Implementering af samarbejdsplatformen Aula

Transkript

1 Udskrevet: 23. maj 2017 Implementering af samarbejdsplatfrmen Aula 1. Indledning g baggrund Sm et led i at gøre flkesklen mere digital har Regeringen g KL besluttet at implementere en fælles standard fr de IT-systemer, der udgør kernen i sklens pædaggiske virke. Indsatsen Brugerprtalsinitiativet skal bringe flkesklen et skridt videre ved at etablere en tidsvarende digital platfrm, sm kan understøtte kmmunikatin, læring g trivsel. Brugerprtalsinitiativet indebærer, at brugerne får en samlet digital indgang g at de systemer sklerne benytter taler sammen pga. af fælles standarder på mrådet. Det er besluttet, at alle kmmuner skal anskaffe t hvedplatfrme en samarbejdsprtal g en læringsprtal. På det brugernære, knkrete plan vil Brugerprtalsinitiativet med læringsplatfrmen understøtte, at eleverne kan arbejde digitalt med deres læringsprcesser g få mulighed fr at kmmunikere med det pædaggiske persnale g dele materiale med gruppekammerater. Samme sted har eleven adgang til læringsfrløb, mål g pgaver. Frældre kan få indblik i g følge barnets faglige g trivselsmæssige udvikling g det pædaggiske persnale kan arbejde digitalt med at tilrettelægge, gennemføre g følge p på læringsfrløb med udgangspunkt i Fælles Mål samt videndele med kllegaer. I Fredensbrg Kmmune har man valgt systemet Meebk sm læringsprtal, g har arbejdet med implementering af systemet siden april Med samarbejdsplatfrmen Aula understøttes kmmunikatinen mellem de frskellige brugergrupper i sklen, dvs. lærere/pædagger, frældre g elever med beskedsystem, fildeling, pslagstavle, kalender sv. Desuden fungerer systemet sm intranet, hvr sklernes interne kmmunikatin kan fregå, herunder lkalebkning, skemavisning g redigering mv. Systemet erstatter SkleIntra, der er teknlgisk g sikkerhedsmæssigt utidssvarende. Samtlige kmmuner i landet har tilsluttet sit et fælleskmmunalt udbud, sm styres af KOMBIT. Det er besluttet at systemet skal dække både skler g dagtilbud g 92 kmmuner gså Fredensbrg har tilsluttet sig udbuddet på dagtilbudssiden. I dagtilbuddene vil systemet skulle erstatte hvad kmmunerne måtte have af kmmunikatinsprtaler. I Fredensbrg Kmmune er det systemet Famly. Udviklingen g implementering af Aula på alle landets skler g alle dagtilbud i 92 kmmuner gør prjektet til det største ffentlige IT-prjekt i frhld til antal persner, der bliver berørt. Dashbard Der vil blive udviklet et fælles dashbard, sm bliver en fælles indgang til sklens g dagtilbuddets systemer, der er rettet md frældre, børn/elever g fagprfessinelle. Et dashbard er en brugergrænseflade, sm kan præsentere brugerne fr relevant g lettilgængelig infrmatin, skræddersyet til den enkelte målgruppe.

2 Prjekt: Implementering af Aula Nærværende prjekt handler m implementering af samarbejdsplatfrmen Aula, der er planlagt til at gå i drift på alle landets skler smmeren 2019 g i de tilknyttede kmmuners dagtilbud smmeren Selve udbuddet der pågår pt. g den verrdnede leverandørstyring står KOMBIT fr, mens de enkelte kmmuner står fr den lkale tilpasning af systemet, integratiner g implementering af systemet i skler g dagtilbud, herunder brugeruddannelse g rganisatin af supprt g pfølgning. Fredensbrg Kmmune indgår i et samarbejde med 5 andre nrdsjællandske kmmuner (Hillerød, Helsingør, Halsnæs, Gribskv, Frederiksund) under Nrdsjællands Digitaliseringssamarbejde. Samarbejdet NASA / Nrdsjællands AulaSamarbejde har til frmål at understøtte videndeling g sparring samt afsøge muligheder fr tværgående samarbejder mkring implementeringen af Aula. 2. Frmål g Succeskriterier Frmålet med prjektet er: At implementere Aula i kmmunens skler g dagtilbud, så: Aula bliver sat p g tilpasset kmmunens skler g dagtilbud g sættes i drift Dette vurderes ved: At integratiner g lkal tilpasning er på plads ved g-live Implementering af Aula sker med str brugerinddragelse g vægt på kmmunikatin, så brugerne plever at være gdt infrmeret g gennemsigtighed i prcessen. Dette vurderes ved: At medarbejderne på sklerne g i dagtilbud plever de har fået tilstrækkelig uddannelse/instruktin til at benytte systemet. At frældre plever de har fået tilstrækkelig instruktin/vejledning til at benytte systemet. Brugerne af de eksisterende systemer (SkleIntra g Famly) plever mindst mulig frstyrrelse i vergangen til nyt system Dette vurderes ved: At der gennemføres uddannelse af superbrugere g etableres en driftsrganisatin, der understøtter brugernes behv i frbindelse med vergang til systemet At brugere ved hvr de skal henvende sig, når de plever prblemer med brug af systemet At brugere plever de kan få hjælp, når de plever prblemer med brug af systemet Medarbejdere g frældre bruger Aula i den daglige interne g eksterne kmmunikatin Dette vurderes ved: At 80% af sklernes medarbejdere benytter systemet efter 3 mdr. g 100% efter et år. At 50% af medarbejderne i dagtilbud benytter systemet efter 3 mdr. g 80% efter et år. 2

3 At 30% af frældrene til børn i skle g fritidshjem har benyttet systemet efter 3 mdr. g 90% efter et år At 30% af frældrene til børn i dagtilbud 0-6 år har benyttet systemet efter 3 mdr. g 70% efter et år 3. Opgaver g leverancer Opgaver Prjektet indebærer i stre træk følgende pgaver, sm de enkelte kmmuner skal stå fr: implementering på kmmunens skler g dagtilbud (lkal implementeringsplan) tage beslutninger, afsætte ressurcer g løse pgaver med frandringsledelse, gevinstrealisering g udrulningen af it-løsningen til kmmunens skle g institutiner kmmunikatin mkring systemet g vergang til nyt system styrende g tværgående pgaver med fx at udarbejde kmmunale plitikker mv. etablering af kmmunal driftsrganisatin (håndtering af indhld, brugerpsætning, 1. level supprt, superbrugerfunktiner) uddanne medarbejdere g levere supprt til medarbejdere, elever g frældre KOMBIT vil støtte p mkring kmmunernes implementering, bl.a. med en implementeringsmdel, rådgivning vedr. rganisering mv. Implementeringshåndbg, infrmatinsmateriale g uddannelsespakke kmmer fra leverandøren. Prjektets knkrete leverancer (freløbig): Kmmunikatin til relevante interessenter før, under g efter systemet sættes i drift Datamigrering fra SkleIntra g Famly til Aula herunder flytning af data, der skal placeres i andre systemer Etablering af integratiner med andre relevante systemer samt udvikling/køb af widgets fra systemer, der skal vises i Aula Kmmunal psætning af Aula, herunder etablering af hjemmesider fr skler g dagtilbud Uddannelse af administratrer g superbrugere Uddannelseskncept Driftsrganisatin (helpdesk/supprt) Aula i drift på alle skler g fritidshjem Aula i drift i alle dagtilbud 0-6 år 3

4 4. Prjektets metde Der arbejdes i princippet efter en prjektmdel, der er udviklet i frbindelse med Mnplbrudsprjekterne. Initieringsfasen Prjektet tager udgangspunkt i KOMBIT s implementeringshåndbg (kmmer medi 2017) g de materialer, der løbende bliver prduceret af både KOMBIT g den valgte leverandør. Der etableres en prjektrganisatin bestående af prjektgruppe, styregruppe g referencegrupper. Der udarbejdes prjektbeskrivelse, interessentanalyse, risikanalyse g business case. Prjektgruppen driver i samarbejde med den kmmunale linjeledelse g ledelser på skler g i dagtilbud prjektet i Fredensbrg Kmmune. Prjektgruppen mødes jævnligt allerede fra 2017 g lægger løbende centrale beslutninger p i styregruppen. Medarbejdere g ledelser på skler g i dagtilbud inddrages, knsulteres g infrmeres løbende i allerede eksisterende mødefra g grupper g i særligt nedsatte referencegrupper. Prjektleder g digitaliseringsknsulent deltager løbende i KL s g KOMBIT s arrangementer, fra, knferencer mv. g indgår i samarbejde med 6 nrdsjællandske kmmuner, NASA (Nrdsjællands AulaSamarbejde). Frberedelsesfasen Prjektgruppen vil indledningsvist undersøge hvrdan de kmmende brugere medarbejdere i skler g dagtilbud, elever g frældre benytter de systemer, der bruges i dag, nemlig SkleIntra g Famly. Undersøgelsen gør det muligt at lægge en plan fr datamigratin g fr implementering af nyt system, idet der fkuseres på, at den mest kritiske funktinalitet fungerer fra dag 1. IT-infrastruktur g IT-parathed hs persnalet undersøges, så evt. mangler i infrastrukturen kan blive udbedret før systemet sættes i drift g evt. basis-it-uddannelse kan sættes i værk. I samarbejde med hhv. skler g dagtilbud udarbejdes en plan fr flytning af data fra de nuværende løsninger (datamigratin) så der undgås tab af vigtige data. I den frbindelse tages højde fr den kmmunale arkivpligt g sikkerhedsmæssige frhld. I frbindelse med den nye persndatafrrdning, der træder i kraft i maj 2018, udarbejdes retningslinjer fr datasikkerhed på skler g i dagtilbud g der iværksættes en separat prces med udrulning g pfølgning på dette. Denne pgave er frankret i IT-afdelingen, men bør være en frløber fr udrulning af Aula. Der udarbejdes en kanalstrategi, der beskriver systemlandskab g kmmunikatinsveje på hhv. skle- g dagtilbudsmrådet. Der udarbejdes en kmmunikatinsplan i frhld til systemets kmmende brugere g andre centrale aktører g interessenter, der udfldes undervejs i hele prjektet. Herunder vil der være rientering i frhld til det plitiske niveau. 4

5 Bemanding g rllefrdeling i prjektet indebærer at der såvel på skler g i dagtilbud sm centralt allkeres kvalificerede ledere g medarbejdere til en række pgaver sm tvhldere, superbrugere, administratrer, brugersupprt mv. Fra årsskiftet 18/19 påbegyndes psætning af skledelen (g fritidshjemsdelen) af systemet, etablering af integratiner, psætning af hjemmesider samt uddannelse af superbrugere på sklerne. Tilsvarende vil denne prces fregå fr dagtilbud fra årsskiftet 19/20 med frventet g-live smmeren 2020 Etablering af supprt / helpdesk-funktin. Ibrugtagning Efter smmerferien 2019 har Aula afløst SkleIntra på sklerne g Famly på fritidshjem (Glive). Fr dagtilbud vil systemet blive udrullet fra august 2020, hvr Famly erstattes af Aula. Det skal afklares hvad der skal ske fr fritidsklubber, der ikke understøttes af Aula. Implementeringsarbejdet vil frtrinsvist fregå på skler hhv. dagtilbud, hvr man tager systemet g dets mange funktiner i brug. Sklers g dagtilbuds superbrugere vil instruere g støtte deres klleger i mødet med Aula. Centralt vil der være t Aula-ansvarlige, der vil kunne bistå skler g dagtilbud med systemet, tilrette indstillinger i systemet, sørge fr brugerprettelse g prblemløsning, herunder fretage indberetning af fejl g mangler til leverandøren g styre superbrugerrganisatinen. Der fregår en løbende dialg mellem de centrale aktører g sklerne hhv. dagtilbuddene m de udfrdringer, der måtte pstå. I frhld til frældre g eksterne brugere vil der være et infrmatinsmateriale, der gør det nemt at kmme i gang med systemet. Der vil desuden være adgang til helpdesk. Frankring Der følges p på, hvrdan det går med at kmme i gang med systemet, hvr mange der bruger det til hvr meget g der sættes evt. pfølgende tiltag i værk, der understøtter udbredelsen. Superbrugere, tvhldere g administratrer er i løbende dialg med hinanden g den Aulaansvarlige. Der følges p i frhld til leverandøren, hvr der pstår prblemer g uhensigtsmæssigheder. Prjektets rganisering g referencefrhld Prjektet ejes verrdnet af direktøren fr Børn g Kultur, Lina Thieden. Implementeringsprjektet på de enkelte skler g dagtilbud ejes af skleledere g mrådeledere på de enkelte skler/mråder. Styregruppe: 5 Styregruppe fr prjekt Direktør Børn g Kultur (prjektejer) Centerchef fr Læring, Fritid g Sundhed Digitaliseringschef IT-chef Skleleder Områdeleder

6 Der nedsættes en styregruppe bestående af: Lina Thieden, Direktør, prjektejer Marianne Ingehlm Larsen, Centerchef Læring, Fritid g Sundhed Henrik Vendelbe, Centerchef Digitalisering Thmas Fænø, IT-chef Skleleder skal udpeges Områdeleder skal udpeges Prjektlederen er sekretær fr styregruppen. Styregruppen skal rienteres m prjektets fremdrift g tage beslutning m alle verrdnede milepæle, heruder business case, prjektbeskrivelse, finansiering. Spørgsmål mkring den knkrete implementering på skler g dagtilbud, herunder uddannelse af superbrugere g medarbejdere, besluttes i kredsen af skle- g mrådeledere. Prjektgruppe: Prjektgruppe Prjektleder Prjektleder fr dagtilbud Digitaliseringsknsulent IT-skleleder IT-knsulent Øknmiknsulent Kmmunikatinsfunktin Aula-ansvarlig IT-vejleder/superbruger fra skle Superbruger fra dagtilbud Der nedsættes en prjektgruppe, der skal drive prjektet. Prjektgruppen består af en kernegruppe, der vil deltage i prjektet igennem hele prjektfrløbet, g kan suppleres af særlige ressurcer i perider, hvr det er relevant fr prjektet. Kernegruppe: Lne Steensig, Læring, Fritid g Sundhed, prjektleder Liv Hlmgaard Nørrelykke, Læring, Fritid g Sundhed, prjektleder dagtilbud Kitt Sanne Mntell, Digitaliseringsknsulent Lars Rasmussen, Nivå Skle, skle-it-knsulent/it-skleleder Claus Vagngart, Center fr Ejendmme g Intern Service Aula-ansvarlig (kmmunal administratr/superbruger) (ikke udpeget) Ressurcer der inddrages løbende g efter behv: Medarbejder fra Øknmi, Mette Seier Medarbejder(e) fra IT Medarbejder(e) fra Digitalisering 6

7 Jurister Ledere/Medarbejdere fra skler g dagtilbud KOMBIT anbefaler, at følgende rller indgår i prjektgruppen: Prjektleder fagknsulent repræsentanter fr tvhlderne på skler g dagtilbud tekniker/it-arkitekt kmmunikatin supervisrer fr superbrugere superbruger administratin kmmunens administratrer af samarbejdsplatfrmen. Referencegruppe: Der vil løbende blive inddraget repræsentanter fra medarbejder- g lederlag i skler g dagtilbud enten via eksisterende fra eller ved etablering af referencegrupper. Deltagerkreds vil løbende skulle tilpasses til prjektets fkus. 5. Frmidling Prjektgruppen varetager g/eller initierer den løbende kmmunikatin med brugerne g skler g dagtilbud samt øvrige vigtige interessenter. Der arbejdes med en dynamisk kmmunikatinsplan. Den eksterne kmmunikatin gennemføres i samarbejde med kmmunens pressekrdinatr, Jesper Hldfld Pallesen. Det undersøges m der er kmmunikatinspgaver, der med frdel kan varetages i samarbejde mellem de nrdsjællandske kmmuner i NASA-samarbejdet. 6. Ressurcer Der udarbejdes en business case, hvr det fremgår hvrdan indkøb, drift af systemet samt bemanding af rller finansieres. Rller i prjektet, der skal besættes KOMBIT beskriver de rller, er er nødvendige fr at gennemføre prjektet. Ngle af rllerne i hhv. kmmune g på skler/institutiner kan varetages af samme medarbejder, mens rllerne prjektleder g frandringsleder på den enkelte institutin/skle er ressurcekrævende g bør varetages af medarbejdere, der har det sm deres primære pgave. Rller i kmmunen er beskrevet i ntat Rller g allkering. 7. Tids- g milepælsplan KOMBIT udsender medi 2017 en implementeringshåndbg med beskrivelse af prcessen mkring implementering af systemet, herunder anbefalinger til kmmunernes prces. Det vil verrdnet være tilrettelagt efter den prjektmdel, der blev udviklet i frbindelse med mnplbrudsprjekterne. 7

8 Den verrdnede tidsplan ligger meget klart beskrevet allerede, idet det er planlagt, at alle landets skler skal i drift med systemet i smmeren Dagtilbuddene følger i smmeren

9 Skler Januar 2017 Prim 2019 Maj 2019 August 2019 Prjektetablering Prjektgdkendelse Uddannelse af superbrugere Evt. pilt Løsning i drift G-live August 2020 Dagtilbud Opgaver: Prjektrganisatin Finansiering/allkering Uddannelse af superbrugere mv. Evt. pilt Løsning i drift G-live Undersøgelse af rganisatrisk parathed Leverancer: Prjektbeskrivelse / Business Case Rllefrdeling Prjektetablering (prjektgruppe, styregruppe) Milepælsplan mv. Sagsfremstilling til Direktin g fagudvalg (p til budgetprces) Afdækning af rganisatrisk parathed (it-infrastruktur, rganisatin, kmpetencer) Budget 9 g beslutning m finansiering Opgaver: Prjektstyring Etablering af fra g netværk Kmmunikatin Evt. pgradering af it-infrastruktur Leverancer: Plan fr ind- g udfasning Driftsrganisatin Beslutning m pilt Kmmunikatinspl an Uddannelsesplan Opgaver: Udd. af administratrer g superbrugere Datamigratin fra SI Knfigurering Integratiner Evt. piltkmmune/- skler Kmmunikatin til medarbejdere Leverancer: Data verført Integratiner etableret g afprøvet System knfigureret Parathedsprøve Opgaver skler: Hypercare-peride tilretning Implementering på skler Kmmunikatin til frældre IT-patrulje Løbende tilpasning Helpdesk Opgaver dagtilbud: Udd. af administratrer g superbrugere Datamigratin fra Famly Knfigurering Integratiner Evt. piltkmmune/-dagtilbud Kmmunikatin til medarbejdere Opgaver dagtilbud: Frankring Løbende uddannelse Løbende tilpasning Helpdesk Opgaver dagtilbud: Hypercare-peride tilretning Implementering i dagtilbud Kmmunikatin til frældre Løbende tilpasning Helpdesk