Functional Requirements Document FRD Ressortog organisationsændringer

Transkript

1 Functional Requirements Document FRD Ressortog organisationsændringer ODM Version 1.0 Udarbejdet for: Det Fællesoffentlige ERP-sekretariat Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland Udarbejdet af: Johnny Kragh Hansen Page 1 of 18

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Figuroversigt... 2 Tabeloversigt Introduktion Formål I scope Ikke i scope Ændringshistorik Oversigt over forretningsprocesser Ressort- og organisationsændringer Processer i scope Ressort- og organisationsændringer Opsummering... 8 Ambitioner for området... 8 Primære beslutninger... 8 Øvrige beslutninger Beskrivelse af to-be-processer Identificerede gaps i forbindelse med ressort- og organisationsændringer i AX Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Øvrige bemærkninger Samlet oversigt over identificerede gaps på området ressort- og organisationsændringer 17 6 Risici Forkortelser og definitioner Referencer og bilag Figuroversigt Figur 1: Illustration af procesflow for Ressort- og organisationsændringer... 5 Figur 2: Organisationshierarkier i AX Figur 3: Mulighed for datostyring i organisationshierarkier i AX Figur 4: Mulighed for at redigere/flytte og indsætte nye enheder i det valgte organisationshierarki Figur 5: Oprettelse af relevante afdelinger/niveauer til organisationshierarkiet Page 2 of 18

3 Figur 6: Tilknytning mellem niveauer i organisationshierarkiet og de økonomiske dimensioner Figur 7: Rapporteringstræ i en rapport Figur 8: Grafisk visning kontodimensioner og organisatoriske niveauer Figur 9: Grafisk visning kontodimensioner og organisatoriske niveauer Tabeloversigt Tabel 1: Oversigt over alle processer på området Ressort- og organisationsændringer... 5 Tabel 2: Oversigt over alle processer for området "Ressort- og organisationsændringer"... 6 Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med ressort- og organisationsændringer i AX Tabel 4: Samlet oversigt over identificerede gaps på området ressort- og organisationsændringer Tabel 5: Forkortelser og definitioner Page 3 of 18

4 1 Introduktion Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på området "Ressort- og organisationsændringer" og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERP-sekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase. 1.1 Formål Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, samt at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene. 1.2 I scope Dokumentet omhandler kun sporet Ressort- og organisationsændringer. Derudover henvises der til afsnit Ikke i scope Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og dette dokument. 2 Ændringshistorik Version Dato Initialer Specifikation af ændringer JOKHA Nyt dokument startet JOKHA Dokument afsluttet JADAM Review JORAN Review 3 Oversigt over forretningsprocesser Dette dokument omhandler processen, der vedrører ressort- og organisationsændringer. Processen kan illustreres på følgende måde: Page 4 of 18

5 Figur 1: Illustration af procesflow for Ressort- og organisationsændringer Definition og opsætning af den politiske/administrative organisation Foretag en fysisk ændring i den opsatte politiske/administrative organisation Analyse og bearbejdning af finansielle rapporter/udtræk Processen og beskrivelsen i oversigten nedenfor er udarbejdet af ERP's interne konsulenter ifm. deres analysearbejde gennem de seneste to år. Området Ressort- og organisationsændringer er beskrevet som én proces. ERP benytter værktøjet Rapid Value, og nedenstående er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value tilbage fra uge 2, Nedenstående har dannet grundlaget for det arbejde EG, sammen med ERP-sekretariatet, har gennemført i løbet af vinter/forår 2015 i form af en række Deep Dives og løsningsworkshops. Ressortændring er behandlet på Deep Dives og på en løsningsworkshop. Ifm. med planlægning og gennemførelse af Deep Dive og løsningsworkshops er der foretaget en klassificering af de enkelte processer i hhv. Høj, Mellem og Lav baseret på vurdering af de enkelte processers kompleksitet. Processerne, der er klassificeret som "L" bliver ikke behandlet i dette dokument. Disse behandles tidligst i projektets implementeringsfase. Desuden er processerne inddelt i kategorier, således processer, der er ens, behandles samlet. Foruden processerne er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte på de enkelte processer, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle krav er medtaget. Tabel 1: Oversigt over alle processer på området Ressort- og organisationsændringer Funktionsområde (spor) (Høj, Mellem, ces- Bearbejdning Pro- Forretningsproces EG - LW Lav) ID Ressort og organisations ændringer H Foretage ressortomlægning RESSORT- ÆNDRING Kategori RESSORT- ÆNDRING 4 Ressort- og organisationsændringer Processen for området "Ressort- og organisationsændringer" består af en enkel proces, som omfatter opsætning, styring og efterfølgende brug af disse i ledelsesinformation i form af finansielle rapporter i AX Nedenfor vises en oversigt over de processer, der er defineret på området. Page 5 of 18

6 Tabel 2: Oversigt over alle processer for området "Ressort- og organisationsændringer" Proces- Forretningsproces Beskrivelse ID Foretage ressortomlægning Det er vigtigt, at Systemet sammen med den nye kontoplan sikrer hurtige og smidige ressortomlægninger. Dvs. sikrer, at man hurtigt, udtømmende og entydigt kan identificere de budgetterede og realiserede posteringer, der skal flyttes fra en organisatorisk enhed til en anden. Samtidig er der behov for, at man kan lave historiske sammenligningstal på baggrund af den nye organisationsstruktur. Der er to måder, ressortomlægninger kan gennemføres på. 1:1 ressortomlægning og 1:n ressortomlægning. Ved 1:1 ressortomlægning flyttes en hel enhed fra et ressortområde til et andet. Ved 1:n ressortomlægning opsplittes en enhed og flyttes til flere forskellige ressortområder. Det betyder, at det bliver en udfordring at kunne sammenligne bevillinger og budgettal hen over en periode. 4.1 Processer i scope Forløbet omhandler følgende processer: Ressortomlægning (Selvstyret) Organisationsændring (kommunerne). 4.2 Ressort- og organisationsændringer Ressort- og organisationsændring (dækker alle varianter) Central økonomi Modtagende enhed Afgivende enhed Start 1 Udarbejdelse af ændringaftale 2 Indarbejdet i finanslov/ bevilling? nej 3 Håndtering af tillægsbevillinger/ budgetompladsering ja 4 Indarbejdelse af grundlag i finanslov/bevilling ja 5 Eksisterende område? nej 7 Sammenkædning af data fra gammelt område til nyt område 6 Oprettelse af nyt hovedkontoområde 8 Besked om nyt budget på plads Slut Page 6 of 18

7 Kommentar til processen: Ressort- og organisationsændring Start: Slut: Kommentarer Udarbejdet og godkendt ændringsaftale Besked om, at nyt budget er på plads Aktivitet Kommentarer 1 Forudsætningen for processen er, at der er indgået en ændringsaftale. Før ressortændring sættes en større proces i gang hos Selvstyret eller kommunen, hvor afgivende og modtagende enhed/enheder opbygger et aftalegrundlag, som er bærende for hele ressortændringen. Aftalen skal indeholde dato for, hvornår ændring træder i kraft. 2 I forhold til en ressort- eller organisationsændring er der følgende scenarier: Budgetter- indeværende år Selvstyret: Budgettal justeres gennem tillægsbevillinger og/eller er allerede indarbejdet i Finansloven Kommunerne: Budgettal justeres gennem intern bevillingsrokade eller allerede indarbejdet i rammebevillinger 3 Er der tale om en tillægsbevilling/budgetomplacering, håndteres disse i en selvstævndig proces 4 Afhængig af tidspunktet for ressort- eller organisationsændringen, så indarbejdes grundlaget i den kommende finanslov/bevilling 5 I forhold til at håndtere de forskellige varianter kan der være forskellige udfald, herunder om der er tale om eksisterende områder, der skal lægges sammen, eller et helt nyt område. I forhold til de eksisterende områder kan der være følgende varianter: 1:1: En organisatorisk enhed flyttes fra en overordnet organisatorisk enhed til en anden 1:n: En organisatorisk enhed splittes op og flyttes til 2 eller flere organisatoriske enheder n:1: Flere enheder samles i en enhed Derudover kan der også være en variant, hvor eksisterende enheder nedlægges. 6 Er der tale om et helt nyt område, skal der oprettes et helt nyt hovedkontoområde 7 Når der er tale om sammenkædning af data for eksisterende enheder (gammelt og nyt område), hvor der skal foretages ressort- eller organisationsændringer, er følgende vigtigt: Budgettal tidligere år sammenligningstal Historiske tal indeværende år Historiske tal tidligere år sammenligningstal (simuleringer ikke registreringer) Der foretages ligeledes sammenkædning af data fra en række sub-systemer og underliggende områder: Inventarlister IRIS Løn Winformatik - fagsystemer Page 7 of 18

8 Aktivitet Kommentarer Evt. m.fl. 8 Den modtagende enhed adviseres om, at budgettet er på plads i forhold til ressort- eller organisationsændringen 4.3 Opsummering Ressortændring er et af de procesområder, som blev behandlet i forbindelse med Deep Dive-workshops. De primære beslutninger, referat samt procestegninger er medtaget i dette dokument. I forhold til hvert punkt fremgår, om det er krav til en forretningsmæssig eller ledelsesmæssig beslutning (forretning), om det er krav til systemer som fx AX 2012 (system), eller det er krav om integrationer til fx fagsystemer (integration). De forretnings- eller ledelsesmæssige beslutninger er forudsætninger for de øvrige system- og integrationsmæssige beslutninger samt de hertil optimerede processer, hvor de forretnings- og ledelsesmæssige beslutninger afklares særskilt uden for nærværende FRD-dokument. Der kan, afhængigt af beslutningerne, komme et tilbageløb til, hvad der efterfølgende skal implementeres i AX Vurdering af, om det er fit eller gap, fremgår i senere afsnit for systemkravene. Ambitioner for området Med en ny kontoplan sikres det, at det ved ressortomlægninger/organisationsændringer ikke er nødvendigt at foretage omkonteringer på bilagsniveau for at flytte posteringer fra den gamle organisationsstruktur til den nye. Der kan udarbejdes historiske realiserede og budgetterede sammenligningstal ud fra aktuelle ændrede organisatoriske strukturer. (system) Primære beslutninger Budgetter indeværende år (forretning) Selvstyret: Budgettal justeres gennem tillægsbevillinger og/eller er allerede indarbejdet i finansloven Kommunerne: Budgettal justeres gennem intern bevillingsrokade eller allerede indarbejdet i rammebevillinger Beslutning skal træffes i forhold til, om der fokuseres på den "Færøske model" (forretning) Det er besluttet, at den parkeres indtil videre Øvrige beslutninger Der skal foretages rapportering på: Budgettal tidligere år - sammenligningstal Sker i aktiviteten sammenkædning af data (se nedenstående procesdiagram) (system) Historiske tal indeværende år Sker i aktiviteten Sammenkædning af data (se nedenstående procesdiagram) (system) Historiske tal tidligere år Sammenligningstal (Simuleringer ikke registreringer) (system) Sker i aktiviteten Sammenkædning af data (se nedenstående procesdiagram) (system) Page 8 of 18

9 Andre områder der berøres af ressort- organisationsændringer: Fortages også i en række sub-systemer og underliggende områder: Inventarlister, IRIS, Løn, Winformatik fagsystemer, evt. m.fl. (system) (integrationer) En række ikke-økonomiske ændringer (behandles ikke yderligere) F2, SBSYS, Boligoversigt, Rettigheder, M. fl. En ressort- eller organisationsændring kan forekomme: Ved start af et regnskabsår I regnskabsåret Ændringer skal have en skæringsdato/gældende fra dato (system) Der findes 5 forskellige varianter på tværs af Selvstyret og kommunerne (forretning) 1:1: En organisatorisk enhed flyttes fra en overordnet organisatorisk enhed til en anden Håndteres i AX 2012 ved elektronisk flytning af data 1:n: En organisatorisk enhed splittes op og flyttes til 2 eller flere organisatoriske enheder Kræver manuelle håndteringer af posteringer n:1: Flere enheder samles i en enhed Kræver manuelle håndteringer af posteringer Enheder nedlægges Enhed oprettes Der foretages 2 x 2 økonomiske reguleringer (system) Finanslov/rammebevilling (inkl. budgetoverslag)/budget + realiseret Perioden fra regnskabsår til omlægningsdato Tidligere års tal (historiske tal) Der er følgende øvrige beslutninger At der ikke skal bruges ressourcer på manuelle omkonteringer (forretning) At der ved implementering af AX 2012 ikke foretages konvertering af ressort-/organisationsændringer (forretning) Hos kommuner er det valgfrit, om detaljer (kontering) flyttes med over ved organisationsændring (forretning) Ved ændring er det kun indeværende år, der skal vurderes mht. flytning af data Historiske data skal blive hvor de er ingen ompostering/konvertering Det er udelukkende driftskonti, der er fokus på ved ændring Ressortændring kan have indflydelse på budget, men kan også være budgetneutral Skal et eksisterende område flyttes til et allerede eksisterende område, sammenkædes eksisterende data (herunder alle relevante data fra tjeklisten) fremadrettet med data under nyt område Tekstbemærkninger og budgetoverslag flyttes med over i nyt område Central enhed er ansvarlig for, at afgivende og modtagende enheder informeres om ændringer Der skal udarbejdes en checkliste indeholdende alle elementer, der berøres af en ændring, herunder AX 2012, subsystemer og manuelle rutiner m.m. Page 9 of 18

10 4.4 Beskrivelse af to-be-processer I forbindelse med gennemførelsen af LW på området Ressort- og organisationsændringer blev processen gennemgået med henblik på at vurdere løsningsmulighederne i standard AX Fokus blev lagt på følgende to muligheder til understøttelse af ressortprocessen: Politisk og styrelses-/forvaltnings-/organisationsniveau indgår som en dimension i kontostrengen. Dette forhold vil dog kræve meget manuelt arbejde i minimum følgende to forhold: I forbindelse med hver organisations-/ressortændring er der et stort arbejde i at ændre lønsystemet og MR-løn (anvendes til udbetaling af studiestøtte), så de altid har den gældende konteringsstreng. Det er et stort arbejde i manuelt at ompostere posteringer i indeværende regnskabsår via udtræk til regneark og import til finanskladde i AX Politisk og styrelses-/forvaltningsniveauet indgår ikke i kontostrengen. De nødvendige niveauer, såsom "Politisk niveau" og "styrelses-/forvaltnings-/organisationsniveau " skal ikke indgå i kontoplanen, men være niveauer, som kontoplanen skal knyttes til. I dette senarie vil man så ikke skulle foretage finansmæssig kontering på "politisk og organisatorisk niveau", og dermed vil det manuelle arbejde, som er beskrevet i ovenstående afsnit, ikke være nødvendigt. På løsningsworkshoppen stod det hurtigt klart, at den bedste løsning vil være det, hvor politisk niveau og organisatorisk niveau ikke indgår som en dimension i kontostrengen. Nedenstående løsningsbeskrivelse vil derfor tage udgangspunkt i den mulighed, der findes via organisationshierarkier i AX 2012, og hvordan den efterfølgende rapportering som både gælder det indeværende regnskab samt sammenligningstal bagud i tiden skal kunne håndteres i Management Reporter. Det er derfor vist, hvordan man i AX 2012 kan opsætte forskellige organisationshierarkier, som der kan anvendes til mange forskellige funktioner i AX Det blev gennemgået, at man skal opbygge hele virksomhedens politiske og administrative organisation med de antal niveauer, som er nødvendige i forhold til eventuelle kommende ressort- og organisationsændringer. Dernæst skal man knytte de relevante dimensioner fra den fælles kontoplan til organisationshierarkier, så man på den måde via sin rapportering i Management Reporter kan få fordelt de bogførte finanstransaktioner ud på de aktuelle politiske- og organisatoriske niveauer på et givent tidspunkt. Hver eneste ændring i disse organisationshierarkier bliver logget og vil dermed altid kunne bruges i forhold til en datomæssig styring af de bogførte transaktioner. OBS! Den enkelte departement, styrelse, forvaltning, afdeling eller enhed kan kun bruges én gang i opbygningen af et organisationshierarki, dvs. at en enhed ikke kan tilknyttes to forskellige forvaltninger. Page 10 of 18

11 Figur 2: Organisationshierarkier i AX 2012 Figur 3: Mulighed for datostyring i organisationshierarkier i AX 2012 Page 11 of 18

12 Figur 4: Mulighed for at redigere/flytte og indsætte nye enheder i det valgte organisationshierarki Figur 5: Oprettelse af relevante afdelinger/niveauer til organisationshierarkiet Page 12 of 18

13 Figur 6: Tilknytning mellem niveauer i organisationshierarkiet og de økonomiske dimensioner ERP-sekretariatets sandkassemiljø, der blev anvendt i forbindelse med de øvrige løsningsworkshops, indeholder ikke Management Reporter, hvorfor denne LW blev gennemført vha. et demomiljø, EG har stillet til rådighed. Samme miljø blev anvendt i forbindelse med skrivning af dette dokument, hvorfor eksempler og skærmbilleder er på engelsk. Her blev det specifikt vist, hvordan man kan bruge de såkaldte rapporteringstræer i Management Reporter, som bliver nøglen til at få opdelt/vist de bogførte finanstransaktioner i de opsatte niveauer jf. det tidligere organisationshierarki, som er opbygget og skal vedligeholdes i AX Derfor blev der vist, at et organisationshierarki oprettet i AX 2012 kan anvendes som et rapporteringstræ i Management Reporter, ligesom brugere frit kan bygge rapporteringstræer i Management Reporter. Rapporteringstræer giver mulighed for at skræddersy rapporter til organisationsenheder. Brugeren har mulighed for at afgrænse rapportresultatet til enkelte afdelinger eller lign. inden for et rapporteringstræ, hvilket tilfører dimensioner til drilldown-funktionaliteten (se Figur 7: Rapporteringstræ i en rapport). For en nærmere beskrivelse af de øvrige funktionaliteter i Management Reporter henvises der til FRD Ledelsesinformation. Page 13 of 18

14 Figur 7: Rapporteringstræ i en rapport Der blev i forbindelse med LW udarbejdet nedenstående grafiske oversigt, som viser, hvordan kontodimensioner og organisatoriske niveauer ses som en helhed, og hvordan en mulig faktisk opbygning kunne være for en enhed i en kommune. Figur 8: Grafisk visning kontodimensioner og organisatoriske niveauer Finanskonteringen sker på de blå niveauer og de grønne niveauer, mens de grå områder er de niveauer, hvorpå der kan fortages organisationsændringer. Page 14 of 18

15 Figur 9: Grafisk visning kontodimensioner og organisatoriske niveauer I modsætning til tidligere grafiske visning jf. figur 8 er det ikke muligt i AX 2012 at lave automatiske organisationsændringer, når en organisatorisk enhed har to eller flere overordnede enheder. Organisationsændringen medfører derfor manuelle posteringer. Identificerede gaps i forbindelse med ressort- og organisationsændringer i AX 2012 Tabel 3: Identificerede gaps i forbindelse med ressort- og organisationsændringer i AX 2012 Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Ressort_001 Organisationshierarkier Ressort_002 Organisationshierarkier Initiativ gap AX 2012 indeholder kun 4 organisatoriske niveauer i finansmodulet. Der skal oprettes et relevant antal nye niveauer. Det specifikke antal skal nærmere beskrives i designfasen. gap Organisationsstrukturen i AX 2012 skal være 1:1, og dette er ikke altid tilfældet hverken i kommunerne eller Selvstyret. Hvordan skal man håndtere dette både i forhold til den fælles kontoplan og ressortændringer og organisationsændringer? Skal i første fase håndteres via manuelle Page 15 of 18

16 omposteringer. N/A. Variationer i to-be-processer Initiativer og krav til to-be-processer Ressort-/organisationsændringer skal kunne fortages på laveste organisatoriske enhed eller højere i henhold til den nye gældende kontoplan. Derfor skal "den laveste organisatoriske enhed" som minimum være på et niveau, hvor man kan forestille sig, at der foretages ressort-/organisationsændringer på. Tidligere års regnskaber skal ikke om konteres for at skabe sammenligningstal bagud i tiden. Fremadrettet vil der i forbindelse med udarbejdelse af sammenligningstal for landskasseregnskabet og kommuneregnskaberne bagud i tiden blive sat fokus på rapportering på formål, samt skal den ovenstående beskrevne løsning kunne håndtere, at foretage sammenligning bagud i tiden også på det organisatorisk plan. N/A. N/A. Indsatsområder Andre spor Nøgledata på området Nøgledata på området i AX 2012 er: Organisationshierarkier Økonomiske dimensioner Økonomiske dimensionsopsætninger. Nøgledata på området i Management Reporter er: Rækkedefinitioner Kolonnedefinitioner Rapporteringstræer Rapportdefinitioner. N/A. Øvrige bemærkninger Page 16 of 18

17 5 Samlet oversigt over identificerede gaps på området ressort- og organisationsændringer Tabel 4: Samlet oversigt over identificerede gaps på området ressort- og organisationsændringer Procesområde Aktivitets-ID Beskrivelse Fit / gap Ressort_001 Ressort_002 Ressort- og organisationsændringer Organisationshierarkier Ressort- og organisationsændringer Organisationshierarkier Initiativ gap AX 2012 indeholder kun 4 organisatoriske niveauer i finansmodulet. Der skal oprettes et relevant antal nye niveauer. Det specifikke antal skal nærmere beskrives i designfasen. gap Organisationsstrukturen i AX 2012 skal være 1:1, og dette er ikke altid tilfældet hverken i kommunerne eller Selvstyret. Hvordan skal man håndtere dette både i forhold til den fælles kontoplan og ressortændringer og organisationsændringer? Skal i første fase håndteres via manuelle omposteringer. 6 Risici N/A. 7 Forkortelser og definitioner Tabel 5: Forkortelser og definitioner Forkortelse Definition LW Fit Gap Løsningsworkshop Angiver, at en proces/krav kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Angiver, at en proces/krav ikke kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Page 17 of 18

18 8 Referencer og bilag Page 18 of 18