R E F E R A T. Medicinsk Konferencerum, Medicinsk Lægegang, Holstebro.

Transkript

1 R E F E R A T Emne: Ordinært -møde. Tid: Tirsdag den 27. november 2018, kl Sted: Medicinsk Konferencerum, Medicinsk Lægegang, Holstebro. Til stede: Anne-Merete Andreasen, Johanne Kolind Bech (suppleant), Mona Bank Olesen, Bodil Overgaard, Nikolai Hoffmann-Petersen, Annette Porup, Lisbeth Poulsen, Ingrid Thomsen, Else Trabjerg (suppleant) og Bente Vig. Afbud: Maja Grønbæk Andersen, Henny Færge og Esben Næser. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Valg af ordstyrer. 2. Godkendelse af dagsorden for mødet den Godkendelse af referat af mødet den Arbejdstilsynets påbud: stor arbejdsmængde og tidspres for lægesekretærerne i Medicinsk Afdeling Herning orientering fra opstartsmøde med ekstern rådgiver den Orientering fra Afdelingsledelsen: Økonomi. Ansættelsesproces sekretariatsledere. Vagtomlægning for lægerne pr Overordnet drøftelse af håndtering af sygefravær. 7. Personalesituationen. Fast punkt. 8. Arbejdsmiljøgruppernes struktur forud for valg drøftelse. 9. 's årlige arbejdsmiljødrøftelse. 10. DNV-status. Fast punkt. 11. Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen. 12. Eventuelt. Ad 1 Valg af ordstyrer. Lisbeth Poulsen blev valgt til dagens ordstyrer. Ad 2 Godkendelse af dagsorden for mødet den Tilføjelse af punkt til drøftelse under dagsordenens punkt 9: to arbejdsmiljøsager fra Medicinsk Afdeling Herning. Herefter blev dagsordenen godkendt

2 Ad 3 Godkendelse af referat af mødet den Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad 4 Arbejdstilsynets påbud: stor arbejdsmængde og tidspres for lægesekretærerne i Medicinsk Afdeling Herning orientering fra opstartsmøde med ekstern rådgiver den Bilag: påbud. I forbindelse med Arbejdstilsynets besøg i Medicinsk Afdeling Herning den blev der afgivet et påbud til afdelingen om at forebygge, at stor arbejdsmængde og tidspres forringer lægesekretærernes sundhed. Påbuddet skal være efterkommet senest den , og som led i påbuddet har Arbejdstilsynet meddelt, at der skal tilknyttes en ekstern rådgiver i processen. Den har der været afholdt opstartsmøde med de eksterne rådgivere, som er to psykologer fra arbejdsmiljøorganisationen i Region Midtjylland. Forud for opstartsmødet havde TRIO-gruppen for lægesekretærerne i Herning udarbejdet et oplæg til en handleplan, som også skitserede allerede iværksatte tiltag siden Arbejdstilsynets besøg i juni måned. På opstartsmødet blev det aftalt, at de to psykologer skal studere arbejdsgange, og det skal kortlægges, hvorfor bunkerne opstår (ved at skrive i bund i et område og herefter observere tæt, hvorfor der kommer nye bunker). Næste møde med rådgiverne er aftalt til den ; her skal bl.a. drøftes, hvordan lægernes arbejdstilrettelæggelse har indflydelse på lægesekretærernes arbejdsopgaver. I den sammenhæng informerede Afdelingsledelsen om, at der med virkning fra sker en ændring af lægernes arbejdstilrettelæggelse med bl.a. højere grad af faste ambulatoriedage og mere speciallægetilstedeværelse i dagtid, hvilket forventes at få en positiv indvirkning også på lægesekretærernes arbejdsopgaver. På opstartsmødet blev det også drøftet, at tidspres og arbejdsmængde måske er gældende vilkår, men at det så i givet fald er meget vigtigt, at vilkår og forventninger bliver klart udmeldt fra Afdelingsledelsens side. Afslutningsvist fremhævede Afdelingsledelsen hjælpsomhedskulturen blandt lægesekretærerne på de to matrikler, og at man i kølvandet på påbuddet er "rykket sammen i bussen" det har været en positiv oplevelse. Ad 5 Orientering fra Afdelingsledelsen: Økonomi. Bilag: økonomistatus og prognose januar-oktober Ved udgangen af oktober var der et samlet overforbrug på 2,3 mio. kr. og en prognose på balance ved årets udgang. Afdelingsledelsen udtrykte meget stor tilfredshed med årets resultat. I samarbejde med Økonomi gennemgår Afdelingsledelsen i øjeblikket enkelte særligt udgiftstunge områder, hvor driftsudgifterne har været en del højere end budgetteret

3 Afdelingsledelsen orienterede om, at der frem mod Gødstrup forventes en stor udgift til udskiftning af IT-udstyr, hvor stationære pc'ere for en stor dels vedkommende vil blive udskiftet med bærbare. Ansættelsesproces sekretariatsledere. Som bekendt er der på HEV-plan en proces i gang med ansættelse af et antal sekretariatsledere iht. den nye struktur for løsning af sekretariatsopgaverne i Gødstrup. Fra Medicinsk Afdeling deltager ledende oversygeplejerske Bodil Overgaard og lægesekretær og TR Annette Porup i ansættelsesudvalget. Samtaler til samtlige stillinger finder sted den 19. og Vagtomlægning for lægerne i Herning pr Med virkning fra sker der en omlægning af vagtstrukturen for de medicinske læger i Herning: Etablering af et døgndækket forvagtslag. Der vil være medicinsk bagvagtsdækning frem til kl , hvorefter bagvagtsfunktionen deles med Hjertesygdomme frem til kl Den medicinske bagvagtsfunktion varetages af 5. års HU-læger og afdelingslæger. Funktionen som speciallæge i tilstedeværelsesvagt ophører. I den medicinske bagvagtsfunktion ligger en meget stor samarbejdsflade med Akutafdelingen og en form for gatekeeper-funktion ind i Medicinsk Afdeling, hvilket er drøftet og aftalt med Afdelingsledelsen i Akutafdelingen. Overdragelse af patienterne fra Akutafdelingen til Medicinsk Sengeafsnit er et fokusområde, og i tiden frem mod Gødstrup, hvor patienterne kun skal have ophold få timer i Akutafdelingen, arbejdes der frem mod en samarbejdsmodel, hvor overdragelse kan ske hele døgnet. Ledende overlæge Nikolai Hoffmann-Petersen fremhævede, at den ændrede vagtstruktur ud over at styrke vagtfunktionen med et forvagtslag også vil betyde mere tilstedeværelse af speciallæger i dagtid til gavn for afvikling af stuegangsfunktion, ambulatoriedrift og ikke mindst øget supervisering. Fra Yngre Lægers side blev der udtrykt bekymring for manglende speciallægetilstedeværelse i weekender. Afdelingsledelsen anerkendte bekymringen og gav udtryk for, at det må vurderes løbende, om noget skal ændres. Under dette punkt orienterede Afdelingsledelsen ligeledes om, at der også med virkning fra vil være udvidet sekretærdækning i Medicinsk Afdeling. På hverdage vil der være sekretærdækning fra kl og i weekender og på helligdage fra kl Dækningen ud over normal arbejdstid på hverdage vil foregå som fælles dækning mellem de to matrikler

4 Ad 6 Overordnet drøftelse af håndtering af sygefravær. Bilag: e-dok retningslinjerne og vedr. sygefravær. Fra medarbejderside ønskes drøftet håndtering af sygefravær i afdelingen. Det opleves af og til, at sygefravær håndteres forskelligt fra afsnit til afsnit. Der udspandt sig en drøftelse, hvor man nåede frem til, at en forskellig håndtering ikke helt kan undgås, når der samtidig skal tages individuelle hensyn. I Medicinsk Afdeling er der tidligere i -regi udarbejdet en afdelingsspecifik retningslinje for håndtering af sygefravær e.dok som er med udgangspunkt i HEV's sygefraværspolitik ( ) men mere detaljeret og tilpasset Medicinsk Afdeling. Det blev påpeget, at der på enkelte områder er uoverensstemmelse mellem de to retningslinjer, og derfor blev det besluttet, at Bodil Overgaard og FTR Lisbeth Poulsen (-formandsskabet) gennemgår begge retningslinjer med henblik på en tilpasning. Efterskrift: formandsskabet har besluttet, at Medicinsk Afdelings retningslinje annulleres, og at HEV's sygefraværspolitik bliver gældende i Medicinsk Afdeling. Der opfordres til, at emnet dagsordensættes på kommende personalemøder i alle faggrupper, således at det sikres, at alle medarbejdere er orienteret om denne ændring. Ad 8 Personalesituationen. Fast punkt. På lægeområdet er følgende ansat i afdelingen: Frank Holden Mose er pr ansat som afdelingslæge inden for nefrologi. Peter Buur van Kooten Niekerk er pr ansat som afdelingslæge inden for hæmatologi. Klaus Leth Mortensen er pr ansat som afdelingslæge inden for infektionsmedicin. Endvidere er det besluttet, at der med fast kadence er opslag til introduktionslægestillinger, og ved første opslag har der været rigtigt god søgning til afdelingen. Inden for specialerne lungemedicin, gastroenterologi og reumatologi er vi udfordret på speciallægekapaciteten, men Nikolai Hoffmann-Petersen udtrykte, at fremtiden ser lys ud i forhold til rekruttering. Afdelingsledelsen udtrykte også her stor ros for hjælpsomhedskulturen specialerne imellem. Ad 8 Arbejdsmiljøgruppernes struktur forud for valg. Bilag: Mail fra Maj-Britt Stobberup af samt oversigt over arbejdsmiljøgrupperne i Medicinsk Afdeling. -formandsskabet er forud for det kommende valg til arbejdsmiljøgrupperne blevet opfordret til at kigge på den nuværende struktur

5 Et enkelt afsnit har udtrykt ønske om yderligere en arbejdsmiljørepræsentant, hvilket dog ikke kan imødekommes med baggrund i, at andre afsnit formentlig oplever samme behov afvisning af ønsket skal ses i sammenhæng med, at Hospitalsledelsen opfodrer til sammenlægning/deling af nøglefunktioner, hvor det er muligt. Således vil en udvidelse af antallet af arbejdsmiljørepræsentanter gå i modsat retning af Hospitalsledelsens opfordring. Konklusionen bliver, at vi fastholder nuværende antal arbejdsmiljøgrupper. Når vi kommer til Gødstrup og frem mod næste valg, må det vurderes, om der skal ske ændringer i strukturen. Bodil Overgaard forespurgte til, hvordan TRIO-grupperne fungerer rundt i afsnittene. Der var lutter positive tilbagemeldinger fraset hos lægesekretærerne i Holstebro, hvor TRIO-gruppen ikke rigtigt er i gang efter hensigten, hvilket der formentlig bliver rettet op på, når en sekretariatsleder er på plads. Ad 9 's årlige arbejdsmiljødrøftelse. Bilag: mail fra Maj-Britt Stobberup af HMU har besluttet, at der i 2019 skal være fokus på følgende to emner: Fortsat fokus på tiltag, der er gennemført og igangsat som følge af øget fokus på sygefravær og ulykker i skal derfor løbende i 2019: følge udviklingen i arbejdsulykker og sygefravær. sikre understøttelse af igangsatte initiativer. beslutte, hvordan der fortsat skal arbejdes med lokal fokus på forebyggelse og nedbringelse af arbejdsulykker og sygefravær. TRIO-gruppernes fokus på arbejdsmiljø og trivsel på vej mod Gødstrup før, under, efter flytteprocessen. skal derfor løbende i 2019: drøfte, hvordan arbejdsmiljøet gennem TRIO-gruppen involveres i den lokale planlægning af flytteprocessen. Under dette punkt fremlagde arbejdsmiljørepræsentant Annette Porup to arbejdsmiljømæssige problemstillinger fra Herning: Samarbejdet med Psykiatrien slider på personalet i MSA. Lægerne forventes at bruge egen mobiltelefon i arbejdstiden, hvilket bl.a. medfører opkald, når lægen har fri. Samarbejdet med Psykiatrien: Personale fra MSA kaldes ofte i Psykiatrien til f.eks. anlæggelse af venflon, i.v. behandling, kateteranlæggelse og blærescanning. Det opleves som yderligere forstyrrelser i en i forvejen travl hverdag. Afdelingsledelsen er opmærksom på problemet, og aktuelt er der fokus på at få patienter, der overflyttes til Psykiatrien, hurtigt på peroral behandling i stedet for i.v. Bodil Overgaard vil i samarbejde med afdelingssygeplejerske Helle Hindkjær Østergaard i MSA kigge på omfanget af tilkald til Psykiatrien, ligesom - 5 -

6 Afdelingsledelsen vil bringe emnerne op på næste samarbejdsmøde med Psykiatrien. Lægerne forventes at bruge egen mobiltelefon i arbejdstiden, hvilket bl.a. medfører opkald, når lægen har fri: Af bagsiden af vagtskemaet fremgår lægernes private mobiltelefonnummer, og det opleves, at lægerne bliver ringet op omkring patientspecifikke problemstillinger, når de har fri. Afdelingsledelsen anerkendte problemet og opfordrede til bedre telefonkultur personalet imellem; altså at orientere sig om, hvorvidt lægen har fri før et evt. opkald; overveje, om den specifikke problemstilling kan løses ved kontakt til f.eks. stuegangsgående speciallæge. I forhold til bagsiden af vagtskemaet er det vigtigt, at lægens private telefonnummer fremgår heraf af hensyn til tilkald ved sygdom o.lign. Ad 10 DNV-status. Fast punkt. Afdelingsledelsen orienterede om, at de nu har haft lejlighed til at blive vist rundt i Gødstrup, hvilket har været en positiv oplevelse. Frem mod indflytningen skal der bl.a. være fokus på at overveje og afprøve, hvordan vi håndterer brugsretten og udnyttelse af ambulatorierummene, for det ser ud til, at vi rent faktisk har tilstrækkeligt med plads i Gødstrup. Ad 11 Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen. Der henvises til referat af seneste HMU-møde den med fokus på punkterne: At få fortalt de gode historier om vores arbejdsplads HMU's temadøgn. Implementering af nyt løn- og vagtplansystem. Forskningsprojekt med bl.a. spørgeskema til alle medarbejdere forud for flytning til Gødstrup: "Undersøgelse af psykosocialt arbejdsmiljø, arbejdskvalitet samt klinisk kvalitet på regionshospitalerne i Holstebro og Herning før, under og efter udflytningen til Regionshospitalet Gødstrup". Kun juletræer på udvalgte steder. Hold dig i øvrigt orienteret om flytteprocessen via disse links: Ad 12 Eventuelt. Næste -møde: , kl i Holstebro