BOLIGKONTORET FREDERICIA

Transkript

1 BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 24. februar 2016, kl i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen Verner Zachariassen, Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Lone Jensen, direktør Finn Muus, Økonomichef Preben Lærche og Driftschef Steffen Møller Borgbjerg Afbud: Edvin Steiness og Lone Jensen Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 16. december 2015 Indstilling: Til godkendelse.. 2. Meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: 3. Meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: 1

2 4. Ny hjemmeside præsenteret af digitalbureauet BLEAU Redegørelse: Som tidligere drøftet af bestyrelsen skal vi indeværende år have set på en ny hjemmeside. Den nuværende side er efterhånden 4 år gammel og er af den grund kommet bagud på teknologien. Som en Almen boligorganisation er vi i dag udfordret af stigende krav om effektivisering samtidig med bevarelse af de traditioner som gør det at bo alment er unikt. Nye digitale muligheder kan skabe en bedre servicering af vore beboere og dermed flere loyale beboere / kunder og større produktivitet. Her kan BLEAU hjælpe os med at definere og implementere en digitale strategi, hvor vi får adgang til eksperter med speciale i dataanalyse, optimerede kundeoplevelser og forretningsforståelse. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse. Vedlagt som bilag økonomi og indholdet af en ny hjemmeside. En konsulent fra BLEAU vil fra mødets start give os en gennemgang i ca. ½ time Beslutning: Bestyrelsen besluttede, at vælger BLEAU som samarbejdspartner i forbindelse med en ny hjemmeside. På det næstkommende bestyrelsesmøde behandles et samlet tilbud fra BLEAU. 5. Meddelelser fra formanden 18/1. Der var møde med Birgitte Simonsen fra Fredericia Kommune. Tilsynet ønsker fremadrettet meddelelse, såfremt en afdelingsbestyrelse ikke godkender et årsregnskab. 19/1. Der var husbestyrelsesmøde i Sønderparken. Blandt andet pga. at madordning fra Medborgerhus til Aktivitetshus har vist sig for omkostningstung. 20/1. Der var fælles husbestyrelsesmøde for Sønderparken og Korskærparken. Herunder drøftelser vedr. samarbejde mellem de 2 køkkener, økonomi, frivillige og arrangementer. Det kan konstateres at der er rigeligt med frivillige i Sønderparken, men mangel på frivillige i Korskærparken. 27/1. Der var workshop i Medborgerhuset i Korskærparken med afklaring af: Forventninger til opgaver og aktører i forhold til et fælles hus, hvem bestemmer hvad, og hvad forventes af et medborgerhus i almindelighed. Rollefordelingen blev ikke fuldstændig klarlagt, så det forventes at der faciliteres et nyt møde hvor disse ting klarlægges. 28/1. Der var nytårskur i Fredericia Teater med deltagelse af Lis, Flemming og Finn. Velbesøgt og interessant. 1/2. Der var indvielse af kanalen på Fredericia C. Stor tilslutning. 3/2. Der var Workshop for Aktivitetshuset i Sønderparken. Noget bedre resultat end work shop i Korskærparken. 8/2. Der var FU møde med milepælsplaner for 2016 over de 20 aktiviteter i den boligsociale helhedsplan samt foreløbigt regnskab herunder i øvrigt orientering om Slip ledigheden uddannelsesdag for 18 til 29 årige, for 9 klasser på 2

3 ullerupbæk skolen samt status på arbejdsmarkedsområdet, beboerservice, udlån af cykler, delebiler, lærlingeprojekt DM i Skills m.v. 9/2. Der var Seniorbo generalforsamling med 170 fremmødte. Der blev givet en god orientering til medlemmerne. 12/2. Der var Morgenmøde med overskriften: Bliv opdateret på en by der sitrer. Herunder udvikling af Fredericias folkeskoler og daginstitutioner, Fredericia som uddannelses by, et solidt jobmarked og en by i fysisk forvandling. Desuden branding af Fredericia som en attraktiv bosætningskommune. 16/2. Der var møde med formanden for afdeling 317 Damsbohaven. Da Jørgen ikke ønsker at fortsætte som formand, indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde med punktet valg af ny formand. 24/1. Der var møde med Birgitte Fæster fra BL angående socialøkonomisk virksomhed. Det er et ambitiøst projekt hvor partnere uden for Boligkontoret Fredericia er en nødvendighed herunder også Fredericia Kommune. 24/2. Der var husbestyrelsesmøde Korskærparken. 24/2. Der var styregruppemøde. 6. Meddelelser fra direktøren Købmagergade skole Redegørelse: Byggetilladelsen er modtaget. Opstart på ombygning er gået i gang den 4. januar Der er afholdt forhandlinger med de valgte entreprenører om besparelsesforslag og betingede entreprisekontrakter. Skema B er godkendt af Fredericia Kommune. Der er afholdt byggeudvalgsmøde den 8. december Det er drøftet besparelser i afdelingen, herunder solceller og fjernelse af tagterrasse. Der er konstateret en poreluftforurening i en af gymnastiksalene, som kommunen vil have afgrænset og risikovurderet. Omkostninger hertil er vurderet til kr. Mærsk fonden har godkendt at der sker en udskiftning af kældervinduerne. Indstilling: Til orientering. IP Schmidts gård Redegørelse: Er overtaget pr Ejendomsforsikring aftalt med Contea, police følger. Bevaringsfondens tilsagn om støtte er forlænget til den 1. december Ejerforening?, afklares. 3

4 Fortsat Licitation er afholdt og projektet holder sig inden for skema A Opstart på ombygningen igangsættes primo maj måned. Indstilling: Til orientering. Real Dania det gode Boligliv i Sønderparken Redegørelse: På Styregruppemøde vedr. i Sønderparken den 26. januar 2016 drøftede vi den langtrukne proces med byggetilladelser. Boli.nu og Boligkontoret ser gerne, at sagen fremmes mest muligt og har bedt Fredericia Kommune undersøger om nedenstående proces kan accepteres af RealDania, idet det forventes at: Byggetilladelse for de 3 problemfrie porte kommer nu som lovet af Fredericia Kommune Port Vest sendes i høring med det oprindelige forslag. Hvis der ikke kommer indsigelser fra naboer forudsættes, at byggemyndigheden umiddelbart efter høring kan give byggetilladelse på port vest Ønske til proces: Alle 4 porte detailprojekteres nu og udbydes nu I udbud skal der være mulighed for at port vest kan reduceres i radius og dermed rykkes længere fra skel. Der indbygges reguleringspriser således at radius kan reduceres. I udbud bør der være mulighed for at give accept på de 3 porte og betinget accept på vest. Ovennævnte proces vil øge sikkerheden for at få de første 3 porte udført i Procesoplæg kan også øge muligheden for at port vest gennemføres i 2016, såfremt forudsat høring svar og byggemyndigheden ikke forhindrer netop denne port. Indstilling: Til orientering Afholdt orienterende afdelingsmøde for afd. 214 Redegørelse: Der er den 28. januar 2016 afholdt orienterende afdelingsmøde med beboerne i afd Mødet omhandlede den forestående renovering og genhusning. Lis Gregersen og Flemming Lorenzen deltog i mødet. Indstilling: Til orientering 4

5 Ombygning af Syrenparken afd Redegørelse: Rambøll screener for omfang af miljøfarlige stoffer i bygningsdele. Renoverings- og ombygningsomkostninger beregnes på skitseprojektniveau. Herefter afklares husleje konsekvensen. Formanden i afdelingen, Ulla Pia Josefsen, er informeret. Afdelingsbestyrelsen indkaldes til møde for præsentation af skitseforlaget og huslejekonsekvens. Dette forventes at ske sidst i marts måned. Indstilling: Til orientering Fredericia C projekt Redegørelse: Der arbejdes i øjeblikket med en ny investor. Orientering blev givet på mødet. Der er afholdt møde med Fredericia Kommune og RealDania den 22. Februar for at få afklaret den videre fremdrift i Projektet. Der afholdes nyt møde med investor den 26. februar Indstilling: Det indstilles, at der arbejdes videre med med ny samarbejdspartner. Delebiler Redegørelse: Vi har haft møde med et delebil firma ved navn TADAA. De tilbyder et koncept hvor de stiller et antal El-biler til rådighed for vore beboere, i et område eller i en afdeling. Vi bringer en artikel i næste nummer af vores blad Lejligheden, hvorefter vi i første omgang vil kontakte afdelingsbestyrelser og beboerne i Sønderparken og Korskærparken med henblik på et informationsmøde hvor TADAA vil præsentere deres koncept og give beboerne en mulighed for at prøve deres biler. Indstilling: Til orientering og drøftelse Gitte Hodde Redegørelse: BL konsulent Gitte Hodde har her ved årets udgang opsagt sin stilling ved Boligselskabernes Landsforening. Gitte har været en utrolig god og kompetent samarbejdspartner hvorfor vi kun kan beklage at Gitte Hodde ikke mere er ansat ved BL. Gitte ved endnu ikke hvad hun vil arbejde med i fremtiden. Jeg skal hilse mange gange fra Gitte og takke for det gode samarbejde der har været med Boligkontoret Fredericia. 5

6 Fortsat Indstilling: Til orientering. 8. Årshjul for 2016 Redegørelse: Der er behov for et par ændringer som tages op på mødet. Årshjul er vedhæftet Indstilling: Til drøftelse og godkendelse på mødet Beslutning: Vedtaget 9. Effektiv drift Redegørelse: I perioden frem til nu har Boligkontoret generelt haft succes med sine strategier. De større projekter vi har påtaget os, er lykkedes, og driften har samtidigt arbejdet effektivt med en række tiltag. Hovedfokus har dog været på projektaktiviteterne, og det er ledergruppens overbevisning, at tiden nu er inde til et skærpet strategisk fokus på den driftsmæssige effektivitet. Dette motiveres samtidigt af, at omgivelserne har ekstraordinær opmærksomhed på alle landets boligorganisationernes effektivitet i disse år senest udtrykt i almennet s Almenvejledningen om en innovativ vej til effektiv drift. Hovedpointen i sektorens aktuelle fokus på effektiv drift er, at det er absolut nødvendigt at have fokus på ledelse. Ifølge Almennet inkluderer vejen til effektiv drift styrket personaleledelse, planlægning og strategisk ledelse. Dette matcher udmærket ledergruppens oplevelse af Boligkontorets driftsorganisation. Organisationen præsterer fint, men med en ledelsesmæssig opgradering forventes der at være et uudnyttet potentiale trods det gode udgangspunkt. Vi har som en opfølgning på opgaven holdt møde med boligorganisationerne BOVIA, Østerbo, Salus, Varde Bolig Administration og Ungdomsbo Esbjerg, for om muligt at skabe et samarbejde om en fælles lederuddannelse for vore inspektører. I den forbindelse har vi drøftet et fællesudspil med ledernes kompetence center. Der foreligger nu et fællesoplæg til en fælles uddannelse af vore inspektører. Indstilling: Til drøftelse og godkendelse 10. Område 5 Fuglesangparken, Lumbyesvej og Korskærparken Redegørelse: I forbindelse med at inspektør Michael Tonsberg har opsagt sin stilling, og i lyset af den igangværende proces vedr. effektivisering, vil vi forsøgsvist se på om Område 5 Vaseparken, Lumbyesparken og Korskærparken kan services af samme inspektør som Område 6 Sønderparken, herunder Fuglsangparken, Skovvej/Parcelvej, Jupitervej m. fl. Der bliver tale om Kaj Johansen idet Tina Sand snarest vil fragå til barselsorlov. Yderligere redegørelse inkl. nøgletal gives på mødet. 6

7 fortsat Indstilling: Med driftschef Steffen Møller Borgbjerg som backup, foreslås det at lade Område 5 og Område 6 betjenes af 1 inspektør og altså i første omgang ikke genansætte en inspektør i stedet for Michael Tonsberg. Øvrige områder bliver ikke berørt. 11. Årsregnskaber for 2015 Foreløbig resultat for 2015: Sammendrag Resultat budget Afvigelse Administrationsbidrag Lovmæssige gebyrer Administrations udgifter Brutto administration Byggesags honorar Nettoadministration Netto renter Netto tilskud mv Resultat efter renter Den primære drift giver et lille underskud i forhold til budget, som bliver hentet af en merindtægt på byggesags honorar. Desværre har selskabet et negativ rente på 1 mio. kr., som resultere i et samlet underskud på 400 t kr. Indstilling : Til orientering. 12. Rentetilskud ydet af dispositionsfonden: Redegørelse: Renten er historisk lav og der er en reelt negativ rente på indestående. Dette har resulteret i et negativt afkast på ca. 1 mio kr. svarende til -0,32% på Boligkontorets samlede depot. For at sikre afdelingerne et fornuftigt driftsresultat indstilles der at der ydes et tilskud svarende til 1% i forrentning af afdelingernes mellemregning fra dispositionsfonden, svarende til et tilskud på 3 mio. kr. Indstilling : Til godkendelse. 7

8 13. Dækning af underskud i afdelinger: Vi har desværre konstateret at i følgende afdelinger, er der blevet disponeret flere vedligeholdelsesarbejder end der var henlæggelser til. Der indstilles derfor at dispositionsfonden dækker disse afdelingers underskud for Primært for at sikre afdelingerne kan opbygge af yderligere henlæggelser, uden at også skulle afvikle akkumuleret underskud. Afd. 210 Afd kr kr. Indstilling : Til godkendelse. 14. Kollektiv råderet Redegørelse: Vi har siden primo 2013 tilbudt et standard koncept for køkkenrenovering via den kollektive råderet med KVIK som køkkenleverandør og med Niels Kruse som montør og koordinator. Med et nyt råderetsmodul til vore systemer og et længere forløb med drøftelser med de kommende leverandører, kan vi nu tilbyde 3 muligheder, nemlig: KVIK, HTH og Designa. Indstilling: Det foreslås at afdelingsbestyrelserne i afdelinger hvor der er vedtaget køkkenrenovering via den kollektive råderet kontaktes, med hensyn til om man er indforstået med at der sendes skrivelser til alle beboere med de nye muligheder. 15. Ansættelse af kontorelev pr. d og Redegørelse: Der søges pt efter ny elev som skal starte 1/ Der tænkes at eleven primært skal være tilknyttet økonomi det første år, og andet år udlejning. For at der skabes det bedste flow mht. arbejdsopgaver indstilles at der ansættes en ny elev igen allerede 1/8 2017, og vi derved på sigt har 2 elever med forskudt ansættelse. Der forventes dette kan ske indenfor den nuværende lønpulje. Indstilling : Til godkendelse. 17. Beslutning vedr. et reklamebudget Redegørelse: Vi får ofte henvendelser vedr. deltagelse i brochurer og direkte sponser bidrag. Da der ikke er udarbejdet nogen retningslinjer eller afsat noget konkret beløb ønsket punktet drøftet. 8

9 fortsat Indstilling: At der afsættes et årligt beløb på kr som disponeres af formandskabet og direktør. At større reklame kampagner og sponsorater godkendes af bestyrelsen. 18. Fælles afdelingsmøde i 2016 Redegørelse: I september 2015 gennemførte vi forsøg med et fælles afdelingsmøde for 12 afdelinger. Bestyrelsen har udtrykt et ønske om at gentage forsøget i Indstilling: Det foreslås, at der nedsættes et udvalg fra bestyrelsen som sammen med Steffen ser på evalueringen fra fælles afdelingsmøde 2015, og på baggrund deraf skaber et forbedret koncept som derpå præsenteres for udvalgte afdelingsbestyrelser (som minimum de der deltog i 2015). Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstilling og nedsatte et udvalg bestående af: Lis, Flemming, Verner, Jonna, Steffen og Finn. Steffen skriver udkast til et koncept som godkendes af udvalget. 19. Ændring af den nuværende håndtering af låsesystemer Redegørelse: Låsesystemerne i afdelingerne svarer ikke til behovet i De omfattende systemer gav mening da administrationen var i besiddelse af A-nøgler til alle boliger, men disse er for længst destruerede. Låsesystemerne er omkostningstunge idet vi i dag anvender omkodning af nøglecylindere hvilket er meget dyrt. Vi har undersøgt og drøftet med vores forsikringsmægler Contea, hvordan vi bedst kan levere en sikker og i et forsikringsmæssigt henseende lovlig løsning fremadrettet. Indstilling: Det indstilles, at vi ved fremtidige indflytninger, anvender en ny nøglecylinder (uden for system) hvor beboeren selvstændigt med en nøglekodebrik har mulighed for at kopiere ekstra nøgler efter behov. Der bliver tale om et cylinder sæt hvor man ved indflytning modtager en bolig med nye og ens låsecylindere til både døre, postkasse og eventuelt pulterrum. Afdelingernes besparelse vil være betragtelig (ca. 50%) uden at sikkerheden kompromitteres. 20. Tilbygning til Børnehaven Arken Redegørelse: Børnehaven Arken ved Børns Vel ønsker at bygge en tilbygning på den eksisterende bygning. Børns Vel vil forestå tilbygningen og betale det fulde beløb for fortsat opgave. De fremtidige driftsomkostninger vil ligeledes blive påført den årlige husleje. Tilbygningen vil efterfølgende være ejet af Boligkontoret Fredericia Der indgås en aftale med 9

10 fortsat Børns Vel om, at de har råderetten indtil en aftale med Fredericia kommune udløber eller bliver opsagt. Indstilling: Til godkendelse betinget af at løsningen med saddeltag vælges. 21. Kredsvalgmøde 2016 Redegørelse: Så nærmer tiden sig igen for valg til BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredsene. Der afholdes valgmøde i 7. kreds: Onsdag 6. april 2016 kl på Hotel Legoland Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt senest 1 måned før valget. Kommunikationen mellem boligorganisationerne og BLs repræsentantskab, bestyrelse og kredse er af meget stor betydning for udviklingen i den almene boligsektor, og repræsentanterne er en vigtig del af denne kommunikation. Det er et område som BL s bestyrelse har ønsket at styrke. Det er derfor vigtigt at de opstillede kandidater har en tæt forbindelse til ledelsen af den boligorganisation de er opstillet for. Kandidater skal desuden opfylde kravene i BLs vedtægter 7 stk. 10: Boligorganisationen skal godkende opstillingen før indsendelse til BL. En opstilling uden godkendelse vil blive returneret til boligorganisationen. Der er ingen tidsfrist for indsendelse af opstillinger på denne måde. Alle opstillinger bliver løbende offentliggjort på når de er godkendt af boligorganisationen. Indstilling: At bestyrelsen godkender en indstilling af Boligkontoret Fredericias nuværende repræsentantskabsmedlemmer som er Organisationsformand Lis Gregersen, Organisations næstformand Flemming Nis Lorenzen, organisationsbestyrelsesmedlem Bent Klindt Andersen og Direktør Finn Muus. 22. Indsats for at få beboere til at tilmelde sig PBS Redegørelse: Når en beboer betaler sin husleje med girokort koster det 6,93 kr. pr. måned eller 83,16 kr. pr. år. Når en beboer betaler sin husleje via PBS koster det 0,41 kr. pr. måned eller 4,92 kr. pr. år. Pt. betaler 368 beboere husleje med giro kort. Administrativt vil der kunne opnås en besparelse på kr. pr. år såfremt alle benyttede PBS. Indstilling: Vi foreslår at der igangsættes initiativer til at fremme PBS betalingerne. Herunder eksempelvis en konkurrence med lodtrækning for de der tilmelder sig PBS. 10

11 23. Godkendelse af afsluttede byggesager med tilhørende protokol. Redegørelse: Der er i perioden afsluttet 4 nedenstående mindre byggesager, hvoraf der er afgivet revisionsprotokol. Afd. Byggesum 205 Vinduer mv Vinduer mv Altan og entredøre Vinduer mv Alle protokoller er afgivet uden bemærkninger. Bilag 4 stk. protokoller. Indstilling: til godkendelse 24. Lukkede punkter 25. Eventuelt Der ønskes en status på TREFOR samarbejdet Steffen sender TREFORS udkast til en aftale rundt, med fordele for beboere hos Boligkontoret Fredericia. Steffen bedes undersøge Glentevej 17 st. th. der hænger ledninger der ikke ser ud til at være tilsluttede. Det vil fremadrettet blive udmeldt til hele bestyrelsen når der er ekstraordinære afdelingsmøder til orientering. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 11