Referat af bestyrelsesmøde i DTLAa Mandag 17. august kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i DTLAa Mandag 17. august kl ) Kommunikations- og involveringsstrategi Bestyrelsen drøftede udkastet til kommunikations- og involveringsstrategien, som danner baggrund for bestyrelsens overordnede strategi for arbejdet det næste år. Et af de nye tiltag er, at alle medlemmer fremover får dagsordenen til bestyrelsesmøderne, så de kan følge med i hvad bestyrelsen arbejder med og komme med input. Det blev drøftet hvordan dagtilbudslederne bedst kommunikerer internt. Sker det på bloggen eller var det en idé med en lukket Facebookgruppe? Facebook Fordele: det er en platform, mange bruger i forvejen, og således er der ikke nye steder, man skal huske at logge ind. Ulemper: ikke alle har en Facebookprofil og Facebook har rettighederne over det indhold, der lægges ind på platformen. Bloggen Fordele: den eksisterer allerede og er et lukket forum, hvor kun dagtilbudslederne har adgang. Ulemper: Det er endnu en platform, man skal huske at logge ind på med endnu et password. Desuden må den pt betragtes som værende død men det er jo nok fordi, behovet ikke er der lige nu for at kommunikere i et lukket Fordele: Den er arbejdsrelateret og alle tjekker den dagligt. DTLAa er en del af et system, hvor vi prøver at kvalificere kerneopgaven, så det giver mening at bruge vores mail. Ulemper: en mail kan nemt (og måske ved en fejl) videresendes til nogen, som ikke skulle have haft den. Konklusion: Hovedkommunikationskanalen er mail hvor nyhedsbrevene også kommer - og kalender i Outlook. Bloggen lader vi ligge og slumre. Vi genopliver den, hvis der opstår behov for et lukket diskussionsforum. Nyhedsbrevet vil vi gerne fremover også bruge til at videndele. I de fleste dagtilbud er der gang i adskillige projekter, som kollegerne vil kunne lade sig inspirere af. Tanken er, at man kontakter Lone, som interviewer og skriver en artikel. -Som BU-Nyt, men bare med mere dybdegående artikler med DTL-vinkel. Formuleringen omkring at arbejdsmiljø-arrangementerne langt hen ad vejen har et socialt perspektiv drøftes. Udgangspunktet er et socialt arrangement, men med et arbejdsmiljømæssigt perspektiv. Det blev i sin tid til sociale arrangementer på baggrund af spørgeskemaundersøgelsen, hvor tilbagemeldingen var, at mange medlemmer manglede kendskab til hinanden. Der skal laves en slags drejebog eller kommissorium over medlemsmøderne, så de kommer til at køre over den samme læst, så medlemmerne ved, hvad de kan forvente. Medlemmerne skulle gerne opleve, at

2 der er rum til at diskutere, og at alle har mulighed for at komme med input til bestyrelsen. Bestyrelsen har på baggrund af medlemsmødet en forpligtelse til at gå videre med de input, der kommer fra medlemmerne. Den overordnede ramme for medlemsmøder er: Mulighed for formøde med sin vej Dagsordensat tema (1,5 time) Eventuelt afsat 30 minutter Dagsordenen sendes ud 14 dag før og alle medlemmer inviteres til at komme med punkter - men der skal også være plads til, at der kan komme akutte emner på dagsordenen. Det drøftes, hvordan vi sikrer, at punkter til Eventuelt har relevans for så mange medlemmer som muligt. Beslutning: Punkter til eventuelt kan sættes på af vejene. På den måde kan den enkelte DTL trykprøve en eventuel problemstilling dér, og kollegerne vurderer, om det har relevans for mange af DTL erne. Den endelige kommunikations- og involveringsstrategi er bilag til referat. 2) Kommissorium for kontaktgrupperne Arbejdsgruppen runddelte deres udkast til et kommissorium, som bestyrelsen gennemgik og kom med kommentarer og forslag til rettelser. Kommissoriet er til internt brug i DTLAa og forpligter altså kun DTLAas kontaktgruppemedlemmer ikke kontaktgrupperne som sådan. Blandt DTL-medlemmerne skal de afstemme forventninger og koordinere handlinger om, hvad man skal i kontaktgruppen. Hvad har vi hørt hvad ved vi? Det er vigtigt, at medlemmerne skaber sig et overblik over formålet i kontaktgruppen. Som forberedelse til den skriftlige beretning evaluerer kontaktgruppen årets arbejde herunder om de reelt har følt sig inddraget i processer og beslutninger. Det endelig kommissorium er bilag til referatet. 3) Forberedelse til kontaktgruppemøde i Personale om dagtilbuddenes indsats i mobilitetsdagene. Hvordan kan vi få lavet nogle procedurer så udviklingspolitikken bliver brugbar både for os og Personaleafdelingen? Hvordan skal vi som dagtilbud håndtere udviklingspolitikken. Personaleafdelingen har indtryk af, at vi holder stillinger tilbage. Input til kontaktgruppen: Det vil være rart med større muligheder for at matche personale med den opgave, der skal løses. Vi har fokus på institutionen og den opgave, vi skal have løst og søger en medarbejder der matcher det. Det giver det bedste resultat for begge parter. Det er som om Personaleafdelingen har den opfattelse, at hvis bare de

3 har en kandidat med en pædagoguddannelse, så matcher vedkommende. Sådan er det ikke. Det er to forskellige verdener at have været 20 år i en SFO og så komme til en vuggestue; de er ikke gearet til opgaven. Det vil være en god idé, hvis de får mulighed for at videreuddanne sig; Måske skal man lave en samlet kompetenceudvikling med fokus på 0-6 års området, så de bliver klædt rigtigt på til at tage opgaven. Selv på ledelsesplan er viden om 0-6-års området meget lille, ser vi når ledere fra SFO/FU søger til dagtilbud. Mobilitetsdagene i foråret ligger dårligt for os - vi ved mere efter 1. august om personalesituationen, fordi her ændres børnetallet. Der kunne godt være idé i at lave et transfervindue på samme måde som skolerne. I forhold til Personaleafdelingens opfattelse af at DTL erne omgås reglerne: Hvis vi omgås reglerne, er det fordi, vi har nogle erfaringer, som gør, at vi ikke kan bære mere. Vi er nødt til at tage diskussionen med os selv som DTL. Forslag om at Personaleafdelingen kortlægger: Hvor går det skævt de gange, det ikke fungerer? Og hvad er de gode og dårlige erfaringer med mobilitetsdagene? 4) Orientering fra styregruppemødet i PA om tidlig indsats fredag 14. aug. DTLAas inddragelse ifht. tidlig indsats: PA afventer budgetforliget men regner med, at der er opbakning til at beslutte de ting, der er indstillet. De vil gerne inddrage DTL, skoleledere og FU-ledere til en samproducerende proces. Det kræver, at de involverede er klar til at lægge en stor arbejdsindsats. Områdecheferne skal også pege på deltagere, så det er lidt usikkert, hvem der bliver trukket ind. På medlemsmødet skal vi bede om at DTL give besked til Kristine eller bestyrelsen, hvis man bliver inviteret og siger ja til at sidde med i en arbejdsgruppe. Bare så bestyrelsen har hånd i hanke med de processer, der er i gang. SUS-materialet: Der er indtil videre metodefrihed i forhold til SUS, efter materialet bliver digitaliseret, men vi skal regne med, at det på et tidspunkt bliver obligatorisk at bruge det. I forhold til de 50 millioner, som er afsat til kompetenceudvikling, er der ikke nogen klare udmeldinger på, hvordan det kommer til at forløbe. DTLAa har understreget, at vi gerne vil inddrages, og vi opfordrer til, at det bliver på diplomniveau. De der lige nu ligger til kompetenceudvikling i dagtilbuddene, vil de gerne have mulighed for at råde over. Det er vi ikke så interesserede i, men det er problematisk, at der ikke er mange tilmeldte til de diplommoduler, der er udbudt nu. VIA vil gerne starte modulerne med få tilmeldte; det kommer bare til at koste mere. Vi kan også vælge at få pengene ud til os decentralt i dagtilbuddene. I forhold til dokumentationen for brugen af de ekstra midler i ydertimerne, er det nok at have det i pspelementet.

4 Kristine og Ruth tematiserer, hvis der er noget overordnet afledt af mødet som bestyrelsen skal diskutere på næste bestyrelsesmøde. 5) Finpudsning af dagsorden til medlemsmødet 31. aug 1) Præsentation af DTLAa s kommunikations- og involveringsstrategi + kommissorium for kontakt-grupperne. Strategien og kommissoriet vedlægges som bilag. 2) Budgetforhandlinger Status på forhandlingerne og besparelser Hvad skal være DTLAa s strategi i forhold til de foreløbige udmeldinger? Hvordan skal vi strategisk bruge den medvind der er til tidlig indsats? 3) Diplomuddannelserne Der er få tilmeldte til de udbudte diplommoduler, hvilket kan få betydning for om det fortsætter. Drøftelse af de få tilmeldinger hvad skyldes det? 4 ) Eventuelt Vejene kan melde punkter ind, som de gerne vil have løftet op til alle medlemmer. Hvordan kan vi bruge de input vi fik fra Per Nikolaj? Vi skal forklare hvorfor det er en god forretning 6) Nyt fra formanden Kristine har fået en henvendelse fra en journalist, som skal skrive til fagblad for pædagogmedhjælperne. Vinklen er det positive i tidlig indsats. Kristine henviser til Morten Berg. Lederformandsmøde med direktøren: De tre formænd problematiserede oplevelsen af, at der bliver truffet beslutninger i B og U, hvor der lægges op til, at de decentrale ledere skal inddrages i processen men ikke bliver det alligevel. Han var meget lydhør og vil tage det op i chefgruppen. Vejlby Dagtilbud har haft uheldige oplevelser med hele fem studerende. Kristine skriver ud til alle DTL for at høre, om det er noget generelt, at de studerende ikke er kompetente, så hun skal have DTLAa-kasketten på. Hvis ikke henvender hun sig på egne vegne. 7) Nyt fra kontaktgrupperne Dialogmøde vedr. handicapmodellen: Det gennemsnitlige timetal er faldet med 0,4 procent. Ressourcer til det enkelte barn/gruppen: Steen har stillet spørgsmålstegn ved, at der både udmeldes i timetal og lønsum og opfordret til at ressourcerne kun udmeldes som lønsum. Der er flere afvisninger af ansøgninger med begrundelse i at handleplanerne ikke lever op til en standard, de kan bevilge ud fra. MBU har tanker om at iværksætte kompetenceforløb i stil med Fællesskaber for alle, hvor udarbejdelse af handleplaner også kunne indgå.

5 Flygtningebørn : MBU oplyser, at der forventes at komme ca flygtninge inkl. familiesammenføringer. DTLAa opfordrer til et samarbejde mellem MBU og MSB om, hvordan vi kan forberede os bedst muligt på at modtage dem, ved oplysning om hvor og hvor mange flygtninge der placeres.

6 Kommunikations- og involveringsstrategi Målet med kommunikationsstrategien: Målet med DTLAa s kommunikation er overordnet set at opfylde foreningens formål og tager udgangspunkt i de fire punkter, som er den vigtigste opgave: At repræsentere At samarbejde At kvalificere At kvalitetssikre Målet med DTLAa s kommunikation er at sikre medlemmernes involvering i foreningens arbejde ved at holde dem godt informeret om, hvad bestyrelsen og kontaktgrupperne arbejder med internt, ind i forvaltningen og med andre samarbejdsparter. Kommunikationen skulle gerne give medlemmerne lyst til selv at bidrage til at sætte DTLAa s dagsorden, så foreningen fortsat kan arbejde proaktivt med at kvalitetssikre kerneopgaven og dagtilbudsledernes arbejdsbetingelser. Kommunikationen skal understøtte, at bestyrelsen løser opgaven på et oplyst grundlag. Desuden skal kommunikationen informere medlemmernes bagland (de pædagogiske ledere) om, hvad der rører sig i DTLAa, og relevante informationer skal tilflyde øvrige samarbejdsparter. Hvordan opnår DTLAa målet? DTLAa vil opnå målet gennem flere af de fora, de agerer i: Bestyrelsen Skal informere alle medlemmer om, hvad de arbejder med på medlemmernes vegne.

7 Kontaktgrupper Der udarbejdes et kommissorium for kontaktgrupperne, som blandt andet skal sikre, at det arbejde, der foregår her, også kommunikeres videre til alle medlemmer. Medlemsmøder Det skal i god tid (mindst 14 dage før) kommunikeres ud til medlemmerne, hvad dagsordenen for medlemsmøderne er. Samtidig giver bestyrelsen mulighed for, at vejene kan mødes en time før selve mødet, for at drøfte dagens tema internt. Alle medlemmer har mulighed for at indkalde til et medlemsmøde, hvis der er et emne eller en udfordring, de mener det vil være relevant for mange medlemmer at drøfte med hinanden. Generalforsamlingen Fristen for indkaldelse er fortsat 4 uger som det fremgår af vedtægterne. Der udsendes nyhedsbrev til alle medlemmer, pædagogiske ledere og DTLAa s samarbejdspartnere efter generalforsamlingen. Arbejdsmiljø-arrangementer Arbejdsmiljørepræsentanten er en del af arbejdsmiljøudvalget og kan med sin viden fra HAU trække problemstillinger, som skal drøftes eller orienteres om, ind i DTLAa. Organisationsmøder (med chefgruppen) Referater af møderne - eller uddrag - deles fremover med alle medlemmer i et nyhedsbrev. Evt. med link til GetOrganized. Kommunikationskanaler: Hjemmesiden dtlaa.dk Nyhedsbreve med tre målgrupper: 1) DTLAa s medlemmer 2) DTLAa s medlemmer og de pædagogiske ledere 3) DTLAa s medlemmer, de pædagogiske ledere og diverse samarbejdspartnere. Mails need to know. Informationer som alle DTL skal have kommer ud i en mail.

8 Bloggen (Kun for DTLAa s medlemmer. Der er stille nu, men den kan genoplives, hvis der opstår en situation, hvor vi har behov for et lukket forum) Facebook-siden Handlinger bestyrelsen vil sætte i gang: I forhold til bestyrelsen: Alle medlemmer får tilsendt dagsorden for bestyrelsesmøder cirka en uge inden mødet. Det giver alle mulighed for at holde sig orienteret om, hvad bestyrelsen aktuelt er optaget af og for at byde ind, hvis de kan tilføre bestyrelsen ny viden eller perspektiver, bestyrelsen skal være opmærksomme på. Alle medlemmer får tilsendt referater af bestyrelsesmøder, så de er informeret om, hvilken retning DTLAa går i på medlemmernes vegne. Der arbejdes med to referater: et beslutningsreferat til medlemmerne og et arbejdsreferat til bestyrelsen. Dagsordener sendes ud på mail til medlemmerne og beslutningsreferater udsendes til medlemmerne og de pædagogiske ledere via et nyhedsbrev. Beslutningsreferatet lægges på hjemmesiden. Ansvarlig: Kommunikationsmedarbejderen og formanden som godkender inden noget sendes ud. I forhold til kontaktgrupperne: Der udarbejdes et kommissorium for kontaktgrupperne, som også indeholder et kommunikationselement i forhold til, hvordan kontaktgruppernes arbejde videreformidles. Det skal bl.a. indeholde et ønske om, at DTLAa s repræsentanter selv skal være aktive i forhold til at udarbejde dagsordener og at afdelingen udsender motiverede dagsordener i god tid. Referater (hvis der kommer et) fra eller ekstrakt af - kontaktgruppemøder skal mangfoldiggøres til alle medlemmer via nyhedsbrevet. Det er bestyrelsesmedlemmets ansvar at videreformidle til Lone. Ansvarlig: Jan Grand, Ruth Theilmann og Steen Frøslev.

9 I forhold til medlemsmøder: Der udarbejdes en drejebog/et kommissorium for medlemsmøderne. Det skal sikre at medlemmerne i tilstrækkelig grad får mulighed for at give deres besyv med i forhold til de sager, bestyrelsen arbejder på. Ansvarlig: Kristine, Jan Grand, Lone Mindst 14 dage før et medlemsmøde sørger de bestyrelsesmedlemmer, som står for at arrangere mødet, for at der kommer et program/en dagsorden ud til alle medlemmer med dagens tema. Der skal dog være plads til, at der kan tages emner op, som er akutte. Der kommer efterfølgende en opsamling ud med essensen af, hvad der er drøftet primært til orientering for de medlemmer, som ikke har været med. Ansvarlig: De aktuelle ansvarlige for det pågældende medlemsmøde og kommunikationsmedarbejderen. I forhold til arbejdsmiljø-arrangementer: Fremover vil information om eller omtale af arbejdsmiljø-arrangementer, som langt hen ad vejen har et socialt perspektiv, udelukkende tilgå vores egne medlemmer og ikke de pædagogiske ledere, som indgår i én af nyhedsbrevets modtagergrupper. Ansvarlig: Arbejdsmiljøgruppen og kommunikationsmedarbejderen I forhold til organisationsmøder: Formand eller næstformand udsender referater enten i sin fulde form eller i en DTLAa-bearbejdet version til alle medlemmer. Ansvarlig: Formand og næstformand Videndeling Hvordan får vi opsnappet alt det gode vi går og gør ude i de enkelte dagtilbud eller områder? Og får delt det med hinanden? En måde at dele det på, kunne være artikler i stil med BU-Nyt- men i vores eget nyhedsbrev/på hjemmesiden. Artiklerne skal have DTLperspektiv og være med dybdegående end de typisk er i BU-Nyt.

10

11 Kommissorium for kontaktgrupperne Kommissoriet er til internt brug i DTLAa og forpligter altså kun DTLAas kontaktgruppemedlemmer ikke kontaktgrupperne som sådan. Om kontaktgrupper i DTLAa s vedtægter Deltagelse i kontaktgrupper og udval. generalforsamlingen. DTLA s repræsentanter samles inden mødet for at drøfte og koordinere dagsordenens punkter. Bestyrelsens repræsentant er ansvarlig for gennemførelse af dette. Repræsentanterne orienterer om gruppens arbejde og afgiver skriftlig beretning til generalforsamlingen. Formanden, bestyrelse og kontaktgrupper har. Kontaktgrupper og medlemsmøderne kvalificerer aktuelle problemstillinger og forslag. 2. Formål At repræsentere de kommunale dagtilbudsledere i samarbejdet med det centrale og politiske niveau om at kvalificere implementeringen af strategier, der sikrer den højeste kvalitet i kerneopgaven. At sikre at DTLAa s interesser inddrages - at blive set, hørt og mødt - og herudover at blive inddraget så tidligt som muligt i forhold til forandringer og udviklingsprocesser. At komme med ideer, forslag/faglige overvejelser og refleksioner på temaer samt påvirke udviklingen og samarbejdet i forhold til opgaveløsningen 3. Succeskriterier At repræsentanterne for dagtilbudslederne oplever at være repræsenteret og involveret i deres egen kontaktgruppe. At der er tydelighed om, hvornår DTLAa er medansvarlig, et høringsorgan, og hvornår der blot er foregået en orientering til kontaktgrupperne.

12 At der er en relationel koordinering 4. Kontaktgruppernes arbejdsmetoder og kommunikation DTL-repræsentanterne i kontaktgrupperne skal ved første møde afstemme forventninger og koordinere handlinger. Hvad er det vi vil i dette forum? Bestyrelsesmedlemmet er ansvarlig for at sikre, at temaer bliver koordineret med bestyrelsesarbejdet. at DTLAa s repræsentanter selv skal være aktive i forhold til at udarbejde dagsordener - og opfordre til at afdelingen udsender motiverede dagsordener i god tid. 5. Bindinger/begrænsninger At medlemmet altid repræsenterer samtlige dagtilbud jnf. foreningens formål og bestyrelsens beslutninger 6. Kontaktgruppens organisering Medlemmerne af kontaktgruppen udgøres af et bestyrelsesmedlem, et medlem og en suppleant. Medlem og suppleant generalforsamlingen. Medlemmerne er til enhver tid ansvarlige for at fremsende punkter til dagsordenen til den i afdelingen, der er ansvarlig for dagsordenen. DTLA s repræsentanter samles inden mødet for at drøfte og koordinere dagsordenens punkter. Bestyrelsens repræsentant er ansvarlig for gennemførelse af dette. Referater (hvis der kommer et) fra kontaktgruppemøder mangfoldiggøres til alle medlemmer via nyhedsbrevet. Det er bestyrelsesmedlemmets ansvar at videreformidle til kommunikationsmedarbejderen. Repræsentanterne orienterer om gruppens arbejde, og afgiver skriftlig beretning til generalforsamlingen, som også indeholder en evaluering af i hvilken udstrækning succeskriterierne (pkt. 3) er nået. Antal møder aftales i den enkelte kontaktgruppe. Der anbefales 3-5 møder

13 7. Tidsramme Fra generalforsamling til generalforsamling 8. Økonomi/ressourcer Der er ikke afsat midler Møder: 3-5 møder årligt 9. Evaluering Efter endt møde samles DLTAa-medlemmerne og evaluerer på mødet, samler op og evt. aftaler handlinger.

14