R E F E R A T. Medicinsk Konferencerum, Medicinsk Lægegang, Holstebro.

Transkript

1 R E F E R A T Emne: Ordinært -møde. Tid: Tirsdag den 26. februar 2019, kl Sted: Medicinsk Konferencerum, Medicinsk Lægegang, Holstebro. Til stede: Maja Grønbæk Andersen, Anne-Merete Andreasen, Johanne Kolind Bech (suppleant), Henny Færge, Lone Bak Kjær, Mona Bank Olesen, Bodil Overgaard, Nikolai Hoffmann-Petersen, Annette Porup, Lisbeth Poulsen, Ingrid Thomsen og Bente Vig. Afbud: Esben Næser. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Status på flytteproces. v/flyttekoordinator Britta Mørk. 2. Valg af ordstyrer. 3. Godkendelse af dagsorden for mødet den Godkendelse af referat af mødet den Orientering fra Afdelingsledelsen: Kick Start 2019 temaeftermiddag den Kvalitets- og Udviklingsaftalen KUA) TULE/APV 2019, herunder drøftelse af evt. ekstraspørgsmål. 6. Status på Arbejdstilsynets påbud: stor arbejdsmængde og tidspres for lægesekretærerne i Medicinsk Afdeling Herning. v/bente Vig. 7. Personalesituationen. Fast punkt. 8. Sagsfremstilling ift. lægebemandingen i Herning. v/maja Grønbæk. 9. Revision af forretningsorden. 10. Orientering fra HMU. v/annette Porup og Anne-Merete Andreasen. 11. Eventuelt. 12. Orienteringspunkt: kursus i Det Sociale Kapitel Mødet blev indledt med en præsentationsrunde, da arbejdsmiljørepræsentant Lone Bak Kjær er nyt -medlem. Velkommen til Lone. Ad 1 Status på flytteproces. v/flyttekoordinator Britta Mørk. Britta Mørk orienterede om, at der igennem de seneste måneder har været et kæmpestort arbejde i gang med udarbejdelse af flyttelister, hvor hvert enkelt inventar er registreret i et regneark. Frem mod flytning til Gødstrup er det derfor vigtigt, at enten Britta eller afsnittets lokale flyttenøgleperson bliver orienteret, når der er behov for nyt inventar af enhver art, således at flyttelisterne altid er opdaterede. I denne proces har der også været fokus på registrering af det inventar, man har i fællesskab med andre afsnit og afdelinger

2 Der blev forespurgt specifikt til TV-apparater, og Britta kunne orientere om, at ikke mange af hospitalets nuværende TV kan flyttes med til Gødstrup, da de ikke er digitale. På hospitalsniveau er der fondsansøgning i gang i forhold til indkøb af TV til Gødstrup. I forhold til loftlifte kunne Britta orientere om, at loftlifte er fjernet fra besparelseskataloget, således at der bliver loftlifte i alle sengestuer og i fleksible klinikrum. Desuden er der bevilget økonomi til indkøb af TOKS-målere til alle stuer i sengeafsnit. Britta forespurgte omkring behovet for udsendelse af nyhedsbrev fra flyttekoordinatoren. Alle gav udtryk for, at nyhedsbrevene er meget relevante, specielt nu hvor Gødstrup rykker tættere på. Det blev besluttet, at nyheder fra flyttekoordinatoren fremadrettet bliver en del af nyhedsbrevene fra Afdelingsledelsen. Status på DNV-Gødstrup vil fortsat være et fast punkt på -dagsordenen. Ad 2 Valg af ordstyrer. Lisbeth Poulsen blev valgt til dagens ordstyrer. Ad 3 Godkendelse af dagsorden for mødet den Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af følgende punkter: "Orientering fra Afdelingsledelsen": Deltagelse i national kapacitetsanalyse. "Eventuelt": Referat af møde i arbejdsmiljøgruppen i Holstebro. "Eventuelt": Tidligere APV-sag vedr. støj fra officefit maskiner. "Eventuelt": Restoen. Ad 4 Godkendelse af referat af mødet den Annette Porup bemærkede til referatets punkt 4 vedr. Arbejdstilsynets påbud, at det ikke er lykkedes at få skrevet i bund, således at man har kunnet kortlægge, hvorfor bunkerne opstår igen. Referatet blev herefter godkendt. Ad 5 Orientering fra Afdelingsledelsen: Kick Start 2019 temaeftermiddag den Med formålet at give deltagere faglige input og skabe en begyndende samhørighed frem mod Gødstrup afviklede Afdelingsledelsen en temaeftermiddag i Aulum Fritidscenter den Målgruppen var afdelingens læger, afdelingssygeplejersker, sygeplejersker med specialfunktion og sekretærkoordinatorer. Eftermiddagen blev en succes med faglige oplæg, hvor den røde tråd var nytænkning og inspiration til at anskue tingene lidt anderledes

3 Programmet var sammensat således: Undervisning i LPR3. "Early multidiciplinary follow-up visits for geriatric patients after discharge from hospital" v/læge Lene Holst Pedersen, AUH. Status på flytning til Gødstrup. "Faglighed kan reducere den ambulante aktivitet" v/læge Niels Holmark Andersen, Aalborg Universitetshospital. Afdelingsledelsen planlægger ny temaeftermiddag i september Kvalitets- og Udviklingsaftalen (KUA) Bilag: KUA Ud over de gængse fokusområder i forhold til kvalitet, trivsel samt uddannelse og forskning handler KUA-2019 om "Rejsen mod Regionshospitalet Gødstrup", hvor afdelingen forpligter sig til forberedelsen til Gødstrup. Frem mod flytningen vil bl.a. voksdugsseancerne intensiveres ude i de enkelte afsnit for at øve arbejdsgange i Gødstrup, ligesom der det kommende år vil være fokus på de personalepolitiske aspekter i forbindelse med flytningen til en helt ny arbejdsplads. Afdelingen har i KUA-2019 valgt følgende fokusområder som egne mål: Geriatri: o Etablering af ortogeriatri pr o Etablering af demensudredning i samarbejde med neurologi og psykiatri. o Arbejde med deling af MSA til dels et geriatrisk og dels et gastroenterologisk/infektionsmedicinsk sengeafsnit i Gødstrup. Øget lægeligt samarbejde på tværs af afdelingens to matrikler: o Fællesmøder for alle læger, sekretariatsleder, afdelingssygeplejersker og sygeplejersker med specialfunktion. 1. møde er afholdt den med stor succes. o Udbygning af SAMO-møder på tværs af begge matrikler med deltagelse af specialeansvarlige overlæger, afdelingssygeplejersker og sekretariatsleder. o Ensartet struktur for morgenkonferencer, undervisning etc. o Ensretning af e-dokumenter på tværs af specialer og matrikler. Kvalitet i patientbehandling: o Implementere intensiv-stuegang ved relevant medicinsk speciallæge på begge matrikler. o Fokus på at hvert af afdelingens otte specialer håndterer de til specialet tilknyttede patienter både som de almindelige kronikerkontroller, men også som led i disse patienters akutte/subakutte sygdomsforløb. Der er årligt planlagt to statusmøder, hvor Afdelingsledelsen sammen med Staben giver Hospitalsledelsen en status på opfyldelse af de fastlagte KUA-mål. TULE/APV 2019, herunder drøftelse af evt. ekstraspørgsmål. I uge 17 og gennemføres TULE (trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering) med udsendelse af spørgeskemaer til alle medarbejdere. TULE afvikles hvert andet år. I uge 23 vil Afdelingsledelsen modtage TULE-rapporterne, og der vil blive fulgt op på resultaterne via TRIO-grupperne

4 På dagens møde blev der forespurgt, om der var ønske om ekstraspørgsmål (afdelingen har mulighed for at definere et antal ekstraspørgsmål, som i givet fald vil blive stillet i hele afdelingen). Der var intet ønske om ekstraspørgsmål. I forhold til opfølgning på TULE-resultaterne for lægernes vedkommende blev det drøftet, at lægerne ikke har eller indgår i nogen TRIO-gruppe. Afdelingsledelsen vil overveje, hvordan der skal følges op. Overordnet på sekretærområdet har det været drøftet, om lægesekretærerne skal evaluere de netop ansatte sekretariatsledere. Efterskrift: det er besluttet, at lægesekretærerne evaluerer deres hidtidige ledelse og således ikke de nyansatte sekretariatsledere. Det blev tilkendegivet, at man skal holde sig for øje, at TULE er et øjebliksbillede af medarbejdertrivslen, som ikke nødvendigvis giver det fulde billede af trivslen i det enkelte område, men som leder og TRIO-gruppe kan resultaterne bruges som en positiv indgangsvinkel til en drøftelse med personalet om, hvordan vi skaber/fastholder det gode arbejdsmiljø. I forhold til APV (arbejdspladsvurdering) har både den enkelte medarbejder og arbejdsmiljøgrupperne mulighed for elektronisk at indberette arbejdsmiljøsager i Arbejdsmiljøsystemet der henvises til retningslinjen APV Beskrivelse af metode 5 Kortlægning gennem eapv, HEV. Det er arbejdsmiljøgrupperne, som har ansvaret for at bearbejde og følge op på de indberettede data. Deltagelse i national kapacitetsanalyse. Det lungemedicinske område i HEV er sammen med det lungemedicinske område i AUH og fire andre lungemedicinske afdelinger i landet udpeget til at deltage i en national kapacitetsanalyse med udspring i økonomiaftalen 2019 mellem Regeringen og Danske Regioner. Arbejdet med dataindsamling og -bearbejdning er lagt i hænderne på analysefirmaet BCG/Muusmann. Analysen skal munde ud i et bruttokatalog med anbefalinger til bedste praksis for udnyttelse af kapaciteten i de medicinske afdelinger. Dataindsamlingen består af interviews, spørgeskemaer og en workshop, og data er indsamlet tværfagligt. Analysen skal være afsluttet i første halvdel af april Afdelingsledelsen anerkendte medarbejdernes positive tilgang til deltagelse i analysen, som har været med en meget stram tidsplan i forhold til dataindsamlingen. Vi ser med spænding frem til resultatet af kapacitetsanalysen

5 Ad 6 Status på Arbejdstilsynets påbud: stor arbejdsmængde og tidspres for lægesekretærerne i Medicinsk Afdeling Herning. Bente Vig orienterede om, at de tilknyttede konsulenter har været ude at snakke med personalet og studeret arbejdsgange, og der er igangsat forskellige tiltag for at afhjælpe arbejdsmængden og tidspresset for lægesekretærerne: Diabetes- og Stofskifte ambulatoriet har indført tavlemøde en gang om dagen, hvor koordinator og leder deltager. Tavlen indeholder navne på medarbejderne, mødetider og alle typer opgaver. Det skaber overblik over opgaver og ressourcer samt mulighed for, i fællesskab, at tilrettelægge dagen. For at sikre daglig skrivning af det nødvendige antal stuegangsnotater har navngiven medarbejder ansvaret for at sikre, at afdelingen kontinuerligt kommer i mål med opgaven. På tavlemøder vil der blive aftalt, hvem der skriver stuegang når der skal hjælp til opgaven. Det er aftalt, at opgaven med at svare telefonopkald alene ligger hos udvalgte medarbejdere og ikke hos alle. En stilling er i opslag til erstatning for lægesekretær Eva Kvistgaard Jensen, som p.t. varetager stillingen som afdelingens IT-Sundhedskoordinator. Afdelingsledelsen arbejder med lægernes vagtplanlægning og muligheden for at booke patienter længere tid frem. Onsdage kl er udelukkende dedikeret til skrivning. Skrivning af notater på tværs af de to matrikler. Lægesekretærerne har været meget positive i forhold til de iværksatte tiltag og er gået aktivt ind i processen for at skabe forbedring; dog spores der efterhånden også en vis utålmodighed i den langstrakte proces med at identificere årsagerne til arbejdsmængden og tidspresset. Konsulenterne har givet udtryk for, at der er mange udfordringer at arbejde med, og derfor er der søgt om udsættelse af fristen for at efterkomme påbuddet. Ad 7 Personalesituationen. Fast punkt. Plejepersonale I MSA har der været en del opsigelser grundet fraflytninger, ønske om nye udfordringer m.m., hvilket har udfordret afsnittets personale. P.t. er der ansættelsessamtaler i gang. Der udspandt sig en drøftelse af, at MSA har ry for at være et meget travlt afsnit med et stort flow af komplekse patienter. Aktuelt er Akutafdelingen i gang med implementering af akutkonceptet frem mod Gødstrup, hvilket også presser flowet i MSA yderligere, da patienterne har kortere ophold i Akutafdelingen inden overflytning til MSA. Bodil Overgaard mindede om retorikken; at huske at få fortalt de gode historier om Medicinsk Afdeling, og at vi alle har et ansvar for at hjælpe og anerkende hinanden i en travl hverdag. Desuden opfordrede Afdelingsledelsen til, at komplekse problemstillinger af enhver art altid skal løftes op på ledelsesniveau

6 Læger Klaus Leth Mortensen er pr ansat som afdelingslæge inden for infektionsmedicin. Der er stillingsopslag til afdelingslægestillinger inden for lungemedicin, reumatologi og gastroenterologi med kvalificerede ansøgere. Der er god søgning til introlægestillinger i afdelingen. Overlæge Thomas Guldager Lauridsen har pr orlov for at tiltræde en stilling i Nyremedicinsk Afdeling i Aalborg. Afdelingslæge Peter Niekerk fratræder som afdelingslæge inden for hæmatologi pr for at tiltræde en stilling i Aarhus. Lægesekretærer Inge Sanggaard tiltræder som sekretariatsleder pr Hun indgår fremadrettet i i stedet for Bente Vig. I Holstebro er der stillingsopslag pga. fratrædelser, og i Herning er der som nævnt stillingsopslag med baggrund i Eva Kvistgaard Jensens funktion som Sundheds-IT koordinator. Ad 8 Sagsfremstilling ift. lægebemandingen i Herning. TR for sygeplejerskerne i MSA Maja Grønbæk fremlagde en problemstilling, som specielt rettede sig mod afviklingen af de specialespecifikke tavlemøder i MSA. Tavlemøderne afvikles efter lægernes morgenkonference og diverse undervisning samt anden mødeaktivitet med start kl i specialerne. Maja gav udtryk for, at både læger og sygeplejersker har svært ved at nå at blive klar til tavlemøderne, hvor de enkelte patienter gennemgås med henblik på dagens planlægning. Tavlemøderne afvikles derfor ikke efter hensigten. Nikolai Hoffmann-Petersen redegjorde for Afdelingsledelsens beslutning om at ændre morgenkonferencestrukturen i Herning, således at konference og undervisning m.m. foregår i MSA ændringen er foretaget med det formål at kunne påbegynde dagens arbejde i sengeafsnit og ambulatorier kl Nikolai anerkendte, at der har været opstartsproblemer specielt i forhold til de fysiske rammer i MSA, men efterhånden skulle disse være løst. Maja medgav, at strukturen efterhånden tegner til at fungere, men både hun og TR for lægerne Johanne Kolind Bech fastholdt, at det er svært at nå at blive klar til tavlemøderne. I forhold til ønsket om at komme tidligt i gang med stuegangen orienterede Afdelingsledelsen om, at der er truffet aftale med Klinisk Biokemisk Afdeling om, at bioanalytikeren starter i MSA kl , og at afsnittet kan prioritere et antal patienter til tidlig blodprøvetagning. Afslutningsvist orienterede Nikolai om, at der på tværs af matriklerne er et arbejde i gang med at ensrette konference- og mødestruktur for lægerne som forberedelse til strukturen i Gødstrup

7 Ad 9 Revision af forretningsorden. Bilag: forretningsorden. Forretningsordenen skal revideres hvert andet år. Der var fremsat forslag om en enkelt ændring til afsnittet om proceduren for valg af næstformand; forslaget blev vedtaget, og afsnittet lyder således fremadrettet: Sådan foretages valget til næstformand: 1. Næstformandskandidater tilkendegiver deres kandidatur over for medarbejderrepræsentanterne. 2. Kandidaterne præsenterer kort, hvorfor man stiller sit kandidatur til rådighed inden udgangen af februar måned. 3. Valgprocedure: Valget foregår skriftligt. Man afgiver sin stemme pr. mail til -sekretæren senest den 15. marts, kl. 12. Valget afgøres med almindeligt stemmeflerhed. Ad 10 Orientering fra HMU. v/annette Porup og Anne-Merete Andreasen Der henvises til referat af seneste HMU-møde den med fokus på punkterne: Status sygefraværs- og ulykkestal for På vej mod Gødstrup organisation og struktur. Ekspertrådgivning og inspiration til et bedre psykisk arbejdsmiljø. Der henvises til HMU-referaterne: I forhold til punktet om organisering og struktur i Gødstrup blev det drøftet, at man skal være opmærksom på det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer; hvordan det påvirker medarbejderne både at skulle flytte ud i nybyggede fysiske rammer og sammensmelte kulturer fra to matrikler. Herudover fylder det hos nogle medarbejdere, om der overhovedet er brug for alle i Gødstrup; hertil svarede Afdelingsledelsen, at alle som udgangspunkt skal med til Gødstrup, og at den overordnede udmelding fra Hospitalsledelsen er, at der formentlig kommer til at mangle kompetencer i Gødstrup. Fra afdelingssygeplejerskerne blev der udtrykt bekymring for, om der i organiseringen i Gødstrup er taget højde for de nødvendige støttefunktioner/nøglepersoner i de store ledelsesområder. Under dette punkt blev også fremlagt en sag fra Nyremedicinsk Dagafsnit, hvor der er truffet beslutning om at lukke det sygeplejedrevne hypertensionsambulatorium med baggrund i en omlægning af driften i ambulatoriet. I forbindelse med omlægningen har personalet haft en fornemmelse af manglende kommunikation omkring processen, hvilket Afdelingsledelsen beklager meget og har taget til efterretning. Afslutningsvist under punktet blev kort drøftet kompensation til afdelingen for HMUrepræsentationen og for Lisbeth Poulsens vedkommende også kompensation for funktionen som suppleant i RMU (regionens MED-udvalg). Lisbeth vil følge op på dette

8 Ad 12 Eventuelt. Referat af møde i arbejdsmiljøgruppen i Holstebro Bodil Overgaard undrede sig lidt over en skarp vending i referatet i forhold til hendes udmelding om udvidelse af antallet af arbejdsmiljørepræsentanter. Bodil har nævnt, at Afdelingsledelsen ikke på nuværende tidspunkt kan imødekomme et ønske om at udvide antallet af arbejdsmiljørepræsentanter, da man er nødt til at afvente organiseringen i Gødstrup. APV-sag om støj fra officefit maskiner Annette Porup fremlagde, at der fortsat er problemer med støj fra officefit maskinerne i Hjertesygdomme. Bodil Overgaard drøfter det endnu engang med Afdelingsledelsen i Hjertesygdomme for at få det bragt i orden. Kantineforhold i Holstebro På vegne af lægegruppen i Holstebro fremlagde Ingrid Thomsen en kritik af kantineforholdene: Tyndt udvalg af mad. Der er ikke mere mad, hvis man kommer selv i god tid før lukketid. Maden er dyr. Der er ikke mulighed for køb af mad i vagttid. Fra flere sider blev der tilkendegivet enighed i ovenstående, og sagen har også været drøftet i andre fora på hospitalet. HMU-repræsentanterne bringer det videre i HMU-regi. Næste -møde: , kl i Holstebro