R E F E R A T. Anne-Merete Andreasen, GitteGry Langkjær og Esben Næser.

Transkript

1 R E F E R A T Emne: Ordinært -møde. Tid: Onsdag den 7. februar 2018, kl Sted: Konferencerummet i MM, Holstebro. Til stede: Maja Grønbæk Andersen, Jan Dalberg, Henny Færge, Mona Bank Olesen, Bodil Overgaard, Annette Porup, Lisbeth Poulsen, Ingrid Møller Thomsen og Bente Vig. Afbud: Anne-Merete Andreasen, GitteGry Langkjær og Esben Næser. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Valg af ordstyrer. 2. Godkendelse af dagsorden for mødet den Godkendelse af referat af mødet den Orientering fra Afdelingsledelsen: Initiativer i forhold til overbelægning og flow. Budget Status på ledelsesniveau 3. Fleksibilitetsaftalen. Politik om fuld tid. 5. Forbedringsprojektet inden for endokrinologi. v/afdelingssygeplejerske Bente Vig. 6. Orientering fra TRIO-grupperne de enkelte projekters status og mål. Herunder også en drøftelse af, hvordan arbejdet med reduktion i sygefravær og ulykker forankres i TRIO-grupperne. 7. Personalesituationen. Fast punkt. 8. Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen. 9. Eventuelt. 10. DNV-status: Etablering af flytteorganisation. v/flyttekoordinator Britta Mørk. Ad 1 Valg af ordstyrer. Lisbeth Poulsen blev valgt til dagens ordstyrer. Ad 2 Godkendelse af dagsorden for mødet den Det blev besluttet, at punkt 6 vedr. orientering om de enkelte TRIO-gruppers initiativer udsættes til næste ordinære møde, hvor der skal afsættes god tid til emnet. Punkt til "Eventuelt": implementering af kørsels-app

2 Herefter blev dagsordenen godkendt. Ad 4 Godkendelse af referat af mødet den Vedr. uskrevne notater: Emnet har Hospitalsledelsens bevågenhed og har været drøftet på møder i afdelingslederkredsen. Bl.a. er der fokus på, dels at lægerne selv skriver konklusion og plan i vagterne, dels om der sker dobbelt-dokumentation. Begge dele vil kunne minimere notatbunken. Det blev nævnt, at det er problematisk, at Akutafdelingen suverænt selv prioriterer journalnotaterne; i sammenhæng hermed blev det også udtrykt, at den suveræne prioritering i Akutafdelingen også gælder på det sygeplejefaglige område. Vedr. lægeligt debriefing-beredskab: Der blev forespurgt til status for etablering af lægeligt debriefing-beredskab efter tidligere drøftelse på møde for Yngre Læger (YL) i både Holstebro og Herning. Jan Dalberg følger op på sagen sammen med tillidsrepræsentanterne for YL. Vedr. besparelser i Ernæringsenheden: Bodil Overgaard orienterede om, at Afdelingsledelsen har modtaget et brev fra en dialysepatient, som er utilfreds med den ændrede menu til dialysepatienter. Som led i Ernæringsenhedens besparelser serveres nu sandwich mod tidligere middagsretter. Der er aftalt møde mellem Afdelingsledelsen og den pågældende dialysepatient, ligesom afdelingssygeplejerske Pia Dalgaard deltager i evalueringsmøde med Ernæringsenheden. Herefter blev referatet godkendt. Ad 4 Orientering fra Afdelingsledelsen: Initiativer i forhold til overbelægning og flow. Afdelingsledelsen ser med stor alvor på den overbelægning, som har præget afdelingen de seneste måneder både ud fra et patientsikkerheds- og et arbejdsmiljømæssigt perspektiv. Afdelingsledelsen har været i dialog med funktionsledergruppen om mulige initiativer og følgende er besluttet til implementering så hurtigt som muligt: Herning-matriklen: Skopifunktionen starter kl Fremrykkede blodprøvesvar i weekender og dermed tidligere opstart på stuegangen. På hverdage starter alle funktioner som udgangspunkt kl ; dog bibeholdes undervisning af Yngre Læger om morgenen, mens øvrig mødeaktivitet afvikles om eftermiddagen. Mere kontinuitet i fremmødet ved stuegang, hvilket også vil tilgodese ordningen med implementering af patientansvarlig læge

3 Holstebro-matriklen: Fokus på lægernes "stopklods-funktion" ved overflytning fra anden afdeling til Medicinsk Modtageafsnit (MM). Det er vigtigt, at der ved hver overflytning sker en helt konkret vurdering af, hvor patienten mest hensigtsmæssigt skal være indlagt. Der udspandt sig en drøftelse af "den rigtige patient i den rigtige seng" i relation til overbelægningssituationer, hvor det af og til er nødvendigt, at medicinske patienter ligger i andre afdelinger. Der var enighed om, at det på alle måder er uhensigtsmæssigt, når specialepatienter må ligge i en anden afdeling, hvor de nødvendige kompetencer ikke altid er til stede det skaber uhensigtsmæssige patientforløb i forhold til kerneopgaven og stiller samtidig store krav til lægernes arbejdstilrettelæggelse. Afdelingsledelsen medgav, at det ikke er den optimale løsning at flytte medicinske patienter til andre afdelinger, men konstaterede også, at der i svære overbelægningssituationer ikke rigtigt er andre muligheder; Bodil Overgaard udtrykte i den sammenhæng overvejelse omkring udveksling af plejepersonale for at tilgodese behovet for de nødvendige specialerettede kompetencer. Afdelingsledelsen følger nøje de igangsatte initiativer og måler effekten heraf. HMU-repræsentanterne orienterede om, at overbelægningssituationen også drøftes på HMU-møderne, således også på HMU-mødet den , og at Hospitalsledelsen fuldt ud er klar over problematikken også i forhold til et ekstremt presset arbejdsmiljø for medarbejderne. Budget Bilag: budget 2018 for Medicinsk Afdeling. Budget 2018 hænger som udgangspunkt sammen. Dog er afdelingen udfordret af, at der inden for visse specialer er mangel på lægefaglig kapacitet, og det vil i løbet af 2018 være nødvendigt med ansættelse af flere speciallæger, hvilket vil påvirke afdelingens lønudgifter. Det blev også nævnt, at der er nye behandlinger, som kan påvirke budgettet; specifikt blev nævnt FreeStyle Libre, som er en ny metode til blodglukosemåling, hvor udgiftsniveauet er højt, og hvor finansiering endnu ikke er på plads. Afdelingsledelsen er dog i dialog med Hospitalsledelsen/regionen om finansiering af netop denne behandling. Status på ledelsesniveau 3. Bilag: PP-præsentation med sengefordeling og ledelsesniveau 3 i Gødstrup. Afdelingsledelsen har i tæt samarbejde med funktionsledergruppen udarbejdet en model for ledelsesniveau 3 (niveauet under Afdelingsledelsen) i Medicinsk Afdeling, når vi flytter til Gødstrup. Den store ændring i forhold til den nuværende struktur er, at MM ikke findes i Gødstrup, og at Medicinsk Sengeafsnit (MSA) opdeles i to sengeafsnit, hvilket får indflydelse på specielt den sygeplejefaglige ledelse på niveau

4 Overordnet har Afdelingsledelsen og funktionsledergruppen i arbejdet med ledelsesniveau 3 haft fokus på mindste-indgrebsprincippet og span of control for den enkelte afdelingssygeplejerske samt muligheden for vertikal ledelse (samme ledelse for sengeafsnit og tilhørende ambulante funktioner). Bodil Overgaard skitserede modellen for, hvordan MSA og de ambulante funktioner i Herning vil se ud ledelsesmæssigt i Gødstrup jf. vedlagte PP-præsentation. For afsnittene i Holstebro vil der ikke ledelsesmæssigt være de store ændringer i forhold til i dag med undtagelse af, som tidligere nævnt, at MM ikke findes i Gødstrup, og at der i Gødstrup vil være etagefællesskab med andre afdelinger. På seneste HMU-møde blev det drøftet, at man i arbejdet med at udarbejde en model for ledelsesniveau 3 i Gødstrup ikke har opnået de udmeldte besparelser (aktuelt mangler der 3,9 mio. kr.) I den sammenhæng har man vendt blikket mod antallet af nøglepersoner i diverse funktioner for om muligt at finde en besparelse her; Hospitalsledelsen er dog klar over, at det i store ledelsesområder er af afgørende betydning, at der er de nødvendige støttefunktioner til rådighed. Hospitalsledelsen er også blevet opfordret til, at man i flytteperioden "freder" at kigge mere på nøglefunktionerne, fordi disse støttefunktioner netop kommer til at spille en stor rolle i forbindelse med flytteorganisationen. I forhold til organisering af hele sekretariatsområdet i Gødstrup er der ikke nogen afklaring; der er netop nedsat en tværfaglig arbejdsgruppe, som skal udarbejde forslag til, hvordan sekretariatsstrukturen kan se ud, og fra Medicinsk Afdeling er Bodil Overgaard med i denne arbejdsgruppe. Medicinsk Afdeling har tidligere meldt tilbage til Hospitalsledelsen, at der af hensyn til lægesekretærgruppen bør ske en snarlig afklaring. Fleksibilitetsaftalen. Bodil Overgaard orienterede om, at det på fælles afdelingsledermøder er udmeldt, at man ikke skal forvente, at vi i Hospitalsenheden Vest kan få lov at indgå fleksibilitetsaftalen fremadrettet, da vi er eneste hospital i regionen, som ønsker aftalen. Fleksibilitetsaftalen er overvejende anvendt på plejeområdet og giver mulighed for bl.a. en højere honorering ved ekstraarbejde. Fra flere sider beklager man, hvis det ikke fremadrettet vil være muligt at benytte aftalen, da den har været anvendt i uforudsete situationer i arbejdsplanlægningen. Politik om fuld tid. Danske Regioner har udmeldt en politik om fuld tid, som betyder et mål i regionerne om, at 80% af alle ansatte skal være på fuld tid. Pr. december 2017 var der 58,63 fuldtidsansatte i Hospitalsenheden Vest. Fremadrettede stillingsopslag skal som udgangspunkt opslås med stilling på fuld tid; dog kan der efter aftale mellem den enkelte afdelingsledelse og HR opslås stilling ned til 32 timer/uge

5 Fra flere sider blev det udtrykt, at mange medarbejdere ønsker ansættelse på nedsat tid for at få familieliv og arbejdsliv til at balancere, ligesom det også kan være svært i hvert fald for plejepersonalets vedkommende at få arbejdsplanen til at hænge sammen, hvis de fleste er på fuld tid. Ad 5 Forbedringsprojektet inden for endokrinologi. v/bente Vig. Konceptet i Hospitalsenheden Vests forbedringsprojekter er, at de enkelte afdelinger kan udpege et område, hvor man ønsker optimering/forbedring. Med hjælp fra Kvalitet og Udvikling nedsættes internt i afdelingen et tværfagligt forbedringsteam, som gennem et uddannelsesforløb erhverver sig metoder til at arbejde med forbedringer, og forbedringsteamet udvælger en helt konkret arbejdsgang/specifikt område at arbejde i dybden med. Det endokrinologiske speciale i Medicinsk Afdeling er fordelt på to matrikler og samles til ét i Gødstrup. Man har derfor valgt dette område til at indgå i et forbedringsprojekt for så småt at begynde en "kultursammensmeltning" og en ensretning af arbejdsgange, hvor det er muligt. Konkret har man i projektet valgt at arbejde med diabetes type 2 patientforløbene med fokus på patientens eget mål for behandlingen. Arbejdet i forbedringsprojektet følges nøje af både Afdelingsledelsen og Hospitalsledelsen. Bente Vig udtrykte, at der i opstartsfasen var en vis skepsis og en anelse rådvildhed hos forbedringsteamet og også hos specialets øvrige medarbejdere i forhold til projektets forløb og formål. Efterhånden som projektet er skredet frem, er denne skepsis og rådvildhed dog blevet afløst af glæde ved at være med i projektet, fordi medarbejderne kan se, at de igangsatte initiativer nytter, og at der også sker noget på det relationelle plan mellem de to matrikler. Bente Vig anbefalede varmt andre at deltage i et forbedringsprojekt; og geriatrien, som også aktuelt er fordelt på to matrikler og skal samles til ét i Gødstrup, blev nævnt som et muligt område. Ad 6 Orientering fra TRIO-grupperne de enkelte projekters status og mål. Det blev besluttet at udsætte punktet til næste -møde, hvor der skal afsættes god tid til emnet. Ad 7 Personalesituationen. Fast punkt. Lungemedicin Overlæge Jost Wessels har fået bevilget orlov fra sin stilling som specialeansvarlig overlæge i perioden fra til I orlovsperioden skal Jost arbejde i Lungemedicinsk Afsnit i Silkeborg

6 Overlæge Erik Juel Jensen har opsagt sin stilling pr for at gå på pension. Der er stillingsopslag på vej, og det er Afdelingsledelsens håb, at bl.a. den snarlige flytning til Gødstrup kan være et godt rekrutteringsparameter. Geriatri Stillingen som specialeansvarlig overlæge i geriatri er sendt i opslag med ansøgningsfrist den Reumatologi Over de seneste par år har der været en markant stigning i aktiviteten på det reumatologiske område, og Afdelingsledelsen arbejder på ansættelse af flere speciallæger. Sekretariatet Herning Der er to barselsvikariater i opslag, og ansættelsesprocessen er i gang. Ad 8 Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen Der henvises til referat af seneste HMU-møde den med fokus på punkterne: Normeringsprincipper. Seniorordning. Sekretariatsfunktionen i Gødstrup. Kaffe- og gavekasser i Hospitalsenheden Vest. Registrering af tjenestekørsel. Ad 9 Eventuelt. Registrering af tjenestekørsel. Der var enighed om, at implementering af kørselsapp'en til registrering af tjenestekørsel kunne være meldt bedre ud fra Hospitalsledelsens side, idet der var en del mangler og uklarheder i forhold til brugsvejledningen. Desuden har ordningen rejst spørgsmålet omkring anvendelsen af egen mobiltelefon i arbejdstiden, og om der ikke i stedet kunne findes en løsning via citrix på pc'en. I forhold til egen mobiltelefon peger udviklingen i retning af, at mange allerede bruger mobiltelefonen arbejdsrelateret, og i et eller andet omfang må det anses som værende i orden, da Hospitalsledelsen implementerer mobilløsninger. Hvad angår en løsning via citrix er dette ikke muligt for nuværende. Vederlagsfri medicin håndtering i Gødstrup. Bente Vig orienterede om, at en medarbejder fra DNV-organisationen har været på besøg i Medicinsk Dagafsnit og Amb. i Herning for at kigge på medicinrummet i forhold til vederlagsfri medicin. Udmeldingen er, at man planlægger med en central løsning i Gødstrup for den vederlagsfri medicin

7 Næste -møde. Mandag den , kl i Herning. Ad 10 DNV-status etablering af flytteorganisation. v/flyttekoordinator Britta Mørk. Britta Mørk orienterede om arbejdet med etablering af flytteorganisationen, som skal være på plads senest Der har været fokus på at få udpeget ansvarlige og nedsat arbejdsgrupper i de enkelte specialer ud fra i forvejen seks definerede fagområder: klargøring og flytning, organisation og struktur, patientflytning, uddannelse, arbejdsprocesser og kvalitetssikring, udstyr og inventar samt øvrige. Herudover vil der løbende blive behov for nedsættelse af adhoc-arbejdsgrupper til afgrænsede opgaver. Næste skridt i flytteprocessen er, at der skal udarbejdes en overordnet gameplan, og for at tage hul på denne opgave har Afdelingsledelsen i samarbejde med Britta Mørk og den centrale flytteorganisation planlagt en temaeftermiddag i Aulum den , hvor Driftsgruppen, TRIO-grupperne og de nedsatte arbejdsgrupper er inviteret til at deltage. Britta Mørk orienterede også om, at hun aktuelt arbejder på en informationsstrategi, således at der via afdelingens side på intranettet vil være løbende information om status på processen: Herudover er der også mere generel information om flytteprocessen at hente via hospitalets overordnede side på intranettet: Flytteorganisationens opgaver vil naturligvis blive flere og flere i takt med udflytningstidspunktet, som er udmeldt til foråret 2020, men endnu er det svært at forudsige, i hvilket omgang de udpegede nøglepersoner vil kunne varetage de daglige arbejdsopgaver ved siden af arbejdet med flytningen. Afdelingsledelsen pointerede dog, at der aktuelt ikke skal sættes for mange nye ting i gang, som kolliderer med flytteopgaven