i en designfase Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A Indsatsområder N/A Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer/automatejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Øvrige bemærkninger N/A. 15 Toldfunktionen Godsregistrering Procesområdet "Godsregistrering" omfatter det fulde sagsbehandlingsflow omkring opsamling af informationen i forbindelse med indlevering af blanket TF02. Disse oplysninger har ingen økonomiske konsekvenser i dag, men er et toldværktøj og statistisk indrapportering til Grønlands Statistik. Dette flow bliver i dag varetaget af XAL og Sulinal, som er tilrettet med et relevant register og en portal på Sulinal (hjemmeside), hvor de forskellige toldere, som er ansat af Skattestyrelsen, skal registrere og styre udleveringen af gods/varer dagligt. Der er i dag oprettet en elektronisk webservice samt manuel mulighed for via Sulinal at indsende disse informationer elektronisk. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , , , , , , , , , , , , , , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Page 103 of 138

104 Tabel 24: Oversigt over processer for toldfunktionen Godsregistrering Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Afslutning i XAL af øvrig luftfragt Det tjekkes, om alle fragtbreve på gods sendt med luftfragt er lukkede/afsluttede dvs. varen er afhentet i Grønland. Afhentet gods med status i XAL som "Åben" ændres til "Lukket" Egen køl Egen køl Gods pr. fly fra Danmark Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling Gods pr. fly fra Danmark Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark Gods pr. fly fra udlandet direkte eller via Danmark Gods pr. skib direkte fra udlandet Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling, TF3 Indførselsangivelse anvendes både som betalingsbilag og som statistikbilag Gods pr. skib direkte fra udlandet Gods pr. skib fra Danmark Gods pr. skib fra udlandet via Danmark Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling, TF3 Indførselsangivelse anvendes både som betalingsbilag og som statistikbilag Gods pr. skib fra udlandet via Danmark Gods på skib fra Danmark Indførselsafgift Skib fra Danmark: Afgiftspligtige varer, der leveres til forsendelse af danske leverandører, skal anmeldes til afgiftsberigtigelse af leverandøren på Afgiftsanmeldelse TF10. Alt andet end skib fra Danmark: Ved indførsel på andre måder end med skib direkte far Danmark sker angivelse af såvel afgiftspligtige og ikke-afgiftspligtige varer hos Toldmyndigheden i Aalborg. Her opkræves også eventuelle indførselsafgifter. Angivelsen sker på TF3 Indførselsangivelse. TF3 Indførselsangivelse anvendes både som betalingsbilag og som statistikbilag Gods på skib fra Danmark to-be Godsregistrering Statistikbehandling: Der skal ikke laves indførselsangivelse på varer fra Danmark, da de danske eksportører indgiver en dansk udførselsangivelse. Denne udførselsangivelse registreres senere i Danmarks Statistik som Danmarks eksport til Grønland. Denne eksport konverteres efterfølgende i Grønlands Statistik som Grønlands import fra Danmark. Forudsætning: Der etableres faciliteter, der gør det muligt at levere data til AX Det kan være en webservice og/eller en portal (Sulinal). De elektroniske indberetninger skal erstatte den eksisterende TF10 Afgiftsanmeldelse, Udførselsangivelsen/papiret og fakturaoplysninger(kopi). På baggrund af de elektroniske indberetninger oprettes en ordre i AX Ordren sidestilles med den eksisterende "Afgifsnota", som Page 104 of 138

105 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse kan fremsendes på mail som en bekræftelse på modtagelse af "Ordren" Man kan overveje at udbygge faciliteten, således at der ved indberetning også skal fortages en betaling. Og der returneres en faktura. Det kontrolleres, om der er særlige forhold, der gør, at Toldfunktionen i Nuuk skal kontaktes. Det kontrolleres, om der er afgiftsanmeldelser, der er særlig store, hvor man skal sikre, at godset kommer med det rigtige skib. Det kontrollers, om alle afgiftspligtige varer om bord på skibet er afgiftsanmeldt Opfølgning på ikkeafmeldt gods i GCS Der udarbejdes differentierede fakturaopgørelser eller underbilag i henhold til kundens behov Opfølgning på ikkeafmeldt gods i Sulinal Post direkte fra udlandet Post fra Danmark Indførselsafgift Godsregistrering: Der foretages ingen godsregistrering af postpakker fra Danmark. Dette håndteres af?? Post fra Danmark Statistikbehandling Post fra udlandet via Danmark Indførselsafgift, Godsregistrering, Statistikbehandling Post fra udlandet via Danmark 15.1 Processer i scope Det er kun gods/varer, som IKKE er registreret via RAL-skibe fra Aalborg, der i dag bliver opsamlet og styret via dette flow. Det er både ikke-afgiftspligtige og afgiftspligtige varer, som indrapporteres, men disse oplysninger bliver som sagt ikke brugt til debitormæssig opkrævning Opsummering Øvrige beslutninger Det skal afklares, hvordan processerne er for registrering af indførte varer, som sejles fra Aalborg der er sandsynligvis ingen registrering. (forretning) Der skal være kontrol på nummerserier, der sikrer en unik identifikation. (system) For at afklare muligheden for at genbruge data skal forholdet mellem godsregistrering og registrering af udførsel afklares. (forretning) Ambitioner for området Det er en ambition, at alle anmeldelser fremadrettet modtages elektronisk. Det betyder, at anmeldelser fra større kunder, som opretter dem i eget system, modtages direkte elektronisk i Toldfunktionens system og i en kladde til validering. (system) Page 105 of 138

106 For alle kunder, der ikke registrerer anmeldelser i deres eget system, skal der oprettes en hjemmeside eller webservice, hvor de kan registrere anmeldelsen, der efterfølgende modtages på samme vis som førnævnte anmeldelser. (system) Begge forhold skal gælde for registrering af gods. (system) 15.3 Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen/Toldfunktionen er der ikke vist noget konkret omkring opsamling af disse godsregistreringer, da de jo som tidligere beskrevet ingen økonomisk relevans har hverken debitor- eller finansmæssigt i forhold til konkrete opkrævninger. Men det helt grundlæggende i denne proces er jo at indsamle alle relevante informationer til toldmæssig styring og til efterfølgende brug i forbindelse med Grønlands Statistik. Derfor er det nødvendigt at have et konkret register, hvor denne information kan indsamles elektronisk Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Godsregistrering Tabel 25: Identificerede gaps i forbindelse med toldfunktionen Godsregistrering Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_101 Godsregistrering TF02 Skat_102 Modtagelse af godsregistreringer elektronisk (store kunder) Skat_103 Modtagelse af godsregistreringer (mindre kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_104 Webadgang til Toldmyndigheden ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_105 Webadgang til Toldmyndigheden udtræksmulighed Skat_106 Webadgang til Toldmyndigheden rettigheder Initiativ gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en relevant toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik gap Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF02), som er nødvendige for en korrekt toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik gap OOS Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF02). gap OOS Der skal laves en webadgang, som giver tolderne mulighed for at tilgå oplysninger i det nye register og foretage en konkret sagsbehandling af disse gap Det skal være muligt at kunne udskrive en samlet oversigt over sine udstående registreringer gap Det skal være muligt at kunne opsætte relevante afgrænsninger i forhold til de Page 106 of 138

107 Skat_107 Indrapportering til Grønlands Statistik data, der skal vises til de enkelte toldere. fit De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A Indsatsområder N/A Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer/automatejer både som personer og virksomheder Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Øvrige bemærkninger N/A. 16 Diverse processer Området "Diverse" omfatter forskellige sagsbehandlingsflow, integrationer og øvrige områder. Denne gennemgang omfatter følgende specifikke processer fra afsnit 3: , , , , og Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 26: Oversigt over diverse processer Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Alle udbetalinger, alm & 15; 25; 25, Bogføringsbilag; andre skattergioner Bogføringsbilag; ændret slutopgørelser Der arbejdes på en webservice, som overfører data fra eskat over i XAL, der laver automatisk modregning. Hvis positivt, kan der foretages en 25.5-udbetaling, som er en udbetaling af overskydende skat med et rentetillæg. Modtagne ændringer fra skatteregionerne Modtagne ændringer fra skatteregionerne Page 107 of 138

108 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Dødsbo anmeldelse og opfølgning Filoverførsler medlem eskat og XAL Indscanning af arkiverede dokumenter Hvad sker der her XX 16.1 Processes in scope Processer og integration i forbindelse med ændret slutopgørelser fra eskat til AX 2012 Mulighed for på debitoren at kunne angive eller foretage opfølgning på dødsboer Integration mellem eskat og AX 2012 samt afstemning og kontrol heraf. Generel dokumenthåndtering på tværs af de forskellige processer Sagsbehandling af redegørelse vedr. taxakørsel Opsummering N/A Beskrivelse af to-be-processer På LW Skattestyrelsen blev processen gennemgået. Her blev det vist, hvordan almindelig dokumentstyring håndteres i AX 2012, og hvilke muligheder det giver Skattestyrelsen for den daglige håndtering. Vi har i forbindelse med processen gennemgået de oplysninger, som det er muligt at kunne tilføje på stamdata vedrørende en debitor i AX 2012, og her er det konstateret, at der ikke findes oplysninger omkring debitorens død samt dato for dette. Det har ikke været muligt at vise noget omkring de øvrige processer i AX 2012, da de enten drejer sig om integrationer eller en konkret sagsbehandling, som ikke understøttes af nogle konkrete processer i AX Hvad angår integrationen mellem eskat og AX 2012 omkring udveksling at konkrete udbetalinger og opkrævninger henvises der til det overordnede strateginotat. Man skal dog i designfasen have stor fokus på at de mange integrationer der bliver etableret mellem eskat og AX 2012 kan afstemmes, sådan at man altid kan sikre sig en fuldstændighed imellem de fremsendte informationer fra begge systemer. Men i forhold til konkrete processer omkring ændret slutopgørelser har der været behov for en uddybning af de behov, som gør sig gældende her. Det har også været drøftet, hvad Skattestyrelsens behov er for registrering på debitorpostniveau i forhold til skatteår og skattekommune. Det blev aftalt, at man indtil videre ikke længere har behov for en registrering af skattekommune, og et eventuel behov for registrering af skatteår kan afhjælpes ved brug af billing code eller custums field på de transaktioner, som skal udveksles frem og tilbage i forhold til integrationen mellem eskat og AX. Page 108 of 138

109 Identificerede gaps i forbindelse med diverse processer Tabel 27: Identificerede gaps i forbindelse med diverse processer Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_108 Generelt dokumenthåndtering på tværs af de forskellige processer Skat_109 Central mulighed for på debitoren at kunne angive eller foretage opfølgning på dødsboer Skat_110 Ordinær integration mellem eskat og AX 2012 Skat_111 Processer i forbindelse med modtagelse af ændret slutopgørelser fra eskat Skat_115 Mulighed for afstemning af fuldstændighed på integrationer i mellem eskat og AX 2012 fit Initiativ gap Der henvises til FRD Debitor, hvor det konkrete behov er afdækket gap Der henvises til overordnet strateginotat gap Der henvises til afsnit gap Der skal i designfasen sikres at alle informationer der udveksles via integrationer mellem eskat og AX 2012 kan afstemmes så man sikre at alle relevante data er sendt til opkrævning/udbetaling, og at der ikke har været dobbelt registreringer Variationer i to-be-processer N/A Initiativer og krav til to-be-processer N/A Indsatsområder Integration og procedure i forbindelse med beregning og modtagelse af ændrede slutopgørelser enten til opkrævning eller til udbetaling Ændret slutopgørelse, som efter behandling i eskat ender med en 25,5-udbetaling I denne situation skal eskat først have mulighed for direkte opslag i AX 2012 for at undersøge skatteyderens/debitorens allerede foretagne indbetalinger for det aktuelle skattår, som dernæst skal indgå i beregningen af den ændrede slutopgørelse. Når disse informationer er behandlet i eskat og modtages via integrationen fra eskat til AX 2012, skal følgende processer indarbejdes i en samlet løsning: Eventuelle indregnede restskatter skal tilbageføres i AX 2012 for det aktuelle skatteår Eventuelle fakturerede, men ikke betalte restskatter bliver bogføringsmæssig lukket/tilbageført Eventuelle delvist indbetalte restskatter skal også tilføres via funktionen. Page 109 of 138

110 Ændret slutopgørelse, som efter behandling i eskat ender med en ændring i de nuværende restskatter med enten en op- eller nedregulering I denne situation skal eskat først have mulighed for direkte opslag i AX 2012 for at undersøge skatteyderens/debitorens allerede foretagne indbetalinger for det aktuelle skattår, som dernæst skal indgå i beregningen af den ændrede slutopgørelse. Når sagsbehandlingen er afsluttet i eskat, vil integrationen fremsende det konkrete beløb, som enten skal opkræves ekstra (debetfaktura), eller hvis der skal foretages en nedskrivning (kreditnota) af de allerede opkrævede restskatter. Ændret slutopgørelse, som efter behandling i eskat ender med en ændring i de nuværende indregnede restskatter med enten en op- eller nedregulering I denne situation skal eskat først have mulighed for direkte opslag i AX 2012 for at undersøge skatteyderens/debitorens allerede foretagne indbetalinger for det aktuelle skattår, som dernæst skal indgå i beregningen af den ændrede slutopgørelse. Når sagsbehandlingen er afsluttet i eskat, vil integrationen fremsende det konkrete beløb, som enten skal opkræves ekstra (debetfaktura), eller hvis der skal foretages en nedskrivning (kreditnota) af de allerede opkrævede, indregnede restskatter Andre spor N/A Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitorer Billing classifications Billing codes (Ydelsesregister) Kreditorer Øvrige bemærkninger N/A. 17 Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-området Tabel 28b: Samlet oversigt over identificerede gaps på Skattestyrelsen-området Område Inkasso oprettelse af nye sager Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Skat_001 Oprettelse af nye sager for Selvstyret og de kommunerne som også er idriftsat på Initiativ gap De relevante poster bliver stemplet med "Inkasso" i en ny attribut på Page 110 of 138

111 Inkasso oprettelse af nye sager Inkasso oprettelse af nye sager Inkasso oprettelse af nye sager Inkasso oprettelse af nye sager Inkasso oprettelse af nye sager Inkasso vedligeholdelse af sager AX 2012 Skat_002 Oprettelse af nye sager fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012 Skat_003 Returnering/afvisning af indberettede nye sager fra de øvrige fordringshavere og de kommuner, som endnu ikke er idriftsat på AX 2012 Skat_004 Parameteropsætning af relevante forhold Skat_113 Udlægskartotek Skat_005 Dokumenthåndtering, notatpligt og sagsforløb Skat_006 Oprettelse af nye brevskabeloner debitorposten. Herudover henvises der til afsnit gap De øvrige fordringshavere skal kunne tilgå en webservice, hvor der automatisk vil blive oprettet nye inkassoposter. Herudover henvises der til afsnit gap Der skal ikke ske automatisk bogføring, før der er foretaget en endelig godkendelse eller afvisning. Denne information skal kunne afleveres retur via den omtalte webservice. gap Det skal være muligt at kunne parameterstyre flere forhold. De nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen, men kunne fx være brugernavn øvrige fordringshavere, fastlåste billing classifications ved oprettelse, datostyring vedrørende overførsel til inkasso m.m. gap Der skal oprettet et nyt registre hvor man kan dokumentere eventuelle foretagne udlæg i forskellige værdier i forhold til den enkelte debitor og dennes aktuelle inkassosager m.m. fit gap Det løses via brug af værktøjer i standard AX 2012 og CrossWork Page 111 of 138

112 Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Inkasso vedligeholdelse af sager Skat_007 Ændring af forfaldsdatoen fit Skat_008 Betalingsdato på skatteposter har man typisk en forfaldsdato , mens betalingsdato er Dvs. at renteberegning fx tager udgangspunkt i forfaldsdatoen Skat_009 Automatisk handling, når en debitor (person) på stamdataniveau bliver markeret "død" Skat_010 Automatisk handling, når en debitor (virksomhed) på stamdataniveau bliver markeret "konkurs" Skat_011 Ændring rykkerstatus Skat_012 Endelig afskrivning Skat_013 Udbetaling af for meget indbetalt fremsendelse til modregning Skat_014 Op- og nedskrivning af fakturabeløbet Skat_015 Nedskrivninger fra de eksterne fordringshavere, som har deres officielle regnskab udenfor AX 2012, fx Nukissiorfiit Skat_016 Billing Classifications Balances ønskes tilgængelig fra rykkere skærmbilledet gap Det er nødvendigt ved oprettelse af en debitorfaktura både at kunne angive en forfaldsdato og en betalingsdato. Betalingsdato er ikke standard og skal derfor laves som et nyt felt. gap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer,som har aktive skyldige debitorposter markeret til inkasso gap Der skal automatisk oprettes en handling på de debitorer, som har aktive skyldige debitorposter markeret til inkasso fit fit fit gap Standardfunktionen "Ret faktura" skal anvendes. Funktionen kan dog med fordel flyttes til Rykkereoversigten af hensyn til sagsbehandlingen. fit Det vurderes, at mængden bliver relativ lille fremover, så funktionen "Ret faktura" anvendes gap Oversigten findes allerede under "Alle kunder" Page 112 of 138

113 Inkasso - kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso - kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Skat_017 Webservice til modtagelse af kreditorfakturaoplysninger fra de eksterne leverandører Skat_018 Et sæt nye tabeller til styring og opbevaring af de modtagne transaktioner jf. Skat_001 Skat_019 Webservice, som sender informationer retur omkring de foretagne modregninger på de allerede modtagne kreditorfakturaer fra de eksterne leverandører Skat_020 Funktion, der gennemløber alle relevante kreditorudbetalinger, som der er forfaldne/godkendt til betaling, og herefter udvælge de udbetalinger, der må modregnes på hver af de enkelte regnskaber i AX 2012 Skat_021 Funktion, der finder alle relevante forfaldne debitorposter, som må udlignes jf. den gældende modregningsprioritet både på hoveddebitoren og meddebitoren Skat_022 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter/meddebitorer og oprette en tilsvarende kreditorpost, når det drejer sig om kreditormodregning internt i de enkelte AX regnskaber Skat_023 Bogføringsmotor, der kan udligne/bogføre de skyldige debitorposter og oprette en tilsvarende sumpost på de eksterne leverandørers debitornummer (GER-nr.), når det drejer sig om kreditormodregning vedrørende de gap Der henvises til afsnit Pain gap Der henvises til afsnit Pain gap Der henvises til afsnit Pain gap Der henvises til afsnit Pain gap Der henvises til afsnit Pain gap Der henvises til afsnit Pain gap Der henvises til afsnit Pain Page 113 of 138

114 Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning Inkasso kreditormodregning eksterne leverandører Skat_024 Yderligere udbygning af prioritetsrækkefølgen på billing classifications og billing code Skat_025 Udarbejdelse af modregningsbrev Skat_026 Mulighed for, at leverandører/virksomheder på en internetportal kan tilgå deres egne modregningsbreve ER IKKE EN DEL AF FØRSTE ESTIMAT Skat_027 Mulighed for angivelse af "ingen modregning" på kreditorniveau, debitorniveau, GLN-registre, billing classifications, billing code Skat_028 Mulighed for tilbageførsel af en allerede foretaget kreditormodregning Skat_029 Låsning af kreditorposter, imens de er under kreditmodregning Skat_030 Mulighed for angivelse af en generel antal "respitdage" set i forhold debitorposten betalingsdato Skat_031 En ny attribut på kreditorposteringen "Ydelsestype" Skat_032 Parametre opsætning af relevante forhold gap Der henvises til afsnit Pain gap Udarbejdes via hjælp af tillægsmodulet til AX 2012 Lasernet. Der henvises i øvrigt til afsnit Pain. gap OOS Der skal opbygges en hjemmeside/portal, hvor disse oplysninger er tilgængelige gap Det skal være muligt at kunne angive dette på de relevante tabeller gap Der henvises til afsnit Pain gap Kreditorposter skal midlertidigt markeres "låst", mens de er under modregning, og markering skal fjernes efter endt modregning gap Det skal være muligt under opsætning at kunne angive antal respitdage gap Når standardfunktionen "Refusion" under debitormodulet anvendes, skal den nye kreditorpost stemples med den oprindelige debitorposts billing classification gap Det skal være muligt at kunne parameterstyre flere forhold. De nød- Page 114 of 138

115 Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Skat_033 Udskrive betalingspåmindelse på tværs af regnskaber i AX 2012 Skat_034 Betalingspåmindelse flere rykkerkoder Skat_035 Rykkeropsætning Skat_036 Rykker fravalg på debitoren fit Skat_037 Renteopsætning/-beregning fit Skat_038 Rentefravalg på debitoren fit Skat_039 Inkassokontoudtog tekstmæssige tilretninger som fx visning af billing classifications Skat_040 Betalingspåmindelse tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifik inkassotekst m.m. Skat_041 Rentenota tekstmæssige tilretninger som FI-kort, specifik inkassotekst m.m. Skat_042 De bogførte rentenotaer via en webportal ER IKKE EN DEL AF ESTI- MATET Inkasso renter, Skat_043 Behandling efter udsendt fit vendige parametre bliver fastlagt i designfasen. gap Samme mulighed som findes for eksternt kontoudtog skal være muligt for rykkerudskriften gap Kørslen skal kunne indeholde alle rykkerkoder (standard), men på tværs af flere billing classifications i en skrivelse er ikke standard. fit gap Der henvises til FRD Debitor afsnittet kontoudtog gap Lasernet anvendes, men der kræver også nogle ændringer i AX 2012 gap Lasernet anvendes, men der kræver også nogle ændringer i AX 2012 gap OOS Det skal være muligt for debitoren at kunne logge på en webportal og tilgå deres rentenotaer Page 115 of 138

116 rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso renter, rykker og kontoudtog Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk betalingspåmindelse Skat_044 Behandling efter udsendt rentenota Skat_045 Bogføring af rykkergebyr gap Den bogførte debitorpost skal stemples med en fast defineret billing classification (standard anvendes blank) Skat_046 Sprogstyring ved udskrivning betalingspåmindelse, rentenota og inkassokontoudtog Skat_047 Oprettelse af afdragsordning eller løntræk Skat_048 Udpegning af debitorposter, som indgår i aftalen (gælder både afdragsordning og løntræk) Skat_049 Integration til eskat (indkomstoplysninger og indkomsttyper) Skat_051 Filudveksling/webservice vedr. løntræk til arbejdsgiverne INDGÅR ikke i første fase Skat_052 Webportal for arbejdsgiverne til indberetning af løntræk Skat_053 Mulighed for manuel indtastning af indsendte løntræk fra arbejdsgiverne Skat_054 Opsamling af indberetninger fra webportal og efterfølgende bogføring Skat_055 Modtagelse af betaling via Nets eller manuel bogføring fit gap Der henvises til FRD Debitor afsnittet fakturering gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap OOS Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit gap Disse arbejdsgiver skal fremover henvises til Webportal jf gap Der henvises til afsnit gap Der henvises til afsnit Inkasso afdrags- Skat_056 Opfølgning af allerede ind- gap Der henvises til afsnit Page 116 of 138

117 ordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afdragsordninger og løntræk Inkasso afregning fordringshavere gået afdragsordning Skat_057 Opfølgning af allerede indgået løntræk Skat_058 Diverse standardbreve til debitoren/arbejdsgiver i forbindelse med tilsigelse, igangsætning og opfølgning Skat_059 Opkrævning af afdragsordning via PBS Skat_060 Henvisning på debitoren og de enkelte debitorposter, at de indgår i en afdragsordning eller løntræk Skat_061 Ændring af forældelsesdatoen ved indgåelse af afdragsordning eller løntræk Skat_062 Systemmæssig opfølgning på løntrækket set i forhold til om de udpegede debitorposter er helt udlignet Skat_063 Sprogstyring ved udskrivning af tilsigelse, aftaler m.m. Skat_064 Parameteropsætning af relevante forhold Skat_065 Afregning til øvrige fordringshavere gap Der henvises til afsnit gap Løses via de værktøjer, som findes i Cross Works. gap Der henvises til afsnit Nets-opkrævning ud fra den nye tabel gap Der skal være en markering på debitoren/debitorposten, når denne indgår i en aktiv aftale gap Hvis Inkasso kan definere fast regler for bestemte billing classifications omkring, hvor mange år forældelsesdatoen skal forskydes ud i fremtiden gap Der skal laves en oversigt, som altid viser de aktive løntræksaftaler og afdragsordninger, hvor alle debitorposter er udlignet og lukket gap Der henvises til FRD Debitor afsnittet fakturering gap Det skal være muligt at kunne parameterstyre flere forhold. De nødvendige parametre bliver fastlagt i designfasen. gap Der henvises til afsnit Pain Page 117 of 138

118 Inkasso afregning fordringshavere Inkasso afregning fordringshavere Inkasso afregning fordringshavere Inkasso afregning fordringshavere Motorafgift Motorafgift Motorafgift Motorafgift Skat_066 Afregning af indbetalinger på private krav Skat_067 Parameteropsætning fordringshavere Skat_068 Parameteropsætning afregning private krav Skat_112 Oplysningspligt i forbindelse med et EU-krav omkring udviklingen/indsatsen for den samlet restancemasse Skat_069 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af motorafgift Skat_070 Fremsendelse af faktureringsgrundlag fra det nye register til dannelse af en fritekstfaktura Skat_071 Tillægsafgift ved manglende betaling af motorafgift Skat_072 Manglende angivelse af billing classifications på rykkergebyr/tillægsafgift gap Der henvises til afsnit Pain gap Det skal være muligt at kun definere de aktuelle fordringshavere med deres debitornummer, finanskontosætning, regnskabsforkortelse gap Det skal være muligt at kun definere den billing classification, som skal danne baggrund for afregningen gap/fit Det skal afklares i designfasen, om standardudtræk kan dække dette behov, eller det kræver ekstra udvikling gap Der oprettes et nyt motorregister, hvor de relevante oplysninger på de enkelte biler kan registreres. Herudover henvises der til afsnit gap Der skal laves en funktion som via det nye motorregister danner de ønskede fakturaer både dagligt og 2 gange om året. Herudover henvises der til afsnit fit Det forudsætter, at tillægsafgiften kun skal opkræves i forbindelse med rykkerprocessen gap Debitorposten, som bliver dannet i forbindelse med bogføring af rykkergebyr, skal kunne påføres en billing classi- Page 118 of 138

119 Motorafgift Motorafgift Motorafgift Motorafgift Skat_073 Udarbejdelse af inddragelsesliste på ikke-betalte motorafgifter som kan sendes til politiet Skat_074 Udbetaling/refusion af for meget indbetalt motorafgift Skat_075 Afrapportering til Grønlands Statistik Skat_076 Overførsel af skyldig motorafgift til inkasso fication gap Der skal indarbejdes en proces, som sikrer, at listen bliver udarbejdet korrekt, og styringen kan ses i det nye motorregistre og på de skyldige debitorposter fit fit Manuelt udtræk til regneark fra det nye motorregistrer Der henvises til inkassoprocessen Motorafgift Skat_077 Faktureringsprocessen Der henvises til FRD Debitor Automat- og lotteriafgift Automat- og lotteriafgift Automat- og lotteriafgift Stempelafgift Skat_078 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af lotteriafgift Skat_079 Styring, vedligeholdelse og opkrævning af automatafgift Skat_080 Udarbejdelse af inddragelsesliste på ikke-betalte automatafgifter Skat_114 Styring, vedligeholdelse af stempel afgift fit gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte automater/maskiner kan registreres. Herefter kan de anvendes i forbindelse med den daglige styring og kvartalvise opkrævning, sådan at der via dette nye register kan opsamles et antal givne samlefakturaer pr. debitor/automater. fit Manuel udarbejdelse af regneark/saldoliste via de normale udtræksmuligheder i AX 2012 gap Der oprettes et nyt register, hvor de relevante oplysninger på de enkelte dokumenttyper kan registreres og styres. Yderligere afklaring sker Page 119 of 138

120 Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Skat_081 Registrering af indførselsafgifter TF10 Skat_082 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (store kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTI- MATET Skat_083 Modtagelse af afgiftsanmeldelser elektronisk (mindre kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTIMATET Skat_084 Ydelsesregister Skat_085 Opkrævning af indsendte afgiftsanmelder, som er opsamlet i det nye register jf. punkt 001 Skat_086 Fakturalayout i designfasen gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt opkrævning og styring gap OOS gap OOS fit Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF10), som aktuelt er nødvendige for en korrekt anmeldelse. Der skal derfor kunne vedlægges kopier af fakturaer m.m. Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevant i forhold (TF10). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m. gap Der skal fra det nye register automatisk kunne overføres relevante oplysninger til grundlag for en korrekt opkrævning via en fritekstfaktura i AX 2012 på de korrekte ydelser gap Der laves ikke en særskilt faktura for dette Page 120 of 138

121 Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Skat_087 Opkrævning af samlefaktura pr. skib Skat_088 Forskellige betalingsdatoer pr. debitor ved samlefaktura Skat_089 Fakturering til speditør, selvom ejeren af anmeldelsen er en anden område, men der henvises til de gaps, som er beskrevet under FRD Debitor gap Der skal ske en tilretning af den normale faktureringsmotor, så der sker opsamling af flere indførselsafgifter pr. kunde/pr. skib. Det skal også være muligt at ændre et allerede angivet skib på en afgiftsanmeldelse. fit Det forudsætter dog, at der oprettes et givent antal debitorer med en fælles faktureringskonto (Strategi Stamdata+Debitor LW) gap Det skal være muligt i det ny register jf. punkt 001 både at kunne angive ejeren, og hvem fakturaen skal udstedes til Skat_090 Refusionsanmeldelse TF12 gap Det skal gøres muligt i det nye register jf. punkt 001 at kunne angive, at det drejer sig om en refusion, og begrundelse herfor Skat_091 Elektronisk modtagelse af refusionsanmeldelse Skat_092 Debitorstyring og opfølgning på manglende betaling Skat_093 Tildeling af indførselsafgiftskredit (dokument) Skat_094 Styring af indførselsafgiftskredit gap De samme forhold, som er beskrevet under punkt 002 og 003 er gældende her fit gap Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevant debitorer i debitormodulet fit Der skal oprettes en særskilt betalingsbetingelse for de konkrete Page 121 of 138

122 Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Indførsel Toldfunktionen Udførsel Toldfunktionen Udførsel Toldfunktionen Udførsel Toldfunktionen Udførsel Skat_095 Udstedelse af indførselstilladelser Skat_096 Indrapportering til Grønlands Statistik Skat_097 Registrering af udførsel TF06 Skat_098 Modtagelse af udførsel elektronisk (store kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTI- MATET Skat_099 Modtagelse af udførsel elektronisk (mindre kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTI- MATET Skat_100 Indrapportering til Grønlands Statistik afgiftstyper gap Der skal oprettes en fast skabelon, som kan tilknyttes de relevant debitorer i debitormodulet fit De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en korrekt afrapportering til Grønlands Statistik gap OOS gap OOS fit Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF06), som er nødvendige for en korrekt afrapportering. Det skal også være muligt at kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m. Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF06). Man skal også her kunne vedlægge kopier af fakturaer m.m. De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register. Det kræver fx, at man kan opsamle korrekte data for de gældende tarifkoder. Her kan man måske udnytte Page 122 of 138

123 Toldfunktionen Godsregistrering Toldfunktionen Godsregistrering Toldfunktionen Godsregistrering Toldfunktionen Godsregistrering Toldfunktionen Godsregistrering Toldfunktionen Godsregistrering Skat_101 Godsregistrering TF02 Skat_102 Modtagelse af godsregistreringer elektronisk (store kunder) Skat_103 Modtagelse af godsregistreringer (mindre kunder) ER IKKE EN DEL AF ESTI- MATET Skat_104 Webadgang til Toldmyndigheden ER IKKE EN DEL AF ESTI- MATET Skat_105 Webadgang til Toldmyndigheden udtræksmulighed Skat_106 Webadgang til Toldmyndigheden rettigheder muligheder omkring Intrastat i standard AX Disse forhold bør nærmere gennemgås i en designfase. gap Der skal oprettes et nyt register med de relevante oplysninger, som gør det muligt at foretage en relevant toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik gap Der skal tilbydes en elektronisk webservice til de virksomheder, som ønsker at aflevere de informationer (TF02), som er nødvendige for en korrekt toldstyring og indrapportering til Grønlands Statistik gap OOS Der skal tilbydes en portal til de mindre virksomheder eller private personer, som ønsker at aflevere de informationer, som er relevante (TF02). gap OOS Der skal laves en webadgang, som giver tolderne mulighed for at tilgå oplysninger i det nye register og foretage en konkret sagsbehandling af disse gap Det skal være muligt at kunne udskrive en samlet oversigt over sine udstående registreringer gap Det skal være muligt at kunne opsætte relevante afgrænsninger i forhold Page 123 of 138

124 Toldfunktionen Godsregistrering Skat_107 Indrapportering til Grønlands Statistik Diverse processer Skat_108 Generel dokumenthåndtering på tværs af de forskellige processer Diverse processer Skat_109 Central mulighed for på debitoren at kunne angive eller foretage opfølgning på dødsboer Diverse processer Skat_110 Ordinær integration mellem eskat og AX 2012 Diverse processer Skat_111 Processer i forbindelse med modtagelse af ændrede slutopgørelser fra eskat Diverse processer Skat_115 Mulighed for afstemning af fuldstændighed på integrationer i mellem eskat og AX 2012 fit fit til de data, der skal vises til de enkelte toldere De relevante oplysninger skal være til stede i det nye register gap Der henvises FRD Debitor, hvor det konkrete behov er afdækket gap Der henvises til overordnet strateginotat. gap Der henvises til afsnit Pain gap Der skal i designfasen sikres at alle informationer der udveksles via integrationer mellem eskat og AX 2012 kan afstemmes så man sikre at alle relevante data er sendt til opkrævning/udbetaling, og at der ikke har været dobbelt registreringer. 18 Risici N/A. Page 124 of 138

125 19 Forkortelser og definitioner Forkortelse Definition GAB Global adressebog i AX 2012 LW Fit Gap Løsningsworkshop Angiver at en proces/krav kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Angiver at en proces/krav ikke kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Page 125 of 138

126 20 Referencer og bilag 20.1 PowerPoint-slides InkassoPro fra LW Page 126 of 138

127 Page 127 of 138

128 Page 128 of 138

129 Page 129 of 138

130 20.2 PowerPoint-slides EG Public fra LW Page 130 of 138

131 Page 131 of 138

132 Page 132 of 138

133 Page 133 of 138

134 20.3 Lasernet-brochure Page 134 of 138

135 Page 135 of 138

136 Page 136 of 138

137 Page 137 of 138