Evaluering af Århus Kommunes indkøbspolitik og indførelsen af e-handel

Transkript

1 Bilag 1. Evaluering af Århus Kommunes indkøbspolitik og indførelsen af e-handel - udarbejdet på baggrund af de hidtidige erfaringer siden vedtagelsen af indstillingerne vedr. indførelse af e-handel i Århus Kommune (den 4. december 2002) og Århus Kommune nye indkøbspolitik (den 22. oktober 2003) - Udarbejdet marts 2005.

2 Indholdsfortegnelse: 1. DEN NYE INDKØBSPOLITIK ERFARINGER FRA DET FØRSTE ÅR... 3 OMSÆTNING PÅ KOMMUNENS INDKØBSAFTALER... 4 ØKONOMISKE FORDELE VED INDGÅELSE AF INDKØBSAFTALER UNDER DEN NYE INDKØBSPOLITIK... 5 ØGET AFTALEDÆKNING ETISKE KRAV, MILJØ OG ØKOLOGI... 7 ETISKE KRAV... 7 MILJØMÆSSIGE KRAV PÅ INDKØBSOMRÅDET... 8 ØKOLOGI OG FAIR TRADE... 9 SOCIALE KLAUSULER OG PRÆCISERINGER VEDR. OVERHOLDELSE AF DANSK LOVGIVNING INDFØRELSEN AF E-HANDEL I ÅRHUS KOMMUNE HVORDAN ER ARBEJDET MED INDFØRELSE AF E-HANDEL BLEVET GREBET AN?... EKSTERN UDRULNING... SYSTEMMÆSSIG UDVIKLING... INTERN UDRULNING SÆRLIGE PROJEKTER KNYTTET TIL INDFØRELSEN AF E-HANDEL... ANALYSE PÅ DAGINSTITUTIONSOMRÅDET... INDFØRELSE AF ELEKTRONISK AFREGNING - LOV OM OFFENTLIGE BETALINGER... AFPRØVNING AF ELEKTRONISKE AUKTIONER STATUS VED INDFØRELSEN AF E-HANDEL... UDBREDELSE PÅ VAREOMRÅDER... UDBREDELSE I AFDELINGERNE... BRUG AF SYSTEMET WEBBESTILLING NYTTEVÆRDIER VED INDFØRELSEN AF E-HANDEL... EFFEKTIVISERING AF DISPONERINGSPROCESSEN.... BEDRE PRISER OG ØGET ANVENDELSE AF INDKØBSAFTALER INFORMATIONSINDSATS VIDERE ARBEJDE MED IMPLEMENTERING AF INDKØBSPOLITIKKEN

3 1. Den nye indkøbspolitik Vedtagelsen af kommunens nye indkøbspolitik udgør fundamentet for et stort forandringsprojekt på indkøbsområdet i kommunen. Med indkøbspolitikken er rammerne skabt for, at det fulde potentiale af kommunens stordriftsfordele på indkøbsområdet kan realiseres. Indkøbspolitikken skal således sikre, at Århus Kommune som helhed kan handle på de økonomisk mest fordelagtige betingelser - bedst og billigst. For at opnå dette mål indebærer indkøbspolitikken, at der på baggrund af konkrete økonomiske helhedsbetragtninger, tages en række forskellige midler i brug på de enkelte indkøbsområder - bl.a. øget tværmagistratslig aftaledækning, indførelse af flere obligatoriske indkøbsaftaler, aftaler med færre leverandører og større standardisering af varesortimentet. Med implementeringen af den nye indkøbspolitik er der således igangsat et arbejde, hvor der gradvist vil ske en større grad af standardisering og koordinering af de forskellige indkøbsområder, f.eks. ved at de enkelte forvaltninger og institutioner bliver forpligtet til at bruge de indgåede indkøbsaftaler. Samtidigt understøtter den nye indkøbspolitik indførelsen og anvendelsen af e-handel i kommunen - behandles i et særskilt afsnit i evalueringen. Implementeringen af den nye indkøbspolitik er forankret i kommunens indkøbsorganisation - bestående af Indkøbskommissionen (det tværmagistratslige og koordinerede forum), Indkøbskontoret i Borgmesterens Afdeling samt de decentrale indkøbsfunktioner i afdelingerne Erfaringer fra det første år Implementeringen af den nye indkøbspolitik og realisering af kommunens stordriftsfordele på indkøbsområdet er en længerevarende proces. Da nærværende evaluering gennemføres på et tidspunkt, hvor politikken kun har eksisteret i lidt over et år, kan der på den baggrund ikke gives noget endeligt bud på effekterne. Nogle af de væsentligste årsager hertil skal kort nævnes. For det første skal udbud af indkøbsaftaler indholdsmæssigt gennemføres på en anden måde, så det bliver tydeliggjort for tilbudsgiverne, at kommunen er indstillet på at indgå forpligtende obligatoriske aftaler, såfremt dette er tilstrækkeligt økonomisk fordelagtigt. Da kommunens eksisterende indkøbsaftaler typisk løber i 3-4 år, vil der gå en årrække inden den samlede aftaleportefølje har været udbudt på denne måde. Da selve udbudsprocessen ligeledes er en langvarig proces (typisk 4-8 måneder), vil også dette have betydning for de muligheder som ligger i en evaluering efter kun godt et år. Der er ganske enkelt indbygget en betydelig "bremselængde", når der gennemføres ændringer i udformningen af udbudsmaterialerne og foretages udskilning og/eller vurdering af tilbudsgivere anderledes end tidligere. For det andet, skal markedet (leverandørsiden) opbygge tillid til, at en organisation med mange decentrale enheder rent faktisk er i stand til at leve op til denne form for forpligtende indkøbsaftaler - dvs. at de angivne forventede omsætningstal i udbudet rent faktisk vil blive placeret hos en kommende aftalepartner. Dette har af naturlige årsager en afsmittende effekt på de kalkulationer som tilbudsgiverne laver i forbindelse med afgivelse af tilbud. På den baggrund slår de fulde økonomiske fordele ikke nødvendigvis igennem i løbet af de første år, men vil eventuelt først vise sig i forbindelse med et senere genudbud. 3

4 Leverandørernes kalkulationer hænger snævert sammen med en tredje årsag - det datagrundlag som kommunen råder over i forbindelse med udarbejdelse af et udbudsmateriale. Hvis kommunen er i stand til at beskrive sit behov for varer/ydelser meget præcist, mindskes usikkerheden i tilbudsgivernes kalkulationer. I takt med at kommunens indkøb samles hos færre leverandører og datafangst forbedres (bl.a. via øget anvendelse af elektronisk handel) vil dette element løbende blive forbedret. Sidstnævnte forhold hænger sammen med en fjerde årsag, som indkøbsorganisationen endnu kun i begrænset omfang har haft mulighed for at fokusere på. Muligheden for - i snævert samarbejde med aftaleleverandørerne - at tilrette sortiment og nedbringe omkostningerne til logistik mest muligt. Et fokusområde som der på sigt vurderes at være et relativt stort potentiale i. Endelig som en sidste meget væsentlig årsag, så indebærer politikken forandringer som berører tusindvis af ledere og medarbejdere i kommunen. I store organisationer med mange decentrale enheder, tager forandringer af denne her karakter simpelthen tid. De kræver information (se senere afsnit vedr. informationsindsatsen), indarbejdelse af nye vaner og arbejdsgange samt konstant ledelsesmæssig bevågenhed. På trods af ovennævnte forhold, kan der dog allerede nu ses tydelige tegn på effekterne af den nye indkøbspolitik. De væsentligste vil i det følgende blive gennemgået Omsætning på kommunens indkøbsaftaler I forbindelse med indstillingen vedr. indførelse af e-handel og opprioritering af indkøbsorganisationen blev kommunens samlede aftalekøb på vareområdet skønnet til ca. 280 mio. kr. Der er efterfølgende lavet en række indkøbsanalyser for årene i samarbejde med Kommunernes Revision. En præcis sammenligning mellem aftaleindkøb i de enkelte år er dog ikke mulig, da datagrundlaget i den mellemliggende periode er ændret væsentligt. Det skyldes primært indførelsen af et nyt fælles udbetalingssystem og ibrugtagning af bogføringssystemet KMD WebBetaling som blev påbegyndt i Indførelsen af de nye systemer har betydet, at data ikke er registreret på samme vis i de enkelte år. Som indikator på udviklingen siden vedtagelsen af den nye indkøbspolitik kan i stedet anvendes indhentede data fra udvalgte leverandører som der efterfølgende er indgået nye obligatoriske indkøbsaftaler med. En sammenligning af omsætning i 2002 og 2004 hos aftaleleverandørerne på kontorområdet (kontorartikler, kopipapir og IT-forbrugsstoffer), rengøringsartikler samt forbrugsvarer (engangsartikler, aftørringspapir, børnebleer mv.) viser en gennemsnitlig forøget omsætning på ca. 24 % 1 Den beregnede udvikling i omsætningen hos aftaleleverandørerne vurderes primært at skyldes øget samhandel, da priserne på de nye aftaler generelt har været faldende. En del af den stigende omsætning skyldes dog overtagelse af omsætning fra tidligere aftaleleverandører som er fravalgt i forbindelse med indgåelsen af de nye aftaler. Den øgede samhandel indikerer på trods heraf, at arbejdet med at implementere flere obligatoriske indkøbsaftaler bevæger sig i den rigtige retning. Det vurderes dog samtidigt, at der på tværs af afdelingerne - i varierende omfang - fortsat er aftaleområder, hvor 1 Der er relativt store udsving i udviklingen hos de enkelte aftaleleverandører, ligesom der knytter sig visse usikkerhedsmomenter til omsætningstallene grundet forskelle i opgørelsesmetoderne i hhv og

5 forandringerne endnu ikke er slået fuldt igennem. Indkøbsorganisationen har fokus på problemstillingen, og herunder behovet for løbende information og opfølgning. Såfremt der tages højde for omflytning af aftalekøb fra gamle til nye aftaleleverandører, og udviklingen fra de ovennævnte aftaleområder på den baggrund forudsættes at være slået igennem med halv effekt på tværs af kommunens indkøbsaftaler, kan det samlede aftaleindkøb på vareområdet i 2004 skønnes til ca. 310 mio. kr. Kommunens samlede driftsindkøb af varer (hovedart 2) var i 2004 på 2,3 mia. kr. Heraf udgjorde brændsel og drivmidler 1,7 mia. kr. En del heraf er aftaledækket via indkøbsaftaler på eks.vis olie/diesel samt elektricitet, men en meget stor andel kan ikke aftaledækkes (vand, varme mv.). De resterende varekøb udgjorde i 2004 i alt 647 mio. kr. Ovennævnte tal vedr. det skønnede aftaleindkøb i 2004, skal primært ses i sammenhæng med dette tal. I den udstrækning at de resterende varekøb ikke allerede er aftaledækket på anden vis (se uddybning længere nede), vurderes størstedelen umiddelbart egnet til indgåelse af indkøbsaftaler. Driftsindkøb af tjenesteydelser, håndværkerydelser mv. (hovedart 4) udgjorde i 2004 i alt 1,2 mia. kr. Der er tale om indkøb som kun i meget begrænset omfang er omfattet af tværmagistratslige indkøbsaftaler. På en del ydelser har en række forvaltninger dog indgået egne aftaler. Hvor stor en andel af de samlede indkøb af tjenesteydelser, der er egnet til fælles udbud og indgåelse af kommunale indkøbsaftaler, kan ikke umiddelbart skønnes. Potentialet kan dog være relativt stort. Når der i det ovenstående tales om aftaledækket indkøb, tænkes der udelukkende på indkøb af varer/ydelser hos de leverandører kommunen har indgået indkøbsaftaler med. Herudover vurderes en stor del af indkøbene at være dækket af andre typer af aftaler - eks.vis licensaftaler på software eller en decentralt indgået aftale om levering af nogle ydelser efter indhentning af tilbud fra flere potentielle leverandører. På den baggrund knytter der sig nogle store usikkerhedsmomenter til den reelle størrelse af aftale- hhv. ikke-aftaledækkede indkøb i kommunen. Økonomiske fordele ved indgåelse af indkøbsaftaler under den nye indkøbspolitik Efter vedtagelsen af kommunens ny indkøbspolitik er en række af kommunens aftaler blevet genudbudt i henhold hertil. Resultatet er generelt entydigt - der er klare økonomiske gevinster forbundet med at indgå obligatoriske tværmagistratslige indkøbsaftaler. I forbindelse med evalueringen er der foretaget en gennemgang af de 18 tværkommunale indkøbsaftaler (varer og simple tjenesteydelser) som er indgået efter forudgående udbud siden primo Der er tale om aftaler på vareområder som eks.vis børnebleer, engangsartikler, kontormøbler, kopipapir mv. Af de 18 aftaler var alle undtagen én også tidligere dækket af kommunale indkøbsaftaler, hvorfor kommunen allerede havde relativt attraktive aftalevilkår. På trods heraf er det lykkedes at opnå ganske betydelige økonomiske besparelser - blandt andet som følge af overgang fra frivillige til obligatoriske rammeaftaler. Ved en overordnet sammenligning på tværs af de 18 indgåede aftaler, er der således - sammenlignet med de hidtidigt gældende aftaler - indhentet en yderligere besparelse på i gennemsnit ca. 9%, svarende til ca. 8 mio. kr. årligt (løbende priser). 5

6 Det anslåede beløbsmæssige resultat bygger på de skønnede omsætningstal, som kommunen har opgivet i forbindelse med afvikling af udbudene. På flere af aftalerne kan disse tal være sat relativt lavt, grundet mangler og usikkerhed i det datagrundlag som har været til rådighed. Endelig skal det nævnes, at besparelserne først realiseres i takt med at kommunens afdelinger og institutioner anvender de indgåede aftaler (som forudsat ved indgåelsen af obligatoriske aftaler) På tværs af de aftaler som har indgået i evalueringen er der dog store forskelle, ligesom der knytter sig en lang række usikkerhedsmomenter til sammenligningerne. Der kan eksempelvis være sket produktudvikling eller sortimentsudskiftning, så det ikke nødvendigvis er de samme varer som er på den nye aftale. De generelt stigende råvarepriser har ligeledes stor betydning for de priser og vilkår som kan aftales. Da en stor del af kommunens indkøbsaftaler indeholder prisreguleringsmekanismer knyttet hertil, så vil stigende råvarepriser også slå igennem her over tid. Endelig skal det nævnes, at det på baggrund af den relativt korte evalueringsperiode kan være vanskeligt at vurdere, hvorvidt de gennemgåede aftaler er repræsentative i forhold til det fremtidige besparelsespotentiale, og i hvilken grad de opnåede besparelser skyldes indgåelse af obligatoriske aftaler fremfor frivillige aftaler. Udover de tværkommunale aftaler som fremgår af oversigten, gennemføres der i de decentrale indkøbsfunktioner en lang række udbud og aftaleindgåelser, hvor der behovs- eller volumenmæssigt ikke er behov for tværmagistratslig koordination. For så vidt angår disse decentralt indgåede aftaler, så vurderes den nye indkøbspolitik også at have positive effekter her. Ikke kun i forhold til de aftalevilkår som kan opnås, men mindst lige så meget som et internt styringsværktøj i forhold til arbejdsgange og procedurer vedrørende disponering. Øget aftaledækning De økonomiske gevinster ved at indgå aftaler på områder der ikke tidligere har været aftaledækket, kan ofte være betydelige. Alternativet kan således være, at handle til listepriser på detaillignende markeder, hvilket ikke usædvanligt ligger 20-50% over de priser som kan opnås ved indgåelse af kommunale indkøbsaftaler. Også her ligger der dog et betydeligt usikkerhedsmoment i et sådant skøn, idet priser på indgåede indkøbsaftaler og listepriser på detaillignende markeder ikke umiddelbart er sammenlignelige størrelser. Uagtet usikkerhedsmomenterne vedr. den eksakte størrelse af besparelsespotentialet prioriterer kommunens indkøbsorganisation udbud af nye aftaleområder højt. Ressourcemæssigt ligger der dog i forvejen en stor opgave med at vedligeholde den allerede eksisterende aftaleportefølje, gennemføre fornyede udbud efter principperne i den nye indkøbspolitik (stiller bl.a. øgede krav til koordinationen på tværs af afdelingerne og samarbejdet med leverandørerne i forbindelse med opfølgning på indgåede aftaler), samtidigt med at de samme ressourcer i vid udstrækning decentralt er involveret i indførelsen af e-handel i kommunen. I takt med, at der i indkøbsorganisationen er ressourcemæssige muligheder for at gå i gang med nye områder gennemføres dette dog løbende. En mindre antal udbud er på den baggrund gennemført/igangsat: Rengøringsmaskiner, legepladser og portservice. Herudover er der via en selvstændig byrådsindstilling fra Borgmesterens Afdeling igangsat et arbejde med at aftaledække og gennemføre flere udbud af tjenesteydelser Etiske krav, miljø og økologi 6

7 I forbindelse med vedtagelsen af den nye indkøbspolitik blev indholdet af nærværende evaluering drøftet i Økonomiudvalget. Det blev i den forbindelse fastlagt, at evalueringen ligeledes skulle indeholde en status omhandlende miljø, økologi, etiske krav mv. Etiske krav På baggrund af ovennævnte drøftelse i Økonomiudvalget udarbejdede Borgmesterens Afdeling efterfølgende en standardformulering vedr. kontraktmæssige vilkår knyttet til internationale konventioner omhandlende menneske- og arbejdstagerrettigheder. Vilkårene lyder således: "Århus Kommune forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder ILO-konvention nr. 138 af 26. juni 1973 om mindstealder for adgang til beskæftigelse og ILO-konvention nr. 182 af 1999 om forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde. Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN's Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Århus Kommune bliver bekendt med, at leverandøren eller leverandørens underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelse, er leverandøren forpligtet til at opfylde hovedkontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder hovedkontraktens krav til ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er Århus Kommune uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som væsentlig misligholdelse af hovedkontrakten." Ovennævnte standardklausul har på relevante områder været indarbejdet i alle de tværmagistratslige udbud som indkøbsorganisationens har gennemført siden medio Anvendelsen af klausulen har ikke givet anledning til bemærkninger eller forbehold fra kommunens leverandører. Klausulen er herudover videreformidlet til afdelingerne via Indkøbskommissionen. Miljømæssige krav på indkøbsområdet I forbindelse med udbud af indkøbsaftaler har der i de senere år på relevante områder som hovedregel været forespurgt hos tilbudsgivere om man: er miljøcertificeret (ISO og/eller EMAS) har en miljøpolitik har en miljøhandlingsplan om varer er miljømærkede - eks.vis Svanemærke, Blaue Engel, Energy Star m.v. Forespørgslerne har primært været lagt ind i udbudsmaterialerne med henblik på 'signaleffekt' og påvirkning af leverandørerne i retning af en større miljøbevidsthed. Vedrørende tildelingskriterier har miljøkriterier kun været anvendt på områder, hvor opfyldelse heraf har kunnet måles økonomisk. Et eksempel herpå er hårde hvidevarer, hvor strøm- og vandforbrug hos de tilbudte produkter kan måles. De nye EU-udbudsdirektiver, som trådte i kraft i dansk lovgivning pr. 1. januar 2005, øger mulighederne for udskilning af tilbudsgivere ud fra påvirkning af det omliggende miljø fra den tilbudte vare - kontraktens genstand. Det er et område som indkøbsorganisationen fremadrettet vil inddrage i 7

8 vurderingen på relevante områder. Herudover er linien i forbindelse med miljømæssige krav blevet fulgt efter vedtagelsen af den nye indkøbspolitik. Som eksempler har der været stillet krav om, at produkter: ikke må indeholde PVC ikke må indeholde farve ikke må indeholde parfume og i øvrigt skal overholde gældende standarder og krav fra eks. Arbejdstilsyn og Miljøtilsyn. I forbindelse med gennemgangen af de ovennævnte 18 fælles udbud er der ligeledes sket en gennemgang med hensyn til miljømæssige forhold. På 14 af de indgåede aftaler er alle eller nogle af aftaleleverandørerne miljøcertificeret (ISO og/eller EMAS). For de resterende aftaleleverandører er der typisk tale om mindre virksomheder som ikke har haft mulighed for at prioritere en eventuel certificering. I alle relevante udbud er der i forbindelse med udbudene stillet specifikke miljøkrav (og herunder arbejdsmiljømæssige krav), ligesom der i størst muligt omfang er medtaget miljømærkede og/eller miljørigtige produkter i sortimentet på aftalerne. Som indikator på udviklingen i indkøb af miljømærkede produkter er der foretaget en sammenligning af indkøbene af forbrugsvarer (aftørringspapir og børnebleer) og rengøringsmidler hos den af kommunens aftaleleverandører som har miljømærkede midler i sortimentet. For aftørringspapir og børnebleer er der sket en mindre stigning i andel af omsætningen på miljømærkede produkter på aftalerne - baggrunden herfor er, at andelen i forvejen lå på et meget højt niveau. I 2003 udgjorde andelen hhv. 78% og 95%, og det er i 2004 steget til hhv. 79% og 99%. En sammenligning af kommunens indkøb af rengøringsmidler i 2003 og 2004 på den gennemgåede indkøbsaftale viser en meget markant udvikling. Målt i liter/kilo er forbruget af midler for det første faldet fra 2003 til 2004 med ca. 22 %. Det vurderes at skylde flere forhold - primært anvendelse af doseringsanlæg, mere koncentrerede midler samt øget overgang til anvendelse af mikrofiber. En samlet gennemgang af kommunens forbrug af rengøringsmidler på tværs af alle aftaler vil ske i forbindelse med Grønt Regnskab. Udover udviklingen i forbruget af midler, er andelen af indkøbte miljømærkede produkter hos den pågældende aftaleleverandør steget markant. I 2003 udgjorde den 10 %, mens den i 2004 er steget til 51 %. De udvalgte vareområder til belysning af udviklingen vedr. køb af miljømærkede produkter udgør nogle af de områder, hvor dette i stor udstrækning er muligt. På andre vareområder kan mulighederne være væsentlig mere begrænsede eller i øjeblikket ikke eksisterende. Udviklingen på de udvalgte områder indikerer dog, at kommunens indkøb af miljømærkede produkter generelt er stigende. Og som før nævnt er det et område som indkøbsorganisationen har fokus på jf. kommunens indkøbspolitik. I takt med udbredelsen af e-handel i Århus Kommune, vil der fremadrettet kunne ske en mere præcis registrering af data vedr. institutionernes indkøb af miljømærkede produkter - også på andre end de ovennævnte områder. Økologi og fair trade 8

9 På linie med de miljømæssige krav, vurderes det løbende, hvorvidt der skal indgå økologiske og fair-trade-mærkede produkter på de indgåede indkøbsaftaler (primært relevant på fødevareområdet). Det skal i den forbindelse nævnes, at Århus Kommune har haft indkøbsaftaler, der omfatter såvel fair-trade-mærkede og økologiske produkter i en længere årrække. For økologiske produkter er der - og har været igennem de seneste 8-9 år - indgået økologiske indkøbsaftaler på vareområderne kaffe, kolonial, konserves, juice, saft, dybfrostvarer, mælk, brød, ost og vakuumpakkede kartofler. Det har tillige været muligt at købe økologiske grønsager hos leverandøren af konventionelle varer. For så vidt angår fair-trade-mærkede produkter, så forefindes der kun meget få sådanne varer tilgængelige i det marked kommunen køber ind på via indkøbsaftaler (business-to-business). Det skal ligeledes nævnes, at disse produkter typisk er noget dyrere end konventionelle produkter. Eksempelvis er fair-trade-mærkede varer på kommunens fødevareaftaler ca % dyrere end sammenlignelige konventionelle produkter. For økologiske produkter er prisforskellen som oftest i størrelsesorden 15-40%, men forskellene er meget varierende, og kan på nogle varegrupper være betydeligt større. Beslutningen om, hvorvidt man vil gøre brug af muligheden for at handle økologisk/fair-trade via kommunens indkøbsaftaler, ligger decentralt hos de enkelte institutioner. Vedrørende fair-trade er der som nævnt meget få varer tilgængelige i markedet, og omsætningen på de som forefindes via kommunens indkøbsaftaler er meget lille. Med hensyn til økologiske produkter, er der en mindre omsætning i størrelsesorden 0,5-1,0 mio. kr. som har været stort set uændret de sidste par år. I forlængelse heraf skal det nævnes, at der også for økologiske varer er begrænsninger, hvor udbudet på markedet ikke svarer til kommunens behov. Eksempelvis forefindes der ikke økologiske produkter i alle de forarbejdningsgrader og udskæringer (kød) som ønskes til storkøkkener på ældreområdet. Udover de indgåede aftaler på fødevarer indkøbes der decentralt i dagligvarehandlen (eks.vis på daginstitutionsområdet) en hel del økologiske fødevarer og sandsynligvis også fair-trade-mærkede produkter. Da dette ikke er dækket af nogen kommunal indkøbsaftale, kan omfanget heraf ikke skønnes nærmere. Anvendelsen af økologiske fødevarer behandles nærmere i forbindelse med Grønt Regnskab. Sociale klausuler og præciseringer vedr. overholdelse af dansk lovgivning I forbindelse med drøftelsen af den nye indkøbspolitik blev spørgsmålet om brug af sociale klausuler og overholdelse af dansk lovgivning ligeledes drøftet. Det forventes som udgangspunkt, at Århus Kommunes leverandører overholder gældende lovgivning. På områder hvor det vurderes relevant kan det dog præciseres i selve kontrakten - eks.vis på bygge- og anlægsområdet. I den forbindelse vedtog Byrådet den 19. januar 2005, at der i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsopgaver i Århus Kommune som udgangspunkt skal indsættes såkaldte arbejdsklausuler i kontrakten med entreprenøren, hvorved entreprenøren forpligter sig til at sikre sine medarbejdere og eventuelle underentreprenørers medarbejdere løn- og arbejdsvilkår minimum svarende til de vilkår, som er gældende efter danske overenskomster på området. Vejledning i anvendelse af arbejdsklausuler og eksempler på klausuler er under udarbejdelse i Borgmesterens Afdeling. For så vidt angår sociale klausuler arbejdes der herudover med området i forhold til udlicitering af kommunale opgaver - jf. retningslinierne herfor. 9

10 2. Indførelsen af e-handel i Århus Kommune Siden efteråret 2000 har Århus Kommune haft e-handel som indsatsområde. Arbejdet var i de første år forankret i en projektorganisation med en tværmagistratslig styregruppe med reference til direktørgruppen. I forbindelse med det indledende projekt blev der opsamlet viden via en række pilotprojekter, hvilket mundede ud i en handlingsplan for indførelsen af e-handel og en indstilling til Byrådet om opprioritering af Århus Kommunes indkøbsorganisation og igangsætning af den egentlige indførelse af e-handel i kommunen. Med Byrådets vedtagelse af denne indstilling den 4. december 2002, blev der påbegyndt et arbejde med at etablere et nyt centralt indkøbskontor i Borgmesterens Afdeling og en efterfølgende overdragelse af ansvaret fra projektorganisationen til driftsorganisationen. I januar 2004 kunne det sidste element af projektorganisationen således nedlægges (den tværmagistratslige styregruppe), og alle de resterende opgaver med indførelsen af e-handel har herefter været forankret i den permanente organisation - dvs. Indkøbskontoret i samarbejde med hhv. Indkøbskommissionen og de decentrale indkøbsfunktioner Hvordan er arbejdet med indførelse af e-handel blevet grebet an? Efter etableringen af Indkøbskontoret, har arbejdet med at indføre e-handel i Århus Kommune taget udgangspunkt i de planer som blev overdraget fra projektorganisationen. Ved overdragelsen var der foretaget valg af e-handelsløsning (KMD WebBestilling), og der forelå en skitseret plan for hvilke varegrupper der var egnet til e-handel og et forslag til prioritering af disses omlægning til e-handel. Endvidere var indførelsen af e-handel på kontorområdet - som det først prioriterede område - påbegyndt som et pilotprojekt, og et særskilt projekt om e-handel knyttet til intern handel i kommunen (Indkøb & Tryk i Ejendomsforvaltningen) var ligeledes opstartet. Arbejde med at indføre e-handel blev efterfølgende struktureret i tre overordnede hovedområder. Ekstern udrulning: Arbejdet orienteret mod leverandørsiden - herunder samarbejdet med leverandørerne omkring udarbejdelse af elektroniske pris- og varekataloger. Systemudvikling: KMD WebBestilling var ikke systemmæssigt færdigudviklet, så der var behov for at fortsætte en tæt dialog med KMD med henblik på at præge udviklingen af systemet i retning af de ønsker og behov som findes i Århus Kommune. Desuden skulle der samarbejdes med forskellige eksterne IT-leverandører om IT-systemer, der kunne hjælpe kommunens leverandører i forhold til udarbejdelse af elektroniske kataloger, modtagelse af elektroniske ordrer og afsendelse af elektroniske fakturaer. Intern udrulning: Arbejdet med at implementere systemet internt i kommunen - herunder bl.a. skabe sammenhæng mellem hvornår specifikke medarbejdergrupper skulle undervises i brug af systemet, set i forhold til hvornår relevante elektroniske kataloger var tilgængelige. I tilknytning hertil skulle der bl.a. oprettes en superbrugerorganisation på tværs af kommunen, som kunne forestå det praktiske arbejde hermed. 10

11 Med udgangspunkt i disse tre hovedområder, er de opstillede planer successivt blevet justeret i forhold til indhentede erfaringer og den løbende systemmæssige udvikling som er foregået. Ekstern udrulning Overordnet har den eksterne udrulning bestået af to elementer. Egnede varegrupper er forsøgt omlagt til e-handel indenfor rammerne af allerede eksisterende indkøbsaftaler. Kommunen har her ikke haft noget krav på udarbejdelsen af elektroniske vare- og priskataloger, hvorfor dette er sket på baggrund af et frivilligt samarbejde med kommunens leverandører. Andre varegrupper er løbende blevet omlagt til e-handel i forbindelse med udbud og indgåelse af nye indkøbsaftaler, hvor e-handel har indgået som et kontraktligt krav. Varegrupperne er blevet grebet an i tre overordnede faser: 1 Kontorområdet (kontorartikler, papir, IT-forbrugsstoffer, kontormøbler mv.) 2 Undervisnings- og beskæftigelsesmaterialer, fødevarer og visse forbrugsvarer - herunder rengøringsartikler, engangsservice og -artikler, børnebleer mv. 3 Resterende varegrupper og egnede tjenesteydelser I forhold til planlægningen (og herunder specielt sammenhængen med den interne udrulning) har flere forhold løbende givet anledning til justeringer af tidsplanerne. Eftersom Århus Kommune er en af de offentlige myndigheder som er længst fremme med indførelsen af e-handel, har det for mange leverandører været nyt territorium. Opgaven med at udarbejde kataloger første gang, har for mange således været mere tidskrævende end oprindeligt forudsat, ligesom mange kataloger har været fejlbehæftede i forbindelse med de første udgaver. Der har helt enkelt været tale om en læringsproces for leverandørerne, hvilket har smittet af på fremdriften af indførelsen af e-handel på flere varegrupper i kommunen. Hertil kommer, at det frivillige element indenfor allerede eksisterende indkøbsaftaler har umuliggjort, at kommunen stillede ultimative tidskrav til færdiggørelsen af katalogerne. Set i lyset heraf, har den eksterne udrulning været gennemført i et meget tæt samarbejde med kommunens leverandører, og der har været gennemført en lang række tiltag som skal gøre det lettere for leverandørerne at overgå til e-handel med kommunen: Orienteringsmøder for aftaleleverandører på de varegrupper som ønskes omlagt til e-handel. I samarbejde med KMD er der udarbejdet og udsendt en e-handelspakke til leverandørerne indeholdende diverse vejledende materialer - herunder bl.a. eksempler på udarbejdelsen af et godt e-handelskatalog. Pakken er udsendt til leverandørerne i forbindelse med disses opstart af katalogudarbejdelsen. Løbende telefonisk vejledning af leverandørerne. Herudover tilbud til leverandørerne om møder med Indkøbskontorets e-handelsmedarbejdere med henblik på mere dybdegående vejledning. Den løbende kontakt resulterer i, at leverandørerne får afklaret tvivlsspørgsmål og arbejder sig frem til brugervenlige kataloger - eksempelvis i relation til anvendelse af korrekte bestillingsenheder, uddybende varebeskrivelser og anvendelse af billeder. 11

12 Etablering af vækstgrupper for små- og mellemstore virksomheder med fokus på e-handel med det offentlige. Tre vækstgrupper med ca. 10 virksomheder i hver har været gennemført i Den ene af disse er fortsat i gang. De to af vækstgrupperne har været etableret i regi af Erhvervsafdelingens samarbejde med nabokommunerne i 11-kommunesamarbejdet. Den tredje vækstgruppe har været gennemført via midler fra Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. Kravene til leverandørernes elektroniske pris- og varekataloger er løbende blev justeret i forhold til de erfaringer der er indhentet på området. Dette har resulteret i et Århus kommune e-handelskatalog, som indeholder en række felter/oplysninger som er obligatoriske for leverandørerne at udfylde. Fra og med medio 2003 er kravene til leverandørernes elektroniske pris- og varekataloger blevet indarbejdet i nye indkøbsaftaler på relevante områder, ligesom krav vedr. elektronisk fakturering også har været indbygget. Systemmæssig udvikling Ved indgangen til 2003 var e-handelsløsningen ikke integreret til Århus Kommunes økonomisystem. Det har således fra starten været et hovedmål - i samarbejde med KMD - at skabe denne integration, så automatisk bogføring kunne foregå i e-handelsløsningen, og nytteværdierne herved kunne høstes. Denne opgave blev afsluttet primo 2004 med det resultat, at hele disponeringsprocessen herefter kunne understøttes elektronisk i e-handelssystemet for de enheder som kan bogføre direkte heri. En lang række afdelinger anvender dog andre decentrale økonomi- og bogføringssystemer, og for disse vil der i vid udstrækning være tale om, at denne mulighed først kan realiseres med implementeringen af det nye fælles økonomisystem foråret Endvidere er systemløsningen i Indkøb & Tryk (intern handel) blevet færdiggjort. Dette indebærer at der er oprettet et e-handelskatalog for Indkøb & Tryk, samt at disponeringsprocessen mellem Indkøb & Tryk og kunderne kan gennemføres fuldt integreret og elektronisk understøttet. Herudover har der løbende været gennemført udvikling af funktionaliteten i e-handelssystemet. Som systemejer har Indkøbskontoret gennemført kvartalsvise møder med KMD, hvor prioriteringerne af diverse udviklingsønsker løbende er blevet drøftet. Som klart største bruger af KMD s e-handelsløsning (målt på omsætning og transaktionstal), har Århus Kommune haft gode muligheder for påvirke udviklingen. Den nuværende løsning vurderes således at have en acceptabel grad af funktionalitet, selvom Århus Kommune fortsat har en række meget højt prioriterede udviklingstiltag som ønskes gennemført. Udviklingssamarbejdet med KMD er således en proces som endnu ikke er endeligt afsluttet. Udviklingen af e-handelssystemet skal ses i sammenhæng med Århus Kommunes valg af KMD som leverandør af det nye fælles økonomisystem. Via kravspecifikationen er det her sikret, at e-handel håndteres på en hensigtsmæssig måde også i den nye økonomisystem. Der er endvidere udarbejdet en overordnet plan for hvornår og hvordan e-handel integreres heri som KMD er forpligtet overfor. Også i forhold til leverandørsiden har der været fokus på markedet som understøtter leverandørernes muligheder for at e-handle med det offentlige. Der har således blandt andet været indgået samarbejdsaftaler med to forskellige IT-systemleverandører med henblik på udvikling af 12

13 internet-baserede løsninger som gør det lettere at udarbejde og afsende elektroniske vare- og priskataloger, modtage elektroniske ordrer og afsende elektroniske fakturaer. Primo 2004 blev der indledt et samarbejde med virksomheden Officient vedr. test og udvikling af en fakturaportal ( hovedsagelig målrettet små- og mellemstore leverandører. Et mindre antal af kommunens leverandører blev inddraget i projektet, og disse kunne fremsende de første elektroniske fakturaer via portalen til Århus Kommunes e-handelssystem i efteråret Projektet er efterfølgende fortsat frem til Edag2 (1. februar 2005). Fakturaportalen har i den forbindelse været en af de mulige løsninger som Økonomistyrelsen har peget på, når leverandører fra og med denne dato har skullet fremsende elektroniske fakturaer til det offentlige. Endvidere har projektet bidraget til at skabe værdifulde erfaringer om elektronisk fakturering for både leverandører og Århus Kommune forud for denne overgang. Sideløbende hermed har der været indledt et samarbejde med virksomheden Elbek & Vejrup omkring udvikling af en internet-baseret Leverandørportal - et værktøj, der hjælper leverandører i forbindelse med udarbejdelse af elektroniske pris- og varekataloger og fremsendelse af elektroniske fakturaer. Da der eksisterer flere forskellige e-handelssystemer indenfor det offentlige, med forskellige krav og standarder for elektroniske kataloger, har det været hensigten at skubbe til markedet for løsninger som gør det nemmere for leverandørerne at håndtere kundespecifikke katalogkrav. Leverandørportalen forventes færdigudviklet medio 2005 med henblik på, at den i første omgang kan kobles på Elbek & Vejrups eget e-handelssystem (anvendes bl.a. i Ålborg Kommune) samt KMD WebBestilling. Intern udrulning. Den interne udrulning af e-handel i Århus Kommune har været forankret i en tværmagistratslig e-handelsorganisation. Det overordnede ansvar for koordination har efter projektorganisationens nedlæggelse været forankret i Indkøbskommissionen. Herudover er der etableret en superbrugerorganisation på tværs af hele kommunen. Heri er der udpeget én koordinerende superbruger (KSB) i hver magistratsafdeling, som har haft til opgave at forestå den løbende koordination og organisering vedrørende e-handel internt i egen magistratsafdeling (dette er typisk foregået i samarbejde med superbrugere i de enkelte forvaltninger). Primo 2005 er der udpeget yderligere én KSB er i Magistratens 1. Afdeling, som udelukkende beskæftiger sig med daginstitutionsområdet. Indkøbskontoret har formandskabet for en mødegruppe bestående af KSB ere i Århus Kommune, som mødes med faste intervaller med henblik på status, koordination på tværs, erfaringsudveksling, drøftelse af udviklingsønsker mv. Ansvaret for at undervise brugere af e-handelssystemet og gennemføre opfølgning, har som udgangspunkt været placeret i de enkelte magistratsafdelinger. Undervisningen er primært blevet varetaget af afdelingens KSB eller Indkøbskontoret. Indkøbskontoret har således løbende støttet med ressourcer, når afdelingerne har ønsket dette, ligesom Indkøbskontoret har udarbejdet statistiske oplysninger til brug for KSB ernes opfølgning i forhold til brug af systemet internt i egne afdelinger Særlige projekter knyttet til indførelsen af e-handel 13

14 Udover ovennævnte tiltag, har der i løbet af de seneste to år, været gennemført en række særlige projekter knyttet til indførelsen af e-handel i Århus Kommune. De væsentligste nævnes i det følgende. Analyse på daginstitutionsområdet Der har været gennemført en særskilt analyse på daginstitutionsområdet. En projektgruppe bestående af repræsentanter fra Børn og Unge-Afdelingen og Borgmesterens Afdeling færdiggjorde analysen og en tilhørende rapport i løbet af 2004, og der blev her konkluderet at være et relativt stort nytteværdipotentiale ved indførelse af e-handel og øget anvendelse af obligatoriske indkøbsaftaler på daginstitutionsområdet. Det blev således vurderet i analysen, at der på sigt kan frigøres personaleressourcer ved indførelse af e-handel, og at der samtidig kan realiseres relativt store besparelser ved øget anvendelse af obligatoriske indkøbsaftaler. Analysen viste endvidere, at en succesfuld implementering af de nævnte tiltag kræver hensyntagen til særlige forhold i daginstitutionerne - herunder bl.a. inddragelse af brugerkredsen. På baggrund af analysen og den tilhørende rapport blev der udarbejdet en indstilling som Magistraten tiltrådte den 13. december I indstillingen blev det foreslået, at daginstitutionsområdets specifikke undtagelser fra kommunens indkøbspolitik vedr. e-handel og anvendelse af indkøbsaftaler på daginstitutionsområdet blev ophævet, og at arbejdet med at indføre disse elementer på daginstitutionsområdet blev videreført. Arbejdet hermed er efterfølgende forankret i Børn og Unge-Afdelingen selv. Indførelse af elektronisk afregning - Lov om Offentlige Betalinger I forbindelse med Finansloven for år 2003, blev Lov om Offentlige Betalinger m.v. (Lov nr af 27/12/2003) vedtaget den 27. december Lovgivningen er efterfølgende udmøntet i en række bekendtgørelser, cirkulærer og vejledninger udsendt i oktober og november måned Sigtet med loven og de senere bekendtgørelser er at effektivisere den offentlige forvaltning. I forbindelse med sommerens regeringsaftale i 2004 er der i forlængelse af loven aftalt en bloktilskudsreduktion. For såvidt angår den del af loven som vedrører elektronisk fakturabehandling, så udgør Århus Kommunes andel heraf ca. 7,3 mio. kr. årligt fra og med I forbindelse med behandlingen af budgettet for blev det vedtaget, at denne besparelse udmøntes gradvist med 0 kr. i 2005, 3,65 mio.kr. (50%) i 2006, 5,475 mio.kr. (75%) i 2007 og 7,3 mio.kr. (100%) i 2008 og frem. Yderligere blev det besluttet, at der skal nedsættes et tværmagistratsligt udvalg, der skal vurdere udmøntningen af Lov om Offentlige Betalinger forud for budgetlægningen for Arbejdet med at gøre kommunen klar til skæringsdatoen 1. februar 2005 blev forankret i en tværmagistratslig projektorganisation, hvor Borgmesterens Afdeling havde projektledelsen. Opgaven system- og proceduremæssigt har fra og med efteråret 2004 været relativt ressourcekrævende på tværs af hele kommunen. Kommunen modtager ca fakturaer om måneden, og ca medarbejdere berøres direkte af de ændrede arbejdsgange i forbindelse med bogføring mv. I forhold til arbejdet med at indføre e-handel i kommunen, har opgaven været meget højt prioriteret, men det har 2 Beløbet i 2005 er efterfølgende korrigeret som følge af, at ikrafttræden af loven blev udskudt én måned til 1. februar

15 samtidigt betydet at arbejdet med bestillingssiden (indførelsen af e-handel på flere nye varegrupper) i en periode har måttet nedprioriteres. For så vidt angår modtagelsen og behandlingen af elektroniske fakturaer, så indebar implementeringen af lovgivningen, at kommunen fra og med 1. februar 2005 skulle være i stand til at modtage elektroniske fakturaer i de formater som loven foreskriver. Lovgivningen indebærer endvidere, at offentlige myndigheder kan udskyde betalingen til en kreditor, indtil denne har fremsendt regningen som ovenfor angivet. I en 3-måneders overgangsperiode vil kommunen dog fortsat acceptere og behandle fremsendte papirfakturaer. Først pr. 1. maj 2005 vil modtagne papirfakturaer samt fakturaer der ikke lever op til de indholdsmæssige krav, blive returneret. Regningen vil herefter først blive behandlet og betaling effektueret, når korrekt genfremsendelse er sket. Denne mulighed forudsætter dog, at kommunen i forbindelse med den konkrete ordreafgivelse har afgivet de oplysninger som leverandøren skal anvende ifm. den elektroniske fakturering (jf. loven er det personreference, ordrenummer og et såkaldt EAN-lokationnummer, der fungerer som en slags elektronisk adresse). Modtagelsen af elektroniske fakturaer sker systemmæssigt i enten KMD WebBetaling eller KMD WebBestilling. I sidstnævnte system modtages udelukkende elektroniske fakturaer som bunder i en elektronisk ordre fra samme system. Herudover anvender Magistratens 2. Afdeling KMD Ressourcestyring til modtagelse af elektroniske fakturaer. I flere afdelinger er arbejdsgangene i forhold til de elektroniske fakturaer endnu ikke optimale. Der er således flere afdelinger, hvor det i en overgangsperiode er nødvendigt at printe de elektroniske fakturaer ud, for derefter at bogføre dem på traditionel vis. Det hænger sammen med de flere forskellige decentrale økonomisystemer som i øjeblikket anvendes i kommunen. Da kommunen påbegynder implementeringen af det nye fælles økonomisystem allerede i løbet af efteråret 2005 (med henblik på ibrugtagning af den 1. version marts 2006), kan det nogle steder ressource- og tidsmæssigt ikke betale sig, at udvikle nye snitflader til de systemer som kun har meget begrænset levetid tilbage i kommunen. Det forhold, at der i 2005 kun i begrænset omfang kan tales om nytteværdier ved indførelsen af elektronisk fakturering i kommunen, er der allerede taget højde for ved den trinvise udmøntning af besparelsen i budget Afprøvning af elektroniske auktioner Der har været gennemført et projekt med afprøvning af elektroniske auktioner på en række mindre varekøb. De foreløbige erfaringer har været positive, men det er endnu for tidligt at konkludere herpå. I forbindelse med implementering af de nye EU-udbudsdirektiver i dansk lovgivning, så er det fra og med 1. januar 2005 muligt at anvende elektroniske auktioner også i forbindelse med EU-udbud (inden for nærmere definerede ydelser og varer). På den baggrund vil arbejdet med at indhente erfaringer fortsætte, så brugen af elektroniske auktioner fremadrettet bliver et af de indkøbsredskaber kommunen kan bringe i anvendelse på egnede områder Status ved indførelsen af e-handel 15

16 I det følgende vil der blive givet en status på indførelsen e-handel ved brug af udvalgte indikatorer herpå. Helt overordnet skal det nævnes, at omlægningen til e-handel har vist sig væsentligt mere kompleks og længerevarende end antaget i forbindelse med projektorganisationens forberedende arbejde frem til Omlægningen har således ikke kunnet gennemføres helt i det ønskede tempo. Et forandringsprojekt af denne størrelse tager tid, men som det fremgår af de følgende indikatorer går udviklingen entydigt i en positiv retning. Udbredelse på vareområder Som tidligere nævnt har udbredelsen knyttet sig til tre faser - status for disse er som følger: Kontorområdet (kontorartikler, papir, IT-forbrugsstoffer, kontormøbler mv.): Alle kommunens aftaleleverandører er aktive med elektroniske vare- og priskataloger i e-handelssystemet. Undervisnings- og beskæftigelsesmaterialer, fødevarer og visse forbrugsvarer - herunder rengøringsartikler, engangsservice og -artikler, børnebleer mv.: Størstedelen af kommunens leverandører er aktive med kataloger. Fødevareområdet er dog kun påbegyndt indenfor rammerne af et pilotprojekt. I løbet af 2005 vil der dog blive sat fokus på dette område med henblik på omlægning til e-handel på de nye fødevareaftaler der blev indgået ultimo De resterende fødevareaftaler genudbydes i løbet af 2005, og disse aftaler vil efterfølgende blive et fokusområde. Resterende varegrupper og egnede tjenesteydelser: Denne fase er kun delvist påbegyndt. Egnede varegrupper omlægges løbende i forbindelse med indgåelse af nye indkøbsaftaler, mens tjenesteydelsesområdet endnu ikke er påbegyndt for så vidt angår bestillingsdelen. Udbredelse i afdelingerne Som tidligere anført hænger den interne udrulning snævert sammen med dels systemudvikling og dels ekstern udrulning (hvilke varegrupper er tilgængelige for e-handel). For så vidt angår systemudviklingen, så har flere afdelinger ønsket at afvente muligheden for at arbejdsgangene kunne effektiviseres via integration til økonomisystemet. Denne integration kom som ovenfor anført først endeligt på plads primo I flere afdelinger som anvender forskellige decentrale økonomisystemer, vil muligheden for at effektivisere arbejdsgangene dog først kunne etableres med implementering af det nye økonomisystem foråret Dette forhold har af naturlige årsager påvirket fremdriften i projektet. Med hensyn til de medarbejdergrupper som disponerer varer, der er omlagt til e-handel, så er der gennemført undervisning af relevante medarbejdere og systemet er ibrugtaget i alle magistratsafdelinger. I nogle afdelinger anvendes systemet dog - jf. ovennævnte forhold - kun til bestilling af varer. Den efterfølgende behandling af fakturaer gennemføres i andre systemer. Undervisning i systemet pågår fortsat, og vil fortsætte fremadrettet i takt med at nye varegrupper gøres tilgængelige i systemet. Brug af systemet WebBestilling. Som indikatorer på anvendelsen af WebBestilling kan anvendes udviklingen i antal ordrer, omsætning og gennemsnitlige ordrestørrelser siden den egentlige indførelse af e-handel i kommunen blev påbegyndt primo 2003: Tabel A: Anvendelse af WebBestilling i

17 År * Samlet antal ordrer Gns. pr. måned (antal) Samlet omsætning (t.kr.) Gns. pr. måned (t.kr.) Gns. ordrestørrelse (kr.) * Tallene i 2005 vedrører perioden til og med februar måned Som det fremgår af Tabel A har udviklingen i brugen af systemet generelt været støt stigende, ligesom den gennemsnitlige ordrestørrelse er faldet markant det første år og efterfølgende har stabiliseret sig på et noget lavere niveau. Udvikling i ordrestørrelserne har været forventet - bl.a. er systemet nemt at anvende og man herved kan have en tendens til at afgive ordrerne efterhånden som behov opstår. Ordrestørrelserne er dog et område som der er fokus på i kommunens indkøbsorganisation - de må ikke blive for små. Tabel A1: Anvendelse af WebBestilling i opdelt på magistratsafdelinger År Mag % % Ordrer pr. magistratsafdeling (antal og andel) Mag.2 Mag.3 Mag.4 Mag % 111 5% % 124 6% % % % 917 9% BA % 511 5% Ialt % % År Mag % % Omsætning pr. magistratsafdeling (t.kr. og andel) Mag.2 Mag.3 Mag.4 Mag % 151 4% 219 7% 54 2% % % % 302 4% BA % 3% Ialt % % Som det fremgår af tallene i Tabel A1 har der fra 2003 til 2004 været en stigende anvendelse af systemet på tværs af alle afdelinger. Bag de samlede tal ligger der dog en meget stor forskydning på kontorvareområdet - fra intern handel i kommunen til direkte handel med de eksterne leverandører. Det afspejles i Tabel A1 ved Magistratens 2. Afdelings meget store andel i 2003, som efterfølgende er faldet markant i Denne forskydning er samtidigt den primære årsag til det førnævnte fald i den gennemsnitlige ordrestørrelse. Ved projektets opstart repræsenterede Indkøb & Tryk en meget stor andel af ordrerne og omsætningen i systemet. Dels som leverandør, når de forskellige brugere af systemet handler i Indkøb & Tryks elektroniske vare- og priskatalog, og dels som kunde, når Indkøb & Tryk køber ind til egne kunder samt lager. Indkøb & Tryk's egne ordrer har derfor typisk været store - i 2003 gennemsnitligt 2469 kr. og i 2004 en gennemsnitlig ordrestørrelse på kr. I Tabel B illustreres hvor stor den samlede eksterne handel har været (dvs. den samlede handel fratrukket intern handel med Indkøb & Tryk som leverandør), og dels hvor meget af den eksterne handel som Indkøb & Tryk slet ikke har været involveret i som enten kunde eller leverandør: Tabel B: Anvendelsen af WebBestilling udenom Indkøb & Tryk (I&T) 17

18 År * Omsætning samlet (t.kr.) Omsætning ekstern handel (t.kr) Andel 85% 89% 92% Omsætning ekstern handel fratrukket I&T's (t.kr.) Andel 3% 64% 90% År * Ordrer samlet (antal) Ordrer ekstern handel (antal) Andel 54% 89% 94% Ordrer ekstern handel fratrukket I&T's (antal) Andel 2% 79% 93% * Tallene i 2005 vedrører perioden til og med februar måned. Som det fremgår af tallene i Tabel B fylder handlen udenom Indkøb & Tryk stadig mere i systemet, ligesom det kan ses, at andre brugere i stigende grad anvender systemet til direkte ekstern handel med kommunens leverandører. Fra 2003 til 2004 er der således sket en ca. 50-dobling målt på omsætning og en 165-dobling målt på antal ordrer. En stigning som efterfølgende er fortsat i de første måneder af Et andet spørgsmål som er interessant er, hvor stor en andel af kommunens indkøb på de omlagte områder, der sker igennem systemet. Til illustration heraf kan den samlede omsætning på udvalgte vareområder (aftaleleverandører) sammenlignes med de samme tal fra e-handelssystemet (2004-tal): Tabel C: Andel af omsætningen via e-handel på udvalgte varegrupper i 2004 Vareområde Kontorområdet: - Kontorartikler - Kopipapir - IT-forbrugsstoffer Forbrugsvarer: - Engangsartikler mv. - Plast og aftørringspapir Samlet omsætning Tusinde kr Omsætning via e-handel Tusinde kr Andel 56 % 2,5 % Som det fremgår af tallene i Tabel C er udbredelsen af e-handel på kontorområdet kommet langt i løbet af For så vidt angår øvrige områder, så er der fortsat langt vej endnu - hvilket tallene på forbrugsvarer giver en tydelig indikation på Nytteværdier ved indførelsen af e-handel Nytteværdierne findes, overordnet set, på to områder. Det ene område er effektivisering af disponeringsprocessen. Det andet område er øget anvendelse af indkøbsaftaler (systemets kanaliserende effekt) og mulighed for at på sigt opnå bedre indkøbsaftaler (bl.a. ved hjælp af data fra systemet). 18

19 Effektivisering af disponeringsprocessen. Disponeringsprocessen rækker fra behov for en vare/ydelse opstår, valg af leverandør, bestilling, varemodtagelse, modtagelse af faktura, kontrol af faktura, bogføring af faktura til betaling af faktura. Ved e-handel afgives ordren elektronisk af indkøbsdisponenten med registrering af alle bogføringsoplysninger. Modtagelse af varer registreres, og fakturaen kan modtages og kontrolleres automatisk. Hvis der er overensstemmelse mellem afgivet ordre og modtaget faktura kan bogføring og betaling ske automatisk ("fakturamatch"). Disponeringsprocessen går hermed fra en overvejende manuel proces til en overvejende automatiseret proces. I forlængelse af Folketingets vedtagelse af Lov om Offentlige Betalinger fik Finansministeriet i 2004 gennemført en meget omfattende undersøgelse af virksomheden PriceWaterhouseCoopers mhp. at afdække nytteværdierne ved indførelsen af elektronisk afregning. Undersøgelsen indebar bl.a. tidsstudier i en række udvalgte kommuner vedr. tidsforbrug og bilagsgange for papirfakturaer. Århus Kommune deltog som én af de udvalgte kommuner heri. Resultatet af undersøgelsen blev efterfølgende anvendt i forbindelse med forhandlingerne om størrelsen af bloktilskudsreduktionen. Som tidligere omtalt, er denne bloktilskudsreduktion udmøntet gradvist i kommunens budgetter i årene I den forbindelse skal det fastslås, at forudsætningen for at indhente det fulde effektiviserings- potentiale ved de elektroniske fakturaer er ovennævnte "fakturamatch". Ligeledes skal det fastslås, at mulighederne for at effektivisere bestillingssiden af disponeringsprocessen er knyttet til organisatoriske tilpasninger og udnyttelse af systemets muligheder i afdelingerne - dvs. nedbringelse af antallet af medarbejdere som foretager disponeringer i dagligdagen samt de interne procedurer knyttet hertil. Med kommunens nye Kasse- og Regnskabsregulativ - vedtaget i Byrådet den 21. maj samt den revisionsgodkendte arbejdsgangsbeskrivelse vedr. systemet (WebBestilling) er grundlaget skabt for, at afdelingerne kan anvende såkaldt "alt-i-en sagsbehandling". En del af gevinsterne forbundet hermed, vil dog modsvares af et øget behov for stikprøvevise kontroller af de gennemførte disponeringer - et forhold som er uddybende beskrevet i den nævnte arbejdsgangsbeskrivelse. Konkret er der i forbindelse med indførelsen af e-handel på kontorområdet gennemført ændrede procedurer som er realiseret i form af sparede ressourcer hos Indkøb & Tryk, Ejendoms- forvaltningen. Handlen på dette område er omlagt til direkte ekstern handel mellem institutionerne og kommunens aftaleleverandører. Tidligere skete handlen i stor udstrækning med Indkøb & Tryk som mellemled. Ændringen har kunnet gennemføres uden at leveringsvilkårene er blevet forringet på de nye aftaler. Med indførelsen af e-handel er der således gennemført en gradvis udfasning af Indkøb & Tryk's indkøbsfunktion (fuld effekt fra og med medio 2005). Da besparelsen kan henledes til kommunens e-handelsprojekt, og at en række af Indkøbs & Tryks's øvrige opgaver på indkøbsområdet mere hensigtsmæssigt kan varetages centralt af Indkøbskontoret i Borgmesterens Afdeling, er der aftalt en overførsel af midler mellem Magistratens 2. Afdeling og Borgmesterens Afdeling. På den baggrund blev der i forbindelse med Borgmesterens Afdelings tillægsbevilling til budgettet for vedtaget i Byrådet den 1. december overført kr. i 2005 og kr. i 2006 og frem fra Ejendomsforvaltningen til Borgmesterens Afdeling. I nytteværdibetragtningen skal også anføres, at indførelsen af e-handel har krævet investering af ressourcer i projektet decentralt. Dels via de koordinerende superbrugere m.fl., og dels via indkøberne i 19

20 indkøbsorganisationen. Indførelsen af e-handelssystemet har således betydet en række nye opgaver for kommunens aftaleansvarlige i tilknytning til kontrol af leverandørernes elektroniske pris- og varekataloger. En opgave som til tider kan være relativt tidskrævende. Bedre priser og øget anvendelse af indkøbsaftaler I førnævnte indstilling vedr. indførelsen af e-handel, blev det fremhævet, at der udover effektivisering af disponeringsprocessen, var nytteværdier forbundet med: Et bedre grundlag for at kommunen kan optræde samlet som én kunde og udvide dækningen af indkøbsaftaler med forbedrede indkøbsvilkår. Øget anvendelse i praksis af indkøbsaftaler i Århus Kommune. Elektronisk opsamling af informationer om indkøb og mulighed for dokumentation af omfanget af handel med Århus Kommunes leverandører. I samme indstilling blev det endvidere anført, at det er vanskeligt at skønne den nøjagtige økonomiske besparelsespotentiale. Det blev dog samtidigt fastslået, at det er realistisk at forvente bedre priser på indkøbsaftaler, hvis Århus Kommune optræder som én kunde og samtidig dokumenterer indkøbsvolumen. I den forbindelse blev der bl.a. angivet nogle beregningseksempler, hvor en forbedring af eksisterende aftaler på 2% i gennemsnit, eksempelvis ville medføre en bruttonytteværdi for varekøb på ca. 6 mio. kr. årligt, og en øget anvendelse af varekøbsaftalerne fra 280 mio. kr. til 380 mio. kr., ville medføre en bruttonytteværdi på ca. 7 mio. kr. For så vidt angår nytteværdipotentialet ved forbedring af eksisterende aftaler, så er det allerede på nuværende tidspunkt - som anført tidligere - til fulde opnået via de nye aftaler som er indgået i løbet af 2004 (gennemsnitlig forbedring på ca. 9% svarende til en bruttonytteværdi på ca. 8 mio. kr.). De forbedrede indkøbsaftaler skyldes dog ikke indførelsen af e-handel. Med hensyn til øget anvendelse af kommunens aftaler vurderes det, at dette endnu ikke er på niveau med det beregningseksempel som i sin tid blev anvendt. Som tidligere anført er der dog klare indikationer på, at omsætningen på kommunens indkøbsaftaler er stigende, så også her vurderes udviklingen at være positiv. E-handelssystemet fungerer i den forbindelse kanaliserende for kommunens indkøb. Da det udelukkende indeholder varer fra aftaleleverandører, sikrer udbredelsen og anvendelsen af systemet, at aftaleleverandørerne bliver mere synliggjort og at det bliver lettere for institutionerne at handle med disse. En effekt som allerede kan identificeres på kontorområdet. I forhold til kommunens samlede aftaleindkøb, så vurderes betydningen af e-handelssystemet i det store billede dog fortsat at være begrænset. Supplerende i forhold til det der allerede er beskrevet i tidligere afsnit, kan der fremhæves et par yderligere fordele ved e-handel/indkøbsaftaler: 20