Emne: Redegørelse vedr. vikarkorps

Transkript

1 Notatark Emne: Redegørelse vedr. vikarkorps 23. november Sagsnr. 17/ Løbenr /17 Denne redegørelse afklarer nedenstående bevillingsnote fra vedtagelsen af budget 2016: Kommunaldirektøren pålægges at udarbejde en redegørelse, der synliggør kommunens samlede forbrug af eksterne vikarer inden for alle politikområder. Redegørelsen skal indeholde opgørelser over faktisk forbrug af PE/udgifter inden for de respektive politikområder, og samtidig redegøre for konsekvenserne ved etablering af egne interne vikarkorps på de forvaltningsområder, hvor der gøres brug af mange eksterne vikarer. 1. Forbrug af eksterne vikarer inden for alle politikområder Nedenstående figur 1 viser, at langt størstedelen af forbruget af eksterne vikarer i Kolding Kommune sker på Seniorområdet. Figur 1: Fordeling af nettoudgifter til eksterne vikarer, % 4% 83% Seniorforvaltningen Socialforvaltningen Øvrige forvaltninger Note: Socialforvaltningen og Seniorforvaltningen er her betegnelser for to store politikområder i samme forvaltning Udgifterne fremgår af nedenstående tabel 1. Den samlede udgift i 2016 var på 44,1 mio. kr. For januarmaj 2017 var udgiften på 19,2 mio. kr., hvilket er 0,5 mio. kr. lavere end den tilsvarende periode i Der er ikke adgang til oplysninger om indkøbte eksterne vikarer opgjort i PE det ville kræve gennemgang af fakturalinjer. Men hvis en PE koster kr., kan forbruget omregnes til ca. 110 PE i 2016 og 48 PE i januar-maj Bredgade Kolding Eva Ehlers Simmelsgaard evsi@kolding.dk

2 Tabel 1: Nettoudgift pr. forvaltning, 2016 og 2017, hele kr., 2017-priser Januar-maj 2017 Januar-maj 2016 Hele 2016 Seniorforvaltningen Socialforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen By- og Udviklingsforvaltningen Børne- og Uddannelsesforvaltningen Centralforvaltningen Ingen forvaltningsangivelse I alt Note: Socialforvaltningen og Seniorforvaltningen er her betegnelser for to store politikområder i samme forvaltning For Seniorforvaltningen kan der knyttes følgende kommentarer til forbruget: På plejecentrene skyldes stigningen bl.a. sygehusenes fokus på at udskrive patienterne hurtigere, og at plejecentrene derved har fået flere plejeintensive opgaver. Endvidere ses en stigning i ældre psykiatriske borgere på plejecentrene. Til at løse opgaverne i forhold til disse borgere er der behov for specialviden, som et almindeligt vikarbureau ikke nødvendigvis kan tilbyde. Bl.a. har der været anvendt specialiserede vikarer med særlige kompetencer inden for socialpsykiatri. Eksterne vikarer bruges også i de tilfælde, hvor der er sygdom, og man ikke kan dække med det resterende personale, og man ikke kan skaffe timelønnet personale. I hjemmeplejen har der været fokus på at minimere forbruget af eksterne vikarer, både af hensyn til kontinuiteten af plejen hos borgerne og for at mindske den tunge økonomiske belastning af regnskabet, som eksterne vikarer udgør. En måde at gøre dette på er at minimere brugen af eksterne vikarer og i stedet for satse på en lille overnormering og faste afløsere. Indsatsen på området afspejler sig i et fald i udgifterne til eksterne vikarer, som i 2016 udgjorde 9,5 mio. kr. mod 10,1 mio. kr. i Når der alligevel har været anvendt eksterne vikarer, har det været som nødløsning ved personalefravær, akut øget borgertilgang og pga. udfordringer i forhold til at rekruttere det nødvendige kvalificerede personale. I hjemmesygeplejen har der i 2016 været anvendt en del eksterne vikarer pga. sygdom og graviditetsgener samt udfordringer med at rekruttere kvalificeret arbejdskraft. Der arbejdes med nedbringelse af sygefravær, styrket ferieplanlægning og intern dækning af fravær. På de midlertidige pladser på Vesterløkke er vikarbureau bl.a. brugt til borgere med særlige behov, f.eks. inden for socialpsykiatri. Der arbejdes med nedbringelse af vikarforbruget gennem øget fokus på planlægning, intern dækning af fravær og fokus på sygefravær. På Socialområdet anvendes eksterne vikarer udelukkende på voksenområdet. Opgaverne er primært i forhold til svært belastede borgere i døgntilbud eller på forsorgshjem, som har brug for at blive overvåget 24 timer i døgnet. Det skal dog bemærkes, at der i en del sager er tale om borgere fra andre kommuner, som refunderer merudgiften til overvågningen. På Handicapområdet, som hører under Socialpolitik, benyttes vikarbureau pt. til 3 sager, hvor der er behov for specialiseret støtte i eget hjem. Det har ikke været muligt at finde internt personale, hverken i Handicap- eller Psykiatriområdet, der har kunnet løfte opgaven. Endvidere er der en stor udgift til aflønning af vikarbureau hos en borger, der har behov for døgnvagt. Udgiften deles mellem Handicap- og Side 2

3 Seniorområdet, og på grund af særlige omstændigheder i sagen er det ikke relevant at forfølge mulighederne for at klare opgaven internt. For de øvrige forvaltninger har udgifterne til eksterne vikarer været små og sporadiske, og udgifterne er typisk opstået i forbindelse med pludseligt opstået fravær i større skala på områder med stort arbejdspres. I de situationer, hvor dette ikke har kunnet dækkes ind på kort sigt ved rekruttering og brug af eget personale, har der været benyttet eksterne vikarer. Forbrugets fordeling på måneder varierer mellem ca. 1 mio. kr. og 5,2 mio. kr. jf. figur 2. Figur 2: Nettoudgift pr. måned, , 2017-priser Januar Marts Maj Juli September November Slutteligt bemærkes det, at udgiften til aflønning af kommunens egne medarbejdere i 2016 udgør mio. kr. Dermed udgør udgifter til eksterne vikarer 1,6 % af kommunens lønudgifter. 2. Konsekvenser ved etablering af egne interne vikarkorps på de områder, hvor der gøres brug af mange eksterne vikarer 2.1 Fordele og ulemper ved internt vikarkorps vs. eksternt vikarbureau I forhold til brugen af eksterne vikarbureauer kan der generelt peges på følgende fordele og ulemper: Fordele ved brug af eksterne vikarer Bureauet leverer arbejdskraften når der er behov, så der kun betales for ydelsen i det omfang der er behov. Der kan bestilles vikarer med de specialkompetencer, som opgaven kræver fx i forhold til meget handicappede borgere, psykiatriske borgere eller borgere med særlige sygeplejefaglige behov. Ulemper ved brug af eksterne vikarer Timeprisen for ydelsen er større, end den ordinære timepris for kommunens ansatte. Man kender ikke nødvendigvis den vikar, som sendes ud. Side 3

4 Der kan ikke forventes samme loyalitet og kendskab til rutiner og systemer fra vikarens side, som fra en kommunalt ansat. Dette kan medføre et varierende oplevet serviceniveau hos de borgere, som betjenes af en ekstern vikar. Det kan forekomme, at vikaren er en medarbejder, som er afskediget fra kommunen grundet forskellige samarbejdsproblemer m.v. Såfremt der i stedet etableres et internt vikarkorps, vil der være andre fordele og ulemper: Fordele ved et internt vikarbureau: Medarbejderne kendes og der kan forventes det samme af dem, som af kommunens øvrige ansatte, bortset fra kendskab til helt lokale forhold. Timeprisen for den enkelte vikar er formodentlig lavere. Der skal dog være opmærksomhed på skjulte følgeomkostninger til administration af løn og personaleforhold, ledelse, fravær, uddannelse m.v. Disse udgifter bør medregnes, før timeudgiften er sammenlignelig med timeprisen for en ekstern vikar. Ulemper ved et internt vikarbureau: Der skal bruges ressourcer på administration af et internt vikarkorps, der som nævnt skal medregnes i timeprisen, når der sammenlignes til eksternt køb af vikarydelser. Fastansatte i et internt vikarkorps vil være ansat efter de relevante overenskomsters bestemmelser og dermed have et opsigelsesvarsel svarende til funktionærloven. De har også krav på varsling af deres arbejdstider. Det kan ikke forventes, at et internt vikarkorps kan udnyttes 100%. Der vil derfor i perioder enten være en overkapacitet, som der skal betales for, eller et fortsat (mindre) behov for eksterne vikarkøb eller egne tilkaldevikarer. 2.2 Øvrige opmærksomhedspunkter I forhold til muligheden for at oprette et internt vikarkorps vil der endvidere være en række yderligere problematikker, der skal afklares og indgå i beslutningen: Der er administrationsudgifter forbundet med et internt vikarkorps. Der vil næsten døgnet rundt være behov for én, der kan tilkalde og administrerer vikarer. Det skal samtidig være en medarbejder, som forstår overenskomsten og konsekvenserne ved forskellige tilkald. Opsigelsesvarsler ved reduktioner: Som tidligere omtalt der skal være opmærksomhed på opsigelsesvarsler og begrundelser ved fastansatte vikarer. Vagtplaner og varsling: o I de situationer, hvor vikarkorpset skal stille arbejdskraft med fastansatte vikarer på alle ugens og døgnets timer, skal der være opmærksomhed på overenskomstmæssige varslingskrav. De overenskomster, som opererer med døgndækning, kræver vagtplaner, der skal kendes med 4 ugers varsel. En intern vikar som er varslet til dagvagt, men f.eks. sættes til aftenvagt, fordi det er der, behovet er, vil skulle ydes tillæg for ændrede arbejdstider og manglende varsling. Disse forhold vil skulle indgå i de økonomiske overvejelser, idet denne problematik er overvæltet på eksterne vikarbureauers samlede pris for vikaren. Side 4

5 Anvendelse af tilkaldevikarer: o En tilkaldevikar er kun ansat fra vagt til vagt. Ved længerevarende tilkald eller mange sammenhængende tilkald vil der dog på et tidspunkt opstå en situation, hvor en tilkaldevikar skal betragtes som fastansat med tilhørende opsigelsesvarsler. Et vikarkorps alene byggende på tilkaldevikarer vurderes derfor ikke realistisk. o Det kan ikke påregnes, at en tilkaldevikar vil kunne møde, og en tilkaldevikar er ikke forpligtet til det, da vedkommende ikke er ansat, før der siges ja til en vagt. o Til gengæld er der ingen udgifter til tillæg for manglende varsling når en tilkaldevikar møder ind. 2.3 Tidligere erfaringer Det bemærkes, at Seniorområdet tidligere har haft et internt vikarkorps i 2007 og Vikarkorpset blev nedlagt med baggrund i effektivisering og med baggrund i, at vikarkorpset viste sig at være relativt dyrt pr. leveret vikartime. Det var særligt de indirekte omkostninger (løn til leder og administration af ordningen samt løn under ferie og sygdom m.v.) ved at drive vikarkorpset, som viste sig at være høje 1. Det bemærkes endvidere, at det ikke vurderes relevant at etablere et internt vikarkorps til dækning af opgaver på Social- og Handicapområdet, idet der er tale om specialiseret personale, der servicerer svært belastede borgere. 2.4 OVIVO nyt elektronisk vikarsystem i Senior- og Socialforvaltningen Aktuelt er 16 institutioner inden for Senior- og Socialforvaltningen tilmeldt det elektroniske vikarhåndteringssystem OVIVO 6 på socialområdet og 10 på seniorområdet (primært plejecentre). OVIVO er en platform, hvor den enkelte medarbejder/tilkaldevikar kan oprette ønsker til arbejdstider, ferie og fritid. Medarbejderne kan også angive, at de kan kontaktes for ekstratimer. Den enkelte medarbejder oprettes med de kompetencer og andre emner (ex. kørekort, nattevagt m.m.) der kan være brug for. Tilbud om ledige vagter sendes pr. sms, , iphone app og Facebook, og tilbagemelding gives som regel meget hurtigt. Systemet er enkelt og let tilgængeligt for den enkelte leder/planlægger. Det betyder mindre arbejde for ledere/planlæggere med at finde en afløser, og brugerne er glade for systemet. 2.5 Andre ledelsesværktøjer på området På Seniorområdet er der udarbejdet et skema med timepriser i forhold til anvendelse af en billig eller dyr medarbejder kontra brug af eksternt vikarbureau, frivilligt ekstra arbejde (FEA), mistet fridag eller omlagt tjeneste. Der er udarbejdet skema på SOSU-personale, sygeplejersker og pædagoger. Skemaet opdateres jævnligt og udsendes cirka 1 gang årligt eller efter forespørgsel. Dette redskab hjælper lederne til så vidt muligt at vælge det lavest mulige effektive omkostningsniveau for løsning af de foreliggende opgaver. 1 Se Seniorudvalgets resolution fra møde den 3. december 2008 samt notat af 18. november 2008 Side 5

6 2.6 Afrunding Såfremt der arbejdes videre med oprettelsen af et internt vikarkorps, anbefales det på baggrund af ovenstående at undersøge nøje, hvilke behov de enkelte områder har, og i hvilken udstrækning det kan være omkostningseffektivt fortsat at købe vikarkompetencerne eksternt. En mulig løsning kunne være en hybridløsning med en fast kerne af vikarer som løser det behov, der altid er, et antal tilkaldevikarer, som hjælper i spidsbelastninger, og endelig vikarbureauer som back up. I lyset af den vedtagne bevillingsnote om en ekstern analyse af Seniorområdet er det oplagt at lade det videre arbejde med optimering af anvendelsen af interne og eksterne vikarer indgå i den samlede analyse. Bevillingsnoten er vedtaget med vedtagelsen af budgettet for 2018 og skal behandle den demografiske udfordring, udviklingen i efterspørgselsprocenten for hjemmehjælp, aktivitetsudviklingen i hjemmesygeplejen og udviklingen i udgiften på plejecentrene, herunder borgere med særlige behov. Ligeledes kan der suppleres med øvrige forhold, og her vurderes anvendelsen af interne og eksterne vikarer at være et relevant område. Side 6