R E F E R A T Ordinært LMU-møde. Tid: Onsdag den 29. november 2017, kl Medicinsk Konferencerum, Holstebro.

Transkript

1 R E F E R A T Emne: Ordinært -møde. Tid: Onsdag den 29. november 2017, kl Sted: Medicinsk Konferencerum, Holstebro. Til stede: Anne-Merete Andreasen, Jan Dalberg, Henny Færge, Sophie Hauerberg, GitteGry Langkjær, Mona Bank Olesen, Bodil Overgaard, Annette Porup, Lisbeth Poulsen, Ingrid Møller Thomsen og Bente Vig. Afbud: Maja Grønbæk Andersen. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Valg af ordstyrer. 2. Sygefravær tal og statistik for Medicinsk Afdeling. v/arbejdsmiljøkonsulent Maj-Britt Stobberup. 3. Godkendelse af dagsorden for mødet den Godkendelse af referat af mødet den Orientering fra Afdelingsledelsen: Økonomi status Nyansættelser. Udfordringer i Ernæringsenheden. 6. Forbedringsprojektet inden for endokrinologi. v/afdelingssygeplejerske Bente Vig. 7. Personalesituationen. Fast punkt. 8. DNV-status: Ledelsesniveau 3. Ny sengefordeling. 9. Ønske om etablering af debriefing-beredskab. v/læge Sophie Hauerberg. 10. Orientering fra TRIO-grupperne de enkelte projekters status og mål. 11. Orientering fra HMU. v/lisbeth Poulsen: Årlig arbejdsmiljødrøftelse, herunder sygefravær. APV-puljen og arbejdsgang frem mod DNV. Implementering af e-læringsprogram. Nye indkøbsaftaler. 12. Eventuelt. Ad 1 Valg af ordstyrer. Bente Vig blev valgt til dagens ordstyrer

2 Ad 2 Sygefravær tal og statistik for Medicinsk Afdeling. v/arbejdsmiljøkonsulent Maj-Britt Stobberup. Bilag: materiale udsendt fra formandsskabet i HMU vedr. årlig arbejdsmiljødrøftelse samt oversigt over udvikling i sygefraværet for de enkelte afsnit i Medicinsk Afdeling. I HMU er det besluttet, at der i 2018 særligt skal sættes fokus på at nedbringe sygefravær og ulykker i Hospitalsenheden Vest. Målsætningen er, at sygefraværet ved udgangen af 2018 skal være nedbragt fra 4,33% (2016-tal) til 3,8%, og at ulykkesfrekvensen er faldet til 5,0 (en ulykkesfrekvens på 5,0 betyder et fald i antal ulykker på ca. 18,5% fra 2016 til 2018). De aktuelle tal for Medicinsk Afdeling er en fraværsprocent på 4,07 til og med oktober 2017 samt et markant fald i antal ulykker med fravær fra 14 i 2016 til 1 indtil nu i Ift. sidstnævnte blev nævnt et øget antal loftlifte og øget indsats på forflytningsområdet som årsag til det markante og flotte fald. For at nå målsætningen med nedbringelse af sygefravær og ulykker er det af helt afgørende betydning, at der igangsættes lokale initiativer med afsæt i og TRIO-grupperne og med ledelsesforankring. I HMU-regi er der udarbejdet ovaler, jf. bilag til dette referat, som skaber overblik over de forandringer, som skal iværksættes for at skabe forbedringer; indsatsen skal således komme fra fire sider: den enkelte medarbejder, HMU og HR, og TRIO samt fra ledelsen. Til at understøtte arbejdet med sygefravær og ulykker er der hjælp at hente i tilgængeligt datamateriale (V.I.Tal). Maj-Britt Stobberup introducerede kort datamateriale for Medicinsk Afdeling, som findes på afdelingens intranet, og som kan tilgås af alle medarbejdere i afdelingen: Ift. datamaterialet er det muligt for det enkelte afsnit at få sat tilpassede rapporter op ud fra specifikke ønsker og behov, og man er altid meget velkommen til at rette henvendelse til datakonsulent Torben Spaabæk Madsen eller arbejdsmiljøkonsulent Maj-Britt Stobberup med ønsker eller spørgsmål til data. Maj-Britt Stobberup orienterede om, at der aktuelt udvikles på at frembringe datamateriale til synliggørelse af de reelle udgifter forbundet med sygefravær og konsekvenserne af sygefravær og ulykker for det daglige fremmøde. Følgende udsagn ift. sygefravær blev fremsat, som også kan bringes ind i det videre arbejde i og helt lokalt i afsnittene: Fokus på "mandagsfravær". Sammenhængen mellem antal vagter/vagttyper og fravær. Kan korttidsfravær forebygge langtidsfravær? Vi er sundhedspersonale, så skal vi møde "småsyge" på arbejde? Kan vi varetage andre funktioner, hvis vi er "småsyge" men alligevel har fremmøde? Fleksibilitet ift. mødetid, hvis tilstanden bedres i løbet af nogle timer. Mulighed for at arbejde hjemme eller møde senere ved barns sygedag. Forældre har et fælles ansvar ved barns sygedag

3 Ikke glemme fokus på den store gruppe af medarbejdere, som ikke har sygefravær. Fokus på graviditetsfravær (fravær pga. graviditetskomplikationer er ikke en del af kort- eller langtidsfraværet, men der kan trækkes data for graviditetsfravær). Fokus på at fastholde eller nedbringe en flot fraværsprocent. Via TRIO-grupperne skal sygefravær bringes op på personalemøder. Hvorfor er TRIO-grupperne ikke tværfaglige? Lægerne har ingen TRIO-gruppe og er ej heller repræsenteret i de monofaglige TRIO-grupper, hvilket er meget uhensigtsmæssigt ift. implementering af de initiativer, som udspringer af arbejdet i TRIO-grupperne. Afslutningsvist orienterede Maj-Britt Stobberup om, at der i løbet af december 2017 vil blive sendt en skrivelse til formandsskabet i med anmodning om, at melder tilbage til HMU om retningen for afdelingens arbejde med sygefravær og ulykker, og hvordan TRIO-grupperne inddrages i dette arbejde. Ad 3 Godkendelse af dagsorden for mødet den Det blev besluttet, at punkt 6 vedr. orientering om forbedringsprojektet inden for endokrinologien samt punkt 10 vedr. orientering om de enkelte TRIO-gruppers initiativer udsættes til næste ordinære møde. Herefter blev dagsordenen godkendt. Ad 4 Godkendelse af referat af mødet den Vedr. overbelægning: Lisbeth Poulsen orienterede om, at emnet blev drøftet på HMU-mødet den , hvor medarbejderne gav udtryk for, at det fylder meget hos den enkelte, at sæsonen for overbelægning nu atter nærmer sig. Et forebyggende initiativ, som har været drøftet i flere sammenhænge, er muligheden for implementering af en model med sæsonafhængig kapacitet; en model, som stadig drøftes og undersøges nærmere. Vedr. uskrevne notater: Det er fortsat et problem i forhold til patientsikkerheden, at der er mange uskrevne notater i weekender og på helligdage, og på dagens møde blev det udtrykt, at man ønsker, at emnet bringes videre til drøftelse i HMU. Herefter blev referatet godkendt uden yderligere bemærkninger. Ad 5 Orientering fra Afdelingsledelsen: Økonomi status Bilag: Budgetopfølgning Periodens forbrug viser et overforbrug på kr. ud af afdelingens samlede budget på ca. 265 mio. kr.; så alt i alt et meget flot perioderesultat. Overforbruget relaterer sig til aktivitetsafhængige udgifter, hvor der især har været - 3 -

4 aktivitetsstigning på det lungemedicinske og hæmatologiske område. I øjeblikket er der en udredning i gang på dialyseområdet, idet der her er et overforbrug på utensilier på kr., og ved nærmere granskning af udgifterne viser det sig, at der er tale om fejlkontering i 2016-regnskabet. På lønbudgettet er der et mindreforbrug på 2,4 mio. kr. I forhold til budgetrammen for 2018 kan den aktuelle fordeling af forbruget mellem løn og øvrige udgifter betyde, at der vil blive flyttet budget fra løn til øvrig drift. Fra flere sider blev det tilkendegivet, at det er vanskeligt at styre øvrige udgifter, fordi det ofte skyldes forhold, som man ikke selv har indflydelse på. Der fremkom dog forslag om synliggørelse af priser på f.eks. kliniske analyser og andre forbrugsvarer for at højne prisbevidstheden. Nyansættelser. Pr er Ulrich-Martin Bich ansat som specialeansvarlig overlæge inden for gastroenterologi. Han kommer fra en stilling som gastroenterologisk overlæge på Sygehus Lillebælt i Kolding. Pr ansættes vikar for overlæge Birgit Røge i et 10 måneders vikariat i Herning. Birgit er infektionsmediciner og har en uddannelse som forbedringsvejleder fra Institute for Healthcare Improvement i Boston. Afdelingsledelsen ønsker med ansættelsen af Birgit at kunne igangsætte småprojekter, som kan styrke afdelingens patientflow og skabe højere grad af kontinuitet i fremmødet. Birgits funktion bliver en kombination af klinisk arbejde, optimering af arbejdsgange med fokus på patientovergange særligt mellem Akutafdelingen og MSA samt daglig arbejdstilrettelæggelse. Birgit vil tidligt i forløbet besøge Holstebro for at få et indtryk af den samlede medicinske afdeling. I forhold til at skabe flow blev det fra medarbejderside nævnt, at arbejdstilrettelæggelsen i MM med fremmøde af speciallæge fra morgenen af samt tilstedeværelsen af KOL-sygeplejerske har medført et mærkbart øget flow i afsnittet. Udfordringer i Ernæringsenheden. Bilag: Orientering fra Hospitalsledelsen af Med baggrund i en forventet ubalance i Ernæringsenhedens budget ved udgangen af 2017 på 3 mio. kr. pågår der i øjeblikket drøftelser mellem Hospitalsledelsen og Ernæringsenheden om initiativer med henblik på at reducere denne ubalance. Initiativerne vil helt sikkert i forskellig grad ramme ud i organisationen i forhold til det nuværende udbud af mad og forplejning, men det er vigtigt, at vi som medarbejdere over for patienter, pårørende og andre samarbejdspartnere fortsat taler maden og forplejningen op og støtter op om Ernæringsenhedens initiativer for at komme i mål med budgetbalance

5 Ad 6 Forbedringsprojektet inden for endokrinologi. v/bente Vig. Det blev besluttet, at punktet udsættes til næste ordinære -møde. Ad 7 Personalesituationen. Fast punkt. Sengeafsnit M2 Afdelingssygeplejerske Henny Færge orienterede om, at der aktuelt er ansættelsesrunde til sygeplejerskestillinger i sengeafsnittet, og at der er kommet flere kvalificerede ansøgninger. Lægesekretær fra Holstebro til Herning For at imødekomme et aktuelt behov for øget lægesekretærbemanding i Medicinsk Afdeling Herning er en lægesekretær flyttet fra lægesekretærstaben i Holstebro til Herning. Afdelingsledelsen udtrykte stor ros til lægesekretærstaben for at medvirke til en fleksibel arbejdstilrettelæggelse mellem matriklerne. Ad 8 DNV-status v/afdelingsledelsen. Ledelsesniveau 3 og ny sengefordeling i RHG Bilag: rapport om ledelsesniveau 3 samt oversigt over ny sengefordeling. HR-konsulent Lone Krogh Hansen har de seneste uger været på besøg i de enkelte afdelingsledelser for at kortlægge afdelingernes nuværende og fremtidige ledelsesstruktur på niveau 3, som er ledelseslaget lige under afdelingsledelsen. Dette er der kommet en rapport ud af, som er udleveret til -medlemmerne forud for dagens møde. Ligeledes har Hospitalsledelsen for ganske nyligt udmeldt en ny senge- og specialefordeling i Gødstrup, som betyder, at det infektionsmedicinske speciale flyttes fra den oprindelige placering sammen med lungemedicin og gastroenterologi til hæmatologi. Afdelingsledelsen har drøftet den nye fordeling med funktionsledergruppen, og der er enighed om, at den udmeldte fordeling er meget uhensigtsmæssig set ud fra både et patientsikkerhedsperspektiv (de hæmatologiske, meget immunsupprimerede patienter sammen med patienter med infektion) og et fællesskabsperspektiv (der er allerede i dag høj grad af specialefællesskab mellem gastroenterologi og infektionsmedicin, og der vil også kunne høstes udbytte af et fællesskab mellem lungemedicin og infektionsmedicin). I den nye senge- og specialefordeling ligger det også fast, at specialet ortogeriatri er organiseret under Ortopædkirurgisk Afdeling og ikke i Medicinsk Afdeling som ønsket fra Afdelingsledelsens side. Afdelingsledelsen har den haft møde med Hospitalsledelsen om ledelsesniveau 3 og ny sengefordeling, hvor afdelingens synspunkter blev fremført. Det ser dog ud til, at Hospitalsledelsen fastholder beslutningen om ny sengefordeling

6 På dagens -møde blev der udtrykt undren over, at man med den nye specialefordeling har valgt at se bort fra mindsteindgrebsprincippet ved udflytning til Gødstrup, idet nuværende Medicinsk Sengeafsnit nu splittes i tre afsnit (geriatri, gastroenterologi og infektionsmedicin) i stedet for som tidligere udmeldt to afsnit (geriatri og gastroenterologi/infektionsmedicin). Dette ønskes bragt op til drøftelse i HMU. I forhold til ledelsesniveau 3 har Hospitalsledelsen udmeldt, at der samlet i Hospitalsenheden Vest skal findes en besparelse frem mod Gødstrup på 8 mio. kr. Afdelingsledelsen arbejder i øjeblikket sammen med funktionslederne med at definere den vertikale (mellem sengeafsnit og ambulatorier) og den horisontale (specialefællesskaber) ledelse, herunder også afdelingssygeplejerskens "span of control". Hospitalsledelsen har ikke udtalt sig om en hensigtsmæssig størrelse på et ledelsesområde, men anbefalingerne lyder på medarbejdere, hvilket er noget lavere end flere afdelingssygeplejerskers nuværende ledelsesområde. Hospitalsledelsen har endnu ikke udmeldt noget klart omkring strukturen på lægesekretærområdet i Gødstrup, men det er Afdelingsledelsens holdning, at lægesekretærerne organiseres decentralt med tæt tilknytning til de enkelte specialer og med en ledende lægesekretær som nærmeste leder. Dette har Afdelingsledelsen tilkendegivet over for Hospitalsledelsen. Der blev på dagens møde fremsat forslag om, at en struktur, som man påtænker i Gødstrup, med fordel kunne afprøves inden udflytning også set i lyset af, at de to stillinger som ledelseskoordinator for lægesekretærerne i Holstebro ophører medio 2018, og således skal der under alle omstændigheder tænkes i en ny struktur i Det blev ligeledes anført, at der måske også kan være fordele ved en mere central organisering, eksempelvis bedre mulighed for udligning af arbejdspres. Der er høringsfrist på rapporten om ledelsesniveau 3 den , og der indkaldes derfor til et ekstraordinært -møde den , hvor der skal udarbejdes et høringssvar til Hospitalsledelsen. Ad 9 Ønske om etablering af debriefing-beredskab for YL. v/sophie Hauerberg. På baggrund af et par voldsomme episoder omkring patientforløb i Herning har YL udtrykt ønske om etablering af et debriefing-beredskab. Der har været rettet henvendelse til arbejdsmiljøkonsulent Maj-Britt Stobberup, som har orienteret YL om, at der findes en retningslinje i e-dok, der beskriver håndtering af situationer, hvor personalet har været udsat for en arbejdsmæssigt belastende hændelse. Sophie Hauerberg orienterede om, at retningslinjen nu er blevet drøftet på YLmøder både i Herning og Holstebro, og at man har besluttet at udpege to læger, som skal være tovholdere i forhold til at få aktiveret hjælpen, når der opstår behov efter voldsomme episoder. Det kan overvejes at tilføje en lokal retningslinje i e-dok, hvor navnene på de pågældende læger fremgår, ligesom det også er vigtigt at få fremgangsmåden synliggjort for nye læger i afdelingen

7 Ad 10 Orientering fra TRIO-grupperne de enkelte projekters status og mål. Det blev besluttet, at punktet udsættes til næste ordinære -møde. Ad 11 Orienteringspunkt fra seneste HMU-møde den med fokus på følgende punkter: v/lisbeth Poulsen. APV-puljen og arbejdsgang frem mod DNV. Implementering af e-læringsprogram. Nye indkøbsaftaler. Punktet blev ikke nået og tages med på næste ordinære -møde. Referater fra alle HMU-møder kan læses her: Ad 9 Eventuelt. Kommende -møder. Onsdag den , kl videokonference (ekstraordinært møde). Onsdag den , kl i Holstebro. Mandag den , kl i Herning. Onsdag den , kl i Holstebro. Torsdag den , kl i Herning. Onsdag den , kl i Holstebro