EG Sensum Temadag Find tid til fagligheden

Transkript

1 EG Sensum Temadag 2018 Find tid til fagligheden

2 Workshop 1: Arbejd smartere, ikke hårdere! Rasmus & Erik

3 Agenda for workshop 1 Præsentation og indledning (Erik) Rejsen mod gevinstrealisering procesanalyse (Rasmus) Bearbejdning af forbedringsforslag (Rasmus) Realisering af gevinsterne (Erik/Rasmus) Feed-back på pains, kundestatus mv. (Rasmus) Vi vil gerne tage jer med på en lille rejse i dag.! EG A/S 3

4 Arbejd smartere ikke hårdere! Teknologi / it Proces Organisation EG A/S 4

5 Rejsen mod gevinstrealisering EG A/S 5

6 Procesoptimering er fundamentet Involvering af medarb. Øget forretningsforståelse Overblik over forbedringsområder Fælles referenceramme Gevinstrealisering Gevinstanalyse Grundlag for forandring Motivation og ejerskab EG A/S 6

7 Får I høstet gevinsterne og arbejder smartere? Nej for sjældent! Fordi: Mange iblandt jer er gode til at procesoptimere Men mange af jer er ikke gode til at gevinstrealisere Og dermed kommer mange af jer ikke til at arbejde smartere men hårdere! Det vil vi gerne ændre på! Sensum myndigheds best-practice klar til brug! Men i dag skal vi fokusere på Bosteds-delen! EG A/S 7

8 Hvad siger de andre? Kilde: Digitalisering I det offentlige, Status på udfordringer og nye muligheder, 2016 PricewaterhouseCoopers EG A/S 8

9 Rejsen mod gevinstrealisering

10 Rejsen mod gevinstrealisering EG A/S 10

11 As-Is procesdiagram EG A/S 11

12 As-Is proceskommentarark s AS-IS procesanalyse Procesnr.: 1 Procesnavn: Arbejdet med delmål Procesejer: Liat og Dorthe Procesformål: At Optimere, kvalitetssikre, opnå fælles forståelse og ensrette arbejdsgange i delmålsarbejdet Aktivi-tetsnr. Aktivitets-navn Aktiv tid (min.) Planlægning af faser Procestid Gennem-løbstid (min.) Kommentar Aktivitetsuddybning Nuværende itunderstøttelse Roller (udfører af aktiviteten) Oprettelse af delmål >2 timer Med udgangspunkt i målet, planlægger kontaktpædagoger trinnene for at nå frem til målet. Delmålene navngives, tidshorisonten defineres. Målinger defineres, så der måles med samme forståelse, f.eks. 0 = borger kan selv hente sin mad 1 = borgeren følges til kantine men vælger selv mad osv. Hvilke parametre skal være opfyldt for at målet er nået. Metoden aftales - hvordan, hvem gør hvad hvornår. Udenfor Bosted Kontaktpædagog/-er Oprettes i plan under det relevante mål Navngivning af delmål 1 minut pr. delmål Bosted Kontaktpædagog/-er Delmålet navngives så jordnært som muligt, startes med en atsætning 1 minut Bosted Kontaktpædagog/-er Definition af tidshorisont Udfyldes med dato for start - evaluering - slut indskrives i 1 minut delmåloprettelsen Bosted Kontaktpædagog/-er Beskrivelse af delmål Beskrivelse udfyldes med definition på målinger, så alle måler 5 minutter ud fra samme forståelse. Bosted Kontaktpædagog/-er Hvornår er delmålet nået 3 minutter Udfyldes med endemål for delmålet Bosted Kontaktpædagog/-er Beskrivelse af metoden udfyldes med information om hvordan man arbejder med 5 minutter delmålet - hvem gør hvad, hvornår osv. Bosted Kontaktpædagog/-er EG A/S 12

13 Idealiseret procesdiagram EG A/S 13

14 Idealiseret proceskommentarark AS-IS procesanalyse Procesnr.: 1 Procesnavn: Procesejer: Procesformål: Arbejdet med delmål Liat og Dorthe At Optimere, kvalitetssikre, opnå fælles forståelse og ensrette arbejdsgange i delmålsarbejdet s Aktivi-tetsnr. Aktivitets-navn Aktiv tid (min.) Planlægning af faser Oprettelse af delmål Navngivning af delmål Definition af tidshorisont Beskrivelse af delmål Hvornår er delmålet nået >2 timer 1 minut pr. delmål 1 minut 1 minut 5 minutter Procestid Gennem-løbstid (min.) Kommentar Aktivitetsuddybning Nuværende itunderstøttelse Roller (udfører af aktiviteten) Med udgangspunkt i målet, planlægger kontaktpædagoger trinnene for at nå frem til målet. Delmålene navngives, tidshorisonten defineres. Målinger defineres, så der måles med samme forståelse, f.eks. 0 = borger kan selv hente sin mad 1 = borgeren følges til kantine men vælger selv mad osv. Hvilke parametre skal være opfyldt for at målet er nået. Metoden aftales - hvordan, hvem gør hvad hvornår. Udenfor Bosted Kontaktpædagog/-er Oprettes i plan under det relevante mål. Delmålet navngives så jordnært som muligt, startes med en atsætning Bosted Bosted Kontaktpædagog/-er Kontaktpædagog/-er Udfyldes med dato for start - evaluering - slut indskrives i delmåloprettelsen Bosted Kontaktpædagog/-er Beskrivelse udfyldes med definition på målinger, så alle måler ud fra samme forståelse. Bosted Kontaktpædagog/-er 3 minutter Udfyldes med endemål for delmålet Bosted Kontaktpædagog/-er Farve Årsag til farvelægning Medarbejderne har svært ved at definerer delmålet præcist. Oftes forveksles delmål med mål. Udfordret på at oprette de rigtige delmål, uden en korrekt planlægning jf. aktivitet planlægning af faser. Glemmer nogle gange skabelon til måling på delmål. Forbedringsforslags navn - Intensiv undervisning af superbrugere og teamledere med falige input - Udarbejde interne retningslinjer for faglig tilgang og metode - Konsensus fra alle teamleder og ledelse i forhold til gennemførelse af ny metode. - At man ikke kan oprette delmål i systemet uden faste punkter er udfyldt - Kunne definere status som aktivt, afventer, lukket i stedet for feltet "afsluttet". - Tilrette felter så der ikke er felter uden navn. - Mulighed for hjælpetekst til delmålsnavn Mangler større - Nyt navn til selve feltet som forståelse af hvordan nu hedder "delmålsnavn". delmål skal - kvalitetssikring af delmål navngives, så de giver ved f.eks. gennemgang på bedst mening f.eks i personalemøde forhold til smartmodellen - Udarbejdelse af klare Mangler retningslinjer retningslinjer for hvor ofte et delmål skal evalueres for hvor lang tid - Udarbejdelse af klare kan/må et delmål retningslinjer for hvor lang løbe, og hvor ofte der tid et delmål må løbe. skal evalueres. Manglende forståelse for hvordan det skal udfyldes. Hvis akt. x og x er forstået, virker denne aktivitet optimalt - Udarbejde hjælpetekster - Udviddelse af individuel beskrivelse af scoren fra 0-4 Diverse kommentarer Formålet er at give superbrugere og teamledere ejerskab i arbejdet med delmål Herunder at dagbogsskabelone n SKAL være udfyldt inden man får lov at oprette EG A/S 14

15 To-Be procesdiagram EG A/S 15

16 To-Be proceskommentarark Procesejer: Procesformål: Liat og Dorthe At Optimere, kvalitetssikre, opnå fælles forståelse og ensrette arbejdsgange i delmålsarbejdet Aktivi-tetsnr. Aktivitets-navn Aktiv tid (min.) Kommentar Planlægning af faser Oprettelse af delmål Navngivning af delmål Definition af tidshorisont Beskrivelse af delmål Hvornår er delmålet nået >2 timer Procestid Aktivitetsuddybning Beskrivelse efter forbedringsforslag 1 minut pr. delmål 1 minut 1 minut 5 minutter Med udgangspunkt i målet, planlægger kontaktpædagoger trinnene for at nå frem til målet. Delmålene navngives, tidshorisonten defineres. Målinger defineres, så der måles med samme forståelse, f.eks. 0 = borger kan selv hente sin mad 1 = borgeren følges til kantine men vælger selv mad osv. Hvilke parametre skal være opfyldt for at målet er nået. Metoden aftales - hvordan, hvem gør hvad hvornår. Oprettes i plan under det relevante mål. Delmålet navngives så jordnært som muligt, startes med en atsætning Udfyldes med dato for start - evaluering - slut indskrives i delmåloprettelsen Beskrivelse udfyldes med definition på målinger, så alle måler ud fra samme forståelse. 3 minutter Udfyldes med endemål for delmålet Uddybes efter gennemførsel af forbedringsforslag, herefter kan gammel aktivitetsbeskrivelse tages væk *- Uddybes efter gennemførsel af forbedringsforslag, herefter kan gammel aktivitetsbeskrivelse tages væk -Uddybes efter gennemførsel af forbedringsforslag, herefter kan gammel aktivitetsbeskrivelse tages væk -Uddybes efter gennemførsel af forbedringsforslag, herefter kan gammel aktivitetsbeskrivelse tages væk Uddybes efter gennemførsel af forbedringsforslag, herefter kan gammel aktivitetsbeskrivelse tages væk Uddybes efter gennemførsel af forbedringsforslag, herefter kan gammel aktivitetsbeskrivelse tages væk Nuværende itunderstøttelse Udenfor Bosted Bosted Bosted Bosted Bosted Bosted Roller (udfører af aktiviteten) Kontaktpædagog/-er Kontaktpædagog/-er Kontaktpædagog/-er Kontaktpædagog/-er Kontaktpædagog/-er Kontaktpædagog/-er Farve Årsag til farvelægning Medarbejderne har svært ved at definerer delmålet præcist. Oftes forveksles delmål med mål. Udfordret på at oprette de rigtige delmål, uden en korrekt planlægning jf. aktivitet planlægning af faser. Glemmer nogle gange skabelon til måling på delmål. Forbedringsforslags navn - Intensiv undervisning af superbrugere og teamledere med falige input - Udarbejde interne retningslinjer for faglig tilgang og metode - Konsensus fra alle teamleder og ledelse i forhold til gennemførelse af ny metode. - At man ikke kan oprette delmål i systemet uden faste punkter er udfyldt - Kunne definere status som aktivt, afventer, lukket i stedet for feltet "afsluttet". - Tilrette felter så der ikke er felter uden navn. - Mulighed for hjælpetekst til delmålsnavn Mangler større - Nyt navn til selve feltet som forståelse af hvordan nu hedder "delmålsnavn". delmål skal - kvalitetssikring af delmål navngives, så de giver ved f.eks. gennemgang på bedst mening f.eks i personalemøde forhold til smartmodellen - Udarbejdelse af klare Mangler retningslinjer retningslinjer for hvor ofte et delmål skal evalueres for hvor lang tid - Udarbejdelse af klare kan/må et delmål retningslinjer for hvor lang løbe, og hvor ofte der tid et delmål må løbe. skal evalueres. Manglende forståelse for hvordan det skal udfyldes. Hvis akt. x og x er forstået, virker denne aktivitet optimalt - Udarbejde hjælpetekster - Udviddelse af individuel beskrivelse af scoren fra 0-4 Diverse kommentarer Formålet er at give superbrugere og teamledere ejerskab i arbejdet med delmål Herunder at dagbogsskabelone n SKAL være udfyldt inden man får lov at oprette EG A/S 16

17 Bearbejdning af forbedringsforslag

18 Forbedringsforslagsliste Forbedringsforslagsliste Forbedringsforslags nr. Proces nr. Procesnavn Aktivitetsnr. Aktivitetsnavn Bekrivelse af forbedringsforslag / initiativ Fokus (T=teknologi, O=Organisation, P=Proces) Gevinst hypotese nr. 1 1 Arbejde med delmål Planlægning af faser Undervisning af teamledere O Arbejde med delmål Planlægning af faser Udarbejde interne retningslinjer for faglig tilgang og metode Konsensus fra alle Teamledere og ledere i 3 1 Arbejde med delmål Planlægning af faser forhold til gennemførelse af ny metode Ønsker at man ikke kan oprette delmål i 4 1 Arbejde med delmål Oprettelse af delmål systemet uden faste punkter er udfyldt. 5 1 Arbejde med delmål Oprettelse af delmål 6 1 Arbejde med delmål Oprettelse af delmål 7 1 Arbejde med delmål Arbejde med delmål Arbejde med delmål Navngivning af delmål Navngivning af delmål Navngivning af delmål Kunne definerer status på delmål som aktiv, afventer, lukket. Tilrette felter så der ikke er felter uden navn Prioritering P 3 1 O 1 T 2 T 2 1 T 1 Mulighed for hjælpetekst til delmålsnavn T 2 Nyt navn til selve feltet som nu hedder "delmålsnavn" Kvalitetssikring af delmål ved f.eks gennemgang på afdelingsmøder T 2 P/O Arbejde med delmål Definition af tidshorisont Udarbejde klare retningslinjer for hvor ofte et delmål skal evalueres. P 1 EG A/S 18

19 Gevinsthypotese EG A/S 19

20 Indsats-/effektdiagram EG A/S 20

21 Konsolideret handleplan Aktivitetsnavn Aktivitetsnummer Initiativ Nr. CFD - Konsolideret gevinsthandleplan Initiativnavn GH = Gevinsthypotesenr. Fokus (T=teknolo gi, O=Organisation, P=Proces) Effekt (1=lille, 2=middel, 3=stor) Indsats org. (1=stor, 2=middel, 3=lille) Samlet score (effekt x it-indsats x org. indsats) Tidsbesparelse i timer pr år Planlægning af faser 1 Undervisning af teamledere O X Planlægning af faser 2 Udarbejde interne retningslinjer for faglig tilgang og metode. GH3 P X Planlægning af faser 3 Konsensus fra alle Teamledere og ledere i forhold til gennemførelse af ny metode O X Oprettelse af delmål 4 Ønsker at man ikke kan oprette delmål i systemet uden faste punkter er udfyldt. T X Oprettelse af delmål 5 Kunne definerer status på delmål som aktiv, afventer, lukket. GH2 T X Oprettelse af delmål 6 Tilrette felter så der ikke er felter uden navn T X Navngivning af delmål 7 Mulighed for hjælpetekst til delmålsnavn T X Navngivning af delmål 8 Nyt navn til selve feltet som nu hedder "delmålsnavn" T X Navngivning af delmål 9 Kvalitetssikring af delmål ved f.eks gennemgang på afdelingsmøder P/O X Definition af tidshorisont 10 Udarbejde klare retningslinjer for hvor ofte et delmål skal evalueres. P X Definition af tidshorisont 11 Udarbejde klare retningslinjer for hvor lang tid et delmål må løbe P X Beskrivelse på delmålet/målinger på Udarbejdelse af individuel score på delmålet 12 delmålet fra 0 til 4 T X Beskrivelse på delmålet/målinger på delmålet 13 Udarbejde hjælpetekster P X Prio 1 Prio 2 Prio 3 Gevinstejer Handling Ansvar for handling EG A/S 21

22 Bearbejdning af forbedringer: Værktøjer Gevinsthypotese nr.: 1 Hypotesenavn: Genbrug af tekst i skemaer samt mulighed for at kopiere tekst fra PDF-filer over i Word-filer Forbedringsforslagsliste Vers Forbedringsforslags nr. Proces nr. Procesnavn Akt.nr. Akt. navn Bekrivelse af forbedringsforslag / initiativ Primær dimension Gevinst hypotese nr. Prioritering Bemærkninger 1 Sensum 2-6 Genbrug af tekst i skemaer T 1 1 Afleveret 2 Sensum 1 Sagsåbning 3 Sensum 2-6 Oprette sager - kun med angivelse af 'henvendelsesdato' Etablere integration til/fra Netforvaltning Sundhed T / P Afleveret (incl. nr. 6) 4 Sensum 2-6 Muliggøre kopiering af tekst fra PDF-filer T Incl. i nr. 1 Løst 5 Sensum Sensum 2-6 Indføre og bruge kommunens egen standardkontrakt ift. leverandører Implementering af 'buffertid' i afdelingen, aht. akutsager mv. T EG vender tilbage 7 Sensum 2-6 Implementering af digitale mødenotater P Individuel beslutning 8 Sensum Sensum Sensum Sensum 1-6 Undgå "dobbeltklik" ved åbning af nyt skema Kvalitetssikring af kommunikation gennem bedre anvendelse af standardskabeloner i Sensum / Word? Det bør overvejes om kommunen kan få integreret adgang til Tilbudsportalen, så borgersager kan lægges derud og som leverandører kan byde ind på. Standardisering af afgørelsesbrevsskabelon, samt optimeret opsætning af flettefunktionalitet. P O / P T T / P T / P P Løst Afleveret Afleveret Løst (Rasmus sender regnestykke) EG vender tilbage Afleveret Proces reference: EG Sensum proces 2-6 Hvis vi A. Kunne forbedre skabelon oprettelsen i EG Sensum, således at tidligere indtastet tekst i eksisterende skemaer bliver generet (genbrugt) korrekt i de nye skemaer. B. Får mulighed for at kopiere tekst fra PDF-filer over til udredningsskema samt opfølgnings- og tilsynsskema. As-Is: =430 To-Be: =356 (Forskel på -74 min. = reduktion på ca. 17%) Så kunne vi opnå følgende gevinster: Kvantitativ gevinst - tid: (hypotese A og B) Pt anvendes i gennemsnit 430 minutters skrivearbejde pr. medarbejder pr. udfyldelse af skema på en indsats. Det forventes at man ved at implementere hypotese A kunne reducere nuværende tidsanvendelse med ca. 74 min. ~ 17%. Eksempler: Ved 3 indsatser (3 x 74 min.) opnås en samlet gevinst på 222:60 min = 3,70 timer pr. uge Ved 6 indsatser (6 x 74 min.) opnås en samlet gevinst på 444:60 min = 7,40 timer pr. uge Ved 5 medarbejdere som hver behandler 6 indsatser pr. uge vil der kunne frigives 5 x 7,4 timer pr. uge = 37,0 t. pr. uge - svarende til ca.1,0 fuldtidsmedarbejder. Såfremt man kun implementerer hypotese B iht. ovenstående beregning, kan der spares hvad der svarer til ca. 5,5 t./uge (ved 6 indsatser og 5 medarbejdere) Kvantitativ gevinst - omkostning: Kvalitativ gevinst - service/kvalitet: - mere tid til øvrige opgaver - bedre service til borgerne - hurtigere sagsbehandling - øget tilgængelighed for borgere og samarbejdspartnere - øget medarbejder tilfredshed - bedre og mere sikker datakvalitet - bedre systemforståelse - bedre metodeunderstøttelse (VUM) - overholde og dokumentere tilsynspligten Forudsætninger / indsats: Organisatorisk: - undervisning af brugerne - ledelsesmæssig opbakning (vilkår og tid til implementering) EG A/S 22

23 Bearbejdning af forbedringer: Værktøjer Konsolideret forbedringsforslagsliste til handleplan Vers Løbe nr. Procesnr. Hypotese nr. Hypotese- navn Primær type (Kval. / Kvan.) Effekt (1=lille, 2=middel, 3=stor) Indsats organisation (1=stor, 2=middel, 3=lille - omvendt af scorearket ) Samlet score (effekt x indsats organisation) Forudsætninger Procesnavn Tidsbesparels e i min. Sager / Sagsbeh. pr. uge Antal Gevinst Fase 1 Fase 2 Fase 3 Gevinstejer Udfører medarb. pr. år i timer 5 medarbejdere 6 indsatser pr. uge vil der kunne frigives 5 x 8.5 timer = 42,5 t. pr. uge ~ 1870 t. pr. år - svarende til ca. 1,1 A. Genbrug af tekst i skemaer samt fuldtidsmedarbejder. 1 Sensum 2-6 Sensum 1 B. muliggøre kopiering af tekst fra PDF-filer Kvan Såfremt man kun implementerer hypotese B iht. ovenstående x Teamchef Projektteamet beregning, kan der spares hvad der svarer til ca. 5,5 t./uge (ved 6 indsatser og 5 medarbejdere) Der kan skabes større 2 Sensum 2-6 Sensum Oprette sager - kun med angivelse af 'henvendelsesdato'. Det vil give et bedre overblik over sager ift. krav til sagsbehandlingstid. Kval gennemsigtighed ift. sagsbehandlingsfristerne ved at oprette sager med 'henvendelsesdato' som er lig med 'ansøgningsdato' Teamchef Projektteamet Fra Sensum ønskes direkte 3 Sensum 2-6 Sensum Etablere integration til/fra Netforvaltning Sundhed integration til/fra NFS, således at borgeroplysninger kan overføres og hentes. Nærmere beskrivelse Teamchef Projektteamet foreliggger! Kvan. EG A/S 23

24 Realisering af gevinsterne

25 Gevinstrealiseringens udfordringer Åbnet op! EG A/S 25

26 Gevinstrealiseringens nøgleelementer Forandring Leverancer Nye kompetencer Ny adfærd Gevinster Projektets formål Gevinstdiagrammet: - overblik overprojektets potentielle gevinster - viser, hvordan gevinster skabes - indikerer forandringsopgavens størrelse og kompleksitet - udarbejdelsen er væsentlig for mobilisering af styregruppe og gevinstejere - muliggør kontrol af opgavens omfang kan vi realisere gevinsterne med de leverancer, vi nu leverer - viser hvorfor projektet bør gennemføres (eller ikke). EG A/S 26

27 Forandringsprocessen: Gennemførsel af gevinst-realiseringen 1. Sætte vision og målsætninger 6. Måle resultater 5. Implementere initiativer Den generelle GRmetode 4. Optimere initiativer 2. Identificere gevinster og forandringer 3. Definere initiativer Kilde: Gerald Bradley: Benefit Realisation Management. EG A/S 27

28 Gevinstrealisering: Værktøjer Konsolideret forbedringsforslagsliste til handleplan Vers Løbe nr. Procesnr. Hypotese nr. Hypotese- navn Primær type (Kval. / Kvan.) Effekt (1=lille, 2=middel, 3=stor) Indsats organisation (1=stor, 2=middel, 3=lille - omvendt af scorearket ) Samlet score (effekt x indsats organisation) Forudsætninger Procesnavn Tidsbesparels e i min. Sager / Sagsbeh. pr. uge Antal Gevinst Fase 1 Fase 2 Fase 3 Gevinstejer Udfører medarb. pr. år i timer 1 Sensum 2-6 Sensum 1 2 Sensum 2-6 Sensum 3 Sensum 2-6 Sensum A. Genbrug af tekst i skemaer samt B. muliggøre kopiering af tekst fra PDF-filer Oprette sager - kun med angivelse af 'henvendelsesdato'. Det vil give et bedre overblik over sager ift. krav til sagsbehandlingstid. Etablere integration til/fra Netforvaltning Sundhed Kvan Kval Kvan. 5 medarbejdere 6 indsatser pr. uge vil der kunne frigives 5 x 8.5 timer = 42,5 t. pr. uge ~ 1870 t. pr. år - svarende til ca. 1,1 fuldtidsmedarbejder. Såfremt man kun implementerer hypotese B iht. ovenstående beregning, kan der spares hvad der svarer til ca. 5,5 t./uge (ved 6 indsatser og 5 medarbejdere) Der kan skabes større gennemsigtighed ift. sagsbehandlingsfristerne ved at oprette sager med 'henvendelsesdato' som er lig med 'ansøgningsdato'. Fra Sensum ønskes direkte integration til/fra NFS, således at borgeroplysninger kan overføres og hentes. Nærmere beskrivelse foreliggger! x Teamchef Projektteamet Teamchef Projektteamet Teamchef Projektteamet Måltavle Nr. Målepunkt Måledato Nøgletal/KPI (key performance indicator) 1 90% af medarbejderne, der skal kunne vejlede borgerne i anvendelsen af selvbetjeningsløsningen, har modtaget information/undervisning om selvbetjeningsløsngen inden % Minimum 60% af ansøgninger om 'Uddannelseshjælp- eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse under ferie' og 'Enkeltydelse' i 2018 er kommet ind via 'Selvbetjeningsløsningen'. Overordnet mål Datakilde Status Statistik 10% Undervisning af bibliotekspersonale er ikke faldet på plads endnu 2 90% af medarbejderne, der skal kunne vejlede borgerne i anvendelsen af selvbetjeningsløsningen, har modtaget information/undervisning om selvbetjeningsløsngen inden % Minimum 60% af ansøgninger om 'Uddannelseshjælp- eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse under ferie' og 'Enkeltydelse' i 2018 er kommet ind via 'Selvbetjeningsløsningen'. Statistik 92% af medarbejderne er undervist 3 60% af de i det overordnet mål nævnte ansøgningstyper i 2018 er kommet ind via selvbetjeningsløsningen % Minimum 60% af ansøgninger om 'Uddannelseshjælp- eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse under ferie' og 'Enkeltydelse' i 2018 er kommet ind via 'Selvbetjeningsløsningen'. Statistik EG A/S 28

29 Gevinstrealisering: Værktøjer EG A/S 29

30 Gevinstrealisering: Værktøjer 1.1 Ydelsesbeskrivelse for Opfølgning Formål: Et vigtigt led i projektstyringen er, at der jævnligt foretages opfølgning på projektets udvikling og resultater dels i form af fremdriftsrapportering, dels i form af opfølgningsmøder. Formålet hermed er at evaluere og opveje projektets aktuelle status mod de indledningsvist udarbejdede målsætninger, tidsplaner, organisering, økonomi mv. for at sikre, at disse successivt i projektet ikke glider ud af syne. Opfølgningsmøderne er herudover også en positivt påvirkende faktor, der understøtter de forventninger til projektet og dets resultater, som der typisk bliver lagt op til på blandt andet opstartsworkshoppen og kickoffmøderne. Opfølgningsmøder er dermed også et element i projektlederens værktøjskasse til forandringsledelse. Hyppighed: Afhængigt af projektets omfang og kompleksitet anbefales det at starte ud med at afholde styregruppemøder 1 gang pr. måned, varighed 1-1½ time. Derefter kan mødefrekvensen løbende øges, i takt med at projektet nærmer sig overgangen til KY. Projektgruppemøder anbefales afholdt hyppigere, fx 2 gange pr. måned, varighed 1-1½ time. Derefter kan mødefrekvensen løbende øges, i takt med at projektet nærmer sig udrulningsforløbet og overgangen til KY. Deltagere: 'Opfølgning' har 2 målgrupper, henholdsvis styregruppen og projektgruppen. Ved opfølgningsmøder for styregruppen er deltagerkredsen projektejer, projektleder, styregruppemedlemmerne og evt. gevinstansvarlige. Ved opfølgningsmøder for projektgruppen er deltagerkredsen projektleder, projektgruppe og evt. følgegrupper. Herudover kan evt. nøglepersoner/fagspecialister indkaldes efter behov. Facilitering: Metode: Projektleder, evt. med støtte fra ekstern konsulent. Eventuelt referent til at skrive referat af mødet. Opfølgningsmøderne, der i daglig tale som oftest benævnes 'Styregruppemøde' og 'Projektgruppemøde', afholdes typisk som et præsentations- og arbejdsmøde med et beslutningsreferat som resultat. Som forberedelse til mødet skal projektleder udarbejde præsentation og fremdriftsrapportering, der i relation til styregruppemøde kan omhandle udfyldelse af rapporteringsværktøjer som fx 'Fremdriftsrapportering' og 'Måltavle'. I relation til projektgruppe kan det fx være 'Milepælsplan', 'Tids- og leveranceplan' og 'Risikoanalyse'. Både styregruppe- og projektgruppemøderne kan med fordel planlægges og indarbejdes i tids- og leveranceplanen for projektet, så det bliver tydeligt for alle, hvornår der gives status på projektet. EG A/S 30

31 Feed-back på pains, kundestatus mv.