INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 12. januar 2019 kl på Scandic the Mayor, Banegårdspladsen 14 med følgende dagsorden: 1. Strategiske punkter kl a. Boliger til bestemte målgrupper (B) * b. Status på radonundersøgelser (B) FORTROLIGT * c. Status på nybyggeriprojekter (O) FORTROLIGT * 2. Orienteringspunkter kl a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Orientering fra administrationen (O) * c. Statistik over klager 2018 (O) * 3. Kommende møder kl a. Emner til næste møde, der holdes 7. februar 2019 (B) b. Mødeplan 2019 (O) * 4. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Boliger målrettet særlige grupper DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsen besluttede på sit møde i september 2018 på et tidspunkt at diskutere boliger målrettet særlige grupper nærmere. Eksisterende målretning Boligkontoret Århus har allerede to typer boliger målrettet særlige grupper, nemlig de almene ungdomsboliger (lovbestemt ordning) samt +55-boligerne (kommunalt besluttet fortrin i afdeling 62 Skejbyparken, 63 Skæring Parkvej og 67 Hørretløkken). Derudover er boligerne i afdeling 40 Fredensgade og 68 Østergade samt seks boliger i afdeling 44 Hjulby Hegn mærket som ældreboliger med særlig kommunal visitation. Endelig forvaltes de seks boliger i afdeling 65 Bethesdavej efter en ikke-lovhjemlet aftale med den selvejende institution Ellengården og Aarhus Kommune som udslusningsboliger for institutionen. Derudover har boligorganisationen generelt fortrinsret til husstande med et eller flere børn til boliger på fire eller flere rum (lovbestemt fortrinsmulighed). Det igangværende byggeri af afdeling 76 Helsingforsgade omfatter en fortrinsret til 80 pct. af familieboligerne til ph.d.-studerende og postdoc-ansatte (jf. bestyrelsens beslutning på bestyrelsesseminar marts 2013). Boligkontoret Århus har således allerede en del boliger målrettet særlige grupper. Bestyrelsen kan i den forbindelse overveje formålet med disse målretninger, og om de i givet fald i praksis lever op til disse. Principiel afklaring Den fremadrettede diskussion er, om boligorganisationen i højere grad skal målrette boliger til særlige målgrupper en tendens som andre boligorganisationer i Århus og i landet i øvrigt har taget op. De principielle positioner i debatten kan ridses op som:

3 A. Der er en række grupper, som i stigende grad har brug for boliger, som i særlig grad tilgodeser lige netop disses behov, eller som giver mulighed for, at disse grupper i højere grad kan bo sammen med ligesindede med de synergieffekter, det måtte give. B. Boligorganisationen skal ikke forholde sig til, hvordan beboerne lever deres liv, men stille en bred vifte af boliger til rådighed for alle, og som ikke gennem sin tildelingspolitik hverken fremmer eller svækker den ene eller den anden form for måde at leve sit liv på og fastholder mangfoldigheden også i den enkelte afdeling. Skulle man i højere grad tilgodese position A, kunne man forestille sig, at man byggede boliger, der tilgodeså og/eller var forbeholdt eller med fortrin for: Ikke-rygere Allergivenlige Støjfølsomme beboere Seksuelle minoriteter Kunstnere Boligtyper, der skulle fremmes kunne også være Bofællesskaber Seniorbofællesskaber Bemærk at kommunal opbakning er nødvendig og at Aarhus Kommune generelt er tilbageholdende med særlige udlejningsregler. Der har over de senere år været dialog med kommunen om muligheden for fortrin for særlige erhvervsgrupper, hvilket ikke kan forventes at møde kommunal opbakning. Det er samtidig ikke givet, at kommunen i fremtidige situationer vil gentage den særlige fortrinsordning vedr. ph.d./postdoc det må i hvert fald afvente en evaluering af afdeling 76 Helsingforsgade, når denne er i drift. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen afklarer, hvilke former for særlige grupper, der i givet fald kunne være interessant at arbejde videre med, og nedsætter en arbejdsgruppe, der evt. i samarbejde med nybyggeri- og renoveringsudvalget forbereder en mere principielt diskussion til et senere bestyrelsesmøde, hvor der kan afklares for eller imod en mere målrettet tildelingspolitik. 2/2

4 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 H.V.Kaalunds Vej Chr. Molbechs Vej Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 20 Norgesparken Afdeling 22 Illerupvej Afdeling 24 Kirkedammen Udbudsmaterialet til opgangsrenoveringen er udsendt. Vi modtager priserne den 20. februar Afslibning af terrazzotrapperne opstarter i uge 2 og kører opgangsvis frem til ultimo august Efterisolering af tagrum + etablering af nye gangbroer. Ny LED belysning i kældergange Der laves lydprøver for at undersøge om man ved at skifte vinduerne kan nedbringe lyd niveauet i lejlighederne mod Randersvej. Dette sker ved at afmontere eksi. lydkarnapper og udskifte vinduet med et nyt. Projekt vinduesudskiftning mm. her var der under udførelse og aflevering samt ved 1 årsgennemgangen, nogle problemer med vinduerne med at tætningslister blev revet af og at vinduerne hang. Dette bliver undersøgt fra uge 2 og 5 uger frem, får at få klarlagt hvad omfanget er nu. Så er Kirkedammen næsten færdig efter facaderenovering og nye ungdomsboliger i tagetagen. Det er nu den flotteste afdeling i området - det ser godt ud, og nogle lækre boliger på toppen.

5 Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling Sabro Afdeling 48 Skæringparkvej Afdeling 73 Virup Skovvej Der afventes en afklaring omkring afgrænsning af den offentlige vej Kornbakke Alle og afdelingens parkerings indhak ved samme, af hensyn til fremtidig parkeringsforhold og kontrol muligheder. Den nye sorteringsgården er ved sin afslutning og bliver færdig her i januar. Den store brandskade der var i sommers er ved at være afsluttet og kan genudlejes ingen fra februar. Pilot projekt med at etablere micro ventilations anlæg i 2 boliger, var blevet udsat pga. radon undersøgelserne. Så det bliver etableret her i slut januar. Der er blevet lavet logger undersøgelser før og bliver også lavet efter for at se hvad der sker i boligen. Udskiftning af køkkener. Udbudsmateriale forventes udsendt slutning af januar. Nye vinduer + ventilationsanlæg. Udbudsmateriale udsendes primo februar. Køkkenudskiftningen er ved sin afslutning. Der arbejdes på en plan for erhvervelse af nødvendigt jordstykke til nyt fælleshus i afdelingen. Der er etableret en arbejdsgruppe fra afdelingen som i fællesskab med KAAI og Bent Boel samt inspektør planlægger husets indretning og udseende. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og tager stilling til hvorvidt referater fra afdelingsbestyrelsesmødet fortsat skal ligge på Google Drev. 2/2

6 NOTAT TIL PKT 2.b Orientering fra administrationen DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Alka vandt som bekendt udbuddet vedr. bygningsforsikring m.m. for de næste tre år, og der er indgået aftale med selskabet herom. B. Udbud vedr. rammeaftaler om teknisk rådgivning pågår. Der har været betydelig interesse om prækvalifikationen. C. Pr. 1. januar 2019 træder nye regler om digital kommunikation i kraft. Allerede fra 1. januar 2018 har al kommunikation med nye lejere skullet foregå digitalt. Fra årsskiftet kan boligorganisationen også gøre kommunikation med eksisterende lejere digital (forudsat der ikke er fritagelse fra digital post fra det offentlige m.m.). Der skrives rundt til alle lejere, der ikke allerede har givet samtykke til digital kommunikation med oplysning om de nye regler og opfordring til at ajourføre sin adresse. Boligkontoret Århus har pt. samtykke til digital kommunikation med ca. 75 pct. af beboerne. D. Der bliver opstillet en Tadaa!-delebil i afdeling 23 Nydamsparken til deling med naboafdelingerne. E. Boligkontoret Århus anskaffede i august 2017 en el-drevet firmabil ud fra et flerdelt ønske om at: Mindske CO 2-udledningen fra medarbejdernes transport Give medarbejderne mulighed for i højere grad at cykle eller bruge kollektiv trafik til arbejde Kommunikere Boligkontoret Århus grønne profil El-bilen er leaset for en fireårig periode. Det var forventningen, at ordningen ville betyde en mindre besparelse på kørselsgodtgørelse, men samtidig at det ville være en netto merudgift for boligorganisationen.

7 Brugen af bilen varierer fortsat, men der kan på baggrund af det første 16 måneders brug konkluderes, at bilen kører ca km om året, og at der har været et fald i udgiften til medarbejdernes kørselsgodtgørelse på ca kr. om året svarende til ca. 27 pct. Leasingudgiften m.m. til bilen er ca kr. pr. år, dvs. en samlet merudgift på ca kr. om året. El til bilen er inkluderet i aftalen med e-on om opladning. Etableringen af ladestanderne på Brendstrupgårdsvej 7 kostede boligorganisationen ca kr. Som et led i aftalen med e-on om etablering refunderes der ca. 1 kr. pr. kwh for alle andre bilers ladning på de to ladepunkter. Det betyder en refusion for Boligkontoret Århus på ca kr. om året, svarende til en tilbagebetalingstid for investeringen på ca. 4½ år. F. På baggrund af løbende efterspørgsel fra bestående beboere udsendes informaiton til alle beboere i de relevante afdelinger fra Vindstød i januar/februar om muligheden for at tilslutte sig rabataftalen om el-leverance gennem Boligkontoret Århus. Som aftalt har Vindstød uden omkostninger skaffet certifikater for vedvarende energi også for de indkøbsaftaler, der tidligere er indgået med Energi Danmark, således at hele Boligkontoret Århus el-forbrug fra 1/ og frem har været CO 2-neutralt. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

8 NOTAT TIL PKT 2.c Statistik over klager 2017 DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/JDK PROBLEMSTILLING Bestyrelsen vedtog i forbindelse med forretningsgangen for klagebehandling, at der årligt skulle forelægges en statistik over antal og typer af de almindelige klagesager. I 2018 er de ca. 300 klagesager vedr. husorden m.m. fordelt på følgende kategorier: 400 Klagesager Vold, trusler og hærværk Vanrøgt Støj Ildspåsættelse Husdyr Have Fællesarealer Fremleje Bil og parkering Andet Der er tale om et fald ift på knap 10 pct. Blandt de væsentligste ændringer i klagesagernes sammensætning er et glædeligt mærkbart fald vedr. støjsager. manglende havevedligeholdelse væsentligt reduceret, men på uændret niveau fra Antal fremlejesager er steget markant siden 2014 og er stigende fra Kategorien Andet, der fortsat udgør omkring en stor del af klagesagerne, er selvsagt en blandet samling af sager. Der er dog en betydelig del af disse, der har en eller anden relation til beboere med psykiske lidelser, hvilken sagstype også har været stigende, herunder bekymringssagerne. Der har ikke i 2018 været sager om anciennitet på ventelisten.

9 Der er indbragt et antal sager for beboerklagenævnet af såvel Boligkontoret Århus som beboeren. Det omfatter både husordenssager, flytteafregninger og forbrugsregnskaber. Der kan over årene ikke identificeres nogen systematisk udvikling i antallet af beboerklagenævnssager. Der er afsluttet fem nævnssager vedr. husorden og fire af disse er vundet. Der er indbragt fem sager om husordensforhold for beboerklagenævnet. Dette lave antal skal ses i sammenhæng med det stærke fokus på konfliktmægling og tilbuddet om dialogmøder mellem beboerne, som sker i stigende omfang, som en naturlig del af klagesagsbehandlingen i mindre nabokonflikter. 35 Nævnssager Der foreligger ikke tilsvarende statistik over indsigelser over forbrugsregnskaber. Her er det i vid udstrækning også forsynings- eller aflæsningsselskabet, der er den primære part i kontroversen. Sagerne registreres først, når de indbringes for beboerklagenævnet, idet de før dette punkt ofte har karakter af spørgsmål eller udveksling af synspunkter uden at være en formel klage. Det samme gør sig gældende vedr. flytteopgørelser. Som afløsning for orienteringen af afdelingsbestyrelserne om det konkrete indhold i klagesager forventes det, at der igen i januar sendes en rapport med antallet af klagesager pr. kategori i afdelingen og markering af væsentlige afvigelser fra gennemsnittet. Det overvejes dog fremover, at løsningen integreres på BKÅ Portalen. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. 2/2

10 NOTAT TIL PKT 3.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen i første halvdel af Dato Arrangement Indhold 12. januar Bestyrelsesmøde- og seminar Boliger til bestemte målgrupper Roller og kompetencer i bestyrelsen 15. januar Kvartalsmøde Effektivisering 31. januar Bestyrelseskursus regnskab Regnskabets opbygning Bestyrelsens ansvar ift. økonomi og regnskab 7. februar Bestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde Henvendelse fra ALBOA vedrørende genhusning Måltal afdelingerne Gaveregulativ Plan strategirevision Risikostyring Forsikringspolitik 7. marts Bestyrelsesmøde Realisering af strategiske mål Strategiske mål 2019 Egenkontrol 13. marts Økonomikursus Afdelingens økonomi, langtidsplan og henlæggelser 9. april Kvartalsmøde Byggepolitik 11. april Bestyrelsesmøde Budget 2020 og regnskab 2018 Koncept for afdelingsmøder Digitaliseringsstrategi

11 Dato Arrangement Indhold 23. maj Bestyrelsesmøde Forberedelse af repræsentantskabsmøde Evaluering af bestyrelsens arbejde som helhed ift. arbejdsgrundlag og principper for værdiskabelse 23. maj Repræsentantskabsmøde 23. maj Bestyrelsesmøde Konstituering juni Bestyrelsesmøde/-seminar Risikostyring Deltagelse af chefgruppen INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse. 2/2