SIS grundbog ordinær uddannelse

Transkript

1 SIS grundbog ordinær uddannelse Denne grundbog er målrettet nye SIS-brugere, der arbejder med ordinær uddannelse. Den kan bruges til opslag i hverdagen og supplere sidemandsoplæring på institutionerne. De indledende afsnit beskriver, hvordan du navigerer rundt i SIS. Herefter kommer en række afsnit, der giver et overblik over de mest centrale vinduer knyttet til den studerendes vej gennem studiet. De fleste afsnit har skærmbilleder med forklaringer samt en oversigt over andre SIS-vinduer med relation til emnet. Udklippene er dels testeksempler fra SIS testmiljø, dels anonymiserede klip fra produktionsdatabaser. Grundbogen går ikke i dybden med de enkelte emner. På ufm.dk/sis/vejledninger ligger flere vejledninger, der kan bruges i takt med, at du som bruger skal i gang med mere specialiserede arbejdsområder. Vær opmærksom på, at din institution har egne arbejdsgange og retningslinjer for navngivning af elementer, etc.. Nogle SIS-elementer oprettes centralt fra ministeriet, andre oprettes internt men fra centralt hold, så den almindelige bruger ikke vil skulle oprette denne type elementer. Indhold Hvad er SIS?... 2 SIS set i fugleperspektiv... 3 Om SIS... 3 Log på SIS... 3 Sådan navigerer du rundt i SIS... 4 Kort om opbygning af vinduer (skærmbilleder) i SIS... 4 Oversigt over tastaturgenveje etc. i SIS... 7 De mest centrale SIS-vinduer... 9 Studerende... 9 Uddannelsesordning, ordinær uddannelse Optag og studiestart Grupper Fagindhold på gruppe Fagindhold Praktik Institutioner Eksamen, karakterer og merit

2 Tilmelding til eksamen Registrering af karakterer og meritter Bevis Flytning af studerende (ekstern flytning) Skift af institutionsafdeling (intern flytning) Skift af uddannelsesordning Orlov Afmelding og teknisk studieskift SU-aktivitetskontrol STÅ-indberetninger Udskrifter og flettefiler Jobbestilling Jobovervågning SIS-Portalen Hjemmesiden UFM.dk/sis SIS Nyhedsbrev SIS-portalen SIS vejledninger SIS-supporten Hvad er SIS? SIS er et studieadministrativt system, der håndterer de studerendes uddannelsesforløb, danner basis for indberetninger, udbetaling af STÅ og SU, leverer data til statistikker, m.m. SIS understøtter, at de lovkrav og bekendtgørelser, der er på uddannelsesområdet, kan efterleves i praksis. SIS er indrettet til at administrere den studerendes vej fra optagelse til afmelding. Nogle studerende går den lige vej gennem uddannelsen og får eksamensbevis på normeret tid. Andre flytter institution undervejs, tager orlov, dumper, afbryder uddannelsen der er mange varianter, der skal tages højde for. Sideløbende 2

3 med den studerendes uddannelsesforløb udveksles data fra SIS med myndighederne i form af indberetninger. SIS set i fugleperspektiv Om SIS Her følger en guide til det praktiske: Hvordan du logger på SIS, opbygningen af skærmbilleder (vinduer) og brug af genveje. Log på SIS Når du logger på SIS første gang, skal du vælge en personlig adgangskode. Adgangskoden skal skiftes med 90 dages mellemrum. Der kommer en pop-up boks, når det er tid til at skifte. Brug knappen Skift password på forsiden af SIS. => Din adgangskode skal være på mindst 6 tegn og indeholde bogstaver og tal/specialtegn. Når du har indtastet din personlige adgangskode, skal du trykke på knappen Ændre password én gang. Der kommer ingen pop-up boks, der angiver, at adgangskoden er skiftet, men hold øje med nederste venstre hjørne af skærmen. Her vil stå, at dit password er ændret: OBS! Hvis du trykker for mange gange på Ændre Password-knappen, går din bruger i baglås. Kontakt SISsupporten for at få låst op igen. 3

4 OBS! I forhold til SIS-portalen 1 kan der blive behov for at ændre password med andre intervaller. Du logger på portalen med din SIS-bruger, men passwordet kan nogle gange udløbe på portalen før det udløber i SIS. Så må du ind i SIS og ændre password. Sådan navigerer du rundt i SIS Når du åbner SIS, kommer du ind på SIS forside. Fra forsiden har du forskellige muligheder for at åbne de vinduer (skærmbilleder), du vil arbejde med. På billedet er der to eksempler, hhv. hvordan man åbner et skærmbillede, i dette tilfælde vinduet S294 Studerende, og hvordan man åbner hjælpefunktionen i SIS: Menulinjen indeholder en emneoverskrift (fx Studerende). Hvert punkt har en undermenu med en genvejsliste til skærmbilleder knyttet til emnet. Når du kører musen hen over ikonerne i genvejslinjen, kan du se evt. tastaturgenveje. Denne vejledning har et afsnit med en oversigt over ikoner, funktionstaster og nyttige tastaturgenveje. Kort om opbygning af vinduer (skærmbilleder) i SIS Vinduerne er typisk opdelt i blokke, der rummer henholdsvis stamdata og detaljer. Vinduet S294 Studerende indeholder fx stamdata om den studerende i øverste blok og uddannelsesdata i den nederste 1 SIS-portalen indeholder med en række udtræk (.csv-filer), du kan arbejde videre med i Excel: ufm.dk/sis/sis-portal. Det afhænger af dine brugerrettigheder, hvilke udtræk, du kan benytte. 4

5 blok. Hvis du højreklikker et tilfældigt sted i vinduet, har de fleste vinduer en undermenu, hvor man kan hoppe til andre vinduer, der har sammenhæng med det aktuelle vindue. Alle vinduer har et nummer og navn i øverste venstre hjørne Felter med >> er tvungne felter Hop til næste felt ved at trykke TAB på tastaturet. OBS! Hvis du bruger TAB-tasten, indsætter SIS i mange tilfælde data i andre felter og sparer dig for lidt tastearbejde. Fx indsætter SIS dato for forventet afslutning samt evt. lønnede praktikker, når du tildeler den studerende en aktuel studiestart i vinduet S294 Studerende. I felter med ^ kan søges med både store og små bogstaver. (SIS er i alle andre 5

6 tilfælde følsomt over for store og små bogstaver.) Mange felter har værdilister. Hvis der er en værdiliste, så brug den. I mange tilfælde indsætter SIS data i andre felter og sparer dig for lidt tastearbejde. eller tryk F9 Felterne skal være gule for at udføre søgning (Tryk F7). Du kan søge alle poster frem med F7-F8. Du kan søge med wildcard % Husk, at SIS er følsomt over for store og små bogstaver, med mindre feltet er markeret med Status og evt. fejlbeskeder vises nederst til venstre i bunden af skærmen Når du åbner en værdiliste, står der et %- tegn i søgefeltet. Du kan ikke se det, men cursoren står faktisk foran %-tegnet, så hvis du bare begynder at skrive - uden at stille dig i søgefeltet - begynder SIS automatisk at skrive foran %-tegnet. Hvis du fx skriver å, begynder SIS at søge efter resultater, der starter med å. 6

7 Oversigt over tastaturgenveje etc. i SIS Menu- og funktionslinjer Funktionstast Tastaturgenvej Andet Navigation Hurtighop Åbner et søgefelt, hvor du kan skrive nummeret på det SIS-vindue, du vil åbne Åbn undermenu i menulinjen Åbn vinduet S294 Studerende Ctrl + H ALT + fremhævet bogstav i menulinjen Ctrl + H (til S294) Knap på forsiden: Hjælp Søg i Hjælp F1 Vis fejl Ctrl + F8 Viser fejlmeddelelse i bunden af skærmen Gem Gem F10 Ctrl + G Gem og gå videre til næste datapost Jobbestilling Jobbestilling Jobovervågning Kopier, sæt ind osv. Klip Ctrl + N Ctrl + H Skriv S500 (åbner vinduet S500 Jobbestilling) eller det job, du vil åbne, fx A466 (åbner jobbet A466 Karakterliste ) Alt + Y + J + J Ctrl + H (til A103) Ctrl + X Knap på forsiden: Knap på forsiden: Kopier Sæt ind Ctrl + C Ctrl + V Duplikér forrige felt Ny datapost F3 F6 Slet datapost Shift + F6 7

8 Duplikér forrige datapost Ryd datapost Ryd vindue Ryd blok F4 Shift + F4 Shift + F7 Shift + F5 Ryd felt Ctrl + U Skærmudskrift Udskriv skærmbillede Søgning Indtast søgning Udfør søgning Fortryd søgning Vis sidste søgekriterie Tæl dataposter Næste datapost Foregående datapost Første datapost Sidste datapost Felter Åbn værdiliste (Der skal være oprettet data til listen, før der er noget at vælge) F7 F8 F9 Ctrl + P Ctrl + Q F7 + F7 Shift + F2 Pil ned Pil op Ctrl + pil op Ctrl + pil ned Felter med denne knap har tilknyttet en værdiliste klik for at åbne listen Redigér felt Ctrl + E Pop-up menu F2 Eller højreklik i vinduet ( højreklikmenu ) Synkronisering F5 OBS! Denne funktion er ikke længere i brug Gå til næste felt Tab Gå til forrige felt Gå til næste blok Gå til forrige blok Shift + Tab Ctrl + Page down Ctrl + Page up 8

9 De mest centrale SIS-vinduer Her følger en gennemgang af de mest centrale vinduer og funktioner, knyttet til den studerendes vej fra indskrivning til afgang: De studerende optages og indskrives De studerende deles op i grupper Grupperne tilknyttes undervisning (fagindhold) De studerende tilknyttes STÅ-perioder (semester-stå) Orlov og afbrud Evt. flytning Karaktergivning De færdige studerende afmeldes Data i eksemplerne består af skærmklip fra SIS testmiljø og anonymiserede udklip fra tilfældigt udvalgte produktionsdatabaser. Du kan derfor ikke regne med, at de ligner data fra netop din institution. Studerende Et af de vinduer, du kommer til at arbejde mest med, er den studerendes vindue, S294 Studerende. Andre vinduer med relation til studerende kan findes ved at højreklikke i vinduet S294 Studerende eller i menubjælken under punktet Studerende. De fleste studerende optages via KOT eller institutionens hjemmeside. Vinduer med relation til optagelse af studerende er fx: S009 KOT ansøgning S236 Optagelse af KOT-ansøgere A582 Person S113 Optag og studiestart Du kan få brug for at lave en manuel indskrivning, men først og fremmest er det vigtigt, at du er opmærksom på, at registreringerne i vinduet S294 Studerende har betydning mange andre steder i SIS. Derfor er gennemgangen af S294 Studerende lidt mere detaljeret end gennemgangen af de øvrige vinduer: 9

10 S294 Studerende CPR- og navnedata CPR-nr.: Her skrives den studerendes cpr-nummer. Vær særligt opmærksom, hvis det er fiktive cpr-numre. Du kan selv danne fiktive cpr-numre ved at indtaste de første cifre og trykke på Tab så kan du vælge, om nummeret er til en mand eller en kvinde, inden SIS opretter det fiktive cpr-nummer. SIS har ikke integration med CPR-registeret, men der kører et abonnement, der opdaterer cpr-oplysninger. Hvis du vil se den studerendes CPR-abonnementsstatus, står det i vinduet A582 Person. Navnefelter: Når den studerende har cpr-abonnement, kan du i princippet nøjes med at skrive cprnummeret, så opdaterer abonnementet med navn og adresse. Ændringer tager 1-2 dage om at slå igennem, da abonnementet kun opdaterer én gang i døgnet. Data fra SIS bliver sendt hver morgen kl. 9 og kommer retur fra CPR dagen efter. Søgefelter Søgefelter. Øverst til højre i vinduet er en række søgefelter. Når du trykker F7, bliver de gule, og du kan skrive søgekriterier i et eller flere felter. Du kan bruge % som wildcard. Hvis du fx vil fremsøge studerende, der har et studienummer, der starter med FØe, trykker du F7, skriver FØe% i feltet søge-studienummer og trykker F8. Så fremsøges alle studerende med et studienummer, der passer på søgekriteriet, og du kan bladre mellem posterne med piltasterne. Husk søgefelterne er følsomme over for store og små bogstaver. Uddannelsesdata Antal ordinære uddannelser, etc.: Her vises, hvor mange uddannelser, den studerende har. I SIS kan én person (cpr-nummer) godt være flere studerende (uddannelsesordning). Når du indskriver en person på en ny uddannelse, opretter SIS ny studerende med den nye uddannelsesordning for at kunne håndtere det 10

11 rent teknisk. Hvis en person oprettes på fx pædagogstudiet, og senere skifter til en anden ordinær uddannelse eller en åben uddannelse, vil der i SIS være tale om flere studerende, selv om det er samme cpr-nummer. Udd. ordn.: Her vælges den uddannelse, den studerende er optaget på. Brug værdilisten til at fremsøge uddannelsen. Hvis den studerende har flere uddannelser, jf. ovenfor, kan du bladre i uddannelsesdata ved at stille cursoren i feltet og trykke pil ned. Institutionsafdeling: Her står hvilken institutionsafdeling, den studerende tilhører (= der, hvor den studerende følger undervisning). Vær opmærksom på, at der er en forbindelse til dine brugerrettigheder. Dine brugerrettigheder er sat op, så du har en primær institutionsafdeling, som SIS indsætter som default. Hvis du kun administrerer studerende på én afdeling af din institution, behøver du ikke at spekulere nærmere over det. Men: Hvis du har rettigheder til at administrere studerende på flere afdelinger, skal du være opmærksom på, om du skal vælge en anden institutionsafdeling end default. Du kan enten bruge værdilisten i feltet og vælge en anden institutionsafdeling i feltet, så du ikke får oprettet den studerende på en forkert afdeling. Hvis du skal arbejde med flere opgaver på en anden institutionsafdeling end din primære, kan du bruge knappen på forsiden og åbne vinduet S555 Skift af institutionsafdeling. Her kan du ændre din primære institutionsafdeling, så det er den, der bliver foreslået som default, når du opretter studerende osv. Du kan kun have én primær institutionsafdeling. OBS! Du skal altid indskrive de studerende på den institutionsafdeling, hvor de følger undervisning aldrig på institutionens juridiske nummer. Datofelter og studiestatus Påbegyndt uddannelse er den dato, den studerende starter på uddannelsen, fx xx. Denne dato vil være uændret, uanset om den studerende har påbegyndt uddannelsen ved en anden institution og efterfølgende er flyttet. Når du skriver en dato (ddmmåå + Tab) i feltet, indsætter SIS som default samme dato i felterne Studiestart på institution og Studiestart på afdeling. Der kan efterfølgende være behov for at ændre de to sidste datoer, hvis der fx er tale om en overflytter fra en anden institution eller afdeling. 11

12 Studiestart på institution angiver, hvornår en studerende er startet på lige netop denne institution. Den vil typisk skulle ændres i forbindelse med overflytning fra en anden juridisk institution. OBS! Det er en meget central dato, da den indberettes til SU-systemet US2000, og dermed har betydning for den studerendes SU. Studiestart på afdeling bruges, hvis den studerende flytter internt fra én afdeling til en anden (samme juridiske institution, men forskellige afdelinger), så det fremgår, hvornår den studerende er startet på afdelingen. SU-datofelt. Dette felt er som udgangspunkt tomt. Hvis en studerende skal kunne søge SU fra en anden dato end den, der står i feltet Start på institution, skriver du datoen i feltet SU-datofelt. Det kan fx være aktuelt i forbindelse med genindskrivninger, eller hvis en studerende er berettiget til SU i sommerferien før start på en overbygning. Så vil Studiestart på institution typisk være xx, mens SU-datofelt sættes til xx. Så kan den studerende søge SU pr xx og få SU i sommerferien. Forventet afslutning. Denne dato sendes til SU, så det registreres, hvornår den studerende er færdig med sin uddannelse og SU en skal stoppes. Datoen kan rettes, hvis det bliver nødvendigt, fx i forbindelse med orlov eller ved omgængere. Hvis den studerende tildeles en ny aktuel studiestart, opdateres den forventede afslutning med datoen fra den valgte studiestart. Afgangsårsag. Når du udmelder en studerende, skal du indtaste en afgangsårsag. I SIS findes der fire centrale afgangsårsager, og institutionerne opretter lokale afgangsårsager knyttet til disse. Det er den centrale afgangsårsag, der er styrende for, hvad der sker efter afbruddet. Du kan se en liste over afgangsårsager i vinduet A623 Afgangsårsager. Det er meget vigtigt at få valgt den rigtige centrale afgangsårsag, da det bl.a. har betydning for den studerendes evt. SU. Husk at bruge den rigtige indskrivningsform til gæstestuderende, så de ikke danner en indberetning til SU, når de får registreret en afgangsårsag. Indskrivningsformer kan ses i Indberetningsinstruksen for professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner. Status: Her kan du se de studerendes studiestatus. Er de aktive, er de afbrudt eller afsluttet, er de på orlov, etc.. Hvis den studerende ikke har en aktiv gruppeplacering pr. d.d., er feltet tomt, selv om den studerende er i gang med en uddannelse. (Se mere i afsnittet om gruppeplacering af studerende.) Studiestart Aktuel studiestart og Oprindelig studiestart er ikke datofelter det er navngivne elementer, der er oprettet i skærmbilledet S113 Optag og studiestarter. Når du vælger en studiestart fra værdilisten og trykker Tab, nedarves data fra S113 Optag og studiestarter til S294 Studerende. (Forventet afslutning samt evt. lønnede praktikker og studienummer.) Se mere om S113 Optag og studiestarter nedenfor. Lønnet praktik Lønnet praktik: Felterne med lønnet praktik indeholder datoer for evt. lønnende praktikperioder med tilhørende fagindhold. Felterne bruges kun ved lønnet praktik, ulønnet praktik skal ikke registreres særskilt. Når du har valgt en aktuel studiestart, nedarves evt. lønnede praktikperioder fra vinduet S113 Optag og studiestarter. Hvis du senere ændrer i de lønnede praktikker i S294 Studerende for den enkelte studerende, brydes forbindelsen til S113 Optag og studiestarter, så fremtidige opdateringer i lønnede praktikker i S113 Optag og studiestarter slår ikke igennem hos denne studerende. Vær også opmærksom på, at rettelser i praktikperioder ikke slår igennem i US2000, der sendes kun oplysninger om lønnede praktikperioder i 12

13 forbindelse med indskrivningen. Rettelserne bliver sendt, men de kommer på kontrolliste og skal tilrettes i US2000. Evt. planlagte ændringer Planlagte ændringer. Disse felter er grå og kan ikke redigeres. De viser, hvis der ligger fremtidige ændringer på den studerende, fx orlov eller skift af uddannelse. Afgangsårsag. Når du udmelder en studerende, skal du indtaste en afgangsårsag. I SIS findes der fire centrale afgangsårsager, og institutionerne opretter lokale afgangsårsager knyttet til disse. Det er den centrale afgangsårsag, der er styrende for, hvad der sker efter afbruddet. Du kan se en liste over afgangsårsager i vinduet A623 Afgangsårsager. Status: Her kan du se de studerendes studiestatus. Er de aktive, er de afbrudt eller afsluttet, er de på orlov, etc.. Hvis den studerende ikke er tilmeldt en gruppe (og har en aktiv gruppeplacering), er feltet tomt, selv om den studerende er aktiv. Andet Indskrivningsform og Gæstetype. Defaultværdien i feltet Indskrivningsform er 1100 KOT-optagne, men det kan være en anden, der skal bruges, fx i forbindelse med gæstestuderende (Jf. feltet Gæstetype ). Du kan se en liste over indskrivningsformer i vinduet S167 Indskrivningsform og i Indberetningsinstruksen for professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner. UP og Talent. UP står for Uddannelsespålæg. Ved at sætte flueben i feltet kan du senere fremsøge studerende med uddannelsespålæg fra kommunen ved hjælp af søgefelterne øverst i vinduet. Talent bruges ved studerende, der har fulgt et fag ved en videregående uddannelse, mens de stadig gik på en ungdomsuddannelse. Ved at sætte flueben i feltet kan du senere fremsøge disse studerende ved hjælp af søgefelterne øverst i vinduet. Noter stud. og Noter pers. Felterne angiver, om der er knyttet noter til hhv. den studerende (knyttet til uddannelsen) og/eller personen (knyttet til cpr-nummer). Du kan åbne noterne ved at højreklikke i S294 Studerende og vælge Noter studerende eller Noter person. Rekvirent En rekvirent er en offentlig myndighed, der står for betalingen af undervisningen, fx et jobcenter. Rekvirenten registreres i vinduet S304 Rekvirenter for studerende, der bl.a. kan åbnes via højreklik-menuen i S294 Studerende. Se også denne SIS-vejledning. Uddannelsesordning, ordinær uddannelse I vinduet A877 Ordinære uddannelsesordninger kan du se de uddannelsesordninger, der findes i henhold til uddannelsesbekendtgørelserne. En uddannelsesordning er en officiel uddannelsesstruktur baseret på uddannelseskoder fra ministeriet. Uddannelsesordningerne sendes ud fra centralt hold, og de enkelte 13

14 institutioner kan herefter kopiere 2 dem og lave lokale tilpasninger. Til en uddannelsesordning på en ordinær uddannelse er der knyttet semestre, fagindhold og evt. betingelser for at få bevis for gennemført uddannelse. Du kan finde disse vinduer ved at højreklikke i A877 Ordinære uddannelsesordninger: A877a Semestre for uddannelsesordning S412 Fagindhold på uddannelsesordning S413 Betingelser på uddannelsesordning Navnet på en uddannelsesordning består af en institutionsaktivitet 3, en kode og en kort betegnelse, fx 129 PÆ14 Pædagog (Der er også en lang betegnelse, men den indgår ikke i navnet.) Institutionsaktivitet er et SIS-begreb, der dækker over de aktiviteter (= uddannelser), institutionen tilbyder. Institutionerne har forskellig praksis for håndtering af uddannelsesordninger, og flertallet af SIS- brugere kommer ikke til selv at oprette uddannelsesordninger. Men begrebet uddannelsesordning er meget centralt for registreringerne i SIS, og derfor nødvendigt at kende. Nederst i vinduet kan du se, om der er tale om en centralt eller lokalt oprettet uddannelsesordning. (C=Central, L=Lokal.) Optag og studiestart De studerende skal have tilknyttet en studiestart, jf. gennemgangen af vinduet S294 Studerende. 2 Hvis du får brug for at lave en kopi af en uddannelsesordning og tilrette lokalt, findes der et batchjob til det: S446 Uddannelsesordning kopier. 3 Institutionsaktivitet er et SIS-begreb, der dækker over de aktiviteter (= uddannelser), institutionen tilbyder. 14

15 Institutionerne opretter hver især optag og studiestarter i SIS, så de er klar til årets optag på ordinære uddannelser. Optaget peger på det år, de studerende er optaget, mens studiestarterne, der knyttes til optaget, kan navngives efter fx sommer- og vinterstart, fjernundervisning, og lignende. Det er noget, der besluttes centralt på institutionerne, som hver især udformer, hvordan de vil strukturere navngivningen. Oprettelse af studiestarter med forventet afslutningsdato og eventuelle lønnede praktikperioder åbner mulighed for mange automatiske opdateringer især i forhold til SU-indberetninger for studerende. Det er ikke sikkert at du kommer til at oprette optag og studiestarter, men det er nødvendigt at kende til begrebet studiestart, da det er centralt i SIS og dukker op i flere vinduer og batchjobs. S113 Optag og studiestart Grupper Når de studerende er optaget på en uddannelse og har fået tilknyttet en studiestart, kan de knyttes til en gruppe og derigennem de fagindhold, de skal følge. Når de studerende er placeret i en gruppe, er der mange funktioner, hvor du kan behandle alle studerende i en gruppe på én gang, i stedet for enkeltvis. Se fx følgende SIS-vejledninger om: Grupper Gruppeplaceringer Fagindhold på gruppe Opret en gruppe i vinduet A326 Grupper Når du opretter en gruppe i vinduet A326 Gruppe, skal du give den et unikt navn. Vær opmærksom på, at din institution har sin egen praksis for navngivning af grupper, som du skal følge. 15

16 En gruppe skal have en startdato og en slutdato. OBS! De studerende kan placeres på gruppen i enten hele eller dele af dens levetid (se illustration) Aktivitetsafdeling: Du skal have brugerrettigheder til den aktivitetsafdeling, du vælger ellers kan du ikke få lov at gemme. En gruppe har tilknyttet en uddannelsesordning, men den kan godt indeholde studerende fra forskellige uddannelsesordninger, hvis de fx følger fælles undervisningsforløb Institutionsafdeling: Dette felt hænger sammen med dine brugerrettigheder. Vær opmærksom på evt. at ændre defaultværdien, hvis du kan administrere på flere afdelinger eller hjælper en kollega. Når du har gemt gruppen (F10), kan du ikke ændre institutionsafdelingen. Udsnit af vinduet A326 Gruppe Når de studerende er optaget på en uddannelse og optræder i S294 Studerende, kan de knyttes til en gruppe (af studerende) og der igennem til de fag de skal følge. Udsnit af vinduet A700 Gruppeplacering Læg mærke til, at de studerende ikke nødvendigvis er gruppeplaceret i hele gruppens levetid : 16

17 Vær meget opmærksom på feltet Pr. dato. (Dato for søgning/optælling af holdplaceringer.) Det gælder ved søgninger og afgrænsninger generelt i SIS, at en forkert datoafgrænsning kan påvirke resultaterne, så der fx kommer 0 studerende ud af en søgning, fordi der ikke var nogen studerende med en aktiv gruppeplacering på Pr. datoen. Der er mange muligheder for at knytte studerende til grupper både med udgangspunkt i den studerende, med udgangspunkt i gruppen, vha. kopiering, batchjobs mm, fx: S236 Optagelse af KOT-ansøgere A705 Studerende med gruppeplaceringer De studerende kan gruppeplaceres i forbindelse med optageprocessen. Med udgangspunkt i den enkelte studerende kan du tilmelde den studerende én eller flere grupper. A700 Gruppeplaceringer Med udgangspunkt i en gruppe kan du tilmelde én eller flere studerende til gruppen. A718 Gruppevipning Du kan kopiere studerende fra én gruppe til en anden. (Det kaldes at vippe i SIS). Under Vip fra fremsøger du den gruppe, der skal vippes fra. Under Vip til fremsøger du den gruppe, der skal vippes til. Du kan vælge, om det er alle eller kun en del af de fremsøgte studerende, der skal vippes. A319 Aktivitetskopiering Du kan lave en kopi af en gruppe, inkl. fx fagindhold og noter. Fremsøg den gruppe, du vil kopiere. Skriv navne på en eller flere nye grupper, alt efter hvor mange kopier, du har brug for, og tryk på kopier-knappen. A715 Gruppeflytning Du kan flytte studerende fra én gruppe til en anden. Denne funktion egner sig bedst til parallelhold med samme fagindhold, fordi det kun er fagindhold, der findes på begge grupper, der kan knyttes til tilflytterne. S280 Opret STÅ- eller gruppeplaceringer Dette job kan du bruge til at oprette enten STÅ- eller gruppeplaceringer til en hel studiestart. OBS! Vær meget opmærksom på, at jobbet behandler alle studerende med den pågældende studiestart. Du kan ikke afgrænse på fx gruppe. Et par nyttige udskrifter S405 Deltagerliste A764 Deltagerliste detaljeret S022 Gruppeplaceringer for studerende Fagindhold på gruppe Ved at fremsøge gruppen i A335 Fagindhold på gruppe kan du sætte fagindhold på gruppen. Det er muligt at knytte mange fag til én gruppe, ligesom det samme fag kan være tilknyttet flere grupper. De studerende er automatisk tilmeldt til eksamen i de fagindhold, de følger. (Se også S427 Eksamenstilmeldinger. Mere om eksamenstilmelding og karakterlister senere.) Tilknytning af fagindhold er en forudsætning for at kunne udskrive karakterlister 17

18 Udsnit af A335 Fagindhold på gruppe Fagindhold Et fagindhold har et nummer på op til 10 cifre samt niveauangivelse. Et fagindhold skal have tilknyttet en eller flere resultatformer. Resultatformen er en pakke, der indeholder karakterskala, karaktertype og evalueringsform. A890 Fagindhold UVM-fag bruges kun ved uddannelser med eksamens-stå og på åben uddannelse 18

19 Vinduer med relation til grupper og fagindhold A326 Gruppe A335 Fagindhold på gruppe A700 Gruppeplacering A705 Studerende med gruppeplacering A890 Fagindhold A888 UVM-fag A915 Resultatformer S427 Tilmelding til eksamen Praktik Praktik kan være enten lønnet eller ulønnet. Ulønnet praktik håndteres ligesom alle andre fag i forhold til optjening af ECTS. Lønnet praktik skal derimod registreres særskilt for at sikre, at: den studerende ikke modtager SU under lønnet praktik ECTS optjent ved lønnet praktik ikke indgår i beregningen ifm. SU-studieaktivitetskontrol Du kan finde basisoplysninger om en studerendes praktikforløb ved at højreklikke i S294 Studerende, eller under punktet Studerende i menulinjen. Institutionerne har lokale arbejdsgange for registrering af praktik. Eksempel på registrering af lønnet praktik i S294 Studerende: De fagindhold, du kan vælge i værdilisten, er af typen PRAKP. Typen kan ses, hvis du søger fagindholdet frem i A890 Fagindhold. Evt. lønnede praktikker nedarves som udgangspunkt fra S113 Optag og studiestart, når den studerende indskrives og får tildelt en aktuel studiestart i vinduet S294 Studerende. Hvis du ændrer på praktikperioderne i S113 Optag og Studiestart, nedarves de nye praktikperioder til alle studerende med den pågældende studiestart. Hvis du ændrer en studerendes lønnede praktik manuelt i S294 Studerende, brydes forbindelsen til S113 Optag og Studiestart. Det betyder at fremtidige opdateringer i lønnede praktikker i S113 Optag og studiestart ikke slår igennem hos studerende, hvor der er rettet manuelt på den lønnede praktik i S294 Studerende. 19

20 Det er kun de lønnede praktikperioder, SIS indberetter i forbindelse med indskrivningen af de studerende, der lægger sig direkte ind i US2000. Rettelser i praktikperioder bliver sendt, men de kommer på kontrolliste og skal tilrettes i US2000. Vinduer med relation til praktik S417 Praktikperioder Oversigt og vedligehold af praktikperioder. For at knyttet et fagindhold til en praktikperiode, skal det fremgå af S412 Fagindhold på uddannelsesordning S073 Administrationsperioder Til oprettelse og vedligehold af praktikadministrationsperioder S077 Institutioner SIS register over institutioner (praktiksteder) se mere i næste afsnit S299 Praktikforløb for Viser hvilke praktikforløb, der er knyttet til en institution praktikinstitutioner S032 Praktikforløb Bruges til at oprette og vedligeholde praktikforløb (sammenknytning af studerende med en udbudt praktikplads) samt godkendelse af praktikforløb S420 Praktik for studerende Oversigt over en studerendes praktikforløb og mulighed for at oprette basale praktikforløb. Yderligere detaljer skal tilknyttes i S032 Praktikforløb S419 Masseopret praktikforløb Bruges til at oprette praktikforløb ved at knytte en gruppe af studerende direkte til praktikinstitutioner S028 Praktikpladser Bruges til oprettelse og vedligehold af praktikpladser S399 Godkendelse af Opdatering af eksisterende praktikforløb praktikforløb Der findes en række flettefiler og udtræk om praktik. I SIS kan du fremsøge jobbene i S500 Jobbestilling: Søg på %praktik% se, hvad der findes. På portalen kan du se mulighederne under kategorien Praktik. Institutioner SIS har sit eget institutionsregister, S077 Institutioner, hvor der er både centralt og lokalt oprettede institutioner. Den nuværende SIS-version har ikke integration til CVR-registret, derfor skal institutionerne vedligeholdes i databasen. De centralt oprettede institutioner er regioner, kommuner, myndigheder og uddannelsessteder. Lokalt kan institutionerne oprette fx praktiksteder og afdelinger under de centrale institutioner. Det er muligt at danne hierarkier med over- og underinstitutioner. En SIS-institution består af en juridisk institution og en eller flere afdelinger, hvor der udbydes undervisning. Nogle institutioner har kun én adresse, hvis de fx er samlet i en campus, andre har undervisning på flere forskellige adresser hvert sted har sit eget institutionsnummer, der er knyttet til den juridiske institution. Husk, at der kun må indskrives studerende på institutionens afdelinger aldrig på det juridiske nummer. Lokalt på institutionerne bruges oplysningerne i SIS til at understøtte administration af ansatte og studerende, ligesom det er en del af grundlaget for opsætning af brugerrettigheder i SIS. Institutionsnumrene er også i spil, når en studerende fx flytter fra én institution til en anden, i forhold til indberetninger til Ministeriet, STÅ-bidrag, m.m. 20

21 Hvis du har brug for at oprette en ny institution i S077 Institutioner, så start altid med at lave en søgning. På den måde undgår du, at I får oprettet samme institution flere gange. OBS! Ændringer til centralt oprettede institutioner kan ske gennem SIS-supporten. SIS-supporten kan dog ikke indsætte EAN-oplysninger, men netop dette felt kan institutionerne selv opdatere på de centralt oprettede institutioner. Eksamen, karakterer og merit Tilmelding til eksamen De studerende bliver automatisk tilmeldt eksamen i de fagindhold, der er knyttet til deres gruppeplacering(er). Det kan du se i vinduet S427 Tilmelding til eksamen: S427 Tilmelding til eksamen OBS! Vær opmærksom på, at evt. titler og bemærkninger til bevis skal skrives i S427 Tilmelding til eksamen inden du registrerer karakterer. Ellers er du nødt til at indtaste dem individuelt på hver enkelt studerende i A471 Registrering af karakter/merit på studerende. Nogle institutioner håndterer eksamener og resultater via et tredjepartssystem, fx WISEflow. Det ligger ud over denne vejledning at komme ind på opsætninger og funktionalitet i tredjepartssystemer. Registrering af karakterer og meritter Karakterer kan registreres på en gruppe på baggrund af en karakterliste i vinduet A470 Registrering af karakterer/gruppe, eller de kan registreres individuelt for den enkelte studerende i A471 Registrering af karakter/merit pr studerende. 21

22 De fagindhold, de studerende går til eksamen i, skal have tilknyttet en eller flere resultatformer, for at der kan gives en bedømmelse. (Resultatform fremgår af vinduet A890 Fagindhold) A470 Registrering af karakterer/gruppe og A473 Karakterliste, kontrolsum Her kan du registrere karakterer for en gruppe på baggrund af karakterlister. Det er ikke sikkert, du har brug for karakterlister, hvis din institution bruger WISEflow. Tjek institutionens interne arbejdsgange. 22

23 A471 Registrering af karakter/merit pr studerende Feltet Bevistype i blokken Meritoplysninger skal matche S412 Fagindhold på uddannelsesordning. OBS! Korrekt registrering af merit er en forudsætning for, at SU-aktivitetskontrollen tæller korrekt antal ECTS. Derfor må du ikke registrere merit som en karakter eller bruge karakterværdien M. (Værdien M er af samme årsag fjernet fra de centralt oprettede karakterskalaer.) Der skelnes mellem merit og meritkarakter: Ren merit er godkendelse af et godkendt forløb, karaktermerit er registrering af en karakter i et bestået fagindhold, der gives merit for. Se også denne SIS-vejledning om registrering af karakter/merit. Vinduer og batchjobs med relation til eksamen, karakterer og merit S427 Tilmelding til eksamen A466 Karakterliste A467 Genudskriv karakterliste A470 Registrering af karakterer/gruppe A477 Karakterer og meritter (oversigtsvindue over den studerendes registrerede karakterer og meritter) A473 Karakterliste, kontrolsum (åbner automatisk i forbindelse med A470) 23

24 A471 Registrering af karakter/merit pr studerende S407 Resultatudskrift Bevis SIS leverer en flettefil med oplysninger til bevis: S414 Flettefil til bevis. Det er herefter op til institutionerne at vælge, hvordan de vil bruge flettefilen til at udskrive et bevis. Enkelte institutioner bruger Wordskabeloner, men de fleste har et system til udskrift af beviser, typisk SIS-institutionernes Fælles Bevissystem eller Uddata. Disse systemer kommunikerer med SIS, men de er ikke en del af SIS, og derfor kan du ikke finde hjælp til dem i SIS-vejledningerne. Du er altid velkommen til at kontakte SIS-supporten, men forbered dig på, at du i en del tilfælde vil blive henvist videre til din institutions interne vejledninger eller leverandøren af bevissystemet. Flytning af studerende (ekstern flytning) Når vi taler om flytning i SIS, menes en ekstern flytning, hvor en studerende flytter mellem to juridiske institutioner, dvs. den studerende flytter fra institution A til institution B. Her skal du bruge flyttejobbene i SIS til at afsende og modtage studerende. Den afgivende institution kan sende data som fx karakteroplysninger med, som så skal registreres på den modtagende institution. Det kræver lidt koordinering mellem institutionerne, så den studerende afmeldes og tilmeldes til korrekt tid. Der må ikke være overlap, så den studerende står registreret som aktiv på samme uddannelse på to uddannelsessteder. Vær opmærksom på, at den studerende skal søge SU igen via MinSU. Se også SIS-vejledning om flytninger. Afsenderinstitution, centrale SIS-vinduer om ekstern flytning A216 Flytning af studerende, afsendelse: Bruges af afsenderinstitutionen til at angive, hvilken studerende der skal flytte hvornår og hvorhen. Kan også bruges til at eftersende studenterdata. S520 Overvågning af dataafsendelse: Bruges til tjek af om dataafsendelsen er OK S294 Studerende: Bruges af afsenderinstitutionen til at afmelde på flyttedagen. indsæt afgangsårsag og dato Modtagerinstitution, centrale vinduer om ekstern flytning A091 Advisering: Advisering om tilflytning af studerende. Skal sættes op i SIS, så rette vedkommende får adviseringen A220 Oversigt over flytning af studerende, modtagne: Oversigt over flytninger, der er sendt til din institution. Bruges til at oprette, opdater eller evt. slette modtagne studerende. Her findes funktionen Opret studerende. Kontroller overførte data (fx karakterer, noter, og merit) og tilret evt. 24

25 Skift af institutionsafdeling (intern flytning) Skift af institutionsafdeling er en intern flytning mellem to afdelinger under samme juridiske institution fx hvis en studerende flytter fra Institution A s afdeling i Søby til samme institutions afdeling i Bjergby. Du kan enten foretage skiftet direkte i S294 Studerende for en enkelt studerende, eller du kan bruge vinduet A599 Interne skift m.v. (faneblad 1) og flytte flere studerende på én gang. Ved intern flytning behøver den studerende normalt ikke at søge SU igen, så længe det er samme uddannelse. Den medarbejder, der afsender den studerende udfylder de oplysninger, denne har til rådighed (typisk dato for skiftet og den nye institutionsafdeling). Den medarbejder, der skal modtage den studerende, søger herefter den studerende frem i A599 Interne skift mv. (brug ikke søgekriteriet Inst.afd. ) og udfylder øvrige relevante oplysninger (typisk ny udd.ord., ny aktuel studiestart mm.) Hvis du fortryder et planlagt skift, kan du annullere det med knappen Fortryd fremtidigt skift i vinduet S392 Historik og fremtidige ændringer for studerende. Afsenderafdeling, centrale vinduer i forbindelse med intern flytning A599 Interne skift m.v. (faneblad 1) S392 Historik og fremtidige ændringer for studerende S006 STÅ-indberetning, ordinær uddannelse - Vær OBS! på indberetning af STÅ ifm. flytningen Modtagerafdeling, centrale vinduer i forbindelse med intern flytning A599 Interne skift m.v. (faneblad 1) S294 Studerende - Tilretning af Institutionsafdeling, Studiestart på afdeling og evt. ny aktuel studiestart S293 Historik og fremtidige ændringer for studerende - Her vises planlagte/fremtidige skift af institutionsafdeling A471 Registrering af karakter/studerende - Evt. tilretning af karakterer til beviset Skift af uddannelsesordning Hvis en studerende skal skifte uddannelsesordning i betydningen skift mellem uddannelsesordninger med samme institutionsaktivitet (tallet først i betegnelsen på uddannelsesordningen), kan du lave skiftet i vinduet A599 Interne skift m.v.. 1. Vælg faneblad 1 2. Fremsøg den/de relevante studerende øverst i skærmbilledet 3. De studerende hopper herefter ned i bunden af billedet til listen over studerende, der skal skifte 4. Udfyld feltet Pr. dato, udfyld den nye uddannelsesordning og evt. ny aktuel studiestart 25

26 5. Du kan vælge, om du vil afslutte aktuelle gruppe- og STÅ-placeringer. (De studerende forsvinder ikke fra deres tidligere grupper, men de får en afslutningsdato på gruppeplaceringen. Godkendte STÅ-placeringer forbliver også, som de er. Det er kun de ikke-påbegyndte placeringer, der forsvinder). 6. Du kan vælge, om du vil bevare den studerendes studienummer eller danne et nyt ud fra en evt. ny aktuel studiestart. OBS! Du kan kun bevare studienummeret, hvis skiftet sker pr dags dato. 7. Du kan tilføje nye lønnede praktikperioder 8. Du kan indsætte ny primærgruppe 9. Når du er færdig med at udfylde felterne, trykker du på knappen Skift Du kan skifte institutionsafdeling i samme arbejdsgang (A). A599 Interne skift mv. (faneblad 1) Orlov Når en studerende går på orlov, skal du udfylde en orlovsårsag. Ministeriet har tre centrale orlovsårsager: O Orlov (stopper SU) S Studiefri (stopper SU) L Lovlig studieinaktivitet (stopper ikke SU) Institutionerne har deres egne lokale orlovsårsager knyttet til de centrale orlovsårsager. Det er altid den centrale årsag, der styrer, hvad der sker i forhold til den studerendes SU. Se evt. tema-vejledning om orlov og studieinaktive perioder. 26

27 Hvis orloven oprettes pr dags dato, slår ændringen igennem med det samme. Hvis orloven ligger ude i fremtiden, lægger den sig i venteposition og danner først en hændelse til SU, når datoen for skiftet er nået. Planlagte studiefri perioder kan ses nederst i højre hjørne af S294 Studerende samt i S392 Historik og fremtidige ændringer for studerende, som kan åbnes ved at højreklikke i S294 Studerende eller via punktet Studerende i menulinjen.) Når du opretter orloven, skal du også tage stilling til, om du vil afbryde fremtidige gruppe- og STÅplaceringer, eller om de bare skal køre videre, til den studerende kommer tilbage fra orlov. En god måde at holde styr på de studerende, der er på orlov, er ved at oprette en orlovsgruppe (i A326 Grupper). Orlovsgruppen skal have en lang periode, fx Så har du overblik over, hvilke studerende, der aktuelt er på orlov, og du kan få dem ud i udskrifter og flettefiler og understøtte andre arbejdsgange og fx sikre, at de pågældende studerende stadig har adgang til elevintranettet imens de har orlov. Vinduer med relation til orlov S001 Orlov og studieinaktive perioder for studerende S294 Studerende S392 Historik og fremtidige ændringer for studerende Afmelding og teknisk studieskift 27

28 Når en studerende afslutter eller afbryder sin uddannelse, skal du vælge en afgangsårsag. Der findes fire centrale afgangsårsager i SIS, og institutionerne opretter lokale afgangsårsager, der er knyttet til de centrale afgangsårsager: 1. Afsluttet o Denne afgangsårsag bruges, når den studerende har fuldført hele sin uddannelse. SUudbetalingen stopper. 2. Afbrudt o Denne afgangsårsag benyttes, hvis den studerende afbryder sin uddannelse før tid. SUudbetalingen stopper. 3. Ikke påbegyndt o Denne afgangsårsag bruges, hvis den studerende ikke er mødt op på uddannelsen. Hvis den studerende har modtaget SU for den første måned, medfører det et tilbagebetalingskrav. 4. Teknisk studieskift o Denne afgangsårsag bruges, når en studerende skifter fra én version af en uddannelse til en anden med forskellig institutionsaktivitet men samme SU-retningskode typisk, hvis der kommer en ny bekendtgørelse, der medfører en ny studieordning, der er meget anderledes end den tidligere. Denne afgangsårsag sender ingen indberetning til SU, fordi SUretningskoden er uændret. For SU er der tale om den samme uddannelse, så den studerendes SU bliver ikke berørt. Du kan søge på uddannelses- og retningskoder i vinduet A870 Institutionsaktiviteter, jf. illustration af uddannelser med forskellig institutionsaktivitet men samme SU-retningskode: Du kan foretage et teknisk studieskift for en enkelt studerende i S294 Studerende, eller du kan skifte for en eller flere studerende i A599 Interne skift mv, faneblad 2. OBS! Hvis du arbejder med maritime uddannelser, skal du være særligt opmærksom på afgangsårsag 4 Teknisk studieskift pga. uddannelsernes særlige opbygning. Vinduer med relation til afmelding S294 Studerende - afmeld en enkelt studerende A600 Afgangsmelding - afmeld en gruppe studerende A870 Institutionsaktiviteter - oversigt over institutionsaktiviteter, SU-retningskoder, etc. 28

29 SU-aktivitetskontrol Dine registreringer i SIS danner basis for SU-aktivitetskontrol, der holder øje med, om der er studerende, der er kommet så langt bagud i studiet, at deres SU bliver stoppet. Fremdriften måles i optjente ECTS, og beregningen af den studerendes fremdrift kan ses i vinduet S480 SU-aktivitetskontrol. Du skal behandle de studerende lidt forskelligt, alt efter om de følger de gamle eller de nye regler for aktivitetskontrol: Studerende, der er optaget på studiet før 1. juli 2016 følger gamle regler, dvs. de må være max 12 mdr. forsinket. De kontrolleres løbende og indberettes manuelt til US2000 fra vinduet S480 SUaktivitetskontrol. Studerende, der er optaget på studiet efter 1. juli 2016 følger nye regler, dvs. de må være max 6 mdr. forsinket. De indberettes automatisk til US2000, så der skal du ikke trykke på noget i S480 SUaktivitetskontrol. Hvis du har rettelser til den beregning, du kan se i S480, så lav så vidt muligt rettelserne i SIS. Så bliver de automatisk indberettet til US2000. S480 SU-aktivitetskontrol Knap til at fremsøge studerende med ikkeplaceret merit Vinduer med relation til SU-administration S470 SU-hændelser - overblik og status på afsendte indberetninger fra SIS til US2000 S480 SU-aktivitetskontrol 29

30 Husk at kun fagindhold, der står i S412 Fagindhold på uddannelsesordning, tæller med i beregningen af studieaktivitet. STÅ-indberetninger Semester-STÅ De fleste uddannelser har semester-stå, og dermed skal der oprettes STÅ-perioder i SIS. Semester-STÅ udløses, når den studerende får godkendt sin studieaktivitet for et semester. Du kan se indberetningsmetoden i vinduet A870 Institutionsaktiviteter. A870 Institutionsaktiviteter I SIS oprettes STÅ-perioder, som de studerende placeres på (STÅ-placeringer). Oprettelse af STÅ-perioder og STÅ-placeringer minder meget om at oprette grupper og tilknytte studerende. Der er dog ingen forbindelse mellem grupper og STÅ-perioder. Når en studerende har fået godkendt en STÅ-periode, skal den studieadministrative medarbejder godkende placeringen. Det gøres i vinduet S005 STÅ-periode med studerende, ved at sætte G for godkendt ud for hver enkelt studerende. Det er ikke muligt at masse-godkende studerende, da det er et krav fra ministeriet, at institutionerne skal forholde sig til hver enkelt studerende. Hvis bedømmelsesdato og medarbejder på flere STÅ-placeringer skal udfyldes med de samme værdier, kan du med fordel bruge felterne til Masseredigering. Når de to felter (Bedømmelsesdato og Medarbejder) er udfyldt i blokken Masseredigering, vil disse værdier blive kopieret ned på en STÅ-placering, når feltet status på STÅplaceringen udfyldes. Hvis bedømmelsesdato eller medarbejder allerede er udfyldt på en STÅ-placering, kopieres værdierne ikke. Du kan også bruge funktionstasten F3, der kopierer feltindholdet til feltet nedenunder. 30

31 Først køres kladdeindberetninger til egenkontrol af data. Når de er ok, kan institutionen sende den endelige indberetning til ministeriet. Det kræver særlige rettigheder i SIS at sende en indberetning, og de enkelte institutioner har egne arbejdsgange for, hvem der har ansvar for at indsende indberetningerne. Centrale SIS-vinduer og jobs i forbindelse med STÅ-indberetning af ordinær uddannelse S280 Opret STÅ- eller gruppeplaceringer A719 Vipning af STÅ-periode S006 STÅ-indberetning for ordinær uddannelse A512 Indberetningskladder S184 STÅ for ordinær uddannelse kladde S007 Semestermerit S229 Revisionsudskrift Dette job kan du bruge til at oprette enten STÅ- eller gruppeplaceringer til en hel studiestart. OBS! Vær meget opmærksom på, at jobbet behandler alle studerende med den pågældende studiestart. Du kan ikke afgrænse på fx gruppe. Du bør derfor kun bruge jobbet til at placere de studerende på første STÅ-periode. Derefter vipper du de studerende til næste STÅ-periode med A719 Vipning af STÅ-periode. Bruges til at placere en række studerende på en ny STÅ-periode, når de i forvejen følger en STÅ-periode sammen. Her kan du vælge, hvilke studerende, der skal vippes videre til næste STÅ-periode. Batchjob til indberetning, hhv. kladder og endelige indberetninger Her kan du fremsøge liste over de kladder, der er oprettet i S006 STÅindberetning for ordinær uddannelse Viser indholdet af de enkelte kladder en slags A512 Indberetningskladder med indhold Her kan du give merit for hele eller dele af et semester (evt. nedskrivning af merit). OBS! Vær opmærksom på, at hvis meritten skal fremgå af den studerendes eksamensbevis, skal du også registrere meritten i A471 Registrering af karakter/studerende. Udskriften viser forskellen mellem oplysninger i tidligere endelige indberetninger og oplysninger, der ville blive indberettet, hvis indberetningen blev foretaget på det nuværende grundlag. Se mere om indberetning af ordinær uddannelse (semester-stå) på ufm.dk/sis/vejledninger: Tjekliste for STÅ-indberetninger (semester-stå) SIS vejledende indberetningskalender Tjekliste for eksamens-stå 31

32 Vær opmærksom på, at der findes en særskilt vejledning for de maritime uddannelser. Du kan finde den gældende udgave af Indberetningsinstruks for Professionshøjskoler, erhvervsakademier og maritime uddannelsesinstitutioner samt Takstkataloget på ufm.dk. Eksamens-STÅ Eksamens-STÅ udløses, når den studerende består en eksamen. Det er derfor ikke nødvendigt at oprette STÅ-perioder og STÅ-placere studerende, når der er tale om uddannelser med eksamens-stå. Udskrifter og flettefiler Udskrifter og flettefiler (batchjobs) bestilles i vinduet S500 Jobbestilling. Nogle jobs udfører handlinger i SIS, andre danner pdf er eller.csv-filer, du kan udskrive eller arbejde videre med i Excel. Jobbestilling Du kan åbne S500 Jobbestilling på flere måder: Tryk på knappen på forsiden af SIS Brug menulinjen Brug hurtighop (Ctrl + H) og skriv enten S500 for at åbne vinduet S500 Jobbestilling eller nummeret på det konkrete job, fx S414, som åbner S414 Flettefil til bevis eller I S500 Jobbestilling kan du fremsøge jobbet på enten modulnummer, fx: S414 Flettefil til bevis, eller på hele eller dele af navnet, fx: %lettefil%. For at køre et batchjob fra S500 Jobbestilling trykker du først på knappen Redigér. Så udfylder du afgrænsningerne og trykker Bestil. Afgrænsningerne er helt centrale for at du får det ønskede resultat. Du kan se mere om de enkelte afgrænsningsmuligheder i SIS-online-hjælpen (F1), og der er også hjælp at hente i vejledningerne. Se fx dette eksempel på en FAQ om karakterlister, som giver en fornemmelse af nogle vigtige opmærksomhedspunkter i forhold til bestilling af batchjobs. 32

33 S500 Jobbestilling Jobovervågning Når jobbet er kørt, kan du se det i A103 Jobovervågning. Status Færdig jobbet er afviklet. Du kan åbne loggen og tjekke, at det er kørt korrekt. Status Se log - åbn loggen ved at trykke på knappen Se log. Her står oplysninger, der kan være meddelelser eller hints til problemløsning. Status Afvikles jobbet er i gang Status Afviklbar jobbet er sat til afvikling, men endnu ikke gået i gang. Status Fejlet jobbet er fejlet under kørslen Der er derudover andre statusmeddelelser, der hænger sammen med jobbets opgave, fx kan et udskriftsjob have status Udskrift tom. 33

34 A103 Jobovervågning SIS-Portalen Ud over udskrifter og flettefiler fra SIS kan du bruge SIS-portalen til at trække data fra SIS. SIS-portalen indeholder en række standardudtræk fra SIS, som du kan arbejde videre med i Excel. Udtrækkene kan fx bruges til overblik, (egen)kontrol og statistikker. Adgang til de enkelte udtræk følger brugerrettighederne i SIS. Du kan logge på SIS-portalen med din SIS bruger på Hjemmesiden UFM.dk/sis På ufm.dk/sis kan du blandt andet: Tilmelde dig SIS nyhedsbrev Logge på SIS-portalen SIS vejledninger Finde kontaktoplysninger til SIS-supporten, så du kan oprette supportsager via supportformularen 34