Functional Requirements Document FRD Debitor

Transkript

1 Functional Requirements Document FRD Debitor ODM Version 1.0 Udarbejdet for: Det fællesoffentlige ERP-sekretariat Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland Udarbejdet af: Emir Šibić Page 1 of 90

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Figuroversigt... 5 Tabeloversigt Introduktion Formål I scope Ikke i scope Ændringshistorik Oversigt over forretningsprocesser Oprettelse og vedligeholdelse af debitorer Processer i scope Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af debitorer i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Fakturering og kreditnota Processer i scope Manuel fakturering Manuel/periodisk fakturering Automatisk fakturering Opsummering Ambitioner for området Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med fakturering og kreditnota i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Indbetaling og bogføring Processer i scope Page 2 of 90

3 Registrering af indbetaling (PBS/Nets) Registrering af indbetaling (Bank FI-kort/Overførsler) Registrering af indbetaling (Sullissivik) Registrering af indbetaling (Kommunekassen/betalingsterminal Bygder) Registrering af indbetaling (Kommunekassen/betalingsterminal - Byer) Opsummering Ambitioner for området Primære beslutninger Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med indbetaling og bogføring i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Renter og rykkere Processer i scope Rentetilskrivning Afskrivning (tab på debitor) Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med renter og rykkere i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav i to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Udbetaling af overskydende saldo Processer i scope Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af overskydende saldo i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Udbetaling af ydelser til borgere Processer i scope Page 3 of 90

4 9.2 Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af ydelser i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Kontoudtog Processer i scope Kontoudtog Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med kontoudtog i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Afstemning af debitor/finans Processer i scope Opsummering Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med afstemning af debitor/finans i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Samlet oversigt over identificerede gaps på Debitor-området Risici Forkortelser og definitioner Referencer og bilag PowerPoint-skærmbilleder fra AMC Direct Debit for AX 2012 fra Debitor LW Lasernet-brochure Page 4 of 90

5 Figuroversigt Figur 1: Kategoriseret procesflow på Debitor-området... 8 Figur 2: Debitorstamdataindstillinger fra fælles stamdataworkshop i uge Figur 3: Opret ny debitor-skærmbillede i AX Figur 4: Valg af skabelon i forbindelse med manuel oprettelse af ny debitor i AX Figur 5: Eksempel på en post i Global adressebog i AX Figur 6: Tjek i GAB ved oprettelse af ny debitor i standard AX Figur 7: Eksempel på relationsvisning på en debitorkonto i AX Figur 8: Eksempel på tidstyring af relationer i standard GAB Figur 9: Eksempel på fritekstfaktura i AX Figur 10: Opsætning af billing classifications i AX Figur 11: Billing code - opsætning af finanskontering Figur 12: Billing code - opsætning af sats Figur 13: Billing code - opsætning af custom fields Figur 14: Tilknytning til dokumenter i AX Figur 15: Opsætning af udskriftstyring/ for fritekstfaktura på debitor i standard AX Figur 16: Debitorbetalingskladde i AX Figur 17: Udligningsbillede med flere fakturaer markeret til udligning mod en indbetaling Figur 18: Funktion til udligning efter prioritet i betalingskladden Figur 19: Åben- og lukket-postredigering på debitorkonto Figur 20: Rentekodeopsætning i AX Figur 21: Tilknytning af rentekode på posteringsprofil (debitorgruppe- eller debitorkontoniveau) Figur 22: Tilknytning af rentekode og rykkerprocedure på billing classification Figur 23: Tilknytning af rentekode på en billing code Figur 24: Renteberegningskørsel Figur 25: Formen "Rentenota" Figur 26: Opsætning af rykkerprocedure i AX Figur 27: Rykkerkørselsdialog Figur 28: Formen "Udskriv/bogfør rykkere" Figur 29: Rykkere og renter fra debitorkonto Figur 30: Rykkere og renter fra formen "Rykkere" Figur 31: Kobling mellem en debitor og kreditor i AX Figur 32: Kørsel til flytning af overskydende saldi fra debitor til kreditor Figur 33: Illustration af processen for udbetaling af ydelser Figur 34: Børnebidrag overført fra debitorkonto Figur 35: Børnebidrag overført til kreditor og klar til udbetaling Figur 36: Kontoudtog fra debitor Figur 37: Dialog ifm. udskrift af kontoudtog Figur 38: Dialog afstemningsrapport mellem debitor-/finansmodulerne I AX Figur 39: Afstemningsrapport debitor/finans - uden detaljer Figur 40: Afstemningsrapport debitor/finans - med detaljer Figur 41: Aldersfordelt debitorsaldoliste Page 5 of 90

6 Tabeloversigt Tabel 1: Oversigt over alle processer på Debitor-området... 8 Tabel 2: Oversigt over alle processer for området "Oprettelse og vedligeholdelse af debitorer" Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af debitorer i AX Tabel 4: Oversigt over alle processer for området "Fakturering og kreditnota" Tabel 5: Identificerede gaps i forbindelse med fakturering og kreditnota i AX Tabel 6: Oversigt over alle processer for området "Indbetalinger og bogføring" Tabel 7: Identificerede gaps i forbindelse med indbetaling og bogføring i AX Tabel 8: Oversigt over alle processer for området "Renter og rykkere" Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med Renter og rykkere i AX Tabel 10: Oversigt over alle processer for området "Udbetaling af overskydende saldo" Tabel 11 Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af overskydende saldo Tabel 12:Oversigt over alle processer for området "Udbetaling af ydelser til borgere" Tabel 13: Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af ydelser Tabel 14: Oversigt over alle processer for området "Kontoudtog" Tabel 15: Identificerede gaps i forbindelse med kontoudtog Tabel 16: Oversigt over alle processer for området "Afstemning af debitor/finans" Tabel 17: Identificerede gaps i forbindelse med afstemning debitor/finans Tabel 18: Samlet oversigt over identificerede gaps på Debitor-området Tabel 19: Forkortelser og definitioner Page 6 of 90

7 1 Introduktion Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på Debitor-området og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er alle processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERP-sekretariatet og har resulteret i en oversigt af nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase. 1.1 Formål Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, samt at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene. 1.2 I scope Dokumentet omhandler kun Debitor-sporet. Derudover henvises der til afsnit Ikke i scope Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og dette dokument. 2 Ændringshistorik Version Dato Initialer Specifikation af ændringer EMSIB Nyt dokument startet EMSIB Færdig EMSIB/JADAM Review og inkorporering af Deep Dive indhold i dokumentet JOKHA Review foretaget EMSIB Rettelser foretaget på baggrund af review EMSIB Rettelser foretaget på baggrund af review fra Søren G. Nielsen fra ERP-sekretariatet EMSIB Lasernet produktblad tilføjet under referencer og bilag jf. aftale med Søren G. Nielsen fra ERP-sekretariatet. Page 7 of 90

8 3 Oversigt over forretningsprocesser Dette dokument dækker det overordnede forretningsflow på Debitor-området, herunder flere forskellige procesområder/grupperinger. Flowet er vist i figuren nedenfor. Figur 1: Kategoriseret procesflow på Debitor-området Oprettelse og vedligeholdelse af debitorer Fakturering og kreditnota Indbetaling Bogføring Renter og rykkere Udbetaling af overskydendesaldo og Udbetaling af ydelser Kontoudtog Afstemning debitorer/finans Det overordnede forretningsflow ovenfor dækker over en række specifikke processer på Debitor-området, som alle behandles i dette dokument. Den fulde oversigt over disse fremgår i tabellen nedenfor (Tabel 1: Oversigt over alle processer på Debitor-området). Processerne og beskrivelserne i oversigten nedenfor er udarbejdet af ERP's interne konsulenter i forbindelse med deres analysearbejde gennem de seneste to år. ERP benytter værktøjet Rapid Value, og nedenstående er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value tilbage fra uge 2, Denne oversigt har dannet grundlaget for det arbejde, EG, sammen med ERP-sekretariatet, har gennemført i løbet af vinter/forår 2015 i form af en række Deep Dives og løsningsworkshops. I forbindelse med planlægning og gennemførelse af Deep Dive og løsningsworkshops er der foretaget en klassificering af de enkelte processer i hhv. Høj, Mellem og Lav baseret på vurdering af de enkelte processers kompleksitet. Processerne, der er klassificeret som "L", bliver ikke behandlet i dette dokument. Disse behandles tidligst i projektets implementeringsfase. Desuden er processerne inddelt i kategorier, således processer, der er ens, behandles samlet. Eksempelvis er de specifikke processer omkring fakturering af diverse ydelser sammenlagt i en kategori med navnet "Fakturering" og beskrives samlet i denne FRD. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 1: Oversigt over alle processer på Debitor-området Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces- ID Forretningsproces EG - LW Kategori Finans M Modregning af debitorer DEBITOR Debitormodregning Skattestyrelsen M Omposteringer mellem A-skat og DEBITOR Afklares inden LW AMA Debitorer L Opret debitorer DEBITOR Opret/vedligehold debitor/kreditor Skattestyrelsen H Oprettelse, vedligeholdelse og afmelding af virksomhed DEBITOR Opret/vedligehold debitor/kreditor Finans L Foretage bogføring, bl.a. licenser DEBITOR Fakturering Debitorer H Udarbejde faktura DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering af sprængningstilladelser DEBITOR Fakturering Page 8 of 90

9 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces- ID Forretningsproces EG - LW Kategori Debitorer H Fakturering i Boligklagenævnet DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering i Radioforvaltning DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering i Telestyrelsen DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering på baggrund af tidsregistrering DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering af kollegieværelser DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering af jagttegn DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering af kvoter m.m. LULI DEBITOR Fakturering Debitorer H Fakturering af licenser til fiskeri kystnært og hav Debitorer H Fakturering af egenbetaling udenlandske turister, pårørende rejser Debitorer H Fakturering af husleje i styrelsens bygninger DEBITOR Fakturering DEBITOR Fakturering DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L Afgift /Nuuk DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen M Bogføring af miljøafgifter DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen M Bogføring af omposteringer motorafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L Fakturering af afgift for vand og is DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L Fakturering af havne- og krydstogtspassagerafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L Fakturering af hellefiskafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L Fakturering af makrelafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen H Fakturering af motorafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L Fakturering af rejeafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L Opkrævning og fakturering af B- DEBITOR Fakturering skat Debitorer M Modregne kreditnota DEBITOR Kreditnota Skattestyrelsen L PBS opkrævning motorafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L PBS-opkrævninger A-skat m.m. DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L PBS-opkrævninger automatafgift DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L PBS-opkrævninger B-skat DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L PBS-opkrævninger inkasso DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L PBS-opkrævninger restskat DEBITOR Fakturering Skattestyrelsen L PBS-opkrævninger selskabsskat DEBITOR Fakturering Debitorer L Fremsende faktura DEBITOR Fremsendelse af faktura Debitorer L Udarbejde/udsende kontoudtog DEBITOR Kontoudtog Debitorer H Registrering af indbetalinger DEBITOR Indbetaling/bogføring Page 9 of 90

10 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces- ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen M frivillig indbetaling DEBITOR Indbetaling/bogføring Skattestyrelsen H Afstemning af inkassosager DEBITOR Indbetaling/bogføring Skattestyrelsen M Bogføring af indbetaling via bank DEBITOR Indbetaling/bogføring Skattestyrelsen M Bogføring af indbetaling via dankortterminal DEBITOR Indbetaling/bogføring Skattestyrelsen M Bogføring af indbetaling via PBS DEBITOR Indbetaling/bogføring Debitorer M Betalingsplaner DEBITOR Betalingsplaner Debitorer M Delbetaling DEBITOR Indbetaling/bogføring Debitorer M Afskrivning DEBITOR Renter og rykker Debitorer H Rentetilskrivning DEBITOR Renter og rykker Debitorer L Rykker DEBITOR Renter og rykker Skattestyrelsen H Gennemføre automatisk rykkerprocedure DEBITOR Renter og rykker Skattestyrelsen H Rykkerkørsel DEBITOR Renter og rykker Skattestyrelsen M Rykning af lotteri- og automatafgift DEBITOR Renter og rykker Skattestyrelsen H Afgift refusioner DEBITOR Refusioner Skattestyrelsen H Udarbejde udbetalingsbilag borgere DEBITOR Refusioner Debitorer H Afstemning af debitorstatuskonto DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afklaring af debitorsaldoliste DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afklaring af debitorsaldoliste på selskabsskat DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af afgift for is og vand DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af B-skat - debitorer DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af Havne og krydstogtspassagerafgift DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af Hellefiskafgift DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen M Afstemning af Lotteri og automatafgift for enarmede tyveknægte DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af lotteriafgift DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af makrelafgift DEBITOR Afstemning debitor/finans Page 10 of 90

11 Funktionsområde (spor) Bearbejdning (H, M og L) Proces- ID Forretningsproces EG - LW Kategori Skattestyrelsen L Afstemning af miljøafgift DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen H Afstemning af motorafgift DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af rejeafgift DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen L Afstemning af stedkoder DEBITOR Afstemning debitor/finans Skattestyrelsen H Opfølgning overfor arbejdsgivere DEBITOR Afstemning debitor/finans 4 Oprettelse og vedligeholdelse af debitorer Procesområdet "Oprettelse og vedligeholdelse af debitorer" omhandler processerne i forbindelse med oprettelse og vedligeholdelse af debitorstamdata i AX Det inkluderer både private borgere, virksomheder, foreninger, udenlandske borgere, udenlandske virksomheder osv. Nedenfor vises en oversigt over de processer, der er defineret på området. Tabel 2: Oversigt over alle processer for området "Oprettelse og vedligeholdelse af debitorer" Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Opret debitorer I dag oplever man både i kommunerne og i Selvstyret, at den samme debitor kan være oprettet flere gange, og man derfor svært ved at identificere og afstemme den enkelte debitor. Ligeledes opleves det, at der ingen reference er mellem debitor i Selvstyret og debitor i kommunerne. I forbindelse med et nyt System påtænkes at skabe unikke identifikationer af debitorer, som udelukkende skal kunne oprettes på baggrund af to fællesoffentlige centrale registre CPR og GER (CVR). Nogle debitorer og kreditorer - typisk udenlandske - vil ikke være indeholdt i disse registre, men det skal alligevel være muligt at oprette dem som debitorer og kreditorer. Page 11 of 90

12 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Oprettelse, vedligeholdelse og afmelding af virksomhed Overordnet: I arbejdsgiverregisteret er samtlige arbejdsgivere med ansatte i Grønland oprettet (GER-nr.). Via en overførsel fra GER-registeret oprettes og ajourføres debitorer og arbejdsgivere i arbejdsgiverregisteret. I arbejdsgiverregisteret styres de månedlige redegørelser med A-indkomst, A-skat og AMA indberettet manuelt til Skattestyrelsen (skattestyrelsen taster selv data i en kladde) eller via Sulinal (arbejdsgiveren indtaster på website med overførsel til kladde i XAL). Når en kladde bogøres i oprettes poster i finans, debitor samt arbejdsgiverregister i XAL. I de fleste bogføringer sker registreringerne i en indberetningskladde, ved bogføringer anvender en bagvedliggende finanskladde. Der bogføres med oplysninger på posterne om skatteår samt skattekommune, samt at bogføring er sket gennem arbejdsgiverregisteret. Der kan dannes rykkere og foretages skønsmæssig ansættelse af manglende redegørelser. Skyldige beløb og indbetalinger styres via debitor. Når et finans/skatteår er omme indberetter arbejdsgiveren enten manuelt eller via Sulinal lønangivelse og lønsedler. Disse "bogføres" i XAL der dannes dog ikke poster med virkning i finans eller debitor data lageres i XAL. Der foretages efterfølgende afstemning mellem månedsredegørelserne og lønangivelser og lønsedler. Korrektioner foretages og bogføres. Der eksporteres data på lønangivelser og lønsedler til eskat og Grønlandsk Statistik. I arbejdsgiverkartoteket findes der ligeledes oplysninger om Selskabs- og udbytteskat -med opkrævninger og bogføring i finans og på debitor. Endelig administreres og styres arbejdsgiverregisteret sagsforløb på den enkelte arbejdsgiver, dvs. forskellige dokumenter, registreringsbevis og øvrige korrespondance til/fra arbejdsgiver. Arbejdsgiverregister opdateres manuelt i Skattestyrelsen. Nye data fødes i GER gennem oprettelse hos Skattestyrelsen. Virksomheden får et bevis på at virksomheden er oprettet i GER. Virksomheden skal dog søge igen for at få adgang til arbejdsgiverregisteret, og igen til Sulinal.gl. Det sker gennem tre forskellige blanketter på papir. Ingen integration med CVR. Ingen beregninger det er blot et stamdataregister. Det forventes, at GER-nr. registeret bliver et af de to fælles offentlige centrale registre. Det skal sikres, at Systemet kan integrere til Informatik, således at registreringer og referencer bliver entydige og unikke. 4.1 Processer i scope Proces er klassificeret som lav kompleksitetsniveau (L), men er medtaget i dette dokument, da den betragtes som grundlæggende i forhold de kommende procesområder i dette dokument, herunder fakturering og indbetaling osv. Som et led i strategien om at opnå bedre data i fremtidig ERP-system, har ERP-organisationen (styregruppen) tidligt i forløbet med EG truffet nogle overordnede beslutninger omkring stamdata, som har indflydelse på dette procesområde. I uge 5 blev der gennemført en workshop omkring fælles stamdata. I den forbindelse blev der truffet en beslutning om, at debitorstamdata i AX 2012 skal oprettes på baggrund en integration til CPR- og GER-registre. Ideen er at sikre opdaterede data på debitorer og undgå situationer, hvor en borger eller virksomhed bliver oprettet med flere debitorkonti i samme kommune eller i Selvstyret. Nedenfor vises indstillingerne vedr. debitorstamdata fra workshoppen i uge 5. Page 12 of 90

13 Figur 2: Debitorstamdataindstillinger fra fælles stamdataworkshop i uge 5 Processen håndterer også oprettelse og vedligeholdelse af udenlandske virksomheder og borgere, der som udgangspunkt ikke kommer fra et register og skal oprettes manuelt i AX Ændringer i stamdata er en del af denne proces. Proces omhandler oprettelse og vedligeholdelse af virksomheder i arbejdsgiverregisteret hos Skattestyrelsen. Arbejdsgiverregisteret bliver i fremtiden placeret i eskat-løsningen og ikke i AX 2012, hvorfor denne proces ikke bekrives i dette dokument. 4.2 Opsummering Der er ikke gennemført Deep Dive på procesområdet. 4.3 Beskrivelse af to-be-processer Proces blev gennemgået på Debitor-løsningsworkshop (Debitor LW) med henblik på at vurdere standard AX 2012-funktionalitet i forhold til behovet. Her blev der vist, hvordan man i AX 2012-standarden opretter en debitor manuelt via "Opret ny debitor"- skærmbilledet (se Figur 3: Opret ny debitor-skærmbillede i AX 2012). Page 13 of 90

14 Figur 3: Opret ny debitor-skærmbillede i AX 2012 Ved oprettelse af debitor er der i AX 2012 udelukkende krav om følgende stamdata: Debitorkonto Navn Debitorgruppe Valuta Land. Resten af stamdata, såsom adresse, bankkonto, køn m.m., er ikke "tvunget" i forbindelse med oprettelse af en debitor og skal påføres efterfølgende på debitorkortet. Behovet for yderligere felter på debitorkortet, samt at flere felter bliver "tvunget", blev drøftet. Der blev også gennemgået, hvordan man i AX 2012 kan anvende skabeloner for oprettelse af debitorer, hvorfra det er muligt at nedarve bestemte værdier (se Figur 4: Valg af skabelon i forbindelse med manuel oprettelse af ny debitor i AX 2012). Der blev konstateret, at der er behov for at nedarve yderligere felter fra skabelonen end det, standarden indeholder. Page 14 of 90

15 Figur 4: Valg af skabelon i forbindelse med manuel oprettelse af ny debitor i AX 2012 I forbindelse med oprettelse af debitor blev det på Debitor LW vist, at AX 2012 standard indeholder en global adressebog (GAB). GAB giver muligheden for at sikre, at personer/virksomheder kun oprettes én gang, og at der holdes styr på deres relationer i de forskellige regnskaber. GAB indeholder eksempelvis oplysninger om, hvorvidt en person er oprettet som debitor i et eller flere regnskaber (Selvstyret/kommunerne) og evt. som kreditor i andre regnskaber. Figur 5: Eksempel på en post i Global adressebog i AX 2012 I forbindelse med oprettelse af en ny debitor kontrollerer AX 2012 ved indtastning af navn, om dette findes i GAB i forvejen. Hvis navnet findes i GAB, har brugeren mulighed for at vælge det og dermed nedarve de oplysninger, der findes i GAB, til debitorkontoen, herunder bl.a. adresse- og kontaktoplysninger (se Figur 6: Page 15 of 90

16 Tjek i GAB ved oprettelse af ny debitor i standard AX 2012). Hvis brugeren vælger at oprette ny post i GAB, er det stadig muligt at oprette en borger dobbelt. Der blev drøftet et behov for yderligere oplysninger i GAB samt en strammere styring af stamdata for at leve op til stamdatastrategien i afsnit 4.1. En strammere styring/datakontrol skal primært ske på CPR-/GER-numre. Figur 6: Tjek i GAB ved oprettelse af ny debitor i standard AX 2012 Derudover blev det vist, hvordan der oprettes adresse- og kontaktoplysninger, kontaktpersoner og bankkonti på debitorer. Behov for kontrol af bankkontonummer (antal cifre) blev drøftet. Der er ikke nogen kontrol i standard AX Meddebitorbegrebet blev drøftet og defineret i forbindelse med gennemgang af kontaktpersoner. Koblingen mellem en borgers/virksomheds debitorkonto og kreditorkonto i AX 2012 blev også gennemgået og behov for begge konti drøftet (relevant i forbindelse med udbetaling af overskydende saldi samt offentlige ydelser via kreditormodulet). Muligheden for at importere kontaktoplysninger (telefon m.m.) fra Tele Greenland blev drøftet, men er out of scope. ERP-sekretariatet arbejder videre med ideen i en senere fase. Endvidere blev der på Debitor LW besluttet, at ERP-sekretariatet skal skabe et overblik over, hvilke andre offentlige registre der muligvis skal integrereres til. Disse er dog out of scope i fase 1. Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af debitorer i AX 2012 Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med oprettelse af debitorer i AX 2012 Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Deb_001 Integration til CPR-/GER-registre gap Der skal udvikles en integration mellem AX 2012 og CPR-/GER-registre. Herudover henvises der til afsnit Deb_002 Manglende oplysninger i standard GAB i AX 2012 gap GAB udvides med flere felter. Hvis oplysning om konkurs, under afvikling eller dødsbo, markeres dette i debitorstamdata. Håndteres via integration til Page 16 of 90

17 CPR/GER. Se afsnit Deb_003 Manglende oplysninger på debitorkonto gap Debitorkortet skal udvides med flere felter. Hvis oplysning om konkurs, under afvikling eller dødsbo, markeres dette i debitorstamdata. Hvis muligt, håndteres det via integration til CPR/GER. Se afsnit Deb_004 Deb_005 Deb_006 Deb_007 Udvidelse af påkrævede felter ved oprettelse af debitorer Udvidelse af skabeloner til oprettelse af debitorer med nye påkrævede felter Automatisk oprettelse af kreditorkonto på baggrund af debitorkonto Meddebitorer på debitorkonti (ægtefæller, ejere af enkeltmandsvirksomheder). Eksempel: CPR skal default registreres, hvis det findes i GER/CVR på en enkeltmandsvirksomhed. gap I forbindelse med oprettelse af debitor skal der være flere tvungne felter (mandatory felter) på debitorkortet. Specifikation af hvilke felter udarbejdes i forbindelse med designfasen. gap I forbindelse med oprettelse af debitor via skabeloner skal evt. nye felter på debitorkortet kunne arves fra skabeloner. Specifikation af hvilke felter udarbejdes i forbindelse med designfasen. gap Der skal udvikles en funktion til automatisk oprettelse af kreditorkonto på baggrund af debitorkonto og relation mellem de to konti. Se afsnit gap Der skal udvikles en ny type relation i GAB = Meddebitor. Det skal være muligt at oprette en kontaktperson på debitor af typen Meddebitor. Denne skal vises i en factbox på en debitorkonto. Herudover henvises der til afsnit Deb_008 Bankkonto fra e-skat skal med over i debitormodul ifm. udbetaling gap I forbindelse med udbetaling af udvalgte ydelser skal debitors bankkontonummer kunne overstyres med en bankkonto fra eskat-systemet på den enkelte ydelse (faktura/kreditnota). Dette forudsætter, at bankkontonummeret bliver leveret som en del af fakturagrundlaget fra eskat-integrationen. Det skal være muligt at opsætte bankkonti på debitor pr. billing classification. Herudover henvises der til afsnittet om fakturering. Deb_009 Validering af bankkonti på debitor gap Der skal udføres en validering af bankkonti i forbindelse med oprettelse af bankkonto på debitor. Hermed menes validering af bankoplysninger ud fra nogle overordnede regler (antal cifre osv.). Reglerne defineres nærmere i designfasen. Deb_010 Workflow ved ændring af stamdata på debitor gap Der skal defineres og udvikles et workflow i AX 2012 ved ændring af udvalgte stamdata på en debitorkonto (eksempelvis bankkonto) Deb_011 Deb_012 Koncern fakturering (virksomheder med flere filialer Kontrol på CPR/GER nummer (unik ID) i forbindelse med manuel oprettelse af debitor fit Løses standard via en debitorkonto pr. filial, der peger på en overordnet faktureringskonto. Alle fakturaer/posteringer bogføres udelukkende på den overordnede konto. gap I forbindelse med oprettelse af ny debitor skal AX 2012 kontrollere på hhv. CPR-nummer eller GERnummer i GAB, således det ikke er muligt at oprette en borger/virksomhed som debitor to gange i samme regnskab. Specifikation udarbejdes i forbindelse med designfasen. Page 17 of 90

18 N/A. N/A. Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Integration mellem AX 2012 (GAB) og CPR-/GER-registre Processen omkring oprettelse og vedligeholdelse af debitorstamdata skal i fremtiden løses via en integration til hhv. CPR-registeret og GER-registeret 1. Målet er at automatisere så meget som muligt via den integration, der skal udvikles til formålet. Manuel oprettelse af debitorer skal stadig være muligt, men skal underlægges det samme regelsæt. Her mangler der en afklaring af situationen med udenlandske borgere/virksomheder, som ikke kommer fra ovennævnte registre, med henblik på, hvordan disse skal håndteres i AX 2012, således de får unikke ID'er. ERP-sekretariatet arbejder med dette frem til designfasen. Et grundlæggende element i løsningen af denne proces i AX 2012 er den globale adressebog (GAB). GAB er en tabel i AX 2012, som er delt på tværs af regnskaber og indeholder alle adresseoplysninger, der oprettes for følgende relationstyper (de grå relationstyper er irrelevante for løsningen): Debitorer Kreditorer Kontaktpersoner Kundeemner (CRM) Leverandøremner (CRM) Konkurrenter (CRM) Medarbejdere (HR) Ansøgere (HR) GAB holder styr på de enkelte posters relationer i de forskellige regnskaber. En borger kan således være oprettet både som debitor og kreditor eller medarbejder i et eller flere regnskaber, men har kun én unik post i GAB, hvilket gør det muligt at se alle relationerne for den pågældende borger på tværs af regnskaber. Standard AX 2012 understøtter den stamdatastrategi, der er valgt, men der skal bygges flere regler ind i løsningen. Der skal udvikles en integration mellem GAB i AX 2012 og CPR-/GER-registre jf. beslutningen om fælles stamdata. Integrationen skal sikre, at samtlige borgere (CPR) og virksomheder/foreninger (GER) oprettes automatisk i GAB med et unikt ID. CPR-nummer og GER-nummer skal være påkrævet i GAB og kan muligvis anvendes som det unikke ID (afgøres i designfasen). Data i GAB, som kommer fra de to offentlige registre, skal opdateres automatisk (adresseændringer m.m.). Data ejes således af CPR- og GERregistre og bliver opdateret i GAB via periodiske kørsler. Den detaljerede beskrivelse af krav til denne inte- 1 Der arbejdes aktivt på en overgang fra GER-registeret til CVR-registeret i fremtiden, hvilket kan have indflydelse på den integration, der skal udvikles i implementeringsfasen. Dette dokument benytter udtrykket GER-registeret, da det er det aktuelle virksomhedsregister i Grønland i skrivende stund. Page 18 of 90

19 gration er ikke udarbejdet i skrivende stund og skal først behandles i designfasen. Der henvises i øvrigt til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnit om hhv. CPR og GER. Både i forbindelse med den automatiske eller manuelle oprettelse af debitorer skal der kontrolleres på CPR- /GER-nummerniveau for at sikre, at borgere /virksomheder ikke oprettes flere gange i samme regnskab. Desuden skal der i løsningen tages højde for, at visse debitorer starter med at blive oprettet manuelt (eksempelvis udenlandske virksomheder/borgere) og kan efterfølgende blive en del af CPR-/GER-registre. Løsning af denne udfordring vil afhænge af, hvordan ERP-sekretariatet vælger at løse håndtering af udenlandske borgere/virksomheder jf. stamdataindstillingerne fra uge 5 (se afsnit 4.1) Tvungne oplysninger i GAB og på debitorkonti For at kunne leve op til de krav, der stilles i den fremtidige proces, er der konstateret behov for, i forbindelse med oprettelse af debitorer, at stille krav om udfyldelse af yderligere oplysninger 2 (via integration eller manuelt). Der er bl.a. tale om følgende oplysninger (de grå felter skal som udgangspunkt ikke være tvunget): CPR-nummer/GER-nummer Adresse Køn Konkursbo? Dødsbo? Bankkonto? GAB skal tilpasses, således flere felter er "tvungne" ifm. oprettelse af nye poster. Det er nødvendigt at belyse, hvilke specifikke regler der er gældende ved oprettelse af debitorer i AX 2012, og om oplysningerne forefindes. Eksempelvis er det ikke hensigtsmæssigt at gøre bankkonto til en tvunget oplysning i GAB (blev drøftet på LW), hvis CPR-/GER-registre ikke kan levere den oplysning. Dette eksempel ville medføre, at der ikke oprettes en post i GAB via integrationen. ERP-sekretariatet arbejder videre med denne afklaringsopgave frem til designfasen Udvidelse af debitorkortet Der er følgende behov for tilpasninger af standard AX 2012 i forbindelse med oprettelse af nye debitorer: Der skal laves en tilpasning i GAB, hvor der tilføjes nye felter, som ikke findes i standard AX 2012, men findes i CPR-registeret og er et krav (se eksempler i afsnit ) Der skal laves en tilpasning på debitorkortet, hvor der tilføjes nye felter, som ikke findes i standard AX 2012, men findes i CPR-registeret og er et krav Der skal laves en tilpasning på debitorkortet, hvor flere felter gøres tvunget af systemet i forbindelse med oprettelse af nye debitorer (eksempelvis adresse) Der skal laves en tilpasning, der udvider debitorskabelonen med de nye tvungne felter på debitorkortet, således disse kan arves fra en debitorskabelon. 2 Den udtømmende liste over påkrævede felter udarbejdes først i implementeringsfasen i forbindelse med designworkshops på området. Page 19 of 90

20 Oprettelse af kreditor ifm. oprettelse af debitor I forbindelse med udbetaling af overskydende saldo på debitor eller udbetaling af ydelser til borgere via kreditormodulet er der konstateret behov for at oprette en kreditorkonto samtidigt med debitorkontoen for alle aktive borgere. Følgende er konstateret: Der skal udvikles en funktionen til automatisk oprettelse af kreditor i forbindelse med oprettelse af debitor Funktionen skal være underlagt de stamdataregler, der er beskrevet for kreditor i Kreditor FRD Funktionen skal skabe kobling mellem debitor- og kreditorkonto via standardfeltet på debitorkonto. Denne løsning er en forudsætning for processen for udbetaling af ydelser til borgere, der er beskrevet i afsnit 9. Derudover henvises der til Kreditor FRD Meddebitor Der er i selvstyret og kommuneren behov for at kunne angive en meddebitor på en debitorkonto. Begrebet "meddebitor" bruges til at fastslå situationer, hvor flere personer kan hæfte for den samme fordring. Eksempelvis kan der ved udbetaling af overskydende skat til en person (CPR) modregnes, hvis en meddebitor (enkeltmandsvirksomhed) skylder noget til Selvstyret. Denne mulighed er ikke standard i AX Kravet om meddebitor løses ved, at: Der udvikles en ny relationstype i GAB med navnet "Meddebitor" Det skal være muligt at opsætte en eller flere relationer af typen Meddebitor på en debitorkonto (på samme måde som kontaktpersoner) Meddebitorer skal vises som relation på en debitorkonto (se eksempel i Figur 7: Eksempel på relationsvisning på en debitorkonto i AX 2012) Det skal være muligt at datostyre meddebitorer på en debitorkonto (se eksempel i Figur 8: Eksempel på tidstyring af relationer i standard GAB). Oplysningen om meddebitor skal bruges ifm. kreditormodregning, løntræk og afdragsordninger og er ikke relevant på alle debitorposteringer. Anvendelse af meddebitor i de relevante processer er ikke beskrevet i dette dokument. Der er blot defineret, hvordan meddebitorbehovet løses på en debitorkonto. Derudover henvises der til de specifikke processer, hvor det er relevant. Page 20 of 90

21 Figur 7: Eksempel på relationsvisning på en debitorkonto i AX 2012 Figur 8: Eksempel på tidstyring af relationer i standard GAB Page 21 of 90

22 Andre spor Automatisk oprettelse af kreditor i forbindelse med oprettelse af debitor og de nærmere regler for, hvornår det skal ske, bliver også beskrevet i Kreditor FRD-dokumentet. Nøgledata på området Nøgledata på området er: Den globale adressekartotek (GAB) Debitorer Kontaktpersoner Relationer Kreditorer. N/A. Øvrige bemærkninger Page 22 of 90

23 5 Fakturering og kreditnota Procesområdet "Fakturering og kreditnota" omfatter det fulde faktureringsflow, startende med fakturagrundlaget (manuelt eller fra sub-systemer), til og med bogføring/udstedelse faktura i AX Procesområdet omfatter følgende specifikke processer. Tabel 4: Oversigt over alle processer for området "Fakturering og kreditnota" Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Udarbejde faktura Kommunerne: I kommunerne vil forvaltninger/afdelinger udelukkende sagsbehandle, herunder føde data til mulig fakturering. Fakturering foretages ikke i forvaltning/afdeling, men altid fra centralt hold. Der faktureres for en række ydelser med forskellige intervaller og betalingsbetingelser - der leveres til både borgere og erhvervsliv, fx brugerbetalinger som forfalder med faste intervaller (forældrebetalinger på dagstilbud, renovationsbetalinger etc.) Brugerbetalinger som forfalder efter ydelse (byggesagsgebyrer og lignende). Selvstyret: Omfanget og karakteren af faktureringen er meget forskellig. Der skelnes mellem to grupper af fakturering, masse fakturering, hvor der fx der i Råd og Nævn laves årlige faktureringer af radiolicenser, som er en stor mængde faktura på en navngiven licens til en navngiven person, og enkelt fakturering hvor der faktureres en specifik faktura til en specifik person fx faktureres der i SANA nogle gange en ydelse til en person en gang. Selve faktureringen foretages af DcR. Informationerne om den enkelte faktura er tidligere modtaget af DcR på forskellige måder, fx ved at faktura laves på papir i hånden, scannes og sendes i mail til DcR. Det er i dag muligt at oprette fakturaen i IRIS, hvorefter DcR fortager den endelige fakturering. Enheder kan i dag oprette en ordre i XAL til massefakturering, som debitorafdelingen i DCR udskriver og udsender. Ved massefaktureringer skal der være en entydig identifikation, som skal kunne genkendes af både systemet og bankens systemer. Råstofstyrelsen har eget bogholderi som håndterer alle debitorprocesser for deres eget område - se afsnittet "Råstofstyrelsen" Fakturering af sprængningstilladelser Fælles: Både i kommunerne og i Selvstyret gælder det, at faktureringsgrundlaget skal bygge på et opdateret takstkatalog, således at opgaven med at fakturere til de rigtige takster - og for den rigtige periode, antal dage osv. gøres uafhængig af den enkelte persons evne til at huske og tælle dage. På samme måde skal udbetaling af ydelser til borgeren ske på baggrund af et opdateret ydelseskatalog - dette gælder primært for kommunerne. Sagsbehandling Fakturering i Boligklagenævnet Fakturering i Radioforvaltning Fakturering i telestyrelsen Fakturering på baggrund af tidsregistrering Page 23 of 90

24 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Fakturering af Jagttegn Ansøgningsproces til jagtbeviser fungerer gennem webservices (Sullissivik og Erhvervsportalen), der føder data til LULI Fakturering af kvoter mm LULI Fakturering af licenser til fiskeri kystnært og hav Foretage bogføring bl.a. licenser Fakturering foregår i LULI. Registreres i XAL ved betaling. Der er ingen integration mellem XAL og LULI. Når der udskrives en licens, udskrives der et girokort i LULI. Når girokortet er betalt, kommer der en fil i banken der indlæses i LULI. Faktura registreres i XAL ved betaling. Lovændring betyder, at der pt. ikke skal faktureres for fiskerilicenser. Der skal laves fakturaer og rykkere på engelsk det skal laves manuelt da XAL kun kan håndtere skabeloner på dansk og grønlandsk. Mangler engelske skabelontekster med IBAN og Swift-nr. Da det kan tit give problemer, for udenlandske selskaber. Laver i spidsbelastninger regninger om dagen. Værst efter hvert kvartal. Der bruges ca. en uge om året på ekstraarbejde i forbindelse med kursreguleringer (dollar) og en uge om året på ekstraarbejde på grund af manglende engelske skabeloner samt dobbelt bogføringer, da regningsmodulet ikke kan bogføre direkte til timesag systemet Fakturering af egenbetaling - Udenlandske turister, pårørende rejser Fakturering af husleje i styrelsens bygninger Afgift /Nuuk Påligning af afgift ifm. vare fra Danmark/udland som ikke kommer via Aalborg Bogføring af miljøafgifter Miljøafgifter bogføres på baggrund af oplysninger fra??. Miljøafgifter faktureres ikke men?? Bogføring af Omposteringer - motorafgift Fakturering af motorafgift Faktura sendes til PBS Opkrævning og fakturering af B-skat Dette er en almindelig fakturering, hvor XAL på baggrund af eskat, laver 10 FI kort, som sendes til B-skatteyderen Fakturering af Havne og krydstogtspassagerafgift Fakturering af Rejeafgift Der svares afgift på rejer til landskassen i henhold til Landstingslov nr. 20 af 25. oktober 1990 om afgift på rejeafgift. Personer eller selskaber, der har licens til rejefiskeri med grønlandske indregistrerede skibe, herunder indchartrede skibe, svarer afgift af salgsprisen for de afgiftspligtige rejer (afgiftsgrundlaget).rejeafgiftsprocenten er en variabel procentdel, der fastsættes for et kvartal ad gangen på grundlag af et indeks, der tager sit udgangspunkt i erhvervets gennemsnitlige salgspriser for de afgiftspligtige rejer. Indekset, der danner grundlag for den variable procentdel, fastsættes ud fra de seneste 4 kvartalers gennemsnitlige salgspris pr. kilo afgiftspligtige rejer, der er opfisket med grønlandsk indregistrerede trawlere. Indekset omfatter de gennemsnitlige salgspriser pr. kilo afgiftspligtige rejer for 4 fortløbende kvartaler, således at indekset, der danner baggrund for rejeafgiften for januar kvartal 2009, fastsættes på baggrund af de gennemsnitlige salgspriser pr. kilo afgiftspligtige rejer i oktober kvartal 2007 og i januar, april og juli kvartal 2008Indekset er sat til 100,00 ved en gennemsnitlig salgspris pr. kg. afgiftspligtige rejer på 13,00 kr. Det kan maksimalt være 450,00 - hvorved det fastfryses Fakturering af Makrelafgift Page 24 of 90

25 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Fakturering af Hellefiskafgift Der svares afgift af hellefisk til Landskassen ud fra Inatsisartut lov nr. 11 af 3. december 2012, om afgift på hellefisk i det havgående fiskeri. Virksomheder eller personer, der har kvoter til hellefiskeri med grønlandsk indregistrerede skibe, herunder indchartrede skibe, svarer afgift af salgsprisen for de afgiftspligtige hellefisk. Hellefiskeafgiften reguleres kvartalsvis med den relative udvikling for hellefisk i forhold til olieprisen i danske kroner. Den relative prisudvikling beregnes af gennemsnitsprisen af 2 af de 3 forudgående kvartaler. Prisudviklingen for hellefisk tager udgangspunkt i salgs- og eksportpriser for hellefisk fra Grønlands. Prisudviklingen for olie tager udgangspunkt i udviklingen for brentolie. Prisudviklingen for hellefisk vægtes med 1/1,6667 og olie vægtes med 1/4,454Rederierne afleverer ved udgang af hvert kvartal reje- og hellefisk anmeldelse med beløb. Indbetalingen og anmeldelsen skal afleveres senest den sidste hverdag i den efterfølgende måned. Når Skattestyrelsen får pengene, laves en fakturering på rederiet. Intet kartotek. Det er ren finans Fakturering af afgift for vand og is Er et meget lille område. Der opkræves afgifter for kommerciel anvendelse af Is og Vand. Opkrævning af afgifter for Is og Vand sker ved udstedelse af faktura. Fakturering af kollegieværelser PBS-opkrævning Motorafgift Opkrævninger sker via PBS PBS-opkrævninger A-skat mm PBS-opkrævninger Automatafgift Hvert kvartal udstedes fakturaer ud fra registreringer i automatkartoteket. Selve opkrævning sker med hjælp fra regnskabskontoret som sender opkrævningsfil til PBS PBS-opkrævninger B-skat PBS-opkrævninger Inkasso PBS-opkrævninger Restskat På baggrund af beregnede rest- og overskydende skatter laves pbs-opkrævninger PBS-opkrævninger Selskabsskat Modregne kreditnota Debitorer skal på kontoudtog kunne se hvordan kreditnotaer, indbetalinger og redigering af åbne poster er behandlet, og dermed få en specificeret indsigt i hvad saldo består af Fremsende faktura Kommunerne: Faktura udarbejdes, udskrives, lægges i en kuvert og fremsendes manuelt med post til debitor. Udstedelse af kreditnota. I tilfælde af at tilgodehavende er send til inddrivelse, skal oplysning om udarbejdelse af kreditnota sendes manuelt til inddrivelse. Det bør tilstræbes at sende både faktura og kreditnota elektronisk, hvorfor elektroniske oplysninger bør registreres på alle debitorer. Selvstyret: Nogle fakturaer sendes på post, andre sendes pr. mail via XAL hvis der tilføjet mailadresse på debitoren. fx faktura til kommunerne. Det er ikke alle faktura der fremsendes med FI-kort. Opkrævningsfil sendes til PBS i Danmark. Det vil sige at de fleste fakturaer udsendes med post i dag. Page 25 of 90

26 5.1 Processer i scope Der udarbejdes i dag mange forskellige former for fakturering af borgere og virksomheder. Fremadrettet vil alle former for fakturering kunne opdeles i følgende grupperinger: Manuel fakturering Manuel/periodisk fakturering Automatisk fakturering. Manuel fakturering Manuel fakturering Slut Central enhed Decentral enhed Debitor Start 1 Debitor henvendelse nej ja 2 Henvendelse om ydelse/ indberetning 3 Behov for sagsbe handling? ja 4 Sagsbehandling nej 5 Elektronisk reg. af fakturagrundlag i system 6 Findes stamdata? nej 7 Oprettelse/ vedligehold af stamdata ja 8 Behov for godkendelse? nej ja 9 Kontrol/ godkendelse 10 Bogføring af faktura 12 Modtagelse af elektronisk faktura 11 Elektronisk fremsendelse af faktura Kommentar til processen: Manuel fakturering Kommentarer Start: En borger eller virksomhed henvender sig om en ydelse/indberetning Slut: Fremsendelse af faktura til borgeren eller virksomheden Aktivitet Kommentarer 1 Fakturering af en borger eller virksomhed kan både ske ad hoc på baggrund af en henvendelse om en ydelse/indberetning eller på baggrund af en ydelse/indberetning, der er udført tidligere. 2 Borgeren eller virksomheden henvender sig om en ydelse/indberetning. 3-4 For kommunernes vedkommende kan der være behov for noget sagsbehandling, inden selve faktureringsgrundlaget oprettes. 5 I de tilfælde, det overhovedet er muligt, skal faktureringsgrundlaget oprettes direkte i AX Det vil sige, at der arbejdes på at afskaffe manuelle blanketter/papir, som benyttes til at registrere oplysninger omkring fakturering, som derefter indtastes i systemet. Page 26 of 90

27 I forbindelse med oprettelse af faktureringsgrundlaget skal der være mulighed for at vælge ydelse til fakturering ud fra et ydelses-/takstkatalog, som skal minimere den personafhængighed, der er i dag i forhold til valg af ydelse og efterfølgende beregning af pris. Faktureringsgrundlag skal indeholde betalingsterminer, forældelse, udløb, CPR, GER, ydelse (herunder kontering), diverse bemærkninger m.m. Faktureringsgrundlag skal indeholde beskrivelse af, hvad faktura omhandler diversekode må ikke benyttes. Faktureringsgrundlag = faktura. 6-7 Faktureringsgrundlag verificeres i AX før fakturering. Systemet foretager kontrol af indtastede værdier (debitor, ydelse m.m.). Hvis en debitor eller ydelse ikke eksisterer, skal der foregå en oprettelse/vedligeholdelse af stamdata (procedure for dette skal afklares). 8-9 Afhængig af enhed foretages kontrol af faktureringsgrundlag ( godkender). 10 Når faktureringsgrundlaget er registreret, bogføres fakturaen i AX Afhængigt af opsæt på den enkelte debitor fremsendes fakturaen elektronisk (Nets, , OIO UBL) til debitoren (borger eller virksomhed). Nets er ikke fuld løsning, andre med FI-kort. Der vil stadigvæk være mulighed for at danne en fysisk faktura, som kan fremsendes manuelt. Manuel/periodisk fakturering Processen er identisk med manuel fakturering, dog fremkommer der en række funktionalitetskrav i aktivitet 5 (elektronisk registrering af faktureringsgrundlag), som ikke forefindes i den manuelle faktureringsproces. Manuel/periodisk fakturering Slut Central enhed Decentral enhed Debitor Start 1 Debitor henvendelse nej ja 2 Henvendelse om ydelse/ indberetning 3 Behov for sagsbe handling? ja 4 Sagsbehandling nej 5 Elektronisk reg. af fakturagrundlag i system 6 Findes stamdata? nej 7 Oprettelse/ vedligehold af stamdata ja 8 Behov for godkendelse? nej ja 9 Kontrol/ godkendelse 10 Bogføring af faktura 12 Modtagelse af elektronisk faktura 11 Elektronisk fremsendelse af faktura Page 27 of 90

28 Kommentar til processen: Manuel/periodisk fakturering Kommentarer Start: En borger eller virksomhed henvender sig om en ydelse/indberetning Slut: Fremsendelse af faktura til borgeren eller virksomheden Aktivitet Kommentarer 1 Fakturering af en borger eller virksomhed kan både ske ad hoc på baggrund af en henvendelse om en ydelse/indberetning eller på baggrund af en ydelse/indberetning, der er udført tidligere. 2 Borgeren eller virksomheden henvender sig om en ydelse/indberetning. 3-4 For kommunernes vedkommende kan der være behov for noget sagsbehandling, inden selve faktureringsgrundlaget oprettes. 5 I de tilfælde, det overhovedet er muligt, skal faktureringsgrundlaget oprettes direkte i AX Det vil sige, at der arbejdes på at afskaffe manuelle blanketter/papir, som benyttes til at registrere oplysninger omkring fakturering, som derefter indtastes i systemet. I forbindelse med oprettelse af faktureringsgrundlaget skal der være mulighed for at vælge ydelse til fakturering ud fra et ydelses-/takstkatalog, som skal minimere den personafhængighed, der er i dag i forhold til valg af ydelse og efterfølgende beregning af pris. Faktureringsgrundlag skal indeholde betalingsterminer, forældelse, udløb, CPR, GER, ydelse (herunder kontering), diverse bemærkninger m.m. Faktureringsgrundlag skal indeholde beskrivelse af, hvad faktura omhandler diversekode må ikke benyttes. Faktureringsgrundlag = faktura. I forbindelse med ydelser, hvor der efterfølgende skal ske periodisk fakturering, skal der være mulighed for markering/opsætning af hyppigheden (eks. måned, kvartalsvis eller årlig fakturering) for de typer af ydelser, der skal faktureres periodisk. 6-7 Faktureringsgrundlag verificeres i AX 2012 før fakturering. Systemet foretager kontrol af indtastede værdier (debitor, ydelse m.m.). Hvis en debitor eller ydelse ikke eksisterer, skal der foregå en oprettelse/vedligeholdelse af stamdata (procedure for dette skal afklares). 8-9 Afhængigt af enhed foretages kontrol af faktureringsgrundlag ( godkender). 10 Når faktureringsgrundlaget er registreret, bogføres fakturaen i AX Afhængigt af opsæt på den enkelte debitor fremsendes fakturaen elektronisk (Nets, , OIO UBL) til debitoren (borger eller virksomhed). Nets er ikke fuld løsning, andre med FI-kort. Der vil stadigvæk være mulighed for at danne en fysisk faktura, som kan fremsendes manuelt. Page 28 of 90

29 Automatisk fakturering Automatisk fakturering Debitor Central enhed Økonomisystem (AX) Sub-system Start 1 Ajourføring af grunddata 2 Dannelse af faktureringsgrundlag 3 Indlæsning af faktureringsgrundlag 4 Validering ok? ja 6 Bogføring af faktura nej 5 Automatisk afvisning/besked 7 Elektronisk fremsendelse af faktura 8 Modtagelse af elektronisk faktura Slut Kommentar til processen: Automatisk fakturering Kommentarer Start: En medarbejder ajourfører grunddata i et subsystem (fagsystem) som grundlag for fakturering af en ydelse/indberetning Slut: Fremsendelse af faktura til borgeren eller virksomheden Aktivitet Kommentarer 1-2 En medarbejder ajourfører grunddata i et subsystem (fagsystem) som grundlag for fakturering af en ydelse/indberetning. Ansvaret for kontrol af faktureringsgrundlag skal foretages i subsystemet (fagsystem). 3 Når faktureringsgrundlaget er dannet i subsystemet, skal der foretages en automatisk indlæsning af faktureringsgrundlaget i AX Det er kun for de subsystemer (fagsystemer), hvor der bygges en integration, at faktureringsgrundlaget kan oprettes automatisk i AX Der kan derfor stadigvæk være behov for i nogle tilfælde at oprette faktureringsgrundlaget manuelt i AX 2012, der, hvor der ikke laves en integration. 4-5 AX 2012 foretager automatisk afstemning/validering med efterfølgende dannelse af fejlliste. Hvis fejl, returneres der automatisk til subsystem (fagsystem). Page 29 of 90

30 6 Når faktureringsgrundlaget er registreret, bogføres fakturaen i AX Afhængigt af opsæt på den enkelte debitor fremsendes fakturaen elektronisk (Nets, , OIO UBL) til debitoren (borger eller virksomhed). Nets er ikke fuld løsning, andre med FI-kort. Der vil stadigvæk være mulighed for at danne en fysisk faktura, som kan fremsendes manuelt. 5.2 Opsummering Fakturering er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument. I forhold til hvert punkt fremgår, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt udenfor nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene. Ambitioner for området Afklaring af 3 typer af fakturering (forretning): Manuel fakturering (system) Faktureringsgrundlaget indtastes manuelt af brugeren ad hoc. Der tages ikke hensyn til, hvilken type fakturering i systemet der anvendes, men blot til, at faktureringsgrundlaget kommer fra brugerens input og ikke fra AX 2012 eller andre sub-systemer. Manuel/periodisk fakturering (system) Faktureringsgrundlaget er oprettet i AX 2012, og der skal genereres en tilbagevendende faktureringskørsel (igangsættes af en bruger i AX 2012 på eksempelvis måneds-, kvartals-, eller årsbasis), Fakturering automatisk (system) Faktureringsgrundlag kommer fra et sub-system udenfor AX 2012 (fx eskat), og der genereres data til AX 2012 via en integration, som opretter fakturajournaler i AX 2012 og fakturerer dem i en automatisk kørsel. Processen for manuel fakturering og manuel/periodisk fakturering er identisk (system) Den eneste forskel er, at der ved oprettelse af faktureringsgrundlaget, første gang, skal være mulighed for markering/opsætning af hyppigheden (fx månedsvis, kvartalsvis eller årlig fakturering) for de typer af ydelser, der skal faktureres periodisk (system) Udarbejdelse af fakturagrundlag Faktureringsgrundlaget registreres systemmæssigt decentralt (integration) Fakturering af ydelser skal baseres på takstkataloger (eksempelvis børnepasning) for at gøre processen uafhængig af enkelte personer (viden skal deles, herunder rigtige perioder og tælle dage) (system) Page 30 of 90

31 Der, hvor det er muligt, hentes data fra fælles kartoteker som grundlag for fakturering (stamdata) (system) (integration) Nem adgang til faktura og grundlag efter fakturering er foretaget (både centralt og decentralt) (system) Generering af faktura Faktureringen foregår centralt hos ØS og DcR for hhv. kommunerne og Selvstyret (system) Der, hvor det er muligt, hentes data fra fælles kartoteker som grundlag for fakturering (stamdata) (system) (integration) Afsendelse af faktura til debitor (system) Alle fakturaer bør sendes elektronisk, hvorfor elektroniske oplysninger bør registreres på alle debitorer Nets (system) (system) OIO UBL (system) Primære beslutninger Accept tværs af kommuner, Selvstyre og Skattestyrelsen om 3 grupperinger af fakturering, hvorunder alle typer indgår (forretning): Manuel oprettelse faktureringsgrundlaget indtastes manuelt af brugeren ad hoc (system) Manuel/periodisk kørsel grundlaget er oprettet i AX 2012, og der er en tilbagevendende faktureringskørsel (system) Automatisk faktureringsgrundlag kommer fra et sub-system udenfor AX 2012 (system) (integration) I forbindelse med integrationsworkshops skal det vurderes, hvor det giver mening af bygge integrationer mellem sub-systemer (fagsystemer) og AX 2012 så faktureringsgrundlaget kan oprettes automatisk i AX 2012 (forretning) (integration) Kontrol af faktureringsgrundlag skal foretages i subsystem (ansvar for korrekt data ligger hos brugerne af fagsystemerne, som danner faktureringsgrundlaget i forbindelse med automatisk fakturering) (forretning) Der skal følges op på, om ambitionen er én samlet faktura fra kommune/selvstyret til debitor (fx en debitor, der har 5 huse og skal have renovation for alle, to børn i børnehave osv.) (forretning) (system) Øvrige beslutninger Der er et ønske om, at man i AX 2012 har en valgmulighed for at danne en ny faktura på baggrund af sidste måneds faktura til brug for fakturering i de tilfælde, hvor faktureringsgrundlaget ikke er leveret til aftalt tid fra subsystemer (fagsystemer). Der skal være mulighed for opsætning i AX 2012, så funktionaliteten kan vælges til i den enkelte kommune/selvstyret og underliggende afdelinger. (system) Behovet fremkom under Deep Dive-workshops og er senere behandlet under løsningsworkshops for Debitor, hvor behovet er fravalgt igen. Er dermed out of scope for fase 1 og er ikke behandlet yderligere. Der skal tages stilling til, hvilken/hvilke procedure, der skal være gældende, hvis en ydelse eller debitor ikke findes i forbindelse med oprettelse af faktureringsgrundlaget og der derfor er behov for oprettelse og vedligehold af stamdata (system) /(forretning) Det skal besluttes, hvilke data der skal fødes i faktureringsgrundlaget (statuskoder, typer m.m.) (system) /(forretning) Page 31 of 90

32 Processerne for manuel fakturering og manuel/periodisk fakturering er identiske. (forretning) Fælles for begge er, at de eksekveres i AX uden brug af data fra fagsystemer. Ved brug af data fra fagsystemer er ambitionen, at faktureringen foregår som en automatisk fakturering. Fakturering via lager (Sundhed) er behandlet under Deep Dive, men er out of scope jf. projektets overordnede scope (forretning) Skat-takster i regneark i dag og skal i fremtiden ud i stamdata (ydelsestakster) (system) (forretning) I dag håndteres valuta manuelt (skal være del af system) (system) Faktureringsgrundlag = faktura (system) Betalinger skal kunne deles på flere konti ydelsen afgør, hvilken konto der skal benyttes (system) Der er et ønske om brug af aktivitetsstyring i AX 2012 (system) 5.3 Beskrivelse af to-be-processer Procesområdet "Fakturering og kreditnota" er et nøgleområde i både kommunerne og Selvstyret, da det omfatter alt fakturering, som foretages af det offentlige til både private borgere og virksomheder. Den gennemførte Deep Dive-workshop har resulteret i identificering af tre forskellige varianter af fakturaer: Manuel fakturering Manuel/periodisk fakturering Automatisk fakturering. Disse er nærmere beskrevet i afsnit 5.1 og 5.2. På Debitor blev processerne , , , , , , , , , , , , , og gennemgået og drøftet i forhold til forskellige løsningsmuligheder. Her blev det vist, hvordan man i standard AX 2012 opretter og bogfører en fritekstfaktura med billing classifications (ydelsestyper) og billing codes (ydelser). Billing classifications og billing codes er en del af standard Public Sector-funktionalitet i AX Public Sector-elementer i AX 2012 er alle på engelsk. Ifølge Microsoft bliver disse oversat til dansk i nær fremtid. Eksempler på fritekstfaktura i andre valutaer blev også gennemgået. Page 32 of 90

33 Figur 9: Eksempel på fritekstfaktura i AX 2012 Opsætning af billing classifications blev også gennemgået, herunder styring af prioritet, betalingsbetingelser, rente, rykkerprocedure samt tilknytning af billing codes. Figur 10: Opsætning af billing classifications i AX 2012 Opsætning af billing codes blev gennemgået, herunder mulighed for opsætning af satser, finanskontering samt custom fields, som kan oprettes og tilknyttes de enkelte billing codes. Nedenfor vises et eksempel på en billing code med de tre opsætninger. Page 33 of 90

34 Figur 11: Billing code - opsætning af finanskontering Figur 12: Billing code - opsætning af sats Page 34 of 90

35 Figur 13: Billing code - opsætning af custom fields I forbindelse med Deep Dive-workshops på faktureringsområdet er der defineret et ønske om at generere fakturagrundlag elektronisk via en webportal. Behovet blev også drøftet kort på LW, og der blev vist, at man i standard AX 2012 kan tilknytte forskellige dokumenter til bl.a. fritekstfakturaen. Figur 14: Tilknytning til dokumenter i AX 2012 Der blev vist, at man via standard fritekstfakturafunktionaliteten kan fakturere forskellige ydelser, herunder husleje, egenbetaling, renovation samt brugerbetalinger, og tilknytte forskellige custom fields til de enkelte billing codes med krav om angivelse. Der blev drøftet, at det er fagsystemerne, der skal levere faktura- Page 35 of 90

36 grundlag (hvad skal faktureres, til hvem og til hvilken pris) til AX 2012, hvor faktureringen skal ske via fritekstfaktura. Oprettelse af kreditnota blev også vist og drøftet. Kreditnota kan oprettes som en negativ faktura eller via "Ret faktura"-funktion på en eksisterende faktura. Behov for godkendelse af kreditnota blev nævnt. Der blev også vist, hvordan man i AX 2012 opsætter en tilbagevendende fakturaskabelon og tilknytter den til en debitor. Det giver mulighed for at opkræve en tilbagevendende ydelse (fx skorstensfejning) på baggrund af en skabelon med tidsintervaller (måned, kvartal, halvårlig osv.). Tilbagevendende fakturaer kan genereres og bogføres via standardkørsler i AX Der blev vist, hvordan man i standard AX 2012 via udskriftstyring opsætter på den enkelte debitor om faktura skal printes eller ej. Eksempelvis kan alle debitorer, der skal opkræves via Nets (PBS), opsættes til ingen print. Derudover blev det vist, hvordan det er muligt at opsætte udskriftstyring til at sende faktura til en fast adresse, en bestemt formåls- på debitor, den primære kontaktperson på debitor eller en kontaktperson med en bestemt titel. Figur 15: Opsætning af udskriftstyring/ for fritekstfaktura på debitor i standard AX 2012 Page 36 of 90

37 Desuden blev AMC Direct Debit for AX 2012-modulet gennemgået ved hjælp af PowerPoint-slides med skærmbilleder fra modulet (disse er vedhæftet som bilag i afsnit 15.1). AMC Direct Debit er en standardløsning fra AMC Consult til opkrævning af debitortilgodehavender via filbaseret kommunikation. AMC Direct Debit indeholder formater til opkrævning via Nets, men der kan kun oprettes én Nets-aftale pr. regnskab. Opsætning af betalingsmåder på debitor blev vist med henblik på at kunne filtrere debitorer, der skal opkræves via Nets. OIOUBL-opsætningen blev ikke vist på Debitor LW, men behovet for GLN-nummer på disse fakturaer blev kort drøftet. Identificerede gaps i forbindelse med fakturering og kreditnota i AX 2012 Tabel 5: Identificerede gaps i forbindelse med fakturering og kreditnota i AX 2012 Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Deb_013 Ydelseskatalog fit Løses via anvendelse af Public Sectorfunktionaliteten i AX 2012, herunder billing classifications (ydelsestyper) og billing codes (ydelser). Der henvises til i øvrigt til afsnit Deb_014 Integrationer fra fagsystemer, såsom Winformatik, eskat, LULI m.fl. til AX 2012 skal beskrives og udvikles (se integrationsstrategi) gap Der henvises til integrationsstrategidokumentet, som viser en oversigt over relevante fagsystemer. Derudover henvises til afsnit Deb_015 Faktureringsadresse pr. billing classification gap Det skal være muligt at oprette en adresse pr. billing classification på debitorkontoen. Kan evt. løses via adresseformål, men kræver udvikling under alle omstændigheder. Deb_016 Billing classifications-saldi på debitor skal ikke vise 0- saldi Deb_017 Deb_018 Faktura vises som standard med navn på, hvem der har genereret faktura. Navn skal kunne fravælges efter behov. Bilag vedhæftes faktura, og bilag skal kunne sendes med faktura (kan være flere 100 sider). gap Løses ved at lave en tilpasning på forespørgslen i den pågældende factbox på debitor list page. gap Forudsættes løst via Lasernetopsætning af faktura. gap Selve oprettelsen og godkendelsen af bilag er OOS. Når dokumentet først er vedhæftet i AX 2012 via en dokumenttype til formålet, forventes behovet løst via Lasernet. Deb_019 FI-kort på faktura gap Løses ved at kopiere den danske funktionalitet til GRL-landekoden, og indbetalingskortet forventes løst via Lasernet. Deb_020 Oplysning om ydelser til eskat årligt gap Der skal kunne dannes en liste over bestemte billing codes til eskat på årsbasis. Formatet defineres i designfasen. OBS: Løsningen forudsætter at ERPsekretariatet udarbejder en fuld ydelsesoversigt, herunder hvilke ydelser Page 37 of 90

38 eskat skal have besked om. Deb_021 Fakturagrundlag oprettelse og godkendelse udenfor AX gap OOS. Løsningen er out of scope. Deb_022 Grønlandsk sprogkode gap Der udvikles en ny sprogkode i AX 2012 til grønlandsk sproglag. Gælder også for rentenota, rykkerbrev samt kontoudtog. Deb_023 Labelfiler på grønlandsk gap OOS. Løsningen er out of scope. EG kan lave et udtræk af AX labelfiler, men står ikke for oversættelse til grønlandsk. Gælder også for rentenota, rykkerbrev samt kontoudtog. Deb_024 Sprogstyring på billing codes og billing classifications gap Der skal laves en tilpasning i AX 2012, således det er muligt at opsætte oversættelser på billing codes og billing classifications (funktionalitet fra varer kan anvendes med fordel). Deb_025 Flere PBS aftaler per regnskab gap Opkrævninger via Nets løses ved at anvende AMC Direct Debit-modul til AX 2012 (AMC Consult). AMC Direct Debit tilpasses (gerne gennem samarbejdet med AMC Consult), således det er muligt at oprettet en PBS-aftale pr. billing classification. EG afklarer mulighederne med AMC i designfasen. Deb_026 Forsendelse til Nets skal gennem selektering, hvor eks. debitorer uden adresse kan fravælges i forsendelsen gap Ved valg af opkrævninger, der skal sendes til Nets via AMC Direct Debitopkrævningskladde, skal det være muligt at fravælge kunder uden adresser. OBS: Muligvis forsvinder dette gap i forbindelse med de nye stamdatakrav (alle debitorer skal have adresse på debitor osv.). Deb_027 Afdeling/enhed på faktura gap Det skal være muligt at påføre en afdeling/enhed på fakturaen baseret på billing classification, således borgeren ved, hvor henvendelsen vedrørende fakturaen skal ske. Der skal laves en tilpasning på billing classification, hvor det er muligt at tilknytte oplysningen på billing classification. Resten forventes løst via Lasernet. Deb_028 Diverse fritekster på fakturaer gap Standard AX 2012 giver mulighed for at tilknytte bemærkninger på formularer, såsom faktura og kontoudtog (kommer ud på alle fakturaer). Fritekster tilknyttet de enkelte debitorer, debitorgrupper er ikke standard, men forventes løst ved hjælp af Lasernet. Hvis nødvendigt udvikles nye parametre til styring af dette på debitor-/debitorgruppeniveauer. Detaljer afklares i designfasen. Page 38 of 90

39 Deb_029 Takster på ydelser fit Ydelsestakster kan opsættes i AX 2012 på billing codes som enten faste takster eller scripts, som beregner taksten baseret på en række custom fieldoplysninger. Udarbejdelsen af scripts er dog kompleks og kræver kendskab til kode. Se øvrige kommentarer i afsnit Hovedparten af takstberegninger foretages dog i fagsystemerne og skal ikke håndteres i AX Deb_030 Fakturering af radiofrekvenser gap Der henvises til afsnit Deb_031 Sagsbehandling af lejere (KAF) gap OOS. KAF modulet er out of scope i fase 1. Fakturering kan dog ske via AX 2012 via en integration til fritekstfaktura. Deb_032 Kreditnota workflow fit Grænse for, hvor stor kreditnota der må genereres uden godkendelse, kan løses vha. forskellige workflow i AX 2012 (forudsætter, at bruger har adgang til AX 2012). Deb_033 Oprettelse af debitor ifm. integrationer fra fagsystemer gap Se afsnit Deb_034 E-skat Håndtering af forsendelser, der sendes til Nets, selv om forsendelsen ikke skal udskrives. gap Der henvises til Deb_026. Deb_035 Faktura via skal sendes fra fælles udbakke eller fra serveren. På Debitor skal kunne ses hvad der er sendt og hvordan. gap Forventes løst via Lasernet og/eller en fælles Outlook-udbakke, således afsendte fakturaer på mail kan dokumenteres. Deb_036 OIOUBL faktura med GLN nummer gap Løses via Lasernet. Deb_037 Fejlliste med ukendte mailadresser gap Det skal være muligt at danne en fejlliste med ugyldige -adresser. Hvis s sendes fra fælles udbakke i Outlook, ligger håndteringen af fejlforsendelser heri. Hvis sendes fra serveren, skal der laves en tilpasning til kontrol af adresser. Alternativt løses problemet i Lasernet. Afklares i designfasen. Deb_038 Samlet faktura på tværs af billing classifications gap Der laves ikke nogen løsning. Se afsnit Deb_039 Samlefakturering via Nets flere fakturaer på samme debitor samme betalingsdag gap Løses via AMC Direct Debit. AMC Direct Debit kan opkræve flere debitorfakturaer i samme opkrævningskørsel til Nets. Evt. yderligere krav afklares ifm. design af løsning. Deb_040 Tekster på opkrævninger via Nets gap AMC Direct Debit giver mulighed for tre typer advisering ifm. opkrævning. Kravene forventes løst via disse. Evt. yderligere krav afklares ifm. design af løsning. Deb_041 Ydelseskatalog globalisering af tabellen (fælles data) gap Løses via Global Data Management (GDM). Der er tale om et EG-modul til Page 39 of 90

40 deling af udvalgte data mellem regnskaber i AX Variationer i to-be-processer Evt. elektronisk løsning til godkendelse af fakturagrundlag uden for AX 2012 er ikke omfattet af nærværende FRD. N/A. Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Afsnittet omhandler fokusområder og/eller forudsætninger, der kræver speciel attention i forhold til bearbejdning og godkendelse af FRD'en Integration og valide faktureringsgrundlag fra fagsystemer Det er en grundlæggende forudsætning for den automatiske faktureringsproces, at faktureringsgrundlaget der genereres fra fagsystemer og importeres i AX 2012 (eksempelvis Winformatik eller eskat) til oprettelse af fritekstfakturaer, er korrekt. Fakturagrundlag fra fagsystemerne skal indeholde oplysninger om, hvem der skal faktureres, samt hvilken ydelse og takst der skal benyttes. Det er afgørende, at der anvendes valide data i form af debitorer og ydelser, der er oprettet og opsat i AX Ansvaret for dette ligger i fagsystemet og ikke AX I tilfælde af invalide data afvises importen fra fagsystemerne jf. procestegningen i afsnit Derudover se afsnit Dette dokument indeholder ikke yderligere beskrivelse af integrationer til fagsystemer. Der henvises i stedet for til integrationsstrategidokumentet, som viser en oversigt over de relevante fagsystemer Radiofrekvenser Fakturering af radiofrekvenser kan i standard AX 2012 faktureres via funktionalitet til tilbagevendende faktura. Dette vil kræve, at samtlige frekvenser oprettes som billing codes (ydelser) samt en fakturaskabelon for hver af disse (ca. 5000). Dette vurderes til at være meget "tungt" at vedligeholde, hvorfor der er konstateret et gap. Løsningen består af: Der kan med fordel udvikles et register over radiofrekvenser i AX 2012 Registeret skal levere fakturagrundlag til fritekstfakturaer Oplysningen om radiofrekvens placeres i et custom field til formålet (kommer på fakturaen som tekst). Fordelen ved denne løsning er, at der kun anvendes én billing code (radiofrekvens), og der skal ikke vedligeholdes fritekstfakturaskabeloner for hver frekvens. Øvrige detaljer omkring indhold og funktion i registeret afklares i designfasen Oprettelse af debitor ifm. integrationer fra fagsystemer I forbindelse med modtagelse af fakturagrundlag fra fagsystemer til gennemfakturering i AX 2012 skal manglende debitorer i det pågældende regnskab, så vidt det er muligt, oprettes automatisk. Ved modtagelse af fakturagrundlag kontrolleres der via CPR-/GER-numre, om debitorkonto findes i det pågældende regnskab. Hvis debitor ikke findes, skal den forsøger oprettet automatisk på baggrund af GAB-oplysninger Page 40 of 90

41 (via CPR-/GER-nummer). Oprettelsen skal være underlagt alle de stamdataregler, der er gældende ved en normal oprettelse af debitorer. Derudover henvises der til integrationsstrategidokumentet, som viser en oversigt over de relevante fagsystemer Samlet faktura på tværs af billing classifications I standard AX 2012 er det ikke muligt at udstede en faktura på tværs af billing classifications. Derfor er en samlet faktura ikke mulig. Udstedelse af en samlet faktura vil også bevirke, at der kun er en post på debitor for en række ydelser i løbet af en måned (daginstitution, renovation m.m.). Ved delvis betaling vil det ikke være muligt at afgøre, hvilken ydelse der er betalt. I forbindelse med kreditormodregning vil det heller ikke være muligt at udvikle en holdbar løsning. Der laves derfor ikke nogen løsning til denne gap. N/A. Andre spor Nøgledata på området Nøgledata på området er: Billing classifications Billing codes Debitorer Kreditorer Bankkonti (debitor). Øvrige bemærkninger En grundlæggende komponent i løsningen på dette procesområde er et fælles ydelseskatalog over alle de ydelser, som det offentlige i Grønland leverer til borgerne (herunder både ydelser, der faktureres, og sociale ydelser der udbetales). Standard AX 2012 til Public Sector indeholder mulighed for opsætning af billing classifications (ydelsestyper) og billing codes (ydelser). Billing codes sættes op med takster, kontering og evt. ydelsesspecifikke felter, som kan kræves indtastes i forbindelse med en fritekstfaktura. Kontering, sats, tekst m.m. kan overstyres på den enkelte faktura (det er relevant ifm. faktureringsgrundlag, som fagsystemerne skal levere til AX 2012). Ydelsestakster kan opsættes i AX 2012 på billing codes som enten faste takster eller scripts, som beregner ydelsen baseret på en række custom field-oplysninger. Det vurderes, at kompleksiteten i at skrive de nødvendige scripts er meget høj og kræver kendskab til kode. Derfor kunne man med fordel overveje at udvikle en mere simpel løsning til opsætning af takster frem for scripts. Der tages nærmere stilling til dette i designfasen. Evt. tilpasninger, der kan komme på tale i den forbindelse, er OOS af dette dokument. Page 41 of 90

42 6 Indbetaling og bogføring Procesområdet "Fakturering og kreditnota" omfatter det fulde faktureringsflow, startende med fakturagrundlaget (manuelt eller fra subsystemer) til og med bogføring/udstedelse faktura i AX Procesområdet omfatter følgende specifikke processer: Tabel 6: Oversigt over alle processer for området "Indbetalinger og bogføring" Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse Registrering af indbetalinger Kommunerne: Der er flere tilgange til registrering og bogføring af indbetalinger: Flere indbetalingsformer gør at muligheder og procedure er forskelligt. Der kan være forskellige tilgange til modtagelse af indbetalingen afhængig af graden af digitalisering. Her tænkes på om indbetalingerne registreres manuelt, eller som filoverførsler - og specifikationsgraden af disse. Der kan være forskellige tilgange til registrering af indbetalingen afhængig af tradition, instruktion, kompetencer og it-systemets faciliteter. Her tænkes på om indbetalingen modregnes eller ikke modregnes i en faktura, om indbetalingen modregnes i den ældste faktura, eller i den helt konkrete faktura. Betalingerne bogføres automatisk i debitorsystemet via den fil der sendes fra PBS Betalinger medtages ved at anvende Excel regneark, hvor data fra økonomisystem samt banksystem overføres til regneark og udlignes, og åbne poster bogføres. Når indbetalingen sker på steder, hvor der ikke er adgang til Winfomatik (bygder, museer, institutioner e.l.), ses indbetalingen på konto som et samlet beløb. Hvis der ikke modtages oplysninger om den enkelte indbetaling, igangsættes et større detektivarbejde. Byerne har borgerservice med betalingsterminaler, og der er nets/pbs samt mulighed for enkelte betalinger via Sullissivik. Bygderne har enkelte "små" kontantkasser. Kontanter modtages rent fysisk, eller der indbetales via dankortterminal. Der laves et bilag med oplysninger om indbetalingen. I mange institutioner er der små cigarkasser. Selvstyret: Registrering af indbetalinger sker i dag ved PBS-indbetalinger og FI-kort - eller ved at man laver et udtræk fra banken på papir og bogfører manuelt ud fra det. Især ved massefaktura kan det være vanskeligt at identificere den enkelte betaling, da FI-kort og faktura tekster ikke er unikke. Ligeledes er det vanskeligt, at identificere hvilke faktura der er betalt, hvis debitor indbetaler flere faktura i det samme beløb. Der ønskes en ændring i disse processer, og et System der i meget høj grad automatiserer registreringen af indbetalinger Frivillig indbetaling Skatteyderne kan foretage frivillig indbetaling af skat til imødegåelse af en eventuel restskat og rentetillæg. Indbetalingerne registreres i skatteyderkladden, og i forbindelse med bogføringen foretages der posteringer i finans, debitor og skatteyderregister. Én gang årligt opgøres disse beløb og eksporteres til eskat via en fil. Efter eksporten foretages en bogføringsmæssigt nulstilling i XAL. De indbetalte frivillig beløb indgår nu i beregningen af slutopgørelsen i eskat. 5 indbetalinger håndteres på samme måde. Page 42 of 90

43 Proces-ID Forretningsproces Beskrivelse Afstemning af inkassosager Arbejdsgiver tilbageholder hver måned A-skat og AMA i forbindelse med udbetaling løn til den enkelte medarbejder. Efterfølgende indbetaler arbejdsgiveren den tilbageholdte A-skat og AMA til Skattestyrelsen. Det ses ofte, at beløbet ikke indbetales rettidigt, at der indbetales forkerte beløb, at der - i tilfælde af flere måneders forfalden A-skat og AMA indbetales opkrævning for den seneste måned og at der indbetales acontobeløb. Samtidig sker der i Skattestyrelsen en prioritering af indbetalingerne, således at A-skatten altid udlignes først. Disse omstændigheder medfører at der bruges mange ressourcer på at skabe enighed - mellem arbejdsgiver og Skattestyrelsen. For alle virksomheder der har en inkassosag, er der oprettet et regneark, som er et skyggebogholderi - her registreres alle transaktioner, på baggrund af aftaler og med de rigtige faktura/pålignings udligninger. Der er brug for en optimering af denne situation, ved at understøtte identifikationen af indbetalingerne, samt ved at indeholde faciliteter der muliggør en hurtig vekslen mellem forskellige former for automatiske opgørelser (åben post, status mm.).skattestyrelsen er medvirkende til at optimere situationen ved at indføre FI-kort og ved at flytte opkrævningsdatoen Bogføring af indbetaling via bank Indbetaling via bank kan være betaling af månedsredegørelser, B-skat opkrævninger, overskydende skat, inkassosager Bogføring af indbetaling via Dankortterminal Bogføring af indbetaling via PBS Betalingsplaner Delbetaling Det skal være muligt at lave en betalingsplan med debitorer på saldo- og fakturaniveau. Fx hvis det aftales at en faktura skal betales i tre rater. Det skal være muligt at vælge om betalingsplanen skal påvirke rykkerproceduren, rentetilskrivningen, forfaldsoversigter, løntræk hos interne medarbejdere og evt. andre beregninger og opgørelser. Ovenstående gælder også ved løntræk for interne medarbejdere. Systemet skal kunne håndtere at der foretages delbetalinger af en debitorfaktura, og at det klart fremgår i Systemet, at det er en delbetaling 6.1 Processer i scope Processerne fra Deep Dive er følgende: Registrering af indbetaling (PBS/Nets) Registrering af indbetaling (Bank-FI-kort/overførsler) Registrering af indbetaling (Sullissivik) Registrering af indbetaling (Kommunekassen/Betalingsterminal Bygder) Registrering af indbetaling (Kommunekassen/Betalingsterminal Byger). Alle fem processer er varianter af registrering af indbetalinger og er forretningsmæssigt meget ens, men kan indeholde systemmæssige forskelle mellem processerne. Page 43 of 90

44 Registrering af indbetaling (PBS/Nets) Registrering af indbetaling via PBS/Nets Økonomi Økonomisystem (AX) PBS/Nets Start 1 Dannelse af fil med betalinger 2 Automatisk Indlæsning og udligning af betalingsfil i økonomisystem 3 Automatisk dannelse af fejlliste 4 Behandling af fejlliste og manuel udligning 5 For meget indbetalt? ja nej Slut 6 Modregning/ tilbagebetaling Kommentar til processen: Registrering af indbetalinger (PBS/Nets) Start: Slut: Kommentarer PBS/Nets danner fil med betalinger Behandling af fejlliste og manuel udligning Aktivitet Kommentarer 1 Der dannes en fil med betalinger fra PBS/Nets. Fil fra PBS/Nets sendes automatisk til AX Det skal klarlægges, om den automatiske overførsel af betalingsfil fra PBS/Nets til AX 2012 kan etableres. 2 I AX 2012 skal der fortages en automatisk udligning af betalinger på baggrund af betalingsfilen fra PBS/Nets. 3 For de betalinger, der ikke kan udlignes, skal der automatisk genereres en fejlliste (eks. på fejl kan være forudbetaling). 4 Hver enhed (kommune/selvstyre) håndterer fejlliste ud fra de procedurer, der er besluttet for den enkelte enhed. Her kan overvejes at bruge funktionaliteten i AX 2012 omkring roller, hvor der fx er en specifik rolle "controller", som systemmæssigt bliver gjort opmærksom på, at der ligger en fejlliste til behandling. 5-6 Hvis der er tale om, at der er indbetalt for meget, eller der skal foretages modregning, håndteres dette i en selvstændig proces. Page 44 of 90

45 Registrering af indbetaling (Bank FI-kort/Overførsler) Registrering af indbetaling via Bank (FI-kort/Overførsler) Økonomi Økonomisystem (AX) Bank Start 1 Registrering af indbetaling 2 Automatisk Indlæsning og udligning af betalingsfil i økonomisystem 3 Automatisk dannelse af fejlliste 4 Behandling af fejlliste og manuel udligning 5 For meget indbetalt? ja 6 Modregning/ tilbagebetaling nej Slut Kommentar til processen: Registrering af indbetalinger (Bank FI-kort/Overførsler) Start: Slut: Kommentarer Borger eller virksomhed bruger FI-kort eller bankoverførsel til registrering af betaling Behandling af fejlliste og manuel udligning Aktivitet Kommentarer 1 Borger eller virksomhed bruger FI-kort eller bankoverførsel til registrering af betaling. 2 I AX 2012 skal der fortages en automatisk udligning af betalinger på baggrund af indbetaling via FI-kort eller bankoverførsel. 3 For de betalinger, der ikke kan udlignes skal der automatisk, genereres en fejlliste (eks. på fejl kan være forudbetaling). 4 Hver enhed (kommune/selvstyre) håndterer fejlliste ud fra de procedurer, der er besluttet for den enkelte enhed. Her kan overvejes at bruge funktionaliteten i AX 2012 omkring roller, hvor der fx er en specifik rolle "controller", som systemmæssigt bliver gjort opmærksom på, at der ligger en fejlliste til behandling. 5-6 Hvis der er tale om, at der er indbetalt for meget, eller der skal foretages modregning, håndteres dette i en selvstændig proces. Page 45 of 90

46 Registrering af indbetaling (Sullissivik) Registrering af indbetaling via Sullisivik Økonomi Økonomisystem (AX) Sullisivik Start 1 Registrering af indbetaling 2 Automatisk Indlæsning og udligning af betalingsfil i økonomisystem 3 Automatisk dannelse af fejlliste 4 Behandling af fejlliste og manuel udligning 5 For meget indbetalt? ja 6 Modregning/ tilbagebetaling nej Slut Kommentar til processen: Registrering af indbetalinger (Sullissivik) Start: Slut: Kommentarer Borger bruger Sullissivik til registrering af betaling Behandling af fejlliste og manuel udligning Aktivitet Kommentarer 1 Borger bruger Sullissivik til registrering af betaling. Her kendes CPR-nummer, hvilket gør fejlproces betydelig mindre (ikke eksisterende). 2 I AX 2012 skal der fortages en automatisk udligning af betalinger på baggrund af indbetaling via Sullissivik. 3 For de betalinger, der ikke kan udlignes, skal der automatisk genereres en fejlliste (eks. på fejl kan være forudbetaling). 4 Hver enhed (kommune/selvstyre) håndterer fejlliste ud fra de procedurer, der er besluttet for den enkelte enhed. Her kan overvejes at bruge funktionaliteten i AX 2012 omkring roller, hvor der fx er en specifik rolle "controller", som systemmæssigt bliver gjort opmærksom på, at der ligger en fejlliste til behandling. 5-6 Hvis der er tale om, at der er indbetalt for meget, eller der skal foretages modregning, håndteres dette i en selvstændig proces. Page 46 of 90

47 Registrering af indbetaling (Kommunekassen/betalingsterminal Bygder) Registrering af indbetaling Kommunekassen/Betalingsterminal (Bygder) Central enhed Decentral enhed Debitor Start 1 Henvendelse fra debitor 2 Modtagelse af betaling 3 Fremsendelse af bilag/kasserapport 4 Bogføring Slut Kommentar til processen: Registrering af indbetalinger (Kommunekassen/betalingsterminal - Bygder) Start: Slut: Kommentarer Debitor henvender sig for at betale en gæld til det offentlige Bogføring af indbetaling Aktivitet Kommentarer 1 Debitor henvender sig for at betale en gæld til det offentlige. 2-3 Registrering foretages ved hjælp af kasserapport (kassebon benyttes som bilag/dokumentation for kasserapport). Afhængig af, om der er tale om kommune eller Selvstyre fremsendes kasserapport til henholdsvis Økonomisk Sekretariat eller DcR. 4 Efter modtagelse af kasserapport i henholdsvis Økonomisk Sekretariat eller DcR foretages bogføring i AX Registrering af indbetaling (Kommunekassen/betalingsterminal - Byer) Registrering af indbetaling Kommunekassen/Betalingsterminal (Byer) Central enhed Debitor Start 1 Henvendelse fra debitor 2 Modtagelse af betaling 3 Bogføring Slut Page 47 of 90

48 Kommentar til processen: Registrering af indbetalinger (Kommunekassen/betalingsterminal - Byer) Start: Slut: Kommentarer Debitor henvender sig for at betale en gæld til det offentlige Bogføring af indbetaling Aktivitet Kommentarer 1 Debitor henvender sig for at betale en gæld til det offentlige. 2 Registrering foretages ved hjælp af kasserapport (kassebon benyttes som bilag/dokumentation for kasserapport). 3 I henholdsvis Økonomisk Sekretariat eller DcR foretages bogføring i AX Opsummering De primære beslutninger, øvrige beslutninger og ambitioner fra Deep Dive fremgår nedenfor. I forhold til hvert punkt fremgår, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt udenfor nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene. Ambitioner for området Debitor generelt Debitorer oprettes via skabeloner, der henter oplysninger fra de fælles, offentlige registre (CPR/GER), således debitorer altid oprettes entydigt og udtømmende (system) Alle udsendelser (kontoudtog, rykker m.m.) sker via mail (system) Der foretages renteberegning på alle forfaldne poster (system) Registrering af indbetalinger En meget høj grad af automatiseret registrering af indbetalinger (forretning) Alle indbetalinger skal som min. indeholde CPR-/GER-nummer eller betalings-ident (system) PBS-aftaler oprettes og administreres i de respektive debitorafdelinger i modsætning til, at banken opretter dem eller fagområder Ambitionen er, at kommune/selvstyre hjælper borgeren med at lave PBS-aftaler, ikke banken. Borgeren kan evt. motiveres via rabataftaler, eller der kan pålægges gebyr, hvis borgeren ikke benytter PBS (forretning) Muligheden for at betale for en ydelse, samtidig med at den bestilles/modtages via en webportal, skal udbygges (system) Page 48 of 90

49 Optimering af søgefaciliteter, således registrering placeres korrekt (system) Rentetilskrivning Rentetilskrivning skal være muligt for hver enkelt organisatorisk enhed (system) Rentetilskrivningen kan fortages ud fra status på en postering. Fx skal der ikke beregnes rente på en post, som er sendt til inkasso (system) Rentetilskrivning kan foretages ud fra forskellige kriterier styret på debitorgrupper eller på den enkelte debitor (system) Rentetilskrivning sker ved periodiske automatiske kørsler (system) Der fremsendes rentenota på alle tilskrevne renter (system) Rykkere (behandlet på særskilt Deep Dive) Kontoudtog Kontoudtog skal fremsendes på mail (system) Kontoudtog kan fremsendes som Saldo eller Åben post. Opgørelsesformen styres af en registrering på den enkelte debitor (system) Det skal afklares, i hvor høj grad der er brug for at kunne definere indholdet på et kontoudtog, der skal sendes til debitor. Skal det fx indeholde en ydelsestekst eller/og et fakturanummer (forretning) (system) Det skal afklares, om alle poster skal vises på kontoudtoget. Fx både poster, der er sendt til inddrivelse, og poster der ikke er. Både poster fra Selvstyret og kommunerne m.m. eller et for hver juridisk enhed. Kontoudtoget fra kommunerne skal også indeholde poster, der er sendt til inkasso. (forretning) (system) Afskrivning (tab på debitor) Der skal udarbejdes en godkendelsesproces ved afskrivning af tab på debitor (forretning) Det skal fremgå på posteringsniveau, at posten er afskrevet som tabt (system) Primære beslutninger Enheder skal selv kunne vælge, om de ønsker at rentetilskrive (forretning) Foretages rentetilskrivning af Inddrivelse, skal enheden, der står for fordringen, informeres, når der betales, og det er hos enheden, betaling bogføres (system) Al rykning af debitor foregår hos Inddrivelse bogføring foregår stadig hos den enkelte enhed (system) Det skal afklares, hvor mange dage skal der gå efter forfald, før fordring sendes til Inddrivelse (forretning) (system) (Se også FRD'en for Skattestyrelsen for en nærmere beskrivelse af kriterier for inddrivelse) Der skal træffes en beslutning om, hvordan godkendelsesprocessen skal være, samt hvordan proceduren for opfølgning skal være, hvis forslaget fra Inddrivelsesmyndigheden til afskrivning af tab på debitor afvises i kommuner/selvstyre (forretning) Øvrige beslutninger Enighed på tværs af kommuner, Selvstyre og Skattestyrelsen om 5 varianter i forhold til registrering af indbetalinger: Via PBS/Nets (system) Page 49 of 90

50 Via Bank (FI-kort/overførsler) (system) Via Sullissivik (system) Kommunekassen/betalingsterminal (Bygder) (system) Kommunekassen/betalingsterminal (Byer) (system) Processerne for registrering af indbetalinger via PBS/Nets, Bank (FI-kort/overførsler) og Sullissivik er mere eller mindre identiske. Eneste forskel er den løsning, borgeren eller virksomheden bruger til registrering af indbetaling. (system) Det skal klarlægges, om den automatiske overførsel af betalingsfil fra PBS/Nets til AX 2012 kan etableres (forretning) (system) Procedure for behandling af fejllister i forbindelse med indbetalinger skal klarlægges i de enkelte enheder (kommuner/selvstyre), herunder brug af roller i AX 2012 (forretning) I forbindelse med indbetalinger er kommuner ikke underlagt specielle regler det er Skat (forretning) Der skal optimeres på kommunernes kontrol med fordringer (forretning) Registrering af indbetalinger: Modregning opfattes som udligning i forbindelse med indbetalinger (system) Indbetalinger sendes i specielle tilfælde manuelt via post fra decentrale enheder til centrale enheder (DcR og Økonomisk Sekretariat) (forretning) Borgerne skal kunne betale via Sullissivik til specifik kommune med specifik ydelse og ud fra kontoudtog, som kan ses i portalen (er ikke en del af nærværende fase af projektet, men en ide til optimering på længere sigt) (system) (out of scope) Mulighed for betaling via mobiltelefon (er ikke en del af nærværende fase af projektet, men en ide til optimering på længere sigt) (system) (out of scope) Skattestyrelsen laver p.t. rentetilskrivning på udvalgte områder. I forhold til kommuner skal det afklares, hvordan rentenota skal fremsendes til debitor. (forretning) Behov for afklaring af, hvordan rentenotaer skal fremsendes (forretning) 6.3 Beskrivelse af to-be-processer Processerne , , , , , blev gennemgået og drøftet på Debitor LW med henblik på at vurdere løsningsmulighederne i AX Der blev vist, hvordan en betaling bogføres via en standard AX 2012 debitorbetalingskladde med modpostering på en bankkonto i AX 2012-bankmodulet (Figur 16: Debitorbetalingskladde i AX 2012). Der blev vist, hvordan en betalingskladde dannes både fra debitorkonto og fra kladdeformen i AX Udligning af betalinger mod de relevante fakturaer i kladden via funktionen "Udligning" blev også vist, herunder både udligning mod en enkelt faktura og flere fakturaer ( Figur 17: Udligningsbillede med flere fakturaer markeret til udligning mod en indbetaling). Page 50 of 90

51 Figur 16: Debitorbetalingskladde i AX 2012 Figur 17: Udligningsbillede med flere fakturaer markeret til udligning mod en indbetaling Der blev vist, at en indbetaling kan bogføres på en debitor uden udligning og efterfølgende udlignes via åben postredigering på debitor. Udligninger kan også fjernes via lukket postredigering på debitor. Desuden blev der vist, hvordan man kan udligne indbetalinger mod åbne fakturaer via en funktion til prioriteret udligning baseret på prioritetsrækkefølgen i billing classifications og billing codes. Ved at bruge funktionen kan brugeren få AX 2012 til at komme med forslag til, hvad der skal udlignes, hvilket er relevant i tilfælde, hvor indbetaling ikke kan henføres til bestemte faktura (Figur 18: Funktion til udligning efter prioritet i betalingskladden). Page 51 of 90

52 Figur 18: Funktion til udligning efter prioritet i betalingskladden Figur 19: Åben- og lukket-postredigering på debitorkonto Desuden blev indbetalinger via Nets i AMC Direct Debit for AX 2012-modulet kort drøftet på baggrund af Power Point-slides (se slides i afsnit 15.1). Opkrævningskladder, som er sendt til Nets, er åbne og bruges til import af indbetalinger fra Nets, indtil de sidste linjer i kladden er betalt. Afviste betalinger behandles manuelt. Der er behov for et tættere samarbejde med AMC i designfasen for at afklare, om processerne understøttes fuldt ud, eller om der er behov for tilpasninger. Behovet for at kunne angive billing codes og billing classifications i forbindelse med bogføring via betalingsog finanskladder blev drøftet. Det er ikke en del af standard AX 2012-løsningen. Bogføring på debitor via betalingskladder eller finanskladder indeholder ikke funktionalitet omkring billing codes. Det er kun en del af fritekstfakturafunktionalitet til Public Sector. Standard AX 2012-betalingsplaner blev gennemgået, herunder mulighed for at opsætte og vælge en betalingsplan ved udstedelse af faktura. Betalingsplaner kan sættes op på debitor, men dette frarådes, da det påvirker samtlige fakturaer på debitor. Betalingsplaner omhandler ikke afdragsordninger på inkassosager, men udelukkende en betalingsplan aftalt med debitor inden udstedelse af faktura. Page 52 of 90

53 Identificerede gaps i forbindelse med indbetaling og bogføring i AX 2012 Tabel 7: Identificerede gaps i forbindelse med indbetaling og bogføring i AX 2012 Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Deb_042 Betaling via Sullissivik gap Import af poster fra Sullissivik skal beskrives og udvikles i AX Der henvises til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Sullissivik. Deb_043 Fejlliste over indbetalinger fra Sullissivik der ikke kan udlignes gap Løses ifm. integration til Sullissivik. Der henvises til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Sullissivik. Deb_044 Kreditkortbetaling gap OOS. Kravet er ikke bekrevet tilstrækkeligt og er derfor out og scope i fase 1. ERP-sekretariatet har opgaven med at uddybe kravet efter fase 1. Deb_045 Import af data fra banken - indbetalinger m.m. gap Nets-indbetalinger løses via AMC Direct Debitmodulet. Import af andre betalingsfiler (som fx FI-kort) fra eksempelvis Grønlandsbanken skal defineres og udvikles og afhænger af, hvad banken kan levere. ERP-sekretariatet arbejder på at definere de specifikke filtyper sammen med banken. Der henvises i øvrigt til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Grønlandsbanken. Deb_046 Åben- og lukket-postredigering fit Løses via standard AX 2012 åben- og lukketpostredigering. Deb_047 Integration kasseapparater gap Skal ikke med i fase 1. Jf. procestegninger fra Deep Dives (se afsnit og 6.1.5) er der tale om en manuel bogføring i en AX 2012 finanskladde på baggrund af en kasserapport. Evt. filintegrationer til kasseapparater er ikke standard og skal beskrives og udvikles. Derudover henvises der til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Winformatik. Deb_048 Betalingsplaner fit Løses via standard betalingsplaner i AX Der er ikke tale om afdragsordninger i Inkasso, men betalingsplaner aftalt med debitor inden udstedelse af faktura. For afdragsordninger i Inkasso henvises der til FRD for Skattestyrelsen. Deb_049 Meddebitor på debitor gap Se afsnit Deb_ og 5 frivillig indbetaling gap Se afsnit Deb_051 Billing classifications og codes på indbetalinger gap Se afsnit N/A. Variationer i to-be-processer N/A. Initiativer og krav til to-be-processer Page 53 of 90

54 Indsatsområder Billing classifications og codes i kladder (udligning) Følgende særlige forhold/funktioner gør sig gældende i forbindelse med bogføring og udligning af betalinger på debitor via kladder: I forbindelse med udligning af en betaling mod en faktura skal betalingsposten på debitor stemples med den samme billing classification som den faktura, der udlignes op imod (standard er indbetalinger blanke i billing classification-feltet) Hvis en betaling udlignes mod flere billing classifications, skal den splittes i flere poster ved udligning Hvis en udligning fjernes igen, skal attributten på indbetalingsposten nulstilles Ved en evt. ny udligning skal attributten stemples igen. En detaljeret beskrivelse af løsningen udarbejdes i designfasen ( 85 og 5 frivillig indbetaling) I forbindelse med bestemt typer frivillige skattemæssige indbetalinger fra borgerne skal der udarbejdes en proces for behandling af disse i AX Disse typer indbetalinger er underlagt meget klare regler. Når der modtages en af ovennævnte typer betaling, er følgende særlige forhold/funktioner gældende i forbindelse med bogføring og udligning af disse (manuel behandling): Der skal opsættes en billing classification og billing codes for ovennævnte typer (ydelser) med relevant kontering og tekst Der skal udstedes en fritekstfaktura i forbindelse med modtagelse af en frivillig indbetaling med korrekt billing code Betalingen bogføres og udlignes mod fakturaen i en betalingskladde manuelt (tilpasningen fra afsnit løser resten) Det skal være muligt at sende en oversigt til eskat baseret på denne type indbetalinger eller fakturajournaler med de relevante billing codes. Derudover henvises der til integrationsstrategi dokumentet, der viser en oversigt over relevante fagsystemer. N/A. Andre spor Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitor Bank (egne) Bankkonti (debitor) Kladdenavne Kladdelinjer Billing classifications Page 54 of 90

55 Billing codes. N/A. Øvrige bemærkninger 7 Renter og rykkere Procesområdet "Renter og rykkere" omfatter processen omkring rentetilskrivning på debitortilgodehavender, rykkerprocedure for manglende betaling samt fremsendelse af disse. Dette dokument omhandler udelukkende rykkerprocedurer og rentetilskrivning på fordringer, som ikke er ovedraget til inddrivelse, herunder primært diverse regninger. Alt rentetilskrivning og rykkerprocedure på fordringer, der er overdraget til inddrivelse, behandles i FRD Skattestyrelsen. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer. Tabel 8: Oversigt over alle processer for området "Renter og rykkere" Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Afskrivning Kommunerne: Afskrivningsprocessen tilhører en af de specielle processer. Efter at man har fremsendt to rykkere, stopper rykkerproceduren. Mindst 4 gange om året foretages en teknisk afskrivning - dvs. debitorer med kode "at de er rykket 2 gange " får nulstillet faktura, som har forfald mere end 6 md. tilbage. Faktura udgiftsføres på den fakturerende enhed. Der oprettes samtidig en inddrivelses sag - med samme beløb - på debitoren. Administrativt flyttes processen fra Økonomisk Sekretariat debitor afdeling til Inddrivelsesafdelingen i Skattestyrelsen. Det er vigtigt at både Debitorafdelingen og Inddrivelsesafdelingen har adgang til registreringer, dokumenter og korrespondance både før og efter, at debitor er overdraget til inkasso. Selvstyret: Afskrivningsprocessen tilhører en af de specielle processer. Efter at man har fremsendt to rykkere, stopper rykkerproceduren. Mindst 4 gange om året foretages en teknisk afskrivning - dvs. debitorer med kode "at de er rykket 2 gange" får nulstillet faktura, som har forfald mere end 6 md. tilbage. Faktura udgiftsføres på den fakturerende enhed. Der oprettes samtidig en inkassosag - med samme beløb - på debitoren. Administrativt flyttes processen fra Debitorafdelingen i DCR til Inddrivelsesafdelingen i Skattestyrelsen. I Inddrivelsesafdelingen foregår der efterfølgende sagsbehandling og evt. kreditormodregning i forsøget på at inddrive beløbet. Det er vigtigt at både Debitorafdelingen og Inddrivelsesafdelingen har adgang til registreringer, dokumenter og korrespondance både før og efter, at debitor er overdraget til inkasso Rentetilskrivning Kommunerne: Der bør etableres procedure, hvor kommunerne i forbindelse med rentetilskrivning har adgang til system hos Inddrivelsesmyndighed hos Selvstyret, således kommunerne har adgang til alle relevante oplysninger om debitor. Selvstyret: I dag foretages der rentetilskrivning. Page 55 of 90

56 Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Rykker Rykkere sendes pr. post. Der er behov for elektronisk fremsendelse rykkere Gennemføre automatisk rykkerprocedure Der foretages 2 automatiske rykninger, hvor der udskrives rykkerbreve som sendes til skyldner Rykkerkørsel Rykker for manglende indbetalinger Rykning af Lotteri- og automatafgift 7.1 Processer i scope Rentetilskrivning Rentetilskrivning Debitor Central enhed Start 1 Igangsætning af kørsel for renteberegning 2 Vedligehold af forslag til kladde for forfaldne poster 3 Godkendelse og bogføring 4 Fremsendelse af rentenota 5 Modtagelse af rentenota Slut Kommentar til processen: Rentetilskrivning Start: Slut: Kommentarer En systemmæssig kørsel for renteberegning Debitor modtager rentenota Aktivitet Kommentarer 1-2 I AX 2012 anfordres en kørsel, som danner en kladde ud fra forfaldne betalinger. Kladden skal kunne dannes/opdeles på forskellige typer af ydelser (fx renovation). Der skal være mulighed for at vedligehold kladden, herunder slette poster, hvor der ikke skal foretages renteberegning. 3 Der foretages godkendelse og bogføring af renteberegning i AX Rentenota fremsendes til debitor. I forhold til Selvstyret skal rentenota fremsendes på samme måde som i dag. I forhold til kommuner mangler der afklaring om, hvordan rentenota skal fremsendes. Page 56 of 90

57 Afskrivning (tab på debitor) Afskrivning (tab på debitor) Decentral/central enhed Inddrivelsesmyndighed Start 1 Dan forslag til afskrivning af tab på debitor 2 Fremsend forslag via workflow 3 Modtage forslag i workflow 4 Godkend afskrivning? nej ja 5 Godkend og afskriv 6 Opfølgning/ procedure Slut Kommentar til processen: Afskrivning (tab på debitor) Start: Slut: Kommentarer Dan af kladde med afskrivning pr. debitor Godkendelse og afskrivning af tab pr. debitor Aktivitet Kommentarer 1 I AX 2012 dannes en kladde med afskrivning pr. debitor. Der skal være mulighed for en systemmæssig markering af, at fordringen er lukket. 2 Fra AX 2012 skal der være mulighed for, via workflow, at fremsende forslag (kladde) med afskrivning på debitor. 3 I kommuner/selvstyre modtages forslag (kladde) med afskrivning på debitor via workflow i AX I kommuner/selvstyre træffer enheder en beslutning om afskrivning eller ej. Der fremsendes information til Inddrivelsesmyndighed om beslutning. 6 Hvis forslag til afskrivning på debitor ikke godkendes, iværksættes særskilt proces/procedure for efterfølgende opfølgning i kommuner/selvstyre. 7.2 Opsummering Se opsummering fra Debitor Deep Dive i afsnit Beskrivelse af to-be-processer Processerne , , , , , blev gennemgået og drøftet på Debitor LW med henblik på at vurdere løsningsmulighederne i standard AX Page 57 of 90

58 Der blev vist, hvordan man i standard AX 2012 laver en opsætning af rentekoder, herunder rentesats, gyldighedsperiode, hyppighed, min/maks.-rentebeløb samt en finanskonto til kontering af renteindtægter m.m. (se Figur 20: Rentekodeopsætning i AX 2012). Tekster til rentenotaer opsættes også på rentekode (flere sprog). Tilknytning af rentekoder til debitorgrupper eller debitorkonti via posteringsprofilen blev også vist (se Figur 21: Tilknytning af rentekode på posteringsprofil (debitorgruppe- eller debitorkontoniveau). Desuden blev det vist, at man kan overstyre rentekoden på den enkelte billing classification og endda den enkelte billing code (Figur 22: Tilknytning af rentekode og rykkerprocedure på billing classification og Figur 23: Tilknytning af rentekode på en billing code). Figur 20: Rentekodeopsætning i AX 2012 Figur 21: Tilknytning af rentekode på posteringsprofil (debitorgruppe- eller debitorkontoniveau) Page 58 of 90

59 Figur 22: Tilknytning af rentekode og rykkerprocedure på billing classification Figur 23: Tilknytning af rentekode på en billing code Der blev kørt en renteberegning og dannet en række rentenotaer, hvorefter disse kunne udskrives og bogføres via formen "Rentenota". Opsætning af udskriftstyring for rentenota blev også vist kort. Opsætning er den samme som udskriftstyring på fritekstfaktura, hvorfor der henvises til afsnit 5.3. Figur 24: Renteberegningskørsel Page 59 of 90

60 Figur 25: Formen "Rentenota" Der blev vist, hvordan man i standard AX 2012 laver en opsætning af rykkerprocedure, herunder rykkerkoder, forløb, gebyr samt en finanskonto til kontering af rykkergebyrer m.m. (se Figur 26: Opsætning af rykkerprocedure i AX 2012). Tekster til rykkerprocedure opsættes på rykkerproceduren (flere sprog). Tilknytning af rykkerproceduren til debitorgrupper eller debitorkonti via posteringsprofilen blev også vist (se Figur 21: Tilknytning af rentekode på posteringsprofil (debitorgruppe- eller debitorkontoniveau). Desuden blev det vist, at man kan overstyre rykkerproceduren på den enkelte billing classification (Figur 22: Tilknytning af rentekode og rykkerprocedure på billing classification. Figur 26: Opsætning af rykkerprocedure i AX 2012 Der blev kørt en rykkerkørsel og dannet en række rykkere, hvorefter disse kunne udskrives og bogføres via formen "Udskriv/bogfør rykkere". Opsætning af udskriftstyring for Rykkerbreve blev også vist kort vist. Opsætning er den samme som udskriftstyring på fritekstfaktura, hvorfor der henvises til afsnit 5.3. Page 60 of 90

61 Figur 27: Rykkerkørselsdialog Figur 28: Formen "Udskriv/bogfør rykkere" Både rykkerkørsler/behandling og renteberegning og behandling af disse kan ske direkte fra enten debitorkonto eller formen "Rykkere" i AX Formen Rykkere blev vist i forbindelse med afskrivning af debitortilgodehavender samt muligheden for at opsætte hændelser og aktiviteter, som bl.a. kan vises i en aktivitetsliste på rollecentre. Afskrivning kan sættes op til at danne en bogføringskladde, som kan tilknyttes et standard AX 2012-godkendelsesworkflow. Page 61 of 90

62 Figur 29: Rykkere og renter fra debitorkonto Figur 30: Rykkere og renter fra formen "Rykkere" Identificerede gaps i forbindelse med renter og rykkere i AX 2012 Tabel 9: Identificerede gaps i forbindelse med Renter og rykkere i AX 2012 Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Deb_052 Rentenota via Deb_053 Konteringsstyring på rykkergebyr inden for samme regnskab på forskellige dimensionskombinationer Initiativ gap Løses på samme måde som faktura via udskriftsstyring og Lasernet. Se afsnit gap OOS. Standard AX 2012-rykkerprocedure opsættes til kontering af rykkergebyr på en finanskonto. Under LW blev der udtrykt behov for at udvide denne mulighed. Kravene er dog ikke specifikke nok Page 62 of 90

63 Deb_054 Rentenota ønskes lagt ud i borgerportaler, eks. Sullissivik Deb_055 Information til fagmodul/afdelinger om rykkere Fit Deb_056 Rykkergebyr/tillægsafgift ved manglende betaling Deb_057 Rykker via til at kunne definere en løsning i skrivende stund. Efter aftale med ERP-sekretariatet defineres kravene og en evt. løsning i designfasen. Evt. tilretninger er OOS af dette dokument. gap Hvad angår rentenota på webportaler henvises der til FRD Skattestyrelsen. fit Rykkere fra AX 2012 kan genudskrives til fil og sendes til den relevante afdeling ved behov. Det er en manuel proces. Løses via standard rykkerprocedureopsætning i AX gap Løses på samme måde som faktura via udskriftsstyring og Lasernet. Se afsnit Deb_058 Afskrivning af debitortilgodehavender fit Løses via standardfunktionalitet i AX 2012 med dannelse af afskrivningskladde med mulighed for godkendelse. N/A. Variationer i to-be-processer N/A. Initiativer og krav i to-be-processer N/A. Indsatsområder N/A. Andre spor Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitor Rentekoder Rykkerforløb. Øvrige bemærkninger Behov for udskrift af rapporter på grønlandsk er et gap, der er konstateret og behandlet i afsnit Løsningen omfatter også rentenota og rykkerbreve. 8 Udbetaling af overskydende saldo Procesområdet "Udbetaling af overskydende saldo" omhandler udbetaling af overskydende saldo på en debitor ved eksempelvis for meget indbetalt på afgifter. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer. Page 63 of 90

64 Tabel 10: Oversigt over alle processer for området "Udbetaling af overskydende saldo" Proces- ID Forretningsproces Afgift refusioner Beskrivelse 8.1 Processer i scope Dette dokument omhandler udelukkende processen omkring flytning af overskydende beløb fra en debitorkonto til en relateret kreditorkonto, hvor selve udbetalingen behandles. Udbetaling af overskydende saldo skal igennem processen for kreditormodregning, som er defineret i særskilt FRD. 8.2 Opsummering Der er ikke gennemført Deep Dive på procesområdet. 8.3 Beskrivelse af to-be-processer Proces blev gennemgået på Debitor LW med henblik på at vurdere løsningsmuligheder i standard AX Her blev det vist, hvordan man i standard AX 2012 kan tilknytte en borgers debitorkonto og kreditorkonto sammen via et felt på debitorkortet. Denne kobling bruges i forbindelse med en kørsel til flytning af evt. poster, der skal refunderes en debitor, til den pågældende debitors kreditorkonto (se Figur 31: Kobling mellem en debitor og kreditor i AX 2012). Desuden blev det vist, hvordan man i standard AX 2012 kan foretage en kørsel, som flytter de valgte poster fra en debitor til kreditor. Kørslen kan køres pr. billing classification eller samlet. Derudover kan der afgrænses via en standardforespørgsel på samtlige felter på debitor og debitorposteringer i forbindelse med igangsætningen af kørslen. Kørslen kan sættes til at køre i batch (se Figur 32: Kørsel til flytning af overskydende saldi fra debitor til kreditor). Page 64 of 90

65 Figur 31: Kobling mellem en debitor og kreditor i AX 2012 Figur 32: Kørsel til flytning af overskydende saldi fra debitor til kreditor Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af overskydende saldo i AX 2012 Tabel 11 Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af overskydende saldo Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Deb_059 Overfør overskydende saldo fra debitor- til kreditorkonto fit Initiativ Løses via standard AX 2012-funktionalitet "Refusioner" i debitormodulet, hvor borgerens/virksomhedens debitor- og kreditorkonto er koblet til hinanden via et felt på debitoren. Page 65 of 90

66 Deb_060 Billing classification på kreditorkonto gap Ved overførsel af overskydende saldi til kreditorkonto skal billing classification fra debitorposten stemples som en attribut på kreditorposten. Deb_061 Ændre navn på kørsel "Refusioner" gap Label på menupunktet ændres i AX Deb_062 Udbetaling af overført overskydende saldo via kreditormodulet fit Der henvises til Kreditor FRD. N/A. Variationer i to-be-processer N/A. Initiativer og krav til to-be-processer N/A. Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitor Kreditor Bankkonti (debitor) Bankkonti (kreditor). N/A. Øvrige bemærkninger 9 Udbetaling af ydelser til borgere Procesområdet "Udbetaling af ydelser til borgere" omhandler udbetaling af sociale ydelser. Procesområdet omfatter følgende specifikke processer: Tabel 12:Oversigt over alle processer for området "Udbetaling af ydelser til borgere" Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Udarbejde udbetalingsbilag borgere 9.1 Processer i scope Dette dokument fokuserer på processen til udbetaling af sociale ydelser (eksempelvis børnebidrag eller boligsikring). Processen omfatter: Grundlag fra fagsystemer Page 66 of 90

67 Bogføring af ydelser på debitor via fritekstkreditnota Overførsel fra debitor til relateret kreditor Udbetaling af ydelse via kreditorudbetaling (behandles ikke i dette dokument) Figur 33: Illustration af processen for udbetaling af ydelser Grundlag fra fagsystem Bogføring af ydelse på debitor Overførsel fra debitor til relateret kreditor Udbetaling via kreditor 9.2 Opsummering Der er ikke gennemført Deep Dive på procesområdet. 9.3 Beskrivelse af to-be-processer Proces blev gennemgået på Debitor LW med henblik på at vurdere løsningsmuligheder i standard AX Her blev det vist, hvordan man i standard AX 2012 kan gennemføre processen ved at anvende fritekstfaktura/kreditnota funktionalitet. Der blev vist eksempel på en kreditnota på en debitor med en billing classification og billing code, som bogføres på en debitor. På den måde anvendes ydelses registeret i from af billing codes til at styre offentlige ydelser på samme måde som de ydelser, der faktureres (hænger sammen med fælles stamdatabeslutningerne). Derefter blev det vist, at man via en kørsel flytter de valgte poster fra en debitor til kreditor (samme kørsel som i afsnit 8.3). Funktionaliteten blev drøftet, og der blev stillet spørgsmålstegn ved brugbarheden, da flytningen af posterne fra debitor til kreditor opfattes som en ekstra procedure. Muligheden for batchop- Page 67 of 90

68 sætning af den pågældende kørsel blev kort vendt. Muligheden for en løsning direkte via kreditor blev drøftet og afvist, da ydelsesregisteret i form af billing codes ikke findes på kreditor. Der blev udtrykt ønske om automatisering af processen. Eksempel fra LW er vist nedenfor. Figur 34: Børnebidrag overført fra debitorkonto Figur 35: Børnebidrag overført til kreditor og klar til udbetaling Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af ydelser i AX 2012 Tabel 13: Identificerede gaps i forbindelse med udbetaling af ydelser Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Deb_063 Deb_064 Flytning af ydelsesposter fra debitor til kreditorkonto Automatisk flytning af offentlige ydelser fra debitor til kreditor i forbindelse med fakturering fit Initiativ Standardkørsel i AX 2012 til remburs gap Se afsnit Deb_065 Ændre navn på kørsel "Refusioner" gap Label på menupunktet ændres i AX 2012 Deb_066 Udbetalingsbilag til borgere gap Forventes løst i Lasernet. Der er muligvis behov for at udvikle en ny ekstern rapport til formålet. Afklares i designfasen. Deb_067 Fakturering af bidragssager gap Se afsnit Page 68 of 90

69 Deb_068 Integration til relevante fagsystemer til sociale ydelser gap Samme løsning som ved fakturering. Se afsnit N/A. N/A. Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Automatisk flytning af offentlige ydelser fra debitor til kreditor Følgende særlige forhold gør sig gældende i forbindelse med flytning af offentlige ydelser fra debitor til kreditor: Standard billing classifications og billing codes (ydelser) anvendes Fritekstkreditnota bruges til bogføring af ydelser på debitor Fakturagrundlag leveres af relevante fagsystemer (integrationsoversigt) Standard kørsel til flytning af poster fra debitor til kreditor i AX 2012 anvendes Der udvikles en ny rutine, der i forbindelse med fritekstfaktura/kreditnota på udvalgte ydelser (billing codes) automatisk kører flytning af de dannede debitorposter via standardkørslen i AX 2012 Markering på billing classification/code udvikles Billing classification stemples på kreditorposten som en ny attribut. Integration til de relevante fagsystemer er en forudsætning. Der henvises til integrationsstrategidokumentet, der viser en oversigt over relevante fagsystemer Fakturering af bidragssager Der er tale om en proces, hvor kommunen udbetaler børnebidrag til en forælder og opkræver den anden forælder. Følgende særlige forhold gør sig gældende i forbindelse med fakturering af bidragssager: Udbetaling af ydelse til bidragsmodtager: Udbetaling skal foregå jf. beskrivelsen i afsnit ovenfor. Opkrævning af bidrag hos bidragspligtig: Faktura til bidragspligtig udstedes på baggrund af grundlaget for udbetaling af ydelsen til bidragsmodtager Faktureringsprocessen er den samme som i afsnit 0 Det er en forudsætning, at fagsystemer kan levere de nødvendige informationer om, hvem der skal faktureres. Page 69 of 90

70 Både udbetaling til bidragsmodtager og opkrævning hos bidragspligtig sker i en og samme proces i AX 2012 på baggrund af integrationen fra fagsystemet. Integration til de relevante fagsystemer er en forudsætning. Der henvises til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Winformatik. N/A. Andre spor Nøgledata på området Nøgledata på området er: Debitor Kreditor Ydelser Bankkonti (debitor) Bankkonti (kreditor). Øvrige bemærkninger Behov for udskrift af rapporter på grønlandsk er et gap, der er konstateret og behandlet i afsnit Løsningen omfatter også udbetalingsbilag. 10 Kontoudtog Procesområdet "Kontoudtog" omfatter fremsendelse af kontoudtog i AX Procesområdet omfatter følgende specifikke processer: Tabel 14: Oversigt over alle processer for området "Kontoudtog" Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Udarbejde/udsende kontoudtog Kommunerne: Kontoudtog udskrives på papir og sendes med post til debitor. Det bør tilstræbes at sende kontoudtog elektronisk, hvorfor elektroniske oplysninger bør registreres på alle debitorer. Selvstyret: I dag udsendes kun kontoudtog, når debitor anmoder om det. Kontoudtog sendes primært med post. Der arbejdes dog på at indsamle mailadresser, således at kontoudtog kan sendes på mail. Kontoudtog skal kunne sendes elektronisk, gerne til eboks eller lignende løsning Processer i scope Kontoudtog Der blev truffet beslutning om ikke at tegne processen for kontoudtog. Nedenfor er input til fremadrettet håndtering af kontoudtog: Page 70 of 90

71 Mulighed for specifikationer, fx med indikation om overlevering til Inkasso Mulighed for at fremsende kontoudtog til meddebitor Fremsendelse af kontoudtog skal foregå via mail (fx som PDF-dokument, som automatisk vedhæftes en mail direkte fra AX 2012) Opsummering Se opsummering fra Debitor Deep Dive i afsnit Beskrivelse af to-be-processer Proces blev gennemgået på Debitor LW med henblik på at vurdere løsningsmulighederne i standard AX Der blev vist eksempler på det eksterne kontoudtog samt det interne kontoudtog. Herunder blev der vist, hvilke muligheder brugerne har for afgrænsning og definition af rapport (se nedenfor). Figur 36: Kontoudtog fra debitor Figur 37: Dialog ifm. udskrift af kontoudtog Behov for billing classifications på det eksterne kontoudtog blev drøftet, da standard AX 2012 kun medtager disse på det interne kontoudtog (en rapport der er tiltænkt intern afstemning). Udskriftstyring på kontoudtog blev også vist (samme opsætning som på faktura, rentenota og rykkerbrev). Page 71 of 90

72 Identificerede gaps i forbindelse med kontoudtog i AX 2012 Tabel 15: Identificerede gaps i forbindelse med kontoudtog Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Deb_069 Fremsendelse af kontoudtog via mail gap Løses på samme måde som faktura via udskriftsstyring og Lasernet. Se afsnit Deb_070 Billing classifications på eksterne kontoudtog gap Løses ved at tilpasse kontoudtog, således billing classifications fremgår. Kan evt. Løses i Lasernet som opsætning. Deb_071 Årsopgørelser gap OOS. Årsopgørelser håndteres i eskat. Deb_072 Tekst på kontoudtog gap Standard formularopsætning i AX 2012 giver mulighed for notat på kontoudtog, men det kommer ud på alle kontoudtog. Debitorspecifik opsætning er ikke muligt. Der skal laves en tilpasning, således det er muligt at definere tekster for enkelte debitorer eller debitorgrupper. Beslutning tages i designfasen. Deb_073 Meddebitor på kontoudtog gap Skal defineres i designfasen. Forventes løst via Lasernet. Deb_074 Deb_075 Markering af poster på kontoudtog som overdraget til Inkasso gap Løses via Lasernet og ved at tilpasse kontoudtog rapporten i AX Afklares i designfasen. Fremsendelse af kontoudtog til meddebitor gap OOS. Erstattes af Deb_073. N/A. Variationer i to-be-processer N/A. Initiativer og krav til to-be-processer N/A. Indsatsområder N/A. Andre spor N/A. Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Behov for udskrift af rapporter på grønlandsk er et gap, der er konstateret og behandlet i afsnit Løsningen omfatter også kontoudtog. Page 72 of 90

73 11 Afstemning af debitor/finans Procesområdet "Kontoudtog" omfatter processer omkring afstemning af debitortilgodehavender og finansmodulet i AX 2012 (samlekonti). Procesområdet omfatter følgende specifikke processer. Tabel 16: Oversigt over alle processer for området "Afstemning af debitor/finans" Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse Afstemning af debitor statuskonto Der bruges i dag uforholdsmæssig mange ressourcer på at afstemme debitorsaldo med samlekonto på debitorer. Nye rutiner og et System. der understøtter denne proces, skal øge automatiseringen af denne proces og gøre den hurtig og intuitiv Afklaring af debitor-saldoliste Royaltyskat skal i lighed med indkomstskatter og udbytteskatter fordeles mellem landskassen og skattekommunen. Der udsender to gange årligt afregning til kommunerne. Det sker medio august og ultimo januar i det efterfølgende år. Trækker hver måned en debitorsaldoliste, status Royalty, med henblik på at undersøge, om der er foretaget indbetalinger, der ikke er pålignet og med henblik på at undersøge, om der er foretaget påligning uden indbetaling. Ved manglende påligning fremsendes sagen til Skattestyrelsen, med henblik på påligning. Ved manglende betaling kontrolleres debitors posteringer for at undersøge, hvorvidt indbetaling er bogført på forkert status, evt. rettelse foretages Afklaring af debitorsaldoliste på Selskabsskat Trækker hver måned en debitorsaldoliste med henblik på at undersøge, om der er foretaget indbetalinger, der ikke er pålignet - og med henblik på at undersøge, om der er foretaget påligning uden indbetaling Afstemning af afgift for is og vand Afstemning af B-skat - debitorer Saldoliste tjekkes og evt. rettes Afstemning af Havne og krydstogtspassagerafgift Afstemning af Hellefiskeafgift Afstemning af Lotteri og automatafgift for enarmede tyveknægte Afstemning af Lotteriafgift Afstemning af Makrelafgift Afstemning af Miljøafgift Afstemning af Motorafgift Interimskontoafstemning Afstemning af Rejeafgift Afstemning af stedkoder Følgende artskonti afstemmes: 910, 911, 912, 913. Hvad afstemmes de op imod? Opfølgning overfor arbejdsgivere I denne proces forsøger Skattestyrelsen at skabe sig et overblik over betalings - og reaktionsmønstre på de arbejdsgivere, som ikke indsender redegørelser rettidigt. Page 73 of 90

74 11.1 Processer i scope Afstemning mellem debitormodulet og finansmodulet Opsummering Der er ikke gennemført Deep Dive på området Beskrivelse af to-be-processer Processerne , ,, , , , , , , , , , , , , blev gennemgået på Debitor LW med henblik på at vurdere løsningsmulighederne i standard AX Der blev vist, at det er muligt at køre en række standardrapporter med henblik på afstemning af debitorog finansmoduler, herunder en afstemningsrapport, der sammenligner bogføringerne i debitormodulet og på de tilsvarende samlekonti for debitorer i Finans med henblik på at finde differencer. Ligeledes blev spærring af finanskonto for debitorsamlekonto vist, hvilket forhindrer, at differencer opstår. Figur 38: Dialog afstemningsrapport mellem debitor-/finansmodulerne I AX 2012 Figur 39: Afstemningsrapport debitor/finans - uden detaljer Page 74 of 90

75 Figur 40: Afstemningsrapport debitor/finans - med detaljer Figur 41: Aldersfordelt debitorsaldoliste Page 75 of 90

76 Identificerede gaps i forbindelse med afstemning af debitor/finans i AX 2012 Tabel 17: Identificerede gaps i forbindelse med afstemning debitor/finans Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Deb_076 Afstemning debitor/finans fit Standardrapporter dækker behovet. Når kontoplan er endelig defineret, skal der kigges på dette igen (designfasen) evt. grundet dimensioner. Variationer i to-be-processer N/A. Initiativer og krav til to-be-processer N/A. Indsatsområder N/A. Andre spor N/A. Nøgledata på området N/A. Øvrige bemærkninger 12 Samlet oversigt over identificerede gaps på Debitor-området Tabel 18: Samlet oversigt over identificerede gaps på Debitor-området Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Procesområde Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Deb_001 Integration til CPR-/GER-registre gap Der skal udvikles en integration mellem AX 2012 og CPR/GER-registre. Herudover henvises der til afsnit Deb_002 Deb_003 Manglende oplysninger i standard GAB i AX 2012 gap GAB udvides med flere felter. Hvis oplysning om konkurs, under afvikling eller dødsbo, markeres dette i debitorstamdata. Håndteres via integration til CPR/GER. Se afsnit Manglende oplysninger på debitorkonto gap Debitorkortet skal udvides med flere felter. Hvis oplysning om konkurs, under afvikling eller dødsbo, markeres dette i debitorstamdata. Hvis muligt, håndteres det via integration til CPR/GER. Se afsnit Page 76 of 90

77 Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Deb_004 Deb_005 Deb_006 Udvidelse af påkrævede felter ved oprettelse af debitorer Udvidelse af skabeloner til oprettelse af debitorer med nye påkrævede felter Automatisk oprettelse af kreditorkonto på baggrund af debitorkonto gap I forbindelse med oprettelse af debitor, skal der være flere tvungne felter (mandatory felter) på debitorkortet. Specifikation af, hvilke felter, udarbejdes i forbindelse med designfasen. gap I forbindelse med oprettelse af debitor via skabeloner skal evt. nye felter på debitorkortet kunne arves ned fra skabeloner. Specifikation af hvilke felter, udarbejdes i forbindelse med designfasen. gap Der skal udvikles en funktion til automatisk oprettelse af kreditorkonto på baggrund af debitorkonto og relation mellem de to konti. Se afsnit Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Deb_007 Meddebitorer på debitorkonti (ægtefæller, ejere af enkeltmandsvirksomheder). Eksempel: CPR skal default registreres, hvis det findes i GER/CVR på en enkeltmandsvirksomhed. gap Der skal udvikles en ny type relation i GAB = Meddebitor. Det skal være muligt at oprette en kontaktperson på debitor af typen Meddebitor. Denne skal vises i en factbox på en debitorkonto. Herudover henvises der til afsnit Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Oprettelse og vedligeholdelse af debitor Deb_008 Bankkonto fra e-skat skal med over i debitormodul ifm. udbetaling. gap I forbindelse med udbetaling af udvalgte ydelser skal debitors bankkontonummer kunne overstyres med en bankkonto fra eskat-systemet på den enkelte ydelse (faktura/kreditnota). Dette forudsætter, at bankkontonummeret bliver leveret som en del af fakturagrundlaget fra eskat-integrationen. Det skal være muligt at opsætte bankkonti på debitor pr. billing classification. Herudover henvises der til afsnittet om fakturering. Deb_009 Validering af bankkonti på debitor gap Der skal udføres en validering af bankkonti i forbindelse med oprettelse af bankkonto på debitor. Hermed menes validering af bankoplysninger ud fra nogle overordnede regler (antal cifre osv.). Reglerne defineres nærmere i designfasen. Deb_010 Deb_011 Deb_012 Workflow ved ændring af stamdata på debitor Koncernfakturering (virksomheder med flere filialer Kontrol på CPR-/GER-nummer (unik ID) i forbindelse med manuel oprettelse af debitor gap Der skal defineres og udvikles et workflow i AX 2012 ved ændring af udvalgte stamdata på en debitorkonto (eksempelvis bankkonto). fit Løses standard via en debitorkonto pr. filial, der peger på en overordnet faktureringskonto. Alle fakturaer/posteringer bogføres udelukkende på den overordnede konto. gap I forbindelse med oprettelse af ny debitor skal AX 2012 kontrollere på hhv. CPRnummer eller GER-nummer i GAB, således det ikke er muligt at oprette en borger/virksomhed som debitor to gange i samme regnskab. Specifikation udar- Page 77 of 90

78 bejdes i forbindelse med designfasen. Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Deb_013 Ydelseskatalog fit Løses via anvendelse af Public Sectorfunktionaliteten i AX 2012, herunder Billing classifications (ydelsestyper) og Billing codes (ydelser). Der henvises til i øvrigt til afsnit Deb_014 Integrationer fra fagsystemer, såsom Winformatik, eskat, LULI m.fl. til AX 2012 skal beskrives og udvikles (se integrationsstrategi) Deb_015 Deb_016 Deb_017 Deb_018 Faktureringsadresse per billing classification Billing classifications saldi på debitor skal ikke vise 0 saldi Faktura vises som standard med navn på hvem der har genereret faktura. Navn skal kunne fravælges efter behov. Bilag vedhæftes faktura og bilag skal kunne sendes med faktura (kan være flere 100 sider). gap Der henvises til integrationsstrategidokumentet, som viser en oversigt over relevante fagsystemer. Derudover henvises til afsnit gap Det skal være muligt at oprette en adresse pr. billing classification på debitorkontoen. Kan evt. løses via adresseformål, men kræver udvikling under alle omstændigheder. gap Løses ved at lave en tilpasning på forespørgslen i den pågældende factbox på debitor list page. gap Forudsættes løst via Lasernet-opsætning af faktura. gap Selve oprettelse og godkendelse af bilag er OOS. Når dokumentet først er vedhæftet i AX 2012 via en dokumenttype til formålet, forventes behovet løst via Lasernet. Deb_019 FI-kort på faktura gap Løses ved at kopiere den danske funktionalitet til GRL-landekoden, og indbetalingskortet forventes løst via Lasernet. Deb_020 Deb_021 Oplysning om ydelser til eskat årligt gap Der skal kunne dannes en liste over bestemte billing codes til eskat på årsbasis. Formatet defineres i designfasen. OBS: Løsningen forudsætter, at ERPsekretariatet udarbejder en fuld ydelsesoversigt, herunder hvilke ydelser eskat skal have besked om. Fakturagrundlag oprettelse og godkendelse udenfor AX 2012 gap OOS. Løsningen er out of scope. Deb_022 Grønlandsk sprogkode gap Der udvikles en ny sprogkode i AX 2012 til grønlandsk sproglag. Gælder også for rentenota, rykkerbrev samt kontoudtog. Deb_023 Labelfiler på grønlandsk gap OOS. Løsningen er out of scope. EG kan lave et udtræk af A- labelfiler, men står ikke for oversættelse til grønlandsk. Gælder også for rentenota, rykkerbrev samt kontoudtog. Deb_024 Sprogstyring på billing codes og billing classifications gap Der skal laves en tilpasning i AX 2012, således det er muligt at opsætte oversættelser på billing codes og billing classifications (funktionalitet fra varer kan anvendes med fordel). Deb_025 Flere PBS aftaler per regnskab gap Opkrævninger via Nets løses ved at anvende AMC Direct Debit-modul til AX Page 78 of 90

79 Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Deb_026 Forsendelse til Nets skal gennem selektering, hvor fx debitorer uden adresse kan fravælges i forsendelsen (AMC Consult). AMC Direct Debit tilpasses (gerne gennem samarbejdet med AMC Consult), således det er muligt at oprette en PBS-aftale per billing classification. gap Ved valg af opkrævninger der skal sendes til Nets via AMC Direct Debitopkrævningskladde skal det være muligt at fravælge kunder uden adresser. OBS: Muligvis forsvinder dette gap i forbindelse med de nye stamdatakrav (alle debitorer skal have adresse på debitor osv.). Deb_027 Afdeling/enhed på faktura gap Det skal være muligt at påføre en afdeling/enhed på fakturaen baseret på billing classification, således borgeren ved, hvor henvendelsen vedrørende fakturaen skal ske. Der skal laves en tilpasning på billing classification, hvor det er muligt at tilknytte oplysningen på billing classification. Resten forventes løst via Lasernet. Deb_028 Diverse fritekster på fakturaer gap Standard AX 2012 giver mulighed for at tilknytte bemærkninger på formularer, såsom faktura og kontoudtog (kommer ud på alle fakturaer). Fritekster tilknyttet de enkelte debitorer, debitorgrupper er ikke standard, men forventes løst ved hjælp af Lasernet. Hvis nødvendigt, udvikles nye parametre til styring af dette på debitor/debitorgruppe niveauer. Detaljer afklares i designfasen. Deb_029 Takster på ydelser fit Ydelsestakster kan opsættes i AX 2012 på billing codes som enten faste takster eller scripts, som beregner taksten baseret på en række custom field oplysninger. Udarbejdelsen af scripts er dog kompleks og kræver kendskab til kode. Se øvrige kommentarer i afsnit Hovedparten af takstberegninger foretages dog i fagsystemerne og skal ikke håndteres i AX Deb_030 Fakturering af radiofrekvenser gap Der henvises til afsnit Deb_031 Sagsbehandling af lejere (KAF) gap OOS. KAF-modulet er out of scope i fase 1. Fakturering kan dog ske via AX 2012 via en integration til fritekstfaktura. Deb_032 Kreditnotaworkflow fit Grænse for, hvor stor kreditnota der må genereres uden godkendelse, kan løses vha. forskellige workflow i AX 2012 (forudsætter, at bruger har adgang til AX 2012). Deb_033 Oprettelse af debitor ifm. integrationer fra fagsystemer gap Se afsnit Page 79 of 90

80 Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Fakturering og kreditnota Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Deb_034 Deb_035 Gap - E-skat Håndtering af forsendelser der sendes til Nets, selvom forsendelsen ikke skal udskrives. Faktura via skal sendes fra fælles udbakke eller fra serveren. På debitor skal kunne ses, hvad der er sendt og hvordan. gap Punktet skal uddybes sammen med sporejer Søren G. gap Forventes løst via Lasernet og/eller en fælles Outlook-udbakke, således afsendte fakturaer på mail kan dokumenteres. Deb_036 OIOUBL-faktura med GLN-nummer gap Løses via Lasernet. Deb_037 Fejlliste med ukendte mailadresser gap Det skal være muligt at danne en fejlliste med ugyldige adresser. Hvis e- mails sendes fra fælles udbakke i Outlook, ligger håndteringen af fejlforsendelser heri. Hvis sendes fra serveren, skal der laves en tilpasning til kontrol af adresser. Alternativt løses problemet i Lasernet. Afklares i designfasen. Deb_038 Deb_039 Samlet faktura på tværs af billing classifications Samlefakturering via Nets flere fakturaer på samme debitor samme betalingsdag gap Der laves ikke nogen løsning. Se afsnit gap Løses via AMC Direct Debit. AMC Direct Debit kan opkræve flere debitorfakturaer i samme opkrævningskørsel til Nets. Evt. yderligere krav afklares ifm. design af løsning. Deb_040 Tekster på opkrævninger via Nets gap AMC Direct Debit giver mulighed for tre typer advisering ifm. opkrævning. Kravene forventes løst via disse. Evt. yderligere krav afklares ifm. design af løsning. Deb_041 Ydelseskatalog globalisering af tabellen (fælles data) gap Løses via GDM (EG modul). Deb_042 Betaling via Sullissivik gap Import af poster fra Sullissivik skal beskrives og udvikles i AX Der henvises til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Sullissivik. Deb_043 Fejlliste over indbetalinger fra Sullissivik, der ikke kan udlignes gap Løses ifm. integration til Sullissivik. Der henvises til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Sullissivik. Deb_044 Kreditkortbetaling gap OOS. Kravet er ikke bekrevet tilstrækkeligt og er derfor out og scope i fase 1. ERP-sekretariatet har opgaven med at uddybe kravet efter fase 1. Deb_045 Import af data fra banken - indbetalinger m.m. gap Nets-indbetalinger løses via AMC Direct Debit-modulet. Import af andre betalingsfiler (som fx FI-kort) fra Grønlandsbanken skal defineres og udvikles og afhænger af, hvad banken kan levere. ERP-sekretariatet arbejder på at definere de specifikke filtyper sammen med banken. Der henvises i øvrigt til integrationsstrategi dokumentet, herunder afsnittet om Grønlandbanken. Deb_046 Åben- og lukket postredigering fit Løses via standard AX 2012 åben- og lukket postredigering. Deb_047 Integration kasseapparater gap Skal ikke med i fase 1. Jf. procestegninger fra Deep Dives (se afsnit og Page 80 of 90

81 Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Indbetalinger og bogføring Renter og rykkere Renter og rykkere Renter og rykkere Renter og rykkere Renter og rykkere Renter og rykkere Renter og rykkere Udbetaling af overskydende saldo Udbetaling af overskydende saldo 6.1.5) er der tale om en manuel bogføring i en AX 2012-finanskladde på baggrund af en kasserapport. Evt. filintegrationer til kasseapparater er ikke standard og skal beskrives og udvikles. Derudover henvises der til integrationsstrategidokumentet, herunder afsnittet om Winformatik (brættet). Deb_048 Betalingsplaner fit Løses via standardbetalingsplaner i AX Der er ikke tale om afdragsordninger i inkasso, men betalingsplaner aftalt med debitor inden udstedelse af faktura. For afdragsordninger i inkasso henvises der til FRD for Skattestyrelsen. Deb_049 Meddebitor på debitor gap Se afsnit Deb_ og 5 frivillig indbetaling gap Se afsnit Deb_051 Billing classifications og billing codes på indbetalinger gap Se afsnit Deb_052 Rentenota via gap Løses på samme måde som faktura via udskriftsstyring og Lasernet. Se afsnit Deb_053 Deb_054 Deb_055 Deb_056 Konteringsstyring på rykkergebyr indenfor samme regnskab på forskellige dimensionskombinationer Rentenota ønskes lagt ud i borgerportaler, fx Sullissivik. Information til fagmodul/afdelinger om rykkere Rykkergebyr/tillægsafgift ved manglende betaling gap OOS. Standard AX 2012-rykkerprocedure opsættes til kontering af rykkergebyr på en finanskonto. Under LW blev der udtrykt behov for at udvide denne mulighed. Kravene er dog ikke specifikke nok til at kunne definere en løsning i skrivende stund. Efter aftale med ERP-sekretariatet defineres kravene og en evt. løsning i designfasen. Evt. tilretninger er OOS af dette dokument. gap Hvad angår rentenota på webportaler henvises der til FRD skattestyrelsen. fit Rykkere fra AX 2012 kan genudskrives til fil og sendes til den relevante afdeling ved behov. Det er en manuel proces. fit Løses via standard rykkerprocedure opsætning i AX Deb_057 Rykker via gap Løses på samme måde som faktura via udskriftsstyring og Lasernet. Se afsnit Deb_058 Deb_059 Deb_060 Afskrivning af debitortilgodehavender fit Løses via standardfunktionalitet i AX 2012 med dannelse af afskrivningskladde med mulighed for godkendelses. Overfør overskydende saldo fra debitortil kreditorkonto fit Løses via standard AX 2012-funktionalitet "Refusioner" i debitormodulet, hvor borgerens/virksomhedens debitor- og kreditorkonto er koblet til hinanden via et felt på debitoren. Billing classification på kreditorkonto gap Ved overførsel af overskydende saldi til kreditorkonto skal billing classification fra debitorposten stemples som en attribut Page 81 of 90

82 på kreditorposten. Udbetaling af overskydende saldo Udbetaling af overskydende saldo Udbetaling af ydelser Udbetaling af ydelser Udbetaling af ydelser Udbetaling af ydelser Deb_061 Ændre navn på kørsel "Refusioner" gap Label på menupunktet ændres i AX Deb_062 Deb_063 Deb_064 Udbetaling af overført overskydende saldo via kreditormodulet. Flytning af ydelses poster fra debitor til kreditorkonto Automatisk flytning af offentlige ydelser fra debitor til kreditor i forbindelse med fakturering fit Der henvises til Kreditor FRD. fit Standardkørsel i AX 2012 til remburs gap Se afsnit Deb_065 Ændre navn på kørsel "Refusioner" gap Label på menupunktet ændres i AX Deb_066 Udbetalingsbilag til borgere gap Forventes løst i Lasernet. Der er muligvis behov for at udvikle en ny ekstern rapport til formålet. Afklares i designfasen. Udbetaling af ydelser Udbetaling af ydelser Deb_067 Fakturering af bidragssager gap Se afsnit Deb_068 Kontoudtog Deb_069 Kontoudtog Deb_070 Integration til relevante fagsystemer til sociale ydelser gap Samme løsning som ved fakturering. Se afsnit Fremsendelse af kontoudtog via mail gap Løses på samme måde som faktura via udskriftsstyring og Lasernet. Se afsnit Billing classifications på eksterne kontoudtog gap Løses ved at tilpasse kontoudtog, således billing classifications fremgår. Kan evt. Løses i Lasernet som opsætning. Kontoudtog Deb_071 Årsopgørelser gap OOS. Årsopgørelser håndteres i eskat. Kontoudtog Deb_072 Tekst på kontoudtog gap Standard formularopsætning i AX 2012 giver mulighed for notat på kontoudtog, men det kommer ud på alle kontoudtog. Debitorspecifik opsætning er ikke muligt. Der skal laves en tilpasning,således det er muligt at definere tekster for enkelte debitorer eller debitorgrupper. Beslutning tages i designfasen. Kontoudtog Deb_073 Meddebitor på kontoudtog gap Skal defineres i designfasen. Forventes løst via Lasernet. Kontoudtog Deb_074 Kontoudtog Deb_075 Afstemning af debitor/finans Markering af poster på kontoudtog som overdraget til Inkasso Fremsendelse af kontoudtog til meddebitor gap Løses via Lasernet og ved at tilpasse kontoudtograpporten i AX Afklares i designfasen. gap Der skal udvikles en løsning, hvor det der muligt at styre forsendelse af kontoudtog til meddebitorer. Detaljer afklares i designfasen. Deb_076 Afstemning debitor/finans fit Standardrapporter dækker behovet. Når kontoplan er endelig defineret, skal der kigges på dette igen (designfasen) evt. grundet dimensioner. Page 82 of 90

83 13 Risici 14 Forkortelser og definitioner Tabel 19: Forkortelser og definitioner Forkortelse Definition GAB Global adressebog i AX 2012 LW Fit Gap OOS Løsningsworkshop Angiver at en proces/krav kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Angiver at en proces/krav ikke kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Out of scope. Er ikke i scope af projektet og/eller dokumentet 15 Referencer og bilag 15.1 PowerPoint-skærmbilleder fra AMC Direct Debit for AX 2012 fra Debitor LW Page 83 of 90

84 Page 84 of 90

85 Page 85 of 90

86 Page 86 of 90

87 15.2 Lasernet-brochure Page 87 of 90

88 Page 88 of 90

89 Page 89 of 90

90 Page 90 of 90