R E F E R A T Ordinært LMU-møde. Tid: Onsdag den 20. juni 2018, kl Medicinsk Konferencerum, Holstebro. Sted:

Transkript

1 R E F E R A T Emne: Ordinært -møde. Tid: Onsdag den 20. juni 2018, kl Sted: Medicinsk Konferencerum, Holstebro. Til stede: Maja Grønbæk Andersen, Anne-Merete Andreasen, Henny Færge, GitteGry Langkjær, Esben Næser, Mona Bank Olesen, Bodil Overgaard, Annette Porup, Lisbeth Poulsen, Ingrid Thomsen og Bente Vig. Afbud: Ingen. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Valg af ordstyrer. 2. Godkendelse af dagsorden for mødet den Godkendelse af referat af mødet den Orientering fra TRIO-grupperne i MM/M1 og lægesekretærerne i Holstebro. De øvrige TRIO-grupper fremlagde status på sidste -møde. 5. Orientering fra Afdelingsledelsen: Etablering af rådet af specialeansvarlige overlæger i Medicinsk Afdeling (SAMO). Arbejdstilsynets besøg i MM og MSA. Økonomi. Status på initiativer i MSA ift. at reducere overbelægning og optimere patientforløb. 6. Personalesituationen. Fast punkt. 7. Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen. 8. DNV-status. Fast punkt. Status flytteproces. Fremtidige normeringsprincipper. Speeddating med Hospitalsledelsen (HL) den om kontorfaciliteter og konferencerum. 9. Eventuelt. 10. Overbelægning og høj aktivitet. Oplæg v/kvalitetskonsulent Karoline Bech. Ad 1 Valg af ordstyrer. Maja Grønbæk Andersen blev valgt til dagens ordstyrer. Ad 2 Godkendelse af dagsorden for mødet den Dagsordenen blev godkendt

2 Ad 3 Godkendelse af referat af mødet den Vedr. konflikthåndtering OK18: Annette Porup orienterede om, at håndtering af konfliktsituationen i forbindelse med OK18 vil blive evalueret på et kommende HMU-møde, hvor bl.a. informationsniveauet og udmeldingsprocedurer vil blive drøftet. Herefter blev referatet godkendt. Ad 4 Orientering fra TRIO-grupperne i MM/M1 og lægesekretærerne i Holstebro. Lægesekretærerne i Holstebro: Mona Bank Olesen orienterede om, at TRIO-gruppen var kommet godt fra start med flere fokusområder, bl.a. etablering af undervisning i cancerpakker. Aktuelt kører TRIO-gruppen dog på vågeblus, hvilket efter Monas vurdering skyldes usikkerhed om den fremtidige organisering af lægesekretærgruppen i Holstebro, når projektperioden med to ledelseskoordinatorer slutter pr Bodil Overgaard informerede om, at Hospitalsledelsen (HL) har meddelt, at der ikke kan ansættes en ledende lægesekretær, men at afdelingen er velkommen til at konstituere en i funktionen. HL's udmelding er med baggrund i det analysearbejde af hele sekretærområdet frem mod DNV, som pågår i øjeblikket. Mette Bach Vedel har sagt ja til at fortsætte som koordinator i en "reduceret" udgave, mens Anette Weis vender tilbage til sin tidligere ansættelse som lægesekretær. Der var enighed om, at det haster med en afklaring på området; specielt set i lyset af, at der forestår en opgave i at samle og ruste sekretærgruppen på de to matrikler frem mod DNV-flytningen. Efterskrift: afdelingsledelserne og -formandsskaber har den modtaget høringsmateriale om afklaring af organisations- og ledelsesstruktur for sekretariatsopgaver på Regionshospitalet Gødstrup. Der vil blive afholdt ekstraordinært -møde den med henblik på udarbejdelse af høringssvar. I hæmatologien i Holstebro arbejder TRIO-gruppen med: Der er etableret et formaliseret samarbejde med Medicinsk Modtageafsnit med møder x 4 årligt, hvor der drøftes emner af fælles interesse. Nedbringelse af sygefraværet og præsentation af modellen på personalemøde. Planer om at arrangere forflytningsfokusuge. Efter sommerferien vil TRIO-gruppen introducere personalet til "Direktør for egne 3 meter" efter inspiration fra Horsens (indlæg på sidste arbejdsmiljøkonference). Afskaffelse af 12 timers vagter i weekenderne, hvilket kræver, at alle skal arbejde en ekstra weekend forår og efterår. Udveksling af personale mellem senge- og dagafsnit. Opstart af gameplan mod DNV

3 I Medicinsk Modtageafsnit arbejder TRIO-gruppen med: Der er etableret en 9-17 vagt for at styrke patientflowet. Ønske om vagt med baggrund i de gode erfaringer med 9-17 vagten. Initiativet drøftes aktuelt på ledelsesniveau. Arbejdstilsynets besøg i afsnittet den 18. og 22. maj Karriereafklarende samtaler frem mod DNV. Ad 5 Orientering fra Afdelingsledelsen: Etablering af rådet af specialeansvarlige overlæger i Medicinsk Afdeling (SAMO). Med baggrund i perioden uden ledende overlæge i afdelingen og for at styrke ledelsesniveauet generelt er SAMO-rådet blevet dannet. I den korte periode, rådet har fungeret, har det vist sig som en bæredygtig organisering, som forventes at fortsætte efter ansættelse af ny ledende overlæge. På sigt skal der også ske en vis inddragelse af afdelingssygeplejerskerne i rådet. Møderne i SAMO-rådet afholdes som ugentlige møder matrikelvist og månedlige møder på tværs af matriklerne. De specialeansvarlige overlæger har ansvaret for at implementere/drøfte rådets aftaler ud i specialerne. Arbejdstilsynets besøg i MM og MSA. Der henvises til konklusionen på Arbejdstilsynets besøg i MM og MSA: Som det fremgår, vil afdelingen i løbet af uge 27 eller 28 modtage et påbud i forhold til arbejdsmængde og tidspres for lægesekretærerne, Medicinsk Sengeafsnit, Herning. Der udspandt sig en drøftelse af sekretærområdet. Det har igennem længere tid været en problematik, at der er mange uskrevne notater både ude i de enkelte afdelinger, hvor afdelingerne selv har ansvaret for skrivning, men i særdeleshed efter weekender og helligdage, hvor det er Akutsekretariatet, som forestår den samlede skriveopgave. De mange uskrevne notater giver anledning til problemer patientsikkerhedsmæssigt, da notaterne ikke er tilgængelige i EPJ, men i stedet må aflyttes, hvilket er frygteligt tidskrævende specielt i travle vagtsituationer. På hospitalsniveau har der som et initiativ til afhjælpning af problematikken været fokus på, at lægerne selv skriver plan og konklusion i vagterne, hvilket har mødt en del kritik med baggrund i bl.a. travlhed, opgaveglidning, og i det hele taget en betragtning af hvor opgaverne mest hensigtsmæssigt skal løses. Fra Akutafdelingens side er det meldt ud, at de grundet pålagte besparelser har været nødsaget til at kigge på den samlede opgavevaretagelse i afdelingen, hvilket også har ramt sekretærområdet. Fra flere sider er der dog sat spørgsmålstegn ved i hvilket omfang, Akutafdelingen kan "røre" sekretærområdet, da alle afdelinger ved etablering af Akutafdelingen afgav ressourcer til Akutsekretariatet til varetagelse af skriveopgaver uden for dagtid og i weekender og helligdage

4 Lægesekretær og TR/arbejdsmiljørepræsentant Annette Porup udtrykte sin bekymring i forhold til lægesekretærernes arbejdsmiljø som følge af det store arbejdspres, og hun advarede om en negativ indflydelse på rekrutteringsmulighederne. Som en af årsagerne til et øget arbejdspres i Medicinsk Afdeling blev peget på et stigende antal Yngre Læger i afdelingen, hvilket naturligvis er positivt, men disse mange nye læger genererer arbejde, og dette harmonerer ikke med en uændret normering hos afdelingens øvrige faggrupper. Annette Porup pointerede, at såfremt der ikke kan opnormeres på sekretærområdet hvilket der formentlig ikke kan grundet udmeldte besparelser på sekretærområdet frem mod Gødstrup - må der komme en klar udmelding om, hvilke opgaver lægesekretærerne ikke skal udføre. Afslutningsvist udtrykte Annette Porup, at det er vigtigt med snarlig handling det kan godt være, at sekretærområdet skal organiseres helt anderledes i Gødstrup men det skal også fungere indtil da. Økonomi. Bilag: økonomistatus januar-maj For perioden januar-maj 2018 viser status et overforbrug på 3,3 mio. kr. med størstedelen af overforbruget på løndelen. Prognosen for hele året viser et overforbrug på 5,2 mio. kr. Bodil Overgaard redegjorde nærmere for overforbruget. På løndelen for plejen skyldes det primært den meget store overbelægning igennem flere måneder samt perioden med Norovirus, som har medført et stort forbrug af vikarer. Lønbudgettet på lægeområdet viser også et markant overforbrug, som har Afdelingsledelsens bevågenhed. I forhold til den øvrige drift er det specielt på det endokrinologiske område, hvor det er ny metode til blodsukkermåling (Libre), som er meget udgiftstung, og på dialyseområdet er der i samarbejde med Økonomi en nærmere analyse af driftsudgifterne i gang, da der ses en stor stigning i udgifterne, som ikke umiddelbart kan forklares. Fra flere sider blev det udtrykt, at økonomien bør ses i sammenhæng med afdelingens høje aktivitet aktivitet koster penge. I sammenhæng hermed blev det også påpeget, at der specielt inden for brevsvar og telefonkonsultationer er sket en meget stor aktivitetsstigning. Status på initiativer i MSA i forhold til at reducere overbelægning og optimere patientforløb. Birgit Thorup Røge har siden været ansat som vikar for overlæge i Medicinsk Afdeling i Herning, hvor hun ud over sin funktion som infektionsmedicinsk speciallæge har haft fokus på at implementere forskellige tiltag til reduktion af overbelægning og optimering af patientforløb. Bodil Overgaard skitserede tiltagene, som alle er fulgt løbende med jævnlig monitorering af resultater: Tidlig blodprøvetagning på udvalgte patienter til daglig og i weekender. Start på stuegang fremrykket til kl fra kl Stuegang færdig inden kl

5 Stuegang/planlægning om eftermiddagen patienter planlagt til udskrivelse dagen efter er klargjort dagen før udskrivelse både mht. sygepleje- og lægearbejde. Epikrisekladde epikrisen er klargjort dagen før planlagt udskrivelse. Udskrivelse mellem kl og patienter udskrives inden egentlig stuegang. Nyt rulleskema i Medicinsk Afdeling Herning kontinuitet i stuegang, honorering af funktionen som patientansvarlig læge. Ny organisering af den medicinske betjening i Akutafdelingen de medicinske patienter i Akutafdelingen ses tidligere af speciallæge og dermed mere hensigtsmæssig visitation Tiltagene er alle under implementering, og der forestår en opgave i at fastholde den ændrede arbejdstilrettelæggelse. Birgit Thorup Røges ansættelse i afdelingen er ophørt med udgangen af juni 2018, og Afdelingsledelsen har nu sammen med den øvrige overlægestab ansvaret for, at de gode initiativer fastholdes og udvikles. Ad 6 Personalesituationen. Fast punkt. Lungemedicin. Aktuelt er der inden for det lungemedicinske speciale ansat en specialeansvarlig overlæge, en infektionsmedicinsk overlæge, en sygehuslæge og en læge i hoveduddannelsesforløb. Herudover er der tilknyttet speciallægekonsulenter. Denne bemanding er ikke tilstrækkelig til at dække alle specialets opgaver, og Afdelingsledelsen og specialeansvarlig overlæge arbejder i øjeblikket på højtryk sammen med HL på at finde en løsning på situationen. Organisering af sekretærområdet i Holstebro. Mona Bank Olesen udtrykte bekymring for organisering af lægesekretærerne i Holstebro. I en projektordning de seneste to år har lægesekretærerne Mette Bach Vedel og Anette Weis fungeret som ledelseskoordinatorer med direkte reference til Afdelingsledelsen, og organiseringen har fungeret rigtigt godt. Denne ordning er ophørt pr , og aktuelt er Bodil Overgaard nærmeste leder for lægesekretærerne i Holstebro. Mette Bach Vedel har dog indvilget i at fortsætte som koordinator i en reduceret version. Hospitalsledelsen har afvist et stillingsopslag som ledende lægesekretær med baggrund i en ny organisations- og ledelsesstruktur af sekretariatsopgaver i Gødstrup, jf. dette referats punkt 4. Ad 7 Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen Der henvises til referat af seneste HMU-møde den med fokus på punkterne: Hvad er vi optaget af: Persondataloven og Vi tager flere blodprøver. Forebyggelse og nedbringelse af sygefravær. På vej mod Gødstrup

6 Prøvehandlinger åbenhed, dialog og forståelse. Ad 8 DNV-status. Fast punkt. Nye normeringsprincipper. Bodil Overgaard orienterede om, at hun er med i en arbejdsgruppe på hospitalsniveau, hvor der kigges på nye normeringsprincipper i Gødstrup med inspiration fra afdelingsledelsernes besøg i Østfold i Norge. Tømning af lokale journalarkiver. Hospitalsledelsen har meldt ud, at der fra ikke må være lokale journalarkiver rundt om i afdelingerne. Materialet skal scannes ind i EPJ. Hold dig i øvrigt orienteret om flytteprocessen via disse links: Ad 9 Eventuelt. Næste -møde. Den , kl : Den , kl : ekstraordinært -møde mhp. udarbejdelse af høringssvar til organisationsog ledelsesstruktur for sekretariatsopgaver i Gødstrup. ordinært -møde. Ad 10 Overbelægning og høj aktivitet. Oplæg v/kvalitetskonsulent Karoline Bech. Karoline Bech fra Kvalitet og Udvikling orienterede om de forskellige tiltag, som er igangsat både på hospitals- og på afdelingsniveau i forsøget på at reducere overbelægning. I forhold til de lokale initiativer i Medicinsk Afdeling henvises til dette referats punkt 5. På hospitalsniveau er der fokus på: De daglige kapacitetskonferencer. Lokale tavlemøder. Det regionale forbedringsfællesskab Sikkert Patientflow. Afdelingsledelsen forpligter sig via Kvalitets- og udviklingsaftalen til at skabe bedre og sammenhængende patientforløb. Patientinventering Hospitalsledelsen besøger sammen med Kvalitet og Udvikling afdelingerne for at kigge arbejdsgange og følge, om den rigtige patient ligger i den rigtige seng

7 Karoline Bech tilkendegav afslutningsvist, at vi skal være tålmodige og skarpe i forhold til igangsatte initiativer resultaterne skal nok komme. Desuden skal vi så småt til at forberede os på at arbejde hen mod et koncept som i Gødstrup, hvor der ingen buffersenge findes, og hvor patienterne som udgangspunkt kun skal ligge i Akutafdelingen i 6 timer