FLIS VOKSNE HANDICAPPEDE VEJLEDNING. Version <Dato>

Transkript

1 FLIS VOKSNE HANDICAPPEDE VEJLEDNING Version 1.03 <Dato>

2 Indholdsfortegnelse 1 FORMÅL DATAKVALITET TIDSSERIE SYSTEMER PÅ VOKSEN - HANDICAPOMRÅDET OPDATERING AF DATA BEGREBER SYSTEMSKIFTE FILTRE NØGLETAL DATALEVERANCER BILAG...13 Version Forfatter Dato Ændringer 1.01 CHR 20. marts 2018 Endelig tilretning af dokument 1.02 CHR 21. september 2018 Tilretning af dokument i forhold til ny snitflade på Voksne Handicap området 1.03 Peter Riis 17. december 2018 Tilretning ift. ny kontoplan for voksne med særlige behov Tip til læsning Hvis visningen Bogmærker er åben, kan det være lettere at navigere i dokumentet KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 2/14

3 1 FORMÅL Formålet med Voksen - Handicapområdet er at udarbejde statistikker over: - Økonomi på Voksen - Handicapområdet - Udgifter på Voksen - Handicapområdet, samlet - Udgifter, ydelser - Refusionsindtægter og forbrugsprocenter - Modtagere - Modtagere, ydelser - Modtagere, ophold - Modtagere, hjemmehjælp - Modtagere, træning - Modtagere fordelt på målgrupper - Fysisk funktionsnedsættelse - Psykisk funktionsnedsættelse - Socialt problem - Antal modtagere pr. målgruppe - Fravær og personale Under hvert område er der udviklet en række nøgletal. Nøgletallene er udgangspunktet for sammenligning på tværs af kommunerne i FLIS samt på institutionsniveau internt i egen kommune. 2 DATAKVALITET I FLIS rettes der ikke i kommunernes data. Det betyder, at det er afgørende for kvaliteten og sammenligningerne i FLIS, at der er en vis ensartethed i de registreringer, der er i kommunens systemer. I FLIS er der udviklet otte DAK-rapporter (Dataanalyse- og kontrolrapporter) på Voksen-Handicapområdet. Rapporterne kan bruges af den enkelte kommune til at validere, at data i FLIS er korrekte i forhold til de data, som kommunen har registreret i eget fagsystem. Derudover vil rapporterne give et indblik i eventuelle fejlregistreringer og andre dataudfordringer. Rapporterne findes under DAK-rapporter på kommunens administrationsside: 1) Borgere og visiterede hjemmehjælpsmodtagere 2) Modtagere af handicaprelaterede ydelser 3) Modtagere af handicaprelaterede tilbud 4) Modtagere af handicaprelaterede ydelser på målgruppe 5) Modtagere af handicaprelaterede ydelser på ydelse og målgruppe 6) Tværkommunal status - Ydelsesmodtagere 7) Udgifter og borgere 8) Borgere med mere end en handlekommune KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 3/14

4 3 TIDSSERIE I FLIS er det muligt at trække statistikker fra 2009 og frem. 4 SYSTEMER PÅ VOKSEN - HANDICAPOMRÅDET Data på Voksen - Handicapområdet bygger på fire typer af data: - Økonomisystemer - Løn- og Personalesystemer - CPR-data i forhold til beregning af andelen af Voksne Handicappede - Kommunernes aktiviteter på Voksen - Handicapområdet Kommunernes aktiviteter på Voksen - Handicapområdet hentes fra Danmarks Statistik. Kommunerne skal på månedsbasis indberette aktivitetsdata til Danmarks Statistik, enten via system-til-system indberetning eller ved webbaseret indberetning. Disse indberetningskrav udløber af det nationale dokumentationsprojekt på Voksen - Handicapområdet. Indberetningskrav og -løsninger er nærmere beskrevet på Danmarks Statistiks hjemmeside. Kommunerne har skullet indberette aktivitetsdata fra 1. juli 2013, men der mangler fortsat aktivitetsdata for flere kommuner, som endnu ikke har startet indberetning. FLIS modtager data fra Danmarks Statistik hver måned. Hvis der er rettelser i data bagudrettet, vil de blive indlæst i FLIS ved næste måneds dataindlæsning. 5 OPDATERING AF DATA Data opdateres månedligt 6 BEGREBER 6.1 Ydelsesbegreber Ydelser En ydelse er den konkrete hjælp, som den handicappede borger er visiteret til. Det kan være et ophold på en institution, en kontant ydelse, socialpædagogisk støtte eller lignende. Fælles for alle ydelser er, at de har hjemmel i serviceloven. En ydelse kan være enten en periodeydelse eller en stykydelse. Periodeydelser har angivet en start- og slutdato og løber således over en periode, hvorimod stykydelser er engangsydelser, der gives på en specifik dag. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 4/14

5 Ydelsesenhed Angiver om den visiterede ydelse er en periodeydelse eller stykydelse. Funktionsvurdering Til borgere der modtager en ydelse knyttes en samlet funktionsvurdering, der angiver borgerens funktionsevne på en skala fra A-E. A = Intet problem (ingen, fraværende, ubetydeligt) B = Let problem (en smule, lidt) C = Moderat problem (middel, noget) D = Svært problem (omfattende, meget) E = Fuldstændigt problem (totalt, kan ikke) Tilbud Et tilbud er den fysiske institution, hvor en konkret ydelse leveres: Fx det konkrete bosted, træningscenter eller lignende, der leverer opholdet eller træningen mv. Opholdstilbud Opholdstilbud kan være længerevarende eller midlertidige botilbud, almen bolig m.m. Start/slut for tilbud Ydelsen afgrænses ud fra start- og sluttidspunkt. Hjemmehjælp Selv om hjemmehjælp generelt primært er målrettet ældre, kan det også gives til voksne handicappede. Nøgletallene der vedrører hjemmehjælp til voksne handicappede bygger derfor på data fra ældresnitfladen (jf. dokumentation af Ældre ) for de borgere under 65 år, der modtager hjemmehjælp. Begrebet hjemmehjælp dækker over praktisk hjælp, personlig pleje eller begge dele. Visitationer Visitation omhandler, hvorvidt en borger er visiteret til en pågældende ydelse. Borgere, der er visiteret til hjemmehjælp af en varighed på under to minutter frasorteres. Dette gøres, idet der oftest er tale om madudbringning. Timer Timer til hjemmehjælp opgøres i timeantal pr. bruger pr. uge. Det skal sikre, at tallene kan sammenlignes på tværs af måneder, hvilket ville være problematisk, hvis der i stedet var valgt en model med antal timer pr. måned, da udsving i antal dage i månederne her vil få for stor betydning. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 5/14

6 6.2 Modtager begreber Helårsmodtagere Når helårsmodtagere opgøres, tages der i beregningen højde for, hvor længe hver enkelt modtager har modtaget den pågældende ydelse. Det kan eksempelvis være, hvor mange dage af en måned eller et år borgeren har modtaget ydelsen. Når der eksempelvis skal udregnes udgifter per modtager til sammenligning mellem kommuner, bliver nøgletallene mere retvisende, hvis der arbejdes med begrebet helårsmodtager i stedet for blot antal modtagere i året. Det vil konkret sige, at en borger, der er visiteret til en ydelse hele året, vil være registreret med 1 * 12 måneder, hvilket svarer til 1 helårsmodtager (12 registreringer/12 måneder). Tilsvarende vil en borger, som kun har været visiteret til ydelsen i 9 måneder stå med 0,75. (9 måneder / 12 måneder). Eksempel 1 I dette eksempel har en kommune kun to borgere, der modtager en given ydelse opgjort d. 31. marts: Borger A: Er visiteret fra d. 15. marts og tæller derfor med 16 dage ud af de 90 dage, der har været fra 1. januar. Borger B: har været visiteret i hele perioden fra 1. januar og tæller derfor med 90 ud af de 90 dage, der har været fra 1. januar. Brøken for antallet af helårsmodtagere pr. 31. marts er derfor: 15/ /90 = 1,16 helårsmodtagere i FLIS. Unikke modtagere Når unikke modtagere opgøres, tælles hver enkelt modtager af en ydelse som én, uanset hvor længe vedkommende har modtaget den pågældende ydelse. Dette kan eksempelvis være relevant, når der sammentælles for forskellige typer af ydelser i ét nøgletal. Hvis der sammentælles, så en person kan optræde i flere modtagerkategorier, anvendes ligeledes unikke modtagere i optællingerne. Målgruppe Alle målgrupper er knyttet til ydelser, og beskriver baggrunden for visiteringen af ydelsen. Målgrupperne fordeler sig på tre hovedgrupper, henholdsvis: - Fysisk handicap - Psykisk handicap - Socialt problem. Under hver hovedgruppe er der en række underkategorier. Alle ydelser skal være tilknyttet mindst én målgruppe. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 6/14

7 6.3 Kommunebegreber Handlekommune Handlekommunen er den kommune, der har visitationsansvaret overfor borgeren. Hvis en borger tildeles ophold i en anden kommune, vil den oprindelige kommune som udgangspunkt beholde handleforpligtelsen, med mindre andet aftales mellem kommunerne. I så fald kan det aftales at overgive handleansvaret til den nye opholdskommune. Det er handlekommunen, der er ansvarlig for at indberette til Danmarks Statistik og dermed til FLIS. Det gælder også, hvis betalingskommunen er en anden. I så fald skal det dog fremgå af indberetningen. Handle-/betalingskommunereglerne er beskrevet i servicelovens 9. For Ishøj, Vallensbæk, Tårnby og Dragør er der defineret særregler i forhold til definition af handlekommune, jf. afsnit Betalingskommune Betalingskommunen er den kommune, der har betalingsforpligtelsen for borgeren. Hvis en borger tildeles ophold i en anden kommune, vil den oprindelige kommune beholde betalingsforpligtelsen. Det er handlekommunen, der er ansvarlig for at indberette til Danmarks Statistik og dermed til FLIS. Det gælder også hvis betalingskommunen er en anden. I så fald skal det dog fremgå af indberetningen. Handle-/betalingskommunereglerne er beskrevet i servicelovens 9. For Ishøj, Vallensbæk, Tårnby og Dragør er der defineret særregler i forhold til definition af betalingskommune, jf bilag Personale på Voksen - Handicapområdet Personalet på ældreområdet afgrænses via deres tilknytning til kontoplanen, og alt personale registreret på følgende funktioner medtages: Før 2018 Fra KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 7/14

8 Bemærk, at alle funktioner i tabellen medtages i nøgletalsberegningerne i FLIS, da de nye funktioner træder i stedet for eller supplerer de tidligere, og der dermed ikke opstår overlap. 7 SYSTEMSKIFTE Under menupunktet Dokumentation Voksne handicappede - Systemskifte findes en oversigt over fra hvilke fagsystemer, der hentes data samt eventuelle systemskifter. Primo 2017 ændrede Danmarks Statistik deres praksis i forhold til systemskifte, hvilket har betydet, at praksis for indlæsning af data til FLIS ligeledes ændres. I det nedenstående gennemgås de regler, der gælder ved systemskifte på Voksen - Handicapområdet. 7.1 Tidligere praksis i FLIS databehandling Hidtil har FLIS medtaget alle ydelser, både afsluttede og aktive, fra hhv. det tidligere og det nye system. Nogle ydelser vil derfor være gengangere/dubletter, da de vil være oprettet i både det tidligere og det nye system. Derfor er data renset for dubletter. Denne procedure har desværre givet anledning til udfordringer. Det er ikke altid muligt for FLIS at fange alle dubletter, da den samme ydelse kan være oprettet forskelligt i hhv. det tidligere og det nye system. Eksempelvis kan en ydelse i det tidligere system være oprettet med fejl i nogle variable. Hvis ydelsen også er oprettet i det nye system, men hvor disse fejl er rettet, vil FLIS dubletrensning ikke fange, at der er tale om den samme ydelse. Der kan også være sket ændringer i ydelsen, som kun er registreret i det tidligere system, men ikke i det nye. I begge tilfælde vil ydelsen i det tidligere system tælle som en aktiv ydelse for altid. Dette har resulteret i en kunstig stigning i nogle kommuners antal ydelser over tid. En sådan kunstig stigning i antallet af ydelser opstår ligeledes, hvis en kommune ikke får påført slutdatoer (når disse er kendte) på ydelser i det tidligere anvendte system. På baggrund af ovenstående ændres praksis. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 8/14

9 7.2 Ny praksis i databehandlingen i FLIS / DST DST har været i dialog med kommunerne i forhold til at opstille regler for indlæsning af data ved systemskifte. DST har på baggrund af denne dialog defineret tre regler for systemskifte, som er videreført til FLIS: Regel 1: Regel 2: For de leverandører der er registreret som fuld bestand-leverandører, tages alle data fra den sidste leverance af data. Fra tidligere system udvælges alle afsluttede ydelser indeholdt i den senest modtagne leverance (forudsætter fuld bestand se punkt 6 for de kommuner, hvor der er undtagelser for denne regel). Fra det nye system udvælges samtlige ydelser, både afsluttede og aktive, fra den senest modtagne leverance (alle systemer leverer på nuværende tidspunkt fuld bestand og vi kan derfor altid vælge den seneste leverance fra det nye system). Ydelserne fra de to systemer danner tilsammen det datagrundlag, som DST anvender i statistikproduktionen. Regel 3: For de kommuner, der laver parallel indberetning, dvs. indberetter nogle ydelser via system-til-system og andre via web, medtages alt på lige fod fra de systemer, der leveres fra. Liste over kommuner, hvor de forskellige regler er implementeret findes i Bilag 10.3: Kommunespecifikke systemskifte. 8 FILTRE Ved indlæsning af data er der formuleret en række forretningsregler, der skal tages højde: Dubletter på alle datafelter fjernes: ModtagerCPRNummer SamletFunktionsVurdering ModtagerYdelsesID ModtagerYdelsekode ModtagerYdelseBetalingskommune ModtagerYdelseStartDato ModtagerYdelseSlutDato TilbudProduktionsEnhedsNummer TilbudProduktionsEnhedsNavn TilbudProduktionsEnhedsAdresse TilbudProduktionsEnhedsPostnr ModtagerMaalgruppe Source SurveyID FormID Period KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 9/14

10 EntityIDType EntityID CommunicationDescription CommunicationDateTime SystemName SystemVersion ContactTypeName ContactIdentifier Contact Address 9 NØGLETAL På Voksen-Handicapområdet er der udviklet mere end 100 forskellige nøgletal. Nøgletallene er valgt på baggrund af kommunernes statistik- og styringsbehov samt adgang til data. Nøgletallene beregnes på baggrund af de tidligere gennemgåede datakilder og opgørelsesmetoder og kan bruges til sammenligning på tværs af kommuner samt til at opnå indblik og understøttelse af styring i egen kommune. Nøgletal, tællere og nævnere er tilgængelig på tværs af kommuner, mens nøgletal på institutionsniveau kun kan genereres og ses i kommunens egne data. Foruden brug af nøgletallene til ledelsesinformation og styring, muliggør nedbrydning af nøgletallene i kommunens egne data øget indsigt i kommunens registreringspraksis og eventuelle uhensigtsmæssigheder relateret hertil. Dette kan medvirke til en øget datakvalitet for intern og ekstern benchmarking. Diagrammet nedenfor giver et overblik over de centrale aktivitetsdata, som nøgletallene på dataområdet Voksen-Handicappede baseres på. Som det fremgår, findes nøgletal for blandt andet (men ikke begrænset til) fordeling af modtagere på ydelser, tilbud og målgrupper. Foruden de rene aktivitetsnøgletal findes økonomibaserede nøgletal i form af forskellige opgørelser af kommunens udgifter pr årig samt udgifter fordelt på modtagere. På tilsvarende vis findes fravær- og personalenøgletal. Se vejledning til dataområdet Personale for en detaljeret gennemgang af disse nøgletalstyper. For en fyldestgørende nøgletalsliste for dataområdet henvises til vejledningssitet KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 10/14

11 Modtagere af handicapydelser i alt Udgifter pr modtager fordelt på Modtagere af Målgrupper Ydelser Opholdsydelser Fysisk funktionsnedsættelse Socialpædagogisk støtte Psykisk funktionsnedsættelse Personlig og praktisk hjælp Socialt problem + sammenhæng med opholdsydelser 10 DATALEVERANCER Der kan bestilles datapakker indeholdende: - Rådata - Data fra DSA - Datamart data 10.1 Rådata De rådata, FLIS modtager, distribueres direkte videre til kommunerne. Oftest vil data modtages uden feltnavne, som derfor vil skulle hentes fra snitfladebeskrivelserne. Ved bestilling af rådata skal det overvejes, hvad data skal anvendes til. Hvis kommunen f.eks. ønsker at opbygge et datagrundlag for en given periode (f.eks. fra 1. januar til dags dato) kræver det kendskab til hvilke regler, der gælder for modtagelse af data, f.eks. om der hver måned modtages alle data, eller om der kun modtages ændringer i de eksisterende data. Hvis kommunen ønsker at opbygge det fulde datagrundlag, anbefales det at kontakte FLIS@kombit.dk for hjælp til at specificere, hvilke data der skal bestilles samt hvordan de skal indlæses. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 11/14

12 10.2 Data fra DSA Data fra DSA indeholder forarbejdede rådata, der er f.eks. påsat feltnavne, samt dato for indlæsning til FLIS, Fagsystem navn mv. Ved bestilling af data fra DSA skal der foretages de samme overvejelser som ved bestilling af rådata, hvilket vil sige, at det skal overvejes, hvad data ønskes anvendt til. Hvis kommunen f.eks. ønsker at opbygge et datagrundlag for en given periode (f.eks. fra 1. januar til dags dato), kræver det kendskab til hvilke regler, der gælder for modtagelse af data, f.eks. om der hver måned modtages alle eksisterende data, eller om der kun modtages ændringer i de eksisterende data. Hvis kommunen ønsker at opbygge det fulde datagrundlag, anbefales det at kontakte FLIS@kombit.dk for hjælp til at specificere, hvilke data der skal bestilles samt hvordan de skal indlæses Datamart-data Data fra Datamartlaget indeholder forarbejdede data, hvor data er bearbejdet efter de regler og begreber, der er gældende for det givne dataområde. Data fra Datamartlaget indeholder altid alle data, der er modtaget i FLIS for det givne område. Ved bestilling vil man derfor altid modtage den seneste Datamart, der er udarbejdet i FLIS. KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 12/14

13 11 BILAG 11.1 Særregel for handle- og betalingskommune Danmarks Statistik har godkendt en særregel for Ishøj kommune (183) og Vallensbæk kommune (187), der således også skal implementeres i FLIS. Reglen tillader, at Ishøj kan levere Vallensbæk data, hvor handleog betalingskommune tolkes på følgende måde: Leveranceindhold Forretningsmæssig tolkning Handlekommune Betalingskommune Handlekommune Betalingskommune Ishøj Vallensbæk Vallensbæk Vallensbæk Ishøj Ishøj Ishøj Ishøj Ishøj Ikke angivet Ishøj Ishøj Ishøj 3. kommune Ishøj 3. kommune Tårnby Dragør Dragør Dragør Tårnby Tårnby Tårnby Tårnby Tårnby Ikke angivet Tårnby Tårnby Tårnby 3. kommune Tårnby 3. kommune KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 13/14

14 11.2 Ydelseskode, Servicelov, Autoriseret kontoplan Ydelseskode Beskrivelse Paragraf Konti fra den Autoriserede kontoplan 1.1 Aktivitets- og samværsydelse , grp Behandling , grp Beskyttet beskæftigelsesydelse , grp Længerevarende botilbud inklusiv tilknyttede ydelser f.eks. 83, 85 Midlertidige botilbud inklusiv tilknyttede ydelser f.eks. 83, 85 Socialpædagogisk støtte i botilbudslignende tilbud (omfattet af 4, stk. 1, nr. 3, i lov om socialtilsyn), f.eks. botilbud efter ABL 105/115 Andre former for socialpædagogisk støtte (socialpædagogisk støtte, som ikke leveres på botilbud eller botilbudslignende boliger f.eks. borgernes private hjem) Støttepersonsordning - Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) Støttepersonsordning - Kontaktperson for døvblinde , grp , grp , grp , grp , grp , grp Støttepersonsordning - Ledsageordning , grp Personlig og praktisk hjælp (behov for mere end 20 timer) , grp. 001 KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR-nr Side 14/14