Sygefravær Vi følger politikken om at kalde til samtaler, når sygefraværet overskrider kommunalt satte grænser.

Transkript

1 Skolebestyrelsesmøde Vedbæk Skole Dato: 17. april 2018 Tid: Start kl. 17:00 20:00 Dagsorden udarbejdet af: Charlotte Brüchmann Nr. Punkt Hvad skal vi udrette? Hvem fører ordet? 1 Godkendelse af referat fra sidste møde 2 Opsamlinger og status fra sidste møde, samt nyt fra ledelse & medarbejdere Referatet fra sidste måde godkendes og skrives under af alle tilstedeværende Skabe overblik og indblik Tilstedeværende: Fraværende: Njal Referent: Christian Bech Gæster: Punktets karakter tid Beslutning og hvem gør hvad Lena Godkendelse 10 Referatet er godkendt og er lagt på skolens hjemmeside Charlotte Christian Mette Cecilie Mladen Orientering 40 Budget og regnskab (CH) Nyt budget blev fremlagt på mødet Fra sidste møde: 3 budgetter med udgangspunkt i oprindeligt budget, justeringer m. 3 bh.klasser, justering m. mindre elevtal i bh. Klasserne Vi er blevet fejlafregnet for antal elever i SFO 20 elever manglede afregnet for i SFO Anette har bedt om fejlen bliver rettet Elevtal Elevtallet er estimeret til at være 526 elever. Vi budgetterer med et lidt lavere tal, så vi er sikre på at kunne tilpasse ved evt. elevafgang uden at skulle ændre i budgettet. Sygefravær Vi følger politikken om at kalde til samtaler, når sygefraværet overskrider kommunalt satte grænser. Samlet set er sygefraværet på et acceptabelt niveau, til trods for en stigning i januar og februar. Der blev adresseret en undren til Erik Mollerup over, at Vedbæk skole skal afbetale skolens underskud på ganske få år og med et forholdsvist stort beløb pr. År.

2 Nyt fra ledelsen Kommunen bevilliger cirka ,00 til vores udearealer. Vi påbegynder nedrivningen og genetablering af legepladsen snarest. Der er lagt en plan for det videre arbejde med planlægningen af udearealerne. Der arbejdes ydermere på at etablere et udeområde ved udskolingen. Der er lavet en ansøgning til folkeoplysningsudvalget, som forhåbentlig kan være med til at finansiere etableringen. På det kommende bestyrelsesmøde vil vi viderebehandle udearealerne på Vedbæk skole. Bestyrelsen tager budgettet til efterretning. Status distriktssamarbejde Der har været en henvendelse fra en journalist om hvorvidt vi oplever udfordringer ved valgfagssamarbejdet. Valgfagssamarbejdet mellem Vedbæk og Trørødskolen fortsætter i det næste skoleår og samarbejdet er markant nemmere i år, hvor vi har gjort en lang række konkrete erfaringer. Vi samarbejder på ledelsesplan og på medarbejderplan og udvikler hinandens praksis. Det er konkret et mål, at valgfag på tværs af matrikler, skal være langt mere struktureret og velfungerende i det kommende skoleår

3 Nyt fra forvaltningen Arbejdet med etableringen af driftsfællesskaber sat i bero. Der er fra forvaltningens side fokus på udskolingerne i Rudersdal Kommune. Der er udarbejdet et kommissorium, som skal se på hvordan man kan styrke udskolingerne. Dette arbejde er nu konkret påbegyndt og Bestyrelsen ønsker at følge dette arbejde tæt, da det kan forventes at have betydning for Vedbæk skole. Nyt fra SFO/SFK (MP) Der er blevet ansat to nye medarbejdere i SFO en - Cansu og Andreas. Cansu er fastansat og Andreas er i første omgang ansat frem til den 30. juni Pr. 1/5 starter Pia Stølen Bosse som er tiltænkt majgruppen i første omgang. Hun skal i næste skoleår være i 0.klasse. Majgruppen: Mette og de tilknyttede medarbejdere er påbegyndt den konkrete planlægning af hvordan arbejdet med majgruppen skal foregå. Det er påtænkt at man i endnu højere grad vil benytte udearelerne og nærområdet. Bestyrelsen ytrer sig yderst positive om den måde skolen har valgt at gribe majstarten an. Opsamlinger fra sidste møder, hvor bestyrelsen blev informeret om konkrete planer Status hvad er der sket siden sidst Nyt fra og om personalet (CH,CK, MM)

4 Karen Kristine har opsagt sin stilling på Vedbæk skole. Emil Schimmell er ansat i en del af Karen Kristines skemaer. 3 Planlægning skoleår 2018/2019 Give bestyrelsen overblik over proces Charlotte beslutning 10 Status på planlægning af næste skoleår Første oplæg er ude hos personalet og ledelsen er i dialog med medarbejderne frem til næste version. Det er målet at gøre processen kort. Bestyrelsen blev spurgt til deres holdning omkring at der i næste skoleår vil blive placeret et fag som skal kvalificere elevernes digitale kompetencer. Bestyrelsen ønsker i høj grad at der bliver arbejdet videre med dette, så det kan indgå i undervisningen i næste skoleår. 4 Arbejdsgrupper Arbejdsgrupper planer for Lena Orientering og beslutning 10 Antimobbestrategi projektleder: Lena, deltagere: Christina, Katarina, Charlotte, Mette Møde lagt i kalender på sidste bestyrelsesmøde tal pænt kampagne projektleder: Katarina, deltagere: Maren, Lena, Charlotte, Mette On Hold rygning/alkohol/rusmiddelpolitik projektleder: Ellen, deltagere: Jens, Lena, Charlotte, Eva, Gustav Lena har noget med tilbage fra Lederforum - afventer hvad er dannelse på Vedbæk Skole projektleder: Jens, deltagere: Maren, Lena, Charlotte, Christian Dette arbejdes der med på workshoppen 5 Kontaktforældre og deres rolle Kontaktforældre Charlotte Diskussion 10 Møde planlagt til den 23. maj kl Mødet er lagt i kalender og invitation er udsendt.

5 møde Nyt oplæg til kontaktforældrenes rolle skal udarbejdes og Charlotte laver oplæg 6 Bestyrelsesvalg procesplan Charlotte/ Lena Orientering Beslutning 10 Valgmødet vil blive afholdt d. 23/5 klokken Kandidatopstilling: 4/6 Valget påbegyndes d. 8/6 Valget afsluttes 19/6 7 Legeplads og udearealer Leverandør Møde med Henning Bach Charlotte/ Lena orientering 10 Se under budget Plan er under udarbejdelse som eftersendes til bestyrelsen 8 Strejke & Lockout Lena Charlotte orientering 10 Vi afventer hvad der sker, men skolen har udarbejdet en plan, som bliver udsendt ved en evt. strejke og lockout. 11 maj gruppen Information Mette orientering 10 Aktiviteter i forbindelse med 1. maj elever Velkomstmiddag den 18. april Plan for første skoledag Opdeling i klasser inden vi starter Fysiske rammer for 1. maj elever 12 Nyt fra elevrådet Eva, Gustav orientering 10 Charlotte ønsker mere fokus på inddragelse af elevrådet i det kommende skoleår Evt. besøg på skoler, hvor man har arbejdet mere inddragende med elevrådet Gustav fortalte om elevrådets arbejde med et fokus på mobilfriskole. Den kommende indsats for elevrådet vil være, hvordan man gøre vores pauser endnu bedre. Vi drøftede fleksugerne og at udskolingen ønsker en bedre spredning af disse uge i forårssemestret. Dette vil der blive taget højde for i næste skoleårs planlægning. 13 Kommissorier Driftsfællesskaber Charlotte diskussion 10 Driftsfællesskaberne er sat i bero.

6 Udskolingsskoler 14 Status 9. årgang Terminsprøver Folkeskolens prøver Fest m.m. Christian Orintering 10 Der henvises til bestyrelsesformandens beretning, hvor der mere dybdegående bliver beskrevet. Vi havde en første drøftelse omkring kommissoriet vedr. Styrket udskoling. Der har været en rigtig god proces for vores 9. årgang og det er med stor tryghed at eleverne snart påbegynder afgangsprøverne. Vi har en forventning om at vores elever er trygge ved formen og derfor kan præstere til deres fulde potentiale. 15 Indendørs Status Lena planlægning 5 Dette punkt blev ikke nået. læringsmiljøer 16 APV Kort gennemgang Charlotte Christian Arbejde med Skolens MED-udvalg har udpeget nedslag, som der skal arbejdes videre med i personalegruppen. 17 evt Workshop for bestyrelsen: Indhold på dagen Helhedsplan Værdier Vision Mål Bestyrelsen synes generelt, at resultaterne i APV en er tilfredsstillende og er enige med skolens ledelse, at der skal arbejdes videre med medarbejdertrivsel.

7 Skriftlig orientering v. Lena Berger Beretning fra Skoleforum 22. marts 2018: Orientering om forholdsregler ved en evt. lock-out Lock-outen er mere omfattende end i 2013, hvor den kun omfattede lærerne. Det må derfor forventes at flere af skolerne vil være næsten helt lukkede under lock-outen. Der kan ikke flyttes rundt på medarbejdernes opgaver. Bestyrelsen kan blive kontaktet af nogle forældre, men har ingen handlemuligheder. Skolerne er ved at danne sig overblik over, hvor mange medarbejdere, der vil være tilbage på skolerne. Specialklasserækkernes medarbejdere vil ikke være omfattet af lock-outen. Der vil komme yderligere information tættere på en evt. lock-out. Kvalitetsrapport 2018 (behandling i skolebestyrelser og det videre arbejde) I forbindelse med kvalitetsrapporterne udarbejder skolebestyrelserne høringssvar. En del høringssvar om kvalitetsrapporten 2018 gav Børne- og Skoleudvalget indtryk af, at skolebestyrelserne ikke er klar over, hvad deres høringssvar skal fokusere på. Det er fastlagt i bekendtgørelsen, at skolebestyrelserne skal have mulighed for at udtale sig om kvalitetsrapporten. Udtalelsen skal alene sikre at evt. fejlagtige data om skolen bliver rettet og kan udtale sig, hvis der lægges op til at Kommunalbestyrelsen beslutter at en skole skal have en særlig handleplan. Kvalitetsrapporten er en status for Kommunalbestyrelsen. Skolen forventes løbende at handle på skolens resultater, således som det er gennemgået på flere af Skoleforums møder. Skoleforum tog dette til efterretning. Persondataforordningen, som træder i kraft i slutningen af maj måned. Forvaltningen og politikerne er ved at danne sig et overblik over konsekvenserne for skolerne, som løbende vil blive orienteret om eventuelle behov for ændret praksis. Bistrupskolen er udtaget som mønster (case) skole, og vil få gennemgået alle processer og arbejdsgange, hvor persondata er i spil. Erfaringer herfra overføres til de øvrige skoler. På Skoleforum efterspurgtes en bestyrelsesvejledning i forhold til tilsynet med at den enkelte skole overholder datasikkerheden. Forslag til ny proces for godkendelse af skolernes budget og planlægning. Som en konsekvens at skolernes nuværende samlede økonomiske situation foreslås det, at der i forhold til skolerne indføres en skærpelse af kommunens principper for økonomistyring. Formålet med den foreslåede skærpelse er at sikre at skolerne overholder budget og sikre skolernes kerneopgaver udføres indenfor de økonomiske rammer. Forvaltningen foreslår på den baggrund, at skolerne senest hvert år skal have forvaltningens godkendelse af skolens planlægning af ressourcerne for det kommende skoleår.

8 Forvaltningen vil i september følge op på skolernes planlægningstal på baggrund af elevtallet pr. 5/9. Hvis der er store negative afvigelser, der vil medføre et større underskud eller manglende afdrag på negative overførsler, så vil skolen kunne blive pålagt yderligere tilpasninger. Forvaltningen vil hver måned gennemgå skolernes forventede regnskab i kommunens økonomisystem. De skoler, der afviger væsentligt fra tidligere måned, vil blive bedt om en forklaring. Vurderer forvaltningen, at en skole er på vej mod en større negativ afvigelse vil skolen blive bedt om en plan for, hvordan skolen vil bringe budgettet i balance igen. På den baggrund ønsker Børne- og Skoleudvalget en drøftelse af forslaget i Skoleforum inden en endelig godkendelse i Børne- og Skoleudvalget. BSU betragter den skærpede model som midlertidig, indtil der kommer mere styr på skolernes økonomistyring. Der var blandt formændene stor opbakning til modellen, dog med opmærksomhedspunktet omkring uforudsigelige indtægtsmæssige justeringer, såsom elevfrafald (eksempelvis som følge af forvaltningens disponering af elever efter optagelsesbreve er sendt ud). På spørgsmål herom fra formændene bemærkede forvaltningen at der skal tages hensyn hertil i form af en endnu mere konservativ budgetplanlægning, som efterlader tilstrækkelig med luft. Kommissoriet vedrørende driftsfællesskaber På Skoleforum blev driftsfællesskaber diskuteret, bl.a. hele procesarbejdet omkring kommissoriet i Det blev drøftet hvorvidt politikerne i marts 2017 havde truffet beslutning om reelt at etablere driftsfællesskaber eller om at se på fordele og ulemper ved forskellige modeller, og først herefter træffe beslutning om eventuel etablering af driftsfællesskaber. Politikerne og formænd var enige om, at sidstnævnte var det korrekte. Formændene udtrykte undren over, at man ikke gik efter at etablere shared service centre på kommunalt plan (altså i en større skala). Formændene opfordrede til at fokus må være på at øge kvaliteten af driften og på at sikre en tilstrækkelig tilstedeværelse på skolerne. De reelle økonomiske konsekvenser for skolerne efterlyses stadig. I forlængelse af afholdt møde i BSU 11. april 2018 modtog formændene så følgende skrivelse fra forvaltningen: I Børne- og Skoleudvalget behandlede vi i går sagen om driftsfællesskaber. Efter en god drøftelse har vi besluttet at udsætte sagen, så sagen kommer ikke i høring nu. Det gjorde vi, fordi vi i forbindelse med den drøftelse vi nu starter om en styrket udskoling og de mulige strukturelle konsekvenser dette kan aflede forudser, at andre muligheder for samarbejder kan fremkomme. Det ved vi allerede mere om når vi mødes næste gang i Skoleforum. Vi er fortsat er af den opfattelse, at der både er et betydeligt potentiale for at forbedre kvaliteten i løsningen af skolernes driftsopgaver, og for at opnå effektiviseringer.

9 Vi ønsker derfor, at der arbejdes videre med at vurdere og kvalificere samarbejdsmulighederne, herunder også en kvantificering af effektiviseringspotentialet. Vi ved at flere af skolerne er klar til at samarbejde om nogle opgaver. Og vi syntes naturligvis, at det skal de gå i gang med og opsamle de erfaringer de opnår med dette. Vi genoptager sagen til efteråret, så vi kan få en tilbagemelding om hvad der er muligt. Mange hilsner Jens Darket Det er glædeligt, at beslutningen om driftsfællesskaber er udskudt og vi følger nøje med i udviklingen i løbet af året. Kommende møder i Skoleforum Der er planlagt følgende møder i Skoleforum: (Intromøde for nye skolebestyrelsesmedlemmer) På mødet i juni vil Børne- og Skoleudvalget gerne drøfte evt, proces om udskolingsskoler. Kontaktforældremøde Der afholdes kontaktforældre onsdag d. 23/5 kl Charlotte og Lena udarbejder dagsorden for mødet. Skolebestyrelsesvalg 2018 Valget til skolebestyrelsen på Vedbæk Skole foregår i løbet af foråret bestyrelsesmedlemmer er på valg. Christina Haupt Brar vil stå for valgprocessen. Skolens forældre er informeret om dato for valget samt hvor valglisten kan findes. Valgmødet afholdes onsdag d. 23/5 kl Nærmere proces og tidslinje sendes ud i uge 16. Med venlig hilsen Lena Berger Frederiksen Formand for Skolebestyrelsen på Vedbæk Skole