Derfor har bestyrelsen lavet et oplæg til en ny kontingentform, hvor kontingentet gradueres afhængig af, hvornår på året man indmeldes.

Transkript

1 Lørdag d. 14. april 2018 Htel Aarup Kr, Fyn 33 stemmeberettige. Referat generalfrsamling Valg af dirigent Peter B Valg af referent Lnnie A. Beretning Beretning 2018 Klubben Linda startede med at frtælle, at klubbens medlemsantal frtsat er nedadgående. Pt. har klubben nu ca. 270 medlemmer md 370 sidste år. Der kan være mange årsager til. En af årsagerne kan måske findes i den kntingentstruktur klubben har, hvr medlemmer skal betale fuld pris, upåagtet af, hvrnår man melder sig ind. Siden kntingentet blev lavet m i 2012 til denne frm, er antallet af medlemmer gået fra 650 til 270. Bestyrelsen kan på henvendelser fra kmmende medlemmer se, at de ikke kan frstå, at de skal betale fuldt kntingent allerede fra mkring august. Kmmer medlemmerne så ikke bare til januar? Det gør de sjældent. De ubetalte indmeldelser klubben har i indbakken fra august til december bliver sjælden til nget, selv m der bliver skrevet til dem ved årsskiftet. Årsagen skal nk findes i, at så er interessen fr klubben faldet. Man kan j sige, at hvis man bruger rabataftalerne, så vil man pnå den samme rabat upåagtet af hvrnår man melder sig ind, gså er kntingentet tjent ind. Men man kan j gså sige, at man ikke fr den stre andel i klubbens arrangementer, når man først er med fra eksempelvis nvember. Derfr har bestyrelsen lavet et plæg til en ny kntingentfrm, hvr kntingentet gradueres afhængig af, hvrnår på året man indmeldes. En anden ting, der måske kan få medlemmer i klubben er den nye hjemmeside, hvr man betaler kntingent med det sammen man laver en brugerknt. Tidligere skulle man først lave en brugerknt, finde en indmeldelsesblanket, mdtage en , lgge på netbank g lave en bankverførelse. Efter 1 til 2 bankdage kunne klubben manuelt lave de rigtige rettigheder på hjemmesiden g tilsende medlemmet et medlemskrt, sm typisk var fremme efter 1 uge. Alt det sker autmastik i dag. Så snart man sm nyt medlem har udfyldt frmularen g kørt dankrtet igennem er man med. Klubben udskriver frtsat medlemskrt, men medlemmet har med det samme det digitale man kan anvende g rettighederne er sat på siden. Man kan sige, at der smedes mens jernet er varmt hvr det tidligere var lidt mere mstændigt g måske uigennemskueligt. Det kan tænkes at ngle kun har prettet brugerknten g har tænkt nu er jeg medlem gså er der ikke sket mere. Med venstående in mente, så kan man j spørge: Hvr mange medlemmer Vil klubben have g er 270 ikke et fint tal? Man kan gså spørge sig selv m man vil betale 300 kr. den 15. nvember fr igen at betale 300 kr. i midten af december, sm kntingentet er tilrettelagt i dag?

2 Dit Sekretariat Siden 2012 har klubben haft regnskabshjælp fra Dit Sekretariat. Det blev indført med et udgangspunkt i at klubben havde 650 medlemmer årligt g til generalfrsamlingen blev kntingentet sat p med 60 kr. årligt fr at dække udgifterne. Dengang versteg udgifterne det budgetterede, g det første år km klubben til at betale ca kr. fr medlemsadministratin g bgføring (ca. 130 kr. pr. medlem). Derfr blev medlemsadministratinen taget ud af aftalen g klubben har gennem de sidste 4-5 år haft en fast udgift på ca kr. m året fr at få lavet bgføring g regnskab. I takt med at medlemstallet g udgiftsbilag er faldet er prisen til Dit Sekretariat til bgføring g regnskabsførelse været uændret. Bestyresen har bedt Dit Sekretariat m at nedbringe timetallet. Dette er ikke sket. Bestyrelsen har ikke følt, at kvaliteten af det udførte arbejde har stået mål med frventninger g pris. Bestyrelsen har derfr psagt aftalen med Dit Sekretariat, der phørte pr. 31. januar i år g klubben får derfr ikke længere ngen hjælp fra dem til at håndtere regnskab mm. Med den nye hjemmeside bliver det frhåbentligt endnu nemmere at håndtere indmeldelser, betalinger mm., da det fregår autmatisk det vil tiden vise. Klubben kunne således have behldt Dit Sekretariat til pgaven, da det j minimerer arbejdsbyrden fr dem, men belært af erfaring, så vil timetallet nk stadig ikke falde g frtsat udgøre ca. 130 kr. pr. medlem fr bgføring g udarbejdelse af årsregnskab. Hvad så nu? Da det med betalinger via hjemmesiden er nyt fr klubben, så skal bestyrelsen lige finde ud af, hvad det giver af arbejde, gebyrer mm. Til at hjælpe har bestyrelsen en kandidat til bestyrelsen, sm har sagt ja-tak til at stå fr regnskabet g være klubbens kasserer i mere traditinel frstand, hvis hun bliver valgt ind. Til næste år, når bestyrelsen har erfaringen med det nye system, priser, arbejdsbyrde mm. kan der evalueres på, m det var den rigtige beslutning eller m klubben igen skal have hjælpe udefra. Ny hjemmeside I februar blev klubbens nye hjemmeside lanceret. Den er bestyrelsen stlte af. Den er flt g den har ngle funktiner, der måske ikke fr den almindelige bruger er synlige, men sm gør arbejdet med medlemsadministratin g betalinger nemmere. Det sm hjemmesiden giver medlemmerne er blandt andet: Digitalt medlemskrt På siden kan man få vist sit medlemskrt digitalt. Det kan anvendes på lige fd sm den gamle mdel. Alle medlemmer har på det digitale medlemskrt fået et nyt medlemsnummer, sm fremadrettet vil være det gældende medlemsnummer. Dg har vi i 2018 en vergang med 2 numre fr de medlemmer, der allerede indmeldt g har fået tilsendt et plastikmedlemskrt. Bestyrelsen ved at der er ngle, der er kede af, at have fået et nyt nummer, men det kan vi sm sådan ikke ændre på, da det er tildelt autmatisk i frbindelse med knverteringen. Her br en smart!

3 Krtet med Her br en smart er blevet mderniseret, så man fra sin prfil kan angive, m, man vil have vist en prik på krtet, hvr sin smart hlder til. Har man en smart på krtet, så fjernes prikken autmatisk ved medlemskabs phør g kmmer igen, hvis man igen betaler kntingent. Kalenderen Klubben har fået en ny kalender, hvr man kan tilmelde sig klubbens arrangementer. Er der betaling til et arrangement, sm til generalfrsamlingen i dag, så betales dette direkte ved tilmeldingen. Hermed sparer klubben administrative pgaver med at sende fakturaer ud, rykkere samt manuelt vedligehld af tilmeldingslister mm. Galleri Efter 10 år har klubben endelige fået et galleri på hjemmesiden, hvr det er muligt at uplade træf-billeder i de gallerier, sm klubben har prettet eller lave et persnligt galleri med billeder af sin smart. Frum Klubben frum, sm har fulgt klubben siden dag 1 er verført til den nye side. Eneste frandring er et andet layut. Alle ca indlæg tilbage fra 2008 er således frtsat at finde. Dertil er frum nu lukket helt af fr gratister, således at det kun er betalende medlemmer, der kan prette g svare på indlæg. Nye medlemmer Fra i dag kan man ved indmeldelse betale direkte på hjemmesiden. Så snart betalingen er gået igennem bliver man tildelt de rettigheder, man skal have på hjemmesiden. Der er adgang til det digitale medlemskrt g man har adgang til klubbens medlemsfrdele. Medlemsadministratin Tidligere vedligehldte klubbens administratrer manulet adresser i regnskabsprgrammet. Nu skal du selv rette din adresse, mail, telefnnummer mm. på hjemmesiden g der skal ikke længere bruges frivillig tid her på. Alt i alt en hjemmeside, der gør det meget nemmere fr klubbens hjælpere, men gså en side, sm bestyrelsen håber medlemmerne bliver/er glade fr. Arrangementer Klubben deltg i smart times i Salu i Spanien sidste år. Det var en varm men gså hyggelig tur, men gd deltagelse fra medlemmerne. Ngle kørte selv mens andre tg flyveren g lejede en smart i Spanien gennem smart. Til smart times gik rygterne på, at der ikke km et smart times i Lørdag aften, hvr arrangementet nrmalt bliver præsenteret, var det en frm fr interimistisk præsentatin af, at man i 2018 ville fejre smarts 20 år i Hambach på fabrikken under slganet let all smarts cme hme. Der er nu annnceret et 20 års jubilæumstræf på fabrikken i Hambach i Frankrig lørdag den 30. juni. Klubben annncerer snart hvad der sker af tiltag i frbindelse med klubben til træffet. Et andet strt arrangement sidste år var vres smart meet i Grenaa. Det var nyt med htel, eget værelse med bad lidt langt fra campinglivet klubben ellers har praktiseret til klubbens smart meet.

4 Det var fltte mgivelser g maden var der abslut ikke nget at klage ver. Der blev kørt en frm fr bilrienteringsløb, hvr løsningerne skulle findes på ruten, så sm Hvad er der i tppen vindmøllen g Hvad er Thmas Bagers telefnnummer?. Cruiseturen blev lidt amputeret pga. vejarbejde på ruten, men det må bestyrelsen råde bd på i ktber. Klubbens fødselsdag blev arrangeret af Lasse Juhl, hvr vi besøgte Veteranhaven g PanzerMuseum East. Det var en veltilrettelagt dag med en dejlig køretur. Tak til Lasse fr det. Den kmmende sæsn Vi er gdt i gang med 2018 startende med Generalfrsamlingstræffet med brunch g efterfølgende gcart. 10. juni deltager klubben i Gavnøs 30 års jubilæumstræf, hvr der er plads til p til 15 smarter. Tilmeldingen er åben g der er stadig ledige pladser. 30. juni 20 års fødselsdag på fabrikken august smart & baltic Tyskland, hvr klubben deltager træffet m lørdagen med shw and shine, cruise tur mm. Overnatning i Flensbrg hvr der bliver arrangeret en klubaktivitet m søndagen inden der køres hjem. 19. til 21. august klubbens 10 års jubilæumsfest. Den har bestyrelsen valgt at hlde i Grenaa, samme sted sm sidste år. Det er der 2 årsager til. 1. det er billigt i frhld til andre priser med vernatning der kunnet findes. 2. Bestyrelsen syntes det var rigtigt gdt sted sidste år. Tak til Linda takkede bestyrelsen fr samarbejdet gennem det sidste år. Efter en travl tid med blandt andet den nye hjemmeside er der nu tid g kræfter til at se på rabataftaler, jubilæumstræf g alt det andet til klubben. Linda takkede klubbens trfaste medlemmer fr at bakke p m klubbens tiltag g arrangementer. Medlemmernes spørgsmål efter beretningen Digitalt medlemsnummer Frde. Hvad gør man hvis man ikke kan bruge en smartphne. Man kan stadig bruge plastkrtet. Kaj Galleri. Kan man lave adgang til ikke medlemmer til galleriet fr lkaltræf? Det bliver der undersøgt Redhat Vibrg træf, få tilmeldinger.. kan man ændre stedet til ngle af de andre træf Ry, Kalø med mere? Linda: Minitræf generelt, der bliver sat fkus på minitræf generelt, der kigges på det i det nye år. Leif: kan man fravælge plastkrt? Linda: Gd ide? måske fluebensrdning.. Den kigges der på. Jhn: Der mangler en dirigentklkke. Den spnsreres af Jhn g Susan. Regnskab It første rate til IT firmaet bag den nye hjemmeside. Gave: Veteranhaven sm tak frdi vi måtte kmme Andre events juletur til Tønder Overskud ,68 Drte/Jrn: Meget str frmue Linda: der er betalt gdt til 2. rate. Det er anbefalet at der altid står hvis alle medlemmer frld klubben i dag. Redhat: Der er budgetteret med underskud g endte med et verskud. Flt.

5 Kjvan: meget nrmalt at der er et beløb pr. medlem, hvis f.eks et event går galt, er det rart der er et beløb til at dække dette. Regnskabet er underskrevet g gdkendt af revisr. Fastsættelse af kntingent g indmeldelsesgebyr Indkmne frslag Bestyrelsen frslår et uændret kntingent på 300,- - indmeldelse stadig 0,- (kan ændres med et vedtægtsændring i Kjvan: Indmeldelsesgebyr på 150,- fr nye medlemmer kan først vedtages i Frslag 1 g 2 kan ses her: 2 frslag fra bestyrelsen vedr. kntingent ændringer. De er publiceret på hjemmesiden. De ligner hinanden. Med ændringerne er klubben mere attraktiv at melde sig ind i gennem hele året. Ændringerne er en graduering af kntingent, dvs at der er lavere kntingent hvis man melder sig ind senere på året Kmmentarer fra medlemmerne: Kaj: Frslag skal gøre det mere spiseligt at melde sig ind. Kan man give et kvartal g give stemmeret? Svar fra bestyrelsen: Bestyrelsen vil gerne have frslaget skal gælde med det samme. Hvis man giver et gratis kvartal vil man give gratisterne gratis adgang til fødselsdag g årstræf! Jan: Klubben mister ikke ved dette frslag. Allan: Mn det rygtes at det er billigere at vente til sidst på året g så giver det ingen penge.. Svar fra bestyrelsen: Næppe, men det er en risik Drte/Jrn: Mere administratin ved 75, ,- Frskellige rdlyd på de frskellige frslag? Svar fra bestyrelsen: Hjemmesiden kan styre dette. Jhn: Kan man fjerne de 25% g kun 300,-? Svar fra bestyrelsen: Det kan man gdt. Peter B: Der skal stemmes m vi behlder nuværende eller m det skal ændres hvis det skal ændres, vil der laves en afstemning m ændringerne. 1. afstemning: Skal der laves ændring? Vedtaget at der skal ændres i kntingentet. 2. afstemning: Der stemmes m hvilken mdel der skal gælde fremver, Mdel 1, 2 eller 3. (mdel 3 er meget lig mdel 1, men man får resterende år gratis md at man betaler hele det efterfølgende år. Valg ifølge 8 Skriftlig afstemning mellem de 3 mdeller. Mdel 1 4 Mdel 2-6 Mdel 3 23 Vedtaget. Valg af en revisr Evt. På valg fra bestyrelsen er: Linda Hugaard (smart42) - genpstiller Allan Christensen (Bageren) - genpstiller Kim Pedersen (Pedersen) - genpstiller ikke (bestyrelsen har en kandidat) Lnnie (Almy) freslået g valgt. Suppleanter på valg: 1. supplant: Jhn Jeppesen (Hvepsen). Hermed 1. supplant 2. suppleant: Drte Crbitsø (Drte) Genpstiller ikke. Kim Pedersen freslået g valgt. hermed 2. suppleant Pt. Jan Nøhr. Genpstillede, men trak sig da Ib blev freslået. Bestyrelsen freslår Ib g Hanne. Valgt. Susan giv bestyrelsen en kæmpe hånd..